Cómo maximizar el ROI en viajes de empresa
Guía CFO 2026: Viajes corporativos 100% conectados y rentables
El 20% de las notas de gastos contienen errores. Los billetes reservados a última hora cuestan un 60% más. El procesamiento manual consume más de 100 horas por empleado al año. Y los responsables financieros descubren el coste real de los viajes con un mes de retraso.
Cuando finalice 2025, la inversión en viajes corporativos habrá superado los 15.000 millones de euros solo en España (fuente: GEBTA). Es la segunda partida de gasto más importante para las empresas después de la nómina. Pero mientras el gasto crece, los sistemas de control siguen igual que hace 10 años: fragmentados, manuales y ciegos.
El problema no es cuánto se gasta en viajes. El problema es no saberlo hasta 30 días después, cuando ya no puedes reaccionar.
Esta guía muestra cómo conseguirlo, con números reales y casos verificables. En este documento encontrarás:
- El problema real de la fragmentación de sistemas
- Cómo centralizar la gestión de Travel & Expenses
- La importancia de integrar el software de gestión de gastos con las agencias de viajes
- La hoja de ruta pata una implementación exitosa
- Y más, mucho más...
¿Tu empresa pierde dinero? Los viajes no son el problema. La falta de control sí.
Descárgate la guía “Cómo maximizar el ROI en viajes corporativos" y descubre las claves para centralizar la gestión de los viajes de negocios para recuperar el control.
Los beneficios de la flexibilidad en el pago
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Los viajes de empresa representan una de las partidas de gasto más complejas de controlar. No tanto por su volumen, sino por la dispersión: datos repartidos entre agencias, correos, hojas de cálculo y ERPs. Proveedores que facturan cuando quieren. Procesos que involucran a empleados, managers, finanzas y agencias sin una única fuente de verdad.
En muchas organizaciones, el gasto en viajes corporativos se sitúa entre las tres partidas más relevantes tras personal e IT. Pero su impacto va más allá de lo económico: cada viaje genera tareas de conciliación, excepciones de política y puntos ciegos en la visibilidad financiera.
El coste real no está solo en el billete de avión o la habitación de hotel. Está en procesar manualmente cada nota de gastos (20 minutos por transacción), en descubrir desviaciones presupuestarias 30 días después, en cerrar el mes esperando facturas que no llegan. Cuando la información se reparte entre múltiples sistemas desconectados, la visibilidad financiera desaparece.
El coste oculto de gestionar mal los viajes
Las empresas no pierden dinero por viajar. Lo pierden por gestionarlo mal:
Cada vez que un empleado reserva por su cuenta sin seguir la política de empresa, cada vez que una factura tarda semanas en llegar a finanzas, y cada vez que un dato no coincide entre la agencia, la nota de gastos y el ERP, la empresa sangra recursos. La causa es siempre la misma: información dispersa.
Las fugas invisibles que erosionan la rentabilidad
- Costes administrativos invisibles
- Fugas presupuestarias por falta de control preventivo
- Riesgo de incumplimientos, fraude y errores
La realidad operativa de los sistemas fragmentados
La mayoría de las empresas operan con sistemas desconectados que generan una serie de problemas críticos:
- Retrasos en el cierre contable
- Imposibilidad de análisis predictivos
- Experiencia del empleado deteriorada
Falta de visibilidad crítica
Los responsables financieros descubren el coste real de los viajes con un mes o más de retraso. Cuando el informe está listo, ya hay poca capacidad de reacción. La toma de decisiones estratégicas basada en datos obsoletos es simplemente imposible.
Cómo centralizar la gestión de Travel & Expenses
La solución no pasa por añadir más herramientas o controles. Se trata de rediseñar el flujo completo, de eliminar los puntos de fricción que generan las fugas.
La magia ocurre cuando la agencia de viajes y la plataforma de gestión de gastos están profundamente integradas. No hablamos de exportar e importar CSVs manualmente, sino de flujo automático bidireccional de datos en tiempo real.
Tres pilares para la integración
- Reservas inteligentes con control preventivo
- Control centralizado y visibilidad en tiempo real
- Automatización end-to-end del ciclo de gasto
El papel crítico de la agencia de viajes en 2026
Centralizar las reservas corporativas a través de una agencia de viajes especializada es el punto de partida obligatorio para cualquier estrategia seria de control del gasto. La agencia no es un proveedor más, es la fuente única de verdad para todo el travel.
Beneficios de la centralización en agencia
- Datos completos y consistentes
- Trazabilidad total desde el inicio
- Negociaciones basadas en volumen real
- Cumplimiento preventivo de políticas
- Soporte especializado 24/7
Con la integración Okticket + Agencia de viajes, el CFO obtiene una fotografía total y actualizada del travel en cualquier momento.
Automatización del gasto: del ticket al dato sin intervención humana
La integración con la agencia resuelve un porcentaje muy alto del gasto de un viaje típico (transporte y alojamiento). Pero hay una parte que requiere pedir tickets (comidas, taxis, parkings, peajes). Aquí es donde la inteligencia artificial marca la diferencia entre una solución digital básica y una verdadera automatización.
Pelaio: el agente de IA que trabaja por tu equipo financiero
Okticket integra Pelaio, su motor de inteligencia artificial generativa que convierte la gestión de gastos en un proceso verdaderamente autónomo. No es un simple OCR que lee tickets, es un agente inteligente que aprende continuamente de cada transacción.
Alertas inteligentes en tiempo real
Cuando Pelaio detecta algo irregular, genera alertas instantáneas que permiten actuar de inmediato, incluso bloquear el gasto antes de que se apruebe. Los responsables financieros reciben notificaciones con el detalle de la anomalía y pueden investigar o solicitar justificación adicional.
Detección automática de incumplimientos
- Compras no autorizadas: Tabaco, alcohol (cuando está prohibido), juegos de azar, productos personales no relacionados con el viaje, servicios no alineados con las reglas de gasto internas.
- Establecimientos prohibidos: Proveedores no aprobados por la empresa, compras en categorías no permitidas, ubicaciones fuera de la ruta del viaje.
- Fraude, errores y manipulación: Tickets duplicados (mismo gasto enviado varias veces), justificantes potencialmente fraudulentos o generados con IA, importes modificados o justificantes alterados, tickets que no coinciden con las fechas del viaje.
- Transacciones sospechosas: Gastos duplicados con pequeñas variaciones, patrones de gasto inusuales respecto al histórico del empleado, importes redondeados de forma sospechosa.
Del dato al ahorro: ROI que se nota en la caja
En el Travel & Expenses, integrar sistemas no es solo eficiencia: es ahorro real y medible que impacta directamente en la cuenta de resultados. La empresa reduce costes directos, acelera procesos y gana control.
A largo plazo, los beneficios se multiplican: menos errores, más trazabilidad y una base de datos unificada que permite obtener ahorros en tarifas, recortar costes de procesamiento y reducir el fraude mientras se impulsa la eficiencia operativa.
Cuando las políticas se aplican automáticamente, no hay excepciones que analizar ni procesar. Cuando todo entra limpio, el cierre se acelera. Cuando cada dato está alineado con la agencia y con el ERP, la gestión deja de frenar al negocio.
Conclusión
Las empresas no pierden dinero por viajar, lo pierden por gestionarlo mal.
Según diversos estudios, por cada euro invertido en viajes de negocios, las empresas obtienen un retorno de hasta seis veces esa cantidad (ROI del 600%).
Por tanto, el problema no son los viajes. El problema es la gestión fragmentada, manual y reactiva que convierte una inversión estratégica en una sangría de recursos.
Cada mes que pasas con sistemas fragmentados es un mes perdiendo dinero que nunca recuperarás. Cada nota de gastos procesada manualmente es tiempo que tu equipo financiero no dedica a decisiones estratégicas. Cada reembolso que tarda semanas erosiona la confianza de tus empleados.
¿Cuánto dinero más estás dispuesto a perder antes de actuar?