App Okticket: Digitalización de tickets y facturas en segundos

¿Por qué necesitas una app para gestionar gastos de empresa?

Contabilizar los anticipos, controlar los justificantes de pago, gestionar las dietas, el kilometraje y demás gastos de viajes de negocios… Llevar el control de los gastos de empresa es una tarea que conlleva mucho tiempo y que supone una gran carga administrativa.

No importa el tamaño de la empresa. El esquema siempre es el mismo. Los departamentos financieros están deseando liberarse de las montañas de papel que acaban generando pérdida de control en el proceso de gestión de gastos.

Al mismo tiempo, los empleados que han adelantado dinero de su bolsillo quieren que las notas de gastos se revisen rápidamente para así recibir el reembolso lo antes posible.

De ahí la importancia de contar con una aplicación de control de gastos.

¿Cuál es la mejor aplicación para gastos de empresa?

En el mercado tienes varias opciones, Encontrar la mejor es cuestión de sopesar pros y contras. ¿En qué debes fijarte a la hora de escoger una app para gestionar gastos profesionales? Estos son algunas de las características que debería ofrecer:

• Usabilidad, porque si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
• Integración con tu ERP y demás sistemas de gestión empresarial que utilizas.
• Conciliación bancaria
• Accesibilidad a la información en tiempo real y desde cualquier sitio.
• Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de cada usuario y a la evolución de la compañía.
• Clasificación de los gastos por categorías.
• Funcionalidad Multidivisa. De esta forma, cuando el gasto se realiza fuera de la zona euro,la propia app hace la conversión desde esa divisa al euro.
• Funcionamiento sin necesidad de estar conectada a Internet.

Además, es importante fijarse en las versiones, en los idiomas disponibles y en el tipo de suscripción. Con respecto a este último aspecto, es importante recordar que si optas por un SaaS (Software as a Service), el modelo contratado será el de coste por uso. Es decir, no tendrás que comprar la licencia. Solo pagarás por los servicios que utilices.

Ventajas de usar una app para control de gastos

Dependiendo de las funcionalidades que ofrezca cada solución, las ventajas son más o menos numerosas. Pero lo normal es que la mayoría aporten unos beneficios comunes para toda la organización.

Empezando por la liberación del tiempo dedicado a procesos repetitivos para destinarlo a tareas de mayor valor productivo. Con Okticket, por ejemplo, puedes ahorrar el 80% del tiempo dedicado atareas administrativas.

Al mismo tiempo estas herramientas facilitan el cumplimiento de la política de gastos y minimizan el riesgo de que se cometan errores asociados a los procesos manuales (tickets que exceden el límite de gastos establecido por la empresa o compra de artículos no compliance, por ejemplo).

Toma de decisiones financieras basadas en datos reales

La trazabilidad es fundamental para poder rastrear todo el proceso de compras. Pues bien, tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos es posible con las herramientas de digitalización de gastos profesionales Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, dónde lo ha hecho y por cuánto dinero.

Gracias a esta trazabilidad, las compañías tienen la posibilidad de atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del workflow de aprobación de ese gasto, desde el reporte hasta la liquidación, pasando por la validación.

Con toda esa información en la mano, realizar un análisis avanzado de datos es mucho más sencillo.