Descubre cómo la integración de un OCR inteligente en tus procesos puede minimizar errores, prevenir el fraude y reducir drásticamente el tiempo dedicado a la gestión de notas de gastos.
Conoce las claves para evitar errores en la gestión de las dietas laborales. Optimiza costes, detecta fraudes y cumple con las obligaciones fiscales.
Está pasando. Las empresas vuelven a confiar en los viajes de negocios para lograr sus objetivos comerciales. Según las previsiones de Gebta, este 2025 la inversión aumentará un 22%, así que es el momento ideal para revisar y mejorar los mecanismos de control de viáticos empresariales.
Como ya hemos comentado en entradas anteriores, la gestión ineficiente de las dietas y gastos de viaje impacta negativamente en la rentabilidad empresarial. Además, es fácil que derive en incumplimientos normativos sancionables.
¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar viáticos de forma eficiente? Como veremos a continuación, la clave está en implementar políticas de gastos claras y herramientas digitales que automaticen los procesos.
El punto de partida para lograr la trazabilidad que toda organización necesita es reforzar la política de gastos de viaje. Esta debe estar bien planificada, ser los más clara posible y no dejar margen a diferentes interpretaciones.
¿Cuáles son los imprescindibles de este documento?
No tiene mucho sentido ser inflexible en los límites de gasto, puesto que los precios varían en función del destino. Los costes de alojamiento y restaurantes no serán los mismos en Madrid que en Cáceres o en Santiago de Compostela.
Hay empresas que también establecen diferentes umbrales según el rol del viajero dentro de la organización.
Es inevitable que de vez en cuando surjan compromisos de última hora que obliguen a hacer reservas sobre la marcha. Por eso la flexibilidad es importante.
Pero el procedimiento estándar debería ser que los empleados realicen una solicitud de viajes con margen suficiente como para que el departamento correspondiente pueda comparar diferentes tarifas y contratar la mejor opción.
Lo ideal es estandarizar el formato de solicitud para que incluya información como el motivo del viaje, el destino (local, nacional o internacional) y la duración.
De igual manera, el proceso de reembolso debe ser claro y estructurado, para evitar fricciones entre departamentos. Hay tres puntos que tienen que quedar bien definidos:
Sin justificantes válidos no hay reembolsos ni deducciones fiscales. Así que conviene dejar claro cuáles son los imprescindibles. En el caso de las facturas completas, estas deben cumplir los requisitos fiscales establecidos por ley.
En este punto es importante recordar que existen una serie de límites para que las dietas estén exentas de tributar.
Para que estas asignaciones queden exentas de IRPF, deben cumplir con los requisitos de desplazamiento a un municipio distinto al centro de trabajo habitual y no extenderse más de nueve meses continuados.
“Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria.” Ley General Tributaria
Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.
Otra buena práctica es incluir la fecha límite para entregar las notas de gastos, sin excepciones.
Pero de nada sirve realizar todos los ajustes de los que hemos hablado si luego nadie se ocupa de controlar que las políticas internas se cumplen. La falta de tiempo es una de las principales causas de que eso suceda, por lo que lo más operativo es implantar una solución especializada. El uso de herramientas como Okticket permite simplificar el proceso.
Por una parte, facilitan el reporte de gastos por parte de los empleados. Por otra, automatizan el cumplimiento de las políticas internas y minimizan errores administrativos.
A su vez, los equipos de administración pueden revisar, aprobar y contabilizar los gastos en tiempo real mediante integraciones con sistemas de gestión empresarial.
Recuerda que en Okticket disponemos de una funcionalidad específica para gestionar las dietas o viáticos sin salir de la aplicación. Así el proceso es mucho más sencillo.
Y gracias a nuestro módulo de solicitud de viajes, tendrás una visión 360º de cada desplazamiento laboral. Esta funcionalidad permite a los empleados generar peticiones con los datos básicos de cada desplazamiento, como fechas, destinos y presupuestos estimados.
Una vez aprobada la solicitud, la empresa obtiene visibilidad total de los conceptos incluidos en la hoja de gastos, lo que permite detectar discrepancias o cargos no autorizados en tiempo real.
No obstante, para que la política de viáticos sea efectiva, es fundamental que los empleados comprendan las reglas de gasto y sepan cómo utilizar las herramientas digitales disponibles. La capacitación periódica y la realización de simulaciones pueden contribuir a mejorar la adherencia a las normativas internas.
Por otro lado, llevar a cabo auditorías regulares ayuda a detectar posibles irregularidades, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento fiscal.
En definitiva. Con soluciones como Okticket, las empresas pueden optimizar el control de viáticos y mejorar la rentabilidad. ¡Descubre cómo!
Son compensaciones para cubrir gastos adicionales cuando un trabajador se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos deben ser asumidos por la empresa y pueden variar según las políticas internas.
Si cumplen los límites exentos de IRPF, las dietas no afectan la base reguladora ni las retenciones. Se reflejan en la nómina como "percepciones no salariales".
Ambos conceptos están pensados para cubrir los gastos de manutención de los empleados, pero las dietas están asociadas a los viajes de empresa. En cambio, los tiques restaurante son beneficios que cubren comidas diarias sin necesidad de desplazamiento.
¿Qué es la contabilidad de gestión? ¿En que se diferencia de la contabilidad financiera? ¿Qué beneficios aporta? ¿Cómo la puedes aplicar en tu empresa? Te lo contamos.
Dicen que la información es poder, pero cuando se trata de las finanzas empresariales, la frase correcta sería: “La información financiera es poder, pero solo si sabes cómo usarla”. En este trayecto hacia la eficiencia operativa es fundamental detenerse en un punto estratégico que a veces pasa desapercibido: la contabilidad de gestión.
Normalmente, al hablar de contabilidad, la mente se enfoca en la financiera. Pero no todo son reportes para inversores, entidades financieras o reguladores. También es necesario transformar los datos financieros en insights accionables para la toma de decisiones estratégicas.
En este artículo veremos el valor que aporta la contabilidad de gestión en términos de optimización financiera, reducción de costes y fortalecimiento de la estrategia empresarial.
También conocida como contabilidad directiva, la contabilidad de gestión se centra en recopilar, analizar e interpretar los datos financieros y no financieros para maximizar los beneficios y mejorar la toma de decisiones estratégicas.
Estos detalles aportan un valor adicional a la mera información contable. Además de la evolución empresarial, permiten sacar proyecciones a futuro. Incluso detectar posibles errores cuando todavía no es tarde para actuar.
Y todo ello sin la obligación de cumplir con las normas y estándares contables a las que está sometida la contabilidad financiera.
Se podría decir que la contabilidad de gestión es una combinación entre la contabilidad financiera y la de costes que se caracteriza por una serie de peculiaridades:
En resumen, la contabilidad de gestión o directiva proporciona una serie de ventajas para los departamentos financieros. Estas son algunas de las principales:
Por tanto, la contabilidad de gestión es el complemento que necesita la contabilidad financiera para optimizar la eficiencia y rentabilidad de una empresa.
Ambas disciplinas ayudan a los responsables a tomar decisiones al más alto nivel, pero las diferencias son evidentes. Mientras que la contabilidad financiera proporciona una imagen fiel de la situación económica, la contabilidad de gestión permite convertir esos datos en estrategias que optimicen el rendimiento empresarial
A continuación, una tabla comparativa:
Vamos a ver estas diferencias con un ejemplo. Imagina una empresa en la que una parte importante del presupuesto se invierte en viajes de negocios. Con la contabilidad financiera, es posible saber cuánto gastan los empleados en total. O como mucho, cuál es el gasto en alojamiento, o en transporte.
En cambio, la contabilidad de gestión permite desglosar los importes para conocer los detalles. Cuánto se gasta en aviones, en taxis, en transporte público, en coches de alquiler, en kilometraje, en gasolina, en peajes, en parkings, etc.
Así se pueden identificar patrones de gasto y negociar mejores acuerdos con los proveedores.
Ahora que ya ha quedado claro el aporte de la contabilidad de gestión, es momento de saber cómo integrarla de manera efectiva:
Como acabamos de decir, la tecnología es clave para implementar la contabilidad de gestión de manera eficiente. Okticket, por ejemplo, utiliza la IA para mejorar el proceso de gestión de los gastos de viaje profesionales.
Una vez registrado el gasto, este queda clasificado por tipo (transporte, alojamiento, dietas, kilometraje, etc.), departamento, centro de coste, forma de pago o usuario.
Toda esa información permanece almacenada y ordenada para que los departamentos de back office la analicen de la forma que les resulte más conveniente.
Además, puedes integrarla con tu ERP o software de gestión empresarial para una gestión automatizada de la contabilidad.
Tomando como referencia el ejemplo expuesto un poco más arriba, si el equipo financiero utiliza Okticket para gestionar los gastos de viaje profesionales e identifica gastos elevados en transporte privado, está en posición de barajar alternativas. Puede ser promover el uso del trasporte público, o llegar a acuerdos con los proveedores para reducir costes sin afectar la operatividad.
A pesar de sus diferencias, la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión son complementarias.
Mientras la primera ofrece una visión global de la situación económica, la segunda permite optimizar costes, mejorar la planificación financiera y aumentar la rentabilidad.
De su correcta aplicación dependerá el éxito o el estancamiento del negocio.
Herramientas como Okticket contribuyen a una contabilidad más accesible y eficiente. ¡Compruébalo hoy mismo!
Nos encontrarás en el 𝗛𝗮𝗹𝗹 𝟴.𝟭 - 𝟰𝗬𝗙𝗡, 𝗦𝘁𝗮𝗻𝗱 𝟴.𝟭𝗕𝟰𝟱.𝟰𝗕, de la mano del ICEX, los días 5 y 6 de marzo de 2025, en el pabellón de España.
Okticket, la plataforma líder en gestión digital de gastos de viaje profesionales, estará presente en la próxima edición de 4YFN 2025 (4 Years From Now), el evento de referencia para startups que se celebra en el marco del Mobile World Congress (MWC) Barcelona 2025. La cita tendrá lugar del 3 al 6 de marzo en la Fira Gran Via de la Ciudad Condal.
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4YFN es un punto de encuentro clave para startups, inversores y empresas tecnológicas de todo el mundo. Ofrece una plataforma única para la innovación, la conexión y el desarrollo de nuevos negocios.
Okticket participará en esta edición con el objetivo de seguir impulsando su crecimiento y consolidando su posición como referente en la automatización de la gestión de gastos de viaje profesionales en España y a nivel internacional.
Ven a descubrir la tecnología que gestiona los gastos de viaje profesionales por ti. Más inteligente, más rápida, más precisa, más completa.
Durante el evento, el equipo de Okticket estará disponible para mostrar cómo su plataforma optimiza la gestión de gastos de empresa mediante tecnología innovadora, mejorando la eficiencia y simplificando los procesos administrativos. Además, será una oportunidad para establecer sinergias estratégicas con otros actores del ecosistema emprendedor y tecnológico.
La presencia de Okticket en 4YFN 2025 refuerza su apuesta por la innovación y su compromiso con la digitalización empresarial, consolidándose como una de las soluciones más avanzadas en la gestión de gastos en el entorno corporativo.
Okticket es una plataforma digital de gestión de gastos profesionales que permite a las empresas optimizar el control y la automatización de sus procesos administrativos. Con una solución ágil e intuitiva, Okticket ayuda a mejorar la eficiencia en la gestión de gastos de viaje y representación, adaptándose a las necesidades de cada empresa.
Actualmente, 350.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores confían en Okticket.
Optimiza la gestión contable automatizando el procesamiento de facturas y tickets con IA. Ahorra tiempo, reduce errores y mejora el control financiero.
¿Crees que la contabilización de facturas te roba más tiempo del que debería? Cada año, las empresas pierden cientos de horas en la gestión manual de gastos profesionales.
Un método arcaico que genera otros problemas añadidos, como errores, falta de visibilidad, pérdida de control sobre los gastos o dificultades en la conciliación contable.
Hoy en día, con el mercado moviéndose tan rápido, esta ineficiencia puede salir muy cara. Así que, quizás haya llegado el momento de transformar este proceso en una ventaja competitiva.
La clave está en la automatización. Y más concretamente, en la aplicación de Inteligencia Artificial para la contabilización de tickets y facturas.
Los CFO con visión estratégica ya son conscientes de la necesidad de integrar esta tecnología en su día a día. Cuatro de cada diez directores financieros de empresas españolas utilizan herramientas de inteligencia artificial (IA) en su gestión diaria. Y otro 25% “está en proceso” de aplicarla, según un reciente informe de Grant Thorton.
Del estudio también se desprende que en su top de prioridades “para mejorar la modernización operativa y garantizar la competitividad” está el aumento de la inversión en digitalización y tecnología.
Esta tendencia demuestra la importancia de herramientas especializadas en automatizar la gestión y contabilidad de gastos de empresa.
En este punto es importante recordar que los métodos de contabilización de facturas y tickets dependen de la normativa contable de cada país y del sistema de gestión de la empresa.
Para elegir el adecuado, las empresas deben considerar factores como el volumen de facturas, la necesidad de automatización, el cumplimiento normativo y la integración con otros sistemas financieros.
Lo ideal es una combinación de digitalización, inteligencia artificial y automatización.
Aquí es donde entran en juego soluciones avanzadas como Okticket, que han aplicado IA a su tecnología para leer automáticamente los datos de las facturas y tickets, categorizarlos y contabilizarlos según las normas fiscales vigentes.
Gracias a la integración de un OCR inteligente (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con los sistemas contables, las empresas pueden automatizar la contabilización de facturas y tickets de forma sencilla.
Por ello, es razonable considerar que la combinación de OCR inteligente y contabilización automatizada aporta una nueva realidad a la gestión de tickets y facturas.
SI bien la automatización del proceso de contabilización de facturas y tickets permite optimizar la gestión financiera, el éxito pasa por seguir los pasos recomendados.
Retomando el punto número dos, en el mercado existen varias soluciones integrales. Como Okticket, que te permite capturar, validar y contabilizar documentos en segundos.
Su nueva tecnología basada en IA procesa los documentos de forma automática, extrae la información relevante y la envía directamente al software contable de tu empresa. Sea el que sea (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).
A continuación, una muestra de los beneficios que aporta un OCR inteligente como el de Okticket:
Las empresas que han implementado soluciones de automatización han logrado ahorrar una media de 5 euros por cada factura procesada automáticamente (fuente: Aberdeen Group,).
Si a esta bajada de costes se suma el ahorro de tiempo en tareas administrativas y la reducción de errores en la contabilidad, el retorno de la inversión es muy rápido. Prácticamente inmediato en el caso de Okticket.
Especial atención también merece el punto número 5. La implementación de flujos de aprobación personalizados permite establecer reglas y procedimientos específicos para la aprobación y validación de gastos antes de su contabilización.
Este workflow puede variar según diferentes criterios: importe, departamento responsable, tipo de gasto, normativa fiscal aplicable…
Con ello se consigue detectar inconsistencias en los importes, impuestos y conceptos antes de procesar la factura.
En definitiva. Automatizar la contabilización de facturas es una decisión estratégica que permite a las empresas centrarse en su crecimiento sin verse atrapadas en tareas repetitivas y de bajo valor añadido.
¿Tu empresa sigue gestionando manualmente sus tickets y facturas? No pierdas más tiempo. Descubre cómo la automatización puede transformar la contabilidad de tu empresa.
Contacta con nosotros y empieza a optimizar recursos hoy mismo.
Los vehículos eléctricos conllevan una serie de retos a la hora de gestionar los gastos de los desplazamientos de trabajo. Conoce las estrategias para controlarlos.
A medida que el parque de vehículos enchufables aumenta, es más frecuente encontrar empresas que deben gestionar y controlar los pagos de las recargas de energía cuando los empleados viajan por trabajo.
Ya sea porque los trabajadores utilizan su propio coche eléctrico para los desplazamientos, o porque usan vehículos de flota que deben enchufar en ruta, estos gastos de electricidad deben ser tratados de la misma forma que se hace con los de gasolina y kilometraje de un vehículo con motor de combustión.
A lo largo de las siguientes líneas repasaremos las mejores prácticas para supervisar y optimizar este proceso.
Las empresas que tienen que gestionar los gastos de recargas en electrolineras deben enfrentarse a desafíos como la variedad de proveedores, la diversidad de métodos de pago, la falta de estrategias empresariales para controlar este gasto o la dificultad para obtener comprobantes válidos en algunos puntos de recarga.
Para solucionar estos desafíos, las empresas necesitan herramientas y procesos eficientes.
Según el último Barómetro de Electromovilidad, en España existen más de 38.000 puntos de recarga de vehículos eléctricos.
La proliferación de las estaciones de carga es una buena noticia para el medio ambiente, pero para las empresas supone el tener que redefinir la gestión de gastos corporativos.
Hasta ahora, medios de pago como las tarjetas carburante permitían simplificar el reembolso y la gestión de gastos de combustible asociados a los viajes de negocios.
Con los surtidores eléctricos, las formas de pago pueden variar, por lo que los departamentos de contabilidad deben extremar las precauciones para no perder la trazabilidad del gasto. A la hora de validar las notas de gastos, pueden encontrarse con pagos efectuados con tarjetas de crédito, con las tarjetas de empresa, en efectivo, con llavero RFID o directamente desde la aplicación de los diferentes operadores de recarga.
Por tanto, lo mejor es utilizar una tarjeta de empresa que permita el pago en todas las estaciones de recargar. De esta forma, todos los pagos quedarán unificados en un único sistema. Además, los empleados no tendrán que adelantar dinero de su bolsillo.
Y si quieres evitar usos indebidos, solo tienes que configurar límites de gasto y restricciones por categoría.
Las aplicaciones pensadas para digitalizar los gastos de viaje profesionales como Okticket también facilitan el seguimiento de las recargas de los vehículos enchufables. ¿Cómo te ayudan?
Gracias a estas herramientas, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro, negociar mejores acuerdos con proveedores de carga y tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.
¿Te preocupan los sobrecostes? Siempre puedes identificar las estaciones de recarga más económicas y planificar las rutas en función de su ubicación.
Aplicaciones como Google Maps, Electromaps o ABRP (A Better Route Planner) ayudan a planificar trayectos eficientes y prever los costos de recarga.
Si en tu organización ya hay una política de gastos de viaje, es necesario actualizarla para incluir este gasto. SI todavía no hay ninguna, es hora de establecerla. No te olvides de definir los siguientes puntos:
Después, tendrás que realizar auditorías periódicas para asegurarte de que los gastos están alineados con las políticas de la empresa. También es recomendable actualizar este documento según las necesidades de la empresa y los cambios en los precios de la energía.
Para establecer los límites económicos a las recargas, lo primero es saber cuánto cuesta cargar un coche enchufable. El importe va a depender, principalmente, del consumo del vehículo (kWh/km) y del lugar en el que se efectúa la recarga.
Aquí pueden darse tres escenarios:
En esta web del Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico puedes ver una comparativa sobre el coste de los combustibles de automoción en €/100km
Los vehículos eléctricos son la alternativa para avanzar hacia una movilidad más sostenible, pero conllevan una serie de retos a la hora de gestionar los pagos de las recargas de energía.
La solución para optimizar este proceso pasa por establecer políticas internas claras, ofrecer tarjetas de empresa a los empleados e implantar una aplicación de gestión de gastos profesionales. ¿Quieres saber más?
Okticket automatiza la aprobación de gastos con flujos personalizados, reduciendo tiempos y errores. Su sistema flexible se adapta a cualquier empresa, garantizando control financiero y cumplimiento normativo.
La revisión manual de cada ticket o factura, la pérdida de trazabilidad, las discrepancias, las tardanzas en la aprobación… La validación de gastos profesionales puede llegar a ser un proceso lento y engorroso que lastra la productividad y la eficiencia financiera de tu empresa. Sobre todo, si no dispones de las herramientas adecuadas.
Cuando un gasto tiene que pasar por varios responsables antes de ser tramitado y reembolsado, los cuellos de botella son inevitables. Por tanto, sobra decir que la solución más rápida a esta problemática es la automatización de los flujos de aprobación.
En Okticket este workflow es totalmente personalizable y está pensado para mantener el control en cada etapa. Pasarás de tardar días en validar las notas de gastos a realizar la aprobación en pocos minutos, desde la propia aplicación.
Los flujos de aprobación automatizados permiten definir reglas específicas dependiendo de las necesidades de cada empresa: según los roles de los empleados, la ubicación, los importes o las categorías de gasto, por ejemplo.
Enseguida notarás el impacto positivo:
Las empresas que automatizan la gestión de gastos reducen un 30% el tiempo dedicado a aprobaciones y mejoran la precisión de los reportes financieros en un 44% (The Aberdeen Group)
Un sistema de aprobaciones flexible permite adaptar los flujos al tamaño y estructura de cada organización. Veamos un par de supuestos:
Este flujo puede variar para cada empresa. Incluso dentro de la misma compañía, ser diferente en función del departamento o del proyecto.
Un error común en la gestión de aprobaciones es añadir pasos innecesarios que solo ralentizan el flujo de validación.
Para optimizar el proceso, es clave contar con un sistema de notificaciones que informe en tiempo real sobre los cambios de estado de los gastos. Soluciones como Okicket ya integran esta funcionalidad.
Además, un sistema ágil debe equilibrar el control con la rapidez en la toma de decisiones. Para ello, es clave establecer una política de gastos clara y adaptada a la actividad de la empresa.
Este documento debe identificar, entre otros: los responsables de aprobación, sus sustitutos en caso de ausencia, los límites de gasto, los gastos reembolsables y el procedimiento de reembolso.
¿Quieres saber cómo funciona la automatización de los flujos de aprobación de Okticket? Escríbenos aquí y verás lo fácil que es lograr una gestión de gastos profesionales más ágil y eficiente.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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