Conoce los criterios clave, las capacidades esenciales de IA, cómo evaluar integraciones reales y qué soluciones del mercado cumplen estos requisitos.
Conoce los criterios clave, las capacidades esenciales de IA, cómo evaluar integraciones reales y qué soluciones del mercado cumplen estos requisitos.
Controlar los gastos corporativos sigue siendo la asignatura pendiente de la mayoría de las empresas. Aún así, son pocas las que admiten que el problema real no está en los tickets, ni en las facturas. Está en el caos de sistemas desconectados, validaciones manuales y datos financieros inconsistentes.
Cuando Finanzas, Recursos Humanos y el ERP van por un lado y los empleados por otro, la gestión se convierte en un laberinto contable.
¿Cuál es la solución? Poner orden. Pero no a costa de cargar a alguien con más trabajo. La clave está en adoptar una plataforma de gestión de gastos con IA capaz de automatizar el proceso y conectarse con tus sistemas de back office sin fricción.
A estas alturas, la inteligencia artificial ya no debería ser un elemento diferenciador, sino la base sobre la que se sustenta un buen sistema de gestión de gastos corporativos. Poco trabajo manual, cero errores, total cumplimiento..
Una plataforma efectiva de gestión de gastos con IA debe ser capaz de:
El valor real no está en que un software afirme "tener IA", sino en su precisión, estabilidad y reducción real de trabajo manual.
Si la integración no es nativa, aparecerán errores contables. Evítalo revisando estos puntos:
Del mismo modo, las plataformas de gestión de gastos profesionales deberían poder integrarse con el software de Recursos Humanos. Este aspecto no siempre se tiene en cuenta, pese a que es importante para que no se produzcan cuellos de botella. ¿Qué posibilidades ofrece esta integración? Entre otras:
En el mercado existen múltiples opciones. A la hora de hacer la comparativa, responde a estas preguntas:
Si el software que ibas a elegir acumula varias respuestas negativas, quizá deberías buscar una alternativa.
Además de lo dicho, es recomendable involucrar a los departamentos de Finanzas y de Recursos Humanos desde el principio, pues son quienes más van a utilizar la aplicación.
No ignores tampoco la importancia del proceso de implementación, formación y soporte técnico continuo.
A continuación, te mostramos las mejores soluciones para automatizar la gestión de gastos profesionales.
Okticket ofrece automatización end-to-end de todo el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales. Para ello, se integra con los principales ERP y softwares de Recursos Humanos del mercado (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, Workday y más).
Pero Pelaio no solo registra gastos: los valida activamente según tus políticas corporativas. De esta forma, detecta automáticamente:
Además, mientras que otras aplicaciones de gestión de gastos corporativos están diseñadas principalmente como soluciones de tarjetas corporativas con funcionalidades de gastos añadidas, Okticket ofrece flexibilidad en medios de pago (efectivo, tarjeta bancaria, OKT Card, transferencia, etc.) El método utilizado no afecta para nada al nivel de automatización.
Todo esto sin configuraciones complejas ni supervisión constante. Pelaio trabaja para que tu equipo financiero solo revise excepciones reales, no gastos rutinarios.
Expensify es una solución popular en empresas con operaciones internacionales. Sin embargo, presenta limitaciones significativas para empresas españolas:
N2F es una plataforma orientada a pequeñas y medianas empresas europeas, con presencia más centrada en el mercado francófono. Ofrece funcionalidades básicas de gestión de gastos con captura de tickets mediante OCR y aprobaciones simples. Sin embargo, se queda corta para empresas que necesitan integración profunda:
Es una opción válida para empresas pequeñas con necesidades simples, pero insuficiente para organizaciones que buscan automatización completa.
La propuesta de Rydoo combina gestión de gastos con funcionalidades de gestión de viajes corporativos. No obstante, presenta debilidades importantes en el mercado español:
Soldo es una fintech centrada en tarjetas corporativas con funcionalidades de control de gastos añadidas. Aunque esto ofrece control preventivo del gasto, presenta importantes limitaciones para empresas que buscan automatización contable completa:
El tiempo de implementación varía significativamente según la plataforma elegida. Okticket se implementa completamente en pocas semanas, incluyendo integración con ERP y HR, formación de usuarios y puesta en marcha. Soluciones más complejas pueden requerir más de tres meses. El tiempo depende de factores como la complejidad de tu ERP, el número de usuarios y la personalización de políticas de gastos.
Solicita una demo de tu empresa antes de contratar. Okticket alcanza tasas de precisión muy altas porque su IA está específicamente entrenada con facturas, tickets y documentos de diferentes países.
Una buena plataforma de gestión de gastos debe ser agnóstica del ERP. Okticket ofrece conectores para los principales ERP del mercado, por lo que un cambio de sistema contable no te obliga a cambiar tu plataforma de gastos.
A diferencia de otras aplicaciones similares, Okticket funciona en modo offline. Los empleados pueden capturar tickets, completar información y registrar gastos sin conexión. Durante un vuelo, por ejemplo. Los datos se sincronizan automáticamente cuando recuperan conectividad.
Absolutamente. Una plataforma empresarial debe permitir políticas de gastos granulares con límites diferenciados por categoría de gasto (comidas, desplazamientos, alojamiento), nivel jerárquico (directivos vs empleados), departamento (ventas vs operaciones) o ubicación geográfica. Okticket permite configurar flujos de aprobación automáticos según reglas de negocio.
El soporte post-implementación incluye actualizaciones del sistema, mantenimiento de conectores con ERP, resolución de incidencias y consultas de usuarios. Okticket ofrece soporte técnico en español con horario ampliado, incluyendo atención telefónica, email y chat. Verifica qué incluye el precio base y qué servicios son adicionales: algunas plataformas cobran extra por soporte prioritario o actualizaciones de conectores.
La diferencia entre digitalizar y automatizar está en elegir una plataforma de gestión de gastos con IA que se integre de verdad con tu ERP y sistema de recursos humanos.
Sin integración nativa no hay automatización, solo más trabajo manual.
Okticket cumple los requisitos clave: IA precisa, integraciones nativas, automatización contable completa y soporte en español.
¿Quieres ver cómo Okticket se integra con tu ERP y sistema HR? Solicita una demo personalizada donde te mostraremos el flujo completo. compromisos, sin letra pequeña.
Descubre cómo la IA generativa transforma la revisión de gastos profesionales en tiempo real y elimina fraudes, errores y procesos manuales.
Último día de mes. Última hora de la tarde. María lleva horas revisando notas de gastos. Entre facturas de hotel, taxis y comidas, llega un punto en el que ya no sabe si ese gasto de 120 euros lo vio hace diez minutos o si es otro parecido. Y, aun así, tiene que seguir revisando porque el cierre no espera.
Esta escena se repite en miles de departamentos financieros. El proceso resulta agotador, lento y caro. Porque siempre se produce alguna grieta por la que se cuelan tickets duplicados, gastos de kilometraje inflados o gastos personales camuflados como profesionales que cuestan a la empresa miles de euros al año.
Por suerte, la automatización de notas de gastos con IA está eliminando este problema. Los agentes inteligentes analizan, validan y detectan irregularidades en el mismo momento en que un empleado sube su ticket. Revisión en tiempo real, sin esperas y sin riesgo.
¿Qué aporta la automatización con IA? ¿Cómo funciona el flujo automatizado? ¿Cuál es su impacto en finanzas y empleados? A lo largo de este artículo verás cómo este sistema libera a los equipos de back office de tareas repetitivas, al mismo tiempo que protege a las empresas de pérdidas millonarias.
Cuando hablamos de automatizar notas de gastos no nos referimos solo a digitalizar tickets. La IA hace mucho más: captura datos, interpreta información, detecta incoherencias y aplica la política de gastos sin que nadie tenga que intervenir.
Este enfoque es el mismo que se está usando para automatizar procesos empresariales con IA en otras áreas y explica por qué tantas pymes están empezando a adoptarlo.
Por lo general, el proceso consta de 5 pasos:
La automatización de procesos financieros elimina las tareas manuales y con ello, ahorra un tiempo valioso para los equipos financieros y de recursos humanos.
La IA aporta precisión, minimizando el error humano en el registro y gestión de las notas de gastos.
La empresa obtiene trazabilidad total de los gastos corporativos, lo que ayuda a tomar decisiones presupuestarias informadas y a controlar el gasto corporativo en tiempo real.
La detección automática de irregularidades también marca un antes y un después: patrones de gasto sospechosos, tickets casi idénticos, importes incoherentes… Cosas que a un humano se le escapan fácilmente.
Permite a las empresas procesar miles de gastos sin aumentar costes.
Proporciona datos precisos, análisis inmediato y visión en tiempo real.
La IA generativa ha hecho que soluciones que antes eran simples herramientas de digitalización ahora sean sistemas completos de gastos profesionales.
A continuación, analizamos las cuatro soluciones más destacadas del mercado que utilizan IA para optimizar este proceso:
Okticket integra Pelaio, un agente inteligente que automatiza el proceso completo sin intervención humana. Aprende de cada gasto, se adapta a los hábitos de cada empresa y mejora con el uso.
Esta tecnología representa un cambio fundamental en cómo las empresas gestionan sus gastos. Convierte un proceso tradicionalmente manual y propenso a errores en un sistema completamente autónomo.
A diferencia de otras soluciones que requieren configuración constante y revisión manual, aquí la automatización es real: el sistema revisa, valida y alerta sin que haga falta revisarlo después.
¿Cuáles son sus puntos fuertes?
Pelaio crea registros, extrae datos y categoriza cualquier ticket, incluso de baja calidad, en cualquier idioma o moneda.
El sistema aprende de cada interacción y se adapta progresivamente a las particularidades de tu organización. Su precisión mejora con cada uso hasta reconocer patrones específicos de gasto, proveedores habituales y excepciones propias de cada empresa.
Pelaio no solo registra gastos, los valida activamente conforme a las políticas personalizadas de tu empresa. Automáticamente, detecta:
Combina tarjetas corporativas con funcionalidades de gestión de gastos mediante IA. Es una opción interesante para empresas que necesitan integrar medios de pago con control de gastos.
Ofrece capacidades básicas de IA para captura y categorización de recibos. Adecuado para pequeñas empresas que ya utilizan otras herramientas del ecosistema Zoho.
Es una solución orientada a grandes corporaciones. Completo, pero complejo de implementar.
Okticket ofrece el nivel más alto de automatización real: IA generativa, agente autónomo, revisión en tiempo real, aprendizaje continuo y adaptación total a cada empresa.
Destaca como una alternativa diseñada específicamente para las necesidades del mercado internacional, ofreciendo ventajas diferenciales que la posicionan como la solución más completa. Combina la potencia de la IA con la tecnología especializada y el servicio que necesitas para automatizar al 100% la gestión de los gastos de viaje profesionales.
Es el uso de inteligencia artificial para capturar, analizar, validar y contabilizar automáticamente los gastos corporativos. Elimina tareas manuales y reduce errores, duplicados y fraude.
El sistema analiza cada ticket justo cuando el empleado lo sube. La IA extrae los datos, los categoriza y verifica el cumplimiento de la política. El gasto se aprueba o rechaza automáticamente.
Ahorro de tiempo, reducción de errores, detección de irregularidades, control total del gasto corporativo y procesos escalables sin aumentar personal.
Sí. La IA identifica duplicados, importes inflados, recibos manipulados, tickets generados con IA y gastos fuera de política.
Sí. La automatización de procesos en pymes con IA reduce costes y permite gestionar gastos de forma rápida y sin recursos adicionales.
No obstante, Okticket sirve tanto para autónomos como para grandes multinacionales de todos los sectores. La automatización con IA es escalable y beneficia a empresas de todos los tamaños, que pueden acceder a tecnología enterprise sin necesidad de equipos financieros grandes.
El mercado ofrece varias opciones. Okticket destaca por automatización real end-to-end y un agente autónomo capaz de revisar gastos sin intervención humana.
Sí. La IA aumenta la trazabilidad, reduce el riesgo humano y aplica controles consistentes en todo el proceso.
Los sistemas de IA como Pelaio están diseñados específicamente para detectar patrones anómalos que el ojo humano difícilmente percibe: tickets duplicados con ligeras variaciones, gastos inflados sistemáticamente, o recibos generados artificialmente. De hecho, la IA es más efectiva que la revisión manual porque no se cansa ni pierde concentración.
Con Okticket, la implementación básica toma unos pocos días. Esto incluye la integración con tu sistema contable, configuración de políticas de gasto y formación del equipo. El agente Pelaio comienza a aprender desde el primer día.
Okticket se integra con los principales sistemas contables y ERPs del mercado (Sage, SPA, Microsoft, ahora, a3ERP, Odoo, y muchos otros).
Muy poca. Las aplicaciones modernas de gestión de gastos están diseñadas para ser intuitivas. Los empleados solo necesitan hacer una foto al ticket desde su móvil o enviar el PDF por email. El resto lo hace automáticamente el sistema.
El coste varía según el tamaño de la empresa y las funcionalidades requeridas. Sin embargo, el ROI de Okticket suele ser positivo desde las primeras semanas gracias al ahorro en tiempo de gestión y la reducción de pérdidas por fraude. Solicita una demo personalizada para obtener un presupuesto ajustado a tu caso.
Radicalmente. Los empleados pasan de esperar semanas por reembolsos a recibirlos en días. Ya no necesitan guardar tickets en papel, rellenar formularios complejos ni perseguir aprobaciones. Hacen una foto con el móvil y olvidan el resto. Esto mejora la satisfacción laboral y reduce fricciones administrativas.
No. Libera al equipo de tareas repetitivas y les permite centrarse en análisis, planificación y control estratégico.
Seguir revisando notas de gasto a mano es un lastre para cualquier empresa. La automatización con IA reduce riesgos, evita fraude y libera a los equipos para centrarse en lo que realmente importa.
Okticket y su agente Pelaio convierten un proceso rutinario en un sistema que funciona solo, sin errores y sin depender del cansancio de nadie.
Si quieres comprobarlo, solicita una demo y prueba cómo sería gestionar gastos sin revisar tickets nunca más.
Las empresas líderes están implementando flujos de trabajo donde cada paso está conectado: Reservas, digitalización de tickets y facturas, conciliación y contabilización en el ERP
Decenas de notas de gastos, horas y horas revisando tickets y al final del mes, siempre hay algún descuadre. No es un caso aislado. En un momento en que se nos llena la boca hablando de las bondades de la IA, hay empresas que siguen gestionando sus gastos de viaje profesionales como en el siglo pasado.
El coste de continuar realizando este proceso de forma manual ya no son solo las horas perdidas. La falta de visibilidad, la frustración de los empleados, los errores contables y la incapacidad de tomar decisiones estratégicas porque no se tienen datos fiables también deben ser tenidos en cuenta.
Diversos estudios del sector concluyen que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, y los gastos fraudulentos suelen incluir información incorrecta o estar fuera de política.
Si la tecnología ya resuelve estos problemas, ¿por qué no aprovecharla?
Veamos lo que están haciendo las organizaciones que van por delante.
Tradicionalmente, gestionar un viaje de empresa implica un montón de pasos desconectados entre sí:
Al conectar todo el flujo de viaje, el proceso se simplifica. Desde la solicitud del viaje hasta la contabilización en el ERP, todo el ciclo de viaje se automatiza y se realiza desde una única plataforma.
Las empresas líderes están implementando flujos de trabajo donde cada paso está conectado:
Lo que antes llevaba semanas, ahora se soluciona en horas. De hecho, según un reciente estudio del Aberdeen Group, las empresas que utilizan soluciones automatizadas de gestión de gastos corporativos reducen un 67% el tiempo dedicado al procesamiento.
Otra de las tendencias es el fin de las aplicaciones aisladas. ¿Por qué ya no funcionan? Piensa en cómo han sido siempre los viajes de negocios. Un caos de hojas de cálculo, recibos y anotaciones manuales.
Los departamentos financieros ya no pueden permitirse gestionar los viajes en una plataforma, los gastos en otra y la contabilidad en una tercera.
Por tanto, la solución pasa por ecosistemas tecnológicos integrados. Imagina tener una solución de gestión de gastos de viaje profesionales integrada con tu agencia de viajes (también con tu ERP y con tu sistema de Business Intelligence). ¿Cómo cambia el proceso?
Sin errores, con una mínima intervención humana.
¿Por qué es crítica la integración agencia + expense management?
En el siguiente cuadro comparativo resumimos el valor estratégico de esta conexión.
De la automatización reactiva a la inteligencia proactiva. Ya no se trata simplemente de digitalizar procesos financieros. La detección automática de anomalías es una de las principales demandas de los departamentos de back office.
La IA identifica automáticamente una serie de patrones:
La IA, además, es capaz de analizar los justificantes de pago para detectar patrones de gasto, adaptar las políticas conforme a criterios realistas o identificar áreas de mejora. Algunos ejemplos:
Los OCR más avanzados son capaces de extraer datos de tickets arrugados, borrosos o parcialmente visibles. Además, reconocen varios idiomas, identifican tipos de gasto automáticamente y aprenden con cada interacción.
Uno de los grandes problemas de las notas de gastos tradicionales es que los responsables financieros conocen toda la información de los gastos de viaje con un mes o más de retraso. Las facturas de las agencias tardan semanas en llegar, los trabajadores desplazados entregan las notas de gasto el último día, la contabilización no es inmediata…
El resultado: cuando el informe está listo, ya hay poca capacidad de reacción.
En cambio, con la integración de los softwares de control de gastos con las agencias de viajes, se obtiene una fotografía total del viaje:
A todo lo dicho, ahora se añade la obligatoriedad de la factura electrónica B2B para profesionales y empresas. Entrará en vigor en 2026 y traerá las siguientes implicaciones para travel & expense:
La integración entre agencias de viajes y soluciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket garantizan esa trazabilidad, desde la solicitud hasta la contabilización, pasando por la reserva y los pagos.
La oficina como la entendemos ya no existe. Los viajeros de negocios gestionan sus gastos sobre la marcha (aeropuertos, cafeterías, hoteles…), mientras que los responsables revisan los gastos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet.
¿Qué esperar de una aplicación móvil? Diseño intuitivo, captura instantánea de tickets y facturas, procesamiento rápido, guardado temporal si no hay conexión, notificaciones automáticas, consulta de estado de las hojas de gastos, exportación de informes, etc.
Hemos hablado de las tendencias que están transformando el sector. Ahora, la pregunta clave: ¿Cómo implementarlas en tu organización sin complicaciones?
Ya no se trata solo de digitalizar. Okticket integra Pelaio, su motor de inteligencia artificial generativa que convierte la gestión de gastos en un proceso verdaderamente autónomo.
Pelaio no es un simple Okticket que lee tickets. Es un agente inteligente que aprende continuamente de cada transacción para validar gastos sin intervención manual, eliminar tareas repetitivas y minimizar errores humanos.
- Tipo de gasto (transporte, alojamiento, comida, parking, peajes…)
.-Proveedor y datos fiscales
- Importe, divisa y conversión automática
- Fecha y ubicación del gasto
Cuando Pelaio detecta algo irregular, no espera al final del mes para decírtelo. Genera alertas instantáneas que permiten actuar de inmediato, incluso bloquear el gasto.
Y aún hay más. Cuando conectas Okticket + Pelaio con tu agencia de viajes corporativa, toda la información del viaje queda reflejada en una sola hoja de gastos.
Este sería, más o menos, un ejemplo del flujo automatizado:
Según estudios del sector, las empresas pueden reducir hasta un 67% el tiempo dedicado al procesamiento de notas de gastos, pasando de 20-30 minutos por nota a menos de 5 minutos con sistemas automatizados avanzados. Con Okticket, el ahorro de tiempo es de hasta el 80%
Los agentes IA como Pelaio analizan patrones de gasto, detectan irregularidades, identifican justificantes manipulados y alertan sobre transacciones sospechosas en tiempo real.
La integración permite visibilidad en tiempo real del gasto, validación automática de políticas, eliminación de entrada manual de datos, conciliación instantánea y toma de decisiones basada en datos actualizados.
Las soluciones modernas como Okticket están diseñadas para implementarse rápidamente. Además, los usuarios no necesitan formación gracias a su interfaz intuitiva.
La IA supervisa automáticamente cada transacción contra las políticas configuradas, detecta incumplimientos al instante, alerta a los responsables y aprende de los patrones específicos de cada empresa para mejorar la detección continua.
Las tendencias que hemos analizado ya están siendo implementadas por las empresas líderes de su sector. Se trata de realidades operativas que están marcando la diferencia entre organizaciones ágiles y aquellas atrapadas en procesos del siglo pasado.
¿Por dónde empezar?
Prioriza la integración sobre la funcionalidad estándar, elige socios tecnológicos especializados. automatiza de extremo a extremo y opta por tecnologías que el equipo realmente va a usar.
Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.
Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.
¿Tu empresa está preparada para dar el salto? Escríbenos.
La vía más efectiva no es añadir más capas a un sistema complejo, sino elegir la mejor herramienta para cada proceso específico y conectarlas mediante APIs abiertas.
¿Te imaginas que sale una aplicación que ofrece GPS, Spotify, banca móvil y editor de fotos? Lo primero que piensas es en lo funcional que sería: un único desarrollador, actualizaciones sincronizadas, una interfaz intuitiva… Todo muy conveniente.
Pero de repente estás conduciendo y te mete por una dirección prohibida porque hace semanas que no se actualizan los mapas. Cuando te pones a escuchar música, te das cuenta de que el sonido no sale por los altavoces porque el ecualizador no puede conectarse. Y cuando intentas editar una foto, los filtros no son lo que esperabas.
Este es un ejemplo ficticio, pero es lo que está pasando con las suites “todo en uno” en la gestión de gastos corporativos. Es real, y las empresas están pagando el precio en forma de pérdida de control financiero.
Durante los últimos años, unificar varias herramientas bajo una misma suite tecnológica ha sido la tendencia. ERP, Recursos Humanos, CRM, gastos… Un único proveedor, un contrato, una experiencia homogénea, un menor TCO (Total Cost of Ownership). Parecía una apuesta segura.
Sin embargo, la experiencia ha demostrado que las suites all-in-one han reproducido el mismo problema que pretendían resolver: silos internos, falta de flexibilidad y procesos que no se hablan entre sí.
Lo que se gana en apariencia de integración, se pierde en capacidad real de control.
¿Gestión de gastos de viaje profesionales? Para una suite generalista, es solo "otro módulo más". No entiende las complejidades de las dietas, los kilometrajes, las políticas internas o las regulaciones específicas de cada país. Todo se simplifica, pero las funcionalidades son demasiado genéricas.
El resultado: empresas que acaban adaptando sus procesos al software, cuando debería ser al revés.
La personalización, el soporte especializado, las actualizaciones fuera de roadmap... Esos pequeños extras se van sumando hasta convertir tu "solución económica" en algo no tan barato. Según datos del mercado, muchas empresas han tenido que invertir recursos adicionales significativos solo para hacer que sus herramientas se entiendan.
¿Quieres cambiar de herramienta? La migración se puede convertir en un proceso complicado.
Esto es crítico. Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), el fraude en gastos se detecta en promedio 18 meses después de producirse, con pérdidas medias de 50.000 dólares anuales por empresa.
Eso es porque las suites generalistas procesan datos en batch nocturno. Es decir, detectan lo que ya pasó ayer, la semana o el mes pasados. Nunca lo que está ocurriendo ahora mismo.
Es como recibir una alerta de incendio cuando el edificio ya se ha quemado.
Los datos confirman la realidad. Casi el 90% de las empresas españolas han tenido dificultades en su transformación digital, según el Estudio sobre Salud Digital de Zoho, La mayoría reconoce haber tenido que invertir recursos extra para que sus herramientas “funcionen bien juntas”.
Y hay más. Hasta un 30% de los ingresos empresariales puede verse afectado por decisiones basadas en datos incompletos, duplicados o simplemente, erróneos (Monte Carlo Data).
Cuando esto ocurre específicamente en la gestión de gastos corporativos, el impacto es triple. Afecta a la eficiencia operativa, se produce la pérdida del control financiero y se corre el riesgo de incumplimiento normativo.
La pérdida de coherencia tecnológica se convierte, inevitablemente, en pérdida de coherencia estratégica.
Entramos de lleno en el principal problema. Como acabamos de ver, la lentitud para detectar irregularidades en tiempo real es uno de los puntos débiles de los softwares generalistas. Estas herramientas operan con visión retrospectiva: te dicen qué pasó cuando ya es demasiado tarde para actuar.
¿Un empleado presenta dos veces el mismo ticket? Lo descubrirás en la revisión mensual. ¿Alguien supera sistemáticamente los límites para las comidas? Te enterarás al cerrar el trimestre. ¿Un patrón sospechoso de gastos fuera de política? Aparecerá en el informe anual.
Mientras tanto, el dinero ya se ha ido.
Las soluciones especializadas, en cambio, detectan anomalías en tiempo real. No reaccionan, anticipan. No informan, previenen.
Las encuestas hablan de que las empresas con sistemas especializados reducen el tiempo de detección de fraude de 18 meses a menos de 6 meses. Con los sistemas más avanzado, muchas irregularidades ni siquiera llegan a producirse, porque el sistema las bloquea automáticamente.
Lo vemos con las alertas inteligentes de Okticket, desarrolladas para anticipar, actuar y analizar cada gasto de viaje en el momento exacto en que se genera.
Nuestro sistema incluye alertas específicas que las suites generalistas simplemente no contemplan:
Todo esto configurado mediante lógica personalizada que se adapta a las políticas específicas de tu empresa, no a un modelo genérico que vale "para todos".
Muchas empresas ya han empezado a darse cuenta de que la vía más efectiva no es añadir más capas a un sistema complejo, sino apostar por soluciones best-of-breed. Este enfoque significa elegir la mejor herramienta para cada proceso específico y conectarlas mediante APIs abiertas.
¿El resultado? Cada sistema hace excepcionalmente bien lo que debe hacer, y todos se comunican entre sí sin problemas.
En el ámbito de la gestión de gastos de viaje corporativos, este enfoque permite una visibilidad completa del gasto en tiempo real, sin depender de los ciclos batch de una suite generalista.
Irónicamente, las suites todo en uno se integran bien, pero solo dentro de su propio ecosistema. En el momento en que necesitas conectar con herramientas externas (una agencia de viajes, un sistema de BI específico o un proveedor de servicios), te encuentras con muros y limitaciones.
En cambio, las soluciones especializadas como Okticket están diseñadas para integrarse con todo. Nos conectamos de forma simple, bidireccional y evolutiva con los principales ERP del mercado, softwares de Recursos Humanos, herramientas de Business Intelligence o agencias de viaje.
Y lo hacemos en pocos días, sin alterar tus flujos existentes, sin migraciones traumáticas, sin poner patas arriba toda tu infraestructura tecnológica.
Las suites agrupan múltiples módulos bajo una interfaz común, pero cada módulo suele ser genérico y superficial. Las soluciones especializadas profundizan en un área específica (como gestión de gastos de viaje). Ofrecen funcionalidades avanzadas que las suites no contemplan y se integran fácilmente con otros sistemas mediante APIs abiertas.
Porque permiten detectar irregularidades en el momento exacto, No se trata solo de saber qué pasó, sino de prevenir que los problemas ocurran. De esta forma, evitan sobrecostes, fraudes y errores humanos antes de que te cuesten dinero.
Mayor flexibilidad, menor dependencia de un único proveedor tecnológico, implantación rápida, actualizaciones continuas sin esperar a un roadmap único y coste total de propiedad más transparente y, generalmente, menor.
Hay señales claras: cuando los informes de gastos llegan siempre tarde, cuando los costes crecen sin explicación aparente, cuando la visibilidad del gasto no es inmediata, cuando se detectan fraudes o duplicados meses después de ocurrir, o cuando el equipo financiero dedica más tiempo a revisar que a analizar.
Con las herramientas adecuadas, no. Okticket está diseñado para integraciones rápidas y no invasivas. En la mayoría de los casos, la implementación completa se realiza en pocos días, manteniendo los flujos existentes y sin interrumpir las operaciones. La curva de aprendizaje es mínima porque la interfaz está pensada para usuarios reales, no para técnicos.
Llevamos años escuchando que "lo digital es mejor". Y es verdad. Pero hemos aprendido algo crucial: digitalizar sin inteligencia integrada solo crea un nuevo tipo de complejidad, más sofisticada pero igualmente ineficiente.
En la gestión de gastos corporativos, el ganador no es quien tiene más herramientas ni quien tiene el sistema más grande. El ganador es quien tiene la información más rápida, precisa y accionable.
El futuro no pertenece a las suites “todo en uno” que intentan abarcarlo todo. Pertenece a los sistemas conectados, inteligentes y que operan en tiempo real. Sistemas que entienden que cada área de negocio tiene sus propias complejidades y merece herramientas diseñadas específicamente para resolverlas.
Porque el verdadero avance no es digitalizar más. Es digitalizar mejor. ¿Quieres ver cómo funciona un sistema de gestión de gastos que realmente entiende tu negocio? Descubre Okticket.
Enero 2026 para empresas, julio para autónomos. Multas de hasta 150.000€. Tu ERP necesita certificación. El cambio es inminente.
El cambio está a punto de llegar. La entrada en vigor de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B transformarán la forma en que las empresas españolas registran y comunican sus facturas a la AEAT.
No es para alarmarse (bueno, quizá un poco), pero el reloj corre. El calendario impuesto por Hacienda es claro:
Si tu empresa ya está en el Suministro Inmediato de Información (SII), de momento puedes respirar tranquilo. Para el resto, toca ponerse las pilas.
También hay una buena noticia: esto no tiene por qué ser un infierno administrativo. De hecho, si lo haces bien, puede convertirse en la excusa perfecta para digitalizar de una vez tu gestión financiera.
Te cuento cómo.
Con la llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria, la Agencia Tributaría busca evitar el fraude y garantizar la transparencia en los sistemas de facturación.
Si ya has leído nuestro artículo sobre Verifactu sabrás que este nuevo reglamento cambiará la facturación con tus clientes y proveedores
Cada factura deberá ser un registro digital único, trazable y completamente inalterable, con constancia de todas las acciones realizadas sobre ella. Ya no bastará con emitir una factura. Ahora, los sistemas tienen que registrar quién la crea, cuándo, si se modifica o se anula, y enviar la información a Hacienda (si el usuario opta por un sistema Verifactu).
No olvidemos que uno de los grandes objetivos es eliminar el software “de doble uso”.
El incumplimiento de los requisitos Verifactu no es broma:
La parte positiva para las empresas que cumplan la norma es que ganarán en trazabilidad y control de gastos.
La implantación de Verifactu conllevará el fin de las hojas de cálculo, los archivos dispersos y los procesos manuales que consumen tiempo.
En este sentido, es importante apostar por un software de gestión de gastos corporativos que centralice todo el cumplimiento normativo, automatice los procesos clave del área financiera y aporte visibilidad sobre cada euro gastado.
Estos son algunos de los cambios operativos que trae el nuevo reglamento:
Sabes que el cambio es inminente y que tu ERP necesita certificación. Aunque hay algo que nadie te está contando.
Tu ERP certificado cubrirá tus facturas con clientes y proveedores. Pero hay un agujero negro en tu gestión financiera que Verifactu, por sí solo, no toca: los gastos del día a día de tu equipo.
Y créeme, ese agujero puede costarte mucho más que la multa de Hacienda.
Cafés, taxis parkings, peajes, hoteles o comidas de trabajo seguirán generando tickets en papel o facturas simplificadas.
Esa es la realidad que nadie mete en las presentaciones. Tu ERP estará certificado, tus facturas fluirán perfectamente hacia Hacienda… Pero seguirás teniendo los mismos problemas con las notas de gastos:
Todo eso incumple la tan buscada trazabilidad fiscal. Aunque tu ERP sea impecable.
Para cumplir de verdad con Verifactu y tener control total de tus finanzas, necesitas cerrar el círculo. ¿Cómo puedes lograrlo? Con una solución como Okticket, que automatiza los procesos clave del área financiera al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento normativo.
Reparto de responsabilidades (H3)
Tu ERP certificado gestiona:
Okticket gestiona:
El resultado: Trazabilidad completa, cumplimiento garantizado, cero tareas manuales.
¿El gasto en taxis ha subido un 40% este mes? ¿Alguien no está usando correctamente el coche de empresa? Lo sabrás.
Verifactu y la factura electrónica B2B serán obligatorios a corto plazo. Pero más que verlo como una obligación, hay que tomárselo como una oportunidad de modernización.
Con Okticket, las empresas pueden transformar el cumplimiento en una ventaja competitiva: menos burocracia, más control y una gestión financiera 100% digital.
Prepárate para Verifactu y la factura electrónica con el software que ya usan más de 400.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores. Cuanto antes, mejor.
El reconocimiento pone en valor el papel de Okticket como referente de innovación disruptiva en la digitalización financiera empresarial.
¡Estamos de enhorabuena! Okticket ha sido galardonada con el Premio Impulso TIC 2025 en la categoría de Innovación, un reconocimiento que refuerza nuestra posición como empresa líder en automatización inteligente de la gestión de gastos de viaje profesionales.
Este reconocimiento, otorgado por el Colegio Oficial de Ingeniería Informática del Principado de Asturias (COIIPA) y el Colegio Oficial de Graduados en Ingeniería Informática e Ingenieros Técnicos en Informática de Asturias (CITIPA), premia nuestra apuesta constante por la innovación tecnológica y nuestra contribución al desarrollo del sector FinTech.
El jurado nos ha calificado como “un referente de innovación disruptiva en la digitalización financiera empresarial”, subrayando nuestro avance hacia el modelo Agent as a Service (AaaS). Se trata de una evolución tecnológica en la que nuestro sistema actúa como un agente inteligente capaz de aprender, decidir y automatizar procesos de forma autónoma, sin necesidad de que haya una persona detrás.
Desde el principio, nuestra misión ha sido clara: simplificar al máximo la gestión de los gastos de viaje profesionales usando la mejor tecnología. Esto nos ha llevado a diseñar una solución que va mucho más allá de escanear un ticket o factura.
Como bien recoge el acta del jurado, hemos desarrollado una solución que permite digitalizar, aprobar y contabilizar los gastos profesionales con “un nivel técnico y de integración que va más allá de lo habitual en el sector.”
Hablamos de un motor avanzado de reconocimiento, integración bidireccional con sistemas de gestión empresarial, medios de pago propios ¡y lógica personalizada para que se cumplan las políticas de gasto de cada empresa!
Nuestra aplicación integra inteligencia artificial, machine learning y conectividad total con los ERP y sistemas contables más utilizados por las empresas. Esto nos permite optimizar cada paso del proceso: desde el pago y la captura del justificante hasta la contabilización final.
El Premio Impulso TIC 2025 llega en un momento clave de nuestra evolución. Tras consolidarnos como la solución líder en digitalización de gastos de viaje profesionales, hemos dado un paso más hacia la automatización inteligente con nuestro modelo Agent as a Service.
El AaaS transforma la manera en la que los departamentos financieros gestionan el gasto profesional, aplicando un enfoque proactivo, predictivo y autónomo.
De esta forma. Okticket aprende de los hábitos de gasto y de las políticas internas de cada empresa, lo que le permite tomar decisiones automáticas y seguras en tiempo real.
Entre las capacidades más destacadas del nuestra IA generativa se encuentran:
En pocas palabras: es como tener un asistente financiero inteligente que libera de carga operativa al equipo financiero, mejorando el control, la trazabilidad y la precisión contable.
Para un CFO o responsable financiero, el modelo Agent as a Service supone un cambio estructural. Permite dejar atrás la gestión reactiva y adoptar una basada en la automatización y el análisis de datos. Ahora, el gasto se controla antes de producirse, no después.
Los beneficios directos para la dirección financiera son:
Y por si fuera poco, nuestro modelo AaaS se complementa con Pelaio, nuestra capa de inteligencia artificial generativa.
Este premio no es solo un logro empresarial.
Es la recompensa al trabajo diario de un equipo multidisciplinar que combina ingeniería, experiencia de usuario y conocimiento financiero con una visión compartida: La tecnología debe ser intuitiva, segura y estar siempre al servicio de las personas.
Cada línea de código, cada integración y cada mejora funcional de Okticket tiene ese propósito: liberar tiempo y recursos en los equipos financieros para que puedan centrarse en lo que de verdad importa: el análisis, la estrategia y el crecimiento.
Además, recibir el Premio Impulso TIC 2025 a la Innovación en nuestra tierra tiene para nosotros un significado especial. Asturias cuenta con un ecosistema tecnológico sólido, dinámico y comprometido con la innovación. Formar parte de él y ver reconocido nuestro trabajo aquí nos anima a seguir avanzando.
La entrega del galardón tendrá lugar el 14 de noviembre durante la XV Semana de Impulso TIC, organizada por el COIIPA y el CITIPA, con el apoyo de Gijón Impulsa y el Parque Científico Tecnológico de Gijón.
Este año, el evento se centrará en el impacto de la inteligencia artificial en Asturias, un tema que conecta directamente con la evolución de Okticket hacia la automatización inteligente.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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