Descubre por qué integrar herramientas especializadas de RRHH y gestión de gastos es más seguro y flexible que las suites todo-en-uno. Guía para responsables de Recursos Humanos.
Descubre por qué integrar herramientas especializadas de RRHH y gestión de gastos es más seguro y flexible que las suites todo-en-uno. Guía para responsables de Recursos Humanos.
¿Simplicidad o máxima funcionalidad? ¿Que un software de gestión de procesos permita reducir costes significa que es el mejor para tu empresa? Entre los responsables de Recursos Humanos hay un debate que sigue abierto: ¿Suites all-in-one ("todo en uno") o soluciones "best-of-breed" (especializadas)?
Las estadísticas muestran un panorama mixto en el que conviven ambos modelos. Y las características diferenciadas de uno y otro no acaban de desequilibrar la balanza.
Por una parte, tenemos la simplicidad de las plataformas integradas. Una única licencia, un único proveedor para gestionar nóminas, ausencias, formación, gastos y demás.
Por otra, la precisión, personalización y control que ofrecen las soluciones especializadas.
Pero ¿por qué elegir entre unas y otras? En áreas tan sensibles como la gestión de gastos corporativos y el tratamiento de los datos de los empleados, la solución podría estar en conectar las mejores herramientas de forma segura y eficiente.
En muchas organizaciones, la operativa diaria es esta: el departamento de Recursos Humanos gestiona lo relativo a los empleados en un sistema, mientras Finanzas utiliza otro para la contabilidad. Y entre ambos, nada. Desconexión de sistemas que se traduce en tareas poco operativas:
Además de ineficiente, este escenario supone un riesgo para la seguridad y el cumplimiento normativo. Y eso por no hablar de la pérdida de trazabilidad.
Para acabar con este caos, las herramientas todo en uno esgrimen un argumento que a priori es bastante convincente. ¿Quién puede resistirse a un sistema que centraliza la gestión del tiempo, nóminas, formación, gastos y viajes?
Para una pequeña empresa quizá sea suficiente, pero hay que tener en cuenta que la mayoría presenta una serie de limitaciones: funcionalidades básicas, rigidez o dependencia de un único proveedor,
Al final, las organizaciones tienen que adoptar sus procesos a la tecnología.
La alternativa a este modelo monolítico es el denominado enfoque “best of breed” (lo mejor de cada categoría), más flexible y potente. De esta forma, es posible construir un ecosistema tecnológico donde las diferentes herramientas especializadas se conectan entre sí.
Imagina que necesitas automatizar la gestión de Recursos Humanos y de gastos de viaje profesionales. Esta conexión te va a permitir:
Por lo general, sistemas de RRHH y de gestión de gastos comparten una información específica:
Vamos a verlo con un ejemplo ficticio, pero que bien podría ser real. El de una empresa de 200 empleados que lleva tres años usando una suite todo en uno. Al principio, cumplía su función de simplificar la gestión de procesos. Pero ahora, ha crecido y sus necesidades también han evolucionado:
La solución, por tanto, pasa por migrar a un ecosistema integrado que le permita mantener su HRIS (Human Resource Information System) actual, pero incorporando una aplicación especializada en la gestión de gastos de viaje profesionales. Con esto, va a conseguir:
El resultado: Mayor control, mejor experiencia de usuario, más flexibilidad y, paradójicamente, más seguridad que con la suite monolítica. Todo sin aumentar la complejidad operativa. Y sin poner en riesgo la seguridad.
En este sentido, no es extraño que las empresas muestren preocupación ante la idea de compartir información entre sistemas. Si lo comparamos con las suites únicas, un ecosistema bien integrado ofrece claras ventajas de seguridad.
Okticket se ha diseñado específicamente para gestionar equipos y gastos de viaje profesionales desde el mismo ecosistema digital.
Para ello, ofrece integración nativa con sistemas de RRHH. Okticket se conecta con softwares de nóminas y con las principales plataformas de gestión de recursos humanos del mercado, sincronizando automáticamente la información necesaria.
Las empresas necesitan especialización, no soluciones básicas. Necesitan flexibilidad, no depender de un único proveedor. Y sobre todo, necesitan seguridad y compliance diseñados desde el principio, no como un parche posterior.
Por tanto, no se trata tanto de tenerlo todo en una sola herramienta, sino de tenerlo todo conectado, seguro y bajo control.
¿Tu organización está lista para evolucionar de herramientas aisladas a un ecosistema integrado? Solicita una demo personalizada y descubre cómo Okticket puede convertirse en tu solución especializada de gestión de gastos de viaje profesionales, perfectamente integrada con tu stack de RRHH existente.
Puede parecer contradictorio, pero sí. Cuando trabajas con una suite monolítica, todos los datos están en el mismo sitio, lo que complica mucho controlar quién accede a qué.
En cambio, con un ecosistema integrado, cada herramienta mantiene sus propias barreras de seguridad y solo compartes lo imprescindible mediante conexiones cifradas.
Además, piensa en la realidad del día a día: sin integración, tu equipo acaba exportando Excel con datos de empleados que van y vienen por email. Eso sí que es un riesgo. Con una buena integración, esos archivos desaparecen por completo.
Menos de lo que imaginas. Con Okticket, lo habitual es tener todo funcionando en pocas semanas. Esto incluye configurar la conexión, mapear los campos que necesitas compartir, hacer las pruebas pertinentes y sincronizar el histórico.
Ahora bien, el tiempo exacto dependerá de lo compleja que sea tu estructura (si tienes muchas filiales, centros de coste o políticas muy específicas) y del grado de personalización que necesites.
Aquí está una de las grandes ventajas de no casarte con una suite única. Si mañana decides cambiar tu sistema de RRHH por otro que te guste más, solo tienes que reconfigurar la integración. Tu gestión de gastos en Okticket sigue exactamente igual: mismo histórico, mismos procesos, cero drama.
En una suite todo-en-uno, cambiar una pieza significa prácticamente empezar de cero.
Para nada. Una vez que está configurada (que es donde sí necesitarás a IT), la integración trabaja en piloto automático. Los equipos de RRHH y Finanzas siguen trabajando en sus herramientas como siempre, y la sincronización ocurre entre bambalinas sin que nadie tenga que hacer nada.
Solo necesitarás volver a involucrar a IT si hay cambios estructurales importantes, como una reorganización grande de la empresa.
Una herramienta de gestión de gastos bien diseñada solo necesita: nombre, email de trabajo, en qué departamento está la persona, quién es su responsable (para las aprobaciones) y si está activa o no en la empresa.
Todo lo demás —salario, datos personales, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria— no hace falta compartirlo. De hecho, no debería compartirse nunca. Esto es cumplimiento RGPD básico: solo los datos mínimos necesarios.
Automáticamente. Cuando RRHH da de alta a alguien en vuestro sistema, esa persona aparece automáticamente en la herramienta de gastos con todo configurado: su rol, sus límites según la política de empresa, quién le aprueba, etc.
Y cuando alguien se va de la empresa, sus accesos se cortan solos. Nada de que un exempleado siga metiendo notas de gastos semanas después porque nadie se acordó de desactivarlo manualmente.
Okticket es una herramienta especializada en gestión de gastos corporativos, lo que permite funcionalidades avanzadas que los módulos genéricos no ofrecen: captura inteligente de tickets mediante IDP (procesamiento inteligente de documentos) de alta precisión, detección automática de duplicados, políticas de gasto granulares, análisis predictivo del gasto, y flujos de aprobación totalmente personalizables.
Lo mejor es que al integrarse con tu HRIS actual, no pierdes nada de lo que ya tienes. Simplemente añades músculo donde más lo necesitas.
Tranquilidad. Si hay algún problema técnico temporal, cada sistema sigue funcionando por su cuenta. RRHH puede seguir trabajando normalmente, y el equipo puede seguir reportando gastos.
Implementar tarjetas corporativas permite a las empresas controlar gastos en tiempo real, eliminar reembolsos y automatizar la conciliación contable. Descubre todas las ventajas
¿Te imaginas poder controlar el gasto antes de que se produzca? Las empresas que cuentan con un programa de tarjetas corporativas ya disfrutan de los beneficios que supone gestionar los gastos de los empleados en tiempo real.
Y no, no estamos hablando de las tarjetas de empresa de toda la vida que solo tenían los directivos. Hablamos de programas completos donde cada empleado que necesita hacer gastos tiene su propia tarjeta, con límites configurados, controles automáticos y visibilidad total en tiempo real.
No obstante, asegurar su correcto uso requiere definir políticas claras, elegir el tipo de tarjeta adecuado (físicas, virtuales, o ambas), establecer límites que tengan sentido, y sobre todo, contar con un software que te permita controlar todo esto sin volverte loco.
En este artículo te explicamos cómo montar un programa de tarjetas corporativas que funcione de verdad, paso a paso, y cómo Okticket (con la OKT Card) te lo pone bastante más fácil.
Empezamos por lo básico. Un programa de tarjetas corporativas no es simplemente ir al banco, pedir tarjetas para todos y repartirlas libremente.
Es todo un sistema donde defines quién puede gastar, cuánto, en qué, y cómo se controla todo eso sin que el departamento de finanzas tenga que vivir en Excel.
La ventaja principal es que los pagos están alineados con las políticas empresariales e integrados con las herramientas de gestión de gastos y contabilidad.
La idea es sencilla: en lugar de que tus empleados paguen de su bolsillo (y luego esperen semanas a que les devuelvas el dinero), les das una tarjeta vinculada directamente a la empresa. Con límites predefinidos, por si acaso.
Lo interesante viene cuando esto se conecta con un software de gestión que hace el trabajo sucio por ti: fin de los reembolsos, control en tiempo real, cumplimiento y conciliación automática.
La implementación correcta sigue 10 pasos claros:
¿Quieres olvidarte de los reembolsos? ¿Controlar gasto por centro de coste? ¿Automatizar conciliación? ¿Cumplir con la fiscalidad española? Antes de lanzarte a pedir tarjetas, para un momento y analiza qué problema estás intentando solucionar exactamente.
Estos son los objetivos más comunes que persiguen las empresas españolas:
Para definir tus objetivos, pregúntate: ¿Cuáles son los mayores problemas actuales en la gestión de gastos? ¿Qué métricas te permitirían evaluar una mejora significativa?
Aquí hay que pensar un poco en cómo funciona tu empresa. No es lo mismo gestionar un equipo comercial que se pasa el día en la calle, que un equipo de desarrollo que básicamente solo paga suscripciones de software.
Lo que hacen la mayoría es utilizar tarjetas físicas para gastos recurrentes y tarjetas virtuales para gastos concretos. Así tienes control sin complicarte la vida.
Esto es crítico. Si no dices explícitamente qué se puede hacer y qué no, va a haber confusiones.
Las cosas que tienes que dejar claras en tu política:
La clave está en comunicar todo esto de forma clara, no en un PDF de 40 páginas que nadie va a leer. Una guía rápida en la intranet o reglas integradas en el propio software de gestión de gastos funciona mucho mejor.
Los límites automáticos son, probablemente, la funcionalidad que más quebraderos de cabeza te va a ahorrar. Porque puedes confiar en tu equipo todo lo que quieras, pero si no hay un tope máximo, tarde o temprano alguien va a hacer un gasto que no debe.
Criterios para establecer límites:
Los sistemas avanzados permiten configurar estos límites de forma granular y ajustarlos dinámicamente según las necesidades del negocio, sin necesidad de emitir nuevas tarjetas físicas.
Otra buena práctica para bloquear el fraude interno y reducir los cargos inesperados en las transacciones online es utilizar una tarjeta virtual para cada proveedor o suscripción, con límites exactos y que puedas bloquear de inmediato.
Ventajas destacadas de las tarjetas virtuales (H4)
Además del alto nivel de seguridad, estas tarjetas ofrecen una serie de ventajas destacadas:
En este punto es importante recordar que la combinación de tarjetas físicas para uso diario y tarjetas virtuales para pagos específicos ofrece el equilibrio perfecto entre conveniencia y control.
Lo ideal es que la mayoría de gastos se procesen solos, sin que nadie tenga que dar permiso para cada café. Para eso están los límites automáticos: si está dentro de lo permitido, adelante. Si se sale de madre, ahí sí que hace falta que alguien le dé el visto bueno.
Del mismo modo, un buen programa de tarjetas corporativas incluye alertas en tiempo real y visibilidad total de los gastos. Esto permite a los responsables actuar proactivamente ante desviaciones.
Importante también es elegir una tarjeta de crédito que ofrezca conciliación automática. De esta forma, cada cargo queda vinculado con su correspondiente justificante, sin procesos manuales.
La integración con el ERP o sistema contable es clave para una conciliación eficiente y para mantener la coherencia entre los sistemas financieros de la empresa.
Por muy bien que montes el sistema, ten claro que van a pasar cosas. Alguien va a perder la tarjeta. Va a aparecer un cargo raro. Alguien se va a pasar de límite sin querer. Es inevitable.
Anticipar estas situaciones y definir cómo manejarlas es fundamental para mantener la operativa fluida.
Aquí entramos en territorio legal y de seguridad, muy importante. Porque si no tienes esto bien atado, puedes tener problemas gordos con Hacienda o con inspecciones de protección de datos.
Trabajar con un proveedor que tenga estas garantías integradas es fundamental para evitar riesgos legales y reputacionales.
Un programa de tarjetas corporativas no es un proyecto con fecha de finalización, sino un sistema vivo. Hay que estar mirando los datos, viendo qué funciona y qué no, y ajustando sobre la marcha.
Cómo usar toda esta información
Lo ideal es disponer de dashboards en tiempo real. Los mejores sistemas ofrecen tableros personalizables donde cada usuario ve la información relevante para su rol.
Seamos claros. Puedes tener las mejores tarjetas corporativas del mundo, pero si no tienes un software detrás que te permita controlar todo esto, en realidad está cargado de trabajo improductivo a los equipos financieros y al resto de los empleados.
Seguirás persiguiendo tickets, introduciendo datos a mano, y sin saber realmente qué está pasando con los gastos hasta que sea demasiado tarde.
Por eso existe Okticket. Y concretamente, la OKT Card, que es nuestra tarjeta de débito inteligente pensada específicamente para empresas españolas que quieren gestionar gastos de verdad, no simplemente repartir plásticos.
Todo en una única plataforma, sin tener que saltar de un programa a otro.
Depende mucho del tamaño de la empresa y de lo complicada que sea vuestra estructura. Una empresa pequeña o mediana con Okticket puede tener todo funcionando en unas pocas semanas: configuras las políticas, emites las tarjetas, formas a la gente, y ya. En empresas más grandes con múltiples departamentos, delegaciones, centros de coste, etc., puede llevar algo más (un mes o dos), pero tampoco es un proyecto de medio año.
En la gran mayoría de casos, sí. El empleado paga directamente con su tarjeta corporativa y listo, no tiene que adelantar dinero. Siempre puede haber alguna excepción puntual (un gasto inesperado cuando no llevaba la tarjeta encima, o algo muy específico), pero deberían ser la excepción, no la norma. Si todavía estás procesando reembolsos constantemente, es que algo no está bien configurado.
El sistema hace la conversión automáticamente al tipo de cambio del momento. Tú ves tanto el importe original (en dólares, libras, o lo que sea) como el convertido a euros, y queda registrado qué tipo de cambio se aplicó. Todo transparente.
Sí, los sistemas buenos (como OKT Card) permiten configuraciones bastante específicas. Puedes poner límites diferentes según el día de la semana, la hora, incluso restricciones geográficas si te apetece. Aunque la verdad es que esto no suele hacer falta para la mayoría de empresas.
Lo normal es que haya integraciones nativas con los principales ERPs españoles (Sage, SAP, Microsoft, Holded...). Si usas algo más específico, suele haber APIs para conectarlo. La integración se hace durante la implementación, y una vez está hecha, ya fluye todo automáticamente. No tienes que estar exportando datos ni nada de eso.
Sí, rotundamente sí. Hacienda quiere factura de todo, y vosotros también deberíais quererla para tener las cuentas en orden. Lo bueno es que con una app móvil es súper fácil: haces el gasto, le haces una foto al ticket, se adjunta automáticamente, y en paz. Cuestión de 10 segundos.
Como estás viendo, implementar un programa de tarjetas corporativas no es complicado, pero tampoco es algo que hagas a la ligera. Necesitas planificación, políticas claras, la tecnología adecuada, y sobre todo, tener claro qué problema estás intentando solucionar.
Si lo haces bien, los beneficios son enormes: te ahorras decenas (o cientos) de horas al mes en trabajo administrativo, tu equipo deja de adelantar dinero de su bolsillo, tienes control total sobre qué se gasta y en qué, y el cierre contable deja de ser esa pesadilla mensual que todos conocemos.
Pero ojo, si solo repartes tarjetas sin un sistema detrás que te permita controlar todo esto, vas a tener más problemas que con el método antiguo. Por eso es tan importante elegir bien el proveedor y la plataforma de gestión.
Los 10 pasos que hemos visto en este artículo no son teóricos. Son exactamente lo que funciona en empresas reales, desde pequeñas startups hasta corporaciones grandes. Sigue esta guía, ajústala a tu realidad, y vas a transformar la gestión de gastos de tu empresa.
Y si quieres empezar sin complicarte la vida, échale un vistazo a Okticket. Está pensado específicamente para empresas como la tuya, cumple con toda la normativa, se integra con los ERPs que usamos aquí, y está diseñado para que funcione desde el día uno sin necesidad de tener un máster en finanzas.
Al fin y al cabo, se trata de trabajar de forma más inteligente. Y las tarjetas corporativas bien implementadas son exactamente eso.
¿Cansado de perseguir tickets y procesar reembolsos?
Descubre cómo la OKT Card puede transformar la gestión de gastos de tu empresa en menos de un mes. Control total, conciliación automática, y cero dolores de cabeza.
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Sigue leyendo para para ver cómo hacer de este reglamento una herramienta escalable, sostenible y alineada con la realidad empresarial.
Cumplimiento, coste, conveniencia y control. Una política de viajes corporativos en 2026 es mucho más que un listado con límites de gasto y procesos de reembolso.
Del mismo modo que ha cambiado la forma de entender los viajes de negocios, el documento que los regula también ha de modernizarse. Hoy, una normativa de desplazamientos corporativos eficaz debe ser una herramienta estratégica más, donde la tecnología juega un papel fundamental.
Su función no es frenar al empleado, sino automatizar y optimizar los desplazamientos profesionales.
A continuación, se detallan los elementos clave que debe incluir una política de viajes corporativos en 2026 para ser escalable, sostenible y alineada con la realidad empresarial.
Una política de viajes corporativos moderna se construye sobre cuatro pilares:
El primer cambio es conceptual. En 2026, los viajes corporativos deben entenderse como una inversión que aporta:
Esto implica que tu reglamento de movilidad corporativa debe servir para priorizar los desplazamientos que van a generar un impacto real en el negocio.
No basta con medir cuánto se gasta; es fundamental evaluar qué retorno produce cada euro invertido en desplazamientos.
Establece KPIs específicos como "ingresos generados por viaje comercial" o "contratos cerrados tras reuniones presenciales" para justificar y priorizar futuros viajes.
Otra de las tendencias clave en la gestión de gastos de viajes corporativos son los desplazamientos cortos y estratégicos. De ahí que las políticas deben fomentar, entre otros aspectos:
Este enfoque permite reducir costes, rebajar la huella de carbono y aumentar la productividad.
En un informe reciente publicado en Forbes, con datos de Okticket y Ween, las conclusiones van en esta misma línea. El estudio muestra que la mayoría de los viajes corporativos son hoy más breves y orientados a lo esencial: el 77 % de los desplazamientos dura una noche o menos y más de la mitad se realiza sin pernoctación. Esto confirma que las empresas están priorizando viajes cortos, ágiles y con un objetivo claro.
Esta tendencia no solo reduce los costes directos asociados a alojamiento y dietas, sino que también mejora la eficiencia operativa y acelera la toma de decisiones, alineándose con estrategias de movilidad inteligente.
Además, los viajes más cortos implican menos tiempo en desplazamientos y una menor huella de carbono, un factor cada vez más relevante tanto a nivel interno como externo.
En conjunto, la apuesta por los micro-trips refuerza la idea de desplazar equipos solo cuando realmente aporta valor: viajes de ida y vuelta en el día, menos pernoctaciones y rutas eficientes que ayudan a controlar el gasto, cumplir objetivos de sostenibilidad y maximizar la productividad en la gestión de viajes corporativos.
La complejidad operativa de los viajes de empresa es cada vez mayor, por lo que la mejor forma de que una política de gastos de viaje escale es apoyarse en la inteligencia artificial. Lo ideal es contar con agentes inteligentes (AI-Butler) que guíen al usuario durante la reserva, resuelvan dudas en tiempo real, muestren solo las opciones alineadas con las reglas de gasto establecidas por la empresa y gestionen cambios, cancelaciones e imprevistos.
Todo ello resuelve de los mayores problemas actuales para Finanzas y Travel Managers: las reservas fuera de política.
Durante y después del viaje, la IA también sirve para analizar automáticamente cada gasto y detectar errores, duplicidades y posibles fraudes. Sin revisiones manuales innecesarias.
Soluciones especializadas como Okticket permiten aplicar estas validaciones durante todo el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales.
Algunas empresas tienen separadas las políticas de gastos y la de viajes, y eso es un error estratégico. En primer lugar, porque dificulta la visibilidad del gasto en tiempo real.
Cuando viajes y gastos están integrados, las desviaciones se detectan antes, el compliance mejora y el control es total.
Los criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) también deben ser tenidos en cuenta. Así que, actualmente, las directrices de viajes de empresa deben priorizar:
Además, este reglamento tiene que contemplar la medición de la huella de carbono, reportes automáticos y datos auditables. Y sin tecnología, esto es imposible de gestionar.
Empresas con políticas de sostenibilidad activas reducen sus emisiones de viaje hasta un 25% anual según estudios del sector.
Los desplazamientos frecuentes pueden impactar en la motivación, productividad y retención del talento. El bleisure bien entendido es una forma de mejorar la experiencia de los empleados sin aumentar el presupuesto.
Del mismo modo, la política debe incluir protocolos de seguridad, soporte ante incidencias y seguro de viaje, algo especialmente relevante en movilidad internacional.
No está de más recordar que una política eficaz debe involucrar a todos los departamentos, desde Finanzas y RRHH hasta Ventas. ¿Qué más puede resultar útil?
Aunque las irregularidades en los gastos de empresa están a la orden del día, hay ocasiones en que no son intencionadas. Ocurren, por ejemplo, cuando las políticas de viajes no son flexibles y dependen de procesos lentos. Si surge un imprevisto y el viajero necesita reaccionar sobre la marcha, ¿qué puede hacer más que saltarse las normas?
El documento que regula los gastos de viaje debe asumir esta realidad y diseñarse para facilitar el cumplimiento, no para castigarlo. Por tanto, parece lógico pensar que cuantas más alternativas válidas tengan los trabajadores, mayor será el cumplimiento.
Al mismo tiempo, tu reglamento de movilidad corporativa debe especificar claramente:
Detectar una reserva fuera de política es solo el inicio. El riesgo real aparece cuando los gastos no autorizados se identifican demasiado tarde.
Una plataforma integrada de viajes y gastos permite:
Las organizaciones con sistemas integrados consiguen mayor cumplimiento y una reducción significativa de costes.
Además, controlar el gasto incluso antes de que se produzca reduce desviaciones y mejora la planificación financiera.
Esto nos lleva a un punto importante. Sin datos, las políticas de gastos son papel mojado. Hoy, deben apoyarse en dashboards claros que permitan analizar patrones de gasto y realizar informes rápidamente. Por ejemplo:
Al mismo tiempo, es posible detectar incumplimientos recurrentes, ajustar límites y negociar mejor con los proveedores.
Se recomienda revisión trimestral para ajustar límites según inflación, nuevas rutas, cambios en proveedores y feedback de los empleados. Los cambios menores pueden implementarse de forma continua si usas una plataforma digital.
Contrario a la creencia popular, las opciones sostenibles frecuentemente reducen costes. El tren en distancias cortas suele ser más económico que el avión, los vehículos eléctricos tienen menor coste por kilómetro, y muchos hoteles sostenibles ofrecen tarifas competitivas. Además, mejora tu reputación corporativa y el cumplimiento con los criterios ESG.
Tu política debe contemplar procedimientos de emergencia, como por ejemplo: autorización verbal del responsable con confirmación por email en 24h, límites pre-aprobados para ciertos perfiles, o delegación temporal de autoridad. La tecnología móvil permite aprobaciones en minutos desde cualquier lugar.
El modelo híbrido funciona mejor: reserva guiada con libertad de elección dentro de política. Las plataformas modernas muestran solo opciones conformes, permitiendo al empleado elegir según sus preferencias (horarios, aerolínea favorita, ubicación de hotel) sin riesgo de incumplimiento.
Establece métricas específicas por tipo de viaje:
Compara estos resultados con el coste total del viaje para calcular el retorno de inversión.
Permite que los empleados mantengan puntos y millas personales de viajes corporativos siempre que la reserva cumpla la política y no se elija una opción más cara solo por acumular puntos. Esto mejora la motivación sin coste para la empresa.
Resumiendo. Una política de viajes corporativos 2026 debe ser estratégica, tecnológica y centrada en las personas. Para ello tiene que cumplir con varias cuestiones:
Las empresas que sigan gestionando los viajes como un gasto acabarán perdiendo competitividad. Las que los gestionen como una inversión tomarán mejores decisiones.
Digitaliza tu política de viajes corporativos y automatiza el control del gasto
Importante además integrar las reglas de gasto con una solución especializada en la gestión de gastos de viaje profesionales.
Herramientas como Okticket permiten automatizar al cien por cien la gestión de gastos profesionales y aplicar la política de viajes corporativos de forma automática, sin carga administrativa para Finanzas.
Descubre cómo empresas líderes han reducido sus costes de viaje mejorando la satisfacción de sus equipos. Escríbenos y te lo contamos.
Renovamos el distintivo Best Value por segundo año consecutivo y sumamos un nuevo galardón que certifica nuestra facilidad de uso según usuarios verificados.
¡Empezamos el año con el pie derecho! Okticket ha conseguido un doble reconocimiento en los premios Best of 2026 de Capterra, la plataforma del grupo Gartner. Por segundo año consecutivo, renovamos el sello "Best Value" en la categoría de software de gestión de gastos de empresa. Pero este año hay más: también hemos ganado un nuevo distintivo, el "Ease of Use 2026", que pone en valor lo fácil que es usar nuestra aplicación.
Estos galardones consolidan a Okticket como referente en automatización de gestión de gastos de viaje profesionales, y lo mejor es que vienen a confirmar dos cosas: que ofrecemos una excelente relación calidad-precio y que la experiencia de nuestros usuarios —tanto equipos de back office como viajeros de negocios— es realmente buena.
Los distintivos "Best of 2026" de Capterra no se regalan a cualquiera. Se otorgan según criterios súper objetivos, basados en opiniones verificadas de usuarios reales. Solo el 25% de los softwares mejor valorados en cada categoría consiguen estos reconocimientos, y además hay que superar la barrera de las 4,5 estrellas sobre 5 en las plataformas de Gartner (Capterra, Software Advice y GetApp).
Que renovemos el sello "Best Value" dos años seguidos dice mucho de cómo estamos haciendo las cosas. Este distintivo certifica que Okticket combina funcionalidades potentes, ROI rápido y un precio que tiene sentido. Y todo esto no lo decimos nosotros, lo dicen nuestros propios usuarios con sus valoraciones.
El badge "Ease of Use" es una novedad que nos hace especial ilusión. Certifica algo en lo que llevamos años trabajando duro: que nuestra aplicación es realmente fácil de usar. Interfaz clara, flujos de trabajo que no complican la vida, y lo mejor de todo: las empresas pueden empezar a usar Okticket sin necesidad de cursos ni manuales kilométricos.
Este reconocimiento demuestra que nuestro enfoque funciona. Queremos que cualquier persona pueda usar Okticket desde el minuto uno, sin fricción, sin quebraderos de cabeza. Porque una herramienta fácil de usar no solo hace más felices a los usuarios, también se adopta mejor en las empresas y al final, todo el mundo gana.
Okticket mantiene una calificación de 4,9 estrellas en Capterra. Sí, 4,9 sobre 5. Es algo de lo que estamos tremendamente orgullosos porque refleja el impacto real que tenemos en el día a día de las empresas que confían en nosotros. Nuestros usuarios destacan cosas como lo simple que es la interfaz, lo rápido que van los reportes de gastos, el equipazo de soporte que tenemos, la visibilidad en tiempo real y lo bien que nos integramos con ERP y otros sistemas empresariales.
Aquí va lo que dicen algunos de nuestros usuarios:
“Okticket simplifica y optimiza la gestión de tickets y gastos. La plataforma es fácil de usar y ahorra tiempo, y la atención al cliente es rápida y muy útil. Es una herramienta confiable que simplifica los procesos y ofrece un excelente soporte.”
“Esta aplicación puede ayudarme a ser mucho más productivo en el trabajo. No solo facilita las cosas para nuestro equipo de ventas, sino que también simplifica el proceso contable para algo tan engorroso como las facturas. Funciona exactamente como se describe.”
“Es una aplicación gratuita y fácil de utilizar que permite clasificar los gastos de los autónomos de forma intuitiva.”
Las cifras hablan por sí solas: empresas de todos los tamaños nos cuentan que con Okticket reducen hasta un 80% el tiempo dedicado a tareas administrativas y minimizan hasta en un 90% los errores contables. Nada mal, ¿verdad?
¿Ya usas Okticket? Nos encantaría que compartieras tu experiencia en Capterra. Tu opinión nos ayuda a seguir mejorando cada día.
¿Aún no nos conoces? Pues ya estás tardando. Escríbenos y descubre por qué cada vez más empresas confían en nosotros para gestionar sus gastos de viajes profesionales.
Los directores financieros necesitan saber cuánto dinero se está gastando hoy, no dentro de un mes. Estas son sus prioridades.
El 61% de los ejecutivos financieros reporta violaciones frecuentes en sus políticas de viaje corporativo, según TravelBank. Múltiples proveedores, agencias de viajes, políticas internas confusas, empleados reservando desde distintos canales y adelantando gastos… Los viajes de empresa conllevan una complejidad operativa que dificulta el control de los gastos corporativos.
Nada que ver con lo que buscan los CFOs: control del gasto, visibilidad en tiempo real, cumplimiento y previsión de costes.
La única forma realista de lograrlo es la automatización del travel corporativo.
La gestión tradicional de viajes corporativos presenta patrones recurrentes que frenan la eficiencia financiera:
Cada equipo realiza las reservas por su cuenta, sin indicar el motivo del desplazamiento o quién va a realizarlo.
Las agencias de viaje emiten facturas genéricas que imposibilitan el análisis por proyecto, centro de coste o empleado.
Los empleados adelantan gastos que después deben revisarse minuciosamente.
Los datos llegan al departamento financiero con semanas de retraso, y muchas veces incompleta. Esto dificulta cualquier análisis predictivo.
Todo esto provoca falta de visibilidad financiera, sobrecostes ocultos y procesos de cierre mensual eternos.
Los directores financieros necesitan saber cuánto dinero se está gastando hoy, no dentro de un mes. Estas son sus cinco prioridades.
… Y en tiempo real de los gastos de viaje profesionales
Saber cuánto se gasta, en qué, por quién y con qué proveedor antes del cierre mensual.
Facturas incompletas, notas de gastos entregadas fuera de plazo, datos dispersos en múltiples formatos e imposibilidad de análisis en tiempo real.
Visibilidad de gastos en menos de 24 horas vs 30 días del método tradicional.
Para no frenar la operativa, es necesario controlar los costes antes de la reserva.
Evitar sobrecostes sin convertirse en un cuello de botella que ralentice la actividad comercial.
Políticas que nadie consulta ni sigue, aprobaciones manuales eternas y gastos fuera de política descubiertos a posteriori.
Los CFOs buscan mejores datos, pero sin cambiar de proveedores.
Mantener la relación con su agencia de confianza sin sacrificar control financiero ni visibilidad.
Sistemas aislados que no se comunican entre sí y datos incompletos.
Para optimizar los costes de los viajes de empresa es necesario contar con datos estructurados.
Capacidad predictiva para anticiparse al gasto, no limitarse a reportarlo.
Análisis a posteriori, cuando el gasto ya se ha producido. Esto provoca decisiones basadas en intuición, no en datos, y oportunidades de ahorro desaprovechadas.
Con los gastos de viaje profesionales es fácil cometer errores fiscales
Deducciones fiscales correctas y cero exposiciones a riesgos en auditorías.
Tickets perdidos, facturas mal imputadas y errores en deducciones.
Cuando los viajes de empresa se gestionan de forma manual o con herramientas desconectadas, el CFO pierde tres recursos críticos: tiempo, visibilidad y control.
En cambio, cuando el travel corporativo se gestiona con automatización, deja de ser un problema operativo y pasa a ser un proceso financiero controlado.
Con soluciones como Okticket, los responsables financieros logran lo que estaban demandando:
Desde la solicitud inicial hasta el registro de gastos durante el viaje, pasando por la aprobación y reporting, todo el proceso queda conectado en una única plataforma:
Okticket aplica automáticamente límites y reglas definidas por la empresa para asegurar que cada gasto cumpla con la política corporativa sin intervención manual constante. Por ejemplo:
Conexión sin fricciones con agencias de viajes corporativas y con ERPs u otros sistemas de gestión empresarial para sincronizar automáticamente datos reservas, gastos y facturación.
Supervisión inmediata de los gastos y desplazamientos de toda la empresa, con alertas ante incidencias o desviaciones.
Automatizar obliga a que la información quede estructurada y trazable, lo que reduce errores contables, anomalías y conciliaciones manuales.
Los informes personalizados se generan sin esperas. Esto facilita el análisis financiero y permite tomar decisiones basadas en datos reales.
Toda la información (tickets, gastos, facturas) queda digitalizada con validez legal homologada por la Agencia Tributaria, igual que si se presentara en papel.
Las empresas reducen considerablemente el tiempo dedicado a tareas repetitivas de gestión de gastos, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades estratégicas.
Okticket permite configurar límites personalizados y usar diferentes medios de pago, manteniendo el control en todo momento.
Porque combinan múltiples proveedores, agencias, anticipos de empleados, gastos variables durante el viaje, facturación diferida e información fragmentada en múltiples sistemas. Sin automatización, la información llega tarde, incompleta y desconectada.
No. Una automatización eficaz se basa en la integración con tu agencia de viajes actual, no en sustituirlas.
No. Al contrario: elimina procesos manuales y aprobaciones innecesarias, manteniendo el control financiero en segundo plano.
Reduce carga operativa, mejora la calidad del dato y permite al equipo centrarse en análisis y toma de decisiones, no en gestión manual.
Las empresas que automatizan su travel corporativo con Okticket reportan un ahorro de hasta el 80% del tiempo en tareas administrativas. El ROI es casi inmediato.
En general, los responsables financieros no buscan viajes de empresa más baratos. Lo que quieren es poder controlar los gastos y tener visibilidad total en tiempo real.
Este nivel de control solo se consigue con la automatización del travel corporativo. Herramientas como Okticket son la solución al problema ya que te permiten:
• Saber en todo momento cuánto se gasta, en qué y por quién
• Prevenir desviaciones antes de que ocurran
• Mantener relaciones con agencias sin perder visibilidad
• Liberar al equipo financiero de tareas repetitivas
• Tomar decisiones basadas en datos reales, no en intuición
Okticket es la solución que conecta todos los puntos: solicitud, aprobación, reserva, gasto, facturación y reporting en una única plataforma integrada.
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Ocho años. Más de 400.000 usuarios confiando en nosotros. Más de 3.500 empresas gestionando sus gastos de viaje profesionales de forma más eficiente. Como cada fin de año, toca echar la vista atrás y recordar lo más destacado.
2025 ha sido el año en que la inteligencia artificial dejó de ser una promesa para convertirse en el arma secreta de nuestro producto.
Ya no hablamos de automatizar por automatizar. Hablamos de eliminar la carga administrativa que te frena: gastos que se registran sin que muevas un dedo, tickets que se interpretan sin margen de error, políticas que se aplican solas mientras te tomas el café, y decisiones que antes te comían la tarde y ahora son instantáneas.
La IA en nuestro producto no hace ruido. Hace el trabajo pesado en segundo plano para que tú no tengas que hacerlo. Menos horas perdidas en tareas robóticas, más tiempo para lo que realmente mueve la aguja. Cero fricción, control total, y por fin, equipos financieros tomando decisiones, no persiguiendo papeles.
Porque al final, de eso va todo esto: de devolverte tu tiempo. De quitarte dolores de cabeza. De hacer que la gestión de los gastos corporativos deje de ser un proceso largo y tedioso, para convertirse en algo simple y 100% automatizado
Este ha sido nuestro 2025. Y queremos compartirlo contigo.
OCR, digitalización, SaaS, RPA… Todos esos términos que nos han acompañado durante años han ido dejando paso a algo más potente, más inteligente, más real: la inteligencia artificial agéntica.
Ya no hablamos solo de digitalizar tickets o facturas. Hemos dado un salto más ambicioso: desarrollar agentes inteligentes capaces de gestionar el proceso completo de gestión de gastos de viaje profesionales. De principio a fin, y adaptado a las particularidades de tu propio proceso interno de aprobación.
La gran revolución tecnológica de 2025 tiene nombre propio: Pelaio, nuestro motor de inteligencia artificial generativa.
Cuando decimos "inteligencia artificial", no hablamos de automatizaciones básicas. Hablamos de un sistema que interpreta, entiende contextos y actúa en consecuencia
Pelaio aporta capacidades que van mucho más allá del procesamiento tradicional:
Pelaio procesa automáticamente cualquier ticket o factura, independientemente de su calidad, idioma o moneda. El sistema crea registros completos, extrae todos los datos relevantes y categoriza cada gasto sin que nadie tenga que revisar o corregir manualmente. Y lo mejor: la IA generativa mejora continuamente, adaptándose a las particularidades de cada organización. Aprende con cada interacción.
Pero Pelaio no solo registra gastos: los valida activamente según tus políticas corporativas. Detecta automáticamente:
También hemos mejorado nuestro robot de procesamiento de facturas en PDF, diseñado para agilizar el registro de gastos ya digitalizados. Las nuevas funcionalidades permiten:
Y lo mejor: no necesitas actualizar nada. Simplemente envía tus facturas a robot@okticket.io y el sistema se encarga del resto. ¿Ya tienes activada esta funcionalidad?
Adiós a los pagos con tarjeta sin justificante asociado. Este era uno de los grandes puntos de fricción en la gestión de gastos: compras realizadas con tarjeta corporativa y tickets que nunca llegaban.
Para resolverlo, incorporamos la alerta de suspensión automática de tarjeta. Ahora, cuando un usuario acumula gastos con la OKT Card sin adjuntar la foto del justificante correspondiente, el sistema suspende temporalmente la tarjeta y envía una notificación inmediata.
El empleado dispone de unas horas para subir los justificantes que faltan y recuperar el uso de la tarjeta.
Simple, efectivo y sin intervención manual del departamento financiero.
La tecnología se multiplica cuando te rodeas de los mejores. Este año lo hemos demostrado ampliando nuestro ecosistema de partners y añadiendo integraciones estratégicas con herramientas clave del día a día de las empresas.
Nuestra alianza con Sage se ha consolidado como uno de los pilares de nuestro crecimiento en 2025. Como Partner Platinum en Sage Future for Partners 2025, el evento de referencia del ecosistema Sage global, reforzamos nuestro posicionamiento como la solución de referencia en gestión de gastos dentro del universo Sage.
Pero nuestro compromiso va más allá de la presencia en eventos. Okticket es el proveedor elegido por Sage para sus clientes y mantiene integraciones nativas y bidireccionales con Sage 200, Sage X3, Sage Despachos y Sage Active. Cada una desarrollada con el equipo técnico de Sage para garantizar que la información fluya sin fricciones desde el gasto hasta el asiento contable.
Para Sage, Okticket enriquece el discurso de sus partners y puede convertirse en la puerta de entrada al ecosistema de soluciones. Para nosotros, ir de la mano de Sage supone un plus de éxito y refuerzo de posicionamiento.
Hemos integrado con Ween, simplificando y unificando la gestión de viajes corporativos, conectando reservas con gastos en tiempo real.
Ampliamos nuestro ecosistema de integración con Workday y Cezanne HR, facilitando la sincronización automática de datos de empleados, estructuras organizativas y centros de coste.
Cada nueva integración significa menos trabajo manual, menos errores y más tiempo para lo importante.
Y mientras construíamos todo esto, el sector nos reconocía. 2025 ha sido también un año de validaciones que nos llenan de orgullo:
Nuestros propios usuarios nos han consolidado como la aplicación con mejor relación calidad-precio del mercado. No hay mejor validación que la de quienes usan Okticket cada día.
Otorgado por el COIIPA y CITIPA, este galardón reconoce nuestra apuesta constante por la innovación tecnológica y nuestra contribución al desarrollo del sector FinTech.
Más de 50 eventos llevamos este año a nuestras espaldas. Hemos estado donde se habla de innovación, donde se construye el futuro de los negocios y donde las empresas buscan soluciones que realmente funcionen.
Desde el Visa Innovation Program Europe Summit en enero en Madrid hasta CONVECOB en noviembre en Ciudad de México, cada evento ha sido una oportunidad para aprender, compartir y mostrar cómo la tecnología puede transformar la gestión de gastos profesionales.
En 2025 no solo asistimos a eventos. Participamos activamente donde tenía sentido estar y aportar valor real. Seleccionamos cada espacio según su capacidad para generar impacto estratégico, fortalecer alianzas clave y posicionar a Okticket como referente en gestión de gastos corporativos.
Los eventos donde marcamos la diferencia
Como Partner Platinum, intervenimos en sesiones estratégicas y reforzamos nuestro liderazgo como solución de referencia en gestión de gastos de viajes profesionales dentro del ecosistema Sage, consolidando relaciones con partners y clientes del entorno ERP.
Formamos parte del programa de innovación de Visa, estableciendo diálogo directo con actores clave del sector financiero sobre el futuro de los pagos corporativos y el control del gasto empresarial.
Protagonizamos conversaciones estratégicas con empresas y partners tecnológicos sobre automatización financiera, control inteligente del gasto y aplicación práctica de IA en procesos de negocio.
Presentamos nuestra solución en uno de los mayores escaparates de innovación tecnológica de Europa, conectando con inversores, corporates y startups del ecosistema SaaS internacional.
Participamos activamente en el ecosistema fintech latinoamericano, posicionando a Okticket como referente en gestión de gastos y pagos corporativos en México y LATAM, región estratégica para nuestra expansión.
Participamos en dos ediciones (Productivity e Industria) como partners tecnológicos, conectando con el ecosistema Microsoft Business Central y reforzando integraciones clave para nuestros clientes.
Presencia destacada en el principal encuentro del ecosistema Microsoft Dynamics en España, fortaleciendo relaciones con partners estratégicos y presentando casos de éxito de integración.
Y seguimos estando donde hay que estar
Además, mantuvimos presencia activa en otros eventos relevantes para seguir escuchando al mercado, reforzar alianzas y acompañar a nuestros partners y clientes:
Nuestro criterio: estar donde podemos aportar valor y sumar donde realmente marcamos la diferencia.
Ya de cara al nuevo año que está a las puertas, la gran apuesta seguirá siendo la expansión internacional. Cada mercado tiene sus particularidades, sus necesidades específicas, sus regulaciones. Y estamos preparados para adaptarnos sin perder la esencia: hacer que la gestión de gastos de viajes corporativos sea más simple, más rápida y más inteligente.
Nos vemos en 2026. Con más innovación, más inteligencia y, sobre todo, más ganas de seguir simplificando lo complejo.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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