Gestión de gastos de empresa: Cómo la automatización y la IA eliminan cuellos de botella financieros

En prácticamente todas las empresas hay algún proceso que se atasca. Con frecuencia, ese cuello de botella se produce en un mismo punto: la gestión de gastos de empresa.

¿La causa? Procesos obsoletos, en los que las tareas manuales e improductivas son la constante.  

Sin un software para gestionar gastos corporativos, cada parte del reporte y del control de las notas de gastos se convierte en un punto de fricción.

Visualiza esta escena: compras no registradas, empleados que acumulan tickets en sus carteras, justificantes que se pierden, gastos con tarjetas corporativas que tardan días en reflejarse, conciliaciones bancarias que se hacen manualmente al final del mes, errores que se repiten una y otra vez pero que no se detectan… ¿Te suena familiar?

Estos bloqueos no solo ralentizan el trabajo del equipo financiero. También generan costes ocultos y desviaciones presupuestarias difíciles de controlar.

Ahora bien, revertir esa situación es posible. Gracias a la automatización y a la inteligencia artificial, las empresas pueden digitalizar completamente la gestión de sus gastos y convertir una fuente de ineficiencia en una ventaja competitiva real.

Automatiza la gestión de gastos de empresa con IA: del viaje a la contabilidad

Pero no basta con automatizar solo una parte del proceso. La eficiencia real llega cuando todo el ecosistema de gestión de gastos empresariales está centralizado en una única plataforma digital. Las funcionalidades clave incluyen:

• Tecnología OCR para capturar la información de tickets y facturas.
• Conciliación de gastos con tarjeta en tiempo real.
• Integración con los principales sistemas de gestión empresarial (además de plataformas de movilidad y agencias en el caso de la gestión de gastos de viaje profesionales).
• Gestión sencilla de anticipos, kilometraje y dietas.
• Control de políticas y alertas automáticas por incumplimientos.
• Reporting inteligente.

En este contexto, la IA generativa aporta una nueva capa de automatización avanzada. Aprende del comportamiento de gasto, detecta anomalías, propone clasificaciones automáticas y reduce drásticamente el error humano. Es un copiloto financiero que trabaja 24/7.

Las empresas que automatizan su gestión de gastos con Okticket ahorran un 80% de tiempo administrativo y reducen un 90% los errores contables

Casos de uso reales: cómo Okticket transforma la gestión de gastos de empresa

Soluciones como Okticket ya están ayudando a departamentos financieros a optimizar su operativa diaria con beneficios tangibles:

• Captura de la información de tickets y facturas con una simple foto. Sobre la marcha, desde un smartphone.
• Clasificación y almacenamiento seguro en la nube.
• Visualización en tiempo real del comportamiento del gasto.
• Motor inteligente que comprende, contextualiza y aprende de cada interacción.
• Traducción instantánea de tickets en distintos idiomas, monedas y formatos.
• Reglas de gasto personalizables. ‍
• Envío de alertas al detectar gastos no alineados con la política de gastos.
• Conciliación bancaria automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Generación de gráficas automáticas para visualizar de forma clara el comportamiento del gasto.

Todo ello, cumpliendo con los requisitos normativos y de seguridad: homologación de la Agencia Tributaria y certificaciones ISO 27001 y 9001.

Conclusión: de cuello de botella a ventaja competitiva

En definitiva, con una gestión inteligente de gastos apoyada en IA generativa, las empresas pueden:

• Detectar gastos duplicados o fuera de política automáticamente.
• Anticipar errores antes de que generen costes.
• Generar dashboards interactivos por centro de coste, proyecto o empleado.
• Asegurar un cumplimiento fiscal preciso y auditable.

Por tanto, las organizaciones que digitalizan este proceso ganan en eficiencia, transparencia y cumplimiento.

¿Preparado para automatizar el proceso de gasto con un enfoque 100% a medida? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo Okticket puede ayudarte a eliminar cuellos de botella, reducir costes ocultos y automatizar tu ecosistema de gastos con el poder de la tecnología y la IA.

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