Está pasando. Las empresas vuelven a confiar en los viajes de negocios para lograr sus objetivos comerciales. Según las previsiones de Gebta, este 2025 la inversión aumentará un 22%, así que es el momento ideal para revisar y mejorar los mecanismos de control de viáticos empresariales.

Como ya hemos comentado en entradas anteriores, la gestión ineficiente de las dietas y gastos de viaje impacta negativamente en la rentabilidad empresarial. Además, es fácil que derive en incumplimientos normativos sancionables.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar viáticos de forma eficiente? Como veremos a continuación, la clave está en implementar políticas de gastos claras y herramientas digitales que automaticen los procesos.

Estrategias para un control de viáticos empresariales eficiente

1. Implementación de una política de gastos sólida

El punto de partida para lograr la trazabilidad que toda organización necesita es reforzar la política de gastos de viaje. Esta debe estar bien planificada, ser los más clara posible y no dejar margen a diferentes interpretaciones.

¿Cuáles son los imprescindibles de este documento?

Umbrales de gasto por destino

No tiene mucho sentido ser inflexible en los límites de gasto, puesto que los precios varían en función del destino. Los costes de alojamiento y restaurantes no serán los mismos en Madrid que en Cáceres o en Santiago de Compostela.

Hay empresas que también establecen diferentes umbrales según el rol del viajero dentro de la organización.

Protocolo de solicitud y reembolso estructurado

Es inevitable que de vez en cuando surjan compromisos de última hora que obliguen a hacer reservas sobre la marcha. Por eso la flexibilidad es importante.

Pero el procedimiento estándar debería ser que los empleados realicen una solicitud de viajes con margen suficiente como para que el departamento correspondiente pueda comparar diferentes tarifas y contratar la mejor opción.

Lo ideal es estandarizar el formato de solicitud para que incluya información como el motivo del viaje, el destino (local, nacional o internacional) y la duración.

De igual manera, el proceso de reembolso debe ser claro y estructurado, para evitar fricciones entre departamentos. Hay tres puntos que tienen que quedar bien definidos:

• Documentación requerida para la justificación de gastos.
• Plazos y formatos de presentación de las notas de gastos.
• Tipos de gastos que son reembolsables.

Información requerida para deducir gastos de viaje

Sin justificantes válidos no hay reembolsos ni deducciones fiscales. Así que conviene dejar claro cuáles son los imprescindibles. En el caso de las facturas completas, estas deben cumplir los requisitos fiscales establecidos por ley.

En este punto es importante recordar que existen una serie de límites para que las dietas estén exentas de tributar.

• Dietas con pernocta: Hasta 53,34 € diarios en territorio nacional y 91,35 € en el extranjero.
• Dietas sin pernocta: Hasta 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero.  
• Gastos de alojamiento: los importes justificados están exentos, sin límites

Para que estas asignaciones queden exentas de IRPF, deben cumplir con los requisitos de desplazamiento a un municipio distinto al centro de trabajo habitual y no extenderse más de nueve meses continuados.

“Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria.” Ley General Tributaria

Definición de gastos reembolsables

Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.

Otra buena práctica es incluir la fecha límite para entregar las notas de gastos, sin excepciones.

2. Digitalización y automatización del proceso

Pero de nada sirve realizar todos los ajustes de los que hemos hablado si luego nadie se ocupa de controlar que las políticas internas se cumplen. La falta de tiempo es una de las principales causas de que eso suceda, por lo que lo más operativo es implantar una solución especializada. El uso de herramientas como Okticket permite simplificar el proceso.

Registro y aprobación en segundos

Por una parte, facilitan el reporte de gastos por parte de los empleados. Por otra, automatizan el cumplimiento de las políticas internas y minimizan errores administrativos.

Integración con sistemas de gestión empresarial

A su vez, los equipos de administración pueden revisar, aprobar y contabilizar los gastos en tiempo real mediante integraciones con sistemas de gestión empresarial.

Recuerda que en Okticket disponemos de una funcionalidad específica para gestionar las dietas o viáticos sin salir de la aplicación. Así el proceso es mucho más sencillo.

Supervisión del gasto en tiempo real

Y gracias a nuestro módulo de solicitud de viajes, tendrás una visión 360º de cada desplazamiento laboral. Esta funcionalidad permite a los empleados generar peticiones con los datos básicos de cada desplazamiento, como fechas, destinos y presupuestos estimados.

Una vez aprobada la solicitud, la empresa obtiene visibilidad total de los conceptos incluidos en la hoja de gastos, lo que permite detectar discrepancias o cargos no autorizados en tiempo real.

3. Formación y Auditoría: Claves para un control riguroso de las dietas

No obstante, para que la política de viáticos sea efectiva, es fundamental que los empleados comprendan las reglas de gasto y sepan cómo utilizar las herramientas digitales disponibles. La capacitación periódica y la realización de simulaciones pueden contribuir a mejorar la adherencia a las normativas internas.

Por otro lado, llevar a cabo auditorías regulares ayuda a detectar posibles irregularidades, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento fiscal.

En definitiva. Con soluciones como Okticket, las empresas pueden optimizar el control de viáticos y mejorar la rentabilidad. ¡Descubre cómo!

Control de viáticos empresariales: Preguntas frecuentes

¿Qué son las dietas laborales?

Son compensaciones para cubrir gastos adicionales cuando un trabajador se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos deben ser asumidos por la empresa y pueden variar según las políticas internas.

¿Cómo afectan los viáticos a la nómina?

Si cumplen los límites exentos de IRPF, las dietas no afectan la base reguladora ni las retenciones. Se reflejan en la nómina como "percepciones no salariales".

¿En qué se diferencia el importe para dietas del tique restaurante?

Ambos conceptos están pensados para cubrir los gastos de manutención de los empleados, pero las dietas están asociadas a los viajes de empresa. En cambio, los tiques restaurante son beneficios que cubren comidas diarias sin necesidad de desplazamiento.

Dicen que la información es poder, pero cuando se trata de las finanzas empresariales, la frase correcta sería: “La información financiera es poder, pero solo si sabes cómo usarla”. En este trayecto hacia la eficiencia operativa es fundamental detenerse en un punto estratégico que a veces pasa desapercibido: la contabilidad de gestión.

Normalmente, al hablar de contabilidad, la mente se enfoca en la financiera. Pero no todo son reportes para inversores, entidades financieras o reguladores. También es necesario transformar los datos financieros en insights accionables para la toma de decisiones estratégicas.

En este artículo veremos el valor que aporta la contabilidad de gestión en términos de optimización financiera, reducción de costes y fortalecimiento de la estrategia empresarial.

¿Qué es la contabilidad de gestión?

También conocida como contabilidad directiva, la contabilidad de gestión se centra en recopilar, analizar e interpretar los datos financieros y no financieros para maximizar los beneficios y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

Estos detalles aportan un valor adicional a la mera información contable. Además de la evolución empresarial, permiten sacar proyecciones a futuro. Incluso detectar posibles errores cuando todavía no es tarde para actuar.

Y todo ello sin la obligación de cumplir con las normas y estándares contables a las que está sometida la contabilidad financiera.

Principales características de la contabilidad de gestión

Se podría decir que la contabilidad de gestión es una combinación entre la contabilidad financiera y la de costes que se caracteriza por una serie de peculiaridades:

• Se gestiona de manera interna y no se divulga fuera de la empresa.
• No está sujeta a regulaciones externas, lo que permite adaptarla a las necesidades del negocio.
• Está orientada a la toma de decisiones estratégicas en función de la política empresarial.
• Analiza estructuras organizativas y mide su eficiencia en relación con la productividad.
• Evalúa indicadores clave como tiempos de producción, uso de recursos y fijación de precios, abarcando diversos departamentos.
• Emplea técnicas avanzadas, como pueden ser el análisis marginal, la valoración de inventarios o herramientas de pronósticos financieros.

Beneficios de la contabilidad directiva para las empresas

En resumen, la contabilidad de gestión o directiva proporciona una serie de ventajas para los departamentos financieros. Estas son algunas de las principales:

1. Tomar decisiones fundamentadas, basadas en información real, precisa y relevante.
2. Optimizar recursos de forma estratégica, lo que a su vez permite maximizar la rentabilidad.
3. Analizar tendencias y adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado. Esto consigue que las empresas sean más competitivas.
4. Controlar los gastos, tanto de producción como operativos o administrativos.
5. Evaluar la rentabilidad en las diferentes áreas para saber con exactitud cuáles generan más ingresos. O, al contrario, cuáles requieren ajustes.
6. Apoyar decisiones estratégicas a largo plazo.

Por tanto, la contabilidad de gestión es el complemento que necesita la contabilidad financiera para optimizar la eficiencia y rentabilidad de una empresa.

Diferencias entre contabilidad financiera y contabilidad de gestión

Ambas disciplinas ayudan a los responsables a tomar decisiones al más alto nivel, pero las diferencias son evidentes. Mientras que la contabilidad financiera proporciona una imagen fiel de la situación económica, la contabilidad de gestión permite convertir esos datos en estrategias que optimicen el rendimiento empresarial

A continuación, una tabla comparativa:

Ejemplo práctico

Vamos a ver estas diferencias con un ejemplo. Imagina una empresa en la que una parte importante del presupuesto se invierte en viajes de negocios. Con la contabilidad financiera, es posible saber cuánto gastan los empleados en total. O como mucho, cuál es el gasto en alojamiento, o en transporte.

En cambio, la contabilidad de gestión permite desglosar los importes para conocer los detalles. Cuánto se gasta en aviones, en taxis, en transporte público, en coches de alquiler, en kilometraje, en gasolina, en peajes, en parkings, etc.

Así se pueden identificar patrones de gasto y negociar mejores acuerdos con los proveedores.

Cómo implementar la contabilidad de gestión en una empresa

Ahora que ya ha quedado claro el aporte de la contabilidad de gestión, es momento de saber cómo integrarla de manera efectiva:

• Definir los indicadores clave de desempeño (KPIs) relevantes para el negocio. Por ejemplo, margen de contribución, coste por unidad o tasa de rotación de inventario.
• Automatizar el proceso contable. No es fácil conseguir la información necesaria cuando se siguen empleando métodos manuales. Aquí es donde entran en juego las soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales, como puede ser Okticket.
• Integrar la contabilidad de gestión con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo, etc.)
• Revisar periódicamente los datos para ajustar la estrategia empresarial.

Uso de la contabilidad de gestión en la optimización de gastos empresariales con Okticket

Como acabamos de decir, la tecnología es clave para implementar la contabilidad de gestión de manera eficiente. Okticket, por ejemplo, utiliza la IA para mejorar el proceso de gestión de los gastos de viaje profesionales.

Una vez registrado el gasto, este queda clasificado por tipo (transporte, alojamiento, dietas, kilometraje, etc.), departamento, centro de coste, forma de pago o usuario.

Toda esa información permanece almacenada y ordenada para que los departamentos de back office la analicen de la forma que les resulte más conveniente.

Además, puedes integrarla con tu ERP o software de gestión empresarial para una gestión automatizada de la contabilidad.

Caso de uso real

Tomando como referencia el ejemplo expuesto un poco más arriba, si el equipo financiero utiliza Okticket para gestionar los gastos de viaje profesionales e identifica gastos elevados en transporte privado, está en posición de barajar alternativas. Puede ser promover el uso del trasporte público, o llegar a acuerdos con los proveedores para reducir costes sin afectar la operatividad.

Conclusión: La contabilidad de gestión como pilar de la rentabilidad

A pesar de sus diferencias, la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión son complementarias.

Mientras la primera ofrece una visión global de la situación económica, la segunda permite optimizar costes, mejorar la planificación financiera y aumentar la rentabilidad.

De su correcta aplicación dependerá el éxito o el estancamiento del negocio.

‍Herramientas como Okticket contribuyen a una contabilidad más accesible y eficiente. ¡Compruébalo hoy mismo!

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¿Crees que la contabilización de facturas te roba más tiempo del que debería? Cada año, las empresas pierden cientos de horas en la gestión manual de gastos profesionales.

Un método arcaico que genera otros problemas añadidos, como errores, falta de visibilidad, pérdida de control sobre los gastos o dificultades en la conciliación contable.

Hoy en día, con el mercado moviéndose tan rápido, esta ineficiencia puede salir muy cara.  Así que, quizás haya llegado el momento de transformar este proceso en una ventaja competitiva.

La clave está en la automatización. Y más concretamente, en la aplicación de Inteligencia Artificial para la contabilización de tickets y facturas.

Control de costes y automatización inteligente: Una prioridad para los CFO

Los CFO con visión estratégica ya son conscientes de la necesidad de integrar esta tecnología en su día a día. Cuatro de cada diez directores financieros de empresas españolas utilizan herramientas de inteligencia artificial (IA) en su gestión diaria. Y otro 25% “está en proceso” de aplicarla, según un reciente informe de Grant Thorton.

Del estudio también se desprende que en su top de prioridades “para mejorar la modernización operativa y garantizar la competitividad” está el aumento de la inversión en digitalización y tecnología.

Esta tendencia demuestra la importancia de herramientas especializadas en automatizar la gestión y contabilidad de gastos de empresa.

Contabilización de facturas automática: El papel del OCR con Inteligencia Artificial

En este punto es importante recordar que los métodos de contabilización de facturas y tickets dependen de la normativa contable de cada país y del sistema de gestión de la empresa.

Para elegir el adecuado, las empresas deben considerar factores como el volumen de facturas, la necesidad de automatización, el cumplimiento normativo y la integración con otros sistemas financieros.

Lo ideal es una combinación de digitalización, inteligencia artificial y automatización.

Aquí es donde entran en juego soluciones avanzadas como Okticket, que han aplicado IA a su tecnología para leer automáticamente los datos de las facturas y tickets, categorizarlos y contabilizarlos según las normas fiscales vigentes.

Del registro del gasto a la contabilidad: automatización en 5 etapas

Gracias a la integración de un OCR inteligente (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con los sistemas contables, las empresas pueden automatizar la contabilización de facturas y tickets de forma sencilla.

1. Captura automática de tickets y facturas, generalmente a partir de fotos sacadas con dispositivos móviles. También pueden integrarse con proveedores que envían facturas electrónicas o escanear documentos en PDF.
2. El sistema identifica y extrae datos relevantes, como pueden ser: proveedor, fecha de emisión, importe total y desglosado, número de ticket o factura, concepto, etc.
3. Aplica reglas de validación para detectar errores o datos incompletos. De esta forma, evitarás registros incorrectos en la contabilidad.
4. Clasificación y asignación contable automática de los gastos según el Plan General Contable (PGC). Por ejemplo, las facturas de restaurantes se asignan a los gastos de dietas y representación, mientras que los tickets de parking se catalogan como gastos de desplazamiento. De esta forma, los primeros irán a la cuenta 627 (Publicidad, propaganda y relaciones públicas) y los segundos a la 629 (Otros servicios).
5. Una vez validados los datos, el sistema transfiere automáticamente la información al ERP o sistema de gestión utilizado para su contabilización. Con ello te aseguras de que cada gasto se registra correctamente.

Por ello, es razonable considerar que la combinación de OCR inteligente y contabilización automatizada aporta una nueva realidad a la gestión de tickets y facturas.

Automatizar la contabilización de facturas y tickets en tu empresa paso a paso

SI bien la automatización del proceso de contabilización de facturas y tickets permite optimizar la gestión financiera, el éxito pasa por seguir los pasos recomendados.

1. Identifica los retos a los que se enfrenta tu organización y define los objetivos (reducir el tiempo de contabilización, mejorar la trazabilidad de los gastos, etc.)
2. Elige un software de automatización que integre tecnologías como un OCR de facturas inteligente para la extracción de datos. Importante también que ofrezca conciliación automática, integración con tu sistema contable, que alerte sobre posibles irregularidades y que cumpla con la normativa fiscal de España.
3. Capacita a los empleados para el uso de las herramientas de digitalización de facturas.
4. Define criterios y reglas para la asignación de cuentas contables, impuestos y centros de coste según la política de tu empresa.
5. Configura flujos de aprobación para garantizar el cumplimiento de dichas reglas.
6. Antes de la implantación definitiva, realiza pruebas y establece los ajustes necesarios.
7. Analiza las métricas clave. como pueden ser el tiempo de procesamiento, el porcentaje de errores reducidos y la eficiencia operativa.

Ventajas de la automatización con la IA de Okticket

Retomando el punto número dos, en el mercado existen varias soluciones integrales. Como Okticket, que te permite capturar, validar y contabilizar documentos en segundos.

Su nueva tecnología basada en IA procesa los documentos de forma automática, extrae la información relevante y la envía directamente al software contable de tu empresa. Sea el que sea (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).

A continuación, una muestra de los beneficios que aporta un OCR inteligente como el de Okticket:

• Reconocimiento automático de los datos clave de facturas y tickets, como fecha, importe, impuestos y proveedor. PelAIo, el lector OCR avanzado de Okticket, extrae e interpreta la información con independencia del país, identificador fiscal, idioma, moneda etc. El registro del gasto se realiza de dos formas:

1. Sacando una foto del justificante a través de la cámara de la app.
2. Enviando los documentos ya digitalizados al robot de procesamiento de facturas en PDF.

• Integración bidireccional y evolutiva con las principales plataformas de contabilidad. Así evitarás la introducción manual de datos.
• Al eliminar las tareas manuales y repetitivas de entrada de datos, se minimizan los errores (como pueden ser las facturas duplicadas).
• Obtención de un registro digital accesible en cualquier momento.
• Las empresas liberan horas de trabajo administrativo. Con Okticket, el porcentaje de ahorro de tiempo es del 80%.
• Permite la aprobación y contabilización de facturas en tiempo real.‍
• La trazabilidad de los gastos está asegurada. Los equipos de back office tienen la visibilidad que necesitan en un solo sistema.
• Garantía de que los gastos están siendo contabilizados conforme a la normativa fiscal vigente.
• Impacto financiero positivo.  

El ROI de la automatización: Ahorro de costes y mejora de la eficiencia

Las empresas que han implementado soluciones de automatización han logrado ahorrar una media de 5 euros por cada factura procesada automáticamente (fuente: Aberdeen Group,).

Si a esta bajada de costes se suma el ahorro de tiempo en tareas administrativas y la reducción de errores en la contabilidad, el retorno de la inversión es muy rápido. Prácticamente inmediato en el caso de Okticket.

Impacto de los flujos de validación personalizados en la contabilización de facturas y tickets

Especial atención también merece el punto número 5. La implementación de flujos de aprobación personalizados permite establecer reglas y procedimientos específicos para la aprobación y validación de gastos antes de su contabilización.

Este workflow puede variar según diferentes criterios: importe, departamento responsable, tipo de gasto, normativa fiscal aplicable…

Con ello se consigue detectar inconsistencias en los importes, impuestos y conceptos antes de procesar la factura.

Conclusión: La contabilidad automatizada como ventaja competitiva

En definitiva. Automatizar la contabilización de facturas es una decisión estratégica que permite a las empresas centrarse en su crecimiento sin verse atrapadas en tareas repetitivas y de bajo valor añadido.

¿Tu empresa sigue gestionando manualmente sus tickets y facturas? No pierdas más tiempo. Descubre cómo la automatización puede transformar la contabilidad de tu empresa.

Contacta con nosotros y empieza a optimizar recursos hoy mismo.

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A medida que el parque de vehículos enchufables aumenta, es más frecuente encontrar empresas que deben gestionar y controlar los pagos de las recargas de energía cuando los empleados viajan por trabajo.

Ya sea porque los trabajadores utilizan su propio coche eléctrico para los desplazamientos, o porque usan vehículos de flota que deben enchufar en ruta, estos gastos de electricidad deben ser tratados de la misma forma que se hace con los de gasolina y kilometraje de un vehículo con motor de combustión.

A lo largo de las siguientes líneas repasaremos las mejores prácticas para supervisar y optimizar este proceso.

Estrategias para controlar los pagos de las recargas de energía en desplazamiento profesionales

Las empresas que tienen que gestionar los gastos de recargas en electrolineras deben enfrentarse a desafíos como la variedad de proveedores, la diversidad de métodos de pago, la falta de estrategias empresariales para controlar este gasto o la dificultad para obtener comprobantes válidos en algunos puntos de recarga.

Para solucionar estos desafíos, las empresas necesitan herramientas y procesos eficientes.

Usar tarjetas corporativas

Según el último Barómetro de Electromovilidad, en España existen más de 38.000 puntos de recarga de vehículos eléctricos.

La proliferación de las estaciones de carga es una buena noticia para el medio ambiente, pero para las empresas supone el tener que redefinir la gestión de gastos corporativos.

Hasta ahora, medios de pago como las tarjetas carburante permitían simplificar el reembolso y la gestión de gastos de combustible asociados a los viajes de negocios.

Con los surtidores eléctricos, las formas de pago pueden variar, por lo que los departamentos de contabilidad deben extremar las precauciones para no perder la trazabilidad del gasto. A la hora de validar las notas de gastos, pueden encontrarse con pagos efectuados con tarjetas de crédito, con las tarjetas de empresa, en efectivo, con llavero RFID o directamente desde la aplicación de los diferentes operadores de recarga.

Por tanto, lo mejor es utilizar una tarjeta de empresa que permita el pago en todas las estaciones de recargar. De esta forma, todos los pagos quedarán unificados en un único sistema. Además, los empleados no tendrán que adelantar dinero de su bolsillo.

Y si quieres evitar usos indebidos, solo tienes que configurar límites de gasto y restricciones por categoría.

Implantar una solución especializada en gestión de gastos corporativos

Las aplicaciones pensadas para digitalizar los gastos de viaje profesionales como Okticket también facilitan el seguimiento de las recargas de los vehículos enchufables. ¿Cómo te ayudan?

• Digitalizan y validan automáticamente los tickets de carga. Los usuarios pueden fotografiar las facturas de las recargas de energía usando una aplicación móvil. La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae automáticamente los datos relevantes, como el importe, la fecha y la dirección.
• Permiten registrar y centralizar todos los pagos realizados en surtidores eléctricos, independientemente del medio elegido.
• Ofrecen control en tiempo real del gasto de cada empleado. De esta forma, puedes detectar errores, patrones de gasto inusuales o posibles fraudes (facturas duplicadas, por ejemplo).
• Las solicitudes de reembolso se envían automáticamente a los aprobadores designados, quienes reciben notificaciones para revisar los gastos pendientes. Con ello se consigue acelerar el proceso.
• Generan informes detallados sobre consumo energético, costes por trayecto y patrones de gasto.
• Se integran con tu sistema contable para automatizar la contabilidad.
• Las facturas y los datos de gastos se almacenan de manera segura en la nube, facilitando el acceso en cualquier momento.

Gracias a estas herramientas, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro, negociar mejores acuerdos con proveedores de carga y tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.

Realizar una planificación estratégica de las rutas

¿Te preocupan los sobrecostes? Siempre puedes identificar las estaciones de recarga más económicas y planificar las rutas en función de su ubicación.

Aplicaciones como Google Maps, Electromaps o ABRP (A Better Route Planner) ayudan a planificar trayectos eficientes y prever los costos de recarga.

Establecer una política de gastos de viaje clara

Si en tu organización ya hay una política de gastos de viaje, es necesario actualizarla para incluir este gasto. SI todavía no hay ninguna, es hora de establecerla. No te olvides de definir los siguientes puntos:

• Los tipos de repostaje cubiertos: gasolina, electricidad, etc.
• En qué estaciones se puede repostar o recargar el coche.
• El límite de gasto permitido por recarga y viaje.
• Las formas de pago autorizadas: tarjetas corporativas, efectivo., anticipos…
• Los gastos reembolsables y no reembolsables.
• Los requisitos que deben cumplir los justificantes.
• El proceso de reembolso.
• Qué personas son responsables de revisar y aprobar estos gastos.

Después, tendrás que realizar auditorías periódicas para asegurarte de que los gastos están alineados con las políticas de la empresa. También es recomendable actualizar este documento según las necesidades de la empresa y los cambios en los precios de la energía.

¿Cuánto cuesta cargar un coche eléctrico en 2025?

Para establecer los límites económicos a las recargas, lo primero es saber cuánto cuesta cargar un coche enchufable. El importe va a depender, principalmente, del consumo del vehículo (kWh/km) y del lugar en el que se efectúa la recarga.

Aquí pueden darse tres escenarios:

1. Recarga en el centro de trabajo. Controlar el gasto es sencillo, ya que la factura llega directamente a la empresa.
2. Recargas en casa de los empleados. En este caso, es necesario que el trabajador presente la factura de la luz. El coste por kilovatio-hora suele estar entre 0,10 y 0,20 euros, lo que equivale a un gasto de entre 5 y 10 euros para una batería de 50 kWh.‍
3. Coste en puntos de carga públicos. El precio varía en función de la ubicación, del operador y del tipo de recarga utilizada: semi-rápida, rápida o ultrarrápida.  El coste varía entre los 0,30 euros y los 0,50 euros por kWh, lo que significa que una carga completa podría costar 20 euros o más.

En esta web del Ministerio para la Transición Ecológica y Reto Demográfico puedes ver una comparativa sobre el coste de los combustibles de automoción en €/100km

Conclusión

Los vehículos eléctricos son la alternativa para avanzar hacia una movilidad más sostenible, pero conllevan una serie de retos a la hora de gestionar los pagos de las recargas de energía.

La solución para optimizar este proceso pasa por establecer políticas internas claras, ofrecer tarjetas de empresa a los empleados e implantar una aplicación de gestión de gastos profesionales. ¿Quieres saber más?

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La revisión manual de cada ticket o factura, la pérdida de trazabilidad, las discrepancias, las tardanzas en la aprobación… La validación de gastos profesionales puede llegar a ser un proceso lento y engorroso que lastra la productividad y la eficiencia financiera de tu empresa. Sobre todo, si no dispones de las herramientas adecuadas.

Cuando un gasto tiene que pasar por varios responsables antes de ser tramitado y reembolsado, los cuellos de botella son inevitables. Por tanto, sobra decir que la solución más rápida a esta problemática es la automatización de los flujos de aprobación.

En Okticket este workflow es totalmente personalizable y está pensado para mantener el control en cada etapa. Pasarás de tardar días en validar las notas de gastos a realizar la aprobación en pocos minutos, desde la propia aplicación.

Beneficios de la automatización en la aprobación de gastos

Los flujos de aprobación automatizados permiten definir reglas específicas dependiendo de las necesidades de cada empresa: según los roles de los empleados, la ubicación, los importes o las categorías de gasto, por ejemplo.

Enseguida notarás el impacto positivo:

• Lograrás tener visibilidad total de los gastos en tiempo real, fundamental para sacar más jugo a los presupuestos.
• Gracias a ese control inmediato, podrás detectar los errores y el fraude antes de que se conviertan en un problema financiero grave.
• Tendrás la garantía de que los justificantes validados, digitalizados y almacenados cumplen con la normativa española.
• Al reducir los tiempos de aprobación, también podrás agilizar los reembolsos, un asunto que suele generar bastantes fricciones.

Las empresas que automatizan la gestión de gastos reducen un 30% el tiempo dedicado a aprobaciones y mejoran la precisión de los reportes financieros en un 44% (The Aberdeen Group)

Casos de uso: Adaptación a cada empresa

Un sistema de aprobaciones flexible permite adaptar los flujos al tamaño y estructura de cada organización. Veamos un par de supuestos:

• Tienes un pequeño negocio y solo necesitas validar los gastos que superen un importe determinado (50 euros, por ejemplo). Pues bien, puedes configurar el workflow para establecer un umbral automático. De esta forma, los gastos menores a 50 euros se aprobarán automáticamente y el resto pasarán a un responsable para su validación.
• Eres el responsable financiero de una gran compañía y necesitas que los gastos pasen por varios niveles de aprobación. En ese caso, el flujo puede ser:

1. El trabajador envía el gasto a revisión.
2. Su supervisor comprueba que todo es correcto y lo aprueba.
3. Se lo pasa a un segundo responsable para que lo valide.
4. Finalmente, lo remite a contabilidad para que lo tramite y ordene el reembolso (si procede).

Este flujo puede variar para cada empresa. Incluso dentro de la misma compañía, ser diferente en función del departamento o del proyecto.

Tips para optimizar el proceso de aprobación de gastos

Un error común en la gestión de aprobaciones es añadir pasos innecesarios que solo ralentizan el flujo de validación.

Para optimizar el proceso, es clave contar con un sistema de notificaciones que informe en tiempo real sobre los cambios de estado de los gastos. Soluciones como Okicket ya integran esta funcionalidad.

Además, un sistema ágil debe equilibrar el control con la rapidez en la toma de decisiones. Para ello, es clave establecer una política de gastos clara y adaptada a la actividad de la empresa.

Este documento debe identificar, entre otros: los responsables de aprobación, sus sustitutos en caso de ausencia, los límites de gasto, los gastos reembolsables y el procedimiento de reembolso.

¿Quieres saber cómo funciona la automatización de los flujos de aprobación de Okticket? Escríbenos aquí y verás lo fácil que es lograr una gestión de gastos profesionales más ágil y eficiente.

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En entornos laborales cada vez más digitales y dinámicos, es necesario adaptar hasta el más mínimo procedimiento. Cuanto más, si están relacionados con tareas tan importantes como la gestión de gastos profesionales.

Los departamentos financieros necesitan soluciones que contribuyan a optimizar este proceso. ¿Y qué mejor manera de controlar los gastos de empresa que empezando por el pago?

En este sentido, las tarjetas de empresa inteligentes ofrecen una solución integral para el control de gastos. En entradas anteriores ya hemos descrito las ventajas que aporten las tarjetas de crédito tradicionales, así que en este artículo nos centraremos en explicar cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas.

Este producto ya se ha posicionado como una alternativa frente a los métodos de pago tradicionales. Ofrecen seguridad, control y flexibilidad sin necesidad de tener que llevar encima el plástico.

¿Qué son las tarjetas de empresa virtuales? ¿En qué se diferencian de las tarjetas físicas? ¿Qué beneficios aportan? ¿Cómo se crean y cómo se gestionan? Preguntas frecuentes para las que tenemos respuesta.

¿Qué son y cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas?

Las tarjetas virtuales son la versión digital de las tarjetas de crédito o de débito. Diseñadas específicamente para transacciones online o en comercios físicos mediante soluciones de pago móvil, como Google Pay o Apple Pay, se caracterizan por ofrecer rapidez y seguridad en los pagos.

Y lo que es más importante, vienen a dar solución a los problemas más comunes asociados a la gestión de gastos profesionales. Hablamos, entre otros, de:

• Tickets y facturas perdidos, lo que complica la justificación de los gastos.
• Falta de control y de trazabilidad de los gastos.
• Incumplimiento de las políticas de gastos internas.
• Retrasos en las conciliaciones.

Todo ello impacta en la eficiencia operativas de las organizaciones.

Beneficios de las tarjetas digitales para empresas

La solución, como decíamos, puede estar en el uso de las tarjetas digitales para gastos de empresa. No ocupan espacio, puedes bloquearlas tú mismo y están especialmente indicadas para agilizar las transacciones en el extranjero.

Más ventajas de este producto:

• Los administradores pueden definir límites de gasto, usos permitidos (por ejemplo, solo para alimentación) y fechas de vencimiento.
• Las empresas pueden monitorizar las transacciones en tiempo real.
• Es posible obtenerlas en el momento, simplemente realizando la solicitud a través de una aplicación móvil o de una plataforma Web.
• Algunas tarjetas digitales generan nuevos datos después de cada uso, lo que evita el riesgo de fraudes.
• En caso de que surja algún imprevisto, los usuarios pueden desactivarlas.
• Al ser 100% digitales, evitan la producción de plástico y reducen el impacto ambiental.

¿Cómo utilizar una tarjeta de empresa virtual?

Las tarjetas virtuales te permiten realizar casi todas las transacciones que puedes llevar a cabo con tu tarjeta física. Pero a la hora de pagar, en vez de abrir la cartera y sacar el plástico, tendrás que abrir la app de tu banco.

Además, lo normal es que puedas asociar las tarjetas digitales a plataformas de pago como Apple Pay y Google Pay.

Comparativa: Tarjetas virtuales vs físicas

Como ya hemos adelantado, las tarjetas virtuales funcionan de forma similar a las tarjetas tradicionales físicas. No obstante, entre ambas existen algunas diferencias que mostramos en la siguiente tabla.

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¿Google Pay o Apple Pay? La tarjeta virtual de Okticket, también en tu móvil

Hay tarjetas para empresas que van aún más allá. Es el caso de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket pensada para automatizar la gestión de los gastos de viajes profesionales.  

¿Por qué elegir la tarjeta virtual de Okticket?

A diferencia de otras soluciones genéricas, la tarjeta virtual de Okticket está diseñada pensando en las necesidades específicas de las empresas: Disponible también en formato digital, se adapta a las necesidades específicas de cada empresa.

• Controla el gasto antes de que se produzca. Puedes establecer límites por usuario, por categorías de gasto y por periodo de tiempo.
• Gestiona y analiza los pagos realizados en tiempo real.
• Administra todas las tarjetas desde una única plataforma.
• Cada gasto se registra automáticamente en el sistema, eliminando los errores manuales y la necesidad de guardar tickets físicos.
• Activa y desactiva la tarjeta desde la aplicación.
• Conciliación automática.
• Integración directa con tu ERP.
• Se asocian a las apps de pago que utilicen los empleados (Google Pay y Apple Pay). De esta forma, pueden pagar prácticamente en cualquier establecimiento y lugar en el que se encuentren.

En definitiva, la OKT Card no es solo una tarjeta para gastos de empresa. Se trata de una herramienta estratégica para optimizar la gestión de los gastos de viajes de negocios.

Preguntas frecuentes

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Sí. Las tarjetas virtuales son una de las opciones de pago más seguras disponibles actualmente. Gracias a su tecnología avanzada y cumplimiento con regulaciones internacionales, ofrecen una protección superior contra fraudes y usos no autorizados en comparación con las tarjetas físicas tradicionales.

Entre las principales medidas de seguridad están:

• El cumplimiento con la normativa PSD2 en Europa
• La autenticación multifactor (MFA) para cada transacción
• El uso de tokens dinámicos, un sistema que genera un código único por pago
• La capacidad de bloqueo instantánea
• Una menor exposición a dato sensibles
• El monitoreo y la emisión de alertas en tiempo real

¿Puedo usar tarjetas virtuales en cualquier país?

Sí, las tarjetas virtuales pueden utilizarse en casi cualquier país, siempre que sean emitidas por una red de pagos global como Visa, Mastercard o American Express y el comercio acepte pagos digitales.

Es importante verificar la compatibilidad con Google Pay o Apple Pay, posibles tasas de conversión y regulaciones locales. Además, algunos bancos pueden requerir autenticación adicional para transacciones internacionales.

¿Qué empresas ofrecen tarjetas virtuales?

Muchas empresas, tanto bancos tradicionales como fintech, ofrecen tarjetas virtuales para particulares y empresas. Para gestión de gastos corporativos, soluciones como Okticket destacan por su enfoque en el control y automatización de pagos.

¿Se pueden integrar con sistemas de contabilidad o ERPs?

Sí, soluciones como Okticket permiten integrar los pagos con sistemas de contabilidad y ERPs para automatizar la gestión de gastos.

¿Listo para optimizar la gestión de gastos de tu empresa? Solicita tu tarjeta virtual hoy mismo.

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La adecuada gestión de los costes asociados a los viajes de empresa es fundamental para mantener una buena salud financiera. Para ello, es importante tener claros todos los conceptos. Distinguir entre viáticos y gastos de viaje, por ejemplo.

En España ambos términos suelen confundirse, cuando en realidad tienen implicaciones contables, legales y fiscales distintas. Y por ahí pueden empezar los desajustes contables.

¿Por qué es importante diferenciar las dietas o viáticos de los gastos de viaje profesionales? Un adelanto:

1. Porque los gastos se clasifican y registran adecuadamente, lo que implica una gestión financiera más eficaz.
2. Porque entender las implicaciones fiscales ayuda a maximizar las deducciones tributarias. O a minimizar las cargas fiscales, dependiendo del caso.
3. Porque facilita la adopción de políticas de gastos de viaje claras.

¿Qué son los viáticos? ¿Qué son los gastos de viaje profesionales? ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? Esperamos que este artículo sirva para que no haya más confusiones entre viáticos y gastos de viaje.

Diferencias entre viáticos y gastos de viaje: Definición y naturaleza

Definición, naturaleza, importe, tratamiento fiscal, límites, justificación… Para entender mejor las diferencias entre dietas laborales y gastos de viajes de negocios lo mejor es ver las peculiaridades de cada uno.

¿Qué son los viáticos y qué cubren?

Conocidos popularmente como dietas laborales, los viáticos son las asignaciones fijas que las empresas entregan a los empleados para cubrir gastos menores durante los viajes de trabajo. Alimentación o transporte local, por ejemplo.

El Estatuto de los Trabajadores recoge los viáticos como un derecho laboral. Normalmente, las cantidades a abonar son fijas (depende de las políticas internas), se proporcionan antes del viaje y no es necesario presentar ningún justificante de gastos.

No obstante, es importante hacer un apunte. En ocasiones, la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.

Ventajas:

• Se reduce la carga administrativa.
• Los empleados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni preocuparse por guardar y presentar un recibo por cada pequeño gasto.

Desventajas

Es necesario llevar un control adecuado para evitar descuadres en el flujo de caja.

¿Qué son los gastos de viaje profesionales?

Por su parte, los gastos de viaje son los costes directamente relacionados con el desplazamiento por motivos laborales. Incluyen, entre otros: Alojamiento, comidas en restaurantes, transporte desde el origen al destino y viceversa (como puede ser un billete de avión), alquiler de vehículos, peajes, gasolina, kilometraje, aparcamientos, incluso las dietas.

Al contrario que en los viáticos, el importe varía en función de cada desplazamiento. Además, es necesario justificar los gastos mediante tickets, facturas o recibos.

Por tanto, podría decirse que todos los viáticos están incluidos en los gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son viáticos.

Ventajas:

La empresa mantiene un control detallado sobre los gastos de desplazamiento.

Desventajas:

• Aumenta la carga administrativa para los departamentos financieros.
• Los trabajadores tienen que guardar los comprobantes para posteriormente adjuntarlos a las notas de gastos y así recibir el reembolso por parte de la empresa.

Implicaciones fiscales y legales de los viajes de empresa

Algo que sí tienen en común las dietas laborales y los gastos de viaje profesionales es que ambos están exentos de impuestos siempre y cuando se ajusten a los límites establecidos por la Agencia Tributaria (Real Decreto 439/2007).

Gastos deducibles en el IRPF

Recordemos los topes exentos de IRPF en 2025:

Gastos de alimentación

• Desplazamientos dentro del territorio nacional:  26,67 euros al día sin pernocta y 53,34 euros por día con pernocta.
• Viajes internacionales: 48,08 euros diarios sin pernocta y 91,35 euros por día con pernocta.

Gastos de kilometraje

Están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros).

Gastos de alojamiento y de transporte

Para estos conceptos no existen límites económicos. No obstante, en el caso de los alojamientos hay dos requisitos:

1. Debe estar en municipio distinto al del lugar de trabajo habitual y de residencia del trabajador desplazado.
2. La estancia no puede superar los 9 meses de forma ininterrumpida.

Las cantidades que excedan estos límites pueden ser consideradas como parte del salario y como consecuencia, estar sujetas a retención y tributación en el IRPF.

Deducción del IVA en los gastos de viajes profesionales

Asimismo, las empresas pueden deducir el IVA de los desplazamientos asociados a la actividad del negocio. Para ello, necesitan guardar la factura original.

Dicho documento debe tener una serie de características, como estar a nombre de la empresa e incluir la información básica exigida por ley (fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente).

¿Los gastos de viaje son de fuera de la Unión Europea? Solo podrás solicitar la devolución del IVA si existe un acuerdo de reciprocidad con España.

¿Qué pasa con el impuesto de Sociedades?

Del mismo modo, cuando están debidamente justificados, los gastos de viaje son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.

Gestión eficiente de los viáticos y gastos de viaje

Para justificar los gastos de desplazamiento hay dos opciones:

1. Rellenar a mano las notas de gastos y guardar todos los comprobantes en papel, con el consiguiente riesgo de cometer errores críticos y de perder algún justificante. Todo ello puede dar lugar a sanciones y recargos en caso de una inspección de Hacienda.
2. Implementar una solución de digitalización y automatización de gestión de gastos de viaje profesionales que optimice el proceso, bloquee el fraude interno y asegure el cumplimiento fiscal y normativo.

¿Tienes claro cuál de las dos alternativas es más eficiente? Pues bien, la optimización de recursos todavía será mayor si das con la combinación adecuada de tecnología y estrategia.

¿Qué te recomendaría un experto en la materia?

• Establece una política de gastos clara e informa a los empleados.
• Utiliza soluciones tecnológicas avanzadas.
• Elige una solución de gestión de gastos de viaje profesionales que se integre con tu ERP. Como hace Okticket.
• Ajusta los límites de gasto a los precios del mercado.
• Analiza los datos de gasto para optimizar los presupuestos de viajes.
• Realiza controles internos de forma periódica.
• Facilita la comunicación directa entre viajeros, responsables y departamento financiero.

Conclusión

De todo lo dicho se puede deducir que la comprensión clara de las diferencias entre viáticos y gastos de viaje es esencial para la gestión financiera efectiva dentro de las empresas.

Esta distinción ayuda a mejorar la contabilidad y el cumplimiento fiscal. Al mismo tiempo, facilita la planificación financiera más precisa y estratégica.

¿Listo para simplificar la gestión de tus viáticos y gastos de viaje? Contacta con nuestros expertos hoy mismo y mejora tu gestión financiera.

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Convertir tus gastos profesionales en oportunidades de ahorro. En eso consisten, básicamente, los programas de recompensas en cashback para empresas.

Gasolina, comidas de negocios, hoteles… Con el cashback, cada vez que realizas una compra, recuperas parte del dinero gastado.

¿Quieres saber cómo puedes beneficiarte de estos programas? A lo largo de este artículo repasaremos qué son, cómo funcionan y cómo aprovecharlos al máximo.

¿Qué son los programas de recompensas en cashback?

Literalmente, la palabra de origen inglés “cashback” se traduce como “dinero de vuelta”. A grandes rasgos, se trata de un esquema de beneficios mediante el que te devuelven un porcentaje del dinero gastado en tus compras.

Es importante no confundir estos programas de recompensa con la posibilidad de retirar dinero en efectivo al realizar una compra en un establecimiento. Este importe en metálico se suma al de la compra y se abona con la tarjeta bancaria.

Funcionamiento de los bonos reembolso

Como ocurre con cualquier otro sistema de fidelización, para disfrutar de las ventajas del cashback lo primero que debes hacer es registrarte y activar las ofertas disponibles.

Tipos de cashback

Actualmente hay varios tipos de programas de cashback. El más habitual es el ofrecido al utilizar las tarjetas de crédito de empresa. El importe de las devoluciones puede ser fijo o variar en función de las diferentes categorías de gasto (cashback diferencial).

Un tercer tipo es el denominado cashback variable. Consiste en ofrecer un porcentaje mayor de reembolso conforme aumenta el gasto.

Hay más opciones, pero estas suelen ser más utilizadas a título personal:

• Programas de fidelización de comercios que incluyen cashback.
• Aplicaciones móviles que devuelven dinero por realizar ciertas acciones. Estas van desde responder a una encuesta hasta comprar un producto concreto.
• Sitios web que actúan como intermediarios entre vendedor y comprador. Cuando un usuario realiza una compra a través de uno de sus enlaces, reciben una comisión. Parte de ese importe se comparte con el comprador en forma de reembolso.

Formas de reembolso

A partir de ahí, cada vez que realizas una compra irás acumulando recompensas. La devolución del dinero puede ser de diversas formas. Entre las más comunes encontramos las siguientes:

• Abono directo del dinero en la cuenta asociada al programa o a la tarjeta bancaria.
• Descuentos en la cuota de un servicio al que estás suscrito.  
• Suma de puntos que pueden ser canjeados por descuentos, productos o servicios.
• Obtención de cheques regalo para utilizar en futuras compras.

Caso práctico

Pongamos un ejemplo. Una empresa dispone de una tarjeta de crédito con un cashback del 2% para pagar los gastos de viaje profesionales. Si al final del mes los gastos suman 2.000 euros, obtendrá un reembolso de 40 euros.

Ahora bien, puede ocurrir que ese cashback sea en forma de descuento del precio de una suscripción. En ese caso, lo que se haría sería deducir el importe de la siguiente factura.

Ventajas del cashback

Cada programa de cashback tiene sus propios beneficios, aunque hay una serie de ventajas generales que no está de más recordar.

• Devolución de dinero en compras que probablemente ibas a realizar de todas formas, lo que conlleva un ahorro de costes.
• Flexibilidad para elegir cuándo utilizar el importe acumulado.
• Normalmente, el cashback puede acumularse a otras promociones o descuentos.

Por su parte, las empresas que ofrecen estos programas también salen ganando, puesto que tienen una herramienta con la que pueden captar a nuevos clientes y fidelizar a los actuales.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el cashback y cómo funciona?

El cashback es un programa de recompensas que devuelve a los consumidores una parte del dinero gastado en sus compras.

Este reembolso puede ser en forma de dinero, puntos o cheques regalo.

¿El cashback es lo mismo que un descuento?

No, el cashback y los descuentos son diferentes. Mientras que un descuento reduce el precio de compra al momento de pagar, el cashback se devuelve después de la compra.

No obstante, es frecuente que el cashback sea compatible con descuentos y promociones.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar con el cashback?

Depende del programa o de la entidad bancaria (en caso, por ejemplo, de las tarjetas de crédito con cashback). Suele oscilar entre el 0.5% y el 5%

¿Cómo se calcula el importe a reembolsar por una tarjeta con cashback?

Se suma el gasto total y el importe se multiplica por la tasa de reembolso. Pongamos el caso de una empresa con que realice un gasto con tarjetas de 10.000 euros y que cuente con una tasa de reembolso del 1,5%. Al multiplicar el gasto total (10.000 €) por la tasa de reembolso (1,5%), sale un cashback de 150 euros.

¿Se aplica cashback a todas las operaciones efectuadas con tarjetas de crédito?

Lo más habitual es que el cashback se aplique a todos los gastos efectuados con tarjeta inteligente, pero no suelen entran las retiradas de efectivo en cajeros automáticos.

¿Existen límites en los reembolsos?

Normalmente sí hay una cantidad tope a abonar en concepto de cashback. Estos límites pueden ser mensuales, anuales o por transacción, en función de los diferentes programas y proveedores.

¿El cashback expira?

En algunos programas, el cashback puede tener una fecha de vencimiento. Por eso es importante revisar los términos y condiciones.

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Recolectar los tickets, revisar que cumplen con la política de gastos empresarial, validar, tramitar, reembolsar, contabilizar, almacenar… ¿Cuántas horas te lleva la gestión manual de los gastos de viaje de empresa? Con el nuevo lector OCR de Okticket ahorrarás un 80% de ese tiempo.

¿Cómo funciona un lector OCR? ¿Qué tipos existen? ¿Cuáles son sus ventajas? Vamos a verlo.

¿Qué es el OCR y cómo funciona?

Para apreciar todos los beneficios que aporta un sistema OCR, antes hay que tener claro qué es. Esta tecnología permite convertir diferentes tipos de documentos, como archivos PDF o fotografías, en texto digital.

Así es como funciona:

1. El software captura la imagen de la factura
2. Los algoritmos de reconocimiento de caracteres la analizan
3. En cuanto han reconocido los caracteres, la herramienta los convierte en texto digital. Lo habitual es que este texto pueda ser editado.
4. Tras la conversión, los datos pueden estructurarse en varios campos: fecha, número de factura, importe…
5. La información puede exportarse en varios formatos.

Beneficios del uso de OCR

Esos datos extraídos pueden ser editados y almacenados en la nube, de forma ordenada. De esta manera, el OCR facilita la búsqueda de información y la integración con otras aplicaciones digitales, como sistemas de contabilidad o softwares de Recursos Humanos.

Las ventajas son inmediatas:

• Al automatizar la captura de datos, se reduce el riesgo de errores manuales.
• La tecnología proporciona un control más exhaustivo y preciso de los gastos.
• Los procesos se optimizan, con lo que es posible dedicar más tiempo a otras tareas importantes.
• Los datos permanecen seguros y accesibles en todo momento.

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Diferencias entre un OCR tradicional y un OCR inteligente

Durante los últimos meses, estos lectores OCR tradicionales han ido evolucionando hasta incorporar Inteligencia Artificial, como ha hecho Okticket con PelAIo. Las diferencias entre un OCR inteligente y uno tradicional son evidentes.

Aprendizaje automático

Un OCR tradicional se centra en la conversión de documentos estáticos y requiere ajustes manuales para diferentes tipos de documentos. Esto puede limitar su eficacia en entornos dinámicos y con documentos variados.

En cambio, los OCR basados en IA se adapta automáticamente a diversos formatos y tipos de documentos sin necesidad de intervención manual.

Reconocimiento de campos dinámicos

A diferencia del Reconocimiento Óptico de Caracteres tradicional que se limita a áreas específicas para la extracción de datos, el OCR inteligente puede identificar y extraer datos de campos nuevos y cambiantes. Estos, incluso, pueden ser configurados por los usuarios a través de lenguaje natural.

Nuevo lector OCR de Okticket: Procesamiento ultrarrápido y eficiente

La tecnología OCR ha evolucionado considerablemente en los últimos años, pero todavía hay muchas soluciones en el mercado que ofrecen capacidades básicas de digitalización de documentos.

Sin embargo, el OCR de Okticket se distingue por varias características avanzadas que optimizan la gestión de gastos profesionales.

Beneficios clave de PelAIo, el OCR inteligente de Okticket

• Captura la información de tickets y facturas con gran precisión, lo que resulta especialmente útil a la hora de tomar decisiones basadas en datos.
• Además de la información estándar, como fechas o importes, el OCR de Okticket también puede identificar y extraer campos personalizables que los usuarios configuran mediante lenguaje natural.  Esto es especialmente útil para empresas que necesitan capturar datos específicos como matrículas de vehículos en peajes y aparcamientos, número de personas en comidas de negocios o litros de combustible en informes de gastos.
• Interpreta los tickets extranjeros y los traduce. Por ejemplo, un recibo en japonés puede ser instantáneamente traducido al español y al inglés, facilitando la comprensión y el procesamiento por parte de equipos internacionales. Esta funcionalidad multilingües es indispensable para empresas multinacionales que operan en diferentes países.
• Identifica los gastos que incumplen las políticas de gastos de la empresa. En ese momento, el sistema puede generar alertas y/o rechazarlos automáticamente (un ticket que contiene alcohol, por ejemplo). Esta característica asegura un control más estricto y preciso de los gastos, mejorando la conformidad y reduciendo el riesgo de errores o fraude.
• Se adapta a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, independientemente del país de origen.
• Procesa los documentos al instante y devuelve la información extraída en tiempo real. Sin necesidad de postprocesado, incluidos tickets deteriorados, mal impresos o recibos escritos a mano. Con ello, se acelera todo el proceso de gestión de gastos.
• Capacidad de generar nueva información a partir de la digitalización de recibos que se van registrando en la app, gracias al aprendizaje automático.

Además de todo esto, el nuevo lector OCR inteligente de Okticket ofrece una integración perfecta con los ERP y sistemas de gestión empresarial existentes. Con ello, tendrás una visión real de las finanzas empresariales.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

Cómo implementar el OCR de Okticket en tu empresa

A la hora de implantar un lector OCR como el de Okticket, es recomendable que  sigas una serie de pasos básicos:

1. Evalúa las necesidades de tu empresa

Como siempre que se trate de elegir una herramienta tecnológica, la planificación es clave. Por eso, es muy importante que el primer paso sea el análisis de requisitos para evaluar las necesidades específicas de tu organización en términos de gestión de gastos. Esto incluye tipos de gastos, volumen de documentos, y requisitos específicos de datos a capturar.

Al mismo tiempo, es fundamental desarrollar un plan de implementación que incluya objetivos claros, plazos, y asignación de recursos. Dicho método también debe prever la capacitación de los usuarios y el soporte técnico.

2. Configura y personaliza el Sistema

A la hora de implantar la solución, asegúrate de que el equipo que la lleve a cabo configure el sistema de acuerdo con los criterios indicados. Esto incluye tanto la personalización de los campos como la automatización de los flujos de aprobación o la disposición de las reglas de gasto.

3. Integra el OCR con tu ERP

Lo ideal es que integres el lector OCR con los sistemas de gestión empresarial que tengas. De esta forma, los datos capturados fluirán directamente hacia donde los necesites.

4. Prueba y ajusta

Para asegurarte de que el sistema funciona correctamente, lo mejor es realizar pruebas con documentos reales. De esta forma, podrás ir haciendo ajustes en la configuración en caso de ser necesario.

5. Capacita a tu equipo

Por último, para poder sacar todo el partido a la herramienta, es importante que los equipos reciban la formación necesaria para que sepan utilizar la solución.

Al hijo de esto, lo suyo es que la herramienta que escojas ofrezca un servicio de Soporte continuado.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de documentos se pueden escanear usando un lector OCR?

Los lectores de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) pueden procesar una amplia gama de tipos de documentos, desde facturas y recibos hasta documentos legales. También tarjetas de presentación, formularios, solicitudes, libros o artículos, por poner algunos ejemplos.

¿Qué tecnología utilizan los lectores OCR para el reconocimiento de caracteres?

Los lectores OCR utilizan una tecnología innovadora que analiza las formas y los patrones de los caracteres para convertirlos en textos digitales. El proceso conlleva varios pasos:

1. Preprocesamiento de la imagen para mejorar su calidad y aumentar la precisión.
2. Comparativa de los caracteres con una base de datos de patrones almacenada.
3. Extracción de las características específicas de cada letra o cifra.
4. Corrección del texto reconocido.

¿Cómo usar un lector OCR para escanear tickets y facturas?

Sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación que vayas a utilizar para escanear el recibo.
2. Asegúrate de que el documento esté bien iluminado.
3. Espera a que el software digitalice el texto y extraiga la información.
4. Revisa los datos extraídos.
5. En caso de que sea necesario, realiza los ajustes requeridos.
6. Guarda el documento en la nube.
7. Protege los datos.

Conclusión

En definitiva. Gracias a la Inteligencia Artificial aplicada al nuevo Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mejorado de Okticket, lograrás reducir la carga administrativa. Al mismo tiempo, verás cómo se minimizan los errores y respirarás al comprobar que las irregularidades y el fraude interno desaparecen.

¿Necesitas dar ya el paso hacia la eliminación de procesos obsoletos y la habilitación de una gestión de gastos más ágil, precisa y estratégica? Descubre todas las posibilidades que te ofrece nuestro lector OCR. mejorado

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Cuando una empresa crece, también lo hacen sus procesos. Y con ello, la necesidad de contar con herramientas que mantengan todo bajo control.

Los ERP son esenciales para gestionar diversas operaciones. Pero para maximizar su potencial en el área financiera, hay que ir más allá y lleva a cabo una estrategia de integración de un software de gestión de gastos con el ERP.

¿Qué ventajas aportan los conectores? ¿Cómo sacarles el mayor rendimiento? ¿Cuál es la aplicación que mejor se integra con tu ERP? Lo veremos a lo largo de este artículo.

¿Por qué es importante la integración de un software de gestión de gastos con tu ERP?

Al integrar una aplicación de control de gastos con tu ERP, ambas herramientas se conectan, lo que garantiza un flujo continuo de información.

Esta unión permite que los datos de gastos, como tickets y facturas, se sincronicen automáticamente con los módulos de contabilidad, tesorería o reporting del sistema de gestión empresarial.

Ventajas de la integración de sistemas

Veamos algunos beneficios derivados de integrar una aplicación de control de gastos con el ERP de tu empresa.

• Automatización de procesos financieros. Olvídate de las tareas manuales y acelera el registro de gastos.
• Reducción de errores y discrepancias en la contabilidad y facturación.
• Visibilidad de los gastos en todo momento, ideal para decisiones rápidas y basadas en datos.
• Cumplimiento normativo. Facilita la generación de reportes conforme a las normativas fiscales locales.
• Eficiencia en la gestión del flujo de caja.  Controla los gastos corporativos de forma precisa, ayudando a optimizar el cash flow.
• Libera recursos del departamento financiero para centrarse en tareas estratégicas.‍
• Escalabilidad para empresas en crecimiento. Esta integración debería permitirte gestionar mayores volúmenes de datos sin aumentar la complejidad.

Un dato relevante: Empresas que han integrado soluciones como Okticket con sus ERP han logrado una reducción de hasta el 80% en el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Cómo elegir el mejor software de gestión de gastos para integrarlo con tu ERP

Como estás viendo, elegir la solución Fintech adecuada para integrar con tu ERP es una decisión estratégica, por lo que conviene tener en cuenta varios criterios clave.

• El primero, evidentemente, es que tenga un conector compatible con la herramienta que utilices.
• Facilidad de configuración y uso. Un software con una integración sencilla reduce los tiempos de implementación y capacitación.
• Funcionalidades avanzadas. Busca opciones que incluyan OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), conciliación bancaria automática y visibilidad de los datos en tiempo real.
• Soporte técnico y actualizaciones frecuentes. Una atención postventa de calidad es esencial para garantizar el éxito a largo plazo.
• Cumplimiento legal.

Consejos prácticos para una integración de sistemas exitosa

Para garantizar que la integración con tu ERP sea un éxito, es preciso realizar una planificación previa. A continuación, enumeramos algunos pasos que conviene seguir.

1. Antes de comenzar con el proceso de integración, es importante que evalúes tus necesidades actuales. Verifica también que las herramientas de gestión que utiliza tu empresa estén preparadas para soportar la carga extra que supone una integración.
2. Asigna un responsable de proyecto que lidere la integración. Entres sus funciones estará la de informar a los responsables de los departamentos sobre los plazos y sistemas que se van a integrar.
3. Durante la implantación, lo ideal es que definas los flujos de trabajo para garantizar una transición sin problemas.
4. Justo antes de la puesta en marcha, es necesario que capacites a tu equipo para que pueda aprovechar al máximo la herramienta integrada.
5. Implementa la integración de forma gradual. Esto reduce riesgos y permite realizar ajustes en caso de ser necesario.
6. Revisa el rendimiento y ajusta los procesos según sea necesario.

Integración de sistemas: Ventajas clave para tu empresa

Ahora que ya tienes una idea de lo que necesitas, estás en posición de elegir la solución de gestión de gastos de empresa que mejor se integra con tu ERP.

Beneficios destacados de integrar Okticket con tu ERP

En Okticket, entendemos que cada empresa tiene necesidades únicas. Por ello, ofrecemos una solución adaptable que se integra con los principales ERP del mercado. Nuestra herramienta ofrece múltiples ventajas para el departamento financiero:

1. Transfiere automáticamente los gastos registrados en Okticket a tu sistema contable y ERP de forma ágil y sencilla. Sin necesidad de procesos manuales.
2. Nuestros conectores son bidireccionales y evolutivos, por lo que garantizan un flujo de datos continuo en ambas direcciones. Además, evolucionan con las actualizaciones de los ERP, garantizando compatibilidad y funcionalidad.
3. Okticket cuenta con integraciones certificadas por los partners tecnológicos más importantes.
4. Los conectores son configurables según las reglas contables y necesidades específicas de tu empresa.
5. Los gastos se integran directamente con los asientos contables, respetando el plan contable de tu empresa.
6. Accede a la información de gastos y contabilidad al instante.
7. La protección de datos está garantizada.

Además, contamos con soporte especializado para garantizar una integración exitosa y sin complicaciones.

Ejemplo de integración de Okticket + ERP

1. Un empleado sobe una foto del ticket a la app.
2. La herramienta extrae los datos con tecnología OCR y los organiza automáticamente.
3. Los datos se sincronizan con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft Dynamics, Libra, Odoo, etc.)
4. Todo queda listo para la contabilidad en cuestión de minutos.

Gracias a esta integración, la gestión de notas de gasto se automatiza y se convierte en un proceso ágil, eficiente y sin errores.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Es compatible Okticket con mi ERP?

Sí. Okticket se integra de forma nativa, bidireccional y evolutiva con tu ecosistema de software, sin necesidad de ficheros ni procesos intermedios. La integración puede realizarse mediante conectores homologados, usando la API de Okticket o, en caso de que tengas un desarrollo propio, con una integración a medida.

¿En qué se diferencia la integración que ofrece Okticket de la de otras soluciones?

En Okticket ponemos a tu disposición integraciones directamente desplegadas por nuestros expertos junto con los equipos técnicos de los desarrolladores. Esto garantizar la evolución del conector con tu ERP y que soporte todas sus actualizaciones.

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Conclusión

La integración de un software de gestión de gastos con tu ERP no solo mejora la eficiencia operativa. También optimiza el control financiero y facilita la escalabilidad de tu empresa.

En este sentido, Okticket ofrece una solución adaptable y fácil de implementar, diseñada para cumplir con las necesidades de las empresas modernas.

¿Quieres que tu ERP haga más por tu empresa? Descubre cómo Okticket puede optimizar tu gestión financiera al integrarse con los principales sistemas del mercado.

¿Listo para dar el siguiente paso? Solicita una demo personalizada.

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