¿Sabías que las multas por incumplimiento de Verifactu pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal? A partir del 1 de enero de 2026, tu software de facturación determinará si tu empresa cumple con Hacienda o se expone a ser sancionada.

Miles de empresas españolas siguen enviando facturas en PDF sin firmar por email, modificando registros a posteriori o perdiendo la trazabilidad de sus operaciones. Este modelo ha permitido el fraude fiscal y ha complicado las auditorías tributarias durante años. Pero todo está a punto de cambiar.

La llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B marca el fin de la facturación tradicional. Así que si i tu empresa factura en España, necesitas entender qué implica este cambio, cuándo te afecta y cómo prepararte para evitar riesgos.

En este artículo te explicamos todo sobre Verifactu y cómo Okticket te ayuda a cumplir sin complicaciones.

Qué es Verifactu y por qué afecta a tu empresa

El sistema Verifactu es el nuevo estándar de la Agencia Tributaria para asegurar la integridad, trazabilidad y transparencia de la facturación en España. En términos simples: cada factura debe ser registrada, quedar completamente inalterable y comunicada en tiempo real a Hacienda.

¿Cómo se consigue? Todas las facturas generadas mediante un software de facturación quedan registradas en el sistema. Al mismo tiempo, se lanza una comunicación a Hacienda. Y aquí está la clave: cada factura debe ser imposible de manipular una vez emitida.

¿Necesitas corregir un error? Olvídate de editar o eliminar. Ahora deberás emitir una factura rectificativa que quede también registrada en el sistema.

Antes de continuar, es importante aclarar que existe la opción NO VERIFACTU. Se trata de una medida temporal mediante la cual no hace falta enviar facturas a Hacienda. Basta con tener un programa homologado y poner los registros a disponibilidad de la Administración en caso de petición.

Requisitos técnicos de Verifactu: qué debe cumplir tu software

Para que a la Agencia Tributaria no se le escape nada, todos los programas de facturación deberán cumplir con unas exigencias (Orden Ministerial HAC/72/2024):

• Enviar cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real, de forma automática.
• Crear registros inalterables por cada factura. Y encadenarlos, de tal forma que, si alguien intentara borrar o modificar una factura, toda la cadena quedaría invalidada.
• Generar un código QR y un identificador único en cada factura (leyenda: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”).
• Registrar cada acción en un fichero de eventos: inicio del sistema, actualizaciones, accesos de usuarios, cambios de configuración... Todo queda trazado.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de estos requisitos puede conllevar multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para las empresas que no cumplan y de hasta 150.000 euros para el fabricante o distribuidor del software que no esté certificado (fuente: artículo 201 bis de la Ley General Tributaria)

¿Tu empresa está obligada al Verifactu?

Verifactu busca reforzar la lucha contra el fraude y acelerar la digitalización fisca. Su adopción será obligatoria para la gran mayoría de empresas, autónomos y entidades que tributen en España, incluyendo a los que operen a través de una sucursal en el país.

Excepciones: quién NO está obligado

Sin embargo, hay algunas excepciones:

• Empresas que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Autónomos en módulos o recargo de equivalencia, salvo que deban emitir factura completa.
• Contribuyentes del régimen agrario en recibos agrarios.
• Empresas del País Vasco y Navarra, donde ya existe un sistema alternativo llamado TicketBAI.
• Autorizaciones especiales concedidas por Hacienda a solicitud del interesado.

Calendario de implantación de Verifactu en España

El sistema ya está disponible de forma voluntaria, pero pasará a ser obligatorio en dos fases:

1. Empresas: desde el 1 de enero de 2026.
2. Autónomos: a partir del 1 de julio de 2026.

Cómo Verifactu transforma tu gestión empresarial

La implementación de Verifactu no es solo una obligación fiscal. Representa una oportunidad de digitalización que aporta ventajas reales:

• Eliminación de procesos manuales: adiós al papel y a las hojas de cálculo descontroladas.
• Automatización completa, desde la emisión hasta la recepción por parte de Hacienda.
• La obtención de una trazabilidad que permita verificar cien por cien quién ha emitido cada factura, cuándo y desde dónde.
• Garantía de que la información no ha sido alterada.
• Formato estandarizado: todas las facturas son legibles y compatibles entre sistemas.

Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria

A menudo, Verifactu y factura electrónica obligatoria B2B se confunden. No es de extrañar, pues ambas obligaciones están relacionadas. Pero no son lo mismo.

• La factura electrónica B2B en España busca agilizar las relaciones comerciales y digitalizar la facturación entre empresas. Para ello, las facturas deben emitirse desde un software homologado y compatible con Verifactu. Esta medida ha sido establecida por la Ley Crea y Crece y todavía no es de obligado cumplimiento (pendiente de desarrollo reglamentario que fijará fechas según volumen de facturación).
• Verifactu es la plataforma que asegura que las facturas no sean alteradas y que, además, se comuniquen en tiempo real. Es decir, garantiza el control fiscal.

Se podría decir, por tanto, que la factura electrónica es el “qué” (el formato y tipo de documento), mientras que Verifactu es el “cómo” (el sistema técnico que garantiza su validez y control).

Cómo cumplir con Verifactu y la Ley Crea y Crece

Para cumplir con la normativa, las empresas y profesionales deberán “expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales” (artículo 12 de la Ley 18/2022).

Obligaciones clave

1. Información de estados de factura

El emisor y el destinatario de las facturas electrónicas deberán   proporcionar información sobre los estados de la factura. Las plataformas deben ser capaces de proporcionar al menos tres estados:

1. Pago total de la factura + fecha
2. Aceptado + fecha
3. Rechazado + fecha

2. Interoperabilidad gratuita

Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por proveedores de servicios de facturación electrónica deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Esto significa que tu software debe poder comunicarse con el de tus clientes y proveedores sin coste adicional.

3. Certificación del software

Tu solución de facturación debe estar preparada para Verifactu y lista para la factura electrónica B2B obligatoria cuando entre en vigor.

Buenas prácticas para adaptarte hoy

Paso 1: Evalúa tu software de facturación actual

Comprueba si cumple con los requisitos de Verifactu y ten presente que posteriormente llegará la factura electrónica B2B, por lo que también debería estar preparado.

Paso 2: Forma a tu equipo administrativo en la normativa

Es clave que comprendan que:

• Ya no se pueden eliminar facturas, solo rectificar.
• Todas las acciones quedan registradas y trazadas .
• Los errores deben corregirse mediante facturas rectificativas.
• El sistema comunicará automáticamente con Hacienda (salvo opción NO VERIFACTU indicada más arriba).

Paso 3: Define un plan de transición

1. Haz pruebas piloto con un grupo reducido.
2. Identifica y corrige problemas antes del lanzamiento completo.
3. Asegura que el historial de facturación se preserve correctamente.
4. Activa el sistema para toda la organización.
5. Centraliza la gestión de gastos y facturas en una solución única que evite duplicidades y mejore el control.

Paso 4: Centraliza la gestión de gastos y facturas

Usa una solución única que integre:

• Gestión de gastos corporativos
• Software de facturación certificado en Verifactu
• Tu ERP empresarial

Características imprescindibles de tu software de facturación

Al elegir una solución para cumplir con Verifactu, asegúrate de que incluya:

• Adaptación completa a Verifactu: que emita facturas con código QR y firma digital, cree un registro inalterable, remita la información automáticamente a la AEAT y genere el fichero de eventos.
• Preparación para la factura electrónica B2B: que pueda emitir y recibir facturas en formato estructurado, permita gestionar estados y garantice su validez futura para operar conforme a la normativa obligatoria.
• Integración con tu solución de gestión de gastos profesionales.

Cómo Okticket te prepara para Verifactu y la factura electrónica

Cuando hablamos de Verifactu, pensamos en facturas entre clientes y proveedores. Pero, ¿Qué pasa con los gastos que genera tu propio equipo?

Desplazamientos, dietas, taxis, comidas de trabajo, kilometraje, parking... Todos estos gastos forman parte de tu operativa diaria y también deben integrarse en tu sistema de control fiscal.

Sin un sistema adecuado, ocurre esto:

• Tickets de papel que se pierden o deterioran
• Empleados que olvidan entregar justificantes
• Duplicidad de registros en diferentes sistemas
• Errores de transcripción manual
• Imposibilidad de auditar en tiempo real
• Riesgo de incumplimiento normativo

La solución: Okticket + ERP certificado en Verifactu

Gestionarlos de forma óptima pasa por incluir en tu stack tecnológico una solución de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket, que se integra perfectamente con tu software de facturación certificado.

Cómo funciona:

1. El usuario digitaliza el gasto sacando una fotografía el ticket o factura desde la app Okticket.
2. El OCR inteligente extrae automáticamente datos como fecha, importe, IVA o concepto.
3. El gasto se clasifica según tu política de empresa.
4. El gasto digitalizado se convierte en un registro válido, listo para integrarse con tu ERP o con el software de facturación que utilices (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.)

Ventajas de Okticket para tu empresa

Olvídate de papeles, extravíos y procesos manuales:  Con Okticket puedes:

• Tener toda la información centralizada y disponible en tiempo real.
• Evitar duplicidades de recibos, tickets y facturas.
• Reducir errores y riesgos de pérdida de datos.
• Simplificar el cumplimiento normativo: La integración directa con ERPs certificados en Verifactu asegura que todos los gastos se procesen según la normativa.
• Ganar eficiencia en la gestión financiera: Tu equipo ahorra hasta un 80% del tiempo dedicado a gestionar gastos de viaje.
• Obtener mayor transparencia y control interno.
• Gestionar los permisos y controlar las acciones de cada usuario dentro del sistema (quién puede aprobar, editar, consultar o exportar información).

Todo ello te ayudará a prepararte para la factura electrónica obligatoria.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu y factura electrónica

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de control fiscal de la AEAT que obliga a los programas de facturación a generar registros inalterables de cada factura, incluyendo huella digital y QR, además de comunicar la información a Hacienda en tiempo real.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Será obligatorio desde el 1 de enero de 2026 para empresas y a partir del 1 de julio de 2026 para autónomos. La excepción la encontramos en las empresas obligadas al SII (Suministro Inmediato de Información) o al TicketBAI.

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?

• La factura electrónica B2B es el formato digital que será obligatorio entre empresas para agilizar relaciones comerciales (pendiente de fecha de obligatoriedad).
• Verifactu es la herramienta técnica que posibilita y valida el cumplimiento de esa obligación. Garantiza la trazabilidad y autenticidad de las facturas frente a Hacienda.

Por tanto, ambos sistemas son complementarios y convivirán cuando la factura electrónica B2B sea obligatoria (la fecha dependerá del volumen de facturación).

¿Qué pasa si mi empresa no cumple con Verifactu?

La AEAT podrá imponer sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio si el software de facturación no cumple con los requisitos técnicos exigidos.

¿Puedo empezar a adaptarme a Verifactu antes de 2026?

Sí. De hecho, es recomendable. Muchos ERP con los que se integra Okticket ya están preparados para generar facturas bajo el estándar Verifactu. Adelantarte te permite:

• Detectar y solucionar problemas con tiempo
• Formar a tu equipo sin presión
• Evitar el colapso de proveedores de software en diciembre de 2025
• Aprovechar la digitalización para mejorar tu eficiencia

¿Necesito cambiar de ERP para cumplir con Verifactu?

No necesariamente. Muchos ERPs están actualizándose para cumplir con Verifactu. Consulta con tu proveedor si tu versión actual será compatible o si necesitas actualizar.

Si tu ERP no tiene previsto certificarse, sí necesitarás cambiar de solución antes de las fechas límite.

¿Okticket está certificado para Verifactu?

Okticket es una herramienta de gestión de gastos de viaje profesionales que se integra con ERPs certificados en Verifactu. No sustituye a tu software de facturación, sino que lo complementa digitalizando los gastos de tu equipo para que fluyan automáticamente hacia tu ERP certificado.

Esta integración garantiza que los gastos de viaje también cumplan con los requisitos de Verifactu cuando se procesen como facturas o notas de gasto.

Conclusión: con Okticket, cumplimiento y tranquilidad frente a Hacienda

La combinación de Verifactu y la factura electrónica obligatoria marca un cambio de paradigma en la gestión fiscal y administrativa en España. Adaptarse no es opcional: es una obligación legal con sanciones importantes.

Pero también es una oportunidad de digitalización que puede mejorar radicalmente tu eficiencia operativa.

Con Okticket, tu empresa gana eficiencia, transparencia, control y tranquilidad frente a Hacienda.

Da el primer paso hacia el cumplimiento de Verifactu. ¿Hablamos?

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Puede parecer un método cómodo, incluso simple. Sin embargo, depender del Excel para gestionar los gastos corporativos es un riesgo operativo y financiero. Significa convivir con errores en hojas de cálculo, brechas de seguridad y una falta total de trazabilidad y de control interno.

¿Alguna vez te has preguntado dónde van a parar esos archivos con datos bancarios, de empleados y proveedores? ¿Están realmente seguros? Si quieres cumplir con el compliance financiero y al mismo tiempo agilizar procesos, ha llegado el momento de dejar de usar Excel para controlar gastos y apostar por un software seguro de gestión de gastos profesionales.

¿Cuáles son los riesgos reales de seguir usando Excel en la gestión financiera?

Que algo se haya hecho “toda la vida” no quiere decir que no deba cambiar. Al CFO le corresponde la responsabilidad de evaluar el coste total de oportunidad y el riesgo de cada herramienta. Y con el uso del Excel para la gestión de gastos de empresa, los riesgos son claros:

• Los archivos no cuentan con cifrado ni control de acceso, lo que expone la protección de datos financieros.
• El riesgo de fraude interno y de manipulación de la información es mayor, puesto que no hay trazabilidad ni control interno.
• Se producen costes ocultos derivados de la falta de automatización del back office.
• El incumplimiento de normativas de protección de información financiera puede derivar en sanciones y dañar la reputación.

Según recientes estudios el 94% de las hojas de cálculo utilizadas en la toma de decisiones de negocio contienen errores críticos (fuente: Spreadsheet quality assurance: a literature review).

A esto se suma el riesgo de fraude interno. La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) calcula que las empresas pierden de media un 5% de sus ingresos anuales por fraude ocupacional, con un coste medio de más de 117.000 $ a nivel global (fuente: Global Study on Occupational Fraud and Abuse).

Excel vs Software seguro de gestión de gastos

La falta de fiabilidad del Excel como herramienta de gestión financiera se manifiesta en múltiples aspectos: desde la inconsistencia en los datos hasta la imposibilidad de garantizar su integridad. Una hoja de cálculo puede corromperse, perderse o ser modificado sin dejar rastro, comprometiendo la fiabilidad de toda la información financiera de la empresa.

En la siguiente tabla puedes ver las diferencias entre el Excel y una solución de digitalización de gastos fiable como es Okticket.

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Como podemos ver en la comparativa anterior, el Excel es sinónimo de riesgo e ineficiencia. Por el contrario, una aplicación de automatización de gastos corporativos ofrece fiabilidad, protección y productividad.

Problemas del Excel

• Sin cifrado: Datos expuestos
• Sin control de acceso: Cualquiera puede editarlo
• Sin trazabilidad: Imposible auditar cambios
• 100% manual: Errores constantes y pérdida de tiempo
• No cumple normativas: Riesgo de sanciones

Ventajas del Software Seguro

• Cifrado extremo a extremo: Datos protegidos
• Roles específicos: Control granular de permisos
• Auditoría completa: Trazabilidad total en tiempo real
• 80% menos tiempo: Automatización OCR y aprobaciones
• Cumple con RGPD + ISO 27001: Compliance garantizado

Resultados del cambio

• Reducción de errores: 90%
• Ahorro de tiempo: 80%
• ROI positivo: a corto plazo
• Prevención de fraude: Alertas automáticas
• Acceso móvil: Gestión desde cualquier dispositivo

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¿Qué características debe tener un software seguro de gestión de gastos?

Toda empresa necesita un escudo protector contra riesgos cibernéticos. Y aquí es donde entran en juego las alternativas a Excel para gastos corporativos como Okticket.  Un sistema de control de gastos con ciberseguridad debe incluir:

Cifrado de extremo a extremo avanzado para blindar la seguridad de los datos corporativos

Esto quiere decir que toda la información registrada en la aplicación (desde la foto de un ticket hasta los datos de una tarjeta de empresa) se transforma en un código ilegible si cae en manos equivocadas.

Control de acceso y roles de usuario para reforzar el control interno

Con Okticket, las empresas pueden asignar permisos específicos para cada empleado (administrador, empleado, responsable, validador…), lo que garantiza que cada usuario solo acceda a la información que necesita.

De esta forma, un usuario con rol empleado, por ejemplo, solo puede ver sus propios gastos.

Cumplimiento de normativas de compliance financiero locales e internacionales

Cumplir con certificaciones de seguridad (ISO 27001) y normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es importante para garantizar que el tratamiento de la información se realiza de forma ética y legal.

Almacenamiento seguro en la nube

Las soluciones como Okticket utilizan servidores seguros con protocolos de seguridad avanzados. Gracias al almacenamiento on cloud seguro, se evita la pérdida de información por fallos de hardware local o desastres naturales.

Y además….

• Facilidad de uso y adopción
• Integración segura con los sistemas existentes (ERP, CRM, etc.)
• Monitoreo en tiempo real, con alertas automáticas cuando se detectan anomalías
• Fiabilidad y estabilidad del sistema para garantizar operaciones continuas
• Tecnología OCR con protección de datos
• Soporte local y capacidad de adaptación al mercado
• Backups y copias de seguridad regulares

6 beneficios de pasar del Excel a un software seguro de gestión de gastos

En este punto es importante recordar que Okticket no comercia con la información de sus usuarios. La gestión de gastos empresariales automatizada se centraliza en una plataforma cloud segura, con todas sus ventajas:

1. Fiabilidad total: Cada gasto queda registrado con fiabilidad garantizada, orden cronológico, trazabilidad completa y control interno robusto.
2. Cada gasto queda registrado en orden, con trazabilidad y control interno.
3. La gestión de gastos empresariales se automatiza, lo que supone una reducción de los errores del 90% y un ahorro del 80% del tiempo dedicado a gestiones administrativas.
4. Las auditorías se simplifican gracias al histórico centralizado.
5. Se reduce el fraude interno y se mejora la protección de la información financiera.
6. ROI claro. El ahorro en tiempo de personal y costes de riesgos evitados supera con creces la inversión en un sistema de gestión de gastos moderno.

“Con Okticket el tiempo empleado en  comprobar los gastos de viaje se ha  reducido en más del 50 %, además del  consiguiente ahorro en papel para todos" - Cafés Oquendo

En definitiva, al elegir un software de gestión de gastos seguro, estás dando el paso de la fragilidad del Excel a un sistema robusto y blindado que protege a tu empresa y optimiza tus procesos.

FAQs

¿Qué es un software seguro de gestión de gastos?

Un software seguro de gestión de gastos es una herramienta digital que centraliza, protege y automatiza el control de los gastos corporativos. A diferencia de Excel, que es manual y vulnerable, este tipo de sistema ofrece cifrado, trazabilidad y cumplimiento normativo, elementos clave para el CFO que busca seguridad y eficiencia.

¿Es seguro digitalizar la gestión de gastos en mi empresa?

Sí, con soluciones como Okticket que garantizan cifrado, control de accesos y cumplimiento normativo, la digitalización de procesos financieros es más segura que un Excel.

¿Es fiable un software de gestión de gastos en la nube?

Sí, las soluciones profesionales ofrecen mayor fiabilidad que el Excel gracias a redundancia de servidores, copias de seguridad automáticas y certificaciones de disponibilidad. La fiabilidad de los datos se garantiza mediante validaciones automáticas y controles de integridad.

¿Qué normativas cumple un software de gastos seguro?

Cumple con el RGPD en Europa, normativas fiscales locales y estándares internacionales de ciberseguridad como ISO 27001.

¿Por qué debo dejar de usar Excel para controlar gastos?

Porque un Excel no ofrece trazabilidad, seguridad ni cumplimiento normativo. Un software especializado garantiza la protección de la información financiera y la automatización de procesos.

¿Cuánto tiempo se ahorra al automatizar la gestión de gastos?

Depende del tamaño de la empresa, pero los datos que maneja Okticket hablan de hasta un 80% menos de tiempo en tareas administrativas.

¿Listo para dejar atrás los riesgos de Excel? Descubre cómo Okticket, el software seguro de gestión de gastos de viaje profesionales, protege tus datos y te ahorra horas de trabajo cada mes. ¿Hablamos?‍

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¿Tiene sentido esperar al cierre contable para ver si los números cuadran? Un CFO digital ya no se lo plantea, apuesta por soluciones que permiten un control de gastos en tiempo real. De esta forma, obtiene la visibilidad y agilidad que necesita para detectar desviaciones, fraudes y errores antes de que escalen.

Las estadísticas confirman una nueva realidad competitiva. Según un reciente informe de PwC, el 60% de los CFOs ya están invirtiendo en IA para impulsar forecasting en tiempo real. Una señal de que la gestión financiera empresarial demanda la visibilidad del gasto en el mismo momento en que se produce.

Esta transformación no es casual. Los directores financieros que disponen de datos inmediatos aseguran que su rol se ha transformado (fuente: CFO 3.0 - Digital transformation beyond financial management | Sage US). Ahora cuentan con la información necesaria para tomar decisiones estratégicas, gestionar riesgos de manera proactiva y asegurar la salud financiera de la empresa.

Conclusiones estas extraídas de las respuestas a las cuestiones planteadas a lo largo de este artículo. ¿Qué es el control de gastos en tiempo real? ¿Por qué es esencial para el CFO moderno? ¿Qué software con visibilidad instantánea ofrece más garantías?

¿Qué es el control de gastos en tiempo real?

El control de gastos en tiempo real significa exactamente lo que estás pensando: ver cada euro que sale de tu empresa en el momento exacto en que se gasta.

Es como tener un GPS para tu dinero, un sistema que te permite monitorizar, analizar y tomar decisiones sobre los gastos corporativos a medida que ocurren.  

Esta visibilidad inmediata de las finanzas permite a las empresas identificar oportunidades de ahorro y gestionar de manera proactiva el presupuesto. Con ello se evitan gastos excesivos y se asegura la conformidad con las políticas establecidas.

Características principales:

• Registro automático de gastos, ya sea mediante la integración con tarjetas bancarias o el procesamiento digital de tickets y facturas.
• Clasificación y filtrado de los gastos, muy útil para entender a dónde se va el dinero y dónde se pueden hacer ajustes.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Seguimiento continuado de todas las transacciones con notificaciones automáticas en caso de desviaciones. Esto permite una rápida detección de cualquier gasto no deseado o fuera de la política.
• Visualización de las métricas mediante dashboards dinámicos y personalizados. Los análisis e informes generados permiten identificar tendencias, patrones de gasto y áreas de mejora.
• Integración con tu ERP y demás sistemas de gestión empresarial.

Por tanto, se acabó el tener que esperar a los cierres contables para tener toda la información.

10 ventajas de la gestión de gastos automatizada

Con el control financiero empresarial tradicional, basado en los reportes mensuales, se producen puntos ciegos. Si surge una incidencia, pueden pasar semanas hasta que alguien se dé cuenta. Para entonces, ya habrá escalado y alcanzado una magnitud considerable. Esta espera se traduce en un coste económico para las empresas.  

En cambio, una gestión de gastos automatizada permite que los directores financieros detecten los problemas antes de que se conviertan en una crisis. Incluso hay ocasiones en que pueden prevenirlos.

Dicho esto, pasamos a enumerar las principales ventajas de contar con un software con visibilidad instantánea.

1. Pasas de apagar fuegos a prevenirlos. Los sistemas automatizados pueden establecer políticas y límites de gasto, garantizando el cumplimiento y reduciendo la posibilidad de errores humanos.
2. Tomas decisiones con datos de verdad. El acceso inmediato a la información del gasto permite a los CFOs modernos analizar la situación financiera actual y tomar decisiones estratégicas basadas en información actualizada, no en datos pasados.
3. Tu cash flow deja de ser un misterio. Puedes ver exactamente cuánto dinero tienes disponible para esa inversión o para capear una mala racha. Sin sorpresas.
4. Controlas el gasto por departamentos (reducción de entre el 15% y el 30% en overruns).
5. Reaccionas rápido a lo que pasa en el mercado. Si necesitas mover dinero de un proyecto que no está funcionando a uno que está petando, lo haces ya. No dentro de un mes.
6. Las auditorías dejan de darte dolor de cabeza. Todo está documentado automáticamente. Cuando viene el auditor, le das acceso al sistema y listo. Adiós a buscar facturas en carpetas.
7. Recibes alertas inteligentes. Los sistemas envían notificaciones instantáneas cuando se alcanzan los límites presupuestarios o se incumplen las políticas de gastos internas. El impacto es de una reducción de gastos no autorizados de entre un 20% y un 35%.
8. Notarás un impulso a la productividad del equipo. Las estadísticas hablan de un ahorro del 70% del tiempo de preparación de reportes y un aumento del 50% del dedicado a análisis estratégico.
9. Disfrutas de la integración con el ecosistema empresarial, incluso con soluciones de Business Intelligence que proporcionan datos unificados en tableros ejecutivos.
10. Obtienes métricas avanzadas: tiempo entre desviación y alerta, velocidad de respuesta a anomalías, precisión de forecasts automatizados o porcentaje de decisiones automatizadas, entre otras.

En resumen, el control de gastos en tiempo real es una estrategia poderosa que, gracias a la tecnología y las demandas del mercado actual, se está consolidando como el nuevo estándar para la gestión financiera efectiva.

Software con visibilidad instantánea: la clave del CFO digital

A estas alturas del post, puede que la pregunta para un CFO digital ya no sea si merece la pena implementar el control de gastos en tiempo real, sino qué software elegir y cómo maximizar el ROI.

Funcionalidades que no pueden faltar

A la hora de evaluar a los proveedores, es importante fijarse en que cuenten con una serie de funcionalidades esenciales:

• Integración nativa con tu ERP, software de recursos humanos, sistema de Business Intelligence, empresas de movilidad y/o agencias de viajes.
• API robusta para desarrollos a medida.
• Alertas inteligentes configurables por usuario, por categoría del gasto y por departamento.
• Dashboards con métricas personalizables.
• Machine learning para detección de patrones
• Seguridad y cumplimiento normativo.
• Aplicación móvil para la gestión de gastos en el momento, con una interfaz intuitiva.

Cómo elegir el mejor proveedor

No todas las soluciones son iguales, y elegir mal puede ser peor que no hacer nada. El CFO debe priorizar plataformas que combinen escalabilidad, integración y facilidad de uso, con soporte especializado y un ROI demostrable.

¿Te da pereza implementar estas herramientas? Olvídate de lo que has sufrido en el pasado.  Las mejores se configuran en unas semanas, no meses. Y el equipo las adopta rápido porque realmente les hacen la vida más fácil.

En Okticket, por ejemplo, hemos visto empresas que en pocas semanas ya tenían todo funcionando y empezaban a ver resultados. Porque al final, cuando algo realmente mejora tu día a día, no cuesta adoptarlo.

¿Necesita mi empresa control en tiempo real?

Descarga esta checklist que hemos preparado y evalúa la situación real de tu empresa.

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema de control de gastos en tiempo real?

Depende del tamaño de la empresa, pero gracias a nuestros conectores nativos y a APIs modernas, Okticket puede estar operativo en pocas semanas.

¿Es compatible con mi ERP y resto de sistemas?

Sí. Okticket se integra nativamente con ERP líderes en España como SAP, Sage, Microsoft, Oracle y Odoo, garantizando un control financiero en tiempo real sin fricciones.

¿Qué ROI específico puedo esperar?

El ROI es casi inmediato. Para concretar, necesitamos conocerte un poco mejor. Puedes escribirnos a info@okticket.es para saber más.

¿Requiere personal técnico especializado?

No. La gestión de gastos automatizada de Okticket está diseñada para que cualquier usuario pueda utilizarla sin formación técnica especializada.

Conclusión: el futuro del control financiero empresarial

El control de gastos en tiempo real ya no es una opción, es el estándar operativo para CFOs que buscan liderazgo en sus sectores. La transformación permite pasar de un enfoque reactivo a uno estratégico, asegurando agilidad, cumplimiento y ventaja competitiva.

Okticket, tu aliado para la gestión de gastos automatizada en tiempo real

Con Okticket, las empresas obtienen visibilidad inmediata, cumplimiento y ventaja competitiva.

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¿Liderar o quedarse atrás? La automatización financiera con IA es clave para competir en un mercado que exige decisiones rápidas y precisión absoluta.

Ha llegado el momento de olvidar los Excel interminables y los procesos manuales que frenan a tu equipo financiero. Tecnologías como ICR (Intelligent Character Recognition), AaaS (Agent as a Service) o iRPA (Intelligent Robotic Process Automation) no son buzzwords. Son la base de la ventaja competitiva en departamentos financieros modernos.

En este artículo explicamos cómo funcionan, qué impacto real tienen y cómo soluciones como Okticket ya las integran para ofrecer automatización financiera con IA aplicada.

Si quieres liderar, es hora de adoptarlas.

ICR: de la lectura al entendimiento de documentos

El OCR, es decir, la tecnología que convierte documentos en texto digital, está evolucionando hacia el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR).

A diferencia de su antecesor no se limita simplemente a leer la información. Es capaz de interpretarla, independientemente del idioma o el formato. Para ello, utiliza Inteligencia Artificial y Machine Learning.

En el contexto de la automatización financiera con IA, la tecnología ICR permite:

• Digitalizar tickets y facturas con mayor precisión. Si el OCR lee el contenido de un ticket o factura, el ICR reconoce y comprende la información que contiene.
• Extraer datos estructurados de forma automática.
• Bloquear errores y fraudes internos.

Un claro ejemplo del potencial del ICR es Okticket . Nuestro motor de IA generativa aprende de cada justificante de gasto. Con cada nuevo registro, se vuelve más preciso.  

AaaS: el salto del software al asistente autónomo

Del mismo modo, el modelo SaaS (Software as a Service) tal y como lo conocemos ya convive con agentes digitales impulsados por Inteligencia Artificial (IA).

Este nuevo modelo recibe el nombre de AaaS (Agent as a Service). Una de sus principales diferencias con el SaaS de facturas tradicional es la autonomía para ejecutar procesos complejos.

¿Qué tareas puede desempeñar el agente como servicio?

• Automatizar procesos financieros sin intervención manual.
• Realizar conciliaciones bancarias de forma automática
• Validar políticas de gasto en tiempo real.
• Detectar y alertar sobre desviaciones presupuestarias.
• Generar informes contables sin esfuerzo.

En la práctica, un agente inteligente como Pelaio de Okticket, actúa como un miembro más del equipo financiero. Con el valor añadido de que es capaz de entender el contexto y aprender de cada interacción para optimizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales.

iRPA: bots financieros que piensan, aprenden y actúan

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) no escapa al boom de la Inteligencia Artificial aplicada a la automatización financiera. Esta tecnología se ha combinado con capacidades de IA y ha nacido lo que se conoce como iRPA (Intelligent Robotic Process Automation).

¿El resultado? Un automatismo capaz de adaptarse, aprender y tomar decisiones.

Veamos las posibilidades que ofrece la iRPA con casos de uso en la automatización financiera con IA:

• Flujos de aprobación personalizados a las necesidades de cada empresa o al comportamiento del usuario, por poner algún ejemplo.
• Revisiones documentales que aprenden de casos históricos.
• Integraciones entre sistemas sencillas, sin intervención manual. De una solución de gastos de viaje profesionales como Okticket a un ERP, por ejemplo.

Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación (Cupa Group)

Conclusión: la ventaja competitiva está en la automatización financiera con IA

En definitiva, entender y adoptar todas estas nuevas tecnologías se traduce en lograr una ventaja competitiva duradera.

En Okticket, integramos estas herramientas para ofrecer automatización financiera con IA real. Despídete de las fricciones en la gestión de gastos profesionales y permite a tus equipos financieros trabajar con mayor agilidad, control y precisión.

Beneficios reales

• Extracción de datos al instante, sin esperas.
• Reducción del tiempo de gestión de gastos profesionales hasta un 80 %
• Eliminación de errores.
• Bloqueo del fraude interno.
• Mayor personalización.
• Control presupuestario en tiempo real.
• Integración fácil con tus sistemas contables.

¿Quieres ver cómo funciona la automatización financiera con IA en la práctica? Solicita una demo gratuita de Okticket.

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Los equipos financieros sienten la presión constante de ser más eficientes. La intención de optimizar los procesos está ahí, pero son reticentes a migrar a nuevas herramientas. Las integraciones contables automáticas son la solución para ahorrar horas de trabajo sin cambiar tu ERP o software contable.

De esta forma, las empresas evitan la peor parte de una migración: costes de implementación, formación del equipo, resistencia interna o riesgos de errores al cambiar el entorno.

¿Qué es la contabilidad automática?

La contabilidad automática permite generar asientos contables directamente desde justificantes digitalizados, sin intervención manual. El software extrae, interpreta y registra los datos en tu sistema contable de forma automática.

Así se reduce el tiempo de gestión, se eliminan errores de tecleo y se garantiza la consistencia de la información. Con ello se mejora la calidad de los datos y se  agiliza la elaboración de informes.

¿Cómo funcionan las integraciones contables automáticas?

El software analiza las facturas recibidas, extrae los datos clave y los convierte en asientos contables listos para integrar con el ERP o programa contable. Más allá de la digitalización, la clave está en la lectura automática y la creación directa del asiento, eliminando pasos manuales y simplificando la conciliación y el cierre contable.

Ventajas de las integraciones contables automáticas

Con la automatización de la gestión de gastos, la experiencia de usuario se mantiene intacta. La sincronización entre el software de digitalización y el ERP se realiza de forma automática, sin intervención manual.

Tu equipo seguirá usando sus herramientas habituales, pero con la ventaja de que no tendrán que seguir dedicando tiempo valioso a tareas repetitivas.

Al mismo tiempo, la empresa obtiene un control y trazabilidad total de los gastos.

El ahorro de tiempo también merece ser destacado. Según Deloitte, automatizar integraciones contables reduce entre un 25 % y un 50 % el tiempo de cierre mensual. Para un equipo que dedica 40 horas al mes a conciliaciones y cierres, esto significa ahorrar entre 10 y 20 horas al mes.

Si tenemos en cuenta un coste medio de 25 euros por hora en personal financiero, el ahorro mensual directo oscila entre 250 € y 500 €. A esto hay que sumar el valor añadido de eliminar errores y mejorar compliance.

Por su parte, McKinsey estima que la automatización reduce entre un 40% y un 60% los costes operativos en funciones financieras (fuente: Finance 2030).

Reducción de errores

La contabilidad manual multiplica el riesgo de omisiones y duplicidades, con posibles consecuencias fiscales. Errores en pagos a proveedores (datos bancarios incorrectos, importes equivocados o IVA mal calculado) también son frecuentes. La automatización elimina estas fuentes de fallo.

5 pasos para implementar integraciones contables automáticas

A la hora de implementar integraciones invisibles y fluidas, es recomendable que tomes una serie de medidas:

1. Analiza tu stack actual (ERP, software contable, bancos, etc.)
2. Identifica las integraciones con conectores nativos que simplifiquen el proceso.
3. Verifica la compatibilidad con tus sistemas actuales.
4. Implementa la adopción por fases para reducir riesgos.
5. Capacita al equipo si es necesario. No obstante, lo habitual es que apenas haya cambios en los procesos.

Cómo elegir el software de contabilidad automática adecuado

• Define tus necesidades: haz una lista de tareas contables y funciones imprescindibles.
• Compara precios y funcionalidades entre opciones del mercado.
• Evalúa servicios adicionales: asesoría, soporte, formación o módulos extra.
• Comprueba la facilidad de uso: realiza demos para confirmar que sea intuitivo y completo.
• Piensa en el futuro: elige un software capaz de adaptarse y escalar con el crecimiento de tu negocio.

Caso práctico de automatización financiera: Okticket

Si quieres conectar la gestión de gastos corporativos con la contabilidad de forma sencilla, Okticket es una opción potente y probada.

Integración avanzada con ERP y sistemas de gestión

Okticket ofrece conectores nativos, bidireccionales y evolutivos con los principales ERP del mercado: Sage 200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, SAP HANA, Microsoft Dynamics, Business Central, Libra, a3ERP, Odoo, Solmicro y más.

También se integra con sistemas de RRHH, herramientas de Business Intelligence y agencias de viajes. Registra los gastos en Okticket y contabiliza en tu ERP sin esfuerzo.

Más ventajas calve:

• Sincroniza de forma ágil todos los gastos registrados en Okticket con tu ERP.
• Conectores bidireccionales y actualizables con cada evolución del ERP.
• Homologados por los principales partners del mercado.
• Sincronización automática en minutos.
• Parametrizables según las necesidades del cliente.
• Integración con el plan contable de la empresa.
• Datos en tiempo real.
• Seguridad total en el manejo de la información.
• Reducción de tiempo en tareas administrativas, optimizando recursos y mejorando la competitividad.
• Impulso claro hacia la transformación digital de la empresa.

Conclusión

La mejora de la eficiencia y la eliminación de las tareas manuales en los procesos financieros sin cambiar tu stack actual pasa por las integraciones contables automáticas.

Si quieres saber cómo Okticket puede automatizar la gestión de gastos y su integración contable en tu empresa, agenda una demo con nosotros.

En la última entrada de nuestro blog apuntábamos a la falta de educación financiera como una de las principales causas del incumplimiento de la política de gastos corporativos.

En este artículo retomamos el tema para profundizar en la importancia de la capacitación para que los empleados puedan tomar decisiones financieras alineadas con los objetivos de la empresa.

Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.

Errores comunes sin educación financiera y sus costes ocultos

Importante también para corregir los errores es identificar los más comunes:

• Tickets duplicados
• Falta de justificantes
• Gastos efectuados fuera del periodo permitido
• Conceptos no reembolsables
• Tipos de cambio mal calculado en compras realizadas en divisas diferentes al euro.

Todos estos fallos generan unos costes ocultos. Por ejemplo: tiempo extra de revisión, retrasos en los reembolsos que desmotivan a los trabajadores, problemas contables y de auditorías o pérdida de visibilidad que dificulta el control del gasto real.

¿La forma más directa de reducirlos? Invertir en la formación financiera de los trabajadores.

Estrategias para mejorar el control de gastos corporativos mediante la educación financiera

Formar financieramente al equipo ayuda a que se cometan menos irregularidades en sus notas de gastos. Pero también es importante que la empresa ponga en marcha medidas paralelas. Estas son las más efectivas desde el punto de vista de los expertos:

1. Contar con una política de gastos interna clara, en la que los límites, los procesos y los conceptos reembolsables queden perfectamente explicados.
2. Mantener informados a los empleados sobre posibles cambios en las reglas de gasto. En relación con este punto, es recomendable revisar las políticas de forma periódica para adaptarlas a la realidad del negocio.
3. Impulsar el uso de aplicaciones para digitalizar y automatizar la gestión de los gastos corporativos. Además, de reducir los errores manuales, mejora el control por parte de los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos.
4. Integrar las herramientas de gestión de gastos con el software de contabilidad y el resto de los sistemas.
5. Dotar a los empleados de tarjetas corporativas y formarles en el uso responsable, sobre todo en lo relativo a límites y restricciones.
6. Realizar controles periódicos para tomar decisiones basadas en datos.

Cómo recuperar el control sobre la gestión de gastos corporativos con Okticket

Como vemos, la tecnología es una de las grandes aliadas para el cumplimiento de las políticas de gastos empresariales. Soluciones como Okticket permiten gestionar los gastos de viaje profesionales de forma transparente y centralizada.

• Gracias a nuestro OCR avanzado, solo necesitas sacar una foto del ticket con tu móvil para extraer toda la información del gasto (fecha, importe, moneda, CIF, IVA aplicado…)
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Cálculo automático del importe a reembolsar en concepto de kilometraje.
• Definición de reglas personalizadas.
• Integración nativa, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado.

“Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación” (Cupa Group)

Beneficios estratégicos de invertir en la educación financiera de los empleados

Apostar por la educación financiera de los trabajadores no solo reduce costes: es una inversión estratégica. Algunos ejemplos:

• Menos estrés y mayor foco en el trabajo.
• Mejor retención de talento. Según la última encuesta de bienestar financiero de los empleados de PwC, el 52 % de los empleados que reciben formación financiera de su empresa se sienten más comprometidos con ella.
• Retorno de hasta cinco veces su coste inicial. Es una de las conclusiones de un informe de la OCDE.
• 12 % más de probabilidades de aumentar sus beneficios de forma sostenida (fuente: Universidad de Harvard).
• Reducción de los costes operativos en torno a un 20 % Así lo determina la Comisión Nacional del Mercado de Valores de España.

En definitiva. Invertir en educación financiera no solo reduce errores: mejora el compromiso, retiene talento y optimiza costes.

Preguntas frecuentes sobre educación financiera para empleados

¿Qué es la educación financiera en la empresa?

Es la capacitación para que los empleados tomen decisiones de gasto alineadas con la política y objetivos de la empresa.

¿Por qué es importante la formación financiera para empleados?

Porque reduce errores, mejora la eficiencia y refuerza el compromiso.

¿Cómo empezar un programa de educación financiera?

Define la política, comunica, forma al equipo, mide resultados y ajusta.

Descubre cómo Okticket te ayuda a controlar los gastos corporativos

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¿Tus empleados incumplen la política de gastos? Puede que parte de la culpa la tenga la empresa. No es raro ver políticas internas poco claras, procesos de reporte complejos o una formación en políticas internas de gasto que brilla por su ausencia.

¿Errores o malas intenciones?

Por eso, mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto pasa por entender qué hay detrás del comportamiento financiero de los empleados.

En este artículo analizamos los errores en la gestión de gastos corporativos, por qué ocurren y cómo prevenirlos desde un enfoque práctico. Porque en muchos casos, el problema no es el empleado… sino el proceso.

¿Qué entendemos por incumplimiento en la política de gastos?

Cuánto se puede gastar, en qué y con qué justificación. Para respetar las reglas internas, es fundamental tener respuesta a esas cuestiones. De lo contrario, se producen irregularidades. Estas pueden adoptar muchas formas:

• Presentar gastos no autorizados (por ejemplo, de una categoría no contemplada)
• Superar los límites definidos por tipo de gasto o periodo de tiempo
• No adjuntar los justificantes correspondientes
• Presentar las notas de gastos fuera de plazo
• No declarar gastos menores que luego afectan al cierre contable
• Manipular los recibos

Consecuencias reales para la empresa

Estos comportamientos pueden tener graves consecuencias para las organizaciones: pérdidas económicas, complicación del trabajo de los equipos financieros, control presupuestario debilitado, daño en la reputación de la empresa, multas o desmotivación de los empleados, entre otros.

Causas frecuentes del incumplimiento (más allá del fraude)

En algunos casos los incumplimientos se realizan a sabiendas. Pero otras veces son producto de errores involuntarios o reflejo de una mala experiencia del usuario. ¿Las principales causas?

1. Políticas de gastos poco claras que llevan a confusiones sobre lo que está permitido y lo que no. Si un empleado no entiende cuándo un gasto es reembolsable o cómo debe justificarlo, difícilmente cumplirá las normas.
2. También pueden sentirse desmotivados ante políticas demasiado restrictivas o que se aplican de forma inconsistente.
3. Procesos de gestión de gastos profesionales manuales, lo que conlleva errores en el reporte y en la validación. Además, los empleados que viajan no quieren tener que guardar tickets y perder tiempo rellenando Excels.
4. Relacionado con el punto anterior, la ausencia de herramientas adecuadas para la gestión de gastos también propicia que los empleados se vean tentados a tomar atajos. Es decir, a no registrar los gastos correctamente.
5. Falta de formación financiera y/o del funcionamiento de las reglas de gasto internas. Esto lleva a decisiones mal informadas desde el primer día.
6. Déficit de control y seguimiento, lo que provoca que los errores se repitan antes de que alguien se dé cuenta. Y cuando un gasto mal presentado no tiene consecuencias claras, o no se corrige a tiempo, se convierte en hábito.
7. Del mismo modo que los empleados pueden percibir que el incumplimiento no tiene consecuencias, también les cuesta más cumplir las normas si no ven incentivos claros para hacerlo.

A esto hay que sumar la tendencia de las personas a evitar tareas incómodas, a resolver rápido sin pensar mucho en las consecuencias y a minimizar el impacto que pueden tener las pequeñas infracciones: “son solo un par de euros, no pasa nada”.

A la hora de diseñar una política de gastos corporativos efectiva conviene tener en cuenta estos patrones.

Cómo mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto

¿Quieres lograr que tus trabajadores cumplan con la política de gastos empresarial? Empieza por diseñar un documento que todo el mundo entienda.

¿Ya tienes una política bien definida? Refuérzala con una serie de acciones:

• Comunicar la política de forma clara y visual: crear resúmenes gráficos accesibles desde cualquier dispositivo, usar lenguaje sencillo, utilizar ejemplos reales o enviar recordatorios antes de los viajes comerciales ayuda al cumplimiento.
• Automatizar la gestión de los gastos corporativos. Al eliminar gran parte de la carga manual, se acaba con muchos de los errores. Al mismo tiempo, es posible detectar los gastos no permitidos en tiempo real, establecer límites personalizados u obtener informes de gastos por departamentos o usuarios, entre otras ventajas.
• Permitir que los responsables puedan ver y validar gastos en tiempo real ayuda a corregir desviaciones antes de que escalen.
• Dar formación desde el mismo momento del onboarding.
• Fomentar una cultura financiera de transparencia.
• Actualizar la política de forma periódica y comunicar los cambios.
• Incentivar el cumplimiento.
• Establecer consecuencias claras, y aplicarlas.

Comparativa: Gestión de gastos manual vs. digital

Cómo una herramienta digital puede cambiarlo todo

El papel de Okticket en la prevención proactiva

Muchos de los problemas que hemos visto pueden solucionarse simplemente con implantar un software de gestión de gastos profesionales como Okticket. Así ayuda nuestra tecnología a reducir el incumplimiento de la política de gastos:

• El usuario no necesita memorizar nada, ya que la aplicación permite configurar reglas personalizadas por rol, centro de coste o tipo de gasto. De forma automática, el sistema valida que los gastos cumplan esos límites.
• Gracias al OCR inteligente, los usuarios pueden escanear tickets y facturas al instante. Okticket comprueba automáticamente la información y detecta posibles irregularidades antes de que los gastos lleguen a contabilidad. Ni siquiera se le escapan los tickets falsos generados con IA.
• La aplicación es tan rápida y fácil de utilizar que los viajeros de negocios sí quieren usarla.
• El sistema envía una alerta automática a los responsables cuando detecta un gasto que incumple los parámetros definido.

Un cambio de herramienta puede suponer una transformación completa en la relación entre gestión de gastos y comportamiento humano.

Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP es toda una liberación. (Cupa Group)

Preguntas clave que se hacen los responsables financieros

¿Por qué los empleados no respetan la política de gastos?

Por falta de claridad, procesos mal diseñados, poca formación o decisiones emocionales bajo presión.

¿Qué pasa si un empleado incumple la política de gastos?

Puede derivar en revisiones manuales que consumen mucho tiempo, retrasos en la contabilidad, reembolsos que no se producen, sanciones internas o conflictos en auditorías.

¿Cómo lograr que los empleados cumplan las políticas?

La clave está en simplificar los procesos, ofrecer educación financiera corporativa y usar herramientas digitales que faciliten el cumplimiento sin esfuerzo.

¿Qué herramientas ayudan a mejorar el cumplimiento?

Los softwares de gestión de gastos como Okticket automatizan reglas, validan justificantes y reducen errores humanos.

¿Es útil enseñar educación financiera en la empresa?

Sí. Una formación básica en finanzas corporativas o uso del software reduce errores, agiliza procesos y mejora la relación entre equipos.

Lo esencial: cómo reducir errores y facilitar el cumplimiento

Conclusión

En definitiva, la mayoría de los errores en las notas de gastos son consecuencia de procesos poco intuitivos, políticas mal comunicadas y una falta de enfoque humano.

El primer paso para reducir el incumplimiento de las políticas de gastos es diseñar procesos comprensibles, intuitivos y automatizados.

¿Quieres mejorar el cumplimiento de gastos en tu empresa sin aumentar la carga de trabajo de tus equipos?

Contacta con nosotros y descubre cómo Okticket te ayuda a automatizar la gestión de gastos de viaje profesionales y bloquear así el fraude interno.

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En prácticamente todas las empresas hay algún proceso que se atasca. Con frecuencia, ese cuello de botella se produce en un mismo punto: la gestión de gastos de empresa.

¿La causa? Procesos obsoletos, en los que las tareas manuales e improductivas son la constante.  

Sin un software para gestionar gastos corporativos, cada parte del reporte y del control de las notas de gastos se convierte en un punto de fricción.

Visualiza esta escena: compras no registradas, empleados que acumulan tickets en sus carteras, justificantes que se pierden, gastos con tarjetas corporativas que tardan días en reflejarse, conciliaciones bancarias que se hacen manualmente al final del mes, errores que se repiten una y otra vez pero que no se detectan… ¿Te suena familiar?

Estos bloqueos no solo ralentizan el trabajo del equipo financiero. También generan costes ocultos y desviaciones presupuestarias difíciles de controlar.

Ahora bien, revertir esa situación es posible. Gracias a la automatización y a la inteligencia artificial, las empresas pueden digitalizar completamente la gestión de sus gastos y convertir una fuente de ineficiencia en una ventaja competitiva real.

Automatiza la gestión de gastos de empresa con IA: del viaje a la contabilidad

Pero no basta con automatizar solo una parte del proceso. La eficiencia real llega cuando todo el ecosistema de gestión de gastos empresariales está centralizado en una única plataforma digital. Las funcionalidades clave incluyen:

• Tecnología OCR para capturar la información de tickets y facturas.
• Conciliación de gastos con tarjeta en tiempo real.
• Integración con los principales sistemas de gestión empresarial (además de plataformas de movilidad y agencias en el caso de la gestión de gastos de viaje profesionales).
• Gestión sencilla de anticipos, kilometraje y dietas.
• Control de políticas y alertas automáticas por incumplimientos.
• Reporting inteligente.

En este contexto, la IA generativa aporta una nueva capa de automatización avanzada. Aprende del comportamiento de gasto, detecta anomalías, propone clasificaciones automáticas y reduce drásticamente el error humano. Es un copiloto financiero que trabaja 24/7.

Las empresas que automatizan su gestión de gastos con Okticket ahorran un 80% de tiempo administrativo y reducen un 90% los errores contables

Casos de uso reales: cómo Okticket transforma la gestión de gastos de empresa

Soluciones como Okticket ya están ayudando a departamentos financieros a optimizar su operativa diaria con beneficios tangibles:

• Captura de la información de tickets y facturas con una simple foto. Sobre la marcha, desde un smartphone.
• Clasificación y almacenamiento seguro en la nube.
• Visualización en tiempo real del comportamiento del gasto.
• Motor inteligente que comprende, contextualiza y aprende de cada interacción.
• Traducción instantánea de tickets en distintos idiomas, monedas y formatos.
• Reglas de gasto personalizables. ‍
• Envío de alertas al detectar gastos no alineados con la política de gastos.
• Conciliación bancaria automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Generación de gráficas automáticas para visualizar de forma clara el comportamiento del gasto.

Todo ello, cumpliendo con los requisitos normativos y de seguridad: homologación de la Agencia Tributaria y certificaciones ISO 27001 y 9001.

Conclusión: de cuello de botella a ventaja competitiva

En definitiva, con una gestión inteligente de gastos apoyada en IA generativa, las empresas pueden:

• Detectar gastos duplicados o fuera de política automáticamente.
• Anticipar errores antes de que generen costes.
• Generar dashboards interactivos por centro de coste, proyecto o empleado.
• Asegurar un cumplimiento fiscal preciso y auditable.

Por tanto, las organizaciones que digitalizan este proceso ganan en eficiencia, transparencia y cumplimiento.

¿Preparado para automatizar el proceso de gasto con un enfoque 100% a medida? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo Okticket puede ayudarte a eliminar cuellos de botella, reducir costes ocultos y automatizar tu ecosistema de gastos con el poder de la tecnología y la IA.

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¿Tienes claro cómo justificar correctamente las dietas laborales o viáticos ante Hacienda? Cada vez más empresas se enfrentan a requerimientos por una gestión inadecuada de estos gastos, con consecuencias fiscales importantes.

En los últimos años se han sucedido las sentencias en las que se dictamina que son las empresas, y no los trabajadores, quienes tienen que justificar ante Hacienda que los gastos en dietas laborales o viáticos están exentos de IRPF por motivos laborales. El Tribunal Supremo ha vuelto a pronunciarse recientemente en esta dirección.

Este contexto legal, unido a los reiterados requerimientos de la Agencia Tributaria por considerar que las dietas no están suficientemente justificadas (o incluso que se trata de una forma encubierta de remuneración), pone de relieve la necesidad de optimizar la gestión de los gastos de manutención y alojamiento.

¿Qué son exactamente las dietas laborales o viáticos? ¿Qué dice la legislación al respecto? ¿Cómo optimizar su gestión para evitar sustos con Hacienda? Lo aclararemos en este artículo.

¿Qué son las dietas laborales o viáticos?

Las dietas laborales, también conocidas como viáticos, son las cantidades que una empresa abona a sus trabajadores para compensar los gastos generados al realizar desplazamientos por motivos laborales.

Antes de seguir, es importante aclarar que dietas y gastos de viaje profesionales no son lo mismo. Las primeras son una compensación económica a los trabajadores que tienen que salir de viaje, pero consisten en una cantidad fija y no son obligatorias.

En cambio, los gastos de viaje (en los que se incluirían las dietas, si las hubiera) sí deben ser asumidos por la empresa y varían en cada desplazamiento.

Importante: Todas las dietas son gastos de viaje corporativos, pero no todos los gastos de viaje de empresa se consideran dietas.

¿Qué cubren las dietas laborales?

En general, las dietas laborales cubren dos grandes tipos de gastos:

• Manutención: comidas realizadas durante la jornada laboral fuera del lugar habitual de trabajo o de residencia.
• Alojamiento: cuando el desplazamiento requiere pernoctar fuera del domicilio.

Hay otros gastos vinculados a los desplazamientos, como el kilometraje o la gasolina, pero entrarían dentro de los que conocemos como gastos de viaje profesionales.

¿Cómo se pagan los viáticos?

Las empresas pueden abonar estos gastos de distintas formas. Las dos más habituales son:

1. Anticipos. El trabajador recibe el dinero antes del viaje. A la hora de contabilizarlo, habría que hacerlo como “gasto externo”.
2. Ingreso en nómina. En este caso, es importante recordar que las dietas son compensatorias y que no están sujetas a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados.

Límites legales para las dietas exentas de IRPF

Según el Reglamento del IRPF, estos son los máximos exentos de tributación:

Manutención:

• España:

- Con pernocta: hasta 53,34 €/día

- Sin pernocta: hasta 26,67 €/día

• Extranjero:

- Con pernocta: hasta 91,35 €/día

- Sin pernocta: hasta 48,08 €/día

Alojamiento:

No hay un límite fijo, pero debe justificarse con facturas y datos del viaje.

Justificación de las dietas

Además, las dietas están exentas de IRPF siempre que cumplan estos tres requisitos:

1. Se trate de un gasto real y necesario.
2. El trabajador esté desplazado fuera de su centro de trabajo habitual.
3. El gasto esté correctamente documentado y justificado (facturas, tiques, localización, motivo del desplazamiento…)

Por tanto, no basta con pagar dietas o viáticos, hay que hacerlo de forma impecable desde el punto de vista fiscal. De lo contrario, pueden ser considerados como retribución en especie, con impacto en cotizaciones y retenciones.

¿Cuánto se paga por dietas laborales en España?

Dado que las empresas no están obligadas a pagar dietas (salvo que esté estén recogidas en el convenio colectivo o haya un acuerdo entre empresa y empleado), no existe un importe oficial.

• Dependiendo de la duración del desplazamiento, del destino (nacional o internacional) o del sector, las dietas completas pueden oscilar entre 30 y 90 euros.
• Cuando los gastos superan las dietas fijadas, algunos convenios permiten reembolsar el exceso si se justifica adecuadamente.

La mejor solución para gestionar dietas laborales o viáticos

Gestionar dietas y viáticos manualmente supone una carga administrativa importante y riesgos de errores. Por eso, utilizar herramientas de digitalización y automatización es clave para mejorar este proceso.

¿Cómo puede ayudarte Okticket en la gestión de dietas?

En este sentido, Okticket ofrece la solución más completa para gestionar gastos de viaje profesionales, incluidos dietas y viáticos.  ¿Qué puedes hacer con nuestra aplicación?

• Configurar diferentes políticas de dieta por empleado (e importe).
• Automatizar todo el proceso de gestión de anticipos, desde la solicitud hasta su contabilización en el ERP de tu empresa. Los trabajadores pueden solicitar los anticipos en apenas unos segundos, desde su propio teléfono móvil. Tienen la opción de introducir un importe, seleccionar la divisa y elegir la forma de abono (efectivo o transferencia).
• Capturar justificantes con una simple foto. Solo tienes que sacar una foto del ticket o factura y seleccionar el tipo de gasto “Dieta” (o la que corresponda en cada caso).
• Clasificar gastos automáticamente.
• Integrar los gastos con tu ERP o sistema de gestión empresarial.
• Conciliar de forma automática los pagos efectuados con tarjeta de crédito.

Y ahora, con nuestro motor inteligente, puedes automatizar todo el proceso de gestión de gastos.

Conclusión: Dietas laborales como herramienta de eficiencia

Una correcta gestión de dietas no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también aporta control, eficiencia y cumplimiento normativo a las empresas.

Adoptar soluciones como Okticket transforma los viáticos en un proceso ágil, trazable y alineado con la rentabilidad empresarial.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre los gastos viáticos y las dietas?

La principal diferencia con los gastos de viaje es que en ellos se incluyen todos los gastos y en las dietas solo los gastos relativos a alojamiento y manutención.

¿Son obligatorias las dietas laborales? (H3)

No siempre. Solo son obligatorias si:

• Lo establece el convenio colectivo aplicable
• Se ha pactado previamente entre empresa y trabajador

En ausencia de convenio o acuerdo, la empresa puede decidir si las abona o no.

¿Las dietas son parte del salario?

No. Las dietas no son salario, sino percepciones no salariales, y por tanto:

• No tributan en el IRPF, siempre que se respeten los límites legales
• No se cotizan a la Seguridad Social
• Deben reflejarse en nómina, pero en un apartado distinto al salario

¿Hay que justificar las dietas?

Depende de la empresa y del convenio. Si se abona una cantidad fija como dieta, no siempre es necesario presentar tickets. Sin embargo, hay que tener en cuenta un par de cuestiones:

1. La empresa debe poder justificar estos pagos ante la Seguridad Social y Hacienda.
2. Puede requerirse presentar los justificantes si así lo indica el convenio o la política interna.

¿Quién tiene que justificar las dietas?

La empresa es la responsable legal de justificar ante la Administración cualquier importe abonado como dieta. Esto se hace, por ejemplo:

• Mediante los ficheros CRA a la Seguridad Social
• Incluyendo los importes en el modelo 190 de Hacienda

¿Por qué Hacienda revisa las dietas?

Porque en algunos casos, ciertas empresas han utilizado las dietas como mecanismo para complementar el salario neto de los empleados sin pasar por el IRPF ni por las cotizaciones a la Seguridad Social. Esto ha llevado a un incremento en las inspecciones, especialmente en sectores con alta movilidad o comerciales con muchos desplazamientos.

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas laborales en tu empresa? Descubre cómo Okticket puede ayudarte.

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Si has visto algún montaje de fotos realizado con herramientas inteligentes estarás de acuerdo en que a simple vista es muy difícil detectar la manipulación. Pues bien, lo mismo pasa con los tickets falsos generador por IA.

Un recibo de un taxi, una factura de hotel o el ticket de una comida de negocios para justificar gastos que nunca existieron pueden ser replicados con un alto grado de realismo.

Si un trabajador cuela uno con las notas de gastos, es fácil que la empresa no se dé ni cuenta.

Estamos por tanto ante una nueva amenaza para el control financiero y la gestión de gastos profesionales.

¿O no? La tecnología de Okticket está preparada para detectar hasta los fraudes más sofisticados, incluidos los tickets falsos generados por IA. Y además lo hace en tiempo real.

¿Cómo? Te lo contamos a lo largo de las siguientes líneas.

¿Cómo detectar tickets falsos generados por IA?

El diseño, el texto, el logo del establecimiento… Todos los detalles de un ticket creado con inteligencia artificial parecen reales. Pero hay ciertos patrones que pueden hacer sospechar a un ojo bien entrenado:

• Incongruencias en los datos del comercio.
• Errores sutiles de formato o divisas. Por ejemplo, el formato de número de factura no se corresponde con el del país del emisor.
• Estructura fiscal inválida.
• Anomalías gráficas (en el caso de que los tickets incluyan un logo)
• El texto tiene estructuras lingüísticas típicas del contenido generado con ChatGPT o herramientas similares.
• Huella digital dejada por las imágenes editadas.

No obstante, detectar este tipo de fraude es muy complicado.

El problema es que no hacerlo puede conllevar graves consecuencias legales, económicas y reputacionales.

Tickets falsos, consecuencias reales

¿A qué tipo de riesgos se enfrentan las empresas expuestas al fraude con IA generativa?

• Multas y sanciones derivadas de una posible auditoría externa en la que se descubran gastos fraudulentos.
• Pérdidas de liquidez
• Daño a la imagen de la empresa si el fraude sale a la luz.

¿La solución? Contar con una herramienta que automatice la validación de gastos de empresa. Y que, además, sea capaz de detectar tickets falsos generados por IA.

IA contra el fraude: así identifica Okticket tickets manipulados al instante

Mira este vídeo:

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Así es como la IA Generativa de Okticket analiza cada ticket registrado en la aplicación para detectar hasta la más mínima incoherencia. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.

Detección de fraude con Inteligencia Artificial: Alertas a medida

Las herramientas antifraude con IA como Okticket ofrecen además otra serie de funcionalidades asociadas para reforzar el control de los gastos de empresa. Entre ellas, la validación automática de tickets y facturas o alertas a medida.

En el caso de Okticket, estas alertas se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, ,identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles, como pueden ser alcohol o tabaco.

Cuando el sistema detecta un gasto irregular, lo notifica y lo bloquea antes de que sea procesado.

Con la tecnología de Okticket, tu empresa siempre irá un paso por delante.

¿Quieres ver cómo detectamos un ticket generado por IA? Ponte en contacto con nosotros y descubre la mejor tecnología antifraude basada en Inteligencia Artificial.

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