¿Qué solución de gestión de gastos corporativos se integra mejor con Business Central?
Hay un momento que conoce bien cualquier equipo de finanzas. Los últimos días del mes, cuando de repente aparecen todas las notas de gastos, todos los tickets que se habían quedado en los bolsillos de los empleados.
Otra vez toca revisar los gastos contra reloj e introducir los datos en el ERP para poder cerrar a tiempo.
Puedes echar la culpa a la falta de organización, a la dejadez o a la carga de trabajo. Pero el verdadero problema está en otro sitio: la herramienta de gestión de gastos corporativos y el ERP no están conectados.
Y cuando eso ocurre, el coste es alto: en tiempo, en errores y en riesgo fiscal. Un ticket sin CIF, un IVA mal aplicado o un gasto sin justificante son difíciles de explicar si llega una inspección de Hacienda.
Si tu empresa trabaja con Microsoft Business Central y todavía gestionas las notas de gastos a mano, puede que haya llegado el momento de preguntarse qué solución resuelve esto de verdad.
En este artículo te contamos cómo funciona la integración de Okticket con Business Central, qué ventajas aporta, cómo se configura y por qué importa que la solución que elijas haya sido diseñada para el mercado en el que operas.
¿Qué solución de gestión de gastos corporativos se integra mejor con Business Central?
Okticket es una solución de gestión de gastos de viaje profesionales que se integra de forma nativa con Microsoft Business Central.
Cuando un responsable aprueba una hoja de gastos en Okticket, esa información llega directamente al ERP. Sin exportaciones, sin pasos intermedios, sin que nadie tenga que mover nada de un sistema a otro. Los gastos aparecen en Business Central listos para revisar y contabilizar.
Cómo funciona la integración de Okticket con Business Central
El flujo de gestión del gasto corporativo con Okticket es totalmente automático.
No hay exportaciones, no hay pasos intermedios, no hay nadie que tenga que pasar la información de un sistema a otro. Y cuando Business Central se actualiza, el conector no se rompe. Evoluciona con él.
Cada gasto aprobado llega a Business Central con toda la información que el equipo de finanzas necesita para contabilizarlo:
- A qué cuenta va, según el tipo de gasto
- El centro de coste, proyecto o departamento correspondiente
- El importe, con la base imponible y el IVA ya desglosados
- El CIF del proveedor y la imagen del justificante original
- El nombre del empleado y el método de pago utilizado
El equipo financiero solo tiene que validar la información y contabilizar.
Del ticket en el móvil al ERP: Así es el flujo completo
El proceso completo de gestión de gastos corporativos con Okticket y Business Central sigue estos pasos:
- El viajero de negocios fotografía el ticket o factura con el móvil
- El motor de procesamiento inteligente de documentos (IDP) extrae automáticamente los datos del justificante
- El gasto queda guardado y categorizado en Okticket
- El responsable aprueba la hoja de gastos
- El conector se sincroniza con Business Central y lleva directamente esa hoja de gastos de Okticket al ERP (con la imagen del justificante incluida)
- El equipo de finanzas contabiliza el gasto en el ERP
Este flujo permite automatizar completamente la gestión de gastos corporativos dentro del entorno Microsoft.
Cuánto tarda en configurarse la integración con Business Central
La integración entre Okticket y Business Central está diseñada para ponerse en marcha rápidamente. El conector llega preconfigurado, con los usuarios ya cargados y listo para sincronizar desde el primer día.
El proceso comienza conectando Okticket con el entorno de Business Central de la empresa. Este paso lo realiza el equipo técnico y no requiere desarrollos a medida ni cambios en la infraestructura existente.
A continuación se configuran los datos de empresa y los parámetros contables: por ejemplo, que los pagos con tarjeta corporativa vayan a una cuenta diferente a los pagos en efectivo. Y se definen en Okticket las reglas de aprobación: quién aprueba, hasta qué importe y en qué categorías.
A partir de ahí, los gastos aprobados aparecen en Business Central listos para contabilizar.
Ventajas de usar una solución de gestión de gastos corporativos integrada con Business Central
Cuando una empresa evalúa una herramienta de gestión de gastos para Business Central, necesita algo más que un conector genérico.
La solución debe hablar el idioma del ERP: grupos de contabilización, dimensiones, diarios, movimientos de empleados, etc. Eso es exactamente lo que ofrece Okticket.
- Los gastos de viaje profesionales llegan al ERP listos para contabilizar, con toda la información necesaria.
- El cierre de mes deja de ser un problema. Los gastos se procesan sobre la marcha. No hay que perseguir a nadie para que envíe sus tickets.
- Los gastos aprobados en Okticket se sincronizan automáticamente con Business Central sin esperar cierres de batch nocturnos.
- Si se produce una inspección de Hacienda, no hay que buscar nada. Cada gasto tiene el justificante original, quién lo aprobó y cuándo se contabilizó. Todo está en el sistema, accesible en segundos.
- Los gastos pagados con tarjeta de empresa quedan conciliados automáticamente.
- La política de gastos se cumple sin que nadie tenga que recordarla. Si un gasto no cumple las reglas, el sistema lo retiene antes de que llegue a contabilidad.
- Las actualizaciones de Business Central no afectan al funcionamiento. Cuando Microsoft lanza una nueva versión del ERP, el conector de Okticket se adapta sin interrupciones y sin coste adicional.
El resultado es una gestión de gastos corporativos integrada directamente en el ERP.
Okticket se conecta a tu ecosistema Microsoft
Elegir Okticket para gestionar tus gastos de viaje profesionales no implica añadir una herramienta nueva a la lista. Significa que las herramientas que tu empresa ya tiene empiezan a trabajar juntas.
Microsoft Business Central
Los gastos aprobados llegan directamente a contabilidad, sin pasos intermedios.
Microsoft Teams
Los responsables reciben las solicitudes de aprobación en Teams y las gestionan sin salir de la aplicación. Esto elimina uno de los cuellos de botella más frecuentes: la aprobación que se retrasa porque alguien no vio el correo.
Power BI
Los datos de gastos están disponibles en tiempo real para construir informes por empleado, por proyecto, por categoría o por departamento. Sin exportaciones manuales, sin esperar al cierre del mes.
Microsoft Dynamics
El conector se adapta a la política de gastos de tu empresa.
Preguntas frecuentes sobre la integración con Business Central
¿Qué solución de gestión de gastos corporativos se integra con Business Central?
Okticket se integra de forma nativa con Microsoft Business Central. Las hojas de gastos aprobadas se sincronizan automáticamente con el ERP, incluyendo la cuenta contable, el IVA y el justificante.
¿Se puede definir quién aprueba cada gasto?
Sí. Okticket permite configurar reglas de aprobación basadas en categorías de gasto, importe, departamento o jerarquía organizativa.
¿Funciona tanto si tenemos Business Central en la nube como en nuestros propios servidores?
En ambos casos, sí. La configuración puede variar ligeramente, pero la integración funciona en los dos entornos.
¿Qué pasa cuando Microsoft actualiza Business Central?
El conector de Okticket evoluciona con cada actualización del ERP, por lo que la integración sigue funcionando sin interrupciones ni costes adicionales.
¿Qué incluye la puesta en marcha?
El equipo de Okticket acompaña todo el proceso: configuración inicial, formación al equipo, carga de datos y soporte.
¿Cumple con los requisitos fde Hacienda?
Sí. Okticket cumple con los requisitos de la AEAT y con la Ley Antifraude. Cada gasto conserva el justificante original, el desglose de IVA y el registro completo de aprobación. Si llega una inspección, toda la documentación está disponible en el sistema.
Conclusión: una decisión que tiene más sentido cuanto más tiempo la llevas posponiendo
La gestión de gastos corporativos no es una prioridad para ciertas empresas, pese al coste que ello conlleva. Okticket se conecta con Business Central y funciona dentro del ecosistema Microsoft que tu empresa ya tiene.
El resultado es un flujo continuo: del ticket fotografiado en el móvil al asiento contable en el ERP, sin tareas manuales ni riesgo de errores.
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