Programa de tarjetas corporativas: implementación en 10 pasos

¿Te imaginas poder controlar el gasto antes de que se produzca? Las empresas que cuentan con un programa de tarjetas corporativas ya disfrutan de los beneficios que supone gestionar los gastos de los empleados en tiempo real. 

Y no, no estamos hablando de las tarjetas de empresa de toda la vida que solo tenían los directivos. Hablamos de programas completos donde cada empleado que necesita hacer gastos tiene su propia tarjeta, con límites configurados, controles automáticos y visibilidad total en tiempo real.

No obstante, asegurar su correcto uso requiere definir políticas claras, elegir el tipo de tarjeta adecuado (físicas, virtuales, o ambas), establecer límites que tengan sentido, y sobre todo, contar con un software que te permita controlar todo esto sin volverte loco.

En este artículo te explicamos cómo montar un programa de tarjetas corporativas que funcione de verdad, paso a paso, y cómo Okticket (con la OKT Card) te lo pone bastante más fácil.

¿Qué es un programa de tarjetas corporativas?

Empezamos por lo básico. Un programa de tarjetas corporativas no es simplemente ir al banco, pedir tarjetas para todos y repartirlas libremente.

Es todo un sistema donde defines quién puede gastar, cuánto, en qué, y cómo se controla todo eso sin que el departamento de finanzas tenga que vivir en Excel.

La ventaja principal es que los pagos están alineados con las políticas empresariales e integrados con las herramientas de gestión de gastos y contabilidad.

La idea es sencilla: en lugar de que tus empleados paguen de su bolsillo (y luego esperen semanas a que les devuelvas el dinero), les das una tarjeta vinculada directamente a la empresa. Con límites predefinidos, por si acaso.

Lo interesante viene cuando esto se conecta con un software de gestión que hace el trabajo sucio por ti: fin de los reembolsos, control en tiempo real, cumplimiento y conciliación automática.

¿Cómo implementar un programa de tarjetas corporativas?

La implementación correcta sigue 10 pasos claros:

Paso 1. Definir los objetivos del programa (H3)

¿Quieres olvidarte de los reembolsos? ¿Controlar gasto por centro de coste? ¿Automatizar conciliación? ¿Cumplir con la fiscalidad española? Antes de lanzarte a pedir tarjetas, para un momento y analiza qué problema estás intentando solucionar exactamente.

Estos son los objetivos más comunes que persiguen las empresas españolas: 

• Dejar de perseguir tickets perdidos
• Saber en qué se gasta mientras todavía pueden hacer algo al respecto
• Que nadie se salte las normas
• Que los empleados no tengan que adelantar dinero de su bolsillo

Para definir tus objetivos, pregúntate: ¿Cuáles son los mayores problemas actuales en la gestión de gastos? ¿Qué métricas te permitirían evaluar una mejora significativa?

Paso 2. Elegir el tipo de tarjeta adecuado

Aquí hay que pensar un poco en cómo funciona tu empresa. No es lo mismo gestionar un equipo comercial que se pasa el día en la calle, que un equipo de desarrollo que básicamente solo paga suscripciones de software.

• Tarjetas físicas son la opción obvia para viajeros de negocios que necesitan pagar comidas con clientes, repostar gasolina, dormir en hoteles... Son como las tarjetas de plástico tradicionales, pero si las pierdes las bloqueas desde el móvil. 
• Tarjetas virtuales son otra historia. Son números de tarjeta que generas al momento, sin que exista nada físico. ¿Para qué sirven? Para pagos online principalmente.

Lo que hacen la mayoría es utilizar tarjetas físicas para gastos recurrentes y tarjetas virtuales para gastos concretos. Así tienes control sin complicarte la vida.

Paso 3. Establecer una política de uso clara

Esto es crítico. Si no dices explícitamente qué se puede hacer y qué no, va a haber confusiones. 

Las cosas que tienes que dejar claras en tu política:

• Qué se puede pagar y qué no
• Cuánto se puede gastar en cada cosa: 
• Qué justificantes hay que aportar
• Qué gastos necesitan aprobación previa
• Qué pasa si la tarjeta se pierde
• Qué pasa si alguien se salta las normas

La clave está en comunicar todo esto de forma clara, no en un PDF de 40 páginas que nadie va a leer. Una guía rápida en la intranet o reglas integradas en el propio software de gestión de gastos funciona mucho mejor.

Paso 4. Configurar límites por rol y departamento

Los límites automáticos son, probablemente, la funcionalidad que más quebraderos de cabeza te va a ahorrar. Porque puedes confiar en tu equipo todo lo que quieras, pero si no hay un tope máximo, tarde o temprano alguien va a hacer un gasto que no debe.

Criterios para establecer límites:

• Por usuario: Límites individuales según responsabilidad
• Por rol: Diferentes niveles según el puesto (directivo, comercial, administrativo)
• Por departamento: Presupuestos específicos por área
• Por tipo de gasto: Límites diferentes según categoría (comidas, viajes, material)
• Por periodo de tiempo: Diarios, semanales o mensuales
• Por proyecto: Presupuestos asignados a iniciativas específicas
• Por centro de coste: Control por ubicación o unidad de negocio

Los sistemas avanzados permiten configurar estos límites de forma granular y ajustarlos dinámicamente según las necesidades del negocio, sin necesidad de emitir nuevas tarjetas físicas.

Paso 5. Implementar tarjetas virtuales para mayor seguridad

Otra buena práctica para bloquear el fraude interno y reducir los cargos inesperados en las transacciones online es utilizar una tarjeta virtual para cada proveedor o suscripción, con límites exactos y que puedas bloquear de inmediato.

Ventajas destacadas de las tarjetas virtuales (H4)

Además del alto nivel de seguridad, estas tarjetas ofrecen una serie de ventajas destacadas: 

• Creación instantánea, algo especialmente valioso cuando un empleado necesita realizar una compra urgente o cuando se incorpora nuevo personal.
• Control granular: cada tarjeta virtual puede configurarse con parámetros muy específicos. 
• Reducción del fraude, ya que, si los datos de una tarjeta virtual se ven comprometidos, solo esa tarjeta específica se ve afectada. 
• Trazabilidad perfecta. Sabes exactamente qué tarjeta se usó para qué, sin ambigüedades.

En este punto es importante recordar que la combinación de tarjetas físicas para uso diario y tarjetas virtuales para pagos específicos ofrece el equilibrio perfecto entre conveniencia y control.

Paso 6. Automatizar aprobaciones y control

Lo ideal es que la mayoría de gastos se procesen solos, sin que nadie tenga que dar permiso para cada café. Para eso están los límites automáticos: si está dentro de lo permitido, adelante. Si se sale de madre, ahí sí que hace falta que alguien le dé el visto bueno.

Del mismo modo, un buen programa de tarjetas corporativas incluye alertas en tiempo real y visibilidad total de los gastos. Esto permite a los responsables actuar proactivamente ante desviaciones.

Paso 7. Asegurar la conciliación bancaria automática

Importante también es elegir una tarjeta de crédito que ofrezca conciliación automática. De esta forma, cada cargo queda vinculado con su correspondiente justificante, sin procesos manuales. 

La integración con el ERP o sistema contable es clave para una conciliación eficiente y para mantener la coherencia entre los sistemas financieros de la empresa.

Paso 8. Establecer protocolos de gestión de incidencias

Por muy bien que montes el sistema, ten claro que van a pasar cosas. Alguien va a perder la tarjeta. Va a aparecer un cargo raro. Alguien se va a pasar de límite sin querer. Es inevitable.

Anticipar estas situaciones y definir cómo manejarlas es fundamental para mantener la operativa fluida. 

Las incidencias más típicas

• Pérdida o robo de tarjeta física: Es una de las más frecuentes, por lo que es fundamental poder bloquearlas de forma rápida, a ser posible de forma autónoma desde una app. El sistema debe permitir solicitar un reemplazo inmediato.
• En caso de cargos no reconocidos, debe existir un proceso claro para reportar transacciones sospechosas, con investigación inmediata y posibilidad de disputa ante el proveedor de tarjetas.
• ¿Qué ocurre cuando un empleado realiza una compra que incumple la política de gastos? ¿Se aprueba y se registra como excepción? ¿Se rechaza y el empleado asume personalmente el coste? Define el procedimiento claramente.
• Si se produce un fallo, es importante contar con un canal de soporte rápido para que la operativa no sea vea afectada.
• Cuando un empleado necesita realizar un gasto urgente que excede su límite, debe poder solicitar un aumento temporal con aprobación rápida.

Paso 9. Garantizar seguridad y cumplimiento normativo

Aquí entramos en territorio legal y de seguridad, muy importante. Porque si no tienes esto bien atado, puedes tener problemas gordos con Hacienda o con inspecciones de protección de datos.

Lo que el proveedor de tarjetas tiene que tener sí o sí

• Certificaciones de seguridad: el proveedor de tarjetas debe contar con certificaciones como PCI-DSS para procesamiento de pagos, ISO 27001 para seguridad de la información, y cumplir con los estándares de la Unión Europea.
• Protección de datos (RGPD): gestión adecuada de datos personales de empleados, con consentimientos claros, políticas de privacidad y procedimientos de ejercicio de derechos.
• Autenticación de doble factor para acceder al sistema de gestión de tarjetas
• Cifrado de datos
• Utilización de tokens en lugar de números de tarjeta reales 
• Monitorización en tiempo real de patrones de gasto sospechosos, con alertas automáticas para transacciones anómalas.
• Accesos diferentes para cada rol 

Trabajar con un proveedor que tenga estas garantías integradas es fundamental para evitar riesgos legales y reputacionales.

Paso 10. Implementar reporting y optimización continua

Un programa de tarjetas corporativas no es un proyecto con fecha de finalización, sino un sistema vivo. Hay que estar mirando los datos, viendo qué funciona y qué no, y ajustando sobre la marcha.

Los números que deberías estar vigilando

• Gasto medio por empleado
• Gasto por categoría
• Cumplimiento de la política interna (en porcentajes) 
• El tiempo que pasa entre el gasto y su registro contable completo
• Ahorro, tanto en tiempo administrativo como en reducción de gastos
• Proveedores habituales, con el fin de identificar oportunidades de negociación

Cómo usar toda esta información

Lo ideal es disponer de dashboards en tiempo real.  Los mejores sistemas ofrecen tableros personalizables donde cada usuario ve la información relevante para su rol.

¿Cómo ayuda Okticket a gestionar tarjetas corporativas?

Seamos claros. Puedes tener las mejores tarjetas corporativas del mundo, pero si no tienes un software detrás que te permita controlar todo esto, en realidad está cargado de trabajo improductivo a los equipos financieros y al resto de los empleados. 

Seguirás persiguiendo tickets, introduciendo datos a mano, y sin saber realmente qué está pasando con los gastos hasta que sea demasiado tarde.

Por eso existe Okticket. Y concretamente, la OKT Card, que es nuestra tarjeta de débito inteligente pensada específicamente para empresas españolas que quieren gestionar gastos de verdad, no simplemente repartir plásticos. 

Funcionalidades principales de la OKT Card

• Límites que puedes configurar como quieras: Por usuario, por rol, por categoría de gasto, por periodo de tiempo, por lo que te dé la gana. Y lo ajustas cuando necesites, sin tener que pedir tarjetas nuevas.
• Tarjetas físicas y virtuales, compatibles con Google Pay y Apple Pay
• Conciliación automática
• Integración con el ERP de tu empresa
• Control en tiempo real
• App móvil donde los usuarios pueden reportar sus gastos y sus supervisores gestionarlos
• Flujos de aprobación personalizados que procesan automáticamente gastos dentro de política, mientras que los gastos excepcionales pasan por las aprobaciones necesarias con notificaciones en tiempo real.
• Cumplimiento normativo garantizado

Todo en una única plataforma, sin tener que saltar de un programa a otro.

Preguntas frecuentes sobre tarjetas corporativas

¿Cuánto tiempo lleva implementar un programa de tarjetas corporativas?

Depende mucho del tamaño de la empresa y de lo complicada que sea vuestra estructura. Una empresa pequeña o mediana con Okticket puede tener todo funcionando en unas pocas semanas: configuras las políticas, emites las tarjetas, formas a la gente, y ya. En empresas más grandes con múltiples departamentos, delegaciones, centros de coste, etc., puede llevar algo más (un mes o dos), pero tampoco es un proyecto de medio año.

¿Las tarjetas corporativas sustituyen los reembolsos?

En la gran mayoría de casos, sí. El empleado paga directamente con su tarjeta corporativa y listo, no tiene que adelantar dinero. Siempre puede haber alguna excepción puntual (un gasto inesperado cuando no llevaba la tarjeta encima, o algo muy específico), pero deberían ser la excepción, no la norma. Si todavía estás procesando reembolsos constantemente, es que algo no está bien configurado.

¿Cómo se gestionan los gastos en moneda extranjera?

El sistema hace la conversión automáticamente al tipo de cambio del momento. Tú ves tanto el importe original (en dólares, libras, o lo que sea) como el convertido a euros, y queda registrado qué tipo de cambio se aplicó. Todo transparente.

¿Puedo establecer límites diferentes para días laborables y fines de semana?

Sí, los sistemas buenos (como OKT Card) permiten configuraciones bastante específicas. Puedes poner límites diferentes según el día de la semana, la hora, incluso restricciones geográficas si te apetece. Aunque la verdad es que esto no suele hacer falta para la mayoría de empresas.

¿Cómo se integra con nuestro sistema contable?

Lo normal es que haya integraciones nativas con los principales ERPs españoles (Sage, SAP, Microsoft, Holded...). Si usas algo más específico, suele haber APIs para conectarlo. La integración se hace durante la implementación, y una vez está hecha, ya fluye todo automáticamente. No tienes que estar exportando datos ni nada de eso.

¿Es obligatorio que los empleados justifiquen todos los gastos?

Sí, rotundamente sí. Hacienda quiere factura de todo, y vosotros también deberíais quererla para tener las cuentas en orden. Lo bueno es que con una app móvil es súper fácil: haces el gasto, le haces una foto al ticket, se adjunta automáticamente, y en paz. Cuestión de 10 segundos.

Conclusión (H2)

Como estás viendo, implementar un programa de tarjetas corporativas no es complicado, pero tampoco es algo que hagas a la ligera. Necesitas planificación, políticas claras, la tecnología adecuada, y sobre todo, tener claro qué problema estás intentando solucionar.

Si lo haces bien, los beneficios son enormes: te ahorras decenas (o cientos) de horas al mes en trabajo administrativo, tu equipo deja de adelantar dinero de su bolsillo, tienes control total sobre qué se gasta y en qué, y el cierre contable deja de ser esa pesadilla mensual que todos conocemos.

Pero ojo, si solo repartes tarjetas sin un sistema detrás que te permita controlar todo esto, vas a tener más problemas que con el método antiguo. Por eso es tan importante elegir bien el proveedor y la plataforma de gestión.

Los 10 pasos que hemos visto en este artículo no son teóricos. Son exactamente lo que funciona en empresas reales, desde pequeñas startups hasta corporaciones grandes. Sigue esta guía, ajústala a tu realidad, y vas a transformar la gestión de gastos de tu empresa.

Y si quieres empezar sin complicarte la vida, échale un vistazo a Okticket. Está pensado específicamente para empresas como la tuya, cumple con toda la normativa, se integra con los ERPs que usamos aquí, y está diseñado para que funcione desde el día uno sin necesidad de tener un máster en finanzas.

Al fin y al cabo, se trata de trabajar de forma más inteligente. Y las tarjetas corporativas bien implementadas son exactamente eso.

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