La importancia de la trazabilidad en la gestión de gastos de viaje

Las empresas que utilizan una solución para gestionar gastos de viajes de empresa quieren obtener trazabilidad. Es decir, rastrear todo el proceso.

Gracias a esta opción, las compañías pueden atribuir los gastos relacionados con el viaje a un área, proyecto, centro de costes o viajero de negocios. Incluso hacer un seguimiento de ese gasto, desde el reporte hasta el reembolso.

Pero entre el proceso de reservas y el reembolso de los gastos pueden sucederse los errores  si no cuentas con las herramientas adecuadas.

Qué ocurre cuando no se pueden rastrear los gastos

¿Has tenido alguna vez dificultad para relacionar un gasto con su origen? Cuando ese vacío de información se repite una y otra vez, acaba trayendo consecuencias negativas. ¿Una pista?

Política de viajes corporativa que no se cumple

Lo normal es que las empresas cuenten con una política de gastos de viaje donde se plasmen los límites de gasto..

Ya sea por usuario, por tipo de gasto, por día o por viaje, esos límites deben cumplirse. ¿Pero qué ocurre si no es posible comprobarlo? Lo más probable es que se sobrepasen.

En este punto es importante recordar las ventajas de este documento:

• Reduce el riesgo de aprobar gastos que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• Facilita la reducción de gastos eligiendo proveedores con mejores tarifas y restringiendo los viajes de última hora que aumentan los costos.
• Disminuye las fricciones entre los empleados que viajan y el área de back office.

Pérdida de ocasión para ahorrar  

Como no se conocen con exactitud los conceptos de los gastos, se complica la tarea de llegar a acuerdos con el proveedor habitual. Cadenas de hoteles, restaurantes, empresas de alquiler de vehículos, agencias de viajes, etc. Siempre se puede negociar para obtener tarifas de empresa más baratas.

Lo mismo ocurre con las deducciones de los gastos adicionales, como pueden ser los de representación. Para poder hacer una solicitud, es necesario tenerlos controlados (junto con el ticket o factura).

Prevención del fraude interno

Se calcula que las empresas pierden de media 7.000 euros al mes por culpa del fraude interno. Si no es un ticket duplicado, es un gasto que se ha pasado dos veces o una compra hecha fuera del horario laboral. Incluso un recibo por un importe superior a los límites marcados en el documento de política de viajes empresarial.

Sin poder rastrear los gastos, es difícil prevenir los fallos en el reporte de gastos. Y en el caso de que se produzca una auditoría, es más complicado recopilar todos los tickets y facturas necesarios.

Dificultad para detectar errores

Otras veces, las cuentas no cuadran debido a los errores derivados de una gestión manual de los gastos de viaje. Estos pueden pasarse por alto y acaban costando dinero a la empresa.

El resultado de todo ello es la pérdida de ventaja sobre la competencia. De ahí la necesidad de que las empresas cuenten con herramientas que les aporten datos fiables.

Okticket: La trazabilidad de los gastos de viaje que necesitas

¿Te gustaría analizar las hojas de gastos de forma rápida y sencilla? Con Okticket sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.

¿Qué más ventajas aporta nuestra solución en materia de trazabilidad de los gastos de viaje?

• Los usuarios con permisos disponen de una vista avanzada muy útil para organizar los datos.
• La app te permite configurar el grid mediante tableros. De esta forma, puedes seleccionar y exportar en Excel solo los datos que necesites.
• La información de gasto se muestra en tiempo real. La persona encargada de validar el gasto puede saber el importe de la compra, quién la ha efectuado, cuándo y dónde.
• Facilita la tarea de comparar los gastos de los diferentes viajes. De esta manera, puedes llegar a predecir incluso los costes de los próximos viajes. Si quieres detectar puntos de mejora de procesos, puedes analizar los gastos de forma vertical (tendencias, patrones, proveedores…)

Viaje end-to-end: Integración con agencias

¿Gestionas las reservas de hoteles y billetes a través de agencias de viajes? En Okticket nos integramos con agencias de viajes (Vyootrip, Grupo Solutia, Grupo Iris y Destinux). También con empresas de movilidad, por lo que la trazabilidad comienza en el momento de realizar las reservas.

Todos los gastos quedarán registrados en nuestra app de forma automática.

¿Consideras que el análisis de datos es una herramienta muy valiosa? Te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.

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