La importancia de la trazabilidad en la gestión de gastos de viaje

Trazabilidad. Una de las funcionalidades que más valoran las empresas a la hora de implantar una solución digital es la posibilidad de rastrear todo el proceso de los gastos de viaje.  

Gracias a la trazabilidad, las compañías pueden atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de costes o empleado. Incluso hacer un seguimiento del workflow de aprobación de ese gasto, desde el reporte hasta la liquidación, pasando por la validación.

Pero entre la reserva y el reembolso hay un largo camino de reporte, revisión y aprobación de gastos en el que puedes encontrar muchos baches si no cuentas con las herramientas adecuadas.

QUÉ OCURRE CUANDO NO SE PUEDEN RASTREAR LOS GASTOS

¿Has tenido alguna vez dificultades para relacionar un gasto con su origen? Cuando ese vacío de información se repite una y otra vez, acaba trayendo consecuencias negativas. ¿Una pista?

INCUMPLIMIENTO DE LOS LÍMITES DE GASTO

Lo normal es que las empresas cuenten con una política de gastos de viaje en la que se estipulen las cantidades máximas que los trabajadores en movilidad pueden gastar. Ya sea por usuario, por categorías, por día o por viaje, esos límites deben cumplirse. ¿Pero qué ocurre si no es posible comprobarlo? Lo más probable es que se sobrepasen.

PÉRDIDA DE OPORTUNIDADES DE AHORRO

Como no se conocen con exactitud los conceptos de los gastos, se complica la tarea de llegar a acuerdos con los proveedores más habituales (cadenas de hoteles, restaurantes, empresas de alquiler de vehículos, agencias de viajes, etc.) para obtener tarifas corporativas más baratas.

Lo mismo ocurre con las deducciones de los gastos de representación. Para poder solicitarlas, es necesario identificarlos junto con sus respectivos justificantes.

PREVENCIÓN DEL FRAUDE INTERNO

Se calcula que las empresas pierden de media 7.000 euros al mes por culpa del fraude interno. Si no es un ticket duplicado, es un gasto que se ha pasado dos veces, una compra realizada fuera del horario laboral o un justificante por un importe superior a los límites marcados en la política de viajes empresarial.

Sin poder rastrear los gastos, es difícil prevenir estas irregularidades en el reporte de gastos. Y en el caso de que se produzca una auditoría, es más complicado recopilar todos los justificantes de gastos necesarios.

DIFICULTAD PARA DETECTAR ERRORES

Otras veces, las cuentas no cuadran debido a errores inintencionados, derivados de una gestión manual de los gastos de viaje. Estos pueden pasar desapercibidos y acaban costando dinero a la empresa.

El resultado de todo ello es la pérdida de competitividad. De ahí la necesidad que tienen las compañías de contar con herramientas tecnológicas que les permitan obtener información fiable que aporte una ventaja competitiva sobre sus competidores.

OKTICKET: LA ANALÍTICA AVANZADA QUE NECESITAS

Al implantar una solución tan potente y completa como Okticket, obtendrás toda la información que necesitas para analizar las hojas de gastos de forma rápida y sencilla. Por fin sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.

¿Qué más ventajas aporta nuestra solución en materia de trazabilidad de los gastos de viaje?

• Los administradores disponen de una vista avanzada muy útil para organizar los datos.
• La aplicación te permite configurar el grid mediante tableros. De esta forma, puedes seleccionar y exportar en Excel solo la información que necesites.
• La información de gasto se muestra en tiempo real. La persona encargada de validar el gasto puede saber el importe de la compra, quién la ha efectuado, cuándo y dónde.
• Facilita enormemente la tarea de hacer comparativas que permitan conocer la evolución de los gastos. De esta manera, puedes llegar a predecir incluso los costes de los próximos desplazamientos. Si quieres detectar puntos de mejora de procesos, puedes analizar los gastos de forma vertical (tendencias, patrones, proveedores…)

VIAJE END-TO-END: INTEGRACIÓN CON AGENCIAS

En Okticket también nos integramos con agencias de viajes, por lo que la trazabilidad comienza en el momento de realizar las reservas. El último acuerdo lo hemos firmado con Consultia Business Travel para integrar nuestra app en su solución Destinux, lanzada recientemente al mercado.

Si eres de los que creen que el análisis de datos es una herramienta muy valiosa, te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.

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