TIPS PARA EVITAR ERRORES AL CONTABILIZAR GASTOS DE VIAJE

• 28 DE JULIO DE 2023

Contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma manual conlleva una serie de costes ocultos que no siempre son fácilmente identificables. Recopilar los tickets, revisar las notas de gastos, aprobarlas, realizar los asientos contables, hacer los reembolsos… Todo ello supone un montón de tiempo tanto para los trabajadores en movilidad como para el departamento de Administración.

No solo eso. Los errores también son frecuentes (se estima que el 80% de las notas de gastos contiene algún fallo). Unas veces son fallos inintencionados. Otras, producto del fraude interno. En ambos casos, las consecuencias son las mismas: más tiempo y dinero perdidos para la empresa.

¿Es posible evitar los errores al contabilizar gastos de viaje? Si se toman las precauciones necesarias, se pueden reducir al mínimo. En un momento en el que el Business Travel está relanzándose, conviene implantar una serie de medidas preventivas.

¿LISTO PARA CONTABILIZAR LOS GASTOS DE VIAJE CORRECTAMENTE?

Toma nota de nuestros consejos. Confiamos en que puedan resultarte útiles para optimizar la gestión y control de gastos de viaje profesionales.

1. PREVENIR Y ANTICIPAR

La falta de control sobre los desplazamientos empieza incluso antes de realizar la reserva. Es frecuente encontrarse con el caso de empresas que ven incrementarse los gastos porque aumenta el número de empleados en movilidad y no lo han tenido en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos.

Con ello se dificulta el poder hacer un seguimiento fiable del presupuesto (cumplimiento, desviaciones…).

2. DELIMITAR LOS GASTOS REEMBOLSABLES

Del mismo modo, es conveniente establecer una política de gastos de viaje e informar a cada trabajador de cuáles son los gastos no reembolsables y de qué límites se aplican en su caso concreto (alojamiento, transporte, comidas…).

Pero todo ello no sirve de nada si no introduces la información en el software de contabilidad.

3. ASIGNAR CADA GASTO AL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE

¿Tienes claro el asiento contable al que debes imputar cada tipo de gasto? Los errores en este sentido también ocurren. Un pequeño recordatorio:

• Los gastos de los trabajadores son de dos tipos: retributivos y compensatorios. Cada uno tiene un tratamiento fiscal distinto.  Los gastos de viaje, como pueden ser alojamiento, manutención o estancia, estarían incluidos dentro de los compensatorios. Si se ajustan a los límites de Hacienda (Real Decreto 439/2007), no están sujetos a cotización. Además, no entran en la categoría de salario
• Los gastos de representación son exclusivamente los que están vinculados a relaciones públicas y comerciales. Se contabilizan en el grupo de cuentas 6 del Plan General de Contabilidad, en la número 627 concretamente (“Publicidad, propaganda y RRPP”)
• Por su parte, los gastos de viaje se asientan en la cuenta 629 (“Otros servicios”)
• En el caso de las dietas que se hayan incluido en la nómina, el importe debe contabilizarse en el asiento de la cuenta 640.

4. TENER EN CUENTA EL CAMBIO DE DIVISA

En ocasiones puede suceder que un trabajador viaje al extranjero y que, a la hora de contabilizar los gastos, no se tenga en cuenta el tipo de cambio de divisa aplicado en el momento de realizar la compra.

5. REALIZAR AUDITORÍAS

Otro error muy común es no realizar auditorías, cuando se trata de un mecanismo fundamental para detectar posibles irregularidades y prevenir el fraude interno.  

6. DIGITALIZAR LAS NOTAS DE GASTOS

También puede ocurrir que los empleados nómadas rellenen las notas de gastos y no adjuntan el ticket o factura correspondiente. O sí lo meten, pero no incluye todos los datos exigidos por la Agencia Tributaria para considerarlos válidos. Con las prisas, apruebas los gastos y haces el reembolso. Ese error le cuesta dinero a la empresa.

Para evitar situaciones como esta, lo mejor es implantar una herramienta de digitalización y automatización de gastos de viaje.

EVITA ERRORES AL CONTABILIZAR GASTOS DE VIAJE CON OKTICKET

Aprovechando que hablamos de digitalización, es el momento de recordar que Okticket es la solución más potente para dejar atrás el problema de las notas de gastos. En cuanto empieces a utilizar nuestra aplicación de gastos de viaje profesionales, evitarás los errores asociados a la gestión manual de los gastos de viaje.

Para empezar, cada concepto incluido en una hoja de gastos va asociado a la foto del ticket correspondiente.

Además, la app para gastos de viaje de empresa está homologada por Hacienda, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Al mismo tiempo, la herramienta ofrece productos y servicios que también son muy útiles en la lucha contra el fraude interno.

OKTICKET: ¿CÓMO FUNCIONA Y QUÉ PUEDE HACER POR TI?

• Inmediatez: Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de viaje hasta un 80%.
• Trazabilidad: Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos.
• Seguridad: La app está homologada por la Agencia Tributaria. El justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel.

OKT CARD: LA TARJETA DE EMPRESA INTELIGENTE

Las tarjetas de empresa son muy útiles para controlar los gastos de viaje de los empleados nómadas. Como no tienes que lidiar con anticipos ni reembolsos, no hay riesgo de confundirse con las cantidades. Otras ventajas de la OKT Card:

• Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso de forma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos de viaje profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
• Supervisarás en tiempo real las transacciones. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.

CONCILIACIÓN MÁGICA

Realizar conciliaciones bancarias ayuda a saber si existen errores en la contabilización de los gastos. Pero hacerlo a mano no es lo más fiable. En Okticket nos conectamos con más de 100 bancos.

Si tus empleados pagan con tarjeta, el módulo de conciliación de Okticket permite cotejar de forma automática los movimientos de las tarjetas de crédito de empresa con los tickets subidos a la app. Sin exportación de extractos bancarios, ni procesos intermedios, ni errores de revisión.

MOTOR DE REVISIÓN AUTOMÁTICA CON LÓGICA PERSONALIZADA

Las alertas también son una herramienta ideal para detectar irregularidades en las notas de gastos. No es extraño que se contabilicen tickets duplicados, con gastos efectuados en festivo, importes ilegibles o que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

¿Necesitas ir más allá de las típicas alertas? Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

Dinos qué comportamientos de gasto te preocupan y lo trasladamos al sistema de revisión automática. Incluso puedes rechazar de forma automática la presentación de una liquidación de gastos.

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