Dietas y kilometraje: De la nómina a los asientos contables

Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?

1. Directamente, contabilizándolo como gasto externo.
2. Metiendo los importes correspondientes a dietas y kilometraje en la nómina.

Hay que dejar claro que los gastos de viaje son compensatorios, no están sujetos a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados, con independencia de si forman parte o no de la base de cotización. Lo hacen mediante los ficheros CRA.

También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

¿Cuándo se cotizan dietas y kilometraje?

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

Requisitos para que las dietas puedan deducirse

Cuando hablamos de dietas, estamos incluyendo todos los gastos de manutención y alojamiento imputables a los desplazamientos por motivos laborales. Para el alojamiento no existen límites económicos, basta con pedir el justificante.

En cuanto a la manutención, los importes exentos de IRPF son los siguientes:

• Si el gasto se realiza en territorio nacional, el límite es de 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros cuando el trabajador pasa la noche fuera.

 En el extranjero, las cantidades máximas exentas ascienden hasta los 48,08 euros sin pernocta y los 91,35 euros con pernocta.

Es importante recalcar que estos gastos de estancia y manutención tienen que realizarse en establecimientos hosteleros ubicados en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del trabajador.  Por eso es importante acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje.

Los límites del kilometraje

Con respecto al kilometraje, los empleados nómadas tendrán que pagar IRPF solo si la cantidad abonada por la empresa excede de los 0,19 euros por kilómetro recorrido (En el País Vasco y Navarra el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente.)

¿Tu empresa tiene establecida una cantidad mayor? Entonces los trabajadores tendrán que cotizar por esos euros de diferencia.

Asientos contables de gastos de viaje

Pero que un gasto de viaje no esté sujeto a retención no quiere decir que no tenga que comunicarse. También contabilizarse en los asientos contables correspondientes. ¿Cuáles son? Depende de la fórmula elegida para el reembolso.

Si la empresa abona directamente los gastos de locomoción, de manutención y de hospedaje, el asiento tiene que realizarlo en función del tipo de gasto.

• Por regla general, los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento relacionados con la actividad de la empresa se recogen en la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”).

• En caso de que los gastos de hoteles y restaurantes hayan sido ocasionados para lograr un fin comercial, lo adecuado es asentarlos en la cuenta 627 (“Publicidad, propagando y relaciones públicas”). Aquí se incluirían, por ejemplo, las invitaciones a comidas a clientes.

Contabilización de dietas y kilometraje en la nómina

Una opción muy habitual es abonar los gastos de viaje en la nómina de los trabajadores. Las empresas que lo hacen de esta forma tienen que contabilizar los importes en una cuenta separada e individualizada por empleado.

Además, deben tener en cuenta que necesitan guardar los justificantes para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la compañía.

Lo ideal es contar con una solución de digitalización de gastos de viajes profesionales e integrar esos gastos con el ERP de nóminas de la empresa. De esta forma, los tickets y facturas digitalizados quedan guardados en un entorno cloud seguros, accesibles en cualquier momento. Al mismo tiempo, su contabilización se realiza de forma automática.

La importancia del asiento contable de nóminas

Realizar de forma inteligente los asientos contables de las nóminas va más allá de cumplir con las obligaciones legales. Algunos beneficios destacables:

• Se optimizan los recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, lo que supone un ahorro económico considerable para la empresa.

• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral, lo que a su vez incrementa la productividad y la lealtad del equipo.

• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que aprovecharás las ventajas fiscales.

• Se facilita la detección de fraudes e irregularidades.