Contabilizar gastos de viaje profesionales: ¿Cómo se registran?

Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios. Estamos hablando de miles de euros de inversión (una media de 70.000 euros al año por empresa), por lo que contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para la rentabilidad de cualquier compañía.  

¿Dónde se contabilizan las dietas y los gastos de viaje? ¿Qué se incluye en la cuenta 629? ¿Cuándo se usa la cuenta 627? ¿Cómo cotiza el kilometraje en la nómina? A lo largo de las siguientes líneas trataremos de resolver las dudas más frecuentes relacionadas con la gestión y contabilización de los gastos de viaje profesionales.

¿Dónde contabilizar las dietas y gastos de viaje?

Cuando un trabajador se desplaza a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual para realizar sus tareas profesionales, incurre en una serie de costes relacionados con el transporte, la manutención y el alojamiento. Hablamos de los gastos de viaje profesionales.

A su vez, estos gastos pueden ser de diferentes tipos: alojamiento, manutención, transporte, dietas, kilometraje… Todos ellos están considerados como gastos externos. Y como tales, se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto, pero normalmente se utilizan las cuentas 627 y 629 para contabilizar los gastos de viaje.

¿Qué gastos de empresa se registran en la cuenta 627?

La cuenta 627, correspondiente a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”, se utiliza para contabilizar aquellos gastos ocasionados para lograr un fin comercial.

Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros.

¿Que se incluye en la cuenta 629?

La cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es una de las que más dudas genera, pues es en la que anotan todos los gastos que no encajan en ninguna de otra cuenta contable.

Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de locomoción, incluidos peajes y aparcamiento, así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.

Contabilización de los gastos de viaje en la nómina

Otra opción es meter los gastos de viaje en la nómina de los empleados siempre teniendo en cuenta que tienen carácter compensatorio y que no forman parte del salario. Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada e individualizada por empleado.

Cuando las dietas se abonan en nómina, van a la cuenta 640.

La importancia de contabilizar las notas de gastos correctamente

Las cuentas contables son indispensables para que las organizaciones optimicen el control y gestión de los gastos de empresa. Cuando la cuentas están bien organizadas, la empresa tiene una visión más fiable y real de la situación financiera en la que se encuentra.

Además, de la correcta contabilización de los gastos de viaje depende que la empresa pueda beneficiarse de las deducciones correspondientes.

En artículos anteriores ya hemos hablado de las deducciones para las empresas y de las exenciones a las que tiene derecho el trabajador, pero nunca está de más insistir. Sobre todo, ahora que hay novedades con respecto al kilometraje.

Recordemos que el pasado mes de julio, el Ministerio de Hacienda incrementaba un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro.

Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje siguen igual:

• Gastos de locomoción y de alojamiento: no hay límites‍
• Gastos de manutención:

- 58,34 euros en los desplazamientos por España con pernocta

- 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta

- 91,35 euros en los desplazamientos fuera de España con pernocta

- 48,08 euros en los desplazamientos fuera de España sin pernocta

Justificación de los gastos de viaje de negocios

Independientemente de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse siguiendo la normativa contable vigente. Además, es requisito indispensable que estén debidamente justificados. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la organización.

De ahí la importancia de contar con una solución de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales como Okticket. Las ventajas de digitalizar los gastos de viaje profesionales son numerosas. Estas son algunas de las más destacadas:

• Los gastos de empresa se mantienen al día, algo fundamental para afrontar ciertos procesos (una auditoría contable, por ejemplo.
• La información está disponible en tiempo real.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos, ya que es posible analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por departamento, por ejemplo.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
• Se optimizan los recursos. Las horas ganadas por el equipo pueden dedicarse a otros procesos de mayor valor productivo.
• Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, lo que supone un ahorro económico considerable para la empresa.
• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral, lo que a su vez incrementa la productividad y la lealtad del equipo.
• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que aprovecharás las ventajas fiscales.
• Se facilita la detección de fraudes e irregularidades.

A todo esto hay que añadir la posibilidad de integrar las soluciones de digitalización con el resto de sistemas de la empresa.

‍

‍