Puede parecer un método cómodo, incluso simple. Sin embargo, depender del Excel para gestionar los gastos corporativos es un riesgo operativo y financiero. Significa convivir con errores en hojas de cálculo, brechas de seguridad y una falta total de trazabilidad y de control interno.

¿Alguna vez te has preguntado dónde van a parar esos archivos con datos bancarios, de empleados y proveedores? ¿Están realmente seguros? Si quieres cumplir con el compliance financiero y al mismo tiempo agilizar procesos, ha llegado el momento de dejar de usar Excel para controlar gastos y apostar por un software seguro de gestión de gastos profesionales.

¿Cuáles son los riesgos reales de seguir usando Excel en la gestión financiera?

Que algo se haya hecho “toda la vida” no quiere decir que no deba cambiar. Al CFO le corresponde la responsabilidad de evaluar el coste total de oportunidad y el riesgo de cada herramienta. Y con el uso del Excel para la gestión de gastos de empresa, los riesgos son claros:

• Los archivos no cuentan con cifrado ni control de acceso, lo que expone la protección de datos financieros.
• El riesgo de fraude interno y de manipulación de la información es mayor, puesto que no hay trazabilidad ni control interno.
• Se producen costes ocultos derivados de la falta de automatización del back office.
• El incumplimiento de normativas de protección de información financiera puede derivar en sanciones y dañar la reputación.

Según recientes estudios el 94% de las hojas de cálculo utilizadas en la toma de decisiones de negocio contienen errores críticos (fuente: Spreadsheet quality assurance: a literature review).

A esto se suma el riesgo de fraude interno. La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) calcula que las empresas pierden de media un 5% de sus ingresos anuales por fraude ocupacional, con un coste medio de más de 117.000 $ a nivel global (fuente: Global Study on Occupational Fraud and Abuse).

Excel vs Software seguro de gestión de gastos

La falta de fiabilidad del Excel como herramienta de gestión financiera se manifiesta en múltiples aspectos: desde la inconsistencia en los datos hasta la imposibilidad de garantizar su integridad. Una hoja de cálculo puede corromperse, perderse o ser modificado sin dejar rastro, comprometiendo la fiabilidad de toda la información financiera de la empresa.

En la siguiente tabla puedes ver las diferencias entre el Excel y una solución de digitalización de gastos fiable como es Okticket.

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Como podemos ver en la comparativa anterior, el Excel es sinónimo de riesgo e ineficiencia. Por el contrario, una aplicación de automatización de gastos corporativos ofrece fiabilidad, protección y productividad.

Problemas del Excel

• Sin cifrado: Datos expuestos
• Sin control de acceso: Cualquiera puede editarlo
• Sin trazabilidad: Imposible auditar cambios
• 100% manual: Errores constantes y pérdida de tiempo
• No cumple normativas: Riesgo de sanciones

Ventajas del Software Seguro

• Cifrado extremo a extremo: Datos protegidos
• Roles específicos: Control granular de permisos
• Auditoría completa: Trazabilidad total en tiempo real
• 80% menos tiempo: Automatización OCR y aprobaciones
• Cumple con RGPD + ISO 27001: Compliance garantizado

Resultados del cambio

• Reducción de errores: 90%
• Ahorro de tiempo: 80%
• ROI positivo: a corto plazo
• Prevención de fraude: Alertas automáticas
• Acceso móvil: Gestión desde cualquier dispositivo

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¿Qué características debe tener un software seguro de gestión de gastos?

Toda empresa necesita un escudo protector contra riesgos cibernéticos. Y aquí es donde entran en juego las alternativas a Excel para gastos corporativos como Okticket.  Un sistema de control de gastos con ciberseguridad debe incluir:

Cifrado de extremo a extremo avanzado para blindar la seguridad de los datos corporativos

Esto quiere decir que toda la información registrada en la aplicación (desde la foto de un ticket hasta los datos de una tarjeta de empresa) se transforma en un código ilegible si cae en manos equivocadas.

Control de acceso y roles de usuario para reforzar el control interno

Con Okticket, las empresas pueden asignar permisos específicos para cada empleado (administrador, empleado, responsable, validador…), lo que garantiza que cada usuario solo acceda a la información que necesita.

De esta forma, un usuario con rol empleado, por ejemplo, solo puede ver sus propios gastos.

Cumplimiento de normativas de compliance financiero locales e internacionales

Cumplir con certificaciones de seguridad (ISO 27001) y normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es importante para garantizar que el tratamiento de la información se realiza de forma ética y legal.

Almacenamiento seguro en la nube

Las soluciones como Okticket utilizan servidores seguros con protocolos de seguridad avanzados. Gracias al almacenamiento on cloud seguro, se evita la pérdida de información por fallos de hardware local o desastres naturales.

Y además….

• Facilidad de uso y adopción
• Integración segura con los sistemas existentes (ERP, CRM, etc.)
• Monitoreo en tiempo real, con alertas automáticas cuando se detectan anomalías
• Fiabilidad y estabilidad del sistema para garantizar operaciones continuas
• Tecnología OCR con protección de datos
• Soporte local y capacidad de adaptación al mercado
• Backups y copias de seguridad regulares

6 beneficios de pasar del Excel a un software seguro de gestión de gastos

En este punto es importante recordar que Okticket no comercia con la información de sus usuarios. La gestión de gastos empresariales automatizada se centraliza en una plataforma cloud segura, con todas sus ventajas:

1. Fiabilidad total: Cada gasto queda registrado con fiabilidad garantizada, orden cronológico, trazabilidad completa y control interno robusto.
2. Cada gasto queda registrado en orden, con trazabilidad y control interno.
3. La gestión de gastos empresariales se automatiza, lo que supone una reducción de los errores del 90% y un ahorro del 80% del tiempo dedicado a gestiones administrativas.
4. Las auditorías se simplifican gracias al histórico centralizado.
5. Se reduce el fraude interno y se mejora la protección de la información financiera.
6. ROI claro. El ahorro en tiempo de personal y costes de riesgos evitados supera con creces la inversión en un sistema de gestión de gastos moderno.

“Con Okticket el tiempo empleado en  comprobar los gastos de viaje se ha  reducido en más del 50 %, además del  consiguiente ahorro en papel para todos" - Cafés Oquendo

En definitiva, al elegir un software de gestión de gastos seguro, estás dando el paso de la fragilidad del Excel a un sistema robusto y blindado que protege a tu empresa y optimiza tus procesos.

FAQs

¿Qué es un software seguro de gestión de gastos?

Un software seguro de gestión de gastos es una herramienta digital que centraliza, protege y automatiza el control de los gastos corporativos. A diferencia de Excel, que es manual y vulnerable, este tipo de sistema ofrece cifrado, trazabilidad y cumplimiento normativo, elementos clave para el CFO que busca seguridad y eficiencia.

¿Es seguro digitalizar la gestión de gastos en mi empresa?

Sí, con soluciones como Okticket que garantizan cifrado, control de accesos y cumplimiento normativo, la digitalización de procesos financieros es más segura que un Excel.

¿Es fiable un software de gestión de gastos en la nube?

Sí, las soluciones profesionales ofrecen mayor fiabilidad que el Excel gracias a redundancia de servidores, copias de seguridad automáticas y certificaciones de disponibilidad. La fiabilidad de los datos se garantiza mediante validaciones automáticas y controles de integridad.

¿Qué normativas cumple un software de gastos seguro?

Cumple con el RGPD en Europa, normativas fiscales locales y estándares internacionales de ciberseguridad como ISO 27001.

¿Por qué debo dejar de usar Excel para controlar gastos?

Porque un Excel no ofrece trazabilidad, seguridad ni cumplimiento normativo. Un software especializado garantiza la protección de la información financiera y la automatización de procesos.

¿Cuánto tiempo se ahorra al automatizar la gestión de gastos?

Depende del tamaño de la empresa, pero los datos que maneja Okticket hablan de hasta un 80% menos de tiempo en tareas administrativas.

¿Listo para dejar atrás los riesgos de Excel? Descubre cómo Okticket, el software seguro de gestión de gastos de viaje profesionales, protege tus datos y te ahorra horas de trabajo cada mes. ¿Hablamos?‍

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Papeleo, notas de gastos interminables, tickets perdidos, facturas dispersas… ¿La gestión de gastos de viaje profesionales se te hace bola? Con la integración entre Okticket y Ween, los procesos se simplifican.

Se trata de una conexión técnica entre una plataforma de Business Travel y nuestra solución de digitalización de gastos corporativos. El objetivo es hacer más práctico el proceso de gestión de viajes de empresa.

El resultado es simple: los viajes de empresa como deberían: fáciles y sin estrés.

De la reserva a la contabilidad: Información conectada

La integración Okticket + Ween permite conectar el ciclo de viaje en plataformas complementarias. Por ejemplo, si Pablo, del equipo comercial, viaja a Mallorca para una reunión, su experiencia sería así:

Antes del viaje: Reserva con Ween

Pablo accede a la plataforma de Ween para reservar vuelo y hotel, respetando los límites de gasto establecidos. Los responsables pueden visualizar los viajes programados y sus costes, sin sorpresas de última hora.

Durante el viaje: Registra con Okticket

Pablo fotografía cada ticket relacionado con el viaje (taxi, comidas, etc.) usando la app de Okticket. Todos esos gastos se agrupan automáticamente en una única hoja de gastos.

Después del viaje: Aprueba

El informe de gastos está prácticamente listo. La tecnología de Okticket procesa tickets y facturas en diferentes idiomas y formatos, extrayendo la información relevante para su aprobación.

Además, Okticket se integra con sistemas ERP, permite monitorizar gastos y facilita la generación de reportes.

Okticket + Ween: Funcionalidades complementarias

Esta integración busca hacer más eficiente la gestión de viajes corporativos:

• Control del gasto: Las políticas de gasto se aplican automáticamente según los parámetros configurados.
• Visibilidad mejorada: Acceso a información actualizada sobre gastos de viaje para tomar decisiones informadas.
• Datos precisos: La tecnología ICR de Okticket garantiza la correcta interpretación de tickets y facturas.

Preguntas Frecuentes sobre la Integración Okticket + Ween

1. ¿En qué consiste la integración Okticket + Ween?

Es una conexión técnica entre Okticket, especialista en digitalización de gastos profesionales, y Ween, plataforma de viajes corporativos. Permite vincular las reservas con la gestión de gastos.

2. ¿Qué ventajas ofrece esta integración?

Reduce tareas manuales y mejora el control sobre los gastos de viaje. Al conectar reservas con gastos, se simplifica el proceso contable y se obtiene mejor visibilidad de los costes.

3. ¿Cómo funciona la conexión?

Cuando un empleado reserva a través de Ween, la información se sincroniza con Okticket, creando una hoja de gastos para ese viaje. El empleado añade tickets y facturas desde el móvil.

4. ¿Respeta las políticas de gastos de la empresa?

Sí. Okticket valida que los gastos registrados cumplan con las políticas internas configuradas.

5. ¿Cómo funciona el reconocimiento de tickets?

Okticket utiliza tecnología OCR e ICR para interpretar tickets y facturas en diversos idiomas, divisas y formatos, asegurando la precisión de la información.

Conclusión

Si tu empresa busca optimizar la gestión de viajes y gastos corporativos mediante herramientas conectadas, esta integración puede ser una opción práctica. ¿Te gustaría conocer más detalles?

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¿Tiene sentido esperar al cierre contable para ver si los números cuadran? Un CFO digital ya no se lo plantea, apuesta por soluciones que permiten un control de gastos en tiempo real. De esta forma, obtiene la visibilidad y agilidad que necesita para detectar desviaciones, fraudes y errores antes de que escalen.

Las estadísticas confirman una nueva realidad competitiva. Según un reciente informe de PwC, el 60% de los CFOs ya están invirtiendo en IA para impulsar forecasting en tiempo real. Una señal de que la gestión financiera empresarial demanda la visibilidad del gasto en el mismo momento en que se produce.

Esta transformación no es casual. Los directores financieros que disponen de datos inmediatos aseguran que su rol se ha transformado (fuente: CFO 3.0 - Digital transformation beyond financial management | Sage US). Ahora cuentan con la información necesaria para tomar decisiones estratégicas, gestionar riesgos de manera proactiva y asegurar la salud financiera de la empresa.

Conclusiones estas extraídas de las respuestas a las cuestiones planteadas a lo largo de este artículo. ¿Qué es el control de gastos en tiempo real? ¿Por qué es esencial para el CFO moderno? ¿Qué software con visibilidad instantánea ofrece más garantías?

¿Qué es el control de gastos en tiempo real?

El control de gastos en tiempo real significa exactamente lo que estás pensando: ver cada euro que sale de tu empresa en el momento exacto en que se gasta.

Es como tener un GPS para tu dinero, un sistema que te permite monitorizar, analizar y tomar decisiones sobre los gastos corporativos a medida que ocurren.  

Esta visibilidad inmediata de las finanzas permite a las empresas identificar oportunidades de ahorro y gestionar de manera proactiva el presupuesto. Con ello se evitan gastos excesivos y se asegura la conformidad con las políticas establecidas.

Características principales:

• Registro automático de gastos, ya sea mediante la integración con tarjetas bancarias o el procesamiento digital de tickets y facturas.
• Clasificación y filtrado de los gastos, muy útil para entender a dónde se va el dinero y dónde se pueden hacer ajustes.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Seguimiento continuado de todas las transacciones con notificaciones automáticas en caso de desviaciones. Esto permite una rápida detección de cualquier gasto no deseado o fuera de la política.
• Visualización de las métricas mediante dashboards dinámicos y personalizados. Los análisis e informes generados permiten identificar tendencias, patrones de gasto y áreas de mejora.
• Integración con tu ERP y demás sistemas de gestión empresarial.

Por tanto, se acabó el tener que esperar a los cierres contables para tener toda la información.

10 ventajas de la gestión de gastos automatizada

Con el control financiero empresarial tradicional, basado en los reportes mensuales, se producen puntos ciegos. Si surge una incidencia, pueden pasar semanas hasta que alguien se dé cuenta. Para entonces, ya habrá escalado y alcanzado una magnitud considerable. Esta espera se traduce en un coste económico para las empresas.  

En cambio, una gestión de gastos automatizada permite que los directores financieros detecten los problemas antes de que se conviertan en una crisis. Incluso hay ocasiones en que pueden prevenirlos.

Dicho esto, pasamos a enumerar las principales ventajas de contar con un software con visibilidad instantánea.

1. Pasas de apagar fuegos a prevenirlos. Los sistemas automatizados pueden establecer políticas y límites de gasto, garantizando el cumplimiento y reduciendo la posibilidad de errores humanos.
2. Tomas decisiones con datos de verdad. El acceso inmediato a la información del gasto permite a los CFOs modernos analizar la situación financiera actual y tomar decisiones estratégicas basadas en información actualizada, no en datos pasados.
3. Tu cash flow deja de ser un misterio. Puedes ver exactamente cuánto dinero tienes disponible para esa inversión o para capear una mala racha. Sin sorpresas.
4. Controlas el gasto por departamentos (reducción de entre el 15% y el 30% en overruns).
5. Reaccionas rápido a lo que pasa en el mercado. Si necesitas mover dinero de un proyecto que no está funcionando a uno que está petando, lo haces ya. No dentro de un mes.
6. Las auditorías dejan de darte dolor de cabeza. Todo está documentado automáticamente. Cuando viene el auditor, le das acceso al sistema y listo. Adiós a buscar facturas en carpetas.
7. Recibes alertas inteligentes. Los sistemas envían notificaciones instantáneas cuando se alcanzan los límites presupuestarios o se incumplen las políticas de gastos internas. El impacto es de una reducción de gastos no autorizados de entre un 20% y un 35%.
8. Notarás un impulso a la productividad del equipo. Las estadísticas hablan de un ahorro del 70% del tiempo de preparación de reportes y un aumento del 50% del dedicado a análisis estratégico.
9. Disfrutas de la integración con el ecosistema empresarial, incluso con soluciones de Business Intelligence que proporcionan datos unificados en tableros ejecutivos.
10. Obtienes métricas avanzadas: tiempo entre desviación y alerta, velocidad de respuesta a anomalías, precisión de forecasts automatizados o porcentaje de decisiones automatizadas, entre otras.

En resumen, el control de gastos en tiempo real es una estrategia poderosa que, gracias a la tecnología y las demandas del mercado actual, se está consolidando como el nuevo estándar para la gestión financiera efectiva.

Software con visibilidad instantánea: la clave del CFO digital

A estas alturas del post, puede que la pregunta para un CFO digital ya no sea si merece la pena implementar el control de gastos en tiempo real, sino qué software elegir y cómo maximizar el ROI.

Funcionalidades que no pueden faltar

A la hora de evaluar a los proveedores, es importante fijarse en que cuenten con una serie de funcionalidades esenciales:

• Integración nativa con tu ERP, software de recursos humanos, sistema de Business Intelligence, empresas de movilidad y/o agencias de viajes.
• API robusta para desarrollos a medida.
• Alertas inteligentes configurables por usuario, por categoría del gasto y por departamento.
• Dashboards con métricas personalizables.
• Machine learning para detección de patrones
• Seguridad y cumplimiento normativo.
• Aplicación móvil para la gestión de gastos en el momento, con una interfaz intuitiva.

Cómo elegir el mejor proveedor

No todas las soluciones son iguales, y elegir mal puede ser peor que no hacer nada. El CFO debe priorizar plataformas que combinen escalabilidad, integración y facilidad de uso, con soporte especializado y un ROI demostrable.

¿Te da pereza implementar estas herramientas? Olvídate de lo que has sufrido en el pasado.  Las mejores se configuran en unas semanas, no meses. Y el equipo las adopta rápido porque realmente les hacen la vida más fácil.

En Okticket, por ejemplo, hemos visto empresas que en pocas semanas ya tenían todo funcionando y empezaban a ver resultados. Porque al final, cuando algo realmente mejora tu día a día, no cuesta adoptarlo.

¿Necesita mi empresa control en tiempo real?

Descarga esta checklist que hemos preparado y evalúa la situación real de tu empresa.

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema de control de gastos en tiempo real?

Depende del tamaño de la empresa, pero gracias a nuestros conectores nativos y a APIs modernas, Okticket puede estar operativo en pocas semanas.

¿Es compatible con mi ERP y resto de sistemas?

Sí. Okticket se integra nativamente con ERP líderes en España como SAP, Sage, Microsoft, Oracle y Odoo, garantizando un control financiero en tiempo real sin fricciones.

¿Qué ROI específico puedo esperar?

El ROI es casi inmediato. Para concretar, necesitamos conocerte un poco mejor. Puedes escribirnos a info@okticket.es para saber más.

¿Requiere personal técnico especializado?

No. La gestión de gastos automatizada de Okticket está diseñada para que cualquier usuario pueda utilizarla sin formación técnica especializada.

Conclusión: el futuro del control financiero empresarial

El control de gastos en tiempo real ya no es una opción, es el estándar operativo para CFOs que buscan liderazgo en sus sectores. La transformación permite pasar de un enfoque reactivo a uno estratégico, asegurando agilidad, cumplimiento y ventaja competitiva.

Okticket, tu aliado para la gestión de gastos automatizada en tiempo real

Con Okticket, las empresas obtienen visibilidad inmediata, cumplimiento y ventaja competitiva.

Escríbenos y descubre cómo optimizar tu control financiero con datos en tiempo real y únete a más de 3.500 empresas españolas que han transformado su gestión de gastos de viaje profesionales con Okticket.

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¿Liderar o quedarse atrás? La automatización financiera con IA es clave para competir en un mercado que exige decisiones rápidas y precisión absoluta.

Ha llegado el momento de olvidar los Excel interminables y los procesos manuales que frenan a tu equipo financiero. Tecnologías como ICR (Intelligent Character Recognition), AaaS (Agent as a Service) o iRPA (Intelligent Robotic Process Automation) no son buzzwords. Son la base de la ventaja competitiva en departamentos financieros modernos.

En este artículo explicamos cómo funcionan, qué impacto real tienen y cómo soluciones como Okticket ya las integran para ofrecer automatización financiera con IA aplicada.

Si quieres liderar, es hora de adoptarlas.

ICR: de la lectura al entendimiento de documentos

El OCR, es decir, la tecnología que convierte documentos en texto digital, está evolucionando hacia el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR).

A diferencia de su antecesor no se limita simplemente a leer la información. Es capaz de interpretarla, independientemente del idioma o el formato. Para ello, utiliza Inteligencia Artificial y Machine Learning.

En el contexto de la automatización financiera con IA, la tecnología ICR permite:

• Digitalizar tickets y facturas con mayor precisión. Si el OCR lee el contenido de un ticket o factura, el ICR reconoce y comprende la información que contiene.
• Extraer datos estructurados de forma automática.
• Bloquear errores y fraudes internos.

Un claro ejemplo del potencial del ICR es Okticket . Nuestro motor de IA generativa aprende de cada justificante de gasto. Con cada nuevo registro, se vuelve más preciso.  

AaaS: el salto del software al asistente autónomo

Del mismo modo, el modelo SaaS (Software as a Service) tal y como lo conocemos ya convive con agentes digitales impulsados por Inteligencia Artificial (IA).

Este nuevo modelo recibe el nombre de AaaS (Agent as a Service). Una de sus principales diferencias con el SaaS de facturas tradicional es la autonomía para ejecutar procesos complejos.

¿Qué tareas puede desempeñar el agente como servicio?

• Automatizar procesos financieros sin intervención manual.
• Realizar conciliaciones bancarias de forma automática
• Validar políticas de gasto en tiempo real.
• Detectar y alertar sobre desviaciones presupuestarias.
• Generar informes contables sin esfuerzo.

En la práctica, un agente inteligente como Pelaio de Okticket, actúa como un miembro más del equipo financiero. Con el valor añadido de que es capaz de entender el contexto y aprender de cada interacción para optimizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales.

iRPA: bots financieros que piensan, aprenden y actúan

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) no escapa al boom de la Inteligencia Artificial aplicada a la automatización financiera. Esta tecnología se ha combinado con capacidades de IA y ha nacido lo que se conoce como iRPA (Intelligent Robotic Process Automation).

¿El resultado? Un automatismo capaz de adaptarse, aprender y tomar decisiones.

Veamos las posibilidades que ofrece la iRPA con casos de uso en la automatización financiera con IA:

• Flujos de aprobación personalizados a las necesidades de cada empresa o al comportamiento del usuario, por poner algún ejemplo.
• Revisiones documentales que aprenden de casos históricos.
• Integraciones entre sistemas sencillas, sin intervención manual. De una solución de gastos de viaje profesionales como Okticket a un ERP, por ejemplo.

Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación (Cupa Group)

Conclusión: la ventaja competitiva está en la automatización financiera con IA

En definitiva, entender y adoptar todas estas nuevas tecnologías se traduce en lograr una ventaja competitiva duradera.

En Okticket, integramos estas herramientas para ofrecer automatización financiera con IA real. Despídete de las fricciones en la gestión de gastos profesionales y permite a tus equipos financieros trabajar con mayor agilidad, control y precisión.

Beneficios reales

• Extracción de datos al instante, sin esperas.
• Reducción del tiempo de gestión de gastos profesionales hasta un 80 %
• Eliminación de errores.
• Bloqueo del fraude interno.
• Mayor personalización.
• Control presupuestario en tiempo real.
• Integración fácil con tus sistemas contables.

¿Quieres ver cómo funciona la automatización financiera con IA en la práctica? Solicita una demo gratuita de Okticket.

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Formación especializada de calidad unida a una oportunidad real de empleo. En Okticket nos hemos unido a un nuevo Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón: el Programa de Recualificación para la Reconversión Profesional 2025-2026.

Este proyecto busca la contratación laboral de personas desempleadas en sectores con alta demanda. La formación comenzará el próximo 1 de septiembre de 2025 y tendrá una duración de 346 horas.

Requisitos para participar en el Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón

Para acceder a este programa de empleo del Ayuntamiento de Gijón, debes cumplir los siguientes requisitos:

• Estar empadronado/a en Gijón al menos desde el 16 de enero de 2025.
• No tener contrato laboral a jornada completa al inicio de la formación.
• Contar con el título de Bachiller o equivalente.
• Se priorizará a personas desempleadas mayores de 45 años o menores de 30 años a fecha 16 de enero de 2025.

El Proyecto que lidera Okticket es el Programa de Cualificación – Sales Development Representative (SDR), un perfil clave en empresas tecnológicas y de software como la nuestra.

¿En qué consiste el Programa de Cualificación – SDR de Okticket?

El Sales Development Representative es la figura encargada de identificar oportunidades comerciales, generar leads y apoyar al equipo de ventas en la captación de nuevos clientes. En un mercado cada vez más competitivo, esta posición es estratégica para el crecimiento de cualquier compañía.

En este programa de empleo aprenderás a:

• Detectar y cualificar oportunidades de negocio.
• Manejar herramientas CRM y de automatización de ventas.
• Aplicar técnicas de prospección y comunicación comercial.
• Trabajar con indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir resultados.

Datos clave del programa

• Fechas: 01/09/2025 – 07/11/2025
• Duración: 346 horas
• Modalidad: presencial, de lunes a viernes, 8:00 a 15:30 horas
• Plazas disponibles: 15 personas
• Compromiso de contratación: 5 contratos indefinidos a jornada completa tras finalizar la formación.

Se valorará positivamente el contar con formación profesional en marketing y/o ventas. La experiencia previa en atención al cliente, administración, ventas o soporte comercial es un plus.

Plazo de inscripción y cómo participar

El plazo de inscripción para este Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón finaliza el 25 de agosto de 2025.

Si quieres formar parte de esta oportunidad única, sigue estos pasos:

1. Comprueba que cumples con los requisitos.
2. Prepara tu CV actualizado.
3. Envíalo por email a talento@okticket.es con el asunto “Programa de Recualificación – SDR”.

Puedes consultar toda la información oficial en la web del Ayuntamiento de Gijón: Programa de Recualificación para la Reconversión Profesional

Además, el próximo jueves, 21 de agosto, daremos una sesión informativa en el C.M.I. de El Coto (a las 10 horas, en la Sala Paraninfo).

Por qué elegir Okticket para tu recualificación profesional (H2)

Okticket es una solución líder para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales. Nuestro crecimiento constante nos permite ofrecer a nuestro equipo:

• Un entorno innovador y tecnológico.
• Formación continua y desarrollo profesional.
• Un equipo humano comprometido y colaborativo.

Formar parte de este programa con nosotros significa aprender una profesión con alta empleabilidad y posibilidades reales de desarrollo en un sector en expansión.

📩 Envíanos tu CV antes del 25 de agosto de 2025 y empieza tu camino hacia una nueva oportunidad laboral.

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Los equipos financieros sienten la presión constante de ser más eficientes. La intención de optimizar los procesos está ahí, pero son reticentes a migrar a nuevas herramientas. Las integraciones contables automáticas son la solución para ahorrar horas de trabajo sin cambiar tu ERP o software contable.

De esta forma, las empresas evitan la peor parte de una migración: costes de implementación, formación del equipo, resistencia interna o riesgos de errores al cambiar el entorno.

¿Qué es la contabilidad automática?

La contabilidad automática permite generar asientos contables directamente desde justificantes digitalizados, sin intervención manual. El software extrae, interpreta y registra los datos en tu sistema contable de forma automática.

Así se reduce el tiempo de gestión, se eliminan errores de tecleo y se garantiza la consistencia de la información. Con ello se mejora la calidad de los datos y se  agiliza la elaboración de informes.

¿Cómo funcionan las integraciones contables automáticas?

El software analiza las facturas recibidas, extrae los datos clave y los convierte en asientos contables listos para integrar con el ERP o programa contable. Más allá de la digitalización, la clave está en la lectura automática y la creación directa del asiento, eliminando pasos manuales y simplificando la conciliación y el cierre contable.

Ventajas de las integraciones contables automáticas

Con la automatización de la gestión de gastos, la experiencia de usuario se mantiene intacta. La sincronización entre el software de digitalización y el ERP se realiza de forma automática, sin intervención manual.

Tu equipo seguirá usando sus herramientas habituales, pero con la ventaja de que no tendrán que seguir dedicando tiempo valioso a tareas repetitivas.

Al mismo tiempo, la empresa obtiene un control y trazabilidad total de los gastos.

El ahorro de tiempo también merece ser destacado. Según Deloitte, automatizar integraciones contables reduce entre un 25 % y un 50 % el tiempo de cierre mensual. Para un equipo que dedica 40 horas al mes a conciliaciones y cierres, esto significa ahorrar entre 10 y 20 horas al mes.

Si tenemos en cuenta un coste medio de 25 euros por hora en personal financiero, el ahorro mensual directo oscila entre 250 € y 500 €. A esto hay que sumar el valor añadido de eliminar errores y mejorar compliance.

Por su parte, McKinsey estima que la automatización reduce entre un 40% y un 60% los costes operativos en funciones financieras (fuente: Finance 2030).

Reducción de errores

La contabilidad manual multiplica el riesgo de omisiones y duplicidades, con posibles consecuencias fiscales. Errores en pagos a proveedores (datos bancarios incorrectos, importes equivocados o IVA mal calculado) también son frecuentes. La automatización elimina estas fuentes de fallo.

5 pasos para implementar integraciones contables automáticas

A la hora de implementar integraciones invisibles y fluidas, es recomendable que tomes una serie de medidas:

1. Analiza tu stack actual (ERP, software contable, bancos, etc.)
2. Identifica las integraciones con conectores nativos que simplifiquen el proceso.
3. Verifica la compatibilidad con tus sistemas actuales.
4. Implementa la adopción por fases para reducir riesgos.
5. Capacita al equipo si es necesario. No obstante, lo habitual es que apenas haya cambios en los procesos.

Cómo elegir el software de contabilidad automática adecuado

• Define tus necesidades: haz una lista de tareas contables y funciones imprescindibles.
• Compara precios y funcionalidades entre opciones del mercado.
• Evalúa servicios adicionales: asesoría, soporte, formación o módulos extra.
• Comprueba la facilidad de uso: realiza demos para confirmar que sea intuitivo y completo.
• Piensa en el futuro: elige un software capaz de adaptarse y escalar con el crecimiento de tu negocio.

Caso práctico de automatización financiera: Okticket

Si quieres conectar la gestión de gastos corporativos con la contabilidad de forma sencilla, Okticket es una opción potente y probada.

Integración avanzada con ERP y sistemas de gestión

Okticket ofrece conectores nativos, bidireccionales y evolutivos con los principales ERP del mercado: Sage 200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, SAP HANA, Microsoft Dynamics, Business Central, Libra, a3ERP, Odoo, Solmicro y más.

También se integra con sistemas de RRHH, herramientas de Business Intelligence y agencias de viajes. Registra los gastos en Okticket y contabiliza en tu ERP sin esfuerzo.

Más ventajas calve:

• Sincroniza de forma ágil todos los gastos registrados en Okticket con tu ERP.
• Conectores bidireccionales y actualizables con cada evolución del ERP.
• Homologados por los principales partners del mercado.
• Sincronización automática en minutos.
• Parametrizables según las necesidades del cliente.
• Integración con el plan contable de la empresa.
• Datos en tiempo real.
• Seguridad total en el manejo de la información.
• Reducción de tiempo en tareas administrativas, optimizando recursos y mejorando la competitividad.
• Impulso claro hacia la transformación digital de la empresa.

Conclusión

La mejora de la eficiencia y la eliminación de las tareas manuales en los procesos financieros sin cambiar tu stack actual pasa por las integraciones contables automáticas.

Si quieres saber cómo Okticket puede automatizar la gestión de gastos y su integración contable en tu empresa, agenda una demo con nosotros.