Descubre cómo proteger tu empresa de fraudes invisibles antes de que sea demasiado tarde. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.
Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.
En la última entrada de nuestro blog apuntábamos a la falta de educación financiera como una de las principales causas del incumplimiento de la política de gastos corporativos.
En este artículo retomamos el tema para profundizar en la importancia de la capacitación para que los empleados puedan tomar decisiones financieras alineadas con los objetivos de la empresa.
Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.
Importante también para corregir los errores es identificar los más comunes:
Todos estos fallos generan unos costes ocultos. Por ejemplo: tiempo extra de revisión, retrasos en los reembolsos que desmotivan a los trabajadores, problemas contables y de auditorías o pérdida de visibilidad que dificulta el control del gasto real.
¿La forma más directa de reducirlos? Invertir en la formación financiera de los trabajadores.
Formar financieramente al equipo ayuda a que se cometan menos irregularidades en sus notas de gastos. Pero también es importante que la empresa ponga en marcha medidas paralelas. Estas son las más efectivas desde el punto de vista de los expertos:
Como vemos, la tecnología es una de las grandes aliadas para el cumplimiento de las políticas de gastos empresariales. Soluciones como Okticket permiten gestionar los gastos de viaje profesionales de forma transparente y centralizada.
“Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación” (Cupa Group)
Apostar por la educación financiera de los trabajadores no solo reduce costes: es una inversión estratégica. Algunos ejemplos:
En definitiva. Invertir en educación financiera no solo reduce errores: mejora el compromiso, retiene talento y optimiza costes.
Es la capacitación para que los empleados tomen decisiones de gasto alineadas con la política y objetivos de la empresa.
Porque reduce errores, mejora la eficiencia y refuerza el compromiso.
Define la política, comunica, forma al equipo, mide resultados y ajusta.
Descubre cómo Okticket te ayuda a controlar los gastos corporativos
¿Qué hay detrás de los errores en las notas de gastos? Aprende a mejorar el cumplimiento con un enfoque más humano y eficaz.
¿Tus empleados incumplen la política de gastos? Puede que parte de la culpa la tenga la empresa. No es raro ver políticas internas poco claras, procesos de reporte complejos o una formación en políticas internas de gasto que brilla por su ausencia.
¿Errores o malas intenciones?
Por eso, mejorar el cumplimiento de las reglas de gasto pasa por entender qué hay detrás del comportamiento financiero de los empleados.
En este artículo analizamos los errores en la gestión de gastos corporativos, por qué ocurren y cómo prevenirlos desde un enfoque práctico. Porque en muchos casos, el problema no es el empleado… sino el proceso.
Cuánto se puede gastar, en qué y con qué justificación. Para respetar las reglas internas, es fundamental tener respuesta a esas cuestiones. De lo contrario, se producen irregularidades. Estas pueden adoptar muchas formas:
Estos comportamientos pueden tener graves consecuencias para las organizaciones: pérdidas económicas, complicación del trabajo de los equipos financieros, control presupuestario debilitado, daño en la reputación de la empresa, multas o desmotivación de los empleados, entre otros.
En algunos casos los incumplimientos se realizan a sabiendas. Pero otras veces son producto de errores involuntarios o reflejo de una mala experiencia del usuario. ¿Las principales causas?
A esto hay que sumar la tendencia de las personas a evitar tareas incómodas, a resolver rápido sin pensar mucho en las consecuencias y a minimizar el impacto que pueden tener las pequeñas infracciones: “son solo un par de euros, no pasa nada”.
A la hora de diseñar una política de gastos corporativos efectiva conviene tener en cuenta estos patrones.
¿Quieres lograr que tus trabajadores cumplan con la política de gastos empresarial? Empieza por diseñar un documento que todo el mundo entienda.
¿Ya tienes una política bien definida? Refuérzala con una serie de acciones:
Muchos de los problemas que hemos visto pueden solucionarse simplemente con implantar un software de gestión de gastos profesionales como Okticket. Así ayuda nuestra tecnología a reducir el incumplimiento de la política de gastos:
Un cambio de herramienta puede suponer una transformación completa en la relación entre gestión de gastos y comportamiento humano.
Con Okticket se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integradas en nuestro ERP es toda una liberación. (Cupa Group)
Por falta de claridad, procesos mal diseñados, poca formación o decisiones emocionales bajo presión.
Puede derivar en revisiones manuales que consumen mucho tiempo, retrasos en la contabilidad, reembolsos que no se producen, sanciones internas o conflictos en auditorías.
La clave está en simplificar los procesos, ofrecer educación financiera corporativa y usar herramientas digitales que faciliten el cumplimiento sin esfuerzo.
Los softwares de gestión de gastos como Okticket automatizan reglas, validan justificantes y reducen errores humanos.
Sí. Una formación básica en finanzas corporativas o uso del software reduce errores, agiliza procesos y mejora la relación entre equipos.
En definitiva, la mayoría de los errores en las notas de gastos son consecuencia de procesos poco intuitivos, políticas mal comunicadas y una falta de enfoque humano.
El primer paso para reducir el incumplimiento de las políticas de gastos es diseñar procesos comprensibles, intuitivos y automatizados.
¿Quieres mejorar el cumplimiento de gastos en tu empresa sin aumentar la carga de trabajo de tus equipos?
Contacta con nosotros y descubre cómo Okticket te ayuda a automatizar la gestión de gastos de viaje profesionales y bloquear así el fraude interno.
En este artículo descubrirás cómo la IA puede ayudarte a ofrecer una experiencia más eficiente tanto para los viajeros de negocios como para las empresas.
¿Gestionar los viajes corporativos con la precisión de un algoritmo y la flexibilidad de un asistente personal? La inteligencia artificial en viajes de empresa ha aportado a los Travel Managers la pieza que necesitaban para encajar todas las partes del puzzle.
La IA se ha convertido en el mecanismo perfecto para una gestión integral de los viajes de negocios: automatiza tareas repetitivas, anticipa necesidades, reduce errores humanos, detecta fraudes y convierte los datos en decisiones inteligentes.
Estamos ante una nueva era en la que tecnología y eficiencia viajan de la mano. ¿Cuál es el papel de la inteligencia artificial en la evolución del rol de los gestores de viajes?
En este artículo descubrirás cómo la IA puede ayudarte a ofrecer una experiencia más eficiente tanto para los viajeros de negocios como para las empresas.
Y sí, también te contaremos cómo herramientas como Okticket están incorporando tecnología inteligente para simplificar la gestión de los gastos de viaje profesionales antes, durante y después del desplazamiento.
Está ocurriendo con la mayoría de los profesionales, y los Travel Managers no iban a ser la excepción. Tienen nuevos retos para los que necesitan herramientas que estén a la altura.
Su labor ya no consiste solamente en coordinar vuelos y hoteles. Optimizar presupuestos y garantizar el cumplimiento de las políticas internas sin dejar de lado la satisfacción de los empleados en movilidad también forma parte de su responsabilidad.
¿La solución para lograr este equilibrio? La IA aplicada a los viajes de empresa.
Esta tecnología actúa como un asistente que trabaja en segundo plano para simplificar los procesos. Veamos algunos ejemplos concretos de cómo la IA está marcando la diferencia.
Desde aprobar solicitudes de viaje hasta generar informes de gasto, la IA puede encargarse de esas tareas que consumen tiempo y aportan poco valor estratégico.
Con algoritmos que analizan datos en tiempo real (costes, tiempos, disponibilidad), se pueden generar propuestas de viaje más eficientes y adaptadas a las necesidades del viajero y la empresa.
¿Un vuelo directo o una combinación con tren que reduce el coste y el tiempo total? La IA analiza datos históricos, hábitos del viajero y políticas internas para proponer opciones de viaje más eficientes, alineadas con los objetivos de la empresa.
¿Cuáles son los hoteles más utilizados por tu equipo comercial? ¿Hay margen para un acuerdo corporativo mejor? Con los datos estructurados que genera la IA, el Travel Manager puede argumentar con cifras, no con suposiciones.
La IA puede detectar gastos duplicados, tickets fuera de política o patrones anómalos sin intervención manual, reduciendo riesgos y mejorando el control.
Chatbots o asistentes de IA integrados pueden resolver dudas del viajero, sugerir alojamientos compatibles con la política de empresa o incluso anticipar necesidades basadas en viajes anteriores.
Esta personalización mejora la experiencia de los viajeros de negocios., lo que a su vez se refleja en la productividad. Ya sabes lo que dicen: un empleado contento rinde más… Aunque esté a 1.000 kilómetros de distancia
La IA en viajes corporativos abre un mundo de posibilidades, pero también tiene límites que los Travel Managers deben tener presentes para tomar decisiones bien informadas.
Por tanto, que una solución marque o no la diferencia depende de saber elegir una que realmente esté preparada para los retos específicos de la movilidad corporativa.
Estas son algunas de las preguntas que los gestores de viaje deberían hacerse:
"Antes de implantar Okticket, los trabajadores hacían una liquidación cada mes o cada dos meses, con la pérdida de tiempo que supone el recopilar los tickets y rellenar a mano las notas de gastos. Ahora ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos" (zummo)
En este nuevo entorno, la gestión eficiente de los gastos profesionales asociados a los viajes se convierte en una parte crítica de la ecuación. Y Okticket es un claro ejemplo de tecnología inteligente que aporta valor real al travel manager.
Gracias al OCR basado en IA generativa, Okticket permite escanear tickets y facturas con máxima precisión, extrayendo automáticamente el cien por cien de la información del gasto. Sin intervención humana y con un enfoque totalmente personalizado.
La información queda almacenada, en orden y clasificada de forma automática. Además, gracias a su capacidad de aprendizaje, el sistema va mejorando con cada uso, hasta el punto de que es capaz de completar los espacios en blanco.
Todo esto se traduce en:
Y muy importante. La IA de Okticket no solo interpreta el contenido. También lo valida frente a las políticas internas de la empresa, generando alertas inmediatas en caso de irregularidades y bloqueando los gastos no permitidos.
De esta forma, solo llegan a contabilidad los gastos autorizados. Esta parte también se puede automatizar gracias a los conectores bidireccionales y evolutivos con los principales ERP, softwares de gestión empresarial, sistemas de Business Intelligence o agencias de viajes.
Como estamos viendo, Pelaio ofrece una automatización que va más allá de lo básico. A diferencia de otras herramientas, es capaz de detectar anomalías que normalmente pasarían desapercibidas en una revisión manual: consumos de alcohol en tickets de restaurantes, por ejemplo.
Asimismo, el Travel Manager puede acceder a insights estratégicos que le permiten optimizar presupuestos, renegociar acuerdos con proveedores o ajustar políticas de viaje en tiempo real.
Esto, unido, al módulo de solicitud de viajes integrable con agencias, ofrece una visión end-to-end del desplazamiento corporativo. ¿Qué pueden hacer los usuarios?
Además, la integración con agencias de viaje multiplica el valor de esta funcionalidad. Una vez aprobada la solicitud, se envía automáticamente un email a la agencia correspondiente. Esto agiliza la gestión sobremanera.
¿El resultado?
En definitiva, la inteligencia artificial en viajes de empresa potencia el rol de los gestores de viaje. Los libera de tareas mecánicas y les permite centrarse en lo estratégico.
Si quieres saber cómo la inteligencia artificial puede integrarse de forma práctica en tu operativa diaria, desde la solicitud del viaje hasta el control de gastos, te invitamos a descubrir cómo lo hacen empresas como la tuya con Okticket.
Solicita una reunión con nuestros expertos y da el primer paso hacia una gestión de viajes más inteligente, ágil y centrada en las personas.
Descubre cómo puedes reducir errores, automatizarprocesos y ganar eficiencia desde hoy.
En prácticamente todas las empresas hay algún proceso que se atasca. Con frecuencia, ese cuello de botella se produce en un mismo punto: la gestión de gastos de empresa.
¿La causa? Procesos obsoletos, en los que las tareas manuales e improductivas son la constante.
Sin un software para gestionar gastos corporativos, cada parte del reporte y del control de las notas de gastos se convierte en un punto de fricción.
Visualiza esta escena: compras no registradas, empleados que acumulan tickets en sus carteras, justificantes que se pierden, gastos con tarjetas corporativas que tardan días en reflejarse, conciliaciones bancarias que se hacen manualmente al final del mes, errores que se repiten una y otra vez pero que no se detectan… ¿Te suena familiar?
Estos bloqueos no solo ralentizan el trabajo del equipo financiero. También generan costes ocultos y desviaciones presupuestarias difíciles de controlar.
Ahora bien, revertir esa situación es posible. Gracias a la automatización y a la inteligencia artificial, las empresas pueden digitalizar completamente la gestión de sus gastos y convertir una fuente de ineficiencia en una ventaja competitiva real.
Pero no basta con automatizar solo una parte del proceso. La eficiencia real llega cuando todo el ecosistema de gestión de gastos empresariales está centralizado en una única plataforma digital. Las funcionalidades clave incluyen:
En este contexto, la IA generativa aporta una nueva capa de automatización avanzada. Aprende del comportamiento de gasto, detecta anomalías, propone clasificaciones automáticas y reduce drásticamente el error humano. Es un copiloto financiero que trabaja 24/7.
Las empresas que automatizan su gestión de gastos con Okticket ahorran un 80% de tiempo administrativo y reducen un 90% los errores contables
Soluciones como Okticket ya están ayudando a departamentos financieros a optimizar su operativa diaria con beneficios tangibles:
Todo ello, cumpliendo con los requisitos normativos y de seguridad: homologación de la Agencia Tributaria y certificaciones ISO 27001 y 9001.
En definitiva, con una gestión inteligente de gastos apoyada en IA generativa, las empresas pueden:
Por tanto, las organizaciones que digitalizan este proceso ganan en eficiencia, transparencia y cumplimiento.
¿Preparado para automatizar el proceso de gasto con un enfoque 100% a medida? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo Okticket puede ayudarte a eliminar cuellos de botella, reducir costes ocultos y automatizar tu ecosistema de gastos con el poder de la tecnología y la IA.
¿Qué son exactamente las dietas? ¿Cómo optimizar su gestión para evitar sustos con Hacienda? Lo aclararemos en este artículo.
¿Tienes claro cómo justificar correctamente las dietas laborales o viáticos ante Hacienda? Cada vez más empresas se enfrentan a requerimientos por una gestión inadecuada de estos gastos, con consecuencias fiscales importantes.
En los últimos años se han sucedido las sentencias en las que se dictamina que son las empresas, y no los trabajadores, quienes tienen que justificar ante Hacienda que los gastos en dietas laborales o viáticos están exentos de IRPF por motivos laborales. El Tribunal Supremo ha vuelto a pronunciarse recientemente en esta dirección.
Este contexto legal, unido a los reiterados requerimientos de la Agencia Tributaria por considerar que las dietas no están suficientemente justificadas (o incluso que se trata de una forma encubierta de remuneración), pone de relieve la necesidad de optimizar la gestión de los gastos de manutención y alojamiento.
¿Qué son exactamente las dietas laborales o viáticos? ¿Qué dice la legislación al respecto? ¿Cómo optimizar su gestión para evitar sustos con Hacienda? Lo aclararemos en este artículo.
Las dietas laborales, también conocidas como viáticos, son las cantidades que una empresa abona a sus trabajadores para compensar los gastos generados al realizar desplazamientos por motivos laborales.
Antes de seguir, es importante aclarar que dietas y gastos de viaje profesionales no son lo mismo. Las primeras son una compensación económica a los trabajadores que tienen que salir de viaje, pero consisten en una cantidad fija y no son obligatorias.
En cambio, los gastos de viaje (en los que se incluirían las dietas, si las hubiera) sí deben ser asumidos por la empresa y varían en cada desplazamiento.
Importante: Todas las dietas son gastos de viaje corporativos, pero no todos los gastos de viaje de empresa se consideran dietas.
En general, las dietas laborales cubren dos grandes tipos de gastos:
Hay otros gastos vinculados a los desplazamientos, como el kilometraje o la gasolina, pero entrarían dentro de los que conocemos como gastos de viaje profesionales.
Las empresas pueden abonar estos gastos de distintas formas. Las dos más habituales son:
No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados.
Según el Reglamento del IRPF, estos son los máximos exentos de tributación:
- Con pernocta: hasta 53,34 €/día
- Sin pernocta: hasta 26,67 €/día
- Con pernocta: hasta 91,35 €/día
- Sin pernocta: hasta 48,08 €/día
No hay un límite fijo, pero debe justificarse con facturas y datos del viaje.
Además, las dietas están exentas de IRPF siempre que cumplan estos tres requisitos:
Por tanto, no basta con pagar dietas o viáticos, hay que hacerlo de forma impecable desde el punto de vista fiscal. De lo contrario, pueden ser considerados como retribución en especie, con impacto en cotizaciones y retenciones.
Dado que las empresas no están obligadas a pagar dietas (salvo que esté estén recogidas en el convenio colectivo o haya un acuerdo entre empresa y empleado), no existe un importe oficial.
Gestionar dietas y viáticos manualmente supone una carga administrativa importante y riesgos de errores. Por eso, utilizar herramientas de digitalización y automatización es clave para mejorar este proceso.
En este sentido, Okticket ofrece la solución más completa para gestionar gastos de viaje profesionales, incluidos dietas y viáticos. ¿Qué puedes hacer con nuestra aplicación?
Y ahora, con nuestro motor inteligente, puedes automatizar todo el proceso de gestión de gastos.
Una correcta gestión de dietas no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también aporta control, eficiencia y cumplimiento normativo a las empresas.
Adoptar soluciones como Okticket transforma los viáticos en un proceso ágil, trazable y alineado con la rentabilidad empresarial.
La principal diferencia con los gastos de viaje es que en ellos se incluyen todos los gastos y en las dietas solo los gastos relativos a alojamiento y manutención.
No siempre. Solo son obligatorias si:
En ausencia de convenio o acuerdo, la empresa puede decidir si las abona o no.
No. Las dietas no son salario, sino percepciones no salariales, y por tanto:
Depende de la empresa y del convenio. Si se abona una cantidad fija como dieta, no siempre es necesario presentar tickets. Sin embargo, hay que tener en cuenta un par de cuestiones:
La empresa es la responsable legal de justificar ante la Administración cualquier importe abonado como dieta. Esto se hace, por ejemplo:
Porque en algunos casos, ciertas empresas han utilizado las dietas como mecanismo para complementar el salario neto de los empleados sin pasar por el IRPF ni por las cotizaciones a la Seguridad Social. Esto ha llevado a un incremento en las inspecciones, especialmente en sectores con alta movilidad o comerciales con muchos desplazamientos.
¿Quieres mejorar la gestión de las dietas laborales en tu empresa? Descubre cómo Okticket puede ayudarte.
Descubre cómo proteger tu empresa de fraudes invisibles antes de que sea demasiado tarde. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.
Si has visto algún montaje de fotos realizado con herramientas inteligentes estarás de acuerdo en que a simple vista es muy difícil detectar la manipulación. Pues bien, lo mismo pasa con los tickets falsos generador por IA.
Un recibo de un taxi, una factura de hotel o el ticket de una comida de negocios para justificar gastos que nunca existieron pueden ser replicados con un alto grado de realismo.
Si un trabajador cuela uno con las notas de gastos, es fácil que la empresa no se dé ni cuenta.
Estamos por tanto ante una nueva amenaza para el control financiero y la gestión de gastos profesionales.
¿O no? La tecnología de Okticket está preparada para detectar hasta los fraudes más sofisticados, incluidos los tickets falsos generados por IA. Y además lo hace en tiempo real.
¿Cómo? Te lo contamos a lo largo de las siguientes líneas.
El diseño, el texto, el logo del establecimiento… Todos los detalles de un ticket creado con inteligencia artificial parecen reales. Pero hay ciertos patrones que pueden hacer sospechar a un ojo bien entrenado:
No obstante, detectar este tipo de fraude es muy complicado.
El problema es que no hacerlo puede conllevar graves consecuencias legales, económicas y reputacionales.
¿A qué tipo de riesgos se enfrentan las empresas expuestas al fraude con IA generativa?
¿La solución? Contar con una herramienta que automatice la validación de gastos de empresa. Y que, además, sea capaz de detectar tickets falsos generados por IA.
Mira este vídeo:
Así es como la IA Generativa de Okticket analiza cada ticket registrado en la aplicación para detectar hasta la más mínima incoherencia. Sin intervención humana y antes de que llegue a contabilidad.
Las herramientas antifraude con IA como Okticket ofrecen además otra serie de funcionalidades asociadas para reforzar el control de los gastos de empresa. Entre ellas, la validación automática de tickets y facturas o alertas a medida.
En el caso de Okticket, estas alertas se configuran según las reglas y políticas específicas de cada empresa o cliente. Esto permite, entre otros, ,identificar tickets duplicados, gastos fuera de horario laboral o consumos no deducibles, como pueden ser alcohol o tabaco.
Cuando el sistema detecta un gasto irregular, lo notifica y lo bloquea antes de que sea procesado.
Con la tecnología de Okticket, tu empresa siempre irá un paso por delante.
¿Quieres ver cómo detectamos un ticket generado por IA? Ponte en contacto con nosotros y descubre la mejor tecnología antifraude basada en Inteligencia Artificial.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
Ver funcionalidades