Inteligencia artificial en viajes de empresa: la aliada definitiva del Travel Manager

¿Gestionar los viajes corporativos con la precisión de un algoritmo y la flexibilidad de un asistente personal? La inteligencia artificial en viajes de empresa ha aportado a los Travel Managers la pieza que necesitaban para encajar todas las partes del puzzle.

La IA se ha convertido en el mecanismo perfecto para una gestión integral de los viajes de negocios: automatiza tareas repetitivas, anticipa necesidades, reduce errores humanos, detecta fraudes y convierte los datos en decisiones inteligentes.

Estamos ante una nueva era en la que tecnología y eficiencia viajan de la mano. ¿Cuál es el papel de la inteligencia artificial en la evolución del rol de los gestores de viajes?

En este artículo descubrirás cómo la IA puede ayudarte a ofrecer una experiencia más eficiente tanto para los viajeros de negocios como para las empresas.

Y sí, también te contaremos cómo herramientas como Okticket están incorporando tecnología inteligente para simplificar la gestión de los gastos de viaje profesionales antes, durante y después del desplazamiento.

De gestor logístico a estratega de movilidad: ¿Qué esta cambiando en el rol del Travel Manager?

Está ocurriendo con la mayoría de los profesionales, y los Travel Managers no iban a ser la excepción. Tienen nuevos retos para los que necesitan herramientas que estén a la altura.

Su labor ya no consiste solamente en coordinar vuelos y hoteles. Optimizar presupuestos y garantizar el cumplimiento de las políticas internas sin dejar de lado la satisfacción de los empleados en movilidad también forma parte de su responsabilidad.

¿La solución para lograr este equilibrio? La IA aplicada a los viajes de empresa.

Beneficios reales de la inteligencia artificial en viajes de empresa

Esta tecnología actúa como un asistente que trabaja en segundo plano para simplificar los procesos. Veamos algunos ejemplos concretos de cómo la IA está marcando la diferencia.

Automatización de tareas y reducción de carga operativa

Desde aprobar solicitudes de viaje hasta generar informes de gasto, la IA puede encargarse de esas tareas que consumen tiempo y aportan poco valor estratégico.

Planificación más eficiente y decisiones basadas en datos

Con algoritmos que analizan datos en tiempo real (costes, tiempos, disponibilidad), se pueden generar propuestas de viaje más eficientes y adaptadas a las necesidades del viajero y la empresa.

¿Un vuelo directo o una combinación con tren que reduce el coste y el tiempo total? La IA analiza datos históricos, hábitos del viajero y políticas internas para proponer opciones de viaje más eficientes, alineadas con los objetivos de la empresa.

Negociación con proveedores

¿Cuáles son los hoteles más utilizados por tu equipo comercial? ¿Hay margen para un acuerdo corporativo mejor? Con los datos estructurados que genera la IA, el Travel Manager puede argumentar con cifras, no con suposiciones.

Control de gastos y cumplimiento de políticas con IA

La IA puede detectar gastos duplicados, tickets fuera de política o patrones anómalos sin intervención manual, reduciendo riesgos y mejorando el control.

Mejora de la experiencia del viajero con tecnología predictiva

Chatbots o asistentes de IA integrados pueden resolver dudas del viajero, sugerir alojamientos compatibles con la política de empresa o incluso anticipar necesidades basadas en viajes anteriores.

Esta personalización mejora la experiencia de los viajeros de negocios., lo que a su vez se refleja en la productividad. Ya sabes lo que dicen: un empleado contento rinde más… Aunque esté a 1.000 kilómetros de distancia

Riesgos y límites de la inteligencia artificial en viajes de empresa

La IA en viajes corporativos abre un mundo de posibilidades, pero también tiene límites que los Travel Managers deben tener presentes para tomar decisiones bien informadas.

• Dependencia excesiva de la automatización, lo que puede conducir a la pérdida de criterio humano. Por ejemplo, un ahorro en costes puede suponer la pérdida de bienestar o comodidad para el viajero.
• Importancia de la calidad de los datos para una experiencia óptima. Si los registros de gasto, itinerarios o políticas están desactualizados o incompletos, los algoritmos ofrecerán resultados erróneos o imprecisos.
• Dificultad para interpretar situaciones excepcionales, como puede ser un viaje urgente por motivos familiares.
• Curva de adopción. Muchas soluciones de IA ofrecen un ROI atractivo a medio plazo, pero puede ocurrir que sea necesario hacer una inversión inicial fuerte, a lo que hay que sumar el tiempo de formación o determinados ajustes técnicos. ¿Está tu empresa preparada para este cambio de nivel?

Cómo elegir una solución de IA en viajes de empresa: Claves para decidir bien

Por tanto, que una solución marque o no la diferencia depende de saber elegir una que realmente esté preparada para los retos específicos de la movilidad corporativa.

Estas son algunas de las preguntas que los gestores de viaje deberían hacerse:

• ¿Se adapta a las políticas y procesos de tu empresa? Es importante que la herramienta permita personalizar flujos, límites de gasto y reglas internas sin complicaciones.
• ¿Está integrada con tus sistemas actuales? Para obtener una visión global, es clave que la solución elegida se integre con agencias de viajes, herramientas ERP y plataformas de RRHH.
• ¿Es transparente en sus decisiones? Ser capaz de auditar por qué un gasto ha sido marcado como irregular, obtener trazabilidad de las medidas propuestas… La IA debe ayudarte a justificar decisiones, no a añadir incertidumbre.
• ¿La pueden usar todos los empleados fácilmente? Una herramienta que no sea intuitiva, no se usa. Por eso debe ser sencilla tanto para los trabajadores como para los gestores.

"Antes de implantar Okticket, los trabajadores hacían una liquidación cada mes o cada dos meses, con la pérdida de tiempo que supone el recopilar los tickets y rellenar a mano las notas de gastos. Ahora ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos" (zummo)

Caso práctico: Cómo Okticket aplica IA en la gestión de gastos de viaje

En este nuevo entorno, la gestión eficiente de los gastos profesionales asociados a los viajes se convierte en una parte crítica de la ecuación. Y Okticket es un claro ejemplo de tecnología inteligente que aporta valor real al travel manager.  

Captura inteligente de tickets y facturas en tiempo real

Gracias al OCR basado en IA generativa, Okticket permite escanear tickets y facturas con máxima precisión, extrayendo automáticamente el cien por cien de la información del gasto. Sin intervención humana y con un enfoque totalmente personalizado.

Categorización automática y detección de errores

La información queda almacenada, en orden y clasificada de forma automática. Además, gracias a su capacidad de aprendizaje, el sistema va mejorando con cada uso, hasta el punto de que es capaz de completar los espacios en blanco.

Todo esto se traduce en:

• Un 90% menos de errores
• Un ahorro del 80% del tiempo destinado a gestionar notas de gastos
• Mayor control en tiempo real sobre los presupuestos de viaje
• Mejor experiencia para el viajero y el travel manager

Integración fluida con sistemas y políticas internas

Y muy importante. La IA de Okticket no solo interpreta el contenido. También lo valida frente a las políticas internas de la empresa, generando alertas inmediatas en caso de irregularidades y bloqueando los gastos no permitidos.

De esta forma, solo llegan a contabilidad los gastos autorizados. Esta parte también se puede automatizar gracias a los conectores bidireccionales y evolutivos con los principales ERP, softwares de gestión empresarial, sistemas de Business Intelligence o agencias de viajes.

Pelaio: automatización inteligente en tiempo real

Como estamos viendo, Pelaio ofrece una automatización que va más allá de lo básico.  A diferencia de otras herramientas, es capaz de detectar anomalías que normalmente pasarían desapercibidas en una revisión manual: consumos de alcohol en tickets de restaurantes, por ejemplo.

Visión 360 para una gestión estratégica del viaje

Asimismo, el Travel Manager puede acceder a insights estratégicos que le permiten optimizar presupuestos, renegociar acuerdos con proveedores o ajustar políticas de viaje en tiempo real.

Esto, unido, al módulo de solicitud de viajes integrable con agencias, ofrece una visión end-to-end del desplazamiento corporativo. ¿Qué pueden hacer los usuarios?

• Solicitar viajes propios o de otros miembros del equipo.
• Añadir servicios como alojamiento, alquiler de coche, billetes, provisión de fondos o vehículo propio.
• Obtener una hoja de gastos automática asociada al viaje una vez aprobado, donde el empleado puede subir sus tickets digitalizados.

Además, la integración con agencias de viaje multiplica el valor de esta funcionalidad. Una vez aprobada la solicitud, se envía automáticamente un email a la agencia correspondiente. Esto agiliza la gestión sobremanera.

¿El resultado?

• Menos correos cruzados y mayor eficiencia operativa.
• Control total de quién autoriza qué, cuándo y por qué.
• Proceso alineado con las reglas de gasto definidas por la empresa
• Refuerzo de la trazabilidad. Los gestores de viaje tienen toda la información en una única plataforma, desde la solicitud hasta la contabilización.
• Mejora de la colaboración entre equipos.

El impacto directo de la IA en el día a día del travel manager

En definitiva, la inteligencia artificial en viajes de empresa potencia el rol de los gestores de viaje. Los libera de tareas mecánicas y les permite centrarse en lo estratégico.

Si quieres saber cómo la inteligencia artificial puede integrarse de forma práctica en tu operativa diaria, desde la solicitud del viaje hasta el control de gastos, te invitamos a descubrir cómo lo hacen empresas como la tuya con Okticket.

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