Educación financiera para empleados: reduce errores y controla los gastos corporativos

En la última entrada de nuestro blog apuntábamos a la falta de educación financiera como una de las principales causas del incumplimiento de la política de gastos corporativos.

En este artículo retomamos el tema para profundizar en la importancia de la capacitación para que los empleados puedan tomar decisiones financieras alineadas con los objetivos de la empresa.

Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.

Errores comunes sin educación financiera y sus costes ocultos

Importante también para corregir los errores es identificar los más comunes:

• Tickets duplicados
• Falta de justificantes
• Gastos efectuados fuera del periodo permitido
• Conceptos no reembolsables
• Tipos de cambio mal calculado en compras realizadas en divisas diferentes al euro.

Todos estos fallos generan unos costes ocultos. Por ejemplo: tiempo extra de revisión, retrasos en los reembolsos que desmotivan a los trabajadores, problemas contables y de auditorías o pérdida de visibilidad que dificulta el control del gasto real.

¿La forma más directa de reducirlos? Invertir en la formación financiera de los trabajadores.

Estrategias para mejorar el control de gastos corporativos mediante la educación financiera

Formar financieramente al equipo ayuda a que se cometan menos irregularidades en sus notas de gastos. Pero también es importante que la empresa ponga en marcha medidas paralelas. Estas son las más efectivas desde el punto de vista de los expertos:

1. Contar con una política de gastos interna clara, en la que los límites, los procesos y los conceptos reembolsables queden perfectamente explicados.
2. Mantener informados a los empleados sobre posibles cambios en las reglas de gasto. En relación con este punto, es recomendable revisar las políticas de forma periódica para adaptarlas a la realidad del negocio.
3. Impulsar el uso de aplicaciones para digitalizar y automatizar la gestión de los gastos corporativos. Además, de reducir los errores manuales, mejora el control por parte de los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos.
4. Integrar las herramientas de gestión de gastos con el software de contabilidad y el resto de los sistemas.
5. Dotar a los empleados de tarjetas corporativas y formarles en el uso responsable, sobre todo en lo relativo a límites y restricciones.
6. Realizar controles periódicos para tomar decisiones basadas en datos.

Cómo recuperar el control sobre la gestión de gastos corporativos con Okticket

Como vemos, la tecnología es una de las grandes aliadas para el cumplimiento de las políticas de gastos empresariales. Soluciones como Okticket permiten gestionar los gastos de viaje profesionales de forma transparente y centralizada.

• Gracias a nuestro OCR avanzado, solo necesitas sacar una foto del ticket con tu móvil para extraer toda la información del gasto (fecha, importe, moneda, CIF, IVA aplicado…)
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Cálculo automático del importe a reembolsar en concepto de kilometraje.
• Definición de reglas personalizadas.
• Integración nativa, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado.

“Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación” (Cupa Group)

Beneficios estratégicos de invertir en la educación financiera de los empleados

Apostar por la educación financiera de los trabajadores no solo reduce costes: es una inversión estratégica. Algunos ejemplos:

• Menos estrés y mayor foco en el trabajo.
• Mejor retención de talento. Según la última encuesta de bienestar financiero de los empleados de PwC, el 52 % de los empleados que reciben formación financiera de su empresa se sienten más comprometidos con ella.
• Retorno de hasta cinco veces su coste inicial. Es una de las conclusiones de un informe de la OCDE.
• 12 % más de probabilidades de aumentar sus beneficios de forma sostenida (fuente: Universidad de Harvard).
• Reducción de los costes operativos en torno a un 20 % Así lo determina la Comisión Nacional del Mercado de Valores de España.

En definitiva. Invertir en educación financiera no solo reduce errores: mejora el compromiso, retiene talento y optimiza costes.

Preguntas frecuentes sobre educación financiera para empleados

¿Qué es la educación financiera en la empresa?

Es la capacitación para que los empleados tomen decisiones de gasto alineadas con la política y objetivos de la empresa.

¿Por qué es importante la formación financiera para empleados?

Porque reduce errores, mejora la eficiencia y refuerza el compromiso.

¿Cómo empezar un programa de educación financiera?

Define la política, comunica, forma al equipo, mide resultados y ajusta.

Descubre cómo Okticket te ayuda a controlar los gastos corporativos

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