Los próximos días 15 y 16 de octubre, Murcia se convertirá en el epicentro de la innovación empresarial con Atlas Tecnológico Collaborate 2025. Como patrocinador oficial, Okticket se suma a este encuentro para mostrar, junto a grandes referentes del sector, cómo la automatización inteligente está transformando la manera en que las empresas controlan sus finanza y acelerando la competitividad de las organizaciones.

Automatización, eficiencia y control se darán cita en un evento que reúne a los principales actores de la nueva economía digital. ¿El punto de encuentro? El Auditorio y Centro de Congresos Víctor Villegas de Murcia

La transformación de los procesos: reinventar las operaciones

Uno de los momentos destacados del programa llegará el jueves 16 de octubre (13:20 – 14:00 horas) con nuestro caso de uso: “La transformación de los procesos: reinventar las operaciones”. En esta sesión participan:

• Marta Sánchez, Coordinadora del Área de Canal y Alianzas Estratégicas en Okticket‍
• ‍Óscar Guzmán Sánchez, Controller + FP&A en HEFAME.‍
• Francisco Oliver, Operational Manufacturing Manager en SKF.‍
• Javier Vicente Mena, Consultor Técnico de TI en Incentro.

Una conversación en la que se mostrará cómo la innovación aplicada a los procesos financieros se convierte en palanca clave para ganar eficiencia, competitividad y resiliencia en entornos en constante cambio.

Un punto de encuentro para la innovación

Atlas Tecnológico Collaborate Murcia 2025 no es solo un congreso: es un laboratorio vivo de ideas, networking y tendencias Durante dos jornadas, será la sede que reúna a líderes empresariales, profesionales de la tecnología y organizaciones que buscan anticiparse a los retos de la transformación digital. Será una oportunidad única para inspirarse, generar sinergias y abrir nuevas vías de colaboración.

En Okticket estamos convencidos de que la tecnología puede simplificar procesos clave en las empresas, liberando recursos para que los equipos se enfoquen en lo que realmente importa: hacer crecer el negocio.

Nos vemos en Murcia, el 15 y 16 de octubre.

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¿Sabías que las multas por incumplimiento de Verifactu pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal? A partir del 1 de enero de 2026, tu software de facturación determinará si tu empresa cumple con Hacienda o se expone a ser sancionada.

Miles de empresas españolas siguen enviando facturas en PDF sin firmar por email, modificando registros a posteriori o perdiendo la trazabilidad de sus operaciones. Este modelo ha permitido el fraude fiscal y ha complicado las auditorías tributarias durante años. Pero todo está a punto de cambiar.

La llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B marca el fin de la facturación tradicional. Así que si i tu empresa factura en España, necesitas entender qué implica este cambio, cuándo te afecta y cómo prepararte para evitar riesgos.

En este artículo te explicamos todo sobre Verifactu y cómo Okticket te ayuda a cumplir sin complicaciones.

Qué es Verifactu y por qué afecta a tu empresa

El sistema Verifactu es el nuevo estándar de la Agencia Tributaria para asegurar la integridad, trazabilidad y transparencia de la facturación en España. En términos simples: cada factura debe ser registrada, quedar completamente inalterable y comunicada en tiempo real a Hacienda.

¿Cómo se consigue? Todas las facturas generadas mediante un software de facturación quedan registradas en el sistema. Al mismo tiempo, se lanza una comunicación a Hacienda. Y aquí está la clave: cada factura debe ser imposible de manipular una vez emitida.

¿Necesitas corregir un error? Olvídate de editar o eliminar. Ahora deberás emitir una factura rectificativa que quede también registrada en el sistema.

Antes de continuar, es importante aclarar que existe la opción NO VERIFACTU. Se trata de una medida temporal mediante la cual no hace falta enviar facturas a Hacienda. Basta con tener un programa homologado y poner los registros a disponibilidad de la Administración en caso de petición.

Requisitos técnicos de Verifactu: qué debe cumplir tu software

Para que a la Agencia Tributaria no se le escape nada, todos los programas de facturación deberán cumplir con unas exigencias (Orden Ministerial HAC/72/2024):

• Enviar cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real, de forma automática.
• Crear registros inalterables por cada factura. Y encadenarlos, de tal forma que, si alguien intentara borrar o modificar una factura, toda la cadena quedaría invalidada.
• Generar un código QR y un identificador único en cada factura (leyenda: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”).
• Registrar cada acción en un fichero de eventos: inicio del sistema, actualizaciones, accesos de usuarios, cambios de configuración... Todo queda trazado.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de estos requisitos puede conllevar multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para las empresas que no cumplan y de hasta 150.000 euros para el fabricante o distribuidor del software que no esté certificado (fuente: artículo 201 bis de la Ley General Tributaria)

¿Tu empresa está obligada al Verifactu?

Verifactu busca reforzar la lucha contra el fraude y acelerar la digitalización fisca. Su adopción será obligatoria para la gran mayoría de empresas, autónomos y entidades que tributen en España, incluyendo a los que operen a través de una sucursal en el país.

Excepciones: quién NO está obligado

Sin embargo, hay algunas excepciones:

• Empresas que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Autónomos en módulos o recargo de equivalencia, salvo que deban emitir factura completa.
• Contribuyentes del régimen agrario en recibos agrarios.
• Empresas del País Vasco y Navarra, donde ya existe un sistema alternativo llamado TicketBAI.
• Autorizaciones especiales concedidas por Hacienda a solicitud del interesado.

Calendario de implantación de Verifactu en España

El sistema ya está disponible de forma voluntaria, pero pasará a ser obligatorio en dos fases:

1. Empresas: desde el 1 de enero de 2026.
2. Autónomos: a partir del 1 de julio de 2026.

Cómo Verifactu transforma tu gestión empresarial

La implementación de Verifactu no es solo una obligación fiscal. Representa una oportunidad de digitalización que aporta ventajas reales:

• Eliminación de procesos manuales: adiós al papel y a las hojas de cálculo descontroladas.
• Automatización completa, desde la emisión hasta la recepción por parte de Hacienda.
• La obtención de una trazabilidad que permita verificar cien por cien quién ha emitido cada factura, cuándo y desde dónde.
• Garantía de que la información no ha sido alterada.
• Formato estandarizado: todas las facturas son legibles y compatibles entre sistemas.

Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria

A menudo, Verifactu y factura electrónica obligatoria B2B se confunden. No es de extrañar, pues ambas obligaciones están relacionadas. Pero no son lo mismo.

• La factura electrónica B2B en España busca agilizar las relaciones comerciales y digitalizar la facturación entre empresas. Para ello, las facturas deben emitirse desde un software homologado y compatible con Verifactu. Esta medida ha sido establecida por la Ley Crea y Crece y todavía no es de obligado cumplimiento (pendiente de desarrollo reglamentario que fijará fechas según volumen de facturación).
• Verifactu es la plataforma que asegura que las facturas no sean alteradas y que, además, se comuniquen en tiempo real. Es decir, garantiza el control fiscal.

Se podría decir, por tanto, que la factura electrónica es el “qué” (el formato y tipo de documento), mientras que Verifactu es el “cómo” (el sistema técnico que garantiza su validez y control).

Cómo cumplir con Verifactu y la Ley Crea y Crece

Para cumplir con la normativa, las empresas y profesionales deberán “expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales” (artículo 12 de la Ley 18/2022).

Obligaciones clave

1. Información de estados de factura

El emisor y el destinatario de las facturas electrónicas deberán   proporcionar información sobre los estados de la factura. Las plataformas deben ser capaces de proporcionar al menos tres estados:

1. Pago total de la factura + fecha
2. Aceptado + fecha
3. Rechazado + fecha

2. Interoperabilidad gratuita

Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por proveedores de servicios de facturación electrónica deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Esto significa que tu software debe poder comunicarse con el de tus clientes y proveedores sin coste adicional.

3. Certificación del software

Tu solución de facturación debe estar preparada para Verifactu y lista para la factura electrónica B2B obligatoria cuando entre en vigor.

Buenas prácticas para adaptarte hoy

Paso 1: Evalúa tu software de facturación actual

Comprueba si cumple con los requisitos de Verifactu y ten presente que posteriormente llegará la factura electrónica B2B, por lo que también debería estar preparado.

Paso 2: Forma a tu equipo administrativo en la normativa

Es clave que comprendan que:

• Ya no se pueden eliminar facturas, solo rectificar.
• Todas las acciones quedan registradas y trazadas .
• Los errores deben corregirse mediante facturas rectificativas.
• El sistema comunicará automáticamente con Hacienda (salvo opción NO VERIFACTU indicada más arriba).

Paso 3: Define un plan de transición

1. Haz pruebas piloto con un grupo reducido.
2. Identifica y corrige problemas antes del lanzamiento completo.
3. Asegura que el historial de facturación se preserve correctamente.
4. Activa el sistema para toda la organización.
5. Centraliza la gestión de gastos y facturas en una solución única que evite duplicidades y mejore el control.

Paso 4: Centraliza la gestión de gastos y facturas

Usa una solución única que integre:

• Gestión de gastos corporativos
• Software de facturación certificado en Verifactu
• Tu ERP empresarial

Características imprescindibles de tu software de facturación

Al elegir una solución para cumplir con Verifactu, asegúrate de que incluya:

• Adaptación completa a Verifactu: que emita facturas con código QR y firma digital, cree un registro inalterable, remita la información automáticamente a la AEAT y genere el fichero de eventos.
• Preparación para la factura electrónica B2B: que pueda emitir y recibir facturas en formato estructurado, permita gestionar estados y garantice su validez futura para operar conforme a la normativa obligatoria.
• Integración con tu solución de gestión de gastos profesionales.

Cómo Okticket te prepara para Verifactu y la factura electrónica

Cuando hablamos de Verifactu, pensamos en facturas entre clientes y proveedores. Pero, ¿Qué pasa con los gastos que genera tu propio equipo?

Desplazamientos, dietas, taxis, comidas de trabajo, kilometraje, parking... Todos estos gastos forman parte de tu operativa diaria y también deben integrarse en tu sistema de control fiscal.

Sin un sistema adecuado, ocurre esto:

• Tickets de papel que se pierden o deterioran
• Empleados que olvidan entregar justificantes
• Duplicidad de registros en diferentes sistemas
• Errores de transcripción manual
• Imposibilidad de auditar en tiempo real
• Riesgo de incumplimiento normativo

La solución: Okticket + ERP certificado en Verifactu

Gestionarlos de forma óptima pasa por incluir en tu stack tecnológico una solución de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket, que se integra perfectamente con tu software de facturación certificado.

Cómo funciona:

1. El usuario digitaliza el gasto sacando una fotografía el ticket o factura desde la app Okticket.
2. El OCR inteligente extrae automáticamente datos como fecha, importe, IVA o concepto.
3. El gasto se clasifica según tu política de empresa.
4. El gasto digitalizado se convierte en un registro válido, listo para integrarse con tu ERP o con el software de facturación que utilices (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.)

Ventajas de Okticket para tu empresa

Olvídate de papeles, extravíos y procesos manuales:  Con Okticket puedes:

• Tener toda la información centralizada y disponible en tiempo real.
• Evitar duplicidades de recibos, tickets y facturas.
• Reducir errores y riesgos de pérdida de datos.
• Simplificar el cumplimiento normativo: La integración directa con ERPs certificados en Verifactu asegura que todos los gastos se procesen según la normativa.
• Ganar eficiencia en la gestión financiera: Tu equipo ahorra hasta un 80% del tiempo dedicado a gestionar gastos de viaje.
• Obtener mayor transparencia y control interno.
• Gestionar los permisos y controlar las acciones de cada usuario dentro del sistema (quién puede aprobar, editar, consultar o exportar información).

Todo ello te ayudará a prepararte para la factura electrónica obligatoria.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu y factura electrónica

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de control fiscal de la AEAT que obliga a los programas de facturación a generar registros inalterables de cada factura, incluyendo huella digital y QR, además de comunicar la información a Hacienda en tiempo real.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Será obligatorio desde el 1 de enero de 2026 para empresas y a partir del 1 de julio de 2026 para autónomos. La excepción la encontramos en las empresas obligadas al SII (Suministro Inmediato de Información) o al TicketBAI.

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?

• La factura electrónica B2B es el formato digital que será obligatorio entre empresas para agilizar relaciones comerciales (pendiente de fecha de obligatoriedad).
• Verifactu es la herramienta técnica que posibilita y valida el cumplimiento de esa obligación. Garantiza la trazabilidad y autenticidad de las facturas frente a Hacienda.

Por tanto, ambos sistemas son complementarios y convivirán cuando la factura electrónica B2B sea obligatoria (la fecha dependerá del volumen de facturación).

¿Qué pasa si mi empresa no cumple con Verifactu?

La AEAT podrá imponer sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio si el software de facturación no cumple con los requisitos técnicos exigidos.

¿Puedo empezar a adaptarme a Verifactu antes de 2026?

Sí. De hecho, es recomendable. Muchos ERP con los que se integra Okticket ya están preparados para generar facturas bajo el estándar Verifactu. Adelantarte te permite:

• Detectar y solucionar problemas con tiempo
• Formar a tu equipo sin presión
• Evitar el colapso de proveedores de software en diciembre de 2025
• Aprovechar la digitalización para mejorar tu eficiencia

¿Necesito cambiar de ERP para cumplir con Verifactu?

No necesariamente. Muchos ERPs están actualizándose para cumplir con Verifactu. Consulta con tu proveedor si tu versión actual será compatible o si necesitas actualizar.

Si tu ERP no tiene previsto certificarse, sí necesitarás cambiar de solución antes de las fechas límite.

¿Okticket está certificado para Verifactu?

Okticket es una herramienta de gestión de gastos de viaje profesionales que se integra con ERPs certificados en Verifactu. No sustituye a tu software de facturación, sino que lo complementa digitalizando los gastos de tu equipo para que fluyan automáticamente hacia tu ERP certificado.

Esta integración garantiza que los gastos de viaje también cumplan con los requisitos de Verifactu cuando se procesen como facturas o notas de gasto.

Conclusión: con Okticket, cumplimiento y tranquilidad frente a Hacienda

La combinación de Verifactu y la factura electrónica obligatoria marca un cambio de paradigma en la gestión fiscal y administrativa en España. Adaptarse no es opcional: es una obligación legal con sanciones importantes.

Pero también es una oportunidad de digitalización que puede mejorar radicalmente tu eficiencia operativa.

Con Okticket, tu empresa gana eficiencia, transparencia, control y tranquilidad frente a Hacienda.

Da el primer paso hacia el cumplimiento de Verifactu. ¿Hablamos?

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El fraude interno es como un ladrón de guante blanco. Actúa en silencio, y no te das cuenta de que te falta dinero hasta que ya es tarde. Pero que no lo veas, no significa que no te perjudique.

Tickets manipulados, gastos duplicados, compra de artículos no compliance, límites de gasto que no se respetan, notas de gastos sin justificantes, desajustes en el flujo de aprobación… ¿Has calculado cuánto dinero le cuestan a tu empresa estas irregularidades?

Más importante aún: ¿Sabes cómo detectarlas antes de que ocurran?

Lo que no ves, sí te cuesta

“Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación”

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Si tu objetivo es decir adiós al fraude interno, el 7 de octubre de 2025 tienes una cita con nosotros en el webinar organizado por DOST: “Fugas y fraude cero: cómo detectarlos antes de que cuesten” (12 p.m.)

En Okticket compartiremos casos reales y estrategias probadas en esta sesión diseñada para responsables financieros que buscan minimizar riesgos, mejorar la trazabilidad y reforzar el control interno.

Agenda de valor para CFOs

Lo que descubrirás en 50 minutos:

• Señales tempranas de fuga de dinero en Travel & Expenses
• Problemáticas más frecuentes
• Principales causas de las irregularidades en el reporte de gastos de viaje profesionales
• Cómo la tecnología puede convertirse en tu mejor aliado para llevar un control en tiempo real de los gastos corporativos
• Casos reales de detección del fraude

Okticket: tu escudo contra el fraude interno

Si no puedes esperar hasta el 7 de octubre, este spoiler es para ti. ¿Sabías que las empresas pierden de media el equivalente al 5% de sus ingresos anuales por culpa del fraude interno y las irregularidades en el reporte y gestión de los gastos corporativos?

La causa, en la mayoría de los casos, hay que buscarla en la falta de control interno. Esta situación es más frecuente cuando la gestión de las notas de gastos se realiza manualmente.

De ahí que la solución al problema pase por invertir en tecnología.  Aplicaciones como Okticket te ofrecen un valor diferencial:

• Lógica personalizada para detectar patrones anómalos
• Alertas inmediatas ante incumplimiento de la política de gastos
• Tarjetas de empresa que bloquean automáticamente bloquean gastos no autorizados
• Conciliaciones bancarias automáticas
• ROI desde el primer mes
• Y mucho más…

Conoce todas las claves para prevenir fugas y fraudes el próximo 7 de octubre. Reserva ya tu plaza.

¿No puedes esperar para conocernos? Escríbenos y cuéntanos tu caso.

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Puede parecer un método cómodo, incluso simple. Sin embargo, depender del Excel para gestionar los gastos corporativos es un riesgo operativo y financiero. Significa convivir con errores en hojas de cálculo, brechas de seguridad y una falta total de trazabilidad y de control interno.

¿Alguna vez te has preguntado dónde van a parar esos archivos con datos bancarios, de empleados y proveedores? ¿Están realmente seguros? Si quieres cumplir con el compliance financiero y al mismo tiempo agilizar procesos, ha llegado el momento de dejar de usar Excel para controlar gastos y apostar por un software seguro de gestión de gastos profesionales.

¿Cuáles son los riesgos reales de seguir usando Excel en la gestión financiera?

Que algo se haya hecho “toda la vida” no quiere decir que no deba cambiar. Al CFO le corresponde la responsabilidad de evaluar el coste total de oportunidad y el riesgo de cada herramienta. Y con el uso del Excel para la gestión de gastos de empresa, los riesgos son claros:

• Los archivos no cuentan con cifrado ni control de acceso, lo que expone la protección de datos financieros.
• El riesgo de fraude interno y de manipulación de la información es mayor, puesto que no hay trazabilidad ni control interno.
• Se producen costes ocultos derivados de la falta de automatización del back office.
• El incumplimiento de normativas de protección de información financiera puede derivar en sanciones y dañar la reputación.

Según recientes estudios el 94% de las hojas de cálculo utilizadas en la toma de decisiones de negocio contienen errores críticos (fuente: Spreadsheet quality assurance: a literature review).

A esto se suma el riesgo de fraude interno. La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) calcula que las empresas pierden de media un 5% de sus ingresos anuales por fraude ocupacional, con un coste medio de más de 117.000 $ a nivel global (fuente: Global Study on Occupational Fraud and Abuse).

Excel vs Software seguro de gestión de gastos

La falta de fiabilidad del Excel como herramienta de gestión financiera se manifiesta en múltiples aspectos: desde la inconsistencia en los datos hasta la imposibilidad de garantizar su integridad. Una hoja de cálculo puede corromperse, perderse o ser modificado sin dejar rastro, comprometiendo la fiabilidad de toda la información financiera de la empresa.

En la siguiente tabla puedes ver las diferencias entre el Excel y una solución de digitalización de gastos fiable como es Okticket.

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Como podemos ver en la comparativa anterior, el Excel es sinónimo de riesgo e ineficiencia. Por el contrario, una aplicación de automatización de gastos corporativos ofrece fiabilidad, protección y productividad.

Problemas del Excel

• Sin cifrado: Datos expuestos
• Sin control de acceso: Cualquiera puede editarlo
• Sin trazabilidad: Imposible auditar cambios
• 100% manual: Errores constantes y pérdida de tiempo
• No cumple normativas: Riesgo de sanciones

Ventajas del Software Seguro

• Cifrado extremo a extremo: Datos protegidos
• Roles específicos: Control granular de permisos
• Auditoría completa: Trazabilidad total en tiempo real
• 80% menos tiempo: Automatización OCR y aprobaciones
• Cumple con RGPD + ISO 27001: Compliance garantizado

Resultados del cambio

• Reducción de errores: 90%
• Ahorro de tiempo: 80%
• ROI positivo: a corto plazo
• Prevención de fraude: Alertas automáticas
• Acceso móvil: Gestión desde cualquier dispositivo

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¿Qué características debe tener un software seguro de gestión de gastos?

Toda empresa necesita un escudo protector contra riesgos cibernéticos. Y aquí es donde entran en juego las alternativas a Excel para gastos corporativos como Okticket.  Un sistema de control de gastos con ciberseguridad debe incluir:

Cifrado de extremo a extremo avanzado para blindar la seguridad de los datos corporativos

Esto quiere decir que toda la información registrada en la aplicación (desde la foto de un ticket hasta los datos de una tarjeta de empresa) se transforma en un código ilegible si cae en manos equivocadas.

Control de acceso y roles de usuario para reforzar el control interno

Con Okticket, las empresas pueden asignar permisos específicos para cada empleado (administrador, empleado, responsable, validador…), lo que garantiza que cada usuario solo acceda a la información que necesita.

De esta forma, un usuario con rol empleado, por ejemplo, solo puede ver sus propios gastos.

Cumplimiento de normativas de compliance financiero locales e internacionales

Cumplir con certificaciones de seguridad (ISO 27001) y normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es importante para garantizar que el tratamiento de la información se realiza de forma ética y legal.

Almacenamiento seguro en la nube

Las soluciones como Okticket utilizan servidores seguros con protocolos de seguridad avanzados. Gracias al almacenamiento on cloud seguro, se evita la pérdida de información por fallos de hardware local o desastres naturales.

Y además….

• Facilidad de uso y adopción
• Integración segura con los sistemas existentes (ERP, CRM, etc.)
• Monitoreo en tiempo real, con alertas automáticas cuando se detectan anomalías
• Fiabilidad y estabilidad del sistema para garantizar operaciones continuas
• Tecnología OCR con protección de datos
• Soporte local y capacidad de adaptación al mercado
• Backups y copias de seguridad regulares

6 beneficios de pasar del Excel a un software seguro de gestión de gastos

En este punto es importante recordar que Okticket no comercia con la información de sus usuarios. La gestión de gastos empresariales automatizada se centraliza en una plataforma cloud segura, con todas sus ventajas:

1. Fiabilidad total: Cada gasto queda registrado con fiabilidad garantizada, orden cronológico, trazabilidad completa y control interno robusto.
2. Cada gasto queda registrado en orden, con trazabilidad y control interno.
3. La gestión de gastos empresariales se automatiza, lo que supone una reducción de los errores del 90% y un ahorro del 80% del tiempo dedicado a gestiones administrativas.
4. Las auditorías se simplifican gracias al histórico centralizado.
5. Se reduce el fraude interno y se mejora la protección de la información financiera.
6. ROI claro. El ahorro en tiempo de personal y costes de riesgos evitados supera con creces la inversión en un sistema de gestión de gastos moderno.

“Con Okticket el tiempo empleado en  comprobar los gastos de viaje se ha  reducido en más del 50 %, además del  consiguiente ahorro en papel para todos" - Cafés Oquendo

En definitiva, al elegir un software de gestión de gastos seguro, estás dando el paso de la fragilidad del Excel a un sistema robusto y blindado que protege a tu empresa y optimiza tus procesos.

FAQs

¿Qué es un software seguro de gestión de gastos?

Un software seguro de gestión de gastos es una herramienta digital que centraliza, protege y automatiza el control de los gastos corporativos. A diferencia de Excel, que es manual y vulnerable, este tipo de sistema ofrece cifrado, trazabilidad y cumplimiento normativo, elementos clave para el CFO que busca seguridad y eficiencia.

¿Es seguro digitalizar la gestión de gastos en mi empresa?

Sí, con soluciones como Okticket que garantizan cifrado, control de accesos y cumplimiento normativo, la digitalización de procesos financieros es más segura que un Excel.

¿Es fiable un software de gestión de gastos en la nube?

Sí, las soluciones profesionales ofrecen mayor fiabilidad que el Excel gracias a redundancia de servidores, copias de seguridad automáticas y certificaciones de disponibilidad. La fiabilidad de los datos se garantiza mediante validaciones automáticas y controles de integridad.

¿Qué normativas cumple un software de gastos seguro?

Cumple con el RGPD en Europa, normativas fiscales locales y estándares internacionales de ciberseguridad como ISO 27001.

¿Por qué debo dejar de usar Excel para controlar gastos?

Porque un Excel no ofrece trazabilidad, seguridad ni cumplimiento normativo. Un software especializado garantiza la protección de la información financiera y la automatización de procesos.

¿Cuánto tiempo se ahorra al automatizar la gestión de gastos?

Depende del tamaño de la empresa, pero los datos que maneja Okticket hablan de hasta un 80% menos de tiempo en tareas administrativas.

¿Listo para dejar atrás los riesgos de Excel? Descubre cómo Okticket, el software seguro de gestión de gastos de viaje profesionales, protege tus datos y te ahorra horas de trabajo cada mes. ¿Hablamos?‍

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Papeleo, notas de gastos interminables, tickets perdidos, facturas dispersas… ¿La gestión de gastos de viaje profesionales se te hace bola? Con la integración entre Okticket y Ween, los procesos se simplifican.

Se trata de una conexión técnica entre una plataforma de Business Travel y nuestra solución de digitalización de gastos corporativos. El objetivo es hacer más práctico el proceso de gestión de viajes de empresa.

El resultado es simple: los viajes de empresa como deberían: fáciles y sin estrés.

De la reserva a la contabilidad: Información conectada

La integración Okticket + Ween permite conectar el ciclo de viaje en plataformas complementarias. Por ejemplo, si Pablo, del equipo comercial, viaja a Mallorca para una reunión, su experiencia sería así:

Antes del viaje: Reserva con Ween

Pablo accede a la plataforma de Ween para reservar vuelo y hotel, respetando los límites de gasto establecidos. Los responsables pueden visualizar los viajes programados y sus costes, sin sorpresas de última hora.

Durante el viaje: Registra con Okticket

Pablo fotografía cada ticket relacionado con el viaje (taxi, comidas, etc.) usando la app de Okticket. Todos esos gastos se agrupan automáticamente en una única hoja de gastos.

Después del viaje: Aprueba

El informe de gastos está prácticamente listo. La tecnología de Okticket procesa tickets y facturas en diferentes idiomas y formatos, extrayendo la información relevante para su aprobación.

Además, Okticket se integra con sistemas ERP, permite monitorizar gastos y facilita la generación de reportes.

Okticket + Ween: Funcionalidades complementarias

Esta integración busca hacer más eficiente la gestión de viajes corporativos:

• Control del gasto: Las políticas de gasto se aplican automáticamente según los parámetros configurados.
• Visibilidad mejorada: Acceso a información actualizada sobre gastos de viaje para tomar decisiones informadas.
• Datos precisos: La tecnología ICR de Okticket garantiza la correcta interpretación de tickets y facturas.

Preguntas Frecuentes sobre la Integración Okticket + Ween

1. ¿En qué consiste la integración Okticket + Ween?

Es una conexión técnica entre Okticket, especialista en digitalización de gastos profesionales, y Ween, plataforma de viajes corporativos. Permite vincular las reservas con la gestión de gastos.

2. ¿Qué ventajas ofrece esta integración?

Reduce tareas manuales y mejora el control sobre los gastos de viaje. Al conectar reservas con gastos, se simplifica el proceso contable y se obtiene mejor visibilidad de los costes.

3. ¿Cómo funciona la conexión?

Cuando un empleado reserva a través de Ween, la información se sincroniza con Okticket, creando una hoja de gastos para ese viaje. El empleado añade tickets y facturas desde el móvil.

4. ¿Respeta las políticas de gastos de la empresa?

Sí. Okticket valida que los gastos registrados cumplan con las políticas internas configuradas.

5. ¿Cómo funciona el reconocimiento de tickets?

Okticket utiliza tecnología OCR e ICR para interpretar tickets y facturas en diversos idiomas, divisas y formatos, asegurando la precisión de la información.

Conclusión

Si tu empresa busca optimizar la gestión de viajes y gastos corporativos mediante herramientas conectadas, esta integración puede ser una opción práctica. ¿Te gustaría conocer más detalles?

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¿Tiene sentido esperar al cierre contable para ver si los números cuadran? Un CFO digital ya no se lo plantea, apuesta por soluciones que permiten un control de gastos en tiempo real. De esta forma, obtiene la visibilidad y agilidad que necesita para detectar desviaciones, fraudes y errores antes de que escalen.

Las estadísticas confirman una nueva realidad competitiva. Según un reciente informe de PwC, el 60% de los CFOs ya están invirtiendo en IA para impulsar forecasting en tiempo real. Una señal de que la gestión financiera empresarial demanda la visibilidad del gasto en el mismo momento en que se produce.

Esta transformación no es casual. Los directores financieros que disponen de datos inmediatos aseguran que su rol se ha transformado (fuente: CFO 3.0 - Digital transformation beyond financial management | Sage US). Ahora cuentan con la información necesaria para tomar decisiones estratégicas, gestionar riesgos de manera proactiva y asegurar la salud financiera de la empresa.

Conclusiones estas extraídas de las respuestas a las cuestiones planteadas a lo largo de este artículo. ¿Qué es el control de gastos en tiempo real? ¿Por qué es esencial para el CFO moderno? ¿Qué software con visibilidad instantánea ofrece más garantías?

¿Qué es el control de gastos en tiempo real?

El control de gastos en tiempo real significa exactamente lo que estás pensando: ver cada euro que sale de tu empresa en el momento exacto en que se gasta.

Es como tener un GPS para tu dinero, un sistema que te permite monitorizar, analizar y tomar decisiones sobre los gastos corporativos a medida que ocurren.  

Esta visibilidad inmediata de las finanzas permite a las empresas identificar oportunidades de ahorro y gestionar de manera proactiva el presupuesto. Con ello se evitan gastos excesivos y se asegura la conformidad con las políticas establecidas.

Características principales:

• Registro automático de gastos, ya sea mediante la integración con tarjetas bancarias o el procesamiento digital de tickets y facturas.
• Clasificación y filtrado de los gastos, muy útil para entender a dónde se va el dinero y dónde se pueden hacer ajustes.
• Conciliación automática de los gastos efectuados con tarjeta de crédito.
• Seguimiento continuado de todas las transacciones con notificaciones automáticas en caso de desviaciones. Esto permite una rápida detección de cualquier gasto no deseado o fuera de la política.
• Visualización de las métricas mediante dashboards dinámicos y personalizados. Los análisis e informes generados permiten identificar tendencias, patrones de gasto y áreas de mejora.
• Integración con tu ERP y demás sistemas de gestión empresarial.

Por tanto, se acabó el tener que esperar a los cierres contables para tener toda la información.

10 ventajas de la gestión de gastos automatizada

Con el control financiero empresarial tradicional, basado en los reportes mensuales, se producen puntos ciegos. Si surge una incidencia, pueden pasar semanas hasta que alguien se dé cuenta. Para entonces, ya habrá escalado y alcanzado una magnitud considerable. Esta espera se traduce en un coste económico para las empresas.  

En cambio, una gestión de gastos automatizada permite que los directores financieros detecten los problemas antes de que se conviertan en una crisis. Incluso hay ocasiones en que pueden prevenirlos.

Dicho esto, pasamos a enumerar las principales ventajas de contar con un software con visibilidad instantánea.

1. Pasas de apagar fuegos a prevenirlos. Los sistemas automatizados pueden establecer políticas y límites de gasto, garantizando el cumplimiento y reduciendo la posibilidad de errores humanos.
2. Tomas decisiones con datos de verdad. El acceso inmediato a la información del gasto permite a los CFOs modernos analizar la situación financiera actual y tomar decisiones estratégicas basadas en información actualizada, no en datos pasados.
3. Tu cash flow deja de ser un misterio. Puedes ver exactamente cuánto dinero tienes disponible para esa inversión o para capear una mala racha. Sin sorpresas.
4. Controlas el gasto por departamentos (reducción de entre el 15% y el 30% en overruns).
5. Reaccionas rápido a lo que pasa en el mercado. Si necesitas mover dinero de un proyecto que no está funcionando a uno que está petando, lo haces ya. No dentro de un mes.
6. Las auditorías dejan de darte dolor de cabeza. Todo está documentado automáticamente. Cuando viene el auditor, le das acceso al sistema y listo. Adiós a buscar facturas en carpetas.
7. Recibes alertas inteligentes. Los sistemas envían notificaciones instantáneas cuando se alcanzan los límites presupuestarios o se incumplen las políticas de gastos internas. El impacto es de una reducción de gastos no autorizados de entre un 20% y un 35%.
8. Notarás un impulso a la productividad del equipo. Las estadísticas hablan de un ahorro del 70% del tiempo de preparación de reportes y un aumento del 50% del dedicado a análisis estratégico.
9. Disfrutas de la integración con el ecosistema empresarial, incluso con soluciones de Business Intelligence que proporcionan datos unificados en tableros ejecutivos.
10. Obtienes métricas avanzadas: tiempo entre desviación y alerta, velocidad de respuesta a anomalías, precisión de forecasts automatizados o porcentaje de decisiones automatizadas, entre otras.

En resumen, el control de gastos en tiempo real es una estrategia poderosa que, gracias a la tecnología y las demandas del mercado actual, se está consolidando como el nuevo estándar para la gestión financiera efectiva.

Software con visibilidad instantánea: la clave del CFO digital

A estas alturas del post, puede que la pregunta para un CFO digital ya no sea si merece la pena implementar el control de gastos en tiempo real, sino qué software elegir y cómo maximizar el ROI.

Funcionalidades que no pueden faltar

A la hora de evaluar a los proveedores, es importante fijarse en que cuenten con una serie de funcionalidades esenciales:

• Integración nativa con tu ERP, software de recursos humanos, sistema de Business Intelligence, empresas de movilidad y/o agencias de viajes.
• API robusta para desarrollos a medida.
• Alertas inteligentes configurables por usuario, por categoría del gasto y por departamento.
• Dashboards con métricas personalizables.
• Machine learning para detección de patrones
• Seguridad y cumplimiento normativo.
• Aplicación móvil para la gestión de gastos en el momento, con una interfaz intuitiva.

Cómo elegir el mejor proveedor

No todas las soluciones son iguales, y elegir mal puede ser peor que no hacer nada. El CFO debe priorizar plataformas que combinen escalabilidad, integración y facilidad de uso, con soporte especializado y un ROI demostrable.

¿Te da pereza implementar estas herramientas? Olvídate de lo que has sufrido en el pasado.  Las mejores se configuran en unas semanas, no meses. Y el equipo las adopta rápido porque realmente les hacen la vida más fácil.

En Okticket, por ejemplo, hemos visto empresas que en pocas semanas ya tenían todo funcionando y empezaban a ver resultados. Porque al final, cuando algo realmente mejora tu día a día, no cuesta adoptarlo.

¿Necesita mi empresa control en tiempo real?

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Preguntas Frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema de control de gastos en tiempo real?

Depende del tamaño de la empresa, pero gracias a nuestros conectores nativos y a APIs modernas, Okticket puede estar operativo en pocas semanas.

¿Es compatible con mi ERP y resto de sistemas?

Sí. Okticket se integra nativamente con ERP líderes en España como SAP, Sage, Microsoft, Oracle y Odoo, garantizando un control financiero en tiempo real sin fricciones.

¿Qué ROI específico puedo esperar?

El ROI es casi inmediato. Para concretar, necesitamos conocerte un poco mejor. Puedes escribirnos a info@okticket.es para saber más.

¿Requiere personal técnico especializado?

No. La gestión de gastos automatizada de Okticket está diseñada para que cualquier usuario pueda utilizarla sin formación técnica especializada.

Conclusión: el futuro del control financiero empresarial

El control de gastos en tiempo real ya no es una opción, es el estándar operativo para CFOs que buscan liderazgo en sus sectores. La transformación permite pasar de un enfoque reactivo a uno estratégico, asegurando agilidad, cumplimiento y ventaja competitiva.

Okticket, tu aliado para la gestión de gastos automatizada en tiempo real

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