Conoce los criterios clave, las capacidades esenciales de IA, cómo evaluar integraciones reales y qué soluciones del mercado cumplen estos requisitos.
Los directores financieros necesitan saber cuánto dinero se está gastando hoy, no dentro de un mes. Estas son sus prioridades.
El 61% de los ejecutivos financieros reporta violaciones frecuentes en sus políticas de viaje corporativo, según TravelBank. Múltiples proveedores, agencias de viajes, políticas internas confusas, empleados reservando desde distintos canales y adelantando gastos… Los viajes de empresa conllevan una complejidad operativa que dificulta el control de los gastos corporativos.
Nada que ver con lo que buscan los CFOs: control del gasto, visibilidad en tiempo real, cumplimiento y previsión de costes.
La única forma realista de lograrlo es la automatización del travel corporativo.
La gestión tradicional de viajes corporativos presenta patrones recurrentes que frenan la eficiencia financiera:
Cada equipo realiza las reservas por su cuenta, sin indicar el motivo del desplazamiento o quién va a realizarlo.
Las agencias de viaje emiten facturas genéricas que imposibilitan el análisis por proyecto, centro de coste o empleado.
Los empleados adelantan gastos que después deben revisarse minuciosamente.
Los datos llegan al departamento financiero con semanas de retraso, y muchas veces incompleta. Esto dificulta cualquier análisis predictivo.
Todo esto provoca falta de visibilidad financiera, sobrecostes ocultos y procesos de cierre mensual eternos.
Los directores financieros necesitan saber cuánto dinero se está gastando hoy, no dentro de un mes. Estas son sus cinco prioridades.
… Y en tiempo real de los gastos de viaje profesionales
Saber cuánto se gasta, en qué, por quién y con qué proveedor antes del cierre mensual.
Facturas incompletas, notas de gastos entregadas fuera de plazo, datos dispersos en múltiples formatos e imposibilidad de análisis en tiempo real.
Visibilidad de gastos en menos de 24 horas vs 30 días del método tradicional.
Para no frenar la operativa, es necesario controlar los costes antes de la reserva.
Evitar sobrecostes sin convertirse en un cuello de botella que ralentice la actividad comercial.
Políticas que nadie consulta ni sigue, aprobaciones manuales eternas y gastos fuera de política descubiertos a posteriori.
Los CFOs buscan mejores datos, pero sin cambiar de proveedores.
Mantener la relación con su agencia de confianza sin sacrificar control financiero ni visibilidad.
Sistemas aislados que no se comunican entre sí y datos incompletos.
Para optimizar los costes de los viajes de empresa es necesario contar con datos estructurados.
Capacidad predictiva para anticiparse al gasto, no limitarse a reportarlo.
Análisis a posteriori, cuando el gasto ya se ha producido. Esto provoca decisiones basadas en intuición, no en datos, y oportunidades de ahorro desaprovechadas.
Con los gastos de viaje profesionales es fácil cometer errores fiscales
Deducciones fiscales correctas y cero exposiciones a riesgos en auditorías.
Tickets perdidos, facturas mal imputadas y errores en deducciones.
Cuando los viajes de empresa se gestionan de forma manual o con herramientas desconectadas, el CFO pierde tres recursos críticos: tiempo, visibilidad y control.
En cambio, cuando el travel corporativo se gestiona con automatización, deja de ser un problema operativo y pasa a ser un proceso financiero controlado.
Con soluciones como Okticket, los responsables financieros logran lo que estaban demandando:
Desde la solicitud inicial hasta el registro de gastos durante el viaje, pasando por la aprobación y reporting, todo el proceso queda conectado en una única plataforma:
Okticket aplica automáticamente límites y reglas definidas por la empresa para asegurar que cada gasto cumpla con la política corporativa sin intervención manual constante. Por ejemplo:
Conexión sin fricciones con agencias de viajes corporativas y con ERPs u otros sistemas de gestión empresarial para sincronizar automáticamente datos reservas, gastos y facturación.
Supervisión inmediata de los gastos y desplazamientos de toda la empresa, con alertas ante incidencias o desviaciones.
Automatizar obliga a que la información quede estructurada y trazable, lo que reduce errores contables, anomalías y conciliaciones manuales.
Los informes personalizados se generan sin esperas. Esto facilita el análisis financiero y permite tomar decisiones basadas en datos reales.
Toda la información (tickets, gastos, facturas) queda digitalizada con validez legal homologada por la Agencia Tributaria, igual que si se presentara en papel.
Las empresas reducen considerablemente el tiempo dedicado a tareas repetitivas de gestión de gastos, liberando al equipo financiero para enfocarse en actividades estratégicas.
Okticket permite configurar límites personalizados y usar diferentes medios de pago, manteniendo el control en todo momento.
Porque combinan múltiples proveedores, agencias, anticipos de empleados, gastos variables durante el viaje, facturación diferida e información fragmentada en múltiples sistemas. Sin automatización, la información llega tarde, incompleta y desconectada.
No. Una automatización eficaz se basa en la integración con tu agencia de viajes actual, no en sustituirlas.
No. Al contrario: elimina procesos manuales y aprobaciones innecesarias, manteniendo el control financiero en segundo plano.
Reduce carga operativa, mejora la calidad del dato y permite al equipo centrarse en análisis y toma de decisiones, no en gestión manual.
Las empresas que automatizan su travel corporativo con Okticket reportan un ahorro de hasta el 80% del tiempo en tareas administrativas. El ROI es casi inmediato.
En general, los responsables financieros no buscan viajes de empresa más baratos. Lo que quieren es poder controlar los gastos y tener visibilidad total en tiempo real.
Este nivel de control solo se consigue con la automatización del travel corporativo. Herramientas como Okticket son la solución al problema ya que te permiten:
• Saber en todo momento cuánto se gasta, en qué y por quién
• Prevenir desviaciones antes de que ocurran
• Mantener relaciones con agencias sin perder visibilidad
• Liberar al equipo financiero de tareas repetitivas
• Tomar decisiones basadas en datos reales, no en intuición
Okticket es la solución que conecta todos los puntos: solicitud, aprobación, reserva, gasto, facturación y reporting en una única plataforma integrada.
¿Quieres saber cómo funciona la app? Habla con uno de nuestros expertos en producto.
Hacemos un repaso por nuestro viaje a través del año 2025. ¿Nos acompañas?
Ocho años. Más de 400.000 usuarios confiando en nosotros. Más de 3.500 empresas gestionando sus gastos de viaje profesionales de forma más eficiente. Como cada fin de año, toca echar la vista atrás y recordar lo más destacado.
2025 ha sido el año en que la inteligencia artificial dejó de ser una promesa para convertirse en el arma secreta de nuestro producto.
Ya no hablamos de automatizar por automatizar. Hablamos de eliminar la carga administrativa que te frena: gastos que se registran sin que muevas un dedo, tickets que se interpretan sin margen de error, políticas que se aplican solas mientras te tomas el café, y decisiones que antes te comían la tarde y ahora son instantáneas.
La IA en nuestro producto no hace ruido. Hace el trabajo pesado en segundo plano para que tú no tengas que hacerlo. Menos horas perdidas en tareas robóticas, más tiempo para lo que realmente mueve la aguja. Cero fricción, control total, y por fin, equipos financieros tomando decisiones, no persiguiendo papeles.
Porque al final, de eso va todo esto: de devolverte tu tiempo. De quitarte dolores de cabeza. De hacer que la gestión de los gastos corporativos deje de ser un proceso largo y tedioso, para convertirse en algo simple y 100% automatizado
Este ha sido nuestro 2025. Y queremos compartirlo contigo.
OCR, digitalización, SaaS, RPA… Todos esos términos que nos han acompañado durante años han ido dejando paso a algo más potente, más inteligente, más real: la inteligencia artificial agéntica.
Ya no hablamos solo de digitalizar tickets o facturas. Hemos dado un salto más ambicioso: desarrollar agentes inteligentes capaces de gestionar el proceso completo de gestión de gastos de viaje profesionales. De principio a fin, y adaptado a las particularidades de tu propio proceso interno de aprobación.
La gran revolución tecnológica de 2025 tiene nombre propio: Pelaio, nuestro motor de inteligencia artificial generativa.
Cuando decimos "inteligencia artificial", no hablamos de automatizaciones básicas. Hablamos de un sistema que interpreta, entiende contextos y actúa en consecuencia
Pelaio aporta capacidades que van mucho más allá del procesamiento tradicional:
Pelaio procesa automáticamente cualquier ticket o factura, independientemente de su calidad, idioma o moneda. El sistema crea registros completos, extrae todos los datos relevantes y categoriza cada gasto sin que nadie tenga que revisar o corregir manualmente. Y lo mejor: la IA generativa mejora continuamente, adaptándose a las particularidades de cada organización. Aprende con cada interacción.
Pero Pelaio no solo registra gastos: los valida activamente según tus políticas corporativas. Detecta automáticamente:
También hemos mejorado nuestro robot de procesamiento de facturas en PDF, diseñado para agilizar el registro de gastos ya digitalizados. Las nuevas funcionalidades permiten:
Y lo mejor: no necesitas actualizar nada. Simplemente envía tus facturas a robot@okticket.io y el sistema se encarga del resto. ¿Ya tienes activada esta funcionalidad?
Adiós a los pagos con tarjeta sin justificante asociado. Este era uno de los grandes puntos de fricción en la gestión de gastos: compras realizadas con tarjeta corporativa y tickets que nunca llegaban.
Para resolverlo, incorporamos la alerta de suspensión automática de tarjeta. Ahora, cuando un usuario acumula gastos con la OKT Card sin adjuntar la foto del justificante correspondiente, el sistema suspende temporalmente la tarjeta y envía una notificación inmediata.
El empleado dispone de unas horas para subir los justificantes que faltan y recuperar el uso de la tarjeta.
Simple, efectivo y sin intervención manual del departamento financiero.
La tecnología se multiplica cuando te rodeas de los mejores. Este año lo hemos demostrado ampliando nuestro ecosistema de partners y añadiendo integraciones estratégicas con herramientas clave del día a día de las empresas.
Nuestra alianza con Sage se ha consolidado como uno de los pilares de nuestro crecimiento en 2025. Como Partner Platinum en Sage Future for Partners 2025, el evento de referencia del ecosistema Sage global, reforzamos nuestro posicionamiento como la solución de referencia en gestión de gastos dentro del universo Sage.
Pero nuestro compromiso va más allá de la presencia en eventos. Okticket es el proveedor elegido por Sage para sus clientes y mantiene integraciones nativas y bidireccionales con Sage 200, Sage X3, Sage Despachos y Sage Active. Cada una desarrollada con el equipo técnico de Sage para garantizar que la información fluya sin fricciones desde el gasto hasta el asiento contable.
Para Sage, Okticket enriquece el discurso de sus partners y puede convertirse en la puerta de entrada al ecosistema de soluciones. Para nosotros, ir de la mano de Sage supone un plus de éxito y refuerzo de posicionamiento.
Hemos integrado con Ween, simplificando y unificando la gestión de viajes corporativos, conectando reservas con gastos en tiempo real.
Ampliamos nuestro ecosistema de integración con Workday y Cezanne HR, facilitando la sincronización automática de datos de empleados, estructuras organizativas y centros de coste.
Cada nueva integración significa menos trabajo manual, menos errores y más tiempo para lo importante.
Y mientras construíamos todo esto, el sector nos reconocía. 2025 ha sido también un año de validaciones que nos llenan de orgullo:
Nuestros propios usuarios nos han consolidado como la aplicación con mejor relación calidad-precio del mercado. No hay mejor validación que la de quienes usan Okticket cada día.
Otorgado por el COIIPA y CITIPA, este galardón reconoce nuestra apuesta constante por la innovación tecnológica y nuestra contribución al desarrollo del sector FinTech.
Más de 50 eventos llevamos este año a nuestras espaldas. Hemos estado donde se habla de innovación, donde se construye el futuro de los negocios y donde las empresas buscan soluciones que realmente funcionen.
Desde el Visa Innovation Program Europe Summit en enero en Madrid hasta CONVECOB en noviembre en Ciudad de México, cada evento ha sido una oportunidad para aprender, compartir y mostrar cómo la tecnología puede transformar la gestión de gastos profesionales.
En 2025 no solo asistimos a eventos. Participamos activamente donde tenía sentido estar y aportar valor real. Seleccionamos cada espacio según su capacidad para generar impacto estratégico, fortalecer alianzas clave y posicionar a Okticket como referente en gestión de gastos corporativos.
Los eventos donde marcamos la diferencia
Como Partner Platinum, intervenimos en sesiones estratégicas y reforzamos nuestro liderazgo como solución de referencia en gestión de gastos de viajes profesionales dentro del ecosistema Sage, consolidando relaciones con partners y clientes del entorno ERP.
Formamos parte del programa de innovación de Visa, estableciendo diálogo directo con actores clave del sector financiero sobre el futuro de los pagos corporativos y el control del gasto empresarial.
Protagonizamos conversaciones estratégicas con empresas y partners tecnológicos sobre automatización financiera, control inteligente del gasto y aplicación práctica de IA en procesos de negocio.
Presentamos nuestra solución en uno de los mayores escaparates de innovación tecnológica de Europa, conectando con inversores, corporates y startups del ecosistema SaaS internacional.
Participamos activamente en el ecosistema fintech latinoamericano, posicionando a Okticket como referente en gestión de gastos y pagos corporativos en México y LATAM, región estratégica para nuestra expansión.
Participamos en dos ediciones (Productivity e Industria) como partners tecnológicos, conectando con el ecosistema Microsoft Business Central y reforzando integraciones clave para nuestros clientes.
Presencia destacada en el principal encuentro del ecosistema Microsoft Dynamics en España, fortaleciendo relaciones con partners estratégicos y presentando casos de éxito de integración.
Y seguimos estando donde hay que estar
Además, mantuvimos presencia activa en otros eventos relevantes para seguir escuchando al mercado, reforzar alianzas y acompañar a nuestros partners y clientes:
Nuestro criterio: estar donde podemos aportar valor y sumar donde realmente marcamos la diferencia.
Ya de cara al nuevo año que está a las puertas, la gran apuesta seguirá siendo la expansión internacional. Cada mercado tiene sus particularidades, sus necesidades específicas, sus regulaciones. Y estamos preparados para adaptarnos sin perder la esencia: hacer que la gestión de gastos de viajes corporativos sea más simple, más rápida y más inteligente.
Nos vemos en 2026. Con más innovación, más inteligencia y, sobre todo, más ganas de seguir simplificando lo complejo.
Guía práctica sobre gestión de dietas laborales: qué son, límites legales y cómo elegir una app para controlar dietas y gastos de viaje de forma sencilla y eficiente.
La gestión de dietas laborales parece fácil, hasta que toca poner orden. Empleados viajando, normas poco claras, errores en nómina, reclamaciones internas, escasa visibilidad, justificaciones pendientes… El Excel no es la mejor opción para un control de gastos de viaje óptimo.
¿Qué herramientas digitales facilitan la gestión de gastos de dietas laborales? ¿Qué debe tener una buena app de gestión de viáticos en 2026? Lo veremos a lo largo de este artículo.
Las dietas laborales son compensaciones económicas destinadas a cubrir gastos derivados del trabajo fuera del centro habitual. Según el Reglamento del IRPF (artículo 9), estas percepciones están exentas de tributación cuando cumplen ciertos requisitos y límites.
Normalmente su importe es fijo, independiente de lo que realmente se gaste. Y ahí es donde radica su principal diferencia con los gastos de viaje (transporte, gasolina, peajes, aparcamiento, etc.), que varían en cada desplazamiento.
Una mala gestión de las dietas genera:
De ahí que digitalizar este proceso no es solo una cuestión de eficiencia, sino de control y cumplimiento.
Un apunte importante. Aunque las dietas y los gastos de viaje no sean lo mismo, muchas empresas los agrupan en la misma herramienta de gestión de gastos corporativos.
Por eso, aunque en este artículo hablemos de cómo elegir una app de gestión de dietas laborales, podría extrapolarse al resto de gastos de viaje profesionales.
A la hora de abonar el dinero, las empresas suelen hacerlo de dos formas:
Se paga al trabajador la cantidad establecida antes del viaje y luego se regulariza según política interna
Las dietas se reflejan en nómina como percepciones no salariales. La Agencia Tributaria detalla los requisitos y límites en su normativa oficial para que estén exentas de gravamen.
Los máximos exentos diarios más habituales están recogidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007):
En España
En el extranjero
No hay un límite fijo. La exención suele depender de que el gasto esté justificado dentro de los criterios aplicables.
En este punto es importante aclarar que, aunque tu empresa pague una dieta fija, los límites son relevantes ya que los excesos pueden tener impacto fiscal si no se gestionan y documentan correctamente.
Para que la exención sea defendible, en la práctica necesitas poder demostrar:
Aquí es donde un software de dietas empresariales marca la diferencia. No es solo guardar tickets, es obtener trazabilidad (quién, cuándo, por qué, dónde, con qué política).
Antes de evaluar herramientas específicas, es fundamental identificar qué necesita tu empresa:
Empresas pequeñas (1-50 empleados):
Empresas medianas (50-200 empleados):
Empresas grandes (+200 empleados):
Automatización, análisis de datos avanzado, monitoreo continuo, enfoque estratégico… Las empresas buscan lo que se conoce como “smart audit”, y eso solo pueden ofrecerlo las herramientas de gestión de gastos corporativos más avanzadas.
Qué deberías poder hacer:
Crear tipos de dieta (hotel, comida, cena, café…)
Si la dieta acaba en nómina o contabilidad, necesitas una integración robusta con tus sistemas, para no rehacer todo a mano.
Un dashboard práctico debería ofrecer:
La mejor app para gestionar dietas o viáticos es aquella que se adapte a tus necesidades. Ni más ni menos. Aquí tienes una comparativa de cinco soluciones líderes.
Okticket está pensada para el día a día real: reportar en segundos, controlar al instante y evitar el caos de justificantes.
La solución permite gestionar todos los tipos de gastos de viaje profesionales, incluidas dietas.
El empleado registra el gasto en segundos. El equipo financiero lo recibe estructurado.
Ideal para: Empresas de todos los tamaños que buscan equilibrio entre funcionalidad y facilidad de uso, con prioridad en velocidad de implementación.
Rydoo es una plataforma consolidada en la gestión de gastos corporativos, especialmente orientada a empresas con operativa internacional.
Ideal para: Empresas grandes con políticas de viajes complejas y equipos distribuidos por varios países.
Limitaciones: Curva de aprendizaje más pronunciada y la implementación puede llevar varias semanas. Puede resultar excesiva para empresas pequeñas con necesidades simples.
TramitApp aborda la gestión de gastos desde el punto de vista de RRHH, integrándola con nóminas y gestión de personal.
Ideal para: Empresas pequeñas con necesidades simples.
Limitaciones: La gestión de gastos es un módulo complementario, no el producto principal. Ofrece menos funcionalidades avanzadas de análisis y auditoría que otras soluciones especializadas.
Se trata de una suite de gestión de recursos humanos con módulo de control de gastos y dietas como funcionalidad adicional.
Funcionalidades principales:
Ideal para: Empresas que priorizan la gestión del talento y buscan centralizar todos los procesos de RRHH en una única plataforma, incluyendo un control básico de gastos.
Limitaciones: El módulo de gastos tiene funcionalidades limitadas comparado con un software especializado. Su enfoque está en la gestión del talento más que en la contabilidad profunda.
Payhawk combina tarjetas corporativas, gestión de gastos y automatización financiera en una única plataforma.
Ideal para: Empresas medianas y grandes con estructuras financieras complejas y alto volumen de gasto corporativo.
Limitaciones: Solución más compleja con mayor curva de aprendizaje. Implementación más larga y precio superior al de otras herramientas de gestión de gastos corporativos
Gestionar dietas manualmente tiene dos riesgos inevitables: la pérdida o deterioro de justificantes y los errores que cuestan tiempo y dinero.
Las aplicaciones para gestionar dietas laborales ofrecen un control total:
En 2026, elegir una app para dietas laborales no va solo de "subir tickets": implica analizar políticas, trazabilidad, aprobación, integración y control del gasto en tiempo real.
Si buscas una herramienta que permita configurar dietas (tipos e importes), evitar pérdidas de justificantes, controlar el gasto al instante y mantener el proceso ordenado, Okticket encaja como solución práctica y escalable para empresas que quieren eficiencia sin complicarse.
La clave está en no pagar de más por funcionalidades que no necesitas ni infrautilizar herramientas complejas que generan fricción en tu equipo.
¿Listo para simplificar la gestión de dietas en tu empresa? Si después de leer esta guía identificas que necesitas:
Okticket puede ser tu solución. Agenda 15 minutos con nuestro equipo para analizar tu caso específico.
A grandes rasgos, las dietas suelen centrarse en manutención y/o alojamiento, con importes fijos. Los gastos de viaje engloban tanto las dietas como el resto de gastos asociados (parkings, taxis, peajes, kilometraje, etc.)
No siempre, solo lo son en estos dos casos:
No deberían serlo. Las dietas son percepciones no salariales y, si cumplen los requisitos y límites establecidos por la Agencia Tributaria, no tributan como salario. La AEAT regula la exención bajo condiciones específicas que puedes consultar en su normativa oficial.
Sí. Aunque se pague un importe fijo, la empresa debe poder defender el abono ante Hacienda y la Seguridad Social con:
Porque pueden usarse incorrectamente como "salario encubierto" si no se cumplen requisitos o se exceden los límites legales. Esto constituye un fraude fiscal que puede derivar en sanciones para la empresa.
Los softwares especializados automatizan:
Además, eliminan errores manuales de transcripción, proporcionan trazabilidad completa y ofrecen visibilidad en tiempo real del gasto, algo imposible con hojas de cálculo.
Depende de la complejidad de la herramienta y de tu organización:
Aunque varía por empresa, estudios del sector indican:
En general, las herramientas modernas requieren formación mínima para empleados. Las interfaces están diseñadas para ser intuitivas. La formación más importante es para:
Conoce los criterios clave, las capacidades esenciales de IA, cómo evaluar integraciones reales y qué soluciones del mercado cumplen estos requisitos.
Controlar los gastos corporativos sigue siendo la asignatura pendiente de la mayoría de las empresas. Aún así, son pocas las que admiten que el problema real no está en los tickets, ni en las facturas. Está en el caos de sistemas desconectados, validaciones manuales y datos financieros inconsistentes.
Cuando Finanzas, Recursos Humanos y el ERP van por un lado y los empleados por otro, la gestión se convierte en un laberinto contable.
¿Cuál es la solución? Poner orden. Pero no a costa de cargar a alguien con más trabajo. La clave está en adoptar una plataforma de gestión de gastos con IA capaz de automatizar el proceso y conectarse con tus sistemas de back office sin fricción.
A estas alturas, la inteligencia artificial ya no debería ser un elemento diferenciador, sino la base sobre la que se sustenta un buen sistema de gestión de gastos corporativos. Poco trabajo manual, cero errores, total cumplimiento..
Una plataforma efectiva de gestión de gastos con IA debe ser capaz de:
El valor real no está en que un software afirme "tener IA", sino en su precisión, estabilidad y reducción real de trabajo manual.
Si la integración no es nativa, aparecerán errores contables. Evítalo revisando estos puntos:
Del mismo modo, las plataformas de gestión de gastos profesionales deberían poder integrarse con el software de Recursos Humanos. Este aspecto no siempre se tiene en cuenta, pese a que es importante para que no se produzcan cuellos de botella. ¿Qué posibilidades ofrece esta integración? Entre otras:
En el mercado existen múltiples opciones. A la hora de hacer la comparativa, responde a estas preguntas:
Si el software que ibas a elegir acumula varias respuestas negativas, quizá deberías buscar una alternativa.
Además de lo dicho, es recomendable involucrar a los departamentos de Finanzas y de Recursos Humanos desde el principio, pues son quienes más van a utilizar la aplicación.
No ignores tampoco la importancia del proceso de implementación, formación y soporte técnico continuo.
A continuación, te mostramos las mejores soluciones para automatizar la gestión de gastos profesionales.
Okticket ofrece automatización end-to-end de todo el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales. Para ello, se integra con los principales ERP y softwares de Recursos Humanos del mercado (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, Workday y más).
Pero Pelaio no solo registra gastos: los valida activamente según tus políticas corporativas. De esta forma, detecta automáticamente:
Además, mientras que otras aplicaciones de gestión de gastos corporativos están diseñadas principalmente como soluciones de tarjetas corporativas con funcionalidades de gastos añadidas, Okticket ofrece flexibilidad en medios de pago (efectivo, tarjeta bancaria, OKT Card, transferencia, etc.) El método utilizado no afecta para nada al nivel de automatización.
Todo esto sin configuraciones complejas ni supervisión constante. Pelaio trabaja para que tu equipo financiero solo revise excepciones reales, no gastos rutinarios.
Expensify es una solución popular en empresas con operaciones internacionales. Sin embargo, presenta limitaciones significativas para empresas españolas:
N2F es una plataforma orientada a pequeñas y medianas empresas europeas, con presencia más centrada en el mercado francófono. Ofrece funcionalidades básicas de gestión de gastos con captura de tickets mediante OCR y aprobaciones simples. Sin embargo, se queda corta para empresas que necesitan integración profunda:
Es una opción válida para empresas pequeñas con necesidades simples, pero insuficiente para organizaciones que buscan automatización completa.
La propuesta de Rydoo combina gestión de gastos con funcionalidades de gestión de viajes corporativos. No obstante, presenta debilidades importantes en el mercado español:
Soldo es una fintech centrada en tarjetas corporativas con funcionalidades de control de gastos añadidas. Aunque esto ofrece control preventivo del gasto, presenta importantes limitaciones para empresas que buscan automatización contable completa:
El tiempo de implementación varía significativamente según la plataforma elegida. Okticket se implementa completamente en pocas semanas, incluyendo integración con ERP y HR, formación de usuarios y puesta en marcha. Soluciones más complejas pueden requerir más de tres meses. El tiempo depende de factores como la complejidad de tu ERP, el número de usuarios y la personalización de políticas de gastos.
Solicita una demo de tu empresa antes de contratar. Okticket alcanza tasas de precisión muy altas porque su IA está específicamente entrenada con facturas, tickets y documentos de diferentes países.
Una buena plataforma de gestión de gastos debe ser agnóstica del ERP. Okticket ofrece conectores para los principales ERP del mercado, por lo que un cambio de sistema contable no te obliga a cambiar tu plataforma de gastos.
A diferencia de otras aplicaciones similares, Okticket funciona en modo offline. Los empleados pueden capturar tickets, completar información y registrar gastos sin conexión. Durante un vuelo, por ejemplo. Los datos se sincronizan automáticamente cuando recuperan conectividad.
Absolutamente. Una plataforma empresarial debe permitir políticas de gastos granulares con límites diferenciados por categoría de gasto (comidas, desplazamientos, alojamiento), nivel jerárquico (directivos vs empleados), departamento (ventas vs operaciones) o ubicación geográfica. Okticket permite configurar flujos de aprobación automáticos según reglas de negocio.
El soporte post-implementación incluye actualizaciones del sistema, mantenimiento de conectores con ERP, resolución de incidencias y consultas de usuarios. Okticket ofrece soporte técnico en español con horario ampliado, incluyendo atención telefónica, email y chat. Verifica qué incluye el precio base y qué servicios son adicionales: algunas plataformas cobran extra por soporte prioritario o actualizaciones de conectores.
La diferencia entre digitalizar y automatizar está en elegir una plataforma de gestión de gastos con IA que se integre de verdad con tu ERP y sistema de recursos humanos.
Sin integración nativa no hay automatización, solo más trabajo manual.
Okticket cumple los requisitos clave: IA precisa, integraciones nativas, automatización contable completa y soporte en español.
¿Quieres ver cómo Okticket se integra con tu ERP y sistema HR? Solicita una demo personalizada donde te mostraremos el flujo completo. compromisos, sin letra pequeña.
Descubre cómo la IA generativa transforma la revisión de gastos profesionales en tiempo real y elimina fraudes, errores y procesos manuales.
Último día de mes. Última hora de la tarde. María lleva horas revisando notas de gastos. Entre facturas de hotel, taxis y comidas, llega un punto en el que ya no sabe si ese gasto de 120 euros lo vio hace diez minutos o si es otro parecido. Y, aun así, tiene que seguir revisando porque el cierre no espera.
Esta escena se repite en miles de departamentos financieros. El proceso resulta agotador, lento y caro. Porque siempre se produce alguna grieta por la que se cuelan tickets duplicados, gastos de kilometraje inflados o gastos personales camuflados como profesionales que cuestan a la empresa miles de euros al año.
Por suerte, la automatización de notas de gastos con IA está eliminando este problema. Los agentes inteligentes analizan, validan y detectan irregularidades en el mismo momento en que un empleado sube su ticket. Revisión en tiempo real, sin esperas y sin riesgo.
¿Qué aporta la automatización con IA? ¿Cómo funciona el flujo automatizado? ¿Cuál es su impacto en finanzas y empleados? A lo largo de este artículo verás cómo este sistema libera a los equipos de back office de tareas repetitivas, al mismo tiempo que protege a las empresas de pérdidas millonarias.
Cuando hablamos de automatizar notas de gastos no nos referimos solo a digitalizar tickets. La IA hace mucho más: captura datos, interpreta información, detecta incoherencias y aplica la política de gastos sin que nadie tenga que intervenir.
Este enfoque es el mismo que se está usando para automatizar procesos empresariales con IA en otras áreas y explica por qué tantas pymes están empezando a adoptarlo.
Por lo general, el proceso consta de 5 pasos:
La automatización de procesos financieros elimina las tareas manuales y con ello, ahorra un tiempo valioso para los equipos financieros y de recursos humanos.
La IA aporta precisión, minimizando el error humano en el registro y gestión de las notas de gastos.
La empresa obtiene trazabilidad total de los gastos corporativos, lo que ayuda a tomar decisiones presupuestarias informadas y a controlar el gasto corporativo en tiempo real.
La detección automática de irregularidades también marca un antes y un después: patrones de gasto sospechosos, tickets casi idénticos, importes incoherentes… Cosas que a un humano se le escapan fácilmente.
Permite a las empresas procesar miles de gastos sin aumentar costes.
Proporciona datos precisos, análisis inmediato y visión en tiempo real.
La IA generativa ha hecho que soluciones que antes eran simples herramientas de digitalización ahora sean sistemas completos de gastos profesionales.
A continuación, analizamos las cuatro soluciones más destacadas del mercado que utilizan IA para optimizar este proceso:
Okticket integra Pelaio, un agente inteligente que automatiza el proceso completo sin intervención humana. Aprende de cada gasto, se adapta a los hábitos de cada empresa y mejora con el uso.
Esta tecnología representa un cambio fundamental en cómo las empresas gestionan sus gastos. Convierte un proceso tradicionalmente manual y propenso a errores en un sistema completamente autónomo.
A diferencia de otras soluciones que requieren configuración constante y revisión manual, aquí la automatización es real: el sistema revisa, valida y alerta sin que haga falta revisarlo después.
¿Cuáles son sus puntos fuertes?
Pelaio crea registros, extrae datos y categoriza cualquier ticket, incluso de baja calidad, en cualquier idioma o moneda.
El sistema aprende de cada interacción y se adapta progresivamente a las particularidades de tu organización. Su precisión mejora con cada uso hasta reconocer patrones específicos de gasto, proveedores habituales y excepciones propias de cada empresa.
Pelaio no solo registra gastos, los valida activamente conforme a las políticas personalizadas de tu empresa. Automáticamente, detecta:
Combina tarjetas corporativas con funcionalidades de gestión de gastos mediante IA. Es una opción interesante para empresas que necesitan integrar medios de pago con control de gastos.
Ofrece capacidades básicas de IA para captura y categorización de recibos. Adecuado para pequeñas empresas que ya utilizan otras herramientas del ecosistema Zoho.
Es una solución orientada a grandes corporaciones. Completo, pero complejo de implementar.
Okticket ofrece el nivel más alto de automatización real: IA generativa, agente autónomo, revisión en tiempo real, aprendizaje continuo y adaptación total a cada empresa.
Destaca como una alternativa diseñada específicamente para las necesidades del mercado internacional, ofreciendo ventajas diferenciales que la posicionan como la solución más completa. Combina la potencia de la IA con la tecnología especializada y el servicio que necesitas para automatizar al 100% la gestión de los gastos de viaje profesionales.
Es el uso de inteligencia artificial para capturar, analizar, validar y contabilizar automáticamente los gastos corporativos. Elimina tareas manuales y reduce errores, duplicados y fraude.
El sistema analiza cada ticket justo cuando el empleado lo sube. La IA extrae los datos, los categoriza y verifica el cumplimiento de la política. El gasto se aprueba o rechaza automáticamente.
Ahorro de tiempo, reducción de errores, detección de irregularidades, control total del gasto corporativo y procesos escalables sin aumentar personal.
Sí. La IA identifica duplicados, importes inflados, recibos manipulados, tickets generados con IA y gastos fuera de política.
Sí. La automatización de procesos en pymes con IA reduce costes y permite gestionar gastos de forma rápida y sin recursos adicionales.
No obstante, Okticket sirve tanto para autónomos como para grandes multinacionales de todos los sectores. La automatización con IA es escalable y beneficia a empresas de todos los tamaños, que pueden acceder a tecnología enterprise sin necesidad de equipos financieros grandes.
El mercado ofrece varias opciones. Okticket destaca por automatización real end-to-end y un agente autónomo capaz de revisar gastos sin intervención humana.
Sí. La IA aumenta la trazabilidad, reduce el riesgo humano y aplica controles consistentes en todo el proceso.
Los sistemas de IA como Pelaio están diseñados específicamente para detectar patrones anómalos que el ojo humano difícilmente percibe: tickets duplicados con ligeras variaciones, gastos inflados sistemáticamente, o recibos generados artificialmente. De hecho, la IA es más efectiva que la revisión manual porque no se cansa ni pierde concentración.
Con Okticket, la implementación básica toma unos pocos días. Esto incluye la integración con tu sistema contable, configuración de políticas de gasto y formación del equipo. El agente Pelaio comienza a aprender desde el primer día.
Okticket se integra con los principales sistemas contables y ERPs del mercado (Sage, SPA, Microsoft, ahora, a3ERP, Odoo, y muchos otros).
Muy poca. Las aplicaciones modernas de gestión de gastos están diseñadas para ser intuitivas. Los empleados solo necesitan hacer una foto al ticket desde su móvil o enviar el PDF por email. El resto lo hace automáticamente el sistema.
El coste varía según el tamaño de la empresa y las funcionalidades requeridas. Sin embargo, el ROI de Okticket suele ser positivo desde las primeras semanas gracias al ahorro en tiempo de gestión y la reducción de pérdidas por fraude. Solicita una demo personalizada para obtener un presupuesto ajustado a tu caso.
Radicalmente. Los empleados pasan de esperar semanas por reembolsos a recibirlos en días. Ya no necesitan guardar tickets en papel, rellenar formularios complejos ni perseguir aprobaciones. Hacen una foto con el móvil y olvidan el resto. Esto mejora la satisfacción laboral y reduce fricciones administrativas.
No. Libera al equipo de tareas repetitivas y les permite centrarse en análisis, planificación y control estratégico.
Seguir revisando notas de gasto a mano es un lastre para cualquier empresa. La automatización con IA reduce riesgos, evita fraude y libera a los equipos para centrarse en lo que realmente importa.
Okticket y su agente Pelaio convierten un proceso rutinario en un sistema que funciona solo, sin errores y sin depender del cansancio de nadie.
Si quieres comprobarlo, solicita una demo y prueba cómo sería gestionar gastos sin revisar tickets nunca más.
Las empresas líderes están implementando flujos de trabajo donde cada paso está conectado: Reservas, digitalización de tickets y facturas, conciliación y contabilización en el ERP
Decenas de notas de gastos, horas y horas revisando tickets y al final del mes, siempre hay algún descuadre. No es un caso aislado. En un momento en que se nos llena la boca hablando de las bondades de la IA, hay empresas que siguen gestionando sus gastos de viaje profesionales como en el siglo pasado.
El coste de continuar realizando este proceso de forma manual ya no son solo las horas perdidas. La falta de visibilidad, la frustración de los empleados, los errores contables y la incapacidad de tomar decisiones estratégicas porque no se tienen datos fiables también deben ser tenidos en cuenta.
Diversos estudios del sector concluyen que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, y los gastos fraudulentos suelen incluir información incorrecta o estar fuera de política.
Si la tecnología ya resuelve estos problemas, ¿por qué no aprovecharla?
Veamos lo que están haciendo las organizaciones que van por delante.
Tradicionalmente, gestionar un viaje de empresa implica un montón de pasos desconectados entre sí:
Al conectar todo el flujo de viaje, el proceso se simplifica. Desde la solicitud del viaje hasta la contabilización en el ERP, todo el ciclo de viaje se automatiza y se realiza desde una única plataforma.
Las empresas líderes están implementando flujos de trabajo donde cada paso está conectado:
Lo que antes llevaba semanas, ahora se soluciona en horas. De hecho, según un reciente estudio del Aberdeen Group, las empresas que utilizan soluciones automatizadas de gestión de gastos corporativos reducen un 67% el tiempo dedicado al procesamiento.
Otra de las tendencias es el fin de las aplicaciones aisladas. ¿Por qué ya no funcionan? Piensa en cómo han sido siempre los viajes de negocios. Un caos de hojas de cálculo, recibos y anotaciones manuales.
Los departamentos financieros ya no pueden permitirse gestionar los viajes en una plataforma, los gastos en otra y la contabilidad en una tercera.
Por tanto, la solución pasa por ecosistemas tecnológicos integrados. Imagina tener una solución de gestión de gastos de viaje profesionales integrada con tu agencia de viajes (también con tu ERP y con tu sistema de Business Intelligence). ¿Cómo cambia el proceso?
Sin errores, con una mínima intervención humana.
¿Por qué es crítica la integración agencia + expense management?
En el siguiente cuadro comparativo resumimos el valor estratégico de esta conexión.
De la automatización reactiva a la inteligencia proactiva. Ya no se trata simplemente de digitalizar procesos financieros. La detección automática de anomalías es una de las principales demandas de los departamentos de back office.
La IA identifica automáticamente una serie de patrones:
La IA, además, es capaz de analizar los justificantes de pago para detectar patrones de gasto, adaptar las políticas conforme a criterios realistas o identificar áreas de mejora. Algunos ejemplos:
Los OCR más avanzados son capaces de extraer datos de tickets arrugados, borrosos o parcialmente visibles. Además, reconocen varios idiomas, identifican tipos de gasto automáticamente y aprenden con cada interacción.
Uno de los grandes problemas de las notas de gastos tradicionales es que los responsables financieros conocen toda la información de los gastos de viaje con un mes o más de retraso. Las facturas de las agencias tardan semanas en llegar, los trabajadores desplazados entregan las notas de gasto el último día, la contabilización no es inmediata…
El resultado: cuando el informe está listo, ya hay poca capacidad de reacción.
En cambio, con la integración de los softwares de control de gastos con las agencias de viajes, se obtiene una fotografía total del viaje:
A todo lo dicho, ahora se añade la obligatoriedad de la factura electrónica B2B para profesionales y empresas. Entrará en vigor en 2026 y traerá las siguientes implicaciones para travel & expense:
La integración entre agencias de viajes y soluciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket garantizan esa trazabilidad, desde la solicitud hasta la contabilización, pasando por la reserva y los pagos.
La oficina como la entendemos ya no existe. Los viajeros de negocios gestionan sus gastos sobre la marcha (aeropuertos, cafeterías, hoteles…), mientras que los responsables revisan los gastos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet.
¿Qué esperar de una aplicación móvil? Diseño intuitivo, captura instantánea de tickets y facturas, procesamiento rápido, guardado temporal si no hay conexión, notificaciones automáticas, consulta de estado de las hojas de gastos, exportación de informes, etc.
Hemos hablado de las tendencias que están transformando el sector. Ahora, la pregunta clave: ¿Cómo implementarlas en tu organización sin complicaciones?
Ya no se trata solo de digitalizar. Okticket integra Pelaio, su motor de inteligencia artificial generativa que convierte la gestión de gastos en un proceso verdaderamente autónomo.
Pelaio no es un simple Okticket que lee tickets. Es un agente inteligente que aprende continuamente de cada transacción para validar gastos sin intervención manual, eliminar tareas repetitivas y minimizar errores humanos.
- Tipo de gasto (transporte, alojamiento, comida, parking, peajes…)
.-Proveedor y datos fiscales
- Importe, divisa y conversión automática
- Fecha y ubicación del gasto
Cuando Pelaio detecta algo irregular, no espera al final del mes para decírtelo. Genera alertas instantáneas que permiten actuar de inmediato, incluso bloquear el gasto.
Y aún hay más. Cuando conectas Okticket + Pelaio con tu agencia de viajes corporativa, toda la información del viaje queda reflejada en una sola hoja de gastos.
Este sería, más o menos, un ejemplo del flujo automatizado:
Según estudios del sector, las empresas pueden reducir hasta un 67% el tiempo dedicado al procesamiento de notas de gastos, pasando de 20-30 minutos por nota a menos de 5 minutos con sistemas automatizados avanzados. Con Okticket, el ahorro de tiempo es de hasta el 80%
Los agentes IA como Pelaio analizan patrones de gasto, detectan irregularidades, identifican justificantes manipulados y alertan sobre transacciones sospechosas en tiempo real.
La integración permite visibilidad en tiempo real del gasto, validación automática de políticas, eliminación de entrada manual de datos, conciliación instantánea y toma de decisiones basada en datos actualizados.
Las soluciones modernas como Okticket están diseñadas para implementarse rápidamente. Además, los usuarios no necesitan formación gracias a su interfaz intuitiva.
La IA supervisa automáticamente cada transacción contra las políticas configuradas, detecta incumplimientos al instante, alerta a los responsables y aprende de los patrones específicos de cada empresa para mejorar la detección continua.
Las tendencias que hemos analizado ya están siendo implementadas por las empresas líderes de su sector. Se trata de realidades operativas que están marcando la diferencia entre organizaciones ágiles y aquellas atrapadas en procesos del siglo pasado.
¿Por dónde empezar?
Prioriza la integración sobre la funcionalidad estándar, elige socios tecnológicos especializados. automatiza de extremo a extremo y opta por tecnologías que el equipo realmente va a usar.
Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.
Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.
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Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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