En entornos laborales cada vez más digitales y dinámicos, es necesario adaptar hasta el más mínimo procedimiento. Cuanto más, si están relacionados con tareas tan importantes como la gestión de gastos profesionales.

Los departamentos financieros necesitan soluciones que contribuyan a optimizar este proceso. ¿Y qué mejor manera de controlar los gastos de empresa que empezando por el pago?

En este sentido, las tarjetas de empresa inteligentes ofrecen una solución integral para el control de gastos. En entradas anteriores ya hemos descrito las ventajas que aporten las tarjetas de crédito tradicionales, así que en este artículo nos centraremos en explicar cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas.

Este producto ya se ha posicionado como una alternativa frente a los métodos de pago tradicionales. Ofrecen seguridad, control y flexibilidad sin necesidad de tener que llevar encima el plástico.

¿Qué son las tarjetas de empresa virtuales? ¿En qué se diferencian de las tarjetas físicas? ¿Qué beneficios aportan? ¿Cómo se crean y cómo se gestionan? Preguntas frecuentes para las que tenemos respuesta.

¿Qué son y cómo funcionan las tarjetas virtuales para empresas?

Las tarjetas virtuales son la versión digital de las tarjetas de crédito o de débito. Diseñadas específicamente para transacciones online o en comercios físicos mediante soluciones de pago móvil, como Google Pay o Apple Pay, se caracterizan por ofrecer rapidez y seguridad en los pagos.

Y lo que es más importante, vienen a dar solución a los problemas más comunes asociados a la gestión de gastos profesionales. Hablamos, entre otros, de:

• Tickets y facturas perdidos, lo que complica la justificación de los gastos.
• Falta de control y de trazabilidad de los gastos.
• Incumplimiento de las políticas de gastos internas.
• Retrasos en las conciliaciones.

Todo ello impacta en la eficiencia operativas de las organizaciones.

Beneficios de las tarjetas digitales para empresas

La solución, como decíamos, puede estar en el uso de las tarjetas digitales para gastos de empresa. No ocupan espacio, puedes bloquearlas tú mismo y están especialmente indicadas para agilizar las transacciones en el extranjero.

Más ventajas de este producto:

• Los administradores pueden definir límites de gasto, usos permitidos (por ejemplo, solo para alimentación) y fechas de vencimiento.
• Las empresas pueden monitorizar las transacciones en tiempo real.
• Es posible obtenerlas en el momento, simplemente realizando la solicitud a través de una aplicación móvil o de una plataforma Web.
• Algunas tarjetas digitales generan nuevos datos después de cada uso, lo que evita el riesgo de fraudes.
• En caso de que surja algún imprevisto, los usuarios pueden desactivarlas.
• Al ser 100% digitales, evitan la producción de plástico y reducen el impacto ambiental.

¿Cómo utilizar una tarjeta de empresa virtual?

Las tarjetas virtuales te permiten realizar casi todas las transacciones que puedes llevar a cabo con tu tarjeta física. Pero a la hora de pagar, en vez de abrir la cartera y sacar el plástico, tendrás que abrir la app de tu banco.

Además, lo normal es que puedas asociar las tarjetas digitales a plataformas de pago como Apple Pay y Google Pay.

Comparativa: Tarjetas virtuales vs físicas

Como ya hemos adelantado, las tarjetas virtuales funcionan de forma similar a las tarjetas tradicionales físicas. No obstante, entre ambas existen algunas diferencias que mostramos en la siguiente tabla.

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¿Google Pay o Apple Pay? La tarjeta virtual de Okticket, también en tu móvil

Hay tarjetas para empresas que van aún más allá. Es el caso de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket pensada para automatizar la gestión de los gastos de viajes profesionales.  

¿Por qué elegir la tarjeta virtual de Okticket?

A diferencia de otras soluciones genéricas, la tarjeta virtual de Okticket está diseñada pensando en las necesidades específicas de las empresas: Disponible también en formato digital, se adapta a las necesidades específicas de cada empresa.

• Controla el gasto antes de que se produzca. Puedes establecer límites por usuario, por categorías de gasto y por periodo de tiempo.
• Gestiona y analiza los pagos realizados en tiempo real.
• Administra todas las tarjetas desde una única plataforma.
• Cada gasto se registra automáticamente en el sistema, eliminando los errores manuales y la necesidad de guardar tickets físicos.
• Activa y desactiva la tarjeta desde la aplicación.
• Conciliación automática.
• Integración directa con tu ERP.
• Se asocian a las apps de pago que utilicen los empleados (Google Pay y Apple Pay). De esta forma, pueden pagar prácticamente en cualquier establecimiento y lugar en el que se encuentren.

En definitiva, la OKT Card no es solo una tarjeta para gastos de empresa. Se trata de una herramienta estratégica para optimizar la gestión de los gastos de viajes de negocios.

Preguntas frecuentes

¿Son seguras las tarjetas virtuales?

Sí. Las tarjetas virtuales son una de las opciones de pago más seguras disponibles actualmente. Gracias a su tecnología avanzada y cumplimiento con regulaciones internacionales, ofrecen una protección superior contra fraudes y usos no autorizados en comparación con las tarjetas físicas tradicionales.

Entre las principales medidas de seguridad están:

• El cumplimiento con la normativa PSD2 en Europa
• La autenticación multifactor (MFA) para cada transacción
• El uso de tokens dinámicos, un sistema que genera un código único por pago
• La capacidad de bloqueo instantánea
• Una menor exposición a dato sensibles
• El monitoreo y la emisión de alertas en tiempo real

¿Puedo usar tarjetas virtuales en cualquier país?

Sí, las tarjetas virtuales pueden utilizarse en casi cualquier país, siempre que sean emitidas por una red de pagos global como Visa, Mastercard o American Express y el comercio acepte pagos digitales.

Es importante verificar la compatibilidad con Google Pay o Apple Pay, posibles tasas de conversión y regulaciones locales. Además, algunos bancos pueden requerir autenticación adicional para transacciones internacionales.

¿Qué empresas ofrecen tarjetas virtuales?

Muchas empresas, tanto bancos tradicionales como fintech, ofrecen tarjetas virtuales para particulares y empresas. Para gestión de gastos corporativos, soluciones como Okticket destacan por su enfoque en el control y automatización de pagos.

¿Se pueden integrar con sistemas de contabilidad o ERPs?

Sí, soluciones como Okticket permiten integrar los pagos con sistemas de contabilidad y ERPs para automatizar la gestión de gastos.

¿Listo para optimizar la gestión de gastos de tu empresa? Solicita tu tarjeta virtual hoy mismo.

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La adecuada gestión de los costes asociados a los viajes de empresa es fundamental para mantener una buena salud financiera. Para ello, es importante tener claros todos los conceptos. Distinguir entre viáticos y gastos de viaje, por ejemplo.

En España ambos términos suelen confundirse, cuando en realidad tienen implicaciones contables, legales y fiscales distintas. Y por ahí pueden empezar los desajustes contables.

¿Por qué es importante diferenciar las dietas o viáticos de los gastos de viaje profesionales? Un adelanto:

1. Porque los gastos se clasifican y registran adecuadamente, lo que implica una gestión financiera más eficaz.
2. Porque entender las implicaciones fiscales ayuda a maximizar las deducciones tributarias. O a minimizar las cargas fiscales, dependiendo del caso.
3. Porque facilita la adopción de políticas de gastos de viaje claras.

¿Qué son los viáticos? ¿Qué son los gastos de viaje profesionales? ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? Esperamos que este artículo sirva para que no haya más confusiones entre viáticos y gastos de viaje.

Diferencias entre viáticos y gastos de viaje: Definición y naturaleza

Definición, naturaleza, importe, tratamiento fiscal, límites, justificación… Para entender mejor las diferencias entre dietas laborales y gastos de viajes de negocios lo mejor es ver las peculiaridades de cada uno.

¿Qué son los viáticos y qué cubren?

Conocidos popularmente como dietas laborales, los viáticos son las asignaciones fijas que las empresas entregan a los empleados para cubrir gastos menores durante los viajes de trabajo. Alimentación o transporte local, por ejemplo.

El Estatuto de los Trabajadores recoge los viáticos como un derecho laboral. Normalmente, las cantidades a abonar son fijas (depende de las políticas internas), se proporcionan antes del viaje y no es necesario presentar ningún justificante de gastos.

No obstante, es importante hacer un apunte. En ocasiones, la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.

Ventajas:

• Se reduce la carga administrativa.
• Los empleados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni preocuparse por guardar y presentar un recibo por cada pequeño gasto.

Desventajas

Es necesario llevar un control adecuado para evitar descuadres en el flujo de caja.

¿Qué son los gastos de viaje profesionales?

Por su parte, los gastos de viaje son los costes directamente relacionados con el desplazamiento por motivos laborales. Incluyen, entre otros: Alojamiento, comidas en restaurantes, transporte desde el origen al destino y viceversa (como puede ser un billete de avión), alquiler de vehículos, peajes, gasolina, kilometraje, aparcamientos, incluso las dietas.

Al contrario que en los viáticos, el importe varía en función de cada desplazamiento. Además, es necesario justificar los gastos mediante tickets, facturas o recibos.

Por tanto, podría decirse que todos los viáticos están incluidos en los gastos de viaje, pero no todos los gastos de viaje son viáticos.

Ventajas:

La empresa mantiene un control detallado sobre los gastos de desplazamiento.

Desventajas:

• Aumenta la carga administrativa para los departamentos financieros.
• Los trabajadores tienen que guardar los comprobantes para posteriormente adjuntarlos a las notas de gastos y así recibir el reembolso por parte de la empresa.

Implicaciones fiscales y legales de los viajes de empresa

Algo que sí tienen en común las dietas laborales y los gastos de viaje profesionales es que ambos están exentos de impuestos siempre y cuando se ajusten a los límites establecidos por la Agencia Tributaria (Real Decreto 439/2007).

Gastos deducibles en el IRPF

Recordemos los topes exentos de IRPF en 2025:

Gastos de alimentación

• Desplazamientos dentro del territorio nacional:  26,67 euros al día sin pernocta y 53,34 euros por día con pernocta.
• Viajes internacionales: 48,08 euros diarios sin pernocta y 91,35 euros por día con pernocta.

Gastos de kilometraje

Están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros).

Gastos de alojamiento y de transporte

Para estos conceptos no existen límites económicos. No obstante, en el caso de los alojamientos hay dos requisitos:

1. Debe estar en municipio distinto al del lugar de trabajo habitual y de residencia del trabajador desplazado.
2. La estancia no puede superar los 9 meses de forma ininterrumpida.

Las cantidades que excedan estos límites pueden ser consideradas como parte del salario y como consecuencia, estar sujetas a retención y tributación en el IRPF.

Deducción del IVA en los gastos de viajes profesionales

Asimismo, las empresas pueden deducir el IVA de los desplazamientos asociados a la actividad del negocio. Para ello, necesitan guardar la factura original.

Dicho documento debe tener una serie de características, como estar a nombre de la empresa e incluir la información básica exigida por ley (fecha, total sin IVA, tasa de IVA, total con IVA, detalle de los bienes o servicios adquiridos, nombre del proveedor, número CIF o equivalente).

¿Los gastos de viaje son de fuera de la Unión Europea? Solo podrás solicitar la devolución del IVA si existe un acuerdo de reciprocidad con España.

¿Qué pasa con el impuesto de Sociedades?

Del mismo modo, cuando están debidamente justificados, los gastos de viaje son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.

Gestión eficiente de los viáticos y gastos de viaje

Para justificar los gastos de desplazamiento hay dos opciones:

1. Rellenar a mano las notas de gastos y guardar todos los comprobantes en papel, con el consiguiente riesgo de cometer errores críticos y de perder algún justificante. Todo ello puede dar lugar a sanciones y recargos en caso de una inspección de Hacienda.
2. Implementar una solución de digitalización y automatización de gestión de gastos de viaje profesionales que optimice el proceso, bloquee el fraude interno y asegure el cumplimiento fiscal y normativo.

¿Tienes claro cuál de las dos alternativas es más eficiente? Pues bien, la optimización de recursos todavía será mayor si das con la combinación adecuada de tecnología y estrategia.

¿Qué te recomendaría un experto en la materia?

• Establece una política de gastos clara e informa a los empleados.
• Utiliza soluciones tecnológicas avanzadas.
• Elige una solución de gestión de gastos de viaje profesionales que se integre con tu ERP. Como hace Okticket.
• Ajusta los límites de gasto a los precios del mercado.
• Analiza los datos de gasto para optimizar los presupuestos de viajes.
• Realiza controles internos de forma periódica.
• Facilita la comunicación directa entre viajeros, responsables y departamento financiero.

Conclusión

De todo lo dicho se puede deducir que la comprensión clara de las diferencias entre viáticos y gastos de viaje es esencial para la gestión financiera efectiva dentro de las empresas.

Esta distinción ayuda a mejorar la contabilidad y el cumplimiento fiscal. Al mismo tiempo, facilita la planificación financiera más precisa y estratégica.

¿Listo para simplificar la gestión de tus viáticos y gastos de viaje? Contacta con nuestros expertos hoy mismo y mejora tu gestión financiera.

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Convertir tus gastos profesionales en oportunidades de ahorro. En eso consisten, básicamente, los programas de recompensas en cashback para empresas.

Gasolina, comidas de negocios, hoteles… Con el cashback, cada vez que realizas una compra, recuperas parte del dinero gastado.

¿Quieres saber cómo puedes beneficiarte de estos programas? A lo largo de este artículo repasaremos qué son, cómo funcionan y cómo aprovecharlos al máximo.

¿Qué son los programas de recompensas en cashback?

Literalmente, la palabra de origen inglés “cashback” se traduce como “dinero de vuelta”. A grandes rasgos, se trata de un esquema de beneficios mediante el que te devuelven un porcentaje del dinero gastado en tus compras.

Es importante no confundir estos programas de recompensa con la posibilidad de retirar dinero en efectivo al realizar una compra en un establecimiento. Este importe en metálico se suma al de la compra y se abona con la tarjeta bancaria.

Funcionamiento de los bonos reembolso

Como ocurre con cualquier otro sistema de fidelización, para disfrutar de las ventajas del cashback lo primero que debes hacer es registrarte y activar las ofertas disponibles.

Tipos de cashback

Actualmente hay varios tipos de programas de cashback. El más habitual es el ofrecido al utilizar las tarjetas de crédito de empresa. El importe de las devoluciones puede ser fijo o variar en función de las diferentes categorías de gasto (cashback diferencial).

Un tercer tipo es el denominado cashback variable. Consiste en ofrecer un porcentaje mayor de reembolso conforme aumenta el gasto.

Hay más opciones, pero estas suelen ser más utilizadas a título personal:

• Programas de fidelización de comercios que incluyen cashback.
• Aplicaciones móviles que devuelven dinero por realizar ciertas acciones. Estas van desde responder a una encuesta hasta comprar un producto concreto.
• Sitios web que actúan como intermediarios entre vendedor y comprador. Cuando un usuario realiza una compra a través de uno de sus enlaces, reciben una comisión. Parte de ese importe se comparte con el comprador en forma de reembolso.

Formas de reembolso

A partir de ahí, cada vez que realizas una compra irás acumulando recompensas. La devolución del dinero puede ser de diversas formas. Entre las más comunes encontramos las siguientes:

• Abono directo del dinero en la cuenta asociada al programa o a la tarjeta bancaria.
• Descuentos en la cuota de un servicio al que estás suscrito.  
• Suma de puntos que pueden ser canjeados por descuentos, productos o servicios.
• Obtención de cheques regalo para utilizar en futuras compras.

Caso práctico

Pongamos un ejemplo. Una empresa dispone de una tarjeta de crédito con un cashback del 2% para pagar los gastos de viaje profesionales. Si al final del mes los gastos suman 2.000 euros, obtendrá un reembolso de 40 euros.

Ahora bien, puede ocurrir que ese cashback sea en forma de descuento del precio de una suscripción. En ese caso, lo que se haría sería deducir el importe de la siguiente factura.

Ventajas del cashback

Cada programa de cashback tiene sus propios beneficios, aunque hay una serie de ventajas generales que no está de más recordar.

• Devolución de dinero en compras que probablemente ibas a realizar de todas formas, lo que conlleva un ahorro de costes.
• Flexibilidad para elegir cuándo utilizar el importe acumulado.
• Normalmente, el cashback puede acumularse a otras promociones o descuentos.

Por su parte, las empresas que ofrecen estos programas también salen ganando, puesto que tienen una herramienta con la que pueden captar a nuevos clientes y fidelizar a los actuales.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el cashback y cómo funciona?

El cashback es un programa de recompensas que devuelve a los consumidores una parte del dinero gastado en sus compras.

Este reembolso puede ser en forma de dinero, puntos o cheques regalo.

¿El cashback es lo mismo que un descuento?

No, el cashback y los descuentos son diferentes. Mientras que un descuento reduce el precio de compra al momento de pagar, el cashback se devuelve después de la compra.

No obstante, es frecuente que el cashback sea compatible con descuentos y promociones.

¿Cuánto dinero puedo ahorrar con el cashback?

Depende del programa o de la entidad bancaria (en caso, por ejemplo, de las tarjetas de crédito con cashback). Suele oscilar entre el 0.5% y el 5%

¿Cómo se calcula el importe a reembolsar por una tarjeta con cashback?

Se suma el gasto total y el importe se multiplica por la tasa de reembolso. Pongamos el caso de una empresa con que realice un gasto con tarjetas de 10.000 euros y que cuente con una tasa de reembolso del 1,5%. Al multiplicar el gasto total (10.000 €) por la tasa de reembolso (1,5%), sale un cashback de 150 euros.

¿Se aplica cashback a todas las operaciones efectuadas con tarjetas de crédito?

Lo más habitual es que el cashback se aplique a todos los gastos efectuados con tarjeta inteligente, pero no suelen entran las retiradas de efectivo en cajeros automáticos.

¿Existen límites en los reembolsos?

Normalmente sí hay una cantidad tope a abonar en concepto de cashback. Estos límites pueden ser mensuales, anuales o por transacción, en función de los diferentes programas y proveedores.

¿El cashback expira?

En algunos programas, el cashback puede tener una fecha de vencimiento. Por eso es importante revisar los términos y condiciones.

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Recolectar los tickets, revisar que cumplen con la política de gastos empresarial, validar, tramitar, reembolsar, contabilizar, almacenar… ¿Cuántas horas te lleva la gestión manual de los gastos de viaje de empresa? Con el nuevo lector OCR de Okticket ahorrarás un 80% de ese tiempo.

¿Cómo funciona un lector OCR? ¿Qué tipos existen? ¿Cuáles son sus ventajas? Vamos a verlo.

¿Qué es el OCR y cómo funciona?

Para apreciar todos los beneficios que aporta un sistema OCR, antes hay que tener claro qué es. Esta tecnología permite convertir diferentes tipos de documentos, como archivos PDF o fotografías, en texto digital.

Así es como funciona:

1. El software captura la imagen de la factura
2. Los algoritmos de reconocimiento de caracteres la analizan
3. En cuanto han reconocido los caracteres, la herramienta los convierte en texto digital. Lo habitual es que este texto pueda ser editado.
4. Tras la conversión, los datos pueden estructurarse en varios campos: fecha, número de factura, importe…
5. La información puede exportarse en varios formatos.

Beneficios del uso de OCR

Esos datos extraídos pueden ser editados y almacenados en la nube, de forma ordenada. De esta manera, el OCR facilita la búsqueda de información y la integración con otras aplicaciones digitales, como sistemas de contabilidad o softwares de Recursos Humanos.

Las ventajas son inmediatas:

• Al automatizar la captura de datos, se reduce el riesgo de errores manuales.
• La tecnología proporciona un control más exhaustivo y preciso de los gastos.
• Los procesos se optimizan, con lo que es posible dedicar más tiempo a otras tareas importantes.
• Los datos permanecen seguros y accesibles en todo momento.

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Diferencias entre un OCR tradicional y un OCR inteligente

Durante los últimos meses, estos lectores OCR tradicionales han ido evolucionando hasta incorporar Inteligencia Artificial, como ha hecho Okticket con Pelaio. Las diferencias entre un OCR inteligente y uno tradicional son evidentes.

Aprendizaje automático

Un OCR tradicional se centra en la conversión de documentos estáticos y requiere ajustes manuales para diferentes tipos de documentos. Esto puede limitar su eficacia en entornos dinámicos y con documentos variados.

En cambio, los OCR basados en IA se adapta automáticamente a diversos formatos y tipos de documentos sin necesidad de intervención manual.

Reconocimiento de campos dinámicos

A diferencia del Reconocimiento Óptico de Caracteres tradicional que se limita a áreas específicas para la extracción de datos, el OCR inteligente puede identificar y extraer datos de campos nuevos y cambiantes. Estos, incluso, pueden ser configurados por los usuarios a través de lenguaje natural.

Nuevo lector OCR de Okticket: Procesamiento ultrarrápido y eficiente

La tecnología OCR ha evolucionado considerablemente en los últimos años, pero todavía hay muchas soluciones en el mercado que ofrecen capacidades básicas de digitalización de documentos.

Sin embargo, el OCR de Okticket se distingue por varias características avanzadas que optimizan la gestión de gastos profesionales.

Beneficios clave de PelAIo, el OCR inteligente de Okticket

• Captura la información de tickets y facturas con gran precisión, lo que resulta especialmente útil a la hora de tomar decisiones basadas en datos.
• Además de la información estándar, como fechas o importes, el OCR de Okticket también puede identificar y extraer campos personalizables que los usuarios configuran mediante lenguaje natural.  Esto es especialmente útil para empresas que necesitan capturar datos específicos como matrículas de vehículos en peajes y aparcamientos, número de personas en comidas de negocios o litros de combustible en informes de gastos.
• Interpreta los tickets extranjeros y los traduce. Por ejemplo, un recibo en japonés puede ser instantáneamente traducido al español y al inglés, facilitando la comprensión y el procesamiento por parte de equipos internacionales. Esta funcionalidad multilingües es indispensable para empresas multinacionales que operan en diferentes países.
• Identifica los gastos que incumplen las políticas de gastos de la empresa. En ese momento, el sistema puede generar alertas y/o rechazarlos automáticamente (un ticket que contiene alcohol, por ejemplo). Esta característica asegura un control más estricto y preciso de los gastos, mejorando la conformidad y reduciendo el riesgo de errores o fraude.
• Se adapta a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, independientemente del país de origen.
• Procesa los documentos al instante y devuelve la información extraída en tiempo real. Sin necesidad de postprocesado, incluidos tickets deteriorados, mal impresos o recibos escritos a mano. Con ello, se acelera todo el proceso de gestión de gastos.
• Capacidad de generar nueva información a partir de la digitalización de recibos que se van registrando en la app, gracias al aprendizaje automático.

Además de todo esto, el nuevo lector OCR inteligente de Okticket ofrece una integración perfecta con los ERP y sistemas de gestión empresarial existentes. Con ello, tendrás una visión real de las finanzas empresariales.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

Cómo implementar el OCR de Okticket en tu empresa

A la hora de implantar un lector OCR como el de Okticket, es recomendable que  sigas una serie de pasos básicos:

1. Evalúa las necesidades de tu empresa

Como siempre que se trate de elegir una herramienta tecnológica, la planificación es clave. Por eso, es muy importante que el primer paso sea el análisis de requisitos para evaluar las necesidades específicas de tu organización en términos de gestión de gastos. Esto incluye tipos de gastos, volumen de documentos, y requisitos específicos de datos a capturar.

Al mismo tiempo, es fundamental desarrollar un plan de implementación que incluya objetivos claros, plazos, y asignación de recursos. Dicho método también debe prever la capacitación de los usuarios y el soporte técnico.

2. Configura y personaliza el Sistema

A la hora de implantar la solución, asegúrate de que el equipo que la lleve a cabo configure el sistema de acuerdo con los criterios indicados. Esto incluye tanto la personalización de los campos como la automatización de los flujos de aprobación o la disposición de las reglas de gasto.

3. Integra el OCR con tu ERP

Lo ideal es que integres el lector OCR con los sistemas de gestión empresarial que tengas. De esta forma, los datos capturados fluirán directamente hacia donde los necesites.

4. Prueba y ajusta

Para asegurarte de que el sistema funciona correctamente, lo mejor es realizar pruebas con documentos reales. De esta forma, podrás ir haciendo ajustes en la configuración en caso de ser necesario.

5. Capacita a tu equipo

Por último, para poder sacar todo el partido a la herramienta, es importante que los equipos reciban la formación necesaria para que sepan utilizar la solución.

Al hijo de esto, lo suyo es que la herramienta que escojas ofrezca un servicio de Soporte continuado.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de documentos se pueden escanear usando un lector OCR?

Los lectores de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) pueden procesar una amplia gama de tipos de documentos, desde facturas y recibos hasta documentos legales. También tarjetas de presentación, formularios, solicitudes, libros o artículos, por poner algunos ejemplos.

¿Qué tecnología utilizan los lectores OCR para el reconocimiento de caracteres?

Los lectores OCR utilizan una tecnología innovadora que analiza las formas y los patrones de los caracteres para convertirlos en textos digitales. El proceso conlleva varios pasos:

1. Preprocesamiento de la imagen para mejorar su calidad y aumentar la precisión.
2. Comparativa de los caracteres con una base de datos de patrones almacenada.
3. Extracción de las características específicas de cada letra o cifra.
4. Corrección del texto reconocido.

¿Cómo usar un lector OCR para escanear tickets y facturas?

Sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación que vayas a utilizar para escanear el recibo.
2. Asegúrate de que el documento esté bien iluminado.
3. Espera a que el software digitalice el texto y extraiga la información.
4. Revisa los datos extraídos.
5. En caso de que sea necesario, realiza los ajustes requeridos.
6. Guarda el documento en la nube.
7. Protege los datos.

Conclusión

En definitiva. Gracias a la Inteligencia Artificial aplicada al nuevo Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mejorado de Okticket, lograrás reducir la carga administrativa. Al mismo tiempo, verás cómo se minimizan los errores y respirarás al comprobar que las irregularidades y el fraude interno desaparecen.

¿Necesitas dar ya el paso hacia la eliminación de procesos obsoletos y la habilitación de una gestión de gastos más ágil, precisa y estratégica? Descubre todas las posibilidades que te ofrece nuestro lector OCR. mejorado

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A punto de decir adiós a 2024, es el momento de pararnos y recordar lo que hemos vivido este año. Todo lo que nos ha ocurrido suma para hacer de Okticket una solución aún más potente, pero sin perder de vista nuestro objetivo: poner a las personas en el centro.

¿Nos acompañas en este viaje por los últimos 12 meses?

Nuevas Funcionalidades y Avances Tecnológicos

Seguimos mejorando nuestra herramienta para ofrecer una gestión de gastos profesionales más rápida, potente y rentable.

Entre las funcionalidades más destacadas, hemos lanzado la siguientes:

• Conciliaciones múltiples
• Validación de los gastos de varias empresas desde una sola cuenta
• Nuevos límites
• Mejoras en la gestión de usuarios
• Creación de gastos desde el gestor web
• Posibilidad de adjuntar archivos de diferentes formatos

Y además… Hemos mejorado la usabilidad visual de nuestra aplicación. Gestionar gastos es más intuitivo que nunca.

PelAIo, nuestro OCR inteligente

Gracias a la inteligencia artificial aplicada, hemos llevado nuestro motor de reconocimiento a un nuevo nivel, ofreciendo precisión y rapidez inigualables a nuestros clientes. Algunas ventajas destacadas:

• Procesamiento ultrarrápido. Extracción de datos de todos los campos en tiempo real, sin postprocesado.
• Internacionalización. Lectura de recibos, facturas o comprobantes independientemente del país, moneda, modelo fiscal, idioma o codificación de caracteres.
• Campos dinámicos ampliados. Ejemplos: matrículas de peajes y/o aparcamientos, número de personas en restaurantes, artículos de servicio, litros de gasolina en informes, direcciones, números de pedido...
• Detección del idioma y traducción en tiempo real de los tickets y recibos al idioma del país del usuario.  
• Alertas ultrapersonalizadas, alineadas con las políticas internas. Si un gasto no cumple con estos parámetros, es rechazado automáticamente, asegurando un control eficiente y preciso.

Módulo de Solicitud de Viajes

Los empleados ya pueden crear solicitudes de viajes desde el gestor web e introducir la información necesaria para generar la solicitud (como pueden ser la fecha de salida y llegada, el destino o el motivo del viaje).

También pueden solicitar servicios o provisiones de fondos para dicho viaje.

Reconocimientos y Certificaciones

Este año no solo ha sido de crecimiento, sino también de validación de nuestra calidad y compromiso:

• La Revista Emprendedores España nos coloca en el top 50 de las startups españolas más innovadoras de 2024
• Obtuvimos las certificaciones ISO 9001 e ISO 27001, reafirmando nuestro estándar de excelencia.
• Fuimos reconocidos como Empresa PYME Innovadora, un sello que refuerza nuestro compromiso con la innovación y el desarrollo continuo.

Además, estamos orgullosos de formar parte del programa ScaleUp Spain Network, consolidando nuestra posición como referente en el sector de las soluciones financieras embebidas.

La Suma Multiplica: Más partners, nuevas integraciones

Y además…. Hemos ampliado nuestra red de partners y sumado nuevas integraciones con plataformas como Sage Active y Ahora ERP. Una muestra más de que seguimos fortaleciendo nuestro ecosistema y ofreciendo una experiencia más completa a nuestros usuarios.

En 2024, sumamos más de 3.500 empresas cliente que confían en Okticket, consolidándonos como el software líder de gestión de gastos de viaje profesionales en España

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¿Dónde hemos estado este año?

Por otra parte, este año hemos participado en más de 50 eventos de España, México, Portugal y Francia. A continuación, destacamos algunos:

• Jornada Generali “Eficiencia Económica en la Empresa: Creación de Valor”  (15 de febrero de 2024)
• HIP 2024 (19, 20 y 21 de febrero de 2024))
• Fintech México Forum (29 febrero 2024)
• Encuentro VIP entre CFOs La Latina Valley (6 de marzo de 2024)
• Asamblea General y Foro de Invierno de AFEB (20 de marzo de 2024)
• Advanced Factories Barcelona (10 de abril de 2024)
• Jornada Anual Asset Valencia (18 de abril de 2024)
• México Business Forum (25 de abril de 2024)
• Feria de la Ciencia y la Innovación Sekuens (26 de abril de 2024)
• Congreso AECEM (9 de mayo de 2024)
• Foro Asturias Digital (9 de mayo de 2024)
• Sommet des Leaders de la Finance París (29 de mayo de 2024)
• DES Málaga (11, 12 y 13 de junio de 2024)
• ERP Summit España (18 de junio de 2024)
• Jornada Anual Asset Barcelona (18 de junio de 2024)
• Travel Manager Networking Day IBTA (19 de junio de 2024)
• 9º Congreso América Digital México (19 y 20 de junio de 2024)
• Fintech Summit Latam México (14 y 15 agosto 2024)
• ERP Summit México (24 septiembre 2024)
• Finnosummit México (25 y 26 septiembre 2024)
• Finan Forum (1 y 2 octubre 2024)
• IDC Directions Estoril (2 y 3 octubre 2024)
• Congreso Anual de Oficinas de CE Consulting (3 y 4 octubre 2024)
• Finance Meeting 2024 (9 octubre 2024)
• 79 Congreso “Ordre des Experts Comptables” Marsella (9, 10 y 11 octubre 2024)
• All OKT (17 de octubre de 2024)
• Financial & Fintech Innovation Summit (29 octubre 2024)
• DIRFCON (28 noviembre de 2024)
• Web Summit Lisboa (11,12, 13 y 14 noviembre 2024))
• Congreso Autelsi (22, 23 y 24 noviembre 2024)
• TechRise Oviedo (10, 11 y 12 diciembre 2024)
• Encuentros para asociados organizados por APD, Club de Calidad y AEFI
• Eventos de partners como Seidor, Sothis, Líder IT o RIC Solutions
• Jornadas “Café y Conectamos" organizadas por Lanzadera

Mirada al futuro: Crecimiento e internacionalización

Con una base sólida, estamos convencidos de que los próximos meses estarán llenos de oportunidades para continuar creciendo. Nuestro objetivo es seguir escalando con paso firme, apostando por la innovación y manteniendo nuestro compromiso con la calidad.

En 2025, planeamos:

• Ampliar nuestras funcionalidades e integraciones para cubrir aún más necesidades de nuestros clientes.
• Fortalecer nuestra presencia internacional y explorar nuevos mercados.
• Continuar siendo un referente en la gestión de gastos y en la transformación digital de empresas.

Gracias por ser parte de este viaje

Nada de lo que hemos logrado sería posible sin el apoyo de nuestros clientes, socios y equipo. ¡Gracias por confiar en Okticket para hacer que la gestión de gastos de empresa sea más sencilla y eficiente!

¿Listo para lo que viene en 2025? Juntos, continuaremos transformando el futuro de las finanzas corporativas.

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En un momento en el que las organizaciones aceleran su digitalización, podría pensarse que los viajes de empresa están perdiendo relevancia. Sin embargo, la realidad es muy distinta.

Como veremos a lo largo de este artículo, la rentabilidad de los viajes de negocios está más que demostrada.  A esto hay que añadir el hecho de que estos desplazamientos son cruciales para el crecimiento y la expansión empresarial.

ROI de los viajes de negocios: una inversión que se multiplica por seis

Según informes recientes, por cada euro invertido en viajes de negocios, las empresas obtienen un retorno de hasta seis veces esa cantidad. Este ROI del 600% se debe a factores clave como:

• Aumento en las ventas gracias a negociaciones más efectivas.
• Reducción de tiempos en los procesos de cierre de acuerdos.
• Fidelización de clientes al fortalecer relaciones cara a cara.

Este impacto positivo se traduce en:

• Cierre más rápido de acuerdos clave.
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes.
• Una mejor comprensión de los mercados emergentes.

Los ejecutivos son conscientes de ello. De hecho, el 81% considera que los viajes de empresa son esenciales para el bienestar y expansión de la compañía (fuente: Oxford Economics).

¿Los principales motivos?

1. El poder conectar personalmente con socios y clientes les ofrece una ventaja competitiva significativa.

2. Estos encuentros permiten negociaciones más efectivas y la oportunidad de cerrar acuerdos en entornos más personales y directos.

La efectividad de las reuniones presenciales

Las estadísticas respaldan que las reuniones cara a cara tienen un impacto notablemente superior al de las virtuales. Un estudio de Harvard Business Review revela que los encuentros presenciales son 34 veces más efectivos que los digitales.

¿Qué factores contribuyen a esta efectividad del tú a tú?

• Mejor comunicación. Permiten interpretar el lenguaje corporal y las señales no verbales.
• Construcción de confianza. La interacción personal genera relaciones más profundas y significativas.
• Mayor enfoque. Las reuniones presenciales suelen ser más productivas, ya que reducen distracciones comunes en entornos virtuales.

Así que ya lo sabes. Si tu empresa busca expandirse en un mercado emergente, tienes mayores probabilidades de éxito si el equipo ejecutivo se reúne directamente con socios locales.

Viajes de empresa en España: Un mercado en crecimiento en 2025

Otra muestra de que los viajes de trabajo continuarán siendo un pilar importante para las empresas españolas son las proyecciones positivas que se manejan. Según GEBTA, en 2025:

• Los viajes de negocio moverán 15.600 millones de euros en España.
• La inversión en viajes profesionales alcanzará los 5.500 millones de euros.
• Estos desplazamientos generarán 550.000 millones de euros en oportunidades de negocio.

Con una tasa de crecimiento acumulada del 22%, es evidente que las tendencias en business travel 2025 apuntan hacia un aumento significativo en el gasto empresarial. De hecho, el Business Travel Monitor en España (AEGVE) ya ha adelantado que las empresas españolas aumentarán un 3,6% sus presupuestos para viajes de negocios de cara a 2025.

Estos datos son un claro indicativo de que las empresas españolas siguen confiando en la rentabilidad y el valor estratégico de los viajes de negocios

Sin embargo, este crecimiento también plantea un desafío: cómo maximizar la eficacia de cada euro gastado.

Herramientas estratégicas para maximizar la rentabilidad de los viajes de negocios

Para obtener el mayor retorno de inversión, es fundamental adoptar tecnologías y herramientas que optimicen la gestión de estos desplazamientos. Las aplicaciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket ofrecen beneficios tangibles:

• Proporcionan un control detallado y en tiempo real de los gastos. El seguimiento exhaustivo garantiza que cada euro invertido está justificado y alineado con las políticas de gasto corporativas.
• Simplifican la planificación y aprobación de estos desplazamientos. Esto puede ahorrar hasta un 80% del tiempo dedicado a la gestión manual de notas de gastos. Gracias a eso, los trabajadores pueden concentrarse en sus objetivos de negocio sin preocuparse por la logística y los pormenores financieros. Con Okticket, por ejemplo, el ahorro es de 120 horas por empleado y año.  
• Aportan análisis detallados del coste-beneficio de las reuniones presenciales. De esta forma, las empresas pueden tomar identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones informadas sobre cuándo y cómo invertir en viajes futuros. Esto ayuda a mantener liquidez y evitar sorpresas financieras.
• Cuentan con funcionalidades como la integración con sistemas de contabilidad, aprobación de gastos en movilidad y cumplimiento normativo.

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En esta tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar las notas de gastos a mano.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es el ROI promedio de los viajes de negocios?

El ROI promedio de los viajes de negocios alcanza hasta un 600%, lo que significa que por cada euro invertido, las empresas obtienen un retorno de seis euros. Este beneficio se genera gracias a la mejora en la efectividad de las negociaciones, el fortalecimiento de relaciones con clientes y el cierre más rápido de acuerdos clave.

¿Qué estrategias se pueden utilizar para maximizar el ROI en business travel?

Para optimizar la rentabilidad de los viajes de negocios, es clave implementar estrategias como:

• Implantación de aplicaciones de gestión de gastos corporativos.
• Análisis del coste-beneficio de las reuniones presenciales.
• Capacitación de los equipos en la elección de los viajes más rentables.

El uso de software para optimizar viajes de empresa resulta clave para maximizar el retorno de inversión. Además, seguir de cerca las tendencias en business travel 2025 permitirá identificar nuevas oportunidades para mejorar la gestión de viajes de negocios.

¿Cómo medir el ROI de los viajes de negocios?

Para evaluar la rentabilidad de los desplazamientos corporativos, las empresas deben considerar indicadores como:

1. Incremento en las ventas generadas tras reuniones presenciales.
2. Coste por oportunidad cerrada.
3. Reducción de tiempos en los ciclos de venta.
4. Satisfacción de los clientes tras encuentros en persona.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

¿Qué herramientas usar para gestionar gastos en viajes de empresa?

El éxito de las reuniones presenciales no solo depende del contacto directo, sino también de una buena gestión de los recursos. Herramientas como Okticket permiten:

• Control detallado y en tiempo real de los gastos.
• Planificación y aprobación ágil de los desplazamientos.
• Integración con sistemas contables para cumplir normativas y optimizar la logística.

El uso de software para optimizar viajes de empresa también facilita este análisis, proporcionando datos detallados sobre gastos y beneficios asociados a cada desplazamiento.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática, facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos  tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales. (TSK)

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Conclusión

Los datos son claros: los viajes de negocios son una inversión valiosa y estratégica que puede catalizar el éxito de una empresa. En este contexto, es crucial planificar cuidadosamente y aprovechar cada oportunidad que estos viajes ofrecen.

Además, Integrar herramientas como Okticket y adoptar estrategias basadas en datos permite maximizar el ROI de cada desplazamiento.

Las empresas que entiendan esta realidad estarán mejor posicionadas para liderar en una economía global cada vez más competitiva.

¿Quieres maximizar el ROI de tus viajes de negocio? Descubre cómo Okticket puede ayudarte a optimizar cada euro invertido.

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