¿Cómo funciona el lector OCR de Okticket para la digitalización de tickets y facturas?

Recolectar los tickets, revisar que cumplen con la política de gastos empresarial, validar, tramitar, reembolsar, contabilizar, almacenar… ¿Cuántas horas te lleva la gestión manual de los gastos de viaje de empresa? Con el nuevo lector OCR de Okticket ahorrarás un 80% de ese tiempo.

¿Cómo funciona un lector OCR? ¿Qué tipos existen? ¿Cuáles son sus ventajas? Vamos a verlo.

¿Qué es el OCR y cómo funciona?

Para apreciar todos los beneficios que aporta un sistema OCR, antes hay que tener claro qué es. Esta tecnología permite convertir diferentes tipos de documentos, como archivos PDF o fotografías, en texto digital.

Así es como funciona:

1. El software captura la imagen de la factura
2. Los algoritmos de reconocimiento de caracteres la analizan
3. En cuanto han reconocido los caracteres, la herramienta los convierte en texto digital. Lo habitual es que este texto pueda ser editado.
4. Tras la conversión, los datos pueden estructurarse en varios campos: fecha, número de factura, importe…
5. La información puede exportarse en varios formatos.

Beneficios del uso de OCR

Esos datos extraídos pueden ser editados y almacenados en la nube, de forma ordenada. De esta manera, el OCR facilita la búsqueda de información y la integración con otras aplicaciones digitales, como sistemas de contabilidad o softwares de Recursos Humanos.

Las ventajas son inmediatas:

• Al automatizar la captura de datos, se reduce el riesgo de errores manuales.
• La tecnología proporciona un control más exhaustivo y preciso de los gastos.
• Los procesos se optimizan, con lo que es posible dedicar más tiempo a otras tareas importantes.
• Los datos permanecen seguros y accesibles en todo momento.

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Diferencias entre un OCR tradicional y un OCR inteligente

Durante los últimos meses, estos lectores OCR tradicionales han ido evolucionando hasta incorporar Inteligencia Artificial, como ha hecho Okticket con Pelaio. Las diferencias entre un OCR inteligente y uno tradicional son evidentes.

Aprendizaje automático

Un OCR tradicional se centra en la conversión de documentos estáticos y requiere ajustes manuales para diferentes tipos de documentos. Esto puede limitar su eficacia en entornos dinámicos y con documentos variados.

En cambio, los OCR basados en IA se adapta automáticamente a diversos formatos y tipos de documentos sin necesidad de intervención manual.

Reconocimiento de campos dinámicos

A diferencia del Reconocimiento Óptico de Caracteres tradicional que se limita a áreas específicas para la extracción de datos, el OCR inteligente puede identificar y extraer datos de campos nuevos y cambiantes. Estos, incluso, pueden ser configurados por los usuarios a través de lenguaje natural.

Nuevo lector OCR de Okticket: Procesamiento ultrarrápido y eficiente

La tecnología OCR ha evolucionado considerablemente en los últimos años, pero todavía hay muchas soluciones en el mercado que ofrecen capacidades básicas de digitalización de documentos.

Sin embargo, el OCR de Okticket se distingue por varias características avanzadas que optimizan la gestión de gastos profesionales.

Beneficios clave de PelAIo, el OCR inteligente de Okticket

• Captura la información de tickets y facturas con gran precisión, lo que resulta especialmente útil a la hora de tomar decisiones basadas en datos.
• Además de la información estándar, como fechas o importes, el OCR de Okticket también puede identificar y extraer campos personalizables que los usuarios configuran mediante lenguaje natural.  Esto es especialmente útil para empresas que necesitan capturar datos específicos como matrículas de vehículos en peajes y aparcamientos, número de personas en comidas de negocios o litros de combustible en informes de gastos.
• Interpreta los tickets extranjeros y los traduce. Por ejemplo, un recibo en japonés puede ser instantáneamente traducido al español y al inglés, facilitando la comprensión y el procesamiento por parte de equipos internacionales. Esta funcionalidad multilingües es indispensable para empresas multinacionales que operan en diferentes países.
• Identifica los gastos que incumplen las políticas de gastos de la empresa. En ese momento, el sistema puede generar alertas y/o rechazarlos automáticamente (un ticket que contiene alcohol, por ejemplo). Esta característica asegura un control más estricto y preciso de los gastos, mejorando la conformidad y reduciendo el riesgo de errores o fraude.
• Se adapta a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, independientemente del país de origen.
• Procesa los documentos al instante y devuelve la información extraída en tiempo real. Sin necesidad de postprocesado, incluidos tickets deteriorados, mal impresos o recibos escritos a mano. Con ello, se acelera todo el proceso de gestión de gastos.
• Capacidad de generar nueva información a partir de la digitalización de recibos que se van registrando en la app, gracias al aprendizaje automático.

Además de todo esto, el nuevo lector OCR inteligente de Okticket ofrece una integración perfecta con los ERP y sistemas de gestión empresarial existentes. Con ello, tendrás una visión real de las finanzas empresariales.

Okticket se adapta a nuestras políticas internas de gasto. Su potente motor de revisión automática facilita la revisión de gastos por parte de nuestro equipo financiero. Ahora dedicamos tan solo varios minutos al mes, en vez de horas, al proceso de gestión de notas de gastos profesionales (grupo TSK)

Cómo implementar el OCR de Okticket en tu empresa

A la hora de implantar un lector OCR como el de Okticket, es recomendable que  sigas una serie de pasos básicos:

1. Evalúa las necesidades de tu empresa

Como siempre que se trate de elegir una herramienta tecnológica, la planificación es clave. Por eso, es muy importante que el primer paso sea el análisis de requisitos para evaluar las necesidades específicas de tu organización en términos de gestión de gastos. Esto incluye tipos de gastos, volumen de documentos, y requisitos específicos de datos a capturar.

Al mismo tiempo, es fundamental desarrollar un plan de implementación que incluya objetivos claros, plazos, y asignación de recursos. Dicho método también debe prever la capacitación de los usuarios y el soporte técnico.

2. Configura y personaliza el Sistema

A la hora de implantar la solución, asegúrate de que el equipo que la lleve a cabo configure el sistema de acuerdo con los criterios indicados. Esto incluye tanto la personalización de los campos como la automatización de los flujos de aprobación o la disposición de las reglas de gasto.

3. Integra el OCR con tu ERP

Lo ideal es que integres el lector OCR con los sistemas de gestión empresarial que tengas. De esta forma, los datos capturados fluirán directamente hacia donde los necesites.

4. Prueba y ajusta

Para asegurarte de que el sistema funciona correctamente, lo mejor es realizar pruebas con documentos reales. De esta forma, podrás ir haciendo ajustes en la configuración en caso de ser necesario.

5. Capacita a tu equipo

Por último, para poder sacar todo el partido a la herramienta, es importante que los equipos reciban la formación necesaria para que sepan utilizar la solución.

Al hijo de esto, lo suyo es que la herramienta que escojas ofrezca un servicio de Soporte continuado.

Preguntas frecuentes

¿Qué tipos de documentos se pueden escanear usando un lector OCR?

Los lectores de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) pueden procesar una amplia gama de tipos de documentos, desde facturas y recibos hasta documentos legales. También tarjetas de presentación, formularios, solicitudes, libros o artículos, por poner algunos ejemplos.

¿Qué tecnología utilizan los lectores OCR para el reconocimiento de caracteres?

Los lectores OCR utilizan una tecnología innovadora que analiza las formas y los patrones de los caracteres para convertirlos en textos digitales. El proceso conlleva varios pasos:

1. Preprocesamiento de la imagen para mejorar su calidad y aumentar la precisión.
2. Comparativa de los caracteres con una base de datos de patrones almacenada.
3. Extracción de las características específicas de cada letra o cifra.
4. Corrección del texto reconocido.

¿Cómo usar un lector OCR para escanear tickets y facturas?

Sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación que vayas a utilizar para escanear el recibo.
2. Asegúrate de que el documento esté bien iluminado.
3. Espera a que el software digitalice el texto y extraiga la información.
4. Revisa los datos extraídos.
5. En caso de que sea necesario, realiza los ajustes requeridos.
6. Guarda el documento en la nube.
7. Protege los datos.

Conclusión

En definitiva. Gracias a la Inteligencia Artificial aplicada al nuevo Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mejorado de Okticket, lograrás reducir la carga administrativa. Al mismo tiempo, verás cómo se minimizan los errores y respirarás al comprobar que las irregularidades y el fraude interno desaparecen.

¿Necesitas dar ya el paso hacia la eliminación de procesos obsoletos y la habilitación de una gestión de gastos más ágil, precisa y estratégica? Descubre todas las posibilidades que te ofrece nuestro lector OCR. mejorado

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