OCR de facturas: 驴Por qu茅 es clave la extracci贸n r谩pida de datos?

Extraer los datos de los tickets y facturas en papel y transformarlos en informaci贸n digital aporta un mont贸n de ventajas para las empresas. Sigue leyendo para descubrirlas.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturaci贸n鈥 Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnolog铆a para optimizar procesos. Y contar con un OCR de facturas es indispensable para automatizar el control y gesti贸n de los gastos de empresa.

驴Todav铆a sigues recopilando la informaci贸n de los gastos manualmente? Est谩s perdiendo el tiempo. El Reconocimiento 脫ptico de Caracteres (OCR por sus siglas en ingl茅s) permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma autom谩tica y transformarlos en informaci贸n digital.

Las ventajas del Reconocimiento 脫ptico de Caracteres

Cada vez m谩s empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatizaci贸n de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

  • Procesamiento inmediato de la informaci贸n sobre los gastos de empresa.
  • Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
  • Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de b煤squeda de informaci贸n.
  • El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta 煤til si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una p谩gina web.
  • Agilidad en el flujo de validaci贸n de los gastos.
  • Posibilidad de exportar f谩cilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
  • Reducci贸n de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando est谩n distorsionados.
  • Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
  • Reducci贸n del uso de papel.
  • Toma de decisiones empresariales bas谩ndose en datos reales y fiables.

驴Cu谩l es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en d铆a puedes encontrar en el mercado un mont贸n de soluciones que incluyen el Reconocimiento 脫ptico de Caracteres. Pero鈥 No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalizaci贸n de tickets y facturas.

Imag铆nate que te pones a escanear facturas con una app de digitalizaci贸n de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el t铆pico s铆mbolo de 鈥渃argando鈥.

驴Qu茅 har铆as? Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y as铆 hasta volver a la oficina y dejar todo el mont贸n de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.

Conclusi贸n: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres caracter铆sticas fundamentales:

  1. Rapidez. Si la extracci贸n de datos es r谩pida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
  2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la informaci贸n se vuelque en d茅cimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
  3. Validez legal. Una herramienta que est茅 homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel, ya que los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Adem谩s, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un n煤mero de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si adem谩s, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan b谩sico, mucho mejor.

OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del 茅xito

驴Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, r谩pido y efectivo? Por supuesto. Sin ir m谩s lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnolog铆a propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Adem谩s, tiene la capacidad de aprender y mejorar d铆a a d铆a.

驴Qu茅 conseguimos con ello?

  • Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalizaci贸n para final de mes.
  • M谩xima calidad de la informaci贸n. Como la foto del ticket se hace cuando este es m谩s legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la p茅rdida o deterioro de los justificantes en papel.
  • Ahorro de tiempo. 驴Has calculado cu谩nto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la informaci贸n de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha鈥)? 驴Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de c谩lculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
  • Eliminaci贸n de errores de reporte asociados a la introducci贸n manual de datos.
  • Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
  • Prevenci贸n del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la pol铆tica de gastos de la empresa.

驴C贸mo funciona un OCR de facturas? Ejemplo pr谩ctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos c贸mo es el proceso de extracci贸n de datos con Okticket:

  1. Abres la app (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
  2. El potente motor de reconocimiento extrae de forma autom谩tica la informaci贸n m谩s importante: Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de Espa帽a, tasa de Portugal, tasa de M茅xico鈥), CIF del proveedor, raz贸n social, n煤mero de ticket o factura鈥 驴Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el c谩lculo a euros se realiza de forma autom谩tica.
  3. A帽ade dicha informaci贸n al sistema mediante procesos seguros de validaci贸n y alertas.
  4. Toda la informaci贸n de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

驴Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes m谩s. D茅janos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondr谩 en contacto contigo.

descarga gratis la gu铆a sobre la factura electr贸nica

CFO & Gesti贸n de gastos

La soluci贸n a tus necesidades en una sola herramienta

Okticket es la soluci贸n tecnol贸gica que mejora tu d铆a a d铆a. Lib茅rate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.

Ver funcionalidades
Detalle de las Opciones del Gestor de Hojas de Gasto Okticket