Recupera el control de los gastos de empresa

¿Qué gastos profesionales te preocupan?

Lograr que una compañía sea rentable depende de un montón de variables. Pero sin duda, la clave del éxito de la estrategia financiera pasa por el adecuado control de gastos de empresa.

¿Necesitas mejorar la gestión y control de los gastos de empresa? Lo primero es conocer los diferentes tipos de gasto que se generan en una organización. Solo así podrás analizarlos, tratarlos, entender su impacto y poner en marcha las medidas necesarias para optimizarlos.

 Los gastos profesionales varían en función del tipo de empresa, pero la distribución de categorías más común es la siguiente:

1. Gastos directos

Son necesarios para poder elaborar los productos o prestar los servicios que se comercializan. Por tanto, a mayor volumen de producción y venta, mayores gastos directos. Ejemplos:

• Los sueldos del equipo
• Las materias primas
• El coste de una determinada maquinaria

‍2.     Gastos indirectos

A diferencia de los anteriores, estos no están directamente relacionados con la producción y, por tanto, no están afectados por los cambios en los volúmenes de producción y ventas. Aquí podríamos enmarcar costes como el mobiliario, los equipos tecnológicos, la vigilancia o la inversión en publicidad. 

3.     Gastos fijos

Son siempre los mismos, da igual que las ventas suban o bajen. La parte buena de cara al control de gastos de empresa es que son previsibles. La mala, que suelen ser los más elevados.

Ejemplos:

• El alquiler del local
• El pago de los suministros
• La cuota de los seguros obligatorios
• El pago de ciertos impuestos y tasas, como pueden ser el IBI o la viñeta de los coches a nombre de la empresa 

4.     Gastos variables

En este caso sí que están relacionados con volumen de ventas o de producción. Ejemplos:

• La compra de materias pimas
• El material de oficina
• Los gastos de logística
• El alquiler o mantenimiento de la maquinaria
• Las inversiones en publicidad
• Los gastos de viaje profesionales: dietas, kilometraje, gasolina, alojamiento, etc.
• Los gastos de representación. Es decir, aquellos gastos que se producen para mejorar la imagen de la empresa, principalmente con el objetivo de captar o fidelizar a clientes y proveedores (las invitaciones a comer es lo más típico).

5.     Gastos operativos

Son los costes a los que tiene que enfrentarse toda empresa para poder llevar a cabo su actividad. Aquí estarían, por ejemplo, los sueldos de los trabajadores o la conexión a Internet.

6.     Gastos no operativos

En este grupo se incluyen los imprevistos. Por tanto, no suelen estar incluidos en los presupuestos. Las reparaciones que no cubre el seguro o las multas serían ejemplos de gasto no operativo.

7.     Gastos obligatorios

Poca explicación necesitan. Si son obligatorios, sobra decir que debes pagarlos sí o sí. El alquiler del local y los impuestos son el ejemplo más claro.

8.     Gastos discrecionales

Con este tipo de gastos sí que tienes un poco más de flexibilidad. Incluso puedes prescindir de ello llegado el caso sin que haya mayores consecuencias. En esta categoría podemos meter todos los gastos superfluos, como pueden ser los gastos de representación (entradas a un evento deportivo para regalar a un cliente) o el salario en especie (la cuota del gimnasio para los trabajadores).

Las claves del control de gastos de empresa

Una vez clasificados los gastos profesionales, optimizarlos será mucho más sencillo. ¿Tienes dudas? Te ofrecemos algunos tips que te ayudarán a su gestión y control.

1.     Define un presupuesto

Lo normal es que todas las empresas cuenten con un presupuesto anual, repartido por departamentos o proyectos. De esta forma, es mucho más sencillo controlar los gastos de empresa.

Pero no basta con aprobar el presupuesto y ya. Este debe ser realista y es necesario revisarlo periódicamente para ver si hay que hacer ajustes.

2.     Elabora una política de gastos

Establecer límites es fundamental para que los trabajadores sepan a qué atenerse. Por ejemplo, en el caso de los gastos de viaje, es importante fijar el precio del kilometraje, definir el medio de pago que deben utilizar los trabajadores, establecer un importe para las dietas (si las hay), etc.

Asimismo, conviene dejar claro qué gastos asume la empresa y cuáles se consideran como no reembolsables. Del mismo modo, es necesario definir el flujo de aprobación de los gastos y los criterios para considerar un justificante como válido.

En este punto es importante recordar la importancia de contar con una solución para gestionarlos gastos profesionales como Okticket. Gracias a la posibilidad de configurar límites personalizados, puedes integrar tu política de gastos con nuestra herramienta.

Pero no es suficiente con fijar las normas. También debes comunicar la existencia de este documento y publicarlo en una plataforma accesible para todos los empleados.

No te olvides de definirlas consecuencias de incumplir la política de gastos.

3.     Implanta el uso de medios de pago inteligentes

¿Te imaginas poder controlar el gasto antes de que se produzca? Con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, puedes. Estas son algunas de sus ventajas más destacadas:

• Permite una personalización individualizada para ajustarse a la política de gastos de viaje de cada empresa. Puedes contratar una tarjeta para cada empleado y personalizar los límites de uso deforma individual (por periodo diario y mensual, por categoría de gasto, etc.).
• El control de los gastos profesionales se realiza desde una única plataforma.
• Ofrece conciliación automática de los gastos realizados con la tarjeta.
• Las transacciones quedan registradas en tiempo real. Puedes ver quién ha realizado el gasto, dónde, cuándo y en qué.
• La activación y desactivación se realiza desde la app de Okticket.
• Puede pagar tanto en tiendas físicas como online.

4.     Automatiza la gestión de gastos profesionales

¿Cuánto tiempo dedican los equipos de back office a tareas repetitivas como puede ser la aprobación de los gastos de viaje? ¿Cuánto dinero pierde tu empresa por los errores asociados a la gestión manual de las notas de gastos? Si no has hecho todavía los cálculos, ahí va un dato: Cada hoja de gastos que no está digitalizada le cuesta a tu empresa más de 32 euros de media.

Más ventajas de contar con una solución para digitalizar y automatizar los procesos de gestión de gastos:

• El ahorro de tiempo que conlleva automatizar todo el proceso, desde el momento en que se efectúa el pago hasta la validación, control e integración con el ERP de la empresa, es considerable. Sin ir más lejos, con Okticket te ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Puedes configurar reglas y límites de gasto.
• Obtienes trazabilidad de los gastos en tiempo real.  
• Se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno.
•  Es posible crear informes para realizar el seguimiento de cada gasto.

Olvídate de los justificantes en papel

Con Okticket el reporte de los gastos es muy sencillo. Lo único que tienes que hacer es sacar una fotografía del ticket desde la aplicación y el motor de reconocimiento extrae la información clave al instante. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

Además, como la app está homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez que el original en papel. También puedes reenviar los tickets recibidos por email. 

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