Tarjetas corporativas para simplificar la gestión de los gastos de viaje

Ya no hay excusas. Los días en los que no estabas al tanto de los gastos de empresa hasta que te entregaban las notas de gastos deberían haberse acabado. Gracias a las tarjetas corporativas, la gestión de los gastos de viaje se ha simplificado. 

Todavía se dan casos en los que los trabajadores en movilidad tienen que adelantar el dinero de su bolsillo, pero este sistema no es práctico para nadie. Por una parte está el reembolso, un proceso que suele demorarse y que es causa de malestar entre los viajeros de negocios.  

Luego está el hecho de que las empresas no son conscientes de cuánto dinero van a tener que abonar hasta que el departamento de administración no tiene las notas de gastos sobre la mesa. 

¿Quieres optimizar la gestión de los gastos de viaje? Puedes comenzar por facilitar tarjetas de empresa a los empleados nómadas.

Ventajas de las tarjetas corporativas

Su uso aporta una serie de ventajas que no conviene pasar por alto:

• Las tarjetas son un medio de pago más seguro e higiénico que el dinero en efectivo. 
• Los trabajadores no tienen que adelantar el dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salgan de viaje. De esta forma, se controla mejor el flujo de efectivo.
• Permiten controlar los gastos de empresa prácticamente en tiempo real. En cuanto un empleado haga uso de ella, podrás ver el importe, dónde ha efectuado el pago y qué ha comprado. 
• Otra posibilidad es generar informes personalizados en los que se muestren los gastos organizados por conceptos (gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.). Con esta información es posible saber cuánto dinero se destina a cada partida. Si los gastos se concentran en determinados proveedores, la empresa ya tiene argumentos para negociar descuentos.
• Algunas tarjetas incluyen seguros de viaje. Las coberturas no se ciñen simplemente a las que todos conocemos asociadas a la compra de billetes de tren o avión. También existen seguros para coches de alquiler que ofrecen protección ante daños o robo.
• ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos? Si un usuario la utiliza de forma indebida, lo sabrás. También puedes establecer una serie de funcionalidades orientadas a evitar las irregularidades en el reporte de gastos:

- Definir un límite de gasto para cada usuario

- Establecer unas fechas determinadas para que puedan ser usadas

- Restringir su validez a determinadas categorías de comercios. También existe la posibilidad de restringir su uso para que solo sean válidas en productos y servicios de determinados proveedores

- Recibir automáticamente la solicitud de aprobación de los gastos según se vayan sucediendo las transacciones

- Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos

• A la hora de gestionar las notas de gastos, el proceso se simplifica. Si cuentas con un software de digitalización de gastos de viaje como Okticket, puedes automatizar la validación y aprobación de los tickets. También integrar la solución con tu ERP o implantar la conciliación bancaria, una funcionalidad que permite cotejar de forma automática el extracto del banco con los tickets registrados en la aplicación.

El Business Travel y la tendencia en los medios de pago

A raíz de la pandemia, son muchísimas las organizaciones que han tomado consciencia de los beneficios que suponen las tarjetas. De hecho, este producto está ganando terreno al efectivo. En Okticket hemos analizado los tickets subidos a nuestra aplicación y hemos podido comprobar que su uso se ha duplicado durante el último año. 

Las empresas usuarias de nuestra aplicación han pasado de abonar el 21% de los tickets con tarjeta entre marzo de 2019 y marzo de 2020 a hacerlo en el 41% de los casos en los 12 meses siguientes.

Actualmente, la mitad de los gastos ya se pagan con tarjeta, principalmente, aparcamiento y gasolina.

Tipos de tarjetas corporativas

Al igual que las tarjetas bancarias tradicionales, las de empresa están emitidas por una entidad bancaria. Una vez al mes, el banco envía un extracto a la empresa para que el departamento financiero pueda analizar los gastos. La diferencia está en que, por lo general, las corporativas son más baratas que las de crédito para particulares. 

Antes de terminar es importante señalar que las tarjetas no tienen por qué ser físicas. No es extraño encontrar compañías que ofrecen a sus empleados tarjetas virtuales para gastos de empresa. Los códigos generados pueden ser de uno o varios usos, dependiendo del control que quieras tener sobre los gastos de los business travelers.

Por otra parte, el uso de tarjetas no exime de la necesidad de guardar los justificantes originales de cara a una posible inspección de Hacienda. La única forma de poder deshacerte del papel es digitalizar los tickets y facturas con una herramienta homologada por Hacienda. Recuerda que los documentos digitalizados en Okticket tienen la misma validez legal que los originales en papel.