Okticket, galardonada con el premio Best Value 2025 de Capterra
El reconocimiento nos consolida como la aplicación con mejor relación calidad-precio del mercado según la valoración de nuestros propios usuarios.
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En un momento en el que la sostenibilidad aplicada al Business Travel es uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector, las acciones encaminadas al cuidado del medio ambiente cobran especial relevancia.
Los viajes de negocios responsables pasan por digitalizar las notas de gastos. En un momento en el que la sostenibilidad aplicada al Business Travel es uno de los principales retos a los que se enfrenta el sector, las acciones encaminadas al cuidado del medio ambiente cobran especial relevancia.
Con el objetivo de ayudar a las empresas a diseñar “una política de viajes más responsable y sostenible, con una orientación hacia el medio ambiente, la conciencia social y el buen gobierno corporativo”, la plataforma Forum Business Travel acaba de publicar una guía práctica (puedes descargarla aquí).
El texto aporta las pautas para abordar este desafío “con indicadores y acciones concretas antes, durante y después del viaje”. Y precisamente, uno de los indicadores de gestión que miden el compromiso de las organizaciones con la sostenibilidad es la digitalización de las notas de gastos de viaje profesionales.
En este punto es importante recordar que se calcula que un kilo de papel, el equivalente a 200 hojas DIN A-4 de 80gr/m2, produce la emisión de 3 Kg de CO2 (fuente: OVACEN).
¿Quieres saber cuántas emisiones genera tu organización por el uso de papel? Existen calculadoras online para ello, como esta de STEINBEIS Paper.
La citada guía, desarrollada en colaboración con la consultora Genéthico, pretende ser un manual para que las empresas puedan dar pasos hacia los objetivos de la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, un compromiso de Naciones Unidas firmado por 193 países, entre ellos España.
Para que tomemos conciencia, sus autores nos recuerdan que la industria de los viajes y el turismo causa el 8% de las emisiones globales de CO2.
La parte positiva es que las organizaciones están cada vez más concienciadas. Del estudio se desprende que el 88% de las empresas se están planteando tomar medidas a corto plazo para reducir el impacto ambiental en sus viajes de negocios.
Las preferencias de los viajeros empiezan a decantarse hacia los hoteles con sellos ecológicos y los medios de transporte más sostenibles, como pueden ser los coches eléctricos. También ganan peso las tarjetas de pago virtuales.
LA “LIMITACIÓN DE LAS REUNIONES VIRTUALES” RELANZA LOS VIAJES DE NEGOCIOS
El manual también identifica seis áreas de actuación en el Business Travel “para contribuir a un mundo más sostenible y seguro para todos”:
1. La descarbonización del sector turístico.
2. La movilización de toda la cadena de valor.
3. La redacción de informes.
4. La creación de políticas de viaje sostenibles.
5. La formación de empleados.
6. La reducción del impacto negativo de los desplazamientos o, en todo caso, su compensación.
“Entre las acciones que se pueden plantear las empresas está reducir la resistencia al cambio, lograr que los empleados sean prescriptores de los valores corporativos, fortalecer los vínculos entre los distintos departamentos y proponer medidas de una forma transparente y honesta”, explica Natalia Ros, socia fundadora de Forum Business Travel.
Para Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, las medidas “ son muchas y muy variadas, desde evaluar cuántas personas deben viajar o priorizar los vuelos directos, hasta optar por restaurantes con productos de Km. 0, utilizar las nuevas tecnologías para reducir el uso de papel o analizar el impacto del viaje para detectar las prácticas menos sostenibles”.
Si quieres apostar por viajes de negocios sostenibles, tienes que empiezan a aplicar medidas antes del desplazamiento. Algunas acciones que puedes llevar a cabo:
Durante el viaje lo ideal sería apostar por el uso del transporte público, comunicar en el hotel que no es necesario el cambio diario de toallas, priorizar los restaurantes que ofrezcan productos de kilómetro 0, utilizar tarjetas de pago virtuales o solicitar justificantes de pago en formato electrónico.
¿Y después del viaje? Una de las medidas más efectivas es gestionar los gatos de viaje de los empleados mediante herramientas digitales como Okticket. Calcular el ROI del viaje, medir el impacto o compensar el CO2 emitido son otras acciones recomendadas por los expertos.
Además de seguir una estrategia, la guía destaca la importancia de darla a conocer externamente para mejorar la reputación de marca y, consecuentemente, acceder a nuevos mercados y contribuir al crecimiento de la empresa.
¿Preparado para perder los papeles en la gestión de notas de gasto?
Visualizar un histórico de datos, filtrar por tipo de gasto, por importe, por empleado, por fecha… ¿Cuánto tiempo te lleva actualmente realizar un análisis de gastos de viaje efectivo?
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre” (Lord Kelvin)
Visualizar un histórico de datos, filtrar por tipo de gasto, por importe, por empleado, por fecha… ¿Cuánto tiempo te lleva actualmente realizar un análisis de gastos de viaje efectivo?
Primero tienes que recopilar las notas de gastos, después meter a mano la información en un Excel y posteriormente buscar los datos que realmente te interesen.
¿Sabes que con un dashboard digitalizado registrar, organizar y filtrar la información sería cuestión de pocos minutos?
A partir de ahí, analizar los gastos profesionales será mucho más rápido y sencillo.
¿Te imaginas contar con un panel en el que tengas un histórico de todos los datos de los tickets y facturas organizados de forma automática y listos para analizar? ¿Y que esa información sea real y se actualice constantemente?
Las ventajas de los dashboards automatizados son numerosas:
En definitiva, los dashoards aportan una mejora considerable en la toma de decisiones de negocio estratégicas, con conclusiones más ágiles, más inteligentes y con más probabilidad de éxito.
Para que un dashboard contable sea realmente eficaz, debe reunir una serie de características, como pueden ser:
1. La actualización de los datos tiene que poder hacerse de forma ágil. O mejor aún, automática.
2. Del mismo modo, la interpretación de la información de gastos también tiene que ser sencilla.
3. Alimentarse continuamente con la información proporcionada por las hojas de gastos según se van registrando (información real y veraz, por supuesto).
4. Tener los datos estrictamente necesarios como para poder tomar las decisiones que interese a cada organización.
5. Ofrecer a los usuarios la posibilidad de personalizar los paneles en función de sus necesidades.
6. Ser accesible desde cualquier lugar y desde los diferentes dispositivos (cosa complicada de hacer con un Excel repleto de datos).
7. Representar la información de forma que pueda ser contemplada en un golpe de vista.
8. Proporcionar filtros para poder ver la información.
La vista avanzada del gestor de Okticket es un claro ejemplo de un dashboard optimizado. Esta funcionalidad te permite obtener una visión detallada y entendible de todos los gastos en un único panel. En tiempo real.
Puedes escoger los filtros que necesites, arrastrar las columnas y configurar tantos tableros como quieras.
También tienes la opción de personalizar la vista por el concepto que quieras (importe, fecha del ticket, usuario, grupo de aprobación, categoría de gasto, etc.), guardar la información con diferentes filtros y vistas, así como seleccionar y exportar solo la información que necesites Esto te permite elaborar tus propios informes, de forma ágil y sencilla.
Y si quieres, puedes exportar las diferentes vistas en Excel.
Los Premios Nacionales de Ingeniería Informática han distinguido a Okticket con el galardón "Emprendimiento, empresa emprendedora", otorgado por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.
Los Premios Nacionales de Ingeniería Informática han distinguido a Okticket con el galardón "Emprendimiento, empresa emprendedora", otorgado por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.
Según el auto, para elegir a Okticket como premiado en esta primera edición se ha tenido en consideración "la puesta en marcha de la aplicación homologada por la Agencia Tributaria, que permite gestionar tickets y facturas, optimizando la labor de empresas y particulares y reduciendo el gasto en papel".
El acto de entrega del Premio Nacional de Ingeniería Informática tendrá lugar el próximo día 16 de marzo de 2023, en un evento que reunirá a los profesionales, empresas e instituciones más destacadas del sector.
Desde el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España aseguran ser conscientes de la importancia del sector TIC en el ámbito social y económico.
Estos galardones buscan, precisamente, "fomentar el prestigio de la profesión en un momento en el que la tecnología se ha vuelto un elemento fundamental en nuestras vidas y va camino de convertirse en una infraestructura básica en la sociedad digital".
Por eso, consideran que los distintos galardonados y galardonadas "reflejan los avances en diversas áreas, todas ellas relacionadas con aquello que nos une, la informática".
El resto de premiados en esta primera edición de los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática son los siguientes:
Aquí puedes consultar toda la información sobre los premios y las personas galardonadas.
Con frecuencia se utilizan como sinónimos, pero dietas y gastos de viaje no son lo mismo. ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? ¿Tienen el mismo tratamiento fiscal?
Con frecuencia se utilizan como sinónimos, pero dietas de trabajadores y gastos de viaje no son lo mismo. ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? ¿Tienen el mismo tratamiento fiscal?
A lo largo de este artículo veremos las principales diferencias entre dietas y gastos de viaje.
Empezaremos por explicar que las dietas laborales son las compensaciones económicas que recibe un trabajador para su sustento cuando tiene que hacer desplazamientos fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual por motivos laborales.
También reciben el nombre de “viáticos” y el Estatuto de los Trabajadores reconoce las dietas como un derecho laboral. El artículo 40 dice, textualmente: “Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas”.
Se entiende, por tanto, que el importe que reciben los trabajadores en concepto de dieta laboral no forma parte del sueldo.
Otra diferencia importante entre las dietas y los gastos de viaje es que, en las dietas, el importe a abonar es fijo. Normalmente, este se calcula haciendo una estimación de lo que van a costar los gastos de manutención del empleado durante los desplazamientos.
Kilometraje (incluye el mantenimiento del vehículo), gasolina, alojamiento, comidas, gastos de desplazamiento, peajes, aparcamiento… Todas estas categorías se incluyen dentro del concepto “gastos de viaje”. Y si la empresa abona dietas, también se añade.
Los gastos de viaje de empresa varían según cada desplazamiento, incluyendo factores como el destino, la duración del viaje y el tipo de transporte. Las organizaciones pueden gestionar estos gastos de diferentes formas:
La elección del método adecuado para gestionar los gastos de viaje puede mejorar la eficiencia y el control financiero de la empresa.
¿Quieres saber más sobre las dietas laborales? A continuación, daremos respuesta a las dudas más frecuentes planteadas por las empresas.
Aunque el Estatuto de los Trabajadores reconozca este derecho, no hay una norma que establezca el importe. Los tipos de dietas laborales, su importe y el procedimiento de abono dependerán del convenio colectivo de cada empresa. En este punto también es importante aclarar que las empresas no están obligadas a abonarlas.
Si echamos un vistazo a los convenios colectivos publicados, vemos que la dieta completa va desde los 30 euros hasta más de 90. Las medias dietas bajan hasta una horquilla de entre 8 y 25 euros.
Las cantidades pueden variar en función de los días de duración del viaje y de si el viaje es dentro o fuera de España.
El Convenio Colectivo de la Industria del Metal de Madrid, por ejemplo, contempla un importe de 46,12 euros por día si el viaje es inferior a una semana y de 39,91 euros si dura más de 7 días. En caso de que los gastos superen el importe de esa dieta, “la empresa tendrá que pagar la diferencia, previa justificación".
Si bien los gastos de viaje exigen justificación para que la empresa los apruebe, en el caso de las dietas no siempre es obligatorio. Lo normal es ofrecer una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Pero eso no quita para que algunas organizaciones exijan los tickets y facturas correspondientes.
Ya hemos dicho que las dietas laborales no forman parte del salario, pero su importe debe ir reflejado en las nóminas de los trabajadores (sección “devengos”; concepto “percepciones no salariales”). No obstante, si los importes no sobrepasan los límites establecidos por la Agencia Tributaria, no están sujetas a retención de IRPF.
Actualmente, están exentas de tributación las dietas que no superen estas cantidades:
Del mismo modo, están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros). Para gastos de alojamiento, peaje, billetes o bonos de transporte público y aparcamiento no hay límites.
Llevar al día las dietas laborales de los empleados puede llegar a ser complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Sobre todo, cuando las compañías quieren tener los justificantes de los gastos controlados.
Es importante recordar que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.
Y cuando estos gastos se gestionan a mano, es frecuente encontrarse con tickets deteriorados, borrosos o que se han perdido.
De ahí la importancia de contar con un software de digitalización de gastos de viaje como Okticket, que cuenta con una funcionalidad específica para registrar los gastos abonados con ese dinero.
Cuando un usuario saque una foto del justificante, solo tiene que seleccionar la categoría “Dietas”. Además, puedes configurar la aplicación en función de la política de gastos de viaje y establecer diferentes tipos de dieta por empleado e importe.
Pongamos el caso de una dieta que incluye los gastos de alojamiento. El administrador puede establecer un importe prefijado que el usuario no puede modificar. Cuando el usuario registre el gasto, la cantidad que quedará reflejada será la establecida por defecto, aunque el importe del ticket o factura no coincida.
¿Quieres empezar a optimizar la gestión de las dietas y los gastos de viaje profesionales? Te ayudamos
Para 2025, se estima que la inversión en viajes de negocios ascienda hasta cerca de los 16.000 millones de euros. La cifra supera con creces a los 12.500 millones de euros anuales registrados en 2018.
Para 2025, se estima que la inversión en viajes de negocios ascienda hasta cerca de los 16.000 millones de euros. La cifra supera con creces a los 12.500 millones de euros anuales registrados en 2018. Además, según el último Observatorio del Business Travel de GEBTA, el volumen de viajes empresariales ya está alcanzando al contabilizado en 2019.
La clave la encontramos en las siguientes palabras de Marcel Forns, director general de GEBTA, durante su intervención en el XIV Congreso Nacional de Business Travel 2023 de IBTA, en el marco de Fitur Business Travel: “Estos dos años seguidos de pandemia han venido a poner de manifiesto las limitaciones de las reuniones virtuales para el cumplimiento de los objetivos de las empresas. El largo compás de espera ha servido para que las corporaciones interiorizasen el valor de los viajes y las reuniones presenciales para el desarrollo del negocio, la innovación, creatividad y la preservación de la cultura empresarial”.
El “buen comportamiento del segmento MICE” también ha logrado que se superen las previsiones. De hecho, coparán el 30% de la inversión de la que hablábamos al principio.
Pero este incremento no es gratuito. Los retos a superar también son mayores. Hay dos que están protagonizando el escenario de los viajes de negocios y el turismo MICE (reuniones, incentivos, conferencias y eventos).
Hace mucho que se viene hablando de la sostenibilidad en el Business Travel, pero diversos estudios apuntan a que más de la mitad de las organizaciones están concienciadas con la reducción de emisiones de carbono.
Por eso, medidas como los vuelos sin escalas, los medios de transporte sostenibles, los catering con ingredientes de “kilómetro cero”, el uso de envases reciclables o los alojamientos con un uso eficiente del agua y la energía pueden hacer que las compañías decanten la balanza a la hora de elegir un proveedor para sus eventos o viajes de empresa.
Un ejemplo de iniciativa relacionada con la sostenibilidad es la anunciada por Viajes El Corte Inglés y South Pole durante la última edición de FITUR. “NOW2030” consiste en el desarrollo de una herramienta digital con la que los clientes podrán conocer el impacto de sus viajes y compensar sus emisiones de CO2 mediante su contribución con proyectos de protección ambiental.
La inflación no es un secreto para nadie, pero la subida de costes afecta especialmente a los viajes en avión por la apreciación del dólar. Las tarifas aumentan, pero limitar los viajes profesionales por ese motivo no está entre los planes a medio plazo.
Pero… Las empresas tienen que compensar esa diferencia de precio con estrategias que maximicen el retorno de la inversión, y la aceleración de la digitalización se sitúa entre las medidas prioritarias.
En este punto es importante recordar que la implantación de herramientas digitales, so bre todo especializadas en la gestión de viajes profesionales, ofrecen múltiples opciones de ahorro:
“El 2023 se presenta como un año crucial para dar el salto hacia esas soluciones digitales que faciliten la conciliación de los viajes corporativos con la reducción de costes. Sólo a través de esa combinación se impedirán unos recortes que podrían comprometer la eficiencia de las compañías”, asegura Forns en este sentido.
La evolución de las necesidades empresariales ha obligado a las organizaciones a realizar una serie de cambios en muy poco tiempo. El gran objetivo sigue siendo aumentar los beneficios.
La evolución de las necesidades empresariales ha obligado a las organizaciones a realizar una serie de cambios en muy poco tiempo. El gran objetivo sigue siendo aumentar los beneficios, pero cada vez es más complicado alcanzarlo sin abordar la transformación digital.
No solo eso. Aunque este proceso ya se haya empezado a adoptar, hay que renovarse continuamente. La actual situación marcada por la inestabilidad de los mercados, la pandemia y los problemas en la cadena de suministros hace necesario adoptar las herramientas más novedosas.
Si el año pasado las tendencias en transformación digital apuntaban al blockchain, los entornos multicloud o a la toma de decisiones de crecimiento basadas en datos, para este 2023 los retos empresariales pasan por los gemelos digitales, las superapps o la computación cuántica, entre otros.
A lo largo de este artículo descubriremos las nuevas tendencias en transformación digital y repasaremos las que se están afianzando.
Seguramente no es la primera vez que oyes hablar de esta tendencia tecnológica, pero las posibilidades que ofrece la sitúan en los primeros puestos de todos los rankings.
Poder tener una réplica virtual de un producto, sistema o proceso y hacer pruebas de forma más económica, sin correr grandes riesgos para aplicar solamente los que sean exitosos, supone un gran avance.
¿Te imaginas un avatar de tu talla que se pruebe la ropa por ti y así seas exactamente cómo te va a quedar? ¿O un cerebro virtual que permita descubrir el mejor tratamiento para enfermedades como el Alzheimer?
Estudios como los elaborados por Accenture prevén un crecimiento del 36% anual durante los próximos cinco años.
Todos los servicios que un usuario necesita en una misma aplicación. ¿Quiere pedir comida a domicilio, reservar un vuelo y hacer una transferencia? Las superapps lo ofrecen todo en una misma plataforma.
Al tener acceso a una gran cantidad de datos de sus clientes, estas macro aplicaciones son capaces de anticiparse a sus necesidades. Un ejemplo de lo que estamos contando es WeChat.
Son supercomputadoras, cerebros electrónicos capaces de realizar más operaciones en menos tiempo y con menos recursos que los ordenadores tradicionales.
Algunas de sus aplicaciones son la prevención de la propagación de enfermedades, el despliegue de sistemas de detección del fraude, el desarrollo de nuevos materiales, el diseño de medios de transporte más eficientes.
Ya no se trata simplemente de automatizar, sino de hacerlo de forma estratégica. Tomar decisiones basadas en datos extraídos en tiempo real es una de las estrategias digitales que perseguirán la mayoría de las empresas en este 2023.
La evolución del Saas (Software as a Service) ofrece acceso a múltiples servicios ofrecidos por un solo proveedor. Amazon Web Services es un claro ejemplo de Xaas (Anything as a Service).
¿Y el 6G? Probablemente el año que viene ya podamos hablar de ello más en profundidad. Mientras tanto, quedémonos con un dato: De aquí a 2026, las empresas gastarán 3,4 billones de dólares en su transición hacia la transformación digital (fuente: Statista).
Otras tendencias em transformación digital de las que ya habíamos hablado en alguna ocasión pero que se mantendrán, e incluso afianzarán, a lo largo de este año son:
Todavía queda mucho camino por recorrer, pero este universo virtual será uno de los grandes actores de la industria 5.0., la nueva revolución industrial en la que la mano del hombre y la tecnología se alían para conseguir una producción más eficaz, con más calidad y a menor coste.
Una de las aplicaciones de la Inteligencia Artificial es la posibilidad de otorgar a las máquinas la capacidad de adoptar comportamientos que hasta ahora tan solo teníamos las personas. Dicho aprendizaje ha facilitado la toma de decisiones estratégicas, impulsada principalmente por la rapidez en el análisis de la información. Sin errores humanos ni brechas seguridad.
Aplicada, fundamentalmente, a la ciberseguridad. Este modelo descentralizado se caracteriza por el almacenamiento cifrado de los datos. Tradicionalmente se utilizaba en el sector financiero y se relacionaba con las criptomonedas, pero ya se ha trasladado otros sectores.
Evitar cibertaques, acabar con los fraudes, acelerar los procesos de verificación, mejorar el análisis de datos, proteger patentes… Las aplicaciones de la tecnología blockchain son interminables.
Estos softwares están pensados para los trabajadores que no tienen conocimientos informáticos pero que necesitan utilizar herramientas digitales, incluso programar. La escasez de talento tecnológico no es nada novedoso, y cada mes que pasa aumenta la demanda de estos perfiles. Con las herramientas low-code y no-code se busca aliviar esta presión sobre los departamentos de IT.
Se prevé que este año se utilicen 50 millones de dispositivos hiperconectados. Imagina los beneficios para las empresas que supondría el poder recopilar y analizar todos los datos aportados. De ahí que otro de los retos para este año sea asegurar la información intercambiada entre las redes inteligentes.
En definitiva, la transformación digital es el camino más directo para optimizar las operaciones internas, automatizar las tareas repetitivas, optimizar recursos, minimizar riesgos y mejorar la experiencia de usuario.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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