15.000 millones de euros. Las empresas españolas destinan cada año ese presupuesto a viajes de negocios (fuente: hosteltur). Dietas y kilometraje suponen la mayor parte del gasto. Por eso es tan importante llevar un control detallado de las notas de gastos.

¿En quién recae esta labor? Normalmente, en el CFO o en el departamento de administración. Si bien es cierto que Recursos Humanos es quien negocia con el comité de empresas el importe de las dietas y el kilometraje, la gestión posterior se traslada a Administración.

Esta labor puede parecer sencilla cuando la empresa tiene pocos trabajadores en movilidad, pero se complica con cada nuevo empleado que tiene que reportar gastos de viaje.

Con tantos tickets en papel, resulta complicado evitar que se escape algún gasto que no debería reembolsarse, o que tendría que computarse en una categoría diferente a la de dietas o kilometraje.

Es el caso, por ejemplo, de los peajes y el aparcamiento. Cuando un trabajador utiliza su coche particular para desplazarse por motivos laborales, la compensación que le corresponde tiene que cubrir la gasolina y la parte proporcional del desgaste de neumáticos, el seguro, el aceite y los impuestos.

En cambio, los tickets de peajes y aparcamiento tienen que meterse como un concepto aparte en la nota de gastos. De las multas debe hacerse cargo el trabajador.

Dietas y kilometraje: La clave de una buena gestión

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas y el kilometraje? Apunta.

Implanta una política de gastos de viaje

Cuando las empresas tienen bien definida la política de gastos de viaje, es más fácil llevar a cabo todo el proceso de gestión de dietas y kilometraje. ¿Qué debe quedar claro en ese documento?

• Los tipos de dietas existentes.
• Los mecanismos para justificar los gastos de viaje. Además de comprobantes como tickets o facturas, hay compañías que exigen a sus empleados un reporte con el motivo del viaje, el nombre de los clientes visitados o quién es la persona a la que se ha invitado a comer.
• El flujo de aprobación de las notas de gastos.
• El método de pago. ¿Se va a incluir el pago en la nómina o de forma independiente? ¿Los gastos se abonan en el acto, a la semana o una vez al mes?
• Las actualizaciones anuales, si las hay.

¿Son gastos retributivos o compensatorios?

Cuando los gastos por desplazamiento no están incluidos en la nómina, es necesario diferenciar los que son retributivos de los compensatorios. Además de que tienen un tratamiento fiscal distinto, pueden influir en el balance económico de la empresa.

Lo habitual es que las dietas y el kilometraje tengan carácter compensatorio, así que no se consideran como parte del salario. No obstante, en caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda, debes avisar a los trabajadores de que van a tener que pagar el IRPF correspondiente.

Esto es lo que tienen que saber los trabajadores que tienen que reportar gastos de viaje:

• Los gastos de kilometraje que sobrepasen los 0,19 euros por kilómetro están sujetos a retenciones.
• Para el alojamiento no existen límites económicos, pero sí para la manutención: cuando el gasto es dentro de España, las cantidades máximas son 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros si el trabajador tiene que pasar la noche fuera. Fuera de España, el importe asciende hasta los 48,08 euros y los 91,35 euros respectivamente.

Ten en cuenta los distintos tipos de dietas

Como sabes, el concepto dieta incluye tanto los gastos de manutención como de alojamiento. Puedes encontrarte con que una parte de la plantilla tenga asignada una cantidad fija diaria y a otra solo se le pague el importe exacto de las facturas presentadas.

Con la segunda opción tendrás más control sobre los gastos, pero eso implica más trabajo. Un tercer modelo de gestión es el denominado “sistema mixto”. Es decir, asignar una dieta fija para ciertos conceptos y presentar los justificantes de otros gastos.

Lo ideal para una gestión eficaz sería que las empresas optasen por uno u otro método en función de sus características y necesidades.

También puede darse el caso de que en el convenio se haga una distinción entre dieta completa (cubre los gastos de manutención y alojamiento) y media dieta (la empresa solo abona el importe de la comida o de la cena).

Si la asignación no tiene límites, solo tienes que comprobar que el ticket es correcto, pero cuando la empresa establece un límite para cada concepto/comida, no te quedará más remedio que ir ticket por ticket comprobando que el trabajador no ha excedido la cantidad.

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Seguro que mientras lees esto, en tu cabeza estás echando cuentas de cuánto tiempo pierdes en comprobar que las notas de gastos son correctas, en confirmar que los justificantes sean válidos y en cotejar que los importes de los tickets coinciden con los que han anotado los trabajadores.

¿Sabes que Okticket puede hacer todo ese trabajo por ti? Nuestra solución de gestión de gastos de viaje automatiza todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión y la aprobación.

El funcionamiento es muy ágil e intuitivo.

1. El empleado en movilidad saca una foto del ticket o factura.
2. El OCR (sistema de reconocimiento de caracteres) extrae la información del justificante y la digitaliza.
3. La aplicación genera una hoja de gastos y envía el informe a revisión.
4. La persona que tenga el rol de administrador puede validar los gastos en tiempo real, desde cualquier ubicación.
5. Como Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Además, Okticket cuenta con conectores bidireccionales homologados para los principales ERP del mercado. De esta manera, puedes integrar la herramienta con tu sistema de contabilidad.

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También tienes disponible un módulo de conciliación de tarjetas. En cuestión de segundos podrás comprobar que los movimientos de las tarjetas corporativas se ajustan a los de los tickets que se han ido subiendo a la aplicación.

Todo ello minimiza el riesgo de errores, tanto por parte de los trabajadores como del departamento de contabilidad. También se reducen los riesgos de sufrir fraude interno.

Los beneficios de una gestión eficaz de dietas y kilometraje

Como ves, el retorno de la inversión es muy rápido. A cambio, los beneficios para la compañía son numerosos:

• Ahorro en tiempo del personal.
• Ahorro directo: detección del fraude interno, papel o mensajería, por ejemplo.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Integración de sistemas.
• Mejora del ambiente laboral: los empleados en movilidad y el personal del departamento de administración se libran del engorroso proceso manual de reportar y revisar notas de gastos.
• Higiene: ante una situación como la actual, las herramientas digitales como Okticket contribuyen al distanciamiento social (los trabajadores no tienen que pasar por la oficina solo para llevar las notas de gastos, por ejemplo). Además, evita que tengas que tocar papeles continuamente.
• Sostenibilidad: como ya no tendrás que utilizar tanto papel, estarás contribuyendo al cuidado del medio ambiente. No te olvides de que hoy en día los clientes demandan empresas sostenibles.
• Eficacia: ya sabes que una empresa más efectiva es más competitiva.

Sobre el papel era factible, pero en la práctica se volvía imposible. Ahora, el Tribunal Supremo ha dejado la puerta abierta para que Hacienda admita la deducción de los gastos comida y los gastos destinados a relaciones públicas sin que las empresas tengan que justificar que se han obtenido ingresos.

Para entender el motivo de este cambio hay que remitirse a la sentencia 458/2021, de 30 de marzo de 2021. En ella, el Supremo ha fijado doctrina en cuanto a qué gastos son considerados deducibles y no deducibles por considerarse “donativo o liberalidad”.

De las interpretaciones efectuadas por los expertos se desprende que el órgano judicial se ha posicionado en contra de los criterios por los que se estaba rigiendo Hacienda.

Hasta ahora, los gastos que no tuvieran una correlación directa e inmediata con un ingreso empresarial eran entendidos por Hacienda como una “liberalidad”.

Para poder justificar la deducción, era necesario presentar una factura que reflejase que se había producido un ingreso tras haber efectuado la invitación o hecho el regalo.

Esto ha cambiado. En el fallo puede leerse claramente que los gastos serán deducibles cuando estén correlacionados con la actividad empresarial y estén dirigidos “a mejorar el resultado empresarial, directa o indirectamente, de presente o de futuro, siempre que no tengan como destinatarios a socios o partícipes”.

¿Qué gastos son deducibles?

Desde que la sentencia se ha hecho pública, se han sucedido las interpretaciones efectuadas por organizaciones empresariales y asesores fiscales. “Los autónomos y el resto de sociedades mercantiles no pueden deducirse los gastos que realizan a título gratuito y sin obtener ninguna contraprestación. Pero sí aquellos gastos enfocados a agasajar a los proveedores o mantener la clientela, en tanto que están enfocados y relacionados directa o indirectamente con la actividad económica, explican en el último Observatorio Jurídico de la plataforma online Declarando.

Al mismo tiempo, recuerdan que la normativa pone un límite a la cantidad que pude deducirse por gastos de representación. Actualmente el máximo está fijado en el 1% de la facturación del negocio.

En declaraciones recogidas por el portal Autónomos y emprendedor.es, la organización va más allá al afirmar que ya es posible “deducirse cualquier gasto derivado de comidas, cenas o incluso regalos, a clientes o proveedores sin necesidad de que esa acción de atención tenga que derivar en un ingreso para el negocio justificado".

Cómo justificar la deducción de los gastos de comida

Lo que no especifica la sentencia es la forma de proceder para justificar estos gastos. Sí se deduce que, en caso de inspección, lo que tiene que hacer el autónomo es demostrar que la invitación la ha recibido un colaborador o un potencial cliente.

Un correo electrónico informando de la invitación, un mensaje de WhatsApp o la inclusión del nombre del invitado en la lista de clientes, por ejemplo, debería ser suficiente.

No obstante, es aconsejable pagar con tarjeta y pedir el ticket para que sirva como justificante en caso de inspección. Una forma muy rápida y sencilla para guardarlo es utilizar soluciones de digitalización de gastos. Como Okticket que, además, tiene la ventaja de contar con el motor de reconocimiento más rápido del mercado y se integra con los principales ERP del mercado.

Este fallo supone un paso adelante, pero todavía quedan otros costes cuya deducción es complicada. Se consideran gastos de difícil justificación el del teléfono móvil, la ropa de trabajo (que no se compre en una tienda especializada), los del coche (gasolina, peajes, reparaciones, aparcamiento, etc.) o los suministros cuando se teletrabaja. Son necesarios para poder llevar a cabo la actividad profesional, pero las trabas para deducirlos siguen estando ahí.

¿Todavía sigues metiendo a mano en el ERP de tu empresa los datos de las notas de gastos? Esta tarea es fundamental para que el departamento financiero pueda llevar a cabo la contabilidad, pero hacerla manualmente supone perder tiempo y exponerse a cometer errores.

En cambio, si integras el programa de gestión de gastos con el sistema contable el proceso será mucho más ágil. Los conectores de Okticket, sin ir más lejos, ofrecen integración bidireccional con los ERP más potentes del mercado: Sage200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, Microsoft Dymanics, Microsoft AX, ODOO y Solmicro, entre otros.

Integración de sistemas: ¿Qué ventajas ofrece? 

Las funcionalidades pueden variar de un conector a otro, pero las ventajas para el departamento financiero son innegables. Vamos a tomar como referencia la integración de Okticket para enumerar las más destacadas:

• Podrás sincronizar todos los gastos registrados en Okticket con tu sistema contable e importarlos a tu ERP de forma ágil y sencilla.
• Los conectores son bidireccionales y evolutivos.
• Están homologados para los principales ERP del mercado (contamos con integraciones de los partners más importantes).
• La sincronización es automática y se realiza en cuestión de minutos.
• Son personalizables y parametrizables, en función de las necesidades de cada cliente.
• Se integran con los asientos contables teniendo en cuenta el plan contable de la empresa.
• Los datos pueden extraerse en tiempo real.
• Los conectores de Okticket evolucionan con los ERP y soportan todas sus actualizaciones.
• La información está segura.
• Como las herramientas de gestión van a estar conectadas, el departamento de administración ahorra tiempo y, con ello, se optimizan los recursos. Por tanto, la empresa ganará en competitividad.
• Estarás dando un nuevo paso para la transformación digital de tu empresa.

Descárgate gratis la guía del conector de Okticket con tu ERP

Consejos para integrar de forma correcta

Hasta ahora nos hemos centrado en hablar de las ventajas de la integración con el sistema contable. No obstante, existen integraciones para prácticamente todas las aplicaciones que utilizan las compañías, desde las de mejora de productividad hasta las de gestión de Recursos Humanos.

¿Necesitas integrar los sistemas de Business Intelligence? Okticket también permite acceder al modelo de datos de manera sencilla y eficaz.

Sea cual sea la integración de sistemas que necesites, es importante que sepas cómo hacerlo correctamente. Antes de empezar sería bueno que comprobaras que las herramientas de gestión que la empresa tiene implantadas son sólidas. Los equipos, por su parte, tienen que poder soportar la gran cantidad de datos que van a procesar cuando se lleve a cabo la integración.

Pongamos que todo funciona. Lo ideal es que la integración se lleva a cabo paso a paso:

1. La dirección tiene que nombrar a una persona responsable de coordinar la integración y dotarla de recursos económicos, técnicos y humanos.
2. Esta persona será la encargada de informar a los directores de los departamentos implicados de los plazos de implantación y de los sistemas que se van a integrar.
3. El director de área será quien avise a sus subordinados y les explique el procedimiento.
4. Definir los procesos a integrar. Se entiende que, si los procesos son eficaces, la empresa también lo será.
5. Elegir las herramientas de integración que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Estas tienen que ser fáciles de implementar, de configurar y de usar, además de personalizables. Para conocer sus funcionalidades, lo ideal es solicitar una demo gratuita.

Pregunta tipo test. Las hojas de gastos son:

A. Un documento que sirve para gestionar los gastos de viaje de tus empleados.

B. Una herramienta que aporta información actualizada que facilita la toma de decisiones estratégicas.

C. Un mecanismo que puede ayudar a que tu empresa ahorre dinero.

D. Las tres respuestas anteriores son correctas.

Y la respuesta correcta es… ¡La D! Sí, estás leyendo bien. Cuando las hojas de gastos se analizan con detenimiento es posible sacar información valiosa, más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.

4 oportunidades de ahorro que ofrecen las notas de gastos

Este documento permite detectar un montón de oportunidades de ahorro. Algunas, incluso, comienzan antes de salir de viaje.

1. Consigues tarifas más baratas

¿Tienes controladas las pautas de los trabajadores en movilidad? Si estuvieras controlando las hojas de gastos podrías ver, por ejemplo, el dinero que estás pagando de más por el simple hecho de que los empleados reserven los viajes de negocios a última hora.

Una forma de ahorrar dinero es establecer unos plazos máximos para realizar la reserva de hoteles y comprar billetes de avión. Es cierto que en estos momentos es complicado saber si el viaje va a ser posible o no, pero por eso es importante que te asegures de que vas a poder cancelar los viajes contratados sin pagar por ello. 

Del mismo modo, te darías cuenta de que probablemente haya patrones que se repitan. Normalmente los trabajadores nómadas suelen quedarse en las mismas cadenas de hoteles. Incluso acuden a las mismas empresas de alquiler de coches y comen en los mismos restaurantes cuando visitan las mismas ciudades con frecuencia.

Al tener esta información identificada, puedes tratar de negociar tarifas corporativas con los proveedores.

2. Puedes reducir las comisiones y precios de los productos y servicios contratados

¿Alguna vez te has parado a mirar si las líneas de móviles de tus empleados en movilidad permiten el uso de datos en el extranjero sin un sobrecoste (en los países de la UE, Islandia, Liechtenstein o Noruega, el precio es el mismo que en España)?

¿Los empleados disponen de tarjeta de empresa? En los extractos bancarios puedes comprobar las comisiones que te han metido por pagar en el extranjero, por sacar dinero en un cajero y por cambio de divisa. Una vez dispongas de esta información, podrás buscar una alternativa más económica.

3. Minimizas el riesgo de fraude interno

Entre tantos tickets de gasolina, de peajes, de restaurantes y de hoteles es fácil que se cuele alguno que no cumple con la política de gastos de viaje de la empresa. O que incluya un pago no reembolsable (la compra de un artículo personal, una multa de aparcamiento, etc.).

El fraude interno puede ser de varios tipos, y si tus trabajadores saben que no vas a analizar las hojas de gastos pueden tratar de colártela. Al final, estarás perdiendo miles de euros. Una media de 8.300 dólares al mes (unos 7.000 euros) según un estudio publicado en su día por la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)

4. Aprovechas las ventajas fiscales

Muchos de los gastos de viaje y de representación son deducibles tanto en el Impuesto de Sociedades como en la declaración del IVA. Pero para ello tienes que conocer los requisitos y solicitarlo a tiempo.

Deducciones en el Impuesto de Sociedades

Como ya sabes, los gastos de representación son deducibles si cumplen lo establecido en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Es decir, si son necesarios para la actividad empresarial y para generar ingresos.

Se incluyen, entre otros: los gastos derivados de las estancias de clientes en hoteles; las invitaciones en restaurantes para captar un cliente o cerrar un negocio, las entradas a espectáculos deportivos, de ocio o culturales; las inscripciones en conferencias, talleres o similares; los regalos de empresa con un precio razonable.

Además, el importe anual no puede superar el 1% del importe neto de la cifra de negocios.

Por eso es muy importante verificar que estos conceptos han sido incluidos por los trabajadores como gastos de representación junto con sus respectivos justificantes. Al realizar esta tarea muchas empresas se han dado cuenta de que sus trabajadores habían tratado de colar tickets no reembolsables.

Si sumas todo el dinero que habrías pagado de más por no haber analizado las notas de gastos, el ahorro es considerable.

También tendrás la oportunidad de detectar si hay algún gasto cuyo importe sea muy elevado y establecer un umbral máximo.

Devolución del IVA

En cuanto al IVA, el de los gastos de representación puedes recuperarlo, pero solo si cumplen con lo establecido por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido. Como ya hemos comentado en artículos anteriores, deben cumplir una serie de condiciones:

• Estar vinculados a la actividad económica
• Tenerlos registrado en los libros contables
• Estar debidamente justificados
• Aportar las facturas originales completas (numeración, fecha, lugar de emisión, importe, concepto, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción completa, base imponible, tipo impositivo aplicado, cuota repercutida y moneda en la que se paga).

Mucho ojo con esto, puesto que se calcula que cuatro de cada diez gastos pasados por los empleados no cumplen con los requisitos para solicitar la devolución del IVA.

También resulta curioso ver estadísticas que apuntan a que la mitad del IVA susceptible de devolución no se reclama. Solo en Europa, las pérdidas sobrepasan los 20.000 millones de euros al año

La importancia de digitalizar los gastos de viaje

¿No dispones de tiempo o de personal suficiente como para analizar las hojas de gastos de forma periódica? Las soluciones para digitalizar gastos de viaje facilitan enormemente esa labor.

Con Okticket, los trabajadores ahorran aproximadamente el 70% del tiempo que dedican a gestionar los gastos de viaje de forma manual. Y eso por no hablar de la reducción de los errores que cuestan dinero.

Además, como está homologada por Hacienda, los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel. Así los tendrás siempre a mano, pero en un entorno cloud seguro.

En lo referente al fraude interno, puedes configurar alertas (bloqueantes o informativas) para que te llegue una notificación cuando un empleado trate de subir un ticket similar o duplicado, uno fechado en un día no laborable, un gasto antiguo o uno cuyo importe exceda los umbrales de gasto establecidos.

Establecer umbrales de gasto por tipo de gasto y usuario (o grupos de usuarios) y fijar los gastos no reembolsables conforme a la política de viajes son otras funcionalidades que te permitirán ahorrar dinero.

De estadísticas basadas en datos pasados a información en tiempo real. De simples informes de gastos y ventas a analíticas avanzadas que ayudan a tomar decisiones estratégicas. De reacción a acción... La gestión de gastos es mucho más eficiente cuando se aplican herramientas de Business Intelligence.

Peter Luhn, conocido como el padre de la Inteligencia de Negocio, ya la definía a finales de los 50 como “la habilidad de comprender las interrelaciones de los hechos presentados de tal manera que guíen las acciones hacia una meta deseada”.

Hoy podemos añadir que es la solución perfecta para que las empresas detecten nuevas oportunidades de negocio, elaboren un forecast o subsanen errores a tiempo y se anticipen a posibles cambios, tendencias o imprevistos.

Las mejores herramientas de BI para la gestión de gastos

Todo ello es posible gracias a una serie de herramientas que evolucionan cada día. En el mercado hay una amplia variedad. Elegir una u otra depende del presupuesto, del sector o de las necesidades de cada compañía.

Unas están más orientadas a la gestión de datos, otras al reporting… Incluso existen data discovery applications que permiten realizar un análisis predictivo de cara a hacer proyecciones de futuro. 

¿Cuáles son las mejores herramientas de Business Intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP business intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard o Style Intelligence son algunas de las más utilizadas.

A la hora de elegir un software de gestión de gastos de empresa, lo ideal es escoger uno que se integre con alguna de esas herramientas. En Okticket, además de integrarnos de forma rápida, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y softwares de gestión del mercado, nos integramos con los sistemas de BI Qlik View y Power BI.

Aplicaciones del Business Intelligence en las empresas 

La mejor forma de explicar las ventajas de la Inteligencia de Negocio es viendo las aplicaciones que puede tener en los diferentes tipos de empresas, sin importar el sector o el tamaño de estas. ¡Vamos con algunos ejemplos!

• Una compañía de telecomunicaciones puede saber si un cliente se va a dar de baja y enfocar sus estrategias para atraer a otros clientes nuevos.
• Los restaurantes pueden tener una visión clara de los productos que deben añadir y quitar del menú.
• Un banco puede identificar a los clientes más solventes para ofrecerles determinados productos.
• Las herramientas del BI permiten analizar de forma exhaustiva los históricos de ventas y el inventario de almacén. Optimizar el stock es muy importante en sectores como el Retail, donde no es fácil acertar con la cantidad almacenada, sobre todo si se trata de productos estacionales.
• También ayuda a analizar el perfil de los clientes (residencia, estado civil, edad, sexo, número de hijos, etc.) y conocer quiénes son más rentables para fidelizarlos. ¿Quieres saber a qué clientes puedes ofrecer una determinada promoción? Las herramientas de BI te permiten conocer cuestiones tales como qué marcas de colonia les gustan, qué tipo de alimentos suelen comprar o cuándo suelen adquirir ropa para los niños, por poner algunos ejemplos.
• Los departamentos de Recursos Humanos tienen en la inteligencia empresarial un recurso para gestionar las bonificaciones analizando su rendimiento real.

La importancia del BI para la gestión de gastos de viaje 

¿Tus empleados pasan gastos de viaje? Las herramientas de BI te ayudarán a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios. De esta forma, sabrás en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) y podrás preparar una estrategia para optimizar el presupuesto.

También puedes ir más allá. Imagínate que tienes varios trabajadores que se desplazan por carretera. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, puedes calcular la ruta más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.

Ventajas de la Inteligencia de Negocio 

Como estamos viendo, una de las principales ventajas del Business Intelligence es aumentar la rentabilidad de las organizaciones. Esto es posible gracias a las utilidades que ofrece. ¿Qué puedes hacer?

• Analizar, gestionar y medir los datos relacionados con tu empresa. También desde el móvil, para que tengas acceso en tiempo real.
• Acceder a la información de forma ordenada y visual, ya que puedes obtener estadísticas completas y gráficas de ventas de forma automatizada.
• Obtener una visión global de toda la compañía. Ya no necesitarás ir área por área para elaborar informes y hacer comparativas.
• La información queda guardada en la nube, en un entorno protegido pero accesible para que puedas consultarla siempre que lo necesites. Si necesitas analizarla con más calma, siempre puedes hacer una exportación del histórico de documentos.
• ¿Has notado que se han producido desviaciones presupuestarias? También puedes implantar un Balance Scorecard para detectar las causas y atajarlas.

En resumen, el Business Intelligence aplicado a la gestión de gastos permite realizar un seguimiento de los objetivos, identificar las áreas que no están consiguiendo los resultados esperados, hacer proyecciones de futuro basadas en información fiable y anticiparse a los problemas para poder solucionarlos antes de que sea tarde.

La gestión de los viajes de negocio no finaliza con la vuelta del trabajador desplazado. Una vez en casa, queda tramitar las notas de gastos. Reporte, supervisión, aprobación, reembolso… La validación de gastos de viaje es un proceso que exige una importante inversión de tiempo por parte de todo el personal implicado.

Si se suman todas esas horas “perdidas”, el coste para la empresa es considerable. Lo peor es que se trata de un problema recurrente al que hay que hacer frente en cada viaje de cada empleado y que muchas veces acaba en conflictos internos.

Automatizar la validación de gastos de viaje

De ahí que una de las primeras acciones que deberían llevar a cabo los CFO de las compañías es aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas de automatización de gastos de empresa. Con Okticket, puedes ahorrarte hasta un 80% del tiempo con respecto a la gestión manual.

Por una parte, la solución cuenta con el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer la información de tickets y facturas al instante. Además, los viajeros solo tienen que hacer una foto al ticket y enviar la hoja de gastos a revisión. Con ello, se evitan el tener que rellenar a mano las notas de gastos y grapar los justificantes de pago acumulados.

Por lo que respecta al departamento de administración, el hecho de tener la información ordenada y de acceder a ella en el momento es una gran mejora. Si a eso se une la posibilidad de integrar la app con el software de contabilidad de la empresa y de conciliar los movimientos de las tarjetas de empresa, el ahorro de tiempo sigue aumentando.

Esas horas que tu equipo dedica a esta tarea, puede invertirlas en otros procesos de más valor, que realmente repercutan en beneficios para la empresa. ¿Todavía crees que se trata de una inversión que vas a tardar mucho tiempo en amortizar? Te invitamos a que pruebes la app y verás cómo vas a obtener un ROI positivo mucho antes de lo que piensas.

A este ahorro de costes que se consigue gracias a la validación de gastos de viaje automática hay que sumar las ventajas añadidas que ofrece. Entre otros: la reducción de fraudes y errores, el almacenamiento en la nube, el control de la política de gastos de viaje o la obtención de información muy valiosa que ofrece el análisis inteligente de los datos.

10 medidas efectivas en la gestión de gastos

Más medidas efectivas para que la aprobación de los gastos sea lo más eficiente posible:

1. Hacer una previsión de los costes. Si cuentas con herramientas digitales, puedes saber cuánto dinero cuesta de media cada tipo de viaje.
2. Delegar funciones, muy útil cuando la persona responsable está enferma o coge vacaciones.
3. Definir una forma concreta para justificar los gastos. De esta forma, evitarás una sobrecarga de datos. Los campos básicos de una hoja de gastos son: Nombre del proveedor, concepto del gasto, importe y fecha. También puedes añadir algún campo adicional para obtener más información. Las categorías y los centros de costes asignados a cada gasto son muy útiles.
4. Establecer un Workflow de aprobación con los niveles por los que debe pasar el gasto antes de su aprobación. Este flujo puede variar en función de la categoría del empleado o de los proyectos.
5. Fijar límites por usuario, por categoría (alojamiento, comida, transporte…) o por destino.
6. Dejar bien claro cuáles son los gastos no reembolsables. Estos dos últimos puntos recuerdan, una vez más, la importancia de contar con una política de gastos de viaje.
7. Mantener informados a los trabajadores desplazados sobre el estado en el que se encuentran sus notas de gastos.
8. Las esperas por los reembolsos suelen inquietar a los trabajadores que han tenido que adelantar dinero. Por eso es conveniente establecer un periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones y respetarlo.
9. Realizar auditorías periódicas que identifiquen posibles anomalías.
10. Si vas a utilizar herramientas digitales, asegúrate de que están homologadas por la Agencia Tributaria.

Han pasado dos años y medio desde que se aprobó en el Consejo de Ministros y siete meses desde que entró en el Congreso. El pasado día 25 de mayo, la Cámara Baja aprobaba finalmente el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal.

Todavía queda su paso por el Senado para concluir la tramitación parlamentaria y que se ponga en marcha, pero las consecuencias ya están claras. ¿Qué implicaciones tiene para las empresas esta norma? Veamos las principales medidas adoptadas.

Los pagos en efectivo, limitados a 1.000 euros

Uno de los acuerdos más sonados y que han causado mayor malestar entre los pequeños comerciantes es la limitación del pago en efectivo a un máximo de 1.000 euros. Esta restricción no afecta a la compra-venta entre particulares, pero sí cuando estos adquieren un bien o servicio a una empresa o profesional.

¿Tienes empleados que van a salir de viaje de negocios y la factura del hotel va a superar esa cantidad? Lo más conveniente es que utilicen una tarjeta de empresa, o cualquier otro medio de pago diferente al dinero en metálico.

Cobertura legal para las inspecciones sorpresa de Hacienda

También han dado mucho de que hablar las inspecciones sorpresa de Hacienda. Entre las enmiendas incluidas, destaca la que permite a la Agencia Tributaria llevarlas a cabo, salvando así las reticencias de los tribunales.

En este punto hay que recordar que, a finales de 2020, el Supremo había sentenciado que Hacienda no podía registrar un domicilio o empresa sin haberlo notificado con antelación.

¿Cómo ha respondido el Gobierno? Introduciendo una enmienda que modifica la Ley General Tributaria en la que se refleja que la solicitud de la autorización judicial para el registro “deberá estar debidamente justificada y motivar la finalidad, necesidad y proporcionalidad de dicha entrada”.

Además, tanto la solicitud como la concesión de la autorización judicial podrán practicarse, “aun con carácter previo al inicio formal del correspondiente procedimiento”, si se especifican los conceptos y períodos que van a ser objeto de comprobación.

Por tanto, no es necesario avisar con antelación de la inspección, solo contar con autorización judicial para realizarla. También pueden llevarla a cabo si el contribuyente da su consentimiento.

Una medida eficaz para estar preparado ante una inspección es contar con un software de digitalización de gastos homologado por la Agencia Tributaria. Con Okticket puedes estar tranquilo en ese sentido. Cuando hayas sacado la foto a tu ticket o factura, puedes deshacerte del papel. En caso de inspección, serás tú quien dé acceso a la información digital al inspector.

Todas las medidas de la Ley contra el Fraude Fiscal

Otras de las medidas aprobadas por la Comisión de Hacienda del Congreso son las siguientes:

• La prohibición de amnistías fiscales.
• El endurecimiento del control sobre las Sicav (deben tener un mínimo de 100 socios con acciones por un valor de 2.500 euros o más).
• El establecimiento de un gravamen del 15% sobre el beneficio no distribuido de las Socimi.
• La rebaja del importe para aparecer como deudor de Hacienda desde el millón de euros hasta los 600.000 euros.
• El veto a los softwares de doble uso que se utilizan para falsear la contabilidad de las empresas y ocultar parte de la facturación.
• La obligación de declarar las inversiones en criptomonedas (tanto en España como de ciudadanos españoles en el extranjero).

¿Eres autónomo/a y tienes que desplazarte a menudo fuera de tu lugar habitual de trabajo? ¿Sabías que aparte de los gastos de hotel, de gasolina o de transporte, también puedes desgravar las comidas y cenas?

La Ley de Reformas urgentes del Trabajador Autónomo trajo muchas novedades. Unas, comenzaron a aplicarse al día siguiente de su publicación en el BOE. Para otras hubo que esperar hasta el 1 de enero de 2018.

Han pasado casi tres años desde entonces, pero todavía hay autónomos que tienen dudas con respecto a determinadas medidas. Sobre todo, en lo relativo a las deducciones de los gastos de viaje.

¿Cuáles son los requisitos para deducir los gastos de manutención?

Lo único que debes tener en cuenta para poder beneficiarte de las deducciones por manutención es cumplir una serie de requisitos:

1. Los gastos deben estar vinculados a tu actividad económica como trabajador por cuenta propia.
2. Pedir la factura para que sirva como justificante. Asegúrate de que se han incluido tus datos fiscales, pues es la única manera de demostrar que el gasto lo has realizado tú.
3. Registrar el gasto en los libros contables.
4. Las cantidades no pueden sobrepasar los 26,67 euros diarios si los desplazamientos son por España y 48,08 euros en el extranjero. En el caso de que tengas que pasar la noche fuera de casa, las cantidades ascienden a 53,34 y 91,35 euros al día respectivamente.
5. El consumo debe hacerse en restaurantes y establecimientos hosteleros.
6. Es necesario efectuar el pago utilizando un medio electrónico y conservar el ticket.

Este último requisito es uno de los más importantes y sin embargo, uno en los que más errores se cometen. Para empezar, debes olvidarte de pagar en efectivo. Utiliza siempre la tarjeta o cualquier dispositivo electrónico asociado a ella (smartwatch, móvil, etc.), pues la Agencia Tributaria entiende que es una fórmula para evitar el fraude.

Al mismo tiempo, la transacción queda reflejada, junto con el nombre del establecimiento y el CIF.

Conciliación de tarjetas: Todos los movimientos en una aplicación

¿Todavía prefieres pagar en efectivo porque así controlas mejor los gastos? Hoy en día tienes a tu alcance un montón de aplicaciones que te ayudan a organizar tus cuentas. Y además, te ahorran mucho tiempo, algo fundamental para que puedas dedicar tus energías a tu negocio. Del papeleo ya se ocupa la tecnología.

¿Sabías que el módulo de conciliación de tarjetas de crédito de Okticket te permite comprobar que los movimientos de tu tarjeta se ajustan a los tickets que has ido subiendo a nuestra aplicación en un solo clic?

No solo eso. La conciliación de tarjetas también te permite descubrir errores. Por ejemplo, un cargo que aparece en los movimientos de la tarjeta pero que te habías olvidado de registrar.

En Okticket estamos conectados vía API con 104 entidades bancarias. Una vez estés dado de alta en el módulo de conciliación bancaria, solo tienes que seleccionar tu banco e introducir las credenciales bancarias asociadas a tu tarjeta. De forma instantánea tu tarjeta quedará asociada a Okticket. 

En este punto es importante destacar que los datos están encriptados y no se pueden utilizar para ningún fin alternativo.

Si no quieres, ya no necesitarás volver a entrar en tu banco para consultar los movimientos.

En cuanto a lo de conservar el ticket, nadie dice que debas hacerlo físicamente. Una forma muy sencilla de almacenarlo es hacerle una foto y subirla a nuestra aplicación. Así siempre lo tendrás a mano en caso de que lo necesites.

Salarios insuficientes, jornadas parciales impuestas por un mercado laboral en trepidante y continua transformación, elección personal… Razones para llegar a esta situación hay muchas, pero lo cierto es que la pluriactividad es una fórmula de trabajo legal y cada vez más habitual sobre la que intentaremos arrojar un poco de luz en este post.

Antes que nada, conviene identificar claramente a qué se refiere el concepto de pluriactividad, al menos en términos fiscales.

Es sencillo, el término se refiere a tener un contrato por cuenta ajena y a la vez llevar a cabo una actividad profesional o empresarial por cuenta propia, lo que obliga al trabajador a estar dado de alta en más de un régimen de cotización a la Seguridad Social (como asalariado en el Régimen General y como autónomo en el RETA).

Conviene no confundir esta situación con la de pluriempleo, que hace referencia a la realización simultánea de dos o más actividades laborales bajo el mismo régimen de la Seguridad Social.

¿Qué implicaciones fiscales conlleva la pluriactividad?

Trabajar bajo ambos regímenes implica cumplir con los requisitos fiscales asociados a cada uno de ellos. Lo que supone:

• Abonar la correspondiente cuota de autónomos.
• Presentar tu declaración anual de la Renta, atendiendo ambos regímenes. Esto es, deberás declarar tanto por el IRPF de uno y de otro.
• Presentar la autoliquidación del IVA, trimestral y anualmente, como cualquier autónomo.

Esta doble forma de tributar conlleva un exceso de cotización por parte del trabajador, que a menudo acaba pagando más de lo que legalmente debería.

Para paliar esta situación la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores incluyó un sistema de compensación mediante mecanismos de devolución y bonificaciones.

Devolución

Puedes acogerte a este sistema cuando has estado todo el año cotizando por cuenta ajena, al trabajar para una empresa, y cotizando por cuenta propia como autónomo. La Seguridad Social fija un tope de 12.215,41 euros en pagos realizados como suma de las aportaciones realizadas bajo ambos regímenes. Quienes superen esta cifra tendrán derecho a la devolución del 50% del exceso, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

• Cotizar por contingencias comunes en régimen de pluriactividad.
• Presentar el modelo de Devolución de Ingresos Indebidos (TC-13-1) en cualquier administración de la Seguridad Social.
• Solicitar la devolución antes del 30 de abril de cada año.

Bonificaciones

Para que puedas acogerte a estas bonificaciones y solicitarlas, debe ser la primera vez que te des de alta como autónomo. Otro requisito es que la condición de pluriactividad se produzca del siguiente modo: primero debes estar contratado y dado de alta por cuenta ajena y posteriormente darte de alta como autónomo. Y recuerda: estas bonificaciones por pluriactividad son incompatibles con la tarifa plana de autónomos, así que compara y elige cuál te interesa más, según tu situación.

¿En qué se concretan estas bonificaciones? En una reducción de tu base de cotización como autónomo. Importante: esto no significa que vayas a cotizar menos, solo es que se reduce la base de manera que eso repercuta en el abono de las cuotas.

Los supuestos de bonificación por pluriactividad, serían:

Si estás contratado a jornada completa en una empresa

• Primeros dieciocho meses de alta: hasta el 50% de la base mínima de cotización.
• Segundos dieciocho meses de alta: hasta el 75% de la base mínima.

Si estás contratado a jornada parcial en una empresa

• En el caso de que la pluriactividad sea a tiempo parcial, las bonificaciones se reducirían al 75% y 85% respectivamente.

Novedad 2018

La nueva Ley sobre Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo regula en su artículo 313 la cotización de los trabajadores autónomos en régimen de Pluriactividad. En ella se incluyen los mecanismos de compensación anteriormente citados, así como otra novedad importante de cara a la declaración de 2018:

• Los trabajadores autónomos en régimen de pluriactividad ya no tendrán que solicitar la devolución de exceso de cotización a la Seguridad Social; la cantidad que corresponda se abonará de forma automática al trabajador. Para ello no será necesario presentar documentación alguna o devolución de cuotas por parte del trabajador. Con la nueva regulación del pasado mes de Octubre será la Seguridad Social la que deberá proceder a abonar el reintegro que en cada caso corresponda antes del 1 de mayo del ejercicio siguiente.

Ventajas e inconvenientes de la pluriactividad

Más allá de las implicaciones fiscales que conlleva estar en esta situación, la pluriactividad tiene sus pros y sus contras. ¿Hacia qué lado de la balanza te inclinas tú?

Ventajas

• Te proporciona diversidad en tus fuentes de ingresos, por lo que si uno de los proyectos sale mal, no te quedas sin nada de la noche a la mañana.
• Existen aplicaciones como Okticket que te permiten gestionar los gastos derivados de tu actividad profesional fuera de la oficina, tanto cuanto te pones el traje de empleado por cuenta ajena, como cuando entras en modo autónomo.
• Te aporta una visión integral sobre la realidad laboral.
• Conocer ambos mundos, aumenta tus posibilidades de desarrollo profesional y amplía notablemente tus oportunidades laborales.

Inconvenientes

• Mayor complejidad fiscal, ya que se combinan las obligaciones tributarias de ambos modelos.
• A veces, más es menos. Trabajas un montón, pero no terminan de salirte las cuentas con Hacienda.
• Desgaste físico y mental. El nivel de implicación que exige responsabilizarse del trabajo por cuenta propia y ajena requiere energía y capacidad de organización y productividad, de modo que ni la calidad de tus proyectos ni tú os resintáis.

Sea como sea, lo importante es que tú estés cómodo en tu rol profesional y que tengas a tu disposición toda la información posible para cumplir con los requisitos fiscales asociados y optimizar al máximo los rendimientos de tu trabajo.