Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje

No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios.
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No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios. A partir de ahí, puede reflejar las cantidades a abonar en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje.

Aunque no exista un documento interno que especifique el dinero a cobrar por kilómetro recorrido cuando un trabajador utiliza su vehículo particular para hacer un desplazamiento laboral, la mayoría de las empresas paga los gastos de kilometraje

¿Qué aspectos tienen en cuenta para fijar un importe?

  • Muchas se rigen por los límites marcados por la Agencia Tributaria para que el gasto sea deducible. En 2021, la cantidad máxima excluida de pagar IRPF es de 0,19 euros por kilómetro recorrido (artículo 9.2 del Reglamento del IRPF). Por tanto, si una empresa paga 0,30 euros/kilómetro, los trabajadores tienen que cotizar por esos 11 céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en el País Vasco y Navarra, donde el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente
  • El precio estipulado en los convenios sectoriales también suele ser tenido en cuenta
  • Puede ocurrir que las empresas fijen diferentes importes en función del cargo del trabajador, del departamento y/o de su antigüedad en la empresa

Dado que el precio del kilometraje es libre, puedes encontrarte con empresas que pagan menos de 0,19 euros por kilómetro recorrido y otras que duplican e incluso triplican esa cantidad.

Así, por ejemplo, están los 0,25 euros por kilómetro que pagan las empresas que se rigen por el Convenio Colectivo Provincial de Limpieza de Edificios y Locales de Bizkaia , los 0,32 euros/km del Convenio Colectivo del Sector de Oficinas y Despachos en la Comunidad Autónoma de Madrid o los 0,36 euros/km del Convenio Colectivo de la Industria Siderometalúrgica de Gipuzkoa.

Qué conceptos incluye el gasto de kilometraje

A la hora de calcular el precio por kilometraje, no solo hay que tener en cuenta el gasto de combustible (el importe debe abonarse en su totalidad, por lo que es importante guardar los tickets). Es necesario incluir otros conceptos:

  • El desgaste de ciertas piezas del vehículo, como pueden ser los frenos o los neumáticos
  • El gasto de aceite
  • La parte proporcional del seguro del coche
  • La parte proporcional del impuesto de circulación

En cambio, no se incluyen las multas de tráfico (tiene que pagarlas el trabajador), los peajes ni los tickets de aparcamiento. No quiere decir que estos dos últimos conceptos no se abonen, pero corresponden a categorías diferentes de las notas de gastos.

Por cierto, el reembolso por peaje y el aparcamiento no tributan. Pero para ello es necesario aportar los justificantes, bien en papel, bien digitalizados mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.

Evitar errores en la gestión del kilometraje

Cuando los trabajadores en movilidad reportan los gastos de viaje de forma manual, puede ocurrir que cometan errores que cuesten dinero a la empresa. Gastos duplicados, tickets borrosos, kilómetros mal calculados…

Lee también: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje

Una forma rápida y sencilla de que el departamento financiero pueda controlar los gastos de kilometraje es implantar una herramienta de digitalización de gastos. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.

Contratar tarjetas de empresa para los empleados también te ayudará a que estos cumplan con la política de gastos de viaje.

Además del evidente ahorro de tiempo y dinero, la automatización permite analizar la evolución de los gastos de empresa. De esta forma, es más fácil tomar decisiones estratégicas.

Gracias a la trazabilidad de los gastos de viaje, puedes saber a qué categorías de gasto destinas más presupuesto. Así tendrás argumentos para negociar descuentos con los proveedores.

En el caso concreto del kilometraje, en Okticket hemos podido constatar que la pandemia ha traído consigo un mayor uso del coche, con lo que han aumentado los kilómetros recorridos. También el gasto en gasolina (un 40% si comparamos el período marzo 2020/marzo2021 con los 12 meses anteriores).

Si embargo, la distancia recorrida en cada desplazamiento se ha reducido sensiblemente, por lo que podemos deducir que la mayoría de los viajes de empresa realizados en coche son de corta distancia.

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