¿Cuánto se paga por kilómetro en 2026? Criterios, normativa y cómo gestionar el kilometraje de empresa

El pago por kilometraje no está regulado por una tarifa única ni existen estadísticas oficiales que marquen un importe "justo". Cada empresa fija su propia cantidad, normalmente recogida en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje. 

Sin embargo, sí existe una referencia fiscal clave que toda compañía y todo empleado deberían conocer: el límite que Hacienda considera exento en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. En este artículo repasamos qué criterios siguen las organizaciones para fijar este importe, qué dice la normativa vigente en 2026, cómo se calcula y cómo evitar los errores más habituales en su gestión.

¿Está la empresa obligada a pagar el kilometraje?

No existe una ley que obligue a toda empresa a abonar kilometraje a sus trabajadores. La obligación, en caso de existir, suele venir marcada por tres vías:

• El convenio colectivo aplicable al sector, que en muchos casos fija una cantidad concreta por kilómetro recorrido.
• El contrato de trabajo, si se ha pactado expresamente una compensación por el uso del vehículo particular.
• La política interna de la empresa, cuando esta decide compensar voluntariamente estos desplazamientos aunque no exista obligación legal o convencional.

Qué criterios siguen las empresas para fijar el precio del kilometraje

Lo habitual es que las empresas paguen gastos de kilometraje a los empleados que utilizan su propio vehículo para desplazamientos profesionales. Y ese importe suele ser fijo, por kilómetro recorrido. Los aspectos que más influyen a la hora de fijarlo son:

• El límite exento de IRPF marcado por la Agencia Tributaria, que es la referencia que más empresas toman como punto de partida, ya que pagar por encima de ese tope implica que el exceso tribute como retribución en especie.
• El convenio colectivo del sector, que en muchos casos establece un importe distinto al límite fiscal, normalmente superior.
• El cargo, el departamento o la antigüedad del trabajador, criterios internos que algunas empresas aplican para diferenciar importes dentro de su propia política interna de gastos.
• El tipo de vehículo (coche o motocicleta), ya que la indemnización exenta varía según el medio de transporte utilizado.

Como el precio del kilómetro es libre, puedes encontrarte empresas que pagan por debajo del límite exento y otras que lo duplican o triplican, asumiendo que ese exceso tributará.

Cuál es el límite exento de IRPF en 2026

Desde julio de 2023, la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, actualizó el importe exento de IRPF por kilometraje, que pasó de 0,19 €/km a 0,26 €/km, lo que ha supuesto una subida del 36,8 %. Este importe sigue vigente en 2026 y es el que recoge el artículo 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007).

Por tanto:

• Si la empresa paga hasta 0,26 €/km, esa cantidad queda exenta de IRPF y de cotización a la Seguridad Social, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento.
• Si paga más de 0,26 €/km, el exceso se considera retribución en especie y debe tributar.
• A los 0,26 €/km se pueden sumar, aparte, los peajes y el aparcamiento, siempre que estén justificados con factura. Cuando el trabajador utiliza transporte público, en cambio, queda exento el importe exacto que figure en el billete o factura, sin tarifa fija por kilómetro.

Cómo calcular el precio del kilometraje paso a paso

El cálculo del reembolso por kilometraje es sencillo una vez se conoce la distancia recorrida:

1. Calcula la distancia total del trayecto, normalmente ida y vuelta, mediante un GPS o una herramienta como Google Maps.
2. Multiplica los kilómetros recorridos por el precio fijado por la empresa (hasta 0,26 €/km si se quiere mantener la exención fiscal).
3. Suma los gastos adicionales justificados, como peajes o aparcamiento, que se reembolsan aparte y también están exentos si se acreditan.

Por ejemplo, si un empleado se desplaza a una ubicación situada a 60 km de distancia, el cálculo sería: 60 km (ida) + 60 km (vuelta) = 120 km × 0,26 €/km = 31,20 € exentos, más los peajes o el parking que pueda justificar con factura.

Importante: la responsabilidad de acreditar que las cantidades pagadas corresponden a desplazamientos reales recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. Así lo confirmó el Tribunal Supremo en la sentencia 426/2025, de 4 de febrero. Otra razón más para llevar un registro con trazabilidad.

Qué conceptos incluye el gasto de kilometraje

El importe por kilómetro que paga una empresa pretende cubrir el coste real de usar el vehículo propio para fines profesionales. Los conceptos que normalmente se tienen en cuenta son:

• El gasto de combustible.
• El desgaste del vehículo (frenos, neumáticos, mantenimiento general).
• El gasto de aceite.
• La parte proporcional del seguro del coche.
• La parte proporcional del impuesto de circulación.

En cambio, no se incluyen en este importe las multas de tráfico (siempre a cargo del trabajador), los peajes ni los tickets de aparcamiento. Estos dos últimos sí se reembolsan, pero como conceptos independientes, ligados al desplazamiento profesional y siempre con justificante.

Errores más comunes al gestionar el kilometraje de empresa

Cuando los empleados en movilidad reportan los gastos de viaje de forma manual, es habitual que se cuelen errores que acaban costando dinero a la empresa. Kilómetros calculados a ojo, trayectos que se duplican porque el empleado ya no recuerda si lo anotó, o notas de gastos que llegan a contabilidad a final de mes con datos incompletos..

La forma más eficaz de evitarlo es dejar de depender del cálculo manual y automatizar tanto el registro como la validación de cada trayecto, integrando ese proceso dentro de la política interna de gastos de la compañía.

Cómo te ayuda Okticket a gestionar el kilometraje de empresa

Con Okticket, el registro del kilometraje forma parte del mismo flujo con el que los empleados gestionan el resto de sus gastos de viaje. Puedes adaptar el pago de kilometraje a la política de gastos de tu empresa, sin renunciar al control ni a la trazabilidad que exige Hacienda:

• Establece tu propio precio por kilómetro, ya sea al límite exento de IRPF (0,26 €/km) o al importe que marque tu convenio o política interna.
• Registra y certifica cada desplazamiento introduciendo directamente el número de kilómetros recorridos o seleccionando entre los trayectos habituales ya configurados.
• Calcula la distancia automáticamente mediante GPS, con integración con Google Maps, para que el empleado no tenga que estimar ni anotar kilómetros a mano.

De esta forma, cada parte de gasto queda registrado con fecha, origen, destino y kilómetros reales, justificando el desplazamiento tal y como exige la normativa, y reduciendo a cero los errores de cálculo manual.

Además, contar con tarjetas de empresa para los empleados refuerza el cumplimiento de la política de gastos de viaje en el resto de partidas (combustible, peajes, parking), sin mezclar conceptos ni perder justificantes.

Si tu empresa gestiona desplazamientos frecuentes, automatizar el kilometraje es la forma más sencilla de cumplir con Hacienda y de dejar de perder tiempo en correcciones manuales. 

Por qué digitalizar el kilometraje aporta más que ahorro de tiempo

Más allá de la comodidad inmediata, automatizar el registro de kilometraje permite al departamento financiero analizar la evolución del gasto y tomar decisiones con datos reales. Gracias a la trazabilidad de los desplazamientos, una empresa puede saber con precisión cuánto presupuesto destina a esta partida y detectar desviaciones a tiempo, además de tener argumentos sólidos si necesita negociar condiciones con proveedores de flota o combustible.

El uso del vehículo propio para desplazamientos de trabajo sigue siendo muy habitual, especialmente en trayectos cortos y frecuentes (visitas comerciales, reuniones puntuales, desplazamientos entre oficinas), frente a un uso más puntual del transporte público para distancias largas. Eso hace que un sistema de registro ágil, como el cálculo por GPS o la selección de trayectos habituales, marque una diferencia real en el día a día del equipo en movilidad.

Preguntas frecuentes sobre el kilometraje de empresa

¿Es obligatorio pagar el kilometraje a 0,26 €/km? 

No. El importe es libre y lo fija cada empresa, normalmente a través de su convenio colectivo o política interna. La cifra de 0,26 €/km es solo el límite hasta el que ese pago queda exento de IRPF.

¿Qué pasa si mi empresa paga más de 0,26 €/km? 

Puede hacerlo, pero la cantidad que supere ese límite se considera retribución en especie y tributa en el IRPF del trabajador, igual que el resto de rendimientos del trabajo.

¿Hay que justificar el kilometraje aunque esté dentro del límite exento? 

Sí. La exención solo aplica si se acredita la realidad del desplazamiento: fecha, motivo, origen y destino. Por eso es clave contar con un registro fiable, como el que ofrece una app de gestión de gastos con cálculo por GPS.

¿Los peajes y el aparcamiento se pagan aparte del kilometraje? 

Sí, son conceptos independientes y también están exentos de IRPF si se justifican con factura, sin que se incluyan en el cómputo de los 0,26 €/km.

Si quieres profundizar en cómo diseñar la política de gastos de viaje de tu empresa, te contamos cómo construirla paso a paso.

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