¿Por qué las pymes deberían digitalizar los gastos de empresa?

Mira encima de tu escritorio. Tienes un móvil de última generación en el que guardas toda tu vida personal y profesional, llevas una tablet con las presentaciones de productos/servicios para clientes y un ligero portátil ha sustituido al enorme ordenador de sobremesa que tenías cuando empezaste. ¿De verdad sigues gestionando los gastos profesionales a mano?

Pese a que el control de gastos corporativos es una tarea crítica, muchas organizaciones siguen utilizando procesos manuales, con resultados poco eficientes y alto riesgo de error. La solución para ahorrar tiempo, dinero y ganar visibilidad sobre las finanzas pasa por la digitalización la gestión de gastos corporativos.

En este artículo, te explicamos qué significa digitalizar los gastos de empresa, cómo elegir un software de gestión fácil de utilizar, y qué beneficios obtendrás al automatizar los flujos de aprobación, controlar pagos recurrentes y gestionar justificantes originales con tecnología OCR.

¿Qué significa digitalizar los gastos de empresa?

Digitalizar gastos implica sustituir procesos manuales por un software de gestión que capture, procese, apruebe y registre toda la información de forma automática. Ya no necesitas hojas de Excel, correos interminables para validaciones ni guardar montones de justificantes originales en papel.

El objetivo es tener un proceso integral y centralizado para:

• Registrar gastos de forma sencilla y rápida
• Capturar justificantes originales (en papel o digitales)
• Establecer flujos de aprobación claros y personalizables
• Integrar datos con contabilidad o ERP
• Controlar pagos recurrentes de forma eficiente
• Gestionar tarjetas corporativas desde un único lugar
• Conciliar automáticamente los pagos realizados con tarjetas de crédito
• Obtener informes y analíticas en tiempo real

Ventajas de la gestión digital de los gastos de empresa

¿A que ya vas entendiendo que la gestión digital de los gastos de empresa no es solo para las grandes empresas? Más motivos que te ayudarán a tomar la decisión:

• Cuando los trabajadores se desplazan  por motivos laborales, tienes que contabilizar los gastos de viaje. ¿Qué ocurre si se pasan de plazo o pierden algún ticket o factura? Pues que se quedan sin recuperar ese dinero. Con aplicaciones como Okticket esto no va a volver a ocurrir, puesto que el ticket queda digitalizado en la aplicación y almacenado para que puedas consultarlo en cualquier momento.

• ¿Te preocupa estar al día con los impuestos? Las herramientas digitales te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales. Eso sí, asegúrate de que las que implantes estén homologadas por la Agencia Tributaria. Esto te garantiza que los documentos digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel.

•  ¿A los empleados nómadas les estresa acumular tickets en la guantera del coche, en la cartera, en los bolsillos del abrigo…? Si los digitalizan, pueden tirarlos a la basura en cuanto comprueben que los datos extraídos son correctos. Tú, por tu parte, tendrás acceso a toda la información en tiempo real.

• Tampoco tendrás que conservarlos en el archivo durante cuatro años por si tienes que someterte a una auditoría. Los tickets y facturas se guardan en un entorno cloud seguro. Más espacio en las estanterías de tu oficina.

• Seguro que ya sabes que realizar el proceso de validación de gastos de viaje de forma manual te lleva mucho tiempo. A eso tienes que sumar el tiempo que tardan los viajeros de negocios en cumplimentar una nota de gastos. 

• Con la contabilidad manual es más fácil cometer errores que hacen perder dinero a la empresa. De hecho, se estima que que el 20% de las notas de gastos contiene algún fallo. Eso implica una pérdida económica que, de ser cuantiosa, puede obligar  a que la compañía suba los precios. Conclusión: la digitalización contribuye al aumento de la competitividad.

Trazabilidad de la información

¿Quiere saber dónde se va el presupuesto? Con las herramientas de gestión digital de gastos de empresa podrás analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por departamento, por ejemplo. ¿Te imaginas lo que tardarías si tuvieras que hacer ese trabajo manualmente? Al final, solo cogerías una pequeña muestra y las cifras no serían reales.

Resumiendo. Las herramientas de digitalización de gastos de empresa te permiten dedicar más tiempo a tareas de mayor valor productivo y te proporcionan un valioso análisis de datos. 

¿Qué debe tener un buen software de gestión de gastos?

Para aprovechar al máximo la digitalización, no basta con escanear tickets. Necesitas un software de gestión completo, fácil de utilizar y adaptado a tu empresa. Debe incluir:

• Tecnología OCR para capturar datos automáticamente
• Flujos de aprobación personalizables
• Control de tarjetas corporativas
• Almacenamiento y consulta de justificantes originales
• Integración con el ERP y demás sistemas de gestión empresarial
• Informes en tiempo real y exportación de datos
• Acceso seguro en la nube

Pasos para digitalizar los gastos de tu empresa

1. Analiza el proceso actual: identifica cuellos de botella, errores frecuentes y tareas manuales.
2. Define objetivos claros: reducir tiempos de validación, mejorar control, cumplir con normativa, etc.
3. Elige el software adecuado: busca funcionalidades clave como OCR, flujos de aprobación de gastos y control de pagos recurrentes.
4. Implanta el sistema: forma al equipo, define políticas internas y configura los flujos de aprobación.
5. Monitorea y optimiza: revisa resultados, corrige ineficiencias y aprovecha los informes generados.

Conclusión: digitaliza para ahorrar tiempo y ganar control

Digitalizar los gastos de empresa no solo consiste en escanear justificantes originales. Significa automatizar flujos de aprobación, controlar pagos recurrentes y gestionar tarjetas corporativas de forma centralizada.

Con un software de gestión fácil de utilizar y tecnología OCR, reduces errores, ahorras tiempo y ganas visibilidad total de tus finanzas. Dedica menos esfuerzo a tareas repetitivas y más a hacer crecer tu negocio.

Con Okticket, digitaliza tus gastos de forma sencilla y eficiente. Solicita tu demo hoy mismo y descubre todas sus ventajas.