App de gestión de dietas laborales: ¿Cuál elegir en 2026?

La gestión de dietas laborales parece fácil, hasta que toca poner orden. Empleados viajando, normas poco claras, errores en nómina, reclamaciones internas, escasa visibilidad, justificaciones pendientes… El Excel no es la mejor opción para un control de gastos de viaje óptimo.

¿Qué herramientas digitales facilitan la gestión de gastos de dietas laborales? ¿Qué debe tener una buena app de gestión de viáticos en 2026? Lo veremos a lo largo de este artículo.

¿Qué son las dietas laborales o viáticos?

Las dietas laborales son compensaciones económicas destinadas a cubrir gastos derivados del trabajo fuera del centro habitual. Según el Reglamento del IRPF (artículo 9), estas percepciones están exentas de tributación cuando cumplen ciertos requisitos y límites.

Normalmente su importe es fijo, independiente de lo que realmente se gaste. Y ahí es donde radica su principal diferencia con los gastos de viaje (transporte, gasolina, peajes, aparcamiento, etc.), que varían en cada desplazamiento.

Una mala gestión de las dietas genera:

• Errores fiscales y contables
• Descontento entre empleados
• Sobrecostes invisibles
• Carga administrativa innecesaria

De ahí que digitalizar este proceso no es solo una cuestión de eficiencia, sino de control y cumplimiento.

Un apunte importante. Aunque las dietas y los gastos de viaje no sean lo mismo, muchas empresas los agrupan en la misma herramienta de gestión de gastos corporativos.

Por eso, aunque en este artículo hablemos de cómo elegir una app de gestión de dietas laborales, podría extrapolarse al resto de gastos de viaje profesionales.

¿Qué cubren las dietas laborales de empresa?

• Gastos de manutención. Es decir, las comidas realizadas durante la jornada laboral fuera del lugar habitual de trabajo o de residencia.
• Alojamiento, cuando el viaje corporativo requiere pernoctar fuera del domicilio.

¿Cómo se pagan los viáticos?

A la hora de abonar el dinero, las empresas suelen hacerlo de dos formas:

1. ‍Anticipos

Se paga al trabajador la cantidad establecida antes del viaje y luego se regulariza según política interna

2. Reembolsos en nómina

Las dietas se reflejan en nómina como percepciones no salariales. La Agencia Tributaria detalla los requisitos y límites en su normativa oficial para que estén exentas de gravamen.

Límites legales de dietas exentas de IRPF en España

Los máximos exentos diarios más habituales están recogidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007):

Para dietas de manutención

En España

• Con pernocta: hasta 53,34 €/día
• Sin pernocta: hasta 26,67 €/día

En el extranjero

• Con pernocta: hasta 91,35 €/día
• Sin pernocta: hasta 48,08 €/día

Para alojamiento

No hay un límite fijo. La exención suele depender de que el gasto esté justificado dentro de los criterios aplicables.

En este punto es importante aclarar que, aunque tu empresa pague una dieta fija, los límites son relevantes ya que los excesos pueden tener impacto fiscal si no se gestionan y documentan correctamente.

Justificación de dietas: lo que suele fallar

Para que la exención sea defendible, en la práctica necesitas poder demostrar:

1. Que se trata de un gasto real y necesario
2. Que se produce un desplazamiento fuera del centro habitual
3. Que el pago está correctamente documentado (motivo, lugar, fechas, factura, etc.)

Aquí es donde un software de dietas empresariales marca la diferencia. No es solo guardar tickets, es obtener trazabilidad (quién, cuándo, por qué, dónde, con qué política).

Criterios para elegir un software de gestión de dietas laborales

Antes de evaluar herramientas específicas, es fundamental identificar qué necesita tu empresa:

Por tamaño de organización:

Empresas pequeñas (1-50 empleados):

• Necesidad: simplicidad, implementación rápida, coste contenido
• Prioridad: facilidad de uso sobre funcionalidades avanzadas
• Presupuesto típico: 50-300€/mes

Empresas medianas (50-200 empleados):

• Necesidad: automatización, integraciones contables, políticas personalizables
• Prioridad: equilibrio entre funcionalidad y complejidad
• Presupuesto típico: 300-1.000€/mes

Empresas grandes (+200 empleados):

• Necesidad: auditoría avanzada, compliance internacional, múltiples aprobadores
• Prioridad: robustez, seguridad, escalabilidad
• Presupuesto típico: +1.000€/mes

Por tipo de operativa:

• Empresas con viajes nacionales ocasionales: herramientas básicas o módulos dentro de software de RRHH
• Empresas con movilidad frecuente: soluciones especializadas en gestión de gastos corporativos
• Empresas con operativa internacional: plataformas con soporte multi-divisa y normativas por país

Funcionalidades esenciales en una app de gestión de dietas

Automatización, análisis de datos avanzado, monitoreo continuo, enfoque estratégico… Las empresas buscan lo que se conoce como “smart audit”, y eso solo pueden ofrecerlo las herramientas de gestión de gastos corporativos más avanzadas.

1. Configuración flexible de dietas

Qué deberías poder hacer:

Crear tipos de dieta (hotel, comida, cena, café…)

• Definir tarifas por tipo (y variaciones por país/ciudad si aplica)
• Asignar importes por usuario o perfil (comercial, dirección, técnicos…)

2. Registro digital de dietas y gastos

• Captura de tickets y facturas desde el móvil
• OCR (reconocimiento óptico) para extraer datos automáticamente 
• Geolocalización para validar desplazamientos

3. Aplicación automática de políticas internas

• Límites, reglas, excepciones configurables
• Avisos automáticos de gastos fuera de política
• Auditoría automatizada con detección de riesgos

4. Flujo de aprobación simple

• Notificaciones claras
• Aprobación desde el móvil o el gestor web
• Comentarios y rechazos trazables

5. Integración con contabilidad y nóminas

Si la dieta acaba en nómina o contabilidad, necesitas una integración robusta con tus sistemas, para no rehacer todo a mano.

6. Informes y control del gasto en tiempo real

Un dashboard práctico debería ofrecer:

• Análisis de gastos por centro de coste, proyecto, empleado
• Tendencias y desviaciones presupuestarias
• Control “en el momento”, no al cierre del mes
• Exportación de informes personalizables

Errores habituales al elegir un software

• Elegir herramientas sobredimensionadas: ¿por qué pagar por funcionalidades que nunca vas a usar?
• Apostar por soluciones demasiado genéricas: por ejemplo, contratar módulos de gastos dentro de ERPs que no cubren necesidades específicas
• Falta de integración con sistemas existentes: esto obliga a la doble entrada manual de datos
• Baja adopción por parte de los empleados: esto ocurre cuando las interfaces son tan complejas que nadie quiere utilizarlas 

Comparativa de herramientas para gestión de dietas laborales en 2026

La mejor app para gestionar dietas o viáticos es aquella que se adapte a tus necesidades. Ni más ni menos. Aquí tienes una comparativa de cinco soluciones líderes.

Okticket 

Okticket está pensada para el día a día real: reportar en segundos, controlar al instante y evitar el caos de justificantes.

La solución permite gestionar todos los tipos de gastos de viaje profesionales, incluidas dietas. 

Funcionalidades principales:

• Configuración de tipos de dietas con importes personalizables
• Definición de límites por empresa o por usuario/rol
• Registro de gastos desde el móvil con captura de justificantes
• Automatización de flujos de aprobación
• Control del gasto en tiempo real
• Gestión digital de justificantes (elimina tickets en papel)
• Integraciones con los principales sistemas contables

El empleado registra el gasto en segundos. El equipo financiero lo recibe estructurado.

Ideal para: Empresas de todos los tamaños que buscan equilibrio entre funcionalidad y facilidad de uso, con prioridad en velocidad de implementación.

Rydoo

Rydoo es una plataforma consolidada en la gestión de gastos corporativos, especialmente orientada a empresas con operativa internacional. 

Funcionalidades principales:

• Gestión de gastos multi-divisa y multi-país
• Políticas de gasto configurables por región
• OCR avanzado con alta precisión
• Gestión de kilometraje integrada

Ideal para: Empresas grandes con políticas de viajes complejas y equipos distribuidos por varios países. 

Limitaciones: Curva de aprendizaje más pronunciada y la implementación puede llevar varias semanas. Puede resultar excesiva para empresas pequeñas con necesidades simples. 

TramitApp

TramitApp aborda la gestión de gastos desde el punto de vista de RRHH, integrándola con nóminas y gestión de personal. 

Funcionalidades principales:

• Gestión básica de dietas y kilometraje
• Control sencillo por empleado
• Integración nativa con módulos de nómina

Ideal para: Empresas pequeñas con necesidades simples.

Limitaciones: La gestión de gastos es un módulo complementario, no el producto principal. Ofrece menos funcionalidades avanzadas de análisis y auditoría que otras soluciones especializadas.

Sesame HR

Se trata de una suite de gestión de recursos humanos con módulo de control de gastos y dietas como funcionalidad adicional.

Funcionalidades principales:

• Control básico de dietas dentro de la plataforma de RRHH
• Registro de gastos y aprobaciones simples
• Exportación básica de datos

Ideal para: Empresas que priorizan la gestión del talento y buscan centralizar todos los procesos de RRHH en una única plataforma, incluyendo un control básico de gastos.

Limitaciones: El módulo de gastos tiene funcionalidades limitadas comparado con un software especializado. Su enfoque está en la gestión del talento más que en la contabilidad profunda. 

Payhawk

Payhawk combina tarjetas corporativas, gestión de gastos y automatización financiera en una única plataforma. 

Funcionalidades principales:

• Tarjetas corporativas 
• Control de gastos en tiempo real 
• Automatización de procesos contables
• Gestión de facturas de proveedores (AP automation)

Ideal para: Empresas medianas y grandes con estructuras financieras complejas y alto volumen de gasto corporativo.

Limitaciones: Solución más compleja con mayor curva de aprendizaje. Implementación más larga y precio superior al de otras herramientas de gestión de gastos corporativos

Comparativa rápida: herramientas y enfoque

La digitalización como clave para control y eficiencia en dietas laborales

Gestionar dietas manualmente tiene dos riesgos inevitables: la pérdida o deterioro de justificantes y los errores que cuestan tiempo y dinero.

Las aplicaciones para gestionar dietas laborales ofrecen un control total: 

• Reducen el trabajo operativo de finanzas/administración 
• Mejoran la trazabilidad y defensa ante auditorías 
• Proporcionan visibilidad en tiempo real del gasto 
• Eliminan la pérdida de justificantes físicos 
• Automatizan el cumplimiento de políticas internas 
• Facilitan el cierre contable mensual

Conclusión

En 2026, elegir una app para dietas laborales no va solo de "subir tickets": implica analizar políticas, trazabilidad, aprobación, integración y control del gasto en tiempo real.

Si buscas una herramienta que permita configurar dietas (tipos e importes), evitar pérdidas de justificantes, controlar el gasto al instante y mantener el proceso ordenado, Okticket encaja como solución práctica y escalable para empresas que quieren eficiencia sin complicarse.

La clave está en no pagar de más por funcionalidades que no necesitas ni infrautilizar herramientas complejas que generan fricción en tu equipo.

¿Listo para simplificar la gestión de dietas en tu empresa? Si después de leer esta guía identificas que necesitas: 

• Implementación rápida 
• Adopción sin fricción por parte de tus empleados 
• Control de gastos en tiempo real sin complejidad técnica 
• Equilibrio entre funcionalidad y facilidad de uso 

Okticket puede ser tu solución. Agenda 15 minutos con nuestro equipo para analizar tu caso específico.

Preguntas frecuentes sobre gestión de dietas laborales

¿Cuál es la diferencia entre dietas y gastos de viaje?

A grandes rasgos, las dietas suelen centrarse en manutención y/o alojamiento, con importes fijos. Los gastos de viaje engloban tanto las dietas como el resto de gastos asociados (parkings, taxis, peajes, kilometraje, etc.)

¿Son obligatorias las dietas laborales?

No siempre, solo lo son en estos dos casos:

• Lo marca el convenio colectivo aplicable
• Existe un acuerdo previo entre la empresa y el empleado

¿Las dietas son parte del salario?

No deberían serlo. Las dietas son percepciones no salariales y, si cumplen los requisitos y límites establecidos por la Agencia Tributaria, no tributan como salario. La AEAT regula la exención bajo condiciones específicas que puedes consultar en su normativa oficial.

¿Hay que justificar las dietas?

Sí. Aunque se pague un importe fijo, la empresa debe poder defender el abono ante Hacienda y la Seguridad Social con:

• Trazabilidad del desplazamiento (fechas, destino, motivo)
• Política de dietas aplicada
• Vinculación con la actividad laboral
• Documentación que acredite el desplazamiento

¿Por qué Hacienda revisa las dietas?

Porque pueden usarse incorrectamente como "salario encubierto" si no se cumplen requisitos o se exceden los límites legales. Esto constituye un fraude fiscal que puede derivar en sanciones para la empresa.

¿Qué diferencia a un software de gestión de gastos de hojas de Excel?

Los softwares especializados automatizan:

• La captura de recibos (foto desde móvil)
• La categorización de gastos (mediante OCR y reglas)
• Los flujos de aprobación (notificaciones automáticas)
• La validación contra políticas (alertas en tiempo real)
• La integración con contabilidad (exportación directa)

Además, eliminan errores manuales de transcripción, proporcionan trazabilidad completa y ofrecen visibilidad en tiempo real del gasto, algo imposible con hojas de cálculo.

¿Cuánto tiempo se tarda en implementar un software de gestión de dietas?

Depende de la complejidad de la herramienta y de tu organización:

• Soluciones simples: 1-2 semanas 
• Soluciones intermedias: 3-4 semanas 
• Soluciones complejas: 6-12 semanas 

¿Qué ROI puede esperarse de digitalizar la gestión de dietas?

Aunque varía por empresa, estudios del sector indican:

• Reducción de tiempo administrativo: 50-75%
• Disminución de errores: 60-80%
• Ahorro en costes operativos: 30-50% (considerando tiempo de finanzas, empleados y correcciones)
• Recuperación de inversión típica: 6-18 meses

¿Es necesario formar a los empleados?

En general, las herramientas modernas requieren formación mínima para empleados. Las interfaces están diseñadas para ser intuitivas. La formación más importante es para:

• Administradores (configuración de políticas)
• Aprobadores (uso del flujo de validación)
• Equipo de finanzas (extracción de informes e integraciones)

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