El escenario

Grupo Gesor es una empresa líder en el sector de consultoría y servicios empresariales, con un enfoque en la eficiencia operativa y la optimización de recursos. La gestión de notas de gastos era una tarea que consumía mucho tiempo y recursos, lo que generaba ineficiencias y retrasos en el proceso contable.

Los desafíos

• Tiempo de procesamiento: La gestión manual de las notas de gastos implicaba un gran volumen de papel y tiempo dedicado a la revisión y aprobación de cada nota.
• Errores humanos: La entrada manual de datos era propensa a errores, lo que generaba inconsistencias en la contabilidad.
• Visibilidad limitada: La falta de una solución centralizada dificultaba el seguimiento y control de los gastos en tiempo real.
• Integración contable: Necesidad de una integración fluida con el software de contabilidad utilizado, Sage Despachos, para mejorar la eficiencia y precisión contable.

La solución

Grupo Gesor decidió implementar una herramienta innovadora de gestión de notas de gastos y eligió Okticket, el SaaS que permite a los empleados capturar y reportar sus gastos de manera rápida y eficiente, y se integra de forma nativa con Sage Despachos.

Las ventajas

• Digitalización de procesos: Okticket permitió a los empleados capturar imágenes de sus recibos y facturas utilizando sus smartphones, eliminando la necesidad de manejar documentos físicos.
• Automatización de la entrada de datos: La herramienta utiliza OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer automáticamente los datos relevantes de los recibos, reduciendo la posibilidad de errores humanos.
• Integración con Sage Despachos: La integración directa con Sage Despachos permitió que toda la información de gastos se sincronizara automáticamente con el software contable de Grupo Gesor, agilizando los procesos contables y mejorando la precisión de los informes financieros.
• Visibilidad en tiempo real: La plataforma de Okticket proporcionó al departamento financiero del Grupo Gesor una visibilidad completa y en tiempo real de todos los gastos, facilitando el control y la toma de decisiones.

El ROI

• Reducción del tiempo de procesamiento: El tiempo dedicado a la gestión de notas de gastos se redujo en un 60%, permitiendo al personal enfocarse en tareas más estratégicas.
• Disminución de errores: La automatización de la entrada de datos redujo notablemente los errores contables, mejorando la precisión y la fiabilidad de los informes financieros.
• Mejora en la eficiencia operativa: La integración con Sage Despachos eliminó la duplicación de esfuerzos y mejoró la eficiencia operativa del departamento de contabilidad.
• Mayor control y transparencia: La visibilidad en tiempo real de los gastos permitió a los gerentes de Grupo Gesor tomar decisiones informadas y controlar mejor el presupuesto.

El testimonio

"Implementar Okticket ha sido un cambio significativo para nosotros. No solo hemos mejorado nuestra eficiencia operativa, sino que también hemos logrado una mayor precisión en nuestra contabilidad. La integración con Sage Despachos ha sido perfecta, y ahora tenemos un control mucho mejor de nuestros gastos. Además, nos permite brindar un mejor servicio a nuestros clientes. Okticket ha superado nuestras expectativas y estamos muy satisfechos con los resultados." Bernardo Lorenzo (Socio Director Grupo Gesor)

La conclusión

La adopción de Okticket por parte de Grupo Gesor es un claro ejemplo de cómo la digitalización y la automatización de procesos pueden transformar la gestión de notas de gastos, mejorando la eficiencia, la precisión y el control financiero. La integración fluida con Sage Despachos ha sido un factor clave en el éxito de esta implementación, proporcionando a Grupo Gesor una solución completa y eficiente para la gestión de sus gastos.

Con más de un siglo de historia, Cupa Group es una de las grandes multinacionales con sede en España. El grupo empresarial está conformado por 75 empresas con presencia en 9 países y da empleo a más de 2.500 personas.

Antes de implantar Okticket, el equipo dedicado a las actividades comerciales en la calle presentaba sus notas de gastos en formatos muy dispares (Excel, PDF…). Además, no respetaba los tiempos para realizar los reportes de gastos.

«También teníamos muchos errores contables y falta de control», explica Rocío Gómez, CFO de CUPA.

Automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales se había vuelto necesario, y Okticket fue la herramienta elegida para llevar a cabo la digitalización. La flexibilidad para personalizar la solución en función de las necesidades específicas de cada una de las empresas fue uno de los motivos de peso para decantarse por nuestra solución.

“El acceso en tiempo real a la información de gasto y la integración de Okticket con nuestro software de Business Intelligence ha posibilitado implantar en tiempo récord una verdadera transformación digital del proceso financiero”.

El conector Okticket + SAP

Rocío Gómez destaca también la ventaja que supone el poder controlar los gastos de cada usuario en el momento o el establecer límites por categorías.

¿Y qué decir del conector de Okticket con SAP? «Nos permite contabilizar por centro de coste y por proyectos, una tarea que antes hacíamos a mano y que ahora está totalmente automatizada», recuerda.

Y todo ello en un periodo de implantación muy rápido. «Es una experiencia que recomiendo, es especialmente útil», concluye.

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Con más de 50 años de trayectoria, BASF es una de las principales compañías químicas de nuestro país. Hoy cuenta con más de 2.000 colaboradores distribuidos por los diferentes centros de trabajo de España, muchos de los cuales tienen que desplazarse continuamente.

Debido a esta casuística, era necesario automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje, y Okticket fue la herramienta elegida para llevar a cabo la digitalización. La experiencia de usuario fue uno de los motivos de peso para decantarse por nuestra solución.

“Ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos”

Llegado el momento de la implantación, el proceso fue “súper sencillo”, en palabras de Aitor Rovira, del departamento de IT de BASF. “La comunicación con el equipo siempre fue muy fluida, nos ayudaron aportando una serie de ideas para mantener los procesos corporativos que no podíamos modificar”, asegura.

Okticket: ahorro de tiempo, de espacio y de costes

La aceptación por parte del equipo también fue muy buena. Xavier Ribera, Director de Comunicación de BASF en España y Portugal, explica que Okticket ha cambiado su manera de afrontar la gestión de gastos en el día a día. Gracias a nuestra plataforma, han dejado atrás “un proceso que requería muchísimas horas”.

Antes de implantar Okticket, los trabajadores hacían una liquidación cada mes o cada dos meses, con la pérdida de tiempo que supone el recopilar los tickets y rellenar a mano las notas de gastos. Ahora, dice, “ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos”.

Desde Administración comparten esta opinión. Marta Domingo, del departamento de Finanzas de BASF, va más allá al asegurar lo siguiente: “Gracias a Okticket, realmente estamos imputando estos gastos a las cuentas contables correctas, tenemos la posibilidad de recuperar el IVA y además nos ahorramos un montón de espacio físico en el archivo gracias a digitalizarlo”, explica

El resultado de todo esto: “1.200 usuarios que están encantados de poder utilizar Okticket”

En el siguiente vídeo puedes ver la OkExperience de BASF.