Contar con un software con visibilidad instantánea es como tener un GPS para tu dinero. Sigue leyendo para ver todas las ventajas de la gestión de gastos automatizada para un CFO digital.
Conoce al detalle la integración entre una plataforma de Business Travel y nuestra solución de digitalización de gastos corporativos.
Papeleo, notas de gastos interminables, tickets perdidos, facturas dispersas… ¿La gestión de gastos de viaje profesionales se te hace bola? Con la integración entre Okticket y Ween, los procesos se simplifican.
Se trata de una conexión técnica entre una plataforma de Business Travel y nuestra solución de digitalización de gastos corporativos. El objetivo es hacer más práctico el proceso de gestión de viajes de empresa.
El resultado es simple: los viajes de empresa como deberían: fáciles y sin estrés.
La integración Okticket + Ween permite conectar el ciclo de viaje en plataformas complementarias. Por ejemplo, si Pablo, del equipo comercial, viaja a Mallorca para una reunión, su experiencia sería así:
Pablo accede a la plataforma de Ween para reservar vuelo y hotel, respetando los límites de gasto establecidos. Los responsables pueden visualizar los viajes programados y sus costes, sin sorpresas de última hora.
Pablo fotografía cada ticket relacionado con el viaje (taxi, comidas, etc.) usando la app de Okticket. Todos esos gastos se agrupan automáticamente en una única hoja de gastos.
El informe de gastos está prácticamente listo. La tecnología de Okticket procesa tickets y facturas en diferentes idiomas y formatos, extrayendo la información relevante para su aprobación.
Además, Okticket se integra con sistemas ERP, permite monitorizar gastos y facilita la generación de reportes.
Esta integración busca hacer más eficiente la gestión de viajes corporativos:
Es una conexión técnica entre Okticket, especialista en digitalización de gastos profesionales, y Ween, plataforma de viajes corporativos. Permite vincular las reservas con la gestión de gastos.
Reduce tareas manuales y mejora el control sobre los gastos de viaje. Al conectar reservas con gastos, se simplifica el proceso contable y se obtiene mejor visibilidad de los costes.
Cuando un empleado reserva a través de Ween, la información se sincroniza con Okticket, creando una hoja de gastos para ese viaje. El empleado añade tickets y facturas desde el móvil.
Sí. Okticket valida que los gastos registrados cumplan con las políticas internas configuradas.
Okticket utiliza tecnología OCR e ICR para interpretar tickets y facturas en diversos idiomas, divisas y formatos, asegurando la precisión de la información.
Si tu empresa busca optimizar la gestión de viajes y gastos corporativos mediante herramientas conectadas, esta integración puede ser una opción práctica. ¿Te gustaría conocer más detalles?
Contar con un software con visibilidad instantánea es como tener un GPS para tu dinero. Sigue leyendo para ver todas las ventajas de la gestión de gastos automatizada para un CFO digital.
¿Tiene sentido esperar al cierre contable para ver si los números cuadran? Un CFO digital ya no se lo plantea, apuesta por soluciones que permiten un control de gastos en tiempo real. De esta forma, obtiene la visibilidad y agilidad que necesita para detectar desviaciones, fraudes y errores antes de que escalen.
Las estadísticas confirman una nueva realidad competitiva. Según un reciente informe de PwC, el 60% de los CFOs ya están invirtiendo en IA para impulsar forecasting en tiempo real. Una señal de que la gestión financiera empresarial demanda la visibilidad del gasto en el mismo momento en que se produce.
Esta transformación no es casual. Los directores financieros que disponen de datos inmediatos aseguran que su rol se ha transformado (fuente: CFO 3.0 - Digital transformation beyond financial management | Sage US). Ahora cuentan con la información necesaria para tomar decisiones estratégicas, gestionar riesgos de manera proactiva y asegurar la salud financiera de la empresa.
Conclusiones estas extraídas de las respuestas a las cuestiones planteadas a lo largo de este artículo. ¿Qué es el control de gastos en tiempo real? ¿Por qué es esencial para el CFO moderno? ¿Qué software con visibilidad instantánea ofrece más garantías?
El control de gastos en tiempo real significa exactamente lo que estás pensando: ver cada euro que sale de tu empresa en el momento exacto en que se gasta.
Es como tener un GPS para tu dinero, un sistema que te permite monitorizar, analizar y tomar decisiones sobre los gastos corporativos a medida que ocurren.
Esta visibilidad inmediata de las finanzas permite a las empresas identificar oportunidades de ahorro y gestionar de manera proactiva el presupuesto. Con ello se evitan gastos excesivos y se asegura la conformidad con las políticas establecidas.
Características principales:
Por tanto, se acabó el tener que esperar a los cierres contables para tener toda la información.
Con el control financiero empresarial tradicional, basado en los reportes mensuales, se producen puntos ciegos. Si surge una incidencia, pueden pasar semanas hasta que alguien se dé cuenta. Para entonces, ya habrá escalado y alcanzado una magnitud considerable. Esta espera se traduce en un coste económico para las empresas.
En cambio, una gestión de gastos automatizada permite que los directores financieros detecten los problemas antes de que se conviertan en una crisis. Incluso hay ocasiones en que pueden prevenirlos.
Dicho esto, pasamos a enumerar las principales ventajas de contar con un software con visibilidad instantánea.
En resumen, el control de gastos en tiempo real es una estrategia poderosa que, gracias a la tecnología y las demandas del mercado actual, se está consolidando como el nuevo estándar para la gestión financiera efectiva.
A estas alturas del post, puede que la pregunta para un CFO digital ya no sea si merece la pena implementar el control de gastos en tiempo real, sino qué software elegir y cómo maximizar el ROI.
A la hora de evaluar a los proveedores, es importante fijarse en que cuenten con una serie de funcionalidades esenciales:
No todas las soluciones son iguales, y elegir mal puede ser peor que no hacer nada. El CFO debe priorizar plataformas que combinen escalabilidad, integración y facilidad de uso, con soporte especializado y un ROI demostrable.
¿Te da pereza implementar estas herramientas? Olvídate de lo que has sufrido en el pasado. Las mejores se configuran en unas semanas, no meses. Y el equipo las adopta rápido porque realmente les hacen la vida más fácil.
En Okticket, por ejemplo, hemos visto empresas que en pocas semanas ya tenían todo funcionando y empezaban a ver resultados. Porque al final, cuando algo realmente mejora tu día a día, no cuesta adoptarlo.
Descarga esta checklist que hemos preparado y evalúa la situación real de tu empresa.
Depende del tamaño de la empresa, pero gracias a nuestros conectores nativos y a APIs modernas, Okticket puede estar operativo en pocas semanas.
Sí. Okticket se integra nativamente con ERP líderes en España como SAP, Sage, Microsoft, Oracle y Odoo, garantizando un control financiero en tiempo real sin fricciones.
El ROI es casi inmediato. Para concretar, necesitamos conocerte un poco mejor. Puedes escribirnos a info@okticket.es para saber más.
No. La gestión de gastos automatizada de Okticket está diseñada para que cualquier usuario pueda utilizarla sin formación técnica especializada.
El control de gastos en tiempo real ya no es una opción, es el estándar operativo para CFOs que buscan liderazgo en sus sectores. La transformación permite pasar de un enfoque reactivo a uno estratégico, asegurando agilidad, cumplimiento y ventaja competitiva.
Con Okticket, las empresas obtienen visibilidad inmediata, cumplimiento y ventaja competitiva.
Escríbenos y descubre cómo optimizar tu control financiero con datos en tiempo real y únete a más de 3.500 empresas españolas que han transformado su gestión de gastos de viaje profesionales con Okticket.
Descubre cómo estas tecnologías mejoran la gestión de gastos, reducen errores y aportan una ventaja competitiva a corto plazo.
¿Liderar o quedarse atrás? La automatización financiera con IA es clave para competir en un mercado que exige decisiones rápidas y precisión absoluta.
Ha llegado el momento de olvidar los Excel interminables y los procesos manuales que frenan a tu equipo financiero. Tecnologías como ICR (Intelligent Character Recognition), AaaS (Agent as a Service) o iRPA (Intelligent Robotic Process Automation) no son buzzwords. Son la base de la ventaja competitiva en departamentos financieros modernos.
En este artículo explicamos cómo funcionan, qué impacto real tienen y cómo soluciones como Okticket ya las integran para ofrecer automatización financiera con IA aplicada.
Si quieres liderar, es hora de adoptarlas.
El OCR, es decir, la tecnología que convierte documentos en texto digital, está evolucionando hacia el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR).
A diferencia de su antecesor no se limita simplemente a leer la información. Es capaz de interpretarla, independientemente del idioma o el formato. Para ello, utiliza Inteligencia Artificial y Machine Learning.
En el contexto de la automatización financiera con IA, la tecnología ICR permite:
Un claro ejemplo del potencial del ICR es Okticket . Nuestro motor de IA generativa aprende de cada justificante de gasto. Con cada nuevo registro, se vuelve más preciso.
Del mismo modo, el modelo SaaS (Software as a Service) tal y como lo conocemos ya convive con agentes digitales impulsados por Inteligencia Artificial (IA).
Este nuevo modelo recibe el nombre de AaaS (Agent as a Service). Una de sus principales diferencias con el SaaS de facturas tradicional es la autonomía para ejecutar procesos complejos.
¿Qué tareas puede desempeñar el agente como servicio?
En la práctica, un agente inteligente como Pelaio de Okticket, actúa como un miembro más del equipo financiero. Con el valor añadido de que es capaz de entender el contexto y aprender de cada interacción para optimizar el proceso de gestión de gastos de viaje profesionales.
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) no escapa al boom de la Inteligencia Artificial aplicada a la automatización financiera. Esta tecnología se ha combinado con capacidades de IA y ha nacido lo que se conoce como iRPA (Intelligent Robotic Process Automation).
¿El resultado? Un automatismo capaz de adaptarse, aprender y tomar decisiones.
Veamos las posibilidades que ofrece la iRPA con casos de uso en la automatización financiera con IA:
Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación (Cupa Group)
En definitiva, entender y adoptar todas estas nuevas tecnologías se traduce en lograr una ventaja competitiva duradera.
En Okticket, integramos estas herramientas para ofrecer automatización financiera con IA real. Despídete de las fricciones en la gestión de gastos profesionales y permite a tus equipos financieros trabajar con mayor agilidad, control y precisión.
¿Quieres ver cómo funciona la automatización financiera con IA en la práctica? Solicita una demo gratuita de Okticket.
Impartimos un curso de 346 horas presenciales y compromiso de contratación para 5 personas. Plazo de inscripción abierto hasta el 25 de agosto de 2025.
Formación especializada de calidad unida a una oportunidad real de empleo. En Okticket nos hemos unido a un nuevo Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón: el Programa de Recualificación para la Reconversión Profesional 2025-2026.
Este proyecto busca la contratación laboral de personas desempleadas en sectores con alta demanda. La formación comenzará el próximo 1 de septiembre de 2025 y tendrá una duración de 346 horas.
Para acceder a este programa de empleo del Ayuntamiento de Gijón, debes cumplir los siguientes requisitos:
El Proyecto que lidera Okticket es el Programa de Cualificación – Sales Development Representative (SDR), un perfil clave en empresas tecnológicas y de software como la nuestra.
El Sales Development Representative es la figura encargada de identificar oportunidades comerciales, generar leads y apoyar al equipo de ventas en la captación de nuevos clientes. En un mercado cada vez más competitivo, esta posición es estratégica para el crecimiento de cualquier compañía.
En este programa de empleo aprenderás a:
Se valorará positivamente el contar con formación profesional en marketing y/o ventas. La experiencia previa en atención al cliente, administración, ventas o soporte comercial es un plus.
El plazo de inscripción para este Programa de Empleo del Ayuntamiento de Gijón finaliza el 25 de agosto de 2025.
Si quieres formar parte de esta oportunidad única, sigue estos pasos:
Puedes consultar toda la información oficial en la web del Ayuntamiento de Gijón: Programa de Recualificación para la Reconversión Profesional
Además, el próximo jueves, 21 de agosto, daremos una sesión informativa en el C.M.I. de El Coto (a las 10 horas, en la Sala Paraninfo).
Por qué elegir Okticket para tu recualificación profesional (H2)
Okticket es una solución líder para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales. Nuestro crecimiento constante nos permite ofrecer a nuestro equipo:
Formar parte de este programa con nosotros significa aprender una profesión con alta empleabilidad y posibilidades reales de desarrollo en un sector en expansión.
📩 Envíanos tu CV antes del 25 de agosto de 2025 y empieza tu camino hacia una nueva oportunidad laboral.
La contabilidad automática permite generar asientos contables directamente desde justificantes digitalizados, sin intervención manual
Los equipos financieros sienten la presión constante de ser más eficientes. La intención de optimizar los procesos está ahí, pero son reticentes a migrar a nuevas herramientas. Las integraciones contables automáticas son la solución para ahorrar horas de trabajo sin cambiar tu ERP o software contable.
De esta forma, las empresas evitan la peor parte de una migración: costes de implementación, formación del equipo, resistencia interna o riesgos de errores al cambiar el entorno.
La contabilidad automática permite generar asientos contables directamente desde justificantes digitalizados, sin intervención manual. El software extrae, interpreta y registra los datos en tu sistema contable de forma automática.
Así se reduce el tiempo de gestión, se eliminan errores de tecleo y se garantiza la consistencia de la información. Con ello se mejora la calidad de los datos y se agiliza la elaboración de informes.
El software analiza las facturas recibidas, extrae los datos clave y los convierte en asientos contables listos para integrar con el ERP o programa contable. Más allá de la digitalización, la clave está en la lectura automática y la creación directa del asiento, eliminando pasos manuales y simplificando la conciliación y el cierre contable.
Con la automatización de la gestión de gastos, la experiencia de usuario se mantiene intacta. La sincronización entre el software de digitalización y el ERP se realiza de forma automática, sin intervención manual.
Tu equipo seguirá usando sus herramientas habituales, pero con la ventaja de que no tendrán que seguir dedicando tiempo valioso a tareas repetitivas.
Al mismo tiempo, la empresa obtiene un control y trazabilidad total de los gastos.
El ahorro de tiempo también merece ser destacado. Según Deloitte, automatizar integraciones contables reduce entre un 25 % y un 50 % el tiempo de cierre mensual. Para un equipo que dedica 40 horas al mes a conciliaciones y cierres, esto significa ahorrar entre 10 y 20 horas al mes.
Si tenemos en cuenta un coste medio de 25 euros por hora en personal financiero, el ahorro mensual directo oscila entre 250 € y 500 €. A esto hay que sumar el valor añadido de eliminar errores y mejorar compliance.
Por su parte, McKinsey estima que la automatización reduce entre un 40% y un 60% los costes operativos en funciones financieras (fuente: Finance 2030).
La contabilidad manual multiplica el riesgo de omisiones y duplicidades, con posibles consecuencias fiscales. Errores en pagos a proveedores (datos bancarios incorrectos, importes equivocados o IVA mal calculado) también son frecuentes. La automatización elimina estas fuentes de fallo.
A la hora de implementar integraciones invisibles y fluidas, es recomendable que tomes una serie de medidas:
Si quieres conectar la gestión de gastos corporativos con la contabilidad de forma sencilla, Okticket es una opción potente y probada.
Okticket ofrece conectores nativos, bidireccionales y evolutivos con los principales ERP del mercado: Sage 200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, SAP HANA, Microsoft Dynamics, Business Central, Libra, a3ERP, Odoo, Solmicro y más.
También se integra con sistemas de RRHH, herramientas de Business Intelligence y agencias de viajes. Registra los gastos en Okticket y contabiliza en tu ERP sin esfuerzo.
Más ventajas calve:
La mejora de la eficiencia y la eliminación de las tareas manuales en los procesos financieros sin cambiar tu stack actual pasa por las integraciones contables automáticas.
Si quieres saber cómo Okticket puede automatizar la gestión de gastos y su integración contable en tu empresa, agenda una demo con nosotros.
Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.
En la última entrada de nuestro blog apuntábamos a la falta de educación financiera como una de las principales causas del incumplimiento de la política de gastos corporativos.
En este artículo retomamos el tema para profundizar en la importancia de la capacitación para que los empleados puedan tomar decisiones financieras alineadas con los objetivos de la empresa.
Procedimientos, recursos, buenas prácticas… El control del gasto corporativo comienza con programas específicos de educación financiera y herramientas adecuadas.
Importante también para corregir los errores es identificar los más comunes:
Todos estos fallos generan unos costes ocultos. Por ejemplo: tiempo extra de revisión, retrasos en los reembolsos que desmotivan a los trabajadores, problemas contables y de auditorías o pérdida de visibilidad que dificulta el control del gasto real.
¿La forma más directa de reducirlos? Invertir en la formación financiera de los trabajadores.
Formar financieramente al equipo ayuda a que se cometan menos irregularidades en sus notas de gastos. Pero también es importante que la empresa ponga en marcha medidas paralelas. Estas son las más efectivas desde el punto de vista de los expertos:
Como vemos, la tecnología es una de las grandes aliadas para el cumplimiento de las políticas de gastos empresariales. Soluciones como Okticket permiten gestionar los gastos de viaje profesionales de forma transparente y centralizada.
“Con Okticket, se acabaron la falta de control y los errores de contabilidad. Las particularidades de nuestra política de gastos están perfectamente recogidas en la herramienta. Tener la información de gasto de todas las empresas del grupo integrada en nuestro ERP es toda una liberación” (Cupa Group)
Apostar por la educación financiera de los trabajadores no solo reduce costes: es una inversión estratégica. Algunos ejemplos:
En definitiva. Invertir en educación financiera no solo reduce errores: mejora el compromiso, retiene talento y optimiza costes.
Es la capacitación para que los empleados tomen decisiones de gasto alineadas con la política y objetivos de la empresa.
Porque reduce errores, mejora la eficiencia y refuerza el compromiso.
Define la política, comunica, forma al equipo, mide resultados y ajusta.
Descubre cómo Okticket te ayuda a controlar los gastos corporativos
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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