Tendencias en Corporate Travel & Expense Management: automatización, IA e integración financiera

Decenas de notas de gastos, horas y horas revisando tickets y al final del mes, siempre hay algún descuadre. No es un caso aislado. En un momento en que se nos llena la boca hablando de las bondades de la IA, hay empresas que siguen gestionando sus gastos de viaje profesionales como en el siglo pasado.

El coste de continuar realizando este proceso de forma manual ya no son solo las horas perdidas. La falta de visibilidad, la frustración de los empleados, los errores contables y la incapacidad de tomar decisiones estratégicas porque no se tienen datos fiables también deben ser tenidos en cuenta.

Diversos estudios del sector concluyen que aproximadamente el 20% de las notas de gastos contienen errores, y los gastos fraudulentos suelen incluir información incorrecta o estar fuera de política.

Si la tecnología ya resuelve estos problemas, ¿por qué no aprovecharla?

Veamos lo que están haciendo las organizaciones que van por delante.

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Automatización end-to-end: Adiós a las tareas manuales

Tradicionalmente, gestionar un viaje de empresa implica un montón de pasos desconectados entre sí:

1. El trabajador que se va a desplazar solicita la autorización para el viaje (enviando un email o en un impreso en papel).
2. La persona encargada reserva el vuelo o el hotel (normalmente a través de una agencia de viajes).
3. Durante el viaje, el trabajador tiene que ir guardando los tickets.
4. Al volver, rellena la nota de gastos y adjunta los justificantes fotocopiados.
5. El responsable de departamento revisa los gastos cuando puede.
6. El departamento de Finanzas valida y contabiliza manualmente.
7. El empleado recibe el reembolso (entre el paso 4 y el 7 pueden pasar varias semanas).

Al conectar todo el flujo de viaje, el proceso se simplifica. Desde la solicitud del viaje hasta la contabilización en el ERP, todo el ciclo de viaje se automatiza y se realiza desde una única plataforma. 

Las empresas líderes están implementando flujos de trabajo donde cada paso está conectado:

• Reservas automatizadas conforme políticas predefinidas.
• Captura automática de tickets y facturas desde la app móvil.
• Conciliación instantánea de los gastos.
• Contabilización directa en el ERP, sin intervención manual.

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Lo que antes llevaba semanas, ahora se soluciona en horas. De hecho, según un reciente estudio del Aberdeen Group, las empresas que utilizan soluciones automatizadas de gestión de gastos corporativos reducen un 67% el tiempo dedicado al procesamiento.

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Integración de sistemas: el fin de los silos tecnológicos

Otra de las tendencias es el fin de las aplicaciones aisladas. ¿Por qué ya no funcionan? Piensa en cómo han sido siempre los viajes de negocios. Un caos de hojas de cálculo, recibos y anotaciones manuales.

Los departamentos financieros ya no pueden permitirse gestionar los viajes en una plataforma, los gastos en otra y la contabilidad en una tercera.

Por tanto, la solución pasa por ecosistemas tecnológicos integrados. Imagina tener una solución de gestión de gastos de viaje profesionales integrada con tu agencia de viajes (también con tu ERP y con tu sistema de Business Intelligence). ¿Cómo cambia el proceso?

1. Reservas los billetes y los hoteles en la agencia
2. Toda esa información se registra automáticamente en la aplicación de gastos, donde el departamento financiero puede verla en tiempo real.  
3. Se crea una hoja de gastos a la que el trabajador desplazado va subiendo los tickets digitalizados durante el viaje. 
4. Los responsables van visualizando los gastos en tiempo real.
5. Cuando el trabajador vuelve, envía la hija de gastos a aprobación.
6. Finanzas aprueba y los gastos se vuelcan en el ERP de forma automática para su contabilización.

Sin errores, con una mínima intervención humana.

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¿Por qué es crítica la integración agencia + expense management?

En el siguiente cuadro comparativo resumimos el valor estratégico de esta conexión.

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Inteligencia Artificial aplicada al travel management

De la automatización reactiva a la inteligencia proactiva. Ya no se trata simplemente de digitalizar procesos financieros. La detección automática de anomalías es una de las principales demandas de los departamentos de back office. 

Detección avanzada de fraude y anomalías

La IA identifica automáticamente una serie de patrones:

• El mismo gasto enviado con tickets diferentes
• Justificantes manipulados
• Importes redondeados sospechosamente hacia arriba
• Compras personales mezcladas con gastos de viaje
• Proveedores inusuales o no permitidos
• Gastos fuera de horario/fecha del viaje

Optimización de políticas mediante machine learning

La IA, además, es capaz de analizar los justificantes de pago para detectar patrones de gasto, adaptar las políticas conforme a criterios realistas o identificar áreas de mejora. Algunos ejemplos:

• El límite por noche en un hotel de Londres es de 125 euros, pero siempre se sobrepasa. Quizá habría que replantearse aumentar el límite.  
• Un proveedor es un 20% más caro que el resto. La solución es renegociar precios o buscar una alternativa.
• El billete en avión entre dos ciudades es tres veces más caro que el tren y se tarda más o menos el mismo tiempo. Resulta lógico pensar que el avión en este caso no compensa.

Procesamiento inteligente de justificantes

Los OCR más avanzados son capaces de extraer datos de tickets arrugados, borrosos o parcialmente visibles. Además, reconocen varios idiomas, identifican tipos de gasto automáticamente y aprenden con cada interacción.

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Visibilidad financiera en tiempo real: el nuevo estándar

Uno de los grandes problemas de las notas de gastos tradicionales es que los responsables financieros conocen toda la información de los gastos de viaje con un mes o más de retraso. Las facturas de las agencias tardan semanas en llegar, los trabajadores desplazados entregan las notas de gasto el último día, la contabilización no es inmediata… 

El resultado: cuando el informe está listo, ya hay poca capacidad de reacción.

En cambio, con la integración de los softwares de control de gastos con las agencias de viajes, se obtiene una fotografía total del viaje:

• Solicitudes realizadas (quién, cuándo, dónde)
• Reservas realizadas
• Viajes en curso
• Facturas que faltan por pagar
• Gastos pendientes de reembolso
• Desviaciones presupuestarias (por departamento, proyecto o centro de coste)
• Umbrales sobrepasados
• Distribución de gasto por proveedor

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Compliance y sostenibilidad: los nuevos imperativos

A todo lo dicho, ahora se añade la obligatoriedad de la factura electrónica B2B para profesionales y empresas. Entrará en vigor en 2026 y traerá las siguientes implicaciones para travel & expense:

• Los tickets y justificantes deben tener validez digital
• Los sistemas deben garantizar integridad e inalterabilidad
• La trazabilidad es requisito indispensable. Cada euro gastado tiene que estar justificado y debe haber una relación clara entre gasto y actividad empresarial.

La integración entre agencias de viajes y soluciones de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket garantizan esa trazabilidad, desde la solicitud hasta la contabilización, pasando por la reserva y los pagos.

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Mobile-first: gestión desde cualquier lugar

La oficina como la entendemos ya no existe. Los viajeros de negocios gestionan sus gastos sobre la marcha (aeropuertos, cafeterías, hoteles…), mientras que los responsables revisan los gastos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet. 

¿Qué esperar de una aplicación móvil? Diseño intuitivo, captura instantánea de tickets y facturas, procesamiento rápido, guardado temporal si no hay conexión, notificaciones automáticas, consulta de estado de las hojas de gastos, exportación de informes, etc.

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Cómo llevar estas tendencias a tu empresa: Okticket + Pelaio

Hemos hablado de las tendencias que están transformando el sector. Ahora, la pregunta clave: ¿Cómo implementarlas en tu organización sin complicaciones?

Más allá de la automatización: inteligencia artificial que trabaja por ti

Ya no se trata solo de digitalizar. Okticket integra Pelaio, su motor de inteligencia artificial generativa que convierte la gestión de gastos en un proceso verdaderamente autónomo.

Pelaio no es un simple Okticket que lee tickets. Es un agente inteligente que aprende continuamente de cada transacción para validar gastos sin intervención manual, eliminar tareas repetitivas y minimizar errores humanos.

¿Qué hace Pelaio por tu empresa?

• Registra todos los gastos y los categoriza sin que ningún humano tenga que revisar, etiquetar o corregir nada. Identifica automáticamente:

- Tipo de gasto (transporte, alojamiento, comida, parking, peajes…)

.-Proveedor y datos fiscales

- Importe, divisa y conversión automática

- Fecha y ubicación del gasto

• Aprende de tus patrones de gasto específicos: proveedores habituales (como hoteles o restaurantes)
• Con cada nueva transacción, aumenta su precisión.
• Actúa como un auditor incansable que supervisa cada euro gastado para asegurar que cumple con las políticas de tu empresa. No se cansa, no tiene despistes, no deja pasar nada.

Detección automática de incumplimientos

Compras no autorizadas

• Tabaco, alcohol, juegos de azar
• Productos personales no relacionados con el viaje
• Servicios no alineados con las reglas de gasto internas

Establecimientos prohibidos

• Proveedores no aprobados por la empresa
• Compras en categorías no permitidas
• Ubicaciones fuera de la ruta del viaje

Fraude, errores y manipulación

• Tickets duplicados (mismo gasto enviado varias veces)
• Justificantes potencialmente fraudulentos o generados con IA
• Importes modificados o justificantes alterados
• Tickets que no coinciden con las fechas del viaje

Transacciones sospechosas 

• Gastos duplicados con pequeñas variaciones
• Patrones de gasto inusuales 

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Alertas inteligentes en tiempo real

Cuando Pelaio detecta algo irregular, no espera al final del mes para decírtelo. Genera alertas instantáneas que permiten actuar de inmediato, incluso bloquear el gasto.

El impacto real de Pelaio en tu operación

• Ahorro de hasta el 80%  del tiempo dedicado a tareas administrativas
• Reducción de los errores en un 90%
• Detección de irregularidades antes de que se conviertan en un problema
• Validación automatizada

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Integración completa con agencias de viajes

Y aún hay más. Cuando conectas Okticket + Pelaio con tu agencia de viajes corporativa, toda la información del viaje queda reflejada en una sola hoja de gastos.  

Este sería, más o menos, un ejemplo del flujo automatizado:

1. La empresa reserva vuelos, hoteles, trenes y demás en la agencia de viajes y la información fluye automáticamente a Okticket.
2. Durante el viaje, el trabajador desplazado saca una foto de los tickets (comidas, taxis, gasolina, parkings, etc.)  sobre la marcha, desde la app de Okticket.
3. El agente IA de Okticket verifica que los gastos cumplen con la política interna. Mientras, los responsables de finanzas pueden monitorizar todos los gastos y generar reportes con datos reales y fiables.
4. Las hojas de gastos aprobadas en Okticket se vuelcan en el ERP de forma automática para su contabilización.

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Preguntas frecuentes sobre gestión de gastos de viaje corporativos

¿Cuánto tiempo se ahorra con un sistema automatizado de gestión de gastos de viaje profesionales?

Según estudios del sector, las empresas pueden reducir hasta un 67% el tiempo dedicado al procesamiento de notas de gastos, pasando de 20-30 minutos por nota a menos de 5 minutos con sistemas automatizados avanzados. Con Okticket, el ahorro de tiempo es de hasta el 80%

¿Cómo detecta la IA los gastos fraudulentos?

Los agentes IA como Pelaio analizan patrones de gasto, detectan irregularidades, identifican justificantes manipulados y alertan sobre transacciones sospechosas en tiempo real.

¿Qué ventajas tiene integrar la agencia de viajes con un software de gestión de gastos?

La integración permite visibilidad en tiempo real del gasto, validación automática de políticas, eliminación de entrada manual de datos, conciliación instantánea y toma de decisiones basada en datos actualizados.

¿Es complicado implementar un sistema de gestión de gastos con IA?

Las soluciones modernas como Okticket están diseñadas para implementarse rápidamente. Además, los usuarios no necesitan formación gracias a su interfaz intuitiva.

¿Cómo ayuda la IA a cumplir con las políticas de gastos?

La IA supervisa automáticamente cada transacción contra las políticas configuradas, detecta incumplimientos al instante, alerta a los responsables y aprende de los patrones específicos de cada empresa para mejorar la detección continua.

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Conclusión

Las tendencias que hemos analizado ya están siendo implementadas por las empresas líderes de su sector.  Se trata de realidades operativas que están marcando la diferencia entre organizaciones ágiles y aquellas atrapadas en procesos del siglo pasado.

 ¿Por dónde empezar? 

Prioriza la integración sobre la funcionalidad estándar, elige socios tecnológicos especializados. automatiza de extremo a extremo y opta por tecnologías que el equipo realmente va a usar.

Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.

Las empresas que integren sus sistemas, automaticen sus procesos y aprovechen la inteligencia de sus datos tomarán decisiones más rápidas, gastarán de manera más eficiente y tendrán equipos más productivos.

¿Tu empresa está preparada para dar el salto? Escríbenos.

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