Verifactu: en España Cómo garantiza Okticket el cumplimiento de la factura electrónica

¿Sabías que las multas por incumplimiento de Verifactu pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal? A partir del 1 de enero de 2026, tu software de facturación determinará si tu empresa cumple con Hacienda o se expone a ser sancionada.

Miles de empresas españolas siguen enviando facturas en PDF sin firmar por email, modificando registros a posteriori o perdiendo la trazabilidad de sus operaciones. Este modelo ha permitido el fraude fiscal y ha complicado las auditorías tributarias durante años. Pero todo está a punto de cambiar.

La llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B marca el fin de la facturación tradicional. Así que si i tu empresa factura en España, necesitas entender qué implica este cambio, cuándo te afecta y cómo prepararte para evitar riesgos.

En este artículo te explicamos todo sobre Verifactu y cómo Okticket te ayuda a cumplir sin complicaciones.

Qué es Verifactu y por qué afecta a tu empresa

El sistema Verifactu es el nuevo estándar de la Agencia Tributaria para asegurar la integridad, trazabilidad y transparencia de la facturación en España. En términos simples: cada factura debe ser registrada, quedar completamente inalterable y comunicada en tiempo real a Hacienda.

¿Cómo se consigue? Todas las facturas generadas mediante un software de facturación quedan registradas en el sistema. Al mismo tiempo, se lanza una comunicación a Hacienda. Y aquí está la clave: cada factura debe ser imposible de manipular una vez emitida.

¿Necesitas corregir un error? Olvídate de editar o eliminar. Ahora deberás emitir una factura rectificativa que quede también registrada en el sistema.

Antes de continuar, es importante aclarar que existe la opción NO VERIFACTU. Se trata de una medida temporal mediante la cual no hace falta enviar facturas a Hacienda. Basta con tener un programa homologado y poner los registros a disponibilidad de la Administración en caso de petición.

Requisitos técnicos de Verifactu: qué debe cumplir tu software

Para que a la Agencia Tributaria no se le escape nada, todos los programas de facturación deberán cumplir con unas exigencias (Orden Ministerial HAC/72/2024):

• Enviar cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real, de forma automática.
• Crear registros inalterables por cada factura. Y encadenarlos, de tal forma que, si alguien intentara borrar o modificar una factura, toda la cadena quedaría invalidada.
• Generar un código QR y un identificador único en cada factura (leyenda: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”).
• Registrar cada acción en un fichero de eventos: inicio del sistema, actualizaciones, accesos de usuarios, cambios de configuración... Todo queda trazado.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de estos requisitos puede conllevar multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para las empresas que no cumplan y de hasta 150.000 euros para el fabricante o distribuidor del software que no esté certificado (fuente: artículo 201 bis de la Ley General Tributaria)

¿Tu empresa está obligada al Verifactu?

Verifactu busca reforzar la lucha contra el fraude y acelerar la digitalización fisca. Su adopción será obligatoria para la gran mayoría de empresas, autónomos y entidades que tributen en España, incluyendo a los que operen a través de una sucursal en el país.

Excepciones: quién NO está obligado

Sin embargo, hay algunas excepciones:

• Empresas que ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Autónomos en módulos o recargo de equivalencia, salvo que deban emitir factura completa.
• Contribuyentes del régimen agrario en recibos agrarios.
• Empresas del País Vasco y Navarra, donde ya existe un sistema alternativo llamado TicketBAI.
• Autorizaciones especiales concedidas por Hacienda a solicitud del interesado.

Calendario de implantación de Verifactu en España

El sistema ya está disponible de forma voluntaria, pero pasará a ser obligatorio en dos fases:

1. Empresas: desde el 1 de enero de 2026.
2. Autónomos: a partir del 1 de julio de 2026.

Cómo Verifactu transforma tu gestión empresarial

La implementación de Verifactu no es solo una obligación fiscal. Representa una oportunidad de digitalización que aporta ventajas reales:

• Eliminación de procesos manuales: adiós al papel y a las hojas de cálculo descontroladas.
• Automatización completa, desde la emisión hasta la recepción por parte de Hacienda.
• La obtención de una trazabilidad que permita verificar cien por cien quién ha emitido cada factura, cuándo y desde dónde.
• Garantía de que la información no ha sido alterada.
• Formato estandarizado: todas las facturas son legibles y compatibles entre sistemas.

Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria

A menudo, Verifactu y factura electrónica obligatoria B2B se confunden. No es de extrañar, pues ambas obligaciones están relacionadas. Pero no son lo mismo.

• La factura electrónica B2B en España busca agilizar las relaciones comerciales y digitalizar la facturación entre empresas. Para ello, las facturas deben emitirse desde un software homologado y compatible con Verifactu. Esta medida ha sido establecida por la Ley Crea y Crece y todavía no es de obligado cumplimiento (pendiente de desarrollo reglamentario que fijará fechas según volumen de facturación).
• Verifactu es la plataforma que asegura que las facturas no sean alteradas y que, además, se comuniquen en tiempo real. Es decir, garantiza el control fiscal.

Se podría decir, por tanto, que la factura electrónica es el “qué” (el formato y tipo de documento), mientras que Verifactu es el “cómo” (el sistema técnico que garantiza su validez y control).

Cómo cumplir con Verifactu y la Ley Crea y Crece

Para cumplir con la normativa, las empresas y profesionales deberán “expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales” (artículo 12 de la Ley 18/2022).

Obligaciones clave

1. Información de estados de factura

El emisor y el destinatario de las facturas electrónicas deberán   proporcionar información sobre los estados de la factura. Las plataformas deben ser capaces de proporcionar al menos tres estados:

1. Pago total de la factura + fecha
2. Aceptado + fecha
3. Rechazado + fecha

2. Interoperabilidad gratuita

Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por proveedores de servicios de facturación electrónica deben garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. Esto significa que tu software debe poder comunicarse con el de tus clientes y proveedores sin coste adicional.

3. Certificación del software

Tu solución de facturación debe estar preparada para Verifactu y lista para la factura electrónica B2B obligatoria cuando entre en vigor.

Buenas prácticas para adaptarte hoy

Paso 1: Evalúa tu software de facturación actual

Comprueba si cumple con los requisitos de Verifactu y ten presente que posteriormente llegará la factura electrónica B2B, por lo que también debería estar preparado.

Paso 2: Forma a tu equipo administrativo en la normativa

Es clave que comprendan que:

• Ya no se pueden eliminar facturas, solo rectificar.
• Todas las acciones quedan registradas y trazadas .
• Los errores deben corregirse mediante facturas rectificativas.
• El sistema comunicará automáticamente con Hacienda (salvo opción NO VERIFACTU indicada más arriba).

Paso 3: Define un plan de transición

1. Haz pruebas piloto con un grupo reducido.
2. Identifica y corrige problemas antes del lanzamiento completo.
3. Asegura que el historial de facturación se preserve correctamente.
4. Activa el sistema para toda la organización.
5. Centraliza la gestión de gastos y facturas en una solución única que evite duplicidades y mejore el control.

Paso 4: Centraliza la gestión de gastos y facturas

Usa una solución única que integre:

• Gestión de gastos corporativos
• Software de facturación certificado en Verifactu
• Tu ERP empresarial

Características imprescindibles de tu software de facturación

Al elegir una solución para cumplir con Verifactu, asegúrate de que incluya:

• Adaptación completa a Verifactu: que emita facturas con código QR y firma digital, cree un registro inalterable, remita la información automáticamente a la AEAT y genere el fichero de eventos.
• Preparación para la factura electrónica B2B: que pueda emitir y recibir facturas en formato estructurado, permita gestionar estados y garantice su validez futura para operar conforme a la normativa obligatoria.
• Integración con tu solución de gestión de gastos profesionales.

Cómo Okticket te prepara para Verifactu y la factura electrónica

Cuando hablamos de Verifactu, pensamos en facturas entre clientes y proveedores. Pero, ¿Qué pasa con los gastos que genera tu propio equipo?

Desplazamientos, dietas, taxis, comidas de trabajo, kilometraje, parking... Todos estos gastos forman parte de tu operativa diaria y también deben integrarse en tu sistema de control fiscal.

Sin un sistema adecuado, ocurre esto:

• Tickets de papel que se pierden o deterioran
• Empleados que olvidan entregar justificantes
• Duplicidad de registros en diferentes sistemas
• Errores de transcripción manual
• Imposibilidad de auditar en tiempo real
• Riesgo de incumplimiento normativo

La solución: Okticket + ERP certificado en Verifactu

Gestionarlos de forma óptima pasa por incluir en tu stack tecnológico una solución de gestión de gastos de viaje profesionales como Okticket, que se integra perfectamente con tu software de facturación certificado.

Cómo funciona:

1. El usuario digitaliza el gasto sacando una fotografía el ticket o factura desde la app Okticket.
2. El OCR inteligente extrae automáticamente datos como fecha, importe, IVA o concepto.
3. El gasto se clasifica según tu política de empresa.
4. El gasto digitalizado se convierte en un registro válido, listo para integrarse con tu ERP o con el software de facturación que utilices (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.)

Ventajas de Okticket para tu empresa

Olvídate de papeles, extravíos y procesos manuales:  Con Okticket puedes:

• Tener toda la información centralizada y disponible en tiempo real.
• Evitar duplicidades de recibos, tickets y facturas.
• Reducir errores y riesgos de pérdida de datos.
• Simplificar el cumplimiento normativo: La integración directa con ERPs certificados en Verifactu asegura que todos los gastos se procesen según la normativa.
• Ganar eficiencia en la gestión financiera: Tu equipo ahorra hasta un 80% del tiempo dedicado a gestionar gastos de viaje.
• Obtener mayor transparencia y control interno.
• Gestionar los permisos y controlar las acciones de cada usuario dentro del sistema (quién puede aprobar, editar, consultar o exportar información).

Todo ello te ayudará a prepararte para la factura electrónica obligatoria.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu y factura electrónica

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de control fiscal de la AEAT que obliga a los programas de facturación a generar registros inalterables de cada factura, incluyendo huella digital y QR, además de comunicar la información a Hacienda en tiempo real.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Será obligatorio desde el 1 de enero de 2026 para empresas y a partir del 1 de julio de 2026 para autónomos. La excepción la encontramos en las empresas obligadas al SII (Suministro Inmediato de Información) o al TicketBAI.

¿Qué diferencia hay entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria?

• La factura electrónica B2B es el formato digital que será obligatorio entre empresas para agilizar relaciones comerciales (pendiente de fecha de obligatoriedad).
• Verifactu es la herramienta técnica que posibilita y valida el cumplimiento de esa obligación. Garantiza la trazabilidad y autenticidad de las facturas frente a Hacienda.

Por tanto, ambos sistemas son complementarios y convivirán cuando la factura electrónica B2B sea obligatoria (la fecha dependerá del volumen de facturación).

¿Qué pasa si mi empresa no cumple con Verifactu?

La AEAT podrá imponer sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio si el software de facturación no cumple con los requisitos técnicos exigidos.

¿Puedo empezar a adaptarme a Verifactu antes de 2026?

Sí. De hecho, es recomendable. Muchos ERP con los que se integra Okticket ya están preparados para generar facturas bajo el estándar Verifactu. Adelantarte te permite:

• Detectar y solucionar problemas con tiempo
• Formar a tu equipo sin presión
• Evitar el colapso de proveedores de software en diciembre de 2025
• Aprovechar la digitalización para mejorar tu eficiencia

¿Necesito cambiar de ERP para cumplir con Verifactu?

No necesariamente. Muchos ERPs están actualizándose para cumplir con Verifactu. Consulta con tu proveedor si tu versión actual será compatible o si necesitas actualizar.

Si tu ERP no tiene previsto certificarse, sí necesitarás cambiar de solución antes de las fechas límite.

¿Okticket está certificado para Verifactu?

Okticket es una herramienta de gestión de gastos de viaje profesionales que se integra con ERPs certificados en Verifactu. No sustituye a tu software de facturación, sino que lo complementa digitalizando los gastos de tu equipo para que fluyan automáticamente hacia tu ERP certificado.

Esta integración garantiza que los gastos de viaje también cumplan con los requisitos de Verifactu cuando se procesen como facturas o notas de gasto.

Conclusión: con Okticket, cumplimiento y tranquilidad frente a Hacienda

La combinación de Verifactu y la factura electrónica obligatoria marca un cambio de paradigma en la gestión fiscal y administrativa en España. Adaptarse no es opcional: es una obligación legal con sanciones importantes.

Pero también es una oportunidad de digitalización que puede mejorar radicalmente tu eficiencia operativa.

Con Okticket, tu empresa gana eficiencia, transparencia, control y tranquilidad frente a Hacienda.

Da el primer paso hacia el cumplimiento de Verifactu. ¿Hablamos?

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