Por qué tu ERP certificado en Verifactu no es suficiente (y cómo solucionarlo)

El cambio está a punto de llegar. La entrada en vigor de Verifactu y la factura electrónica obligatoria B2B transformarán la forma en que las empresas españolas registran y comunican sus facturas a la AEAT.

No es para alarmarse (bueno, quizá un poco), pero el reloj corre. El calendario impuesto por Hacienda es claro:

• 29 de julio de 2025: Desde esa fecha, los fabricantes de software ya deben ofrecer versiones adaptadas.
• 1 de enero de 2026: Fecha límite para las empresas.
• 1 de julio de 2026: Entrada en vigor para los autónomos.

Si tu empresa ya está en el Suministro Inmediato de Información (SII), de momento puedes respirar tranquilo. Para el resto, toca ponerse las pilas.

También hay una buena noticia: esto no tiene por qué ser un infierno administrativo. De hecho, si lo haces bien, puede convertirse en la excusa perfecta para digitalizar de una vez tu gestión financiera.

Te cuento cómo.

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Qué es Verifactu y por qué transforma la gestión financiera

Con la llegada de Verifactu y la factura electrónica obligatoria, la Agencia Tributaría busca evitar el fraude y garantizar la transparencia en los sistemas de facturación.

Si ya has leído nuestro artículo sobre Verifactu sabrás que este nuevo reglamento cambiará la facturación con tus clientes y proveedores

Cada factura deberá ser un registro digital único, trazable y completamente inalterable, con constancia de todas las acciones realizadas sobre ella. Ya no bastará con emitir una factura. Ahora, los sistemas tienen que registrar quién la crea, cuándo, si se modifica o se anula, y enviar la información a Hacienda (si el usuario opta por un sistema Verifactu).  

No olvidemos que uno de los grandes objetivos es eliminar el software “de doble uso”. 

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Sanciones por incumplimiento: las cifras que debes conocer

El incumplimiento de los requisitos Verifactu no es broma:

• Hasta 50.000 euros por ejercicio para empresas que no cumplan.
• Hasta 150.000 euros para fabricantes o distribuidores de software no certificados (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria).

La parte positiva para las empresas que cumplan la norma es que ganarán en trazabilidad y control de gastos. 

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¿Qué cambios operativos trae Verifactu?

La implantación de Verifactu conllevará el fin de las hojas de cálculo, los archivos dispersos y los procesos manuales que consumen tiempo. 

En este sentido, es importante apostar por un software de gestión de gastos corporativos que centralice todo el cumplimiento normativo, automatice los procesos clave del área financiera y aporte visibilidad sobre cada euro gastado. 

Estos son algunos de los cambios operativos que trae el nuevo reglamento:

• Automatización completa del proceso de facturación, desde la emisión hasta la recepción por parte de Hacienda.
• Ganancia de trazabilidad, ya que se sabrá quién emitió cada factura, cuándo y desde dónde.
• Como la información no puede alterarse sin dejar rastro, eso supone una garantía de integridad.
• Eliminación de los procesos manuales y de las hojas de cálculo descontroladas.
• Unificación de formatos de las facturas. Esto garantiza su compatibilidad y legibilidad entre sistemas.

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Okticket, el complemento perfecto a Verifactu y la factura electrónica

Sabes que el cambio es inminente y que tu ERP necesita certificación. Aunque hay algo que nadie te está contando.

Tu ERP certificado cubrirá tus facturas con clientes y proveedores. Pero hay un agujero negro en tu gestión financiera que Verifactu, por sí solo, no toca: los gastos del día a día de tu equipo.

Y créeme, ese agujero puede costarte mucho más que la multa de Hacienda. 

La realidad de los gastos corporativos diarios

Cafés, taxis parkings, peajes, hoteles o comidas de trabajo seguirán generando tickets en papel o facturas simplificadas.

Esa es la realidad que nadie mete en las presentaciones. Tu ERP estará certificado, tus facturas fluirán perfectamente hacia Hacienda… Pero seguirás teniendo los mismos problemas con las notas de gastos:

• Tickets en papel que desaparecen.
• Justificantes que llegan tres semanas tarde o que, simplemente, no llegan nunca.
• Gastos duplicados porque "no estoy seguro de si ya lo subí".
• Reembolsos atrasados que frustran a tu equipo.
• Horas de trabajo manual revisando y validando.
• Falta de visibilidad sobre en qué se gasta realmente el dinero.

Todo eso incumple la tan buscada trazabilidad fiscal. Aunque tu ERP sea impecable.

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La solución: Okticket + ERP certificado en Verifactu

Para cumplir de verdad con Verifactu y tener control total de tus finanzas, necesitas cerrar el círculo. ¿Cómo puedes lograrlo? Con una solución como Okticket, que automatiza los procesos clave del área financiera al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento normativo. 

Reparto de responsabilidades (H3)

Tu ERP certificado gestiona:

• Facturas emitidas a clientes
• Facturas recibidas de proveedores
• Comunicación con la AEAT
• Contabilidad oficial

Okticket gestiona:

• Gastos de viaje corporativos y representación
• Tickets de cafeterías, taxis, parkings
• Facturas simplificadas del día a día
• Tarjetas de empresa con conciliación automática
• Integración directa con tu ERP o software de facturación certificado.

El resultado: Trazabilidad completa, cumplimiento garantizado, cero tareas manuales.

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Las 10 ventajas que marcan la diferencia

1. Toda la información de gastos queda centralizada en una única plataforma y disponible en tiempo real. Con Okticket tienes un dashboard único donde ves, entre otros:

• Gastos totales por departamento, proyecto, empleado o periodos de tiempo (al instante, no a cierre)
• Quién está gastando y en qué categorías
• Qué gastos están pendientes de aprobar
• Gastos que se salen de política

¿El gasto en taxis ha subido un 40% este mes? ¿Alguien no está usando correctamente el coche de empresa? Lo sabrás.

2. Se minimizan los errores, se eliminan duplicidades y se evita la pérdida de justificantes. El motor inteligente de Okticket extrae automáticamente la información clave de tickets y facturas (importe, fecha, concepto, NIF, IVA…) Todo se digitaliza al momento y se almacena ordenado, accesible en todo momento.

3. Integración nativa con tu ERP (Sage, SAP, Microsoft, Odoo y muchos más). Registras en Okticket y contabilizas en tu sistema certificado Verifactu sin intervención manual.

4. Ahorro de hasta un 80 % del tiempo destinado a reportar, procesar, validar y contabilizar los gastos de viaje corporativos.

5. Transparencia, trazabilidad y control total.  Okticket registra cada acción: Quién subió cada gasto, cuándo lo hizo, quién lo aprobó o rechazó…

6. Gestión de permisos y control de las acciones de cada usuario dentro del sistema: Quién puede aprobar gastos, editar, la información consultar gastos de otros o exportar informes.

7. Alertas inteligentes alineadas con las reglas de gasto establecidas por la empresa. ¿Habrá algo más frustrante para un CFO que establecer políticas de gasto que no se cumplen porque nadie se las lee? Con Okticket, las políticas se configuran en el sistema y se aplican automáticamente. Cuando algo no cuadra, el sistema emite un aviso.

8. Almacenamiento de los tickets digitalizados cifrado y homologación por la AEAT. Los tickets digitalizados tienen la misma validez fiscal que el original en papel. Además, la aplicación cumple con la RGPD y cuenta con las certificaciones ISO 9001 y 27001.

9. Escalabilidad y actualizaciones automáticas. Okticket es un SaaS (Software as a Service) y como tal, las empresas no tienen que preocuparse por instalaciones, servidores o actualizaciones. Okticket actualiza automáticamente la plataforma ante cualquier cambio normativo o técnico. Siempre tendrás la última versión. ¿Necesitas más licencias? Puedes añadir usuarios sobre la marcha.

10. Y además… Puedes pagar tus gastos de viaje con la OKT Card, la tarjeta de empresa inteligente de Okticket con límites personalizados. Podrás controlar el gasto antes siquiera de que ocurra.

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Conclusión:  De obligación a ventaja competitiva

Verifactu y la factura electrónica B2B serán obligatorios a corto plazo. Pero más que verlo como una obligación, hay que tomárselo como una oportunidad de modernización.  

Con Okticket, las empresas pueden transformar el cumplimiento en una ventaja competitiva: menos burocracia, más control y una gestión financiera 100% digital.

Prepárate para Verifactu y la factura electrónica con el software que ya usan más de 400.000 usuarios y 3.500 empresas de todos los tamaños y sectores. Cuanto antes, mejor.

¿Hablamos?

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