Hacer viajes de trabajo de vez en cuando sirve para salir de la rutina, pero cuando los desplazamientos son frecuentes, acaban pasando factura a los trabajadores en movilidad.

Preparar y deshacer las maletas, estrés, acumulación de tareas, jornadas interminables, horas perdidas en aeropuertos, acostarse tarde y madrugar, jet lag, comer rápido y mal, notas de gastos que tienen que rellenar a mano cuando vuelven de viaje, cansancio acumulado, desconexión de lo que sucede en el día a día de la oficina, tensiones familiares… Los viajes corporativos llevan consigo una serie de inconvenientes que las empresas no suelen tener en cuenta.

Si no quieres que los empleados nómadas empiecen a perder interés por su trabajo, deberías empezar a plantearte implantar medidas que mejoren su experiencia de viaje. ¿Por dónde puedes empezar?

• Por planificar los desplazamientos con la suficiente antelación como para que a los trabajadores que van a viajar les dé tiempo a organizarse.
• Por acortar la duración de los viajes… O por alargar los días de estancia para aligerar su agenda diaria y que dispongan de algo de tiempo para el ocio. Incluso puedes estudiar la posibilidad de ofrecer días de descanso como compensación cuando los empleados vuelvan de viajes largos.
• Por ofrecer flexibilidad para que los trabajadores puedan alargar su estancia un par de días por si quieren disfrutar del Bleisure, una tendencia que consiste en unir negocio y ocio.
• Por reservar vuelos sin escalas. Si no es posible, trata de que los tiempos de espera en el aeropuerto no sean muy largos. También sería ideal que no contrates vuelos a horas intempestivas solo por ahorrarte algo de dinero.
• Por contratar programas de fidelización, como puede ser el priority pass que ofrecen algunas aerolíneas.
• Por coger hoteles cómodos, bien ubicados y con servicios diseñados para los business travelers (acceso a WiFi de alta velocidad, espacios habilitados para el trabajo en remoto, gimnasio, servicio de habitaciones 24 horas, un buen restaurante, llaves digitales para poder hacer el chek-in online o certificado de establecimiento seguro frente a la COVID-19, por poner algunos ejemplos).
• Por contratar seguros de viaje que cubra a los empleados en cualquier lugar en el que se encuentren.
• Por facilitar tarjetas corporativas para que los trabajadores que viajen con más frecuencia puedan ir abonando sus gastos y no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Al mismo tiempo, la empresa tiene acceso en el momento a todos los movimientos.
• Por tener coches de empresa disponibles para que puedan usar los empleados cuando tengan que desplazarse.

La transformación digital, clave para mejorar la experiencia de empleado

Las herramientas digitales que faciliten la vida a los viajeros de negocios no pueden faltar si quieres mejorar la experiencia de empleado. Para ello deben ser ágiles e intuitivas. Estas van desde softwares que permiten acceder a la información clave rápidamente hasta herramientas de análisis basadas en algoritmos de Inteligencia Artificial.

Son muy valoradas las soluciones que permiten digitalizar los gastos de viaje para no tener que rellenar a mano las hojas de gastos. Al implementar aplicaciones como Okticket, los equipos de ventas solo tienen que sacar una foto del justificante.

Una vez hayan comprobado que el OCR ha extraído la información correctamente, pasan el gasto a administración y se olvidan. Incluso pueden tirar el ticket, ya que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Esto quiere decir que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Ahorran tiempo los viajeros de negocios y ahorran tiempo en el departamento de administración. Hasta un 70% con respecto a la gestión manual.

También puedes facilitar el acceso a herramientas online de autoreserva (Self Booking Tools) para que sean los propios trabajadores los que gestionen sus viajes. De esta forma, pueden escoger ellos mismos el hotel que les resulte más cómodo y el horario del vuelo.

Viajes de trabajo como motor de crecimiento

Todo lo dicho hasta ahora parece indicar que el hecho de implantar políticas orientadas a mejorar la experiencia en los viajes de trabajo solo aporta beneficios para los empleados. Pero no… Las empresas también tienen mucho que ganar.

Los responsables de Recursos Humanos no deben perder de vista que el bienestar de los viajeros de negocios influye muchísimo en su rendimiento. Cuando están relajados y descansados son mucho más productivos.

Si ven que la empresa se preocupa por ellos estarán más comprometidos con el proyecto. Irán a las reuniones con una mejor predisposición, serán más amables con los clientes y, como consecuencia, lograrán cerrar más negocios.

En lo referente a la digitalización de los gastos de viaje, si la plantilla ahorra tiempo, la compañía ahorra dinero. Solamente con evitar los errores que supone la gestión manual y con minimizar el riesgo de sufrir fraude interno (tickets pasados más de una vez, gastos efectuados en fines de semana y festivos, importes que exceden el límite establecido en la política de viajes, tickets antiguos, facturas por gastos no reembolsables, etc.) la inversión ya merece la pena.

Plataformas de gestión de viajes de empresa

Una posible solución para simplificar los viajes de negocios, ofrecer un valor añadido a los empleados y, al mismo, tiempo, optimizar los costes empresariales, puede ser contratar los servicios de un Travel Manager.

O mejor aún, implanta un software de gestión de viajes de trabajo. Como Vyootrip, la plataforma pionera en la digitalización de las agencias de viajes. ¿Quieres ahorrar tiempo y costes? Con esta solución tienes un control total sobre el gasto, pero los trabajadores en movilidad pueden realizar sus reservas de forma autónoma. Así, todos contentos.

Las empresas saben lo importantes que son los clientes y se han pasado los últimos años enfocándose en cómo mejorar la experiencia de usuario. Al fin y al cabo, los clientes son el principal activo de cualquier negocio, ¿no? Lo malo es que algunas se habían ido olvidando del bienestar laboral de sus trabajadores.

¿Y qué ocurre cuando los empleados no se sienten cuidados? Que no están comprometidos, que se reduce su productividad, que aumenta el absentismo laboral, que cometen más errores, que se incrementan las posibilidades de que defrauden con los gastos profesionales, etc.

Fue necesario que llegara la pandemia del COVID-19 y el teletrabajo obligado para que los departamentos de Recursos Humanos vieran la necesidad de retener el talento en el área tecnológica. ¿Cómo lo van a lograr? Detectando los factores de riesgo que impiden mejorar el día a día de los empleados.

Ventajas de las Fintech en la gestión de RRHH

Causas de malestar laboral hay muchas, pero una gran parte podrían solucionarse gracias a la transformación digital.

Un claro ejemplo lo tenemos en la tecnología financiera. Tareas tan rutinarias como la gestión manual de los gastos de empresa consumen muchos recursos y son fuente de conflictos si se realizan de forma manual.

Al automatizarlas con soluciones para digitalizar gastos de viaje como la que ofrecemos en Okticket todo el mundo gana:

• Los empleados pueden reportar los gastos en el momento desde su móvil, estén donde estén, sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar notas de gastos.
• Los trabajadores en movilidad que han adelantado dinero de su bolsillo reciben el reembolso mucho antes.
• El departamento de administración tarda hasta un 70% menos de tiempo en revisar y validar las hojas de gastos. Además, pueden hacerlo en el momento y no tienen que perseguir a los empleados nómadas para que les entreguen las notas de gastos antes de que se acabe el mes.
• La gestión de la contabilidad se optimiza gracias a la conciliación de tarjetas de crédito de empresa y a la integración con los ERP, sistemas de gestión y sistemas de BI.
• Todo el mundo dice adiós a los tickets y facturas en papel. Como Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, los documentos digitalizados tienen la misma validez fiscal que los originales en papel. Ni los trabajadores tienen que acumularlos ni en contabilidad necesitan clasificarlos y conservarlos por si llega una inspección de Hacienda.
• Se minimizan los errores y el riesgo de fraude interno, lo que supone un ahorro económico para la empresa.
• Es posible comprobar que los gastos se ajustan a la política de viajes empresariales.
• Los datos personales y empresariales se conservan en un entorno cloud seguro.

La tecnología financiera aporta, por tanto, un montón de ventajas para los empleados y las empresas: optimización de la gestión del tiempo, ahorro de costes, flexibilidad, flujos de trabajo más ágiles, personalización, transparencia empresarial, automatización o el control de presupuestos, entre otras.

Apps digitales que contribuyen al bienestar laboral

Además, las herramientas digitales son imprescindibles para implantar el Smart Working, una nueva forma de trabajar en remoto basada en la confianza depositada en el trabajador. La empresa dota a los empleados de todos los recursos necesarios y este desempeña su labor de forma totalmente autónoma.

No hay que olvidar que los trabajadores, sobre todo los más jóvenes, ya no se fijan solo en si el sueldo es bueno o malo. Dan muchísima importancia al salario emocional. Cuestiones tan básicas como la flexibilidad o que haya un buen clima laboral son muy tenidas en cuenta.

Dentro del concepto bienestar laboral también se incluye el cuidado de la salud de la plantilla. También en este campo las aplicaciones digitales ganan peso. Hoy en día ya se están implantando en las oficinas sistemas de Inteligencia Artificial que miden la concentración de CO2, la calidad del aire, del agua, de la humedad, de la iluminación, de la temperatura… Una vez obtenidos los datos, los valores se ajustan para que resulten óptimos.

De todo lo dicho se desprende que la eficiencia de una empresa aumenta cuando se implementan las herramientas tecnológicas adecuadas. Concretamente, un 20% según un reciente estudio De Oracle.

Resumiendo: La digitalización contribuye al bienestar laboral de los trabajadores y, por tanto, está relacionada directamente con un aumento de la productividad, de la reputación corporativa y del employer branding. Todo ello se traduce en rentabilidad para las empresas, sean del tamaño que sean.

Cuando esta transformación digital viene acompañada de otros factores clave, como la toma de decisiones basada en datos o la visión digital compartida, la eficiencia empresarial puede llegar a incrementarse un 66% (puedes leer el informe completo aquí).

El Estatuto de los Trabajadores se modificaba hace un año para facilitar que los empleados con hijos a su cargo puedan elegir entre teletrabajo o trabajo presencial. Aun así, los últimos datos aportados por la Encuesta de Población Activa (EPA) indicaban que solo el 4,9% de los trabajadores había optado por esta fórmula a finales de 2019.

Con la llegada de la COVID-19 todo cambió. El trabajo a distancia fue implantado de forma casi generalizada durante las semanas del confinamiento, de tal forma que el porcentaje de asalariados que desempeñó su labor profesional desde casa ascendió al 30% (fuente: Eurofound). Ese período sirvió para que las empresas se dieran cuenta de que el trabajo remoto tiene sus beneficios: la productividad aumenta, los empleados adquieren mayores competencias digitales, el gasto de oficina es menor, se reduce el absentismo laboral, fomenta la retención del talento, se abren las fronteras a la hora de contratar nuevos empleados, etc.

Para los trabajadores también existen ventajas (más flexibilidad, menos estrés, reducción de gastos, conciliación…), pero incluso así era necesario hacer algunos cambios. El derecho a la desconexión digital, por ejemplo, era una de las grandes demandas de quienes realizan su trabajo en remoto.

Teletrabajo en las empresas: Así es la nueva ley

Tras varios meses dándole vueltas, el Consejo de Ministros aprobaba el pasado día 22 de septiembre de 2020 el Real Decreto-ley 28/2020, de trabajo a distancia.

Según se desprende de la norma, hay varios puntos a destacar:

1. El trabajo a distancia debe ocupar un mínimo del 30% de la jornada laboral durante un periodo de 3 meses.
2. El teletrabajo es voluntario y reversible para ambas partes.
3. Las personas que trabajen desde casa tendrán los mismos derechos que si prestasen sus servicios en el centro de trabajo de la empresa (“salvo aquellos que sean inherentes a la realización de la prestación laboral en el mismo de manera presencial”). Eso incluye desde el sueldo hasta la representación sindical, pasando por las vacaciones, la formación, la estabilidad laboral y la promoción profesional.
4. Queda garantizado el derecho a la desconexión digital, a descansar durante la jornada laboral y a tener un horario concreto.
5. El acuerdo de teletrabajo debe quedar reflejado por escrito. Las empresas deben firmar un acuerdo individual con cada empleado.
6. Las empresas tienen que correr con parte de los gastos del material, de la luz y de la conexión a Internet. Para proceder al abono de esos costes es necesario establecer mecanismos y plasmarlo en el convenio colectivo o mediante acuerdos con los representantes legales de la plantilla.
7. Del punto anterior se desprende que la negociación colectiva cobra especial relevancia a la hora de garantizar los derechos de los trabajadores. En los convenios tiene que identificarse el puesto de trabajo, las funciones, el horario y el número de horas que va a teletrabajar cada persona que opte por trabajar a distancia.
8. Se simplifican los trámites para acceder al Ingreso Mínimo Vital. A partir de ahora ya no será necesario inscribirse previamente en los Servicios Públicos de Empleo. Basta con hacerlo a lo largo de los 6 meses posteriores a la concesión de la prestación. También se reduce la documentación a aportar (no será necesario presentar la que pueda extraerse del patrón).

PREGUNTAS Y RESPUESTAS A LA LEY DEL TELETRABAJO

Como siempre ocurre cuando sale una nueva ley, las dudas que se les plantean a los ciudadanos son muchas. Nosotros hemos recopilado las más frecuentes y las hemos respondido brevemente.

• ¿Cuándo entrará en vigor la nueva ley del teletrabajo?

20 días después de su publicación en el BOE. Por tanto, la fecha de entrada en vigor es el 13 de octubre de 2020.

• ¿Pueden las empresas controlar que se cumple la jornada laboral?

Sí, puesto que el registro de la jornada es obligatorio. Para ello existen varias aplicaciones de registro y control de la jornada laboral.

• ¿Qué ocurre con los contratos en prácticas?

Debe garantizarse que el trabajo presencial sea de como mínimo el 50% de la jornada. Lo mismo ocurre con los contratos de menores de edad.

• ¿También se aplica la ley de prevención de riesgos laborales en el teletrabajo?

Sí. Trabajar a distancia no implica perder ese derecho. Una de las obligaciones de las empresas es asegurarse de que sus empleados van a desempeñar su labor en un entorno seguro, con las adecuadas condiciones de ergonomía y confort.

• ¿Qué ocurre si un trabajador se niega a teletrabajar?

Al tratarse de un acuerdo de carácter voluntario y reversible, está en su derecho. En caso de que la empresa quiera despedirlo por ese motivo, el despido sería improcedente.

• ¿Quién debe aportar el equipo informático?

La empresa. La ley especifica claramente que los teletrabajadores tendrán derecho a que su empresa les dote y mantenga en condiciones “todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad”.

De hecho, en el documento que hay que remitir al INEM notificando el acuerdo de teletrabajo, es necesario detallar un inventario con el material que se proporciona a cada trabajador.

• ¿Quién tiene derecho a pedir a la empresa que asuma la parte proporcional de los gastos de luz e Internet?

Los asalariados que trabajen al menos dos días a la semana desde casa o el 30% del tiempo total de forma regular. Además, es posible pedir la compensación de los gastos generados por el teletrabajo de forma retroactiva.

• ¿Se van a pagar impuestos por los gastos derivados del teletrabajo?

La ley no aclara nada a este respecto, pues aún está por ver si las compensaciones van a recibirse como retribución (por tanto, sometida a IRPF) o si va a ser un simple reembolso, al igual que ocurre con los gastos derivados de los viajes de negocios (kilometraje, dietas, aparcamientos, etc.)

CÓMO SE JUSTIFICAN LOS GASTOS DERIVADOS DEL TRABAJO A DISTANCIA

En este punto es importante detenerse en la forma de tramitar los gastos derivados del teletrabajo. Tradicionalmente, estos se gestionaban de forma manual, es decir, pidiendo la factura, guardándola, rellenando una nota de gastos a final de mes y pasándosela al supervisor junto con los justificantes.

Para las compañías que han implantado un software de gestión de notas de gastos el proceso se ha simplificado muchísimo, pues el teletrabajador simplemente tiene que subir una foto de la factura a la aplicación cada vez que hace una compra o paga una factura.

Okticket valida la imagen de forma instantánea porque estamos homologados por la Agencia Tributaria.