¿Simplicidad o máxima funcionalidad? ¿Que un software de gestión de procesos permita reducir costes significa que es el mejor para tu empresa? Entre los responsables de Recursos Humanos hay un debate que sigue abierto: ¿Suites all-in-one ("todo en uno") o soluciones "best-of-breed" (especializadas)?

Las estadísticas muestran un panorama mixto en el que conviven ambos modelos. Y las características diferenciadas de uno y otro no acaban de desequilibrar la balanza. 

Por una parte, tenemos la simplicidad de las plataformas integradas. Una única licencia, un único proveedor para gestionar nóminas, ausencias, formación, gastos y demás. 

Por otra, la precisión, personalización y control que ofrecen las soluciones especializadas. 

Pero ¿por qué elegir entre unas y otras? En áreas tan sensibles como la gestión de gastos corporativos y el tratamiento de los datos de los empleados, la solución podría estar en conectar las mejores herramientas de forma segura y eficiente.  

El problema real: demasiadas herramientas, poca conexión

En muchas organizaciones, la operativa diaria es esta: el departamento de Recursos Humanos gestiona lo relativo a los empleados en un sistema, mientras Finanzas utiliza otro para la contabilidad. Y entre ambos, nada. Desconexión de sistemas que se traduce en tareas poco operativas:                                                 

• Saltos constantes entre aplicaciones para validar información básica
• Duplicidad de datos introducidos manualmente en múltiples sistemas
• Errores que podrían evitarse 
• Exportaciones en Excel que circulan por email con datos sensibles

Además de ineficiente, este escenario supone un riesgo para la seguridad y el cumplimiento normativo. Y eso por no hablar de la pérdida de trazabilidad.

El "todo en uno": simplicidad aparente, rigidez real

Para acabar con este caos, las herramientas todo en uno esgrimen un argumento que a priori es bastante convincente. ¿Quién puede resistirse a un sistema que centraliza la gestión del tiempo, nóminas, formación, gastos y viajes? 

Para una pequeña empresa quizá sea suficiente, pero hay que tener en cuenta que la mayoría presenta una serie de limitaciones: funcionalidades básicas, rigidez o dependencia de un único proveedor, 

Al final, las organizaciones tienen que adoptar sus procesos a la tecnología.

Todo conectado: el enfoque inteligente para empresas en crecimiento

La alternativa a este modelo monolítico es el denominado enfoque “best of breed” (lo mejor de cada categoría), más flexible y potente. De esta forma, es posible construir un ecosistema tecnológico donde las diferentes herramientas especializadas se conectan entre sí.

Ventajas de integrar RRHH y gestión de gastos

Imagina que necesitas automatizar la gestión de Recursos Humanos y de gastos de viaje profesionales. Esta conexión te va a permitir: 

• Elegir un software especializado para cada necesidad. Por ejemplo, un sistema avanzado para gestionar los procesos de RRHH (nóminas, beneficios, registro de empleados, seguimiento de tiempo, etc.) y una aplicación para automatizar la gestión de gastos corporativos.
• Sustituir cada herramienta por separado sin desmantelar todo el stack tecnológico.
• Cuando un empleado se da de alta en el sistema de Recursos Humanos, automáticamente queda registrado en el de gestión de gastos. Y viceversa.
• Crear un único flujo de datos, evitando duplicidades y errores. 

Qué datos comparten RRHH y gestión de gastos

Por lo general, sistemas de RRHH y de gestión de gastos comparten una información específica: 

• Altas, bajas, cambios de departamento o ubicación de los empleados.
• Roles, managers y flujos de aprobación.
• Centros de coste y estructura organizativa
• Políticas internas, con los límites diferenciados por rol 

Caso práctico: de suite monolítica a ecosistema integrado

Vamos a verlo con un ejemplo ficticio, pero que bien podría ser real. El de una empresa de 200 empleados que lleva tres años usando una suite todo en uno. Al principio, cumplía su función de simplificar la gestión de procesos. Pero ahora, ha crecido y sus necesidades también han evolucionado: 

• Recursos Humanos necesita implementar una política de gastos de viaje diferenciado por rol, por país y por departamento. Pero se encuentra con que la suite no permite ese detalle de personalización.
• Mientras tanto, al equipo de Finanzas le frustra recibir informes básicos, que no le permiten analizar al detalle cada gasto.

La solución, por tanto, pasa por migrar a un ecosistema integrado que le permita mantener su HRIS (Human Resource Information System) actual, pero incorporando una aplicación especializada en la gestión de gastos de viaje profesionales. Con esto, va a conseguir:

• Que el equipo de RRHH pueda por fin implementar la política de gastos de viaje que lleva tiempo solicitando.
• Que Finanzas acceda a las capacidades analíticas demandadas: dashboards en tiempo real, detección de duplicados, análisis por proyecto y centro de coste, etc.
• Que se eliminen las hojas de Excel con los datos de los empleados que circulan entre los departamentos, las llamadas para ponerse de acuerdo en la aprobación de cada gasto y los errores en las notas de gastos.

El resultado: Mayor control, mejor experiencia de usuario, más flexibilidad y, paradójicamente, más seguridad que con la suite monolítica. Todo sin aumentar la complejidad operativa. Y sin poner en riesgo la seguridad.

La seguridad de las suites integradas

En este sentido, no es extraño que las empresas muestren preocupación ante la idea de compartir información entre sistemas. Si lo comparamos con las suites únicas, un ecosistema bien integrado ofrece claras ventajas de seguridad. 

• La automatización elimina la necesidad de que múltiples personas exporten, copien o introduzcan manualmente datos de empleados en diferentes sistemas.
• Existe control de accesos, con transferencia de datos a través de canales cifrados.
• Se eliminan las exportaciones en Excel que acaban en carpetas compartidas.
• Cada acceso queda registrado, por lo que es posible saber exactamente quién accedió a qué información y cuándo.
• Las integraciones pueden configurarse para compartir únicamente los datos estrictamente necesarios.  Por ejemplo, el software de gestión de gastos de viaje no necesita conocer el salario del usuario.
• Se pueden segregar los permisos por departamento, para que cada uno acceda solo a lo que necesita.

El papel de Okticket en un ecosistema conectado

Okticket se ha diseñado específicamente para gestionar equipos y gastos de viaje profesionales desde el mismo ecosistema digital. 

Para ello, ofrece integración nativa con sistemas de RRHH. Okticket se conecta con softwares de nóminas y con las principales plataformas de gestión de recursos humanos del mercado, sincronizando automáticamente la información necesaria.

• Sincronización automática de empleados y políticas. Cuando se da de alta un empleado en tu HRIS, está inmediatamente disponible en Okticket con su rol, departamento y políticas de gasto correspondientes. Cuando causa baja, sus accesos se revocan automáticamente.
• Gestión fácil de los programas de retribución flexible (tarjetas restaurante, transporte, productos exentos de impuestos…)
• Alertas y bloqueos de los gastos irregulares.
• Trazabilidad completa de los gastos corporativos por empleado, departamento o proyecto.
• Flexibilidad para crecer. A medida que tu organización evoluciona, puedes cambiar de software de Recursos Humanos si es necesario y sin que ello afecte a tu gestión de gast

Preguntas frecuentes sobre integración de RRHH y gestión de gastos profesionales

¿Es realmente más seguro integrar sistemas que usar una suite todo-en-uno?

Puede parecer contradictorio, pero sí. Cuando trabajas con una suite monolítica, todos los datos están en el mismo sitio, lo que complica mucho controlar quién accede a qué. 

En cambio, con un ecosistema integrado, cada herramienta mantiene sus propias barreras de seguridad y solo compartes lo imprescindible mediante conexiones cifradas.

Además, piensa en la realidad del día a día: sin integración, tu equipo acaba exportando Excel con datos de empleados que van y vienen por email. Eso sí que es un riesgo. Con una buena integración, esos archivos desaparecen por completo.

¿Cuánto tiempo lleva implementar una integración entre HRIS y gestión de gastos?

Menos de lo que imaginas. Con Okticket, lo habitual es tener todo funcionando en pocas semanas. Esto incluye configurar la conexión, mapear los campos que necesitas compartir, hacer las pruebas pertinentes y sincronizar el histórico.

Ahora bien, el tiempo exacto dependerá de lo compleja que sea tu estructura (si tienes muchas filiales, centros de coste o políticas muy específicas) y del grado de personalización que necesites.

¿Y si dentro de un tiempo quiero cambiar de HRIS?

Aquí está una de las grandes ventajas de no casarte con una suite única. Si mañana decides cambiar tu sistema de RRHH por otro que te guste más, solo tienes que reconfigurar la integración. Tu gestión de gastos en Okticket sigue exactamente igual: mismo histórico, mismos procesos, cero drama.

En una suite todo-en-uno, cambiar una pieza significa prácticamente empezar de cero. 

¿Necesitamos que IT esté constantemente pendiente de la integración?

Para nada. Una vez que está configurada (que es donde sí necesitarás a IT), la integración trabaja en piloto automático. Los equipos de RRHH y Finanzas siguen trabajando en sus herramientas como siempre, y la sincronización ocurre entre bambalinas sin que nadie tenga que hacer nada.

Solo necesitarás volver a involucrar a IT si hay cambios estructurales importantes, como una reorganización grande de la empresa.

¿Qué información de los empleados necesita realmente la herramienta de gastos?

Una herramienta de gestión de gastos bien diseñada solo necesita:  nombre, email de trabajo, en qué departamento está la persona, quién es su responsable (para las aprobaciones) y si está activa o no en la empresa.

Todo lo demás —salario, datos personales, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria— no hace falta compartirlo. De hecho, no debería compartirse nunca. Esto es cumplimiento RGPD básico: solo los datos mínimos necesarios.

¿Cómo se gestionan las altas y bajas de empleados con la integración?

Automáticamente. Cuando RRHH da de alta a alguien en vuestro sistema, esa persona aparece automáticamente en la herramienta de gastos con todo configurado: su rol, sus límites según la política de empresa, quién le aprueba, etc.

Y cuando alguien se va de la empresa, sus accesos se cortan solos. Nada de que un exempleado siga metiendo notas de gastos semanas después porque nadie se acordó de desactivarlo manualmente.

¿Qué tiene Okticket que no tenga el módulo de gastos que ya viene en nuestra suite?

Okticket es una herramienta especializada en gestión de gastos corporativos, lo que permite funcionalidades avanzadas que los módulos genéricos no ofrecen: captura inteligente de tickets mediante IDP (procesamiento inteligente de documentos) de alta precisión, detección automática de duplicados, políticas de gasto granulares, análisis predictivo del gasto, y flujos de aprobación totalmente personalizables. 

Lo mejor es que al integrarse con tu HRIS actual, no pierdes nada de lo que ya tienes. Simplemente añades músculo donde más lo necesitas.

¿Qué pasa si la integración falla temporalmente?

Tranquilidad. Si hay algún problema técnico temporal, cada sistema sigue funcionando por su cuenta. RRHH puede seguir trabajando normalmente, y el equipo puede seguir reportando gastos.

Conclusión

Las empresas necesitan especialización, no soluciones básicas. Necesitan flexibilidad, no depender de un único proveedor. Y sobre todo, necesitan seguridad y compliance diseñados desde el principio, no como un parche posterior.

Por tanto, no se trata tanto de tenerlo todo en una sola herramienta, sino de tenerlo todo conectado, seguro y bajo control.

¿Tu organización está lista para evolucionar de herramientas aisladas a un ecosistema integrado? Solicita una demo personalizada y descubre cómo Okticket puede convertirse en tu solución especializada de gestión de gastos de viaje profesionales, perfectamente integrada con tu stack de RRHH existente.

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El mismo volumen de trabajo, pero menos horas para desempeñarlo. Cuando la reducción de jornada a 37,5 horas semanales se ponga en marcha, las empresas tendrán que estar preparadas para que la productividad no se vea afectada. 

Así que cuanto antes comiencen a rediseñar los procedimientos, mejor. ¿Por dónde empezar? Según los expertos, mantener la eficiencia pasa por impulsar la digitalización y automatización de procesos tanto administrativos como operativos.

De lo contrario, en departamentos como administración, finanzas o RRHH, donde las tareas son muchas veces manuales, esta reducción puede generar cuellos de botella.

En este artículo nos centraremos en la mejora de los procesos financieros, punto de partida para un modelo de trabajo más inteligente, ágil y sostenible.

¿Qué implica la jornada de 37,5 horas para los departamentos financieros?

Lo que nació como una medida pensada para mejorar la conciliación y el bienestar de los trabajadores, ha traído consigo una serie de desafíos para los departamentos de back office.

• Los plazos para cumplir con procesos críticos para el funcionamiento del negocio no varían (obligaciones fiscales, validación de facturas, gestión de gastos, control documental, conciliación contable, nóminas, etc.) Pero con la reducción de la jornada laboral tendrán todavía menos margen para llevar a cabo sus funciones.
• En momentos críticos del mes, las tareas pueden acumularse, lo que a su vez va a generar más tensión y roces entre compañeros.
• Al tratar de mantener el ritmo sin rediseñar los procesos, se corre el riesgo de cometer más errores.

Parte importante de la solución radica en ofrecer a los equipos herramientas que les descargue de tareas repetitivas y les permita trabajar de forma más ágil y eficiente. Aquí es donde la automatización de procesos entra en juego.

Automatización de procesos: una solución estratégica

¿Automatizar procesos es igual a prescindir de un determinado perfil de empleados? No necesariamente: la tecnología debería ser una aliada para empoderar a los equipos para enfocarse en tareas de más valor y liberarlos de tareas manuales, repetitivas y poco estratégicas.

Gracias a este “compañero de equipo”, los trabajadores de carne y hueso podrían dedicarse a analizar, supervisar y tomar decisiones estratégicas.

¿Qué aplicaciones tiene las herramientas de automatización en el entorno de back office?

Veamos algunos ejemplos concretos de lo que las soluciones de automatización de procesos como Okticket pueden hacer por la gestión financiera:

• Digitalización de tickets y facturas Vs seguimiento de los puntos y relaciones estratégicas generadas en un viaje de trabajo.
• Conciliación bancaria automática, sin necesidad de extractos bancarios.
• Validación automática de los gastos según las reglas predefinidas. ¿Cuántas veces se habrán hecho reembolsos de compras no permitidas por hacer la revisión a mano?
• Integración directa con el ERP o sistema de gestión empresarial.
• Reducción de errores e irregularidades. El fraude interno es común cuando se utilizan procesos obsoletos.
• Clasificación automática, almacenamiento seguro en la nube y acceso a la información en cualquier momento.
• Generación de reportes sin intervención manual.

Además, el software de automatización empresarial está evolucionando rápidamente. Muchas soluciones de gestión de gastos profesionales están incorporando inteligencia artificial, con lo que los procesos son todavía más autónomos, escalables y personalizables.

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Beneficios reales para la eficiencia operativa: Caso Okticket

Como estamos viendo, las herramientas de automatización administrativa tienen un impacto directo en la operativa diaria. Con Okticket, las ventajas son numerosas:

• Ahorro de tiempo en tareas administrativas: Concretamente, un 80% en comparación con procedimientos manuales.
• Reducción de un 90% de errores contables.
• Trazabilidad del gasto y visibilidad en tiempo real.
• Mayor foco en tareas de valor.
• Disminución del estrés operativo, lo que repercute en la mejora del clima laboral.

Cómo empezar a digitalizar la gestión de gastos de empresa

Lo mejor de todo es que la transición hacia este modelo más eficiente es más sencilla de lo que a priori pueda parecer. Tampoco requiere de una gran inversión. Vamos a repasar brevemente los pasos a seguir:

1. Audita los procesos actuales para poder detectar cuáles pueden y deben ser automatizados. Basta con responder a esta pregunta: ¿Qué tareas son repetitivas, manuales o propensas a errores?
2. Prioriza en función del impacto. Lo ideal sería comenzar por las tareas que consumen más tiempo, como puede ser la gestión de las notas de gastos. Si todavía utilizar hojas de cálculo o haces las aprobaciones a última hora, aprisa y corriendo, deberías empezar por ahí.
3. Elige herramientas que se integren con tus sistemas de gestión actuales, sin necesidad de meterse en desarrollos complejos. Hoy existen soluciones SaaS especializadas en gestión de gastos y digitalización de recibos que se integran fácilmente con tu ERP, sistema contable o CRM. 
4. Involucra al equipo desde el principio y ofrece formación. La reticencia al cambio es una realidad, muchas veces motivada por el desconocimiento de la herramienta. 
5. Por último, mide los resultados. 

Conclusión: Reducción de jornada, procesos más inteligentes

En definitiva. La reducción de jornada laboral a 37,5 horas no tiene por qué ser una amenaza para la productividad. Puede ser una oportunidad para evolucionar hacia procesos más eficientes con los que toda la empresa sale ganando.

Organizaciones como la tuya ya están automatizando sus procesos financieros. Si tú también crees que ya ha llegado la hora de avanzar hacia una gestión de gastos más ágil, escríbenos sin compromiso.

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La transparencia en la Comunicación Interna se refiere a la capacidad de una organización para compartir información de manera abierta, clara y honesta con sus empleados, sin ocultar o distorsionar datos que son relevantes para ellos. Este tipo de comunicación permite que los empleados conozcan los éxitos y los desafíos de su organización, generando un ambiente de confianza.

Ser transparente no significa compartir absolutamente toda la información, sino seleccionar de manera estratégica lo que es relevante y necesario para que los empleados puedan desempeñar sus roles de manera efectiva. Implica la voluntad de los líderes de ser honestos acerca de las decisiones empresariales, los cambios en la estructura de la organización o las dificultades que puedan surgir.

Además, un enfoque transparente exige claridad en los mensajes, evitando el uso de lenguaje ambiguo, técnico o corporativo que pueda ser difícil de entender para los empleados.

Esta transparencia resulta indispensable para construir una cultura organizacional sólida, en la que los empleados se sientan valorados en el papel que juegan dentro de la empresa.

¿Qué beneficios conlleva ser transparente en Comunicación Interna?

Si fomentamos un ambiente transparente, ofrecemos múltiples beneficios que impactan positivamente en el rendimiento general de la empresa. A continuación, detallamos algunos de los principales beneficios.

Genera confianza entre empleados y líderes

Al ser transparentes, creamos un entorno de confianza entre los trabajadores y los líderes de la organización. Cuando los líderes son abiertos y sinceros en la manera en que comparten información, los empleados sienten que se les respeta y valora como piezas fundamentales de la empresa. Esta confianza se traduce en una mayor disposición a colaborar y a comprometerse con los objetivos de la compañía. Además, los empleados que confían en sus líderes tienden a ser más leales y menos propensos a buscar otras oportunidades laborales, reduciendo la rotación de personal.

Mejora el clima organizacional

Un clima positivo depende en gran medida de la calidad de la Comunicación Interna. La transparencia fomenta un ambiente de apertura, que genera una mayor satisfacción en el lugar de trabajo, reduce el estrés y mejora las relaciones. Cuando los empleados se sienten bien informados, el ambiente laboral se vuelve más colaborativo y productivo, impactando directamente en el rendimiento global de la empresa.

Facilita la resolución de conflictos

La falta de información o la comunicación poco clara suelen ser fuentes comunes de conflicto dentro de las organizaciones. La transparencia, por definición, minimiza los malentendidos y las suposiciones incorrectas. Si el empleado tiene acceso a la información adecuada, es más fácil que comprenda las razones detrás de decisiones difíciles. Además, una comunicación abierta facilita el diálogo entre las partes involucradas, haciendo que los problemas se resuelvan más rápida y eficazmente.

Fomenta el trabajo en equipo

Un buen flujo de información rompe las barreras que muchas veces existen entre departamentos o niveles jerárquicos. Cuando los empleados comprenden los objetivos generales de la organización, trabajan juntos de manera más eficiente hacia metas comunes. La transparencia elimina los "silos" dentro de la empresa y crea un entorno donde mejoran los resultados colectivos.

Buenas prácticas para promover la transparencia en Comunicación Interna

Ya sabemos la importancia de ser transparentes y honestos, pero ponerlo en práctica puede suponer todo un reto. Uno de los pasos fundamentales, y el primero de todos ellos, es compartir la información relevante de manera oportuna y clara. Hablamos de datos sobre la situación financiera de la empresa, cambios organizativos y decisiones estratégicas.

De esta forma, los empleados comprenden el por qué de ciertas decisiones. Es importante ser transparente en los éxitos y en los desafíos, ya que los trabajadores valoran la honestidad y son más propensos a colaborar en momentos de dificultad cuando están al tanto de la situación.

Utilizar las herramientas adecuadas

Ahora bien, ¿Cómo podemos hacer llegar esta información a todos nuestros colectivos? Actualmente, existen muchas herramientas tecnológicas para promocionar la transparencia, por lo que debemos implantar las herramientas adecuadas. Establecer canales de comunicación accesibles y bidireccionales permiten que la información fluya tanto desde la dirección hacia los empleados como en sentido inverso.

La transparencia se trata de generar un diálogo continuo. Los líderes deben estar dispuestos a recibir retroalimentación y responder de manera clara y oportuna.

Plataformas de colaboración en línea, apps de Comunicación Interna como Dialenga y otros sistemas de gestión facilitan la comunicación en tiempo real y el acceso a la información por parte de todos los empleados, independientemente de su ubicación. Estas herramientas permiten que la información fluya de manera rápida y sin barreras.

Capacitación de los líderes

Además, debemos capacitar a los líderes. La transparencia empieza desde arriba, y los líderes deben ser un ejemplo de transparencia en su comunicación cotidiana. Es fundamental que los gerentes de la organización estén formados para comunicar de manera abierta y clara. Las habilidades de comunicación ayudan a que los líderes adopten un enfoque más abierto y accesible, generando una cultura más positiva en toda la empresa.

Otro aspecto crucial es la gestión adecuada de los recursos económicos, como los gastos de viaje y otras asignaciones de la empresa. Contar con una política clara de gastos de viaje es esencial para evitar malos entendidos o percepciones de injusticia entre los empleados. Esta política debe detallar qué gastos son reembolsables, cómo se deben documentar y cuál es el proceso de aprobación, asegurando que todos los empleados reciban el mismo trato.

Cómo te ayuda Okticket a promover la transparencia

La implementación de soluciones de gestión de gastos de empresa es la siguiente fase para promover la transparencia. Hablamos de herramientas como Okticket, que permiten a los empleados registrar y gestionar sus gastos de manera clara y accesible. Además de agilizar el proceso, también proporciona visibilidad completa sobre los gastos en tiempo real. Esta solución ayuda a reducir la carga administrativa, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más productivas, mejorando el bienestar laboral y la satisfacción general en el entorno de trabajo.

Una empresa alcanza la madurez digital cuando ha sido capaz de liderar las iniciativas digitales de forma estratégica, logrando optimizar sus resultados en todos los procesos de negocio. Esto implica que el talento interno tiene que haber alcanzado las habilidades necesarias para ser competente en entornos digitales en las cinco áreas establecidas por el Marco Europeo de Competencias Digitales DigComp 2.2: Información y Alfabetización Digital; Comunicación y Colaboración Online; Creación de Contenidos Digitales; Seguridad en la Red, y Resolución de Problemas.

¿Cuál es el nivel de madurez digital de las empresas españolas en el ámbito de los Recursos Humanos? Para responder a esta pregunta vamos a tomar como referencia el “8º Estudio de Transformación Digital en Recursos Humanos” elaborado por INCIPY.

La edición de este año mide el impacto Covid en la madurez digital y cómo las compañías están abordando los retos digitales en los siguientes ámbitos:

• Tipología de iniciativas digitales
• Digital Workplace
• Redes Sociales Corporativas
• Digital Internal Communication
• Flex Work y Remote Work
• Digital Employer Branding
• Social Media in HR
• Tecnología y Analítica
• Formación Digital
• Change Management

Del informe se desprende que el 90% de las grandes empresas de nuestro país han logrado un “avance significativo en la transformación digital en RRHH”. De ellas, casi la mitad asegura que se encuentra en un estado avanzado. Pero llama la atención que el 16% esté en fase muy avanzada (más de cinco años de recorrido), cuando hace un año solo un 1% se encontraba en este punto.

Transformación digital en RRHH 2022: Avances, iniciativas y retos

Prioridades en digitalización de RRHH

¿En qué iniciativas están poniendo el foco las empresas?  Las prioridades en transformación digital de RRHH son, por este orden:

1. Digitalización  de procesos internos (el 78% de los encuestados ha puesto en marcha esta iniciativa)
2. Innovación en nuevas políticas de flexibilidad y teletrabajo (70%
3. Implementación de nuevos canales, plataformas o herramientas digitales de comunicación interna y colaboración (67%)
4. Formación en habilidades digitales, reorganización de roles y funciones e incorporación de perfiles digitales (49%)
5. Utilización de metodologías ágiles e innovadoras (scrum, lean, kanban, design thinking, etc.) en algunos proyectos (42%)
6. Desarrollo de estrategias de employer branding (marca empleo) en los entornos digitales (38%)
7. Definición del “Employee Journey Map” para mejorar la experiencia de los empleados con iniciativas digitales (27%).

Los retos en la transformación digital de RRHH

Pero una cosa son las intenciones y otra la realidad.  Pese a que las organizaciones españolas han avanzado mucho en la digitalización y automatización de la gestión de personas, todavía les quedan por abordar algunos retos digitales.

Actualizar los canales de comunicación interna

Es cierto que las empresas han evolucionados hacia nuevos canales digitales, y la mayoría de las comunicaciones internas las realizan mediante apps colaborativas, redes sociales corporativas y demás espacios online. Pero solo tres de cada 10 han avanzado en modernizar sus tradicionales intranets (en muchas ocasiones obsoletas) hacia Digital Workplaces que permiten integrar en un mismo espacio la comunicación, el acceso al conocimiento, los grupos o redes de colaboración y todas las aplicaciones corporativas.

Acabar con las limitaciones en las soluciones de trabajo colaborativo en red

El estudio concluye que el 82% de las empresas encuestadas ha implantado alguna modalidad de teletrabajo (3 días es la más frecuente). Por tanto, lo lógico sería pensar que la adopción de soluciones digitales orientadas al trabajo colaborativo en red esté extendida.

Y lo está, pero con limitaciones. El 96% de compañías han acelerado la implantación de soluciones como Office 365/Teams o Google Suite, pero en la mayoría de los casos la adopción es “muy limitada y desigual”. Esto quiere decir que su uso está limitado a los chats o las videollamadas, pero sin aprovechar todo el potencial que ofrecen estas herramientas para optimizar el trabajo en red. Solo el 28% asegura tener una adopción avanzada.

También ha aumentado la implantación de aplicaciones digitales orientadas a las nuevas políticas de flexibilidad (gestionar turnos de entrada y salida, reservar mesas, salas, espacios comunes, parking, etc.). 

Optimizar el análisis de datos

Si el año pasado las empresas que contaban con softwares o soluciones integradas de Human Capital Management para la gestión de RRHH eran el 40%, ahora el porcentaje sube hasta el 63%.

Pero, pese a la importancia que hoy en día tiene el análisis del dato para cualquier organización, son muy pocas (un 26%) las empresas que trabajan la analítica de RRHH (recogida y análisis de datos, diseño de modelos descriptivos, predictivos y prescriptivos).

Si hablamos de la presencia de un responsable de HR Analytics, el porcentaje baja hasta el 14% (un 19% en 2022).

En cambio, siete de cada 10 empresas ya están empezando a testar tecnologías disruptivas para mejorar los procesos de formación, onboarding o engagement.

Impulsar el Digital Employer Branding

La escasez de talento de determinados perfiles es uno de los grandes retos a los que se tienen que enfrentar en la actualidad los departamentos de RRHH. Aun así, todavía son muy pocas las que cuentan con una estrategia digital como marca empleadora (el 29%, frente al 25% de hace un año).

La parte positiva es que ya hay un 32% de empresas que han adaptado su web o páginas de empleo a las tendencias digitales (el 29% en 2022).

¿Qué canales utilizan los departamentos de Recursos Humanos para publicar sus ofertas de empleo? Linkedin (84%), seguido de portales de empleo (68%) y otras redes sociales (28%). En cuarto lugar, se sitúan plataformas como Indeed o Glassdoor (19%).

Promover la formación digital

Si bien la mayoría de empresas aseguran que tienen programas de formación en habilidades digitales, todavía hay un 25% que todavía no ha promovido ninguno. Y tan solo una de cada 10 mide el GAP digital de directivos y empleados.

Por último, el estudio refuerza la idea de que los responsables de Recursos Humanos se han convertido en “pieza clave para informar, sensibilizar, acompañar y liderar el cambio de todos los proyectos de transformación digital de la compañía”. La mitad de los profesionales encuestados así lo confirma. Incluso se han empezado a crear oficinas de Change Management para velar por esa gestión del cambio.

Del mismo, las áreas de RRHHH son conscientes del papel que juegan en la persecución de los objetivos de responsabilidad medioambiental y cada vez son más las organizaciones que están impulsando acciones e iniciativas específicas entre los empleados/as para contribuir a la sostenibilidad.

La prevención de riesgos laborales es un tema que la mayoría de las empresas se toman muy en serio. ¿Pero qué ocurre cuando los trabajadores se desplazan fuera de la oficina? Aquí entra en juego el conocido como Duty of Care.

El “Deber de Protección” hacia los viajeros de negocios es una obligación legal y moral que el departamento de Recursos Humanos no debe menospreciar. Hablamos de velar por la seguridad de los empleados cuando están en un entorno que no controlan.

La legislación española no habla específicamente del Duty of Care en los viajes de trabajo, pero es importante saber que la Ley 31/1995 de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales también es aplicable para los trabajadores en movilidad.

El artículo 14.2 de la citada ley, por ejemplo, establece lo siguiente: “En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo”.

También el artículo 40.2 de la Constitución Española habla de que los poderes públicos deben garantizar la seguridad e higiene en el trabajo.

Por tanto, las empresas tienen que tomar las medidas necesarias para proteger a los business travellers ante cualquier posible eventualidad.

¿Qué herramientas pueden ayudar a cumplir con esta obligación? Desde soluciones conectadas con las agencias de viajes para planificar los desplazamientos hasta aplicaciones de geolocalización, pasando por pólizas que garanticen la asistencia sanitaria.

¿Qué incluye un Plan de Duty of Care?

También es fundamental que el departamento de Recursos Humanos cuente con un programa de gestión del Duty of Care. Estos son los puntos clave que no pueden faltar:

1. Dar una formación a todos los agentes implicados para que sepan cómo protegerse y cómo actuar en caso de emergencia.

2. Antes de cada viaje corporativo, hacer una evaluación de los posibles riesgos en el lugar de destino (por ciudad y país) e informar de las conclusiones a empresa y viajero.

3. En caso de que pueda existir un riesgo por muy pequeño que sea, es necesario diseñar una estrategia para minimizarlo. Puede ser algo tan sencillo como evitar los desplazamientos en transporte público.

4. Recopilar información sobre las leyes y costumbres de los países de destino y compartirla con los trabajadores.

5. Contar con herramientas que faciliten el seguimiento en tiempo real de las posibles amenazas para el trabajador desplazado.

6. Disponer de un servicio de asistencia en viaje 24 horas.

7. Contratar un seguro de viaje que cubra cualquier posible accidente/enfermedad y que tenga cobertura en cualquier parte del mundo.

8. Repasar el plan de Duty of Care de forma periódica para determinar si es necesario actualizarlo.

9. En la situación actual, a todo lo anterior hay que sumar el estar al día de las restricciones de viaje aplicadas en cada región y país.

10. Incluir este plan en la política de viajes de la compañía.

Las ventajas de la transformación digital en la gestión de riesgos de viaje

Las herramientas de digitalización y automatización pueden resultar de gran ayuda para garantizar el "Deber de Protección" en los viajes de negocios. Las de gestión de viajes, por ejemplo, se pueden personalizar para priorizar los desplazamientos que sean seguros para los viajeros.

A esto hay que sumar el hecho de que permiten saber en dónde están los trabajadores en cada momento, una funcionalidad muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia.

La transformación digital también es beneficiosa para cumplir con la parte de las políticas de viaje que afectan a las compañías. Es el caso de los límites de gasto. Las herramientas Fintech de gestión de gastos de viaje como Okticket permiten establecer umbrales de gasto por categoría y usuario.

¿El trabajador en movilidad ha hecho alguna compra que no se ajusta a las reglas de la organización? Siempre es posible establecer alertas. Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.

Asimismo, es importante destacar que la información queda guardada en un entorno seguro, por lo que la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.

Al ofrecer soluciones que les facilitan la vida, los empleados en movilidad están más predispuestos a cumplir las normas establecidas, lo que también contribuye a aumentar su seguridad.

Si hay un trámite mensual que las empresas no pueden retrasar es la gestión de nóminas. Sobra mencionar las razones que convierten a este proceso en uno de los más importantes, y cualquier pequeño error puede traer consecuencias.

Sueldos brutos, complementos salariales, seguros sociales, horas extra, retenciones, atrasos, bonus, anticipos, bonificaciones, pluses de antigüedad… La confección de las nóminas es un proceso complejo que implica dedicar tiempo. Sobre todo, cuando las organizaciones todavía utilizan sistemas locales.

13 razones para implantar un SOFTWARE de gestión de nóminas

La mejor forma de optimizar la gestión de las nóminas es utilizar un ERP específico. Ahora veremos los motivos.

1. Los procesos se automatizan, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos. Ya no tendrás que contratar este servicio de forma externa. ¡Y puedes programar el envío de las nóminas al equipo!

2. Se minimizan los errores de cálculo.

3. Como la información personal de cada empleado queda registrada, si se produce algún cambio en su circunstancia familiar este se traslada a la nómina de forma automática.

4. Los cambios internos, como pueden ser los convenios colectivos, también quedan reflejados en el ERP.

5. Cumplen con la legislación vigente y se adaptan a los cambios normativos, ya que se conectan con los sistemas de la Administración (RED, Cret@, Contrat@, Certific@2, DELTA…).

6. Se reducen los retrasos en el pago de los sueldos.

7. Es posible obtener informes personalizados y detallados (por convenios, por roles, por delegaciones, por categorías, etc.).

8. La información se guarda ordenada, en entornos seguros y permanece disponible para cuando las personas encargadas de la gestión de personal puedan consultarla. Imagínate poder acceder a convenios, nóminas antiguas, historiales de los empleados o plantillas de vacaciones en segundos.

9. Gracias a las herramientas de analítica, la dirección puede tomar decisiones basadas en datos reales. Incluso puede determinar si es mejor subcontratar un trabajo o contratar más personal.

10. Facilita la colaboración entre equipos, puesto que la información está en una única plataforma, a disposición del resto de departamentos.

11. Se ajustan a cualquier convenio.

12. Se adaptan a empresas de todos los tipos y tamaños.

13. Además de calcular automáticamente el porcentaje de retención de IRPF a aplicar a cada trabajador, es posible obtener las retenciones por periodos.

Pero estas soluciones no se limitan solamente a la gestión de nóminas. Muchas están pensadas para llevar a cabo todo el proceso de gestión de personal, desde contrataciones hasta finiquitos.

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La importancia de la integración de sistemas

Además, los ERP’s de nóminas disponen de integración con el resto de los sistemas de gestión de la empresa, como el software de registro de la jornada laboral o el de digitalización de notas de gastos de viaje profesionales. Esto es especialmente útil en ciertas situaciones. Por ejemplo, si abonas los importes de las notas de gastos de viaje profesionales en la nómina.

En el mercado existen varios programas de gestión laboral y nóminas. Uno de los mejores es el de Sage 200. En Okticket ofrecemos integración sencilla, automática, bidireccional y evolutiva con su módulo de nóminas.

¿Qué quiere decir? Que la información de gastos de los empleados disponible en Okticket se sincroniza con la base de datos de Sage, y viceversa. Cuando un trabajador registra un gasto en Okticket y la hoja de gastos se aprueba, el conector añade ese gasto como incidencia de nómina en Sage (como importe o cuantía).

Además, nuestro conector evoluciona con el ERP y soporta todas sus actualizaciones.

Hoy en día hay áreas cuyos procesos están automatizados en la mayoría de las empresas. Pero todavía quedan determinados departamentos en los que sigue instaurada la gestión manual.

Los procesos de RRHH forman parte de este grupo, pese a que se concentran un montón de tareas repetitivas, tediosas y que suponen una gran pérdida de tiempo.

Las consecuencias van desde la pérdida de información hasta la duplicidad de tareas, pasando por la disminución de productividad o los problemas de comunicación con el equipo.

En un artículo anterior ya adelantábamos que las prioridades en transformación digital de la gestión de personal pasaban por la digitalización de procesos internos.

En este post vamos a abordar más en profundidad este punto. ¿Son automatizables todos los procesos de RRHH? Prácticamente, sí. Veamos los más destacables.

1. Procesos de selección y contratación

Cuando queda una vacante en una empresa, lo habitual es publicar la oferta en alguna plataforma online. Linkedin, Infojobs, Headhunters… Las opciones son variadas.

¿Cómo sueles hacer la difusión de la oferta de empleo? Probablemente subas el texto a mano. También en esto la tecnología puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo.

Descripción de funciones, condiciones económicas, promoción… Todo lo que implica un proceso de selección se optimiza al máximo con la implementación de los softwares de reclutamiento y selección.

Las herramientas ATS (Applicant Tracking System) están pensadas para facilitar el proceso. ¿Qué pueden hacer? Entre otros:

• Publicar las ofertas.
• Seleccionar a los candidatos que den el perfil.
• Facilitar el intercambio de información entre las personas que lideran el proceso.
• Informar a los candidatos sobre el estado en el que se encuentra su candidatura dentro del proceso de selección.
• Crear alertas.
• Generar una base de datos con los perfiles de los candidatos.
• Mediante la Inteligencia Artificial, es posible incluso obtener predicciones sobre el rendimiento de los candidatos o el tiempo que van a tardar en cambiar de trabajo.

Los controles de rendimiento, las encuestas de clima laboral o la obtención de mapas de calor también pueden realizarse de forma automatizada.

2. Onboarding

Pero la automatización no se acaba con la firma del contrato. Incluso el proceso de bienvenida a los nuevos empleados puede automatizarse. Tareas como el envío de credenciales para acceder a los programas o el registro del material entregado (portátil, monitor, móvil…) dejarán de ser repetitivas.

Los chatbots que responden de forma automática a preguntas frecuentes (cuál es la política de vacaciones, qué gastos de viaje son reembolsables, a cuánto asciende el importe de las dietas, etc.) también resulta de gran utilidad. 

3. Registro de jornada

El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, pero no existe una sola forma de realizarlo. Si quieres estar al tanto de las salidas y entradas del equipo sin tener que apostarte en la puerta, lo suyo es utilizar un software de control horario. 

La mayoría permiten llevar un registro detallado de los permisos, las bajas laborales y las vacaciones. Cuando un empleado solicita una ausencia, el departamento de RRHH solo tiene que revisarlas y aprobarlas. Estas se integran directamente en el calendario. 

4. Gestión de nóminas

A pesar de la importancia que tiene la gestión de las nóminas, muchas organizaciones siguen utilizando sistemas locales. ¿Qué ventajas ofrece la automatización de este proceso de Recursos Humanos?

• Los errores de cálculo se minimizan.
• La información personal de cada empleado está registrada. Cuando se produce algún cambio en su circunstancia familiar, este queda reflejado en la nómina de forma automática.
• ¿Ofreces algún servicio de retribución flexible? El cálculo se realiza automáticamente.
• Se adaptan a los cambios normativos, incluso se conectan con los sistemas de la Administración.
• Ofrecen integración con el resto de las aplicaciones de la empresa, incluido el ERP. Esto es muy útil cuando, por ejemplo, abonas los importes de las notas de gastos en nómina. Si además completas el proceso con una solución de digitalización de gastos de viaje profesionales, la contabilización se automatiza de principio a fin.
• Los salarios se abonan a tiempo, lo que contribuye a mejorar el bienestar laboral.
• Permiten la obtención de informes detallados. 

5. Gestión documental e informes de gastos

Con tal cantidad de procesos de RRHH a gestionar, las montañas de documentos en papel a almacenar son inevitables. Si en vez de azetas ocupando espacio utilizas una solución de digitalización y gestión documental, esa misma información estará almacenada en la nube de forma segura y ordenada. Buscar un archivo determinado no te llevará nada.

Estas herramientas permiten digitalizar y automatizar todo tipo de documentos, incluidos facturas y tickets de gastos. Eso no solo beneficia al departamento de personal. Los propios empleados pueden ser usuarios, lo que contribuye a mejorar el clima laboral.

Pongamos el ejemplo de las notas de gastos de viaje. Llega fin de mes, el departamento financiero quiere cerrar la contabilidad y los trabajadores en movilidad no acaban de entregarle los tickets de gastos. Los exige una y otra vez. Cuando por fin los tiene, unos son antiguos, otros están borrosos y alguno excede el límite establecido en la política de gastos de viaje.

Mientras, el trabajador está molesto por tener que volver de un viaje y pasarse media mañana rellenando a mano las notas de gastos y grapando los tickets. Además, se ha dado cuenta de que ha perdido alguno y en contabilidad le dicen que ese dinero no se lo van a reembolsar. El mal rollo ya está creado.

Con lo fácil que sería contar con una herramienta de digitalización de gastos de viaje profesionales homologada por Hacienda.

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6. Firma electrónica para los procesos de RRHH

Desde ofertas hasta contratos de trabajo, pasando por las nóminas. Los documentos que tienen que ser firmados por RRHH son muchos. La mejor forma de agilizar el proceso y dotarlo de mayor seguridad es utilizar una aplicación de firma electrónica.

7. Formaciones

En la actualidad existen un montón de plataformas LMS (Learning Management System). Estos programas facilitan la formación a distancia.

Ofrecen una serie de funcionalidades muy útiles para RRHH, como puede ser la obtención de información de trabajadores que han completado un curso determinado o la realización de evaluaciones de desempeño.

Gracias a estos sistemas, las compañías pueden anticipar las carencias de la plantilla. Imagínate que vas a implementar una nueva herramienta digital. ¿Sabes con seguridad que todos los empleados tienen las habilidades como para hacerse con ella sin problema?

8. Comunicación interna

¿Quieres fomentar el buen rollo entre los empleados? Los canales de comunicación interna invitan a la participación y colaboración. Muchos programas de gestión de personal incluyen un módulo específico para este fin. 

9. Definición del organigrama

Algo tan importante para la organización empresarial como es la definición del organigrama también es más eficiente si dispones de una herramienta de diseño y gestión de funciones.

Además de proporcionar un mapa con los diferentes roles para que los empleados puedan saber a quién dirigirse en cada situación, estos programas permiten la carga de fichas con información del equipo, registran las interacciones y se integran con el software de nóminas. 

10. Planificación de presupuestos

Para elaborar los presupuestos es fundamental conocer cuáles son las necesidades del equipo. También para ello existe softwares específicos.

¿Estás abierto a las posibilidades que te ofrecen las herramientas de digitalización y automatización para optimizar los procesos de RRHH?

Digital Workplace, fomación digital, softwares online para RRHH, Digital Employer Branding, Redes Sociales Corporativas… ¿Cómo están abordando las empresas españolas los retos digitales que les depara este 2022? El “7º Estudio de Transformación Digital en Recursos Humanos” elaborado por INCIPY habla de cifras récord.

Según este informe, nueve de cada diez compañías de nuestro país ya están embarcadas en procesos de transformación digital en el área de personal. De las que todavía no han comenzado su digitalización, un 8% asegura que lo hará “en breve”.

Llama especialmente la atención que solo uno de cada diez directivos de RRHH sigue creyendo que no se trata de una prioridad, frente al 7% que hacía esta afirmación hace un año.

Top iniciativas puestas en marcha

A tenor de los datos recogidos, el sector muestra una madurez mucho mayor que hace dos años. Llama la atención el aumento de empresas que afirma estar diseñando una hoja de ruta estratégica que englobe las diferentes iniciativas digitales de transformación en RRHH (del 27% en 2021 se ha pasado al 40% en 2022).

Las prioridades son, por este orden:

1. Digitalización de procesos internos (el 83% de los encuestados ha puesto en marcha esta iniciativa)
2. Utilización de redes sociales en el reclutamiento
3. Innovación en nuevas políticas de flexibilidad y teletrabajo (de cara al futuro, no solo a consecuencia de la pandemia)
4. Implantación de nuevos canales, plataformas o herramientas digitales de comunicación interna y colaboración
5. Formación en habilidades digitales, reorganización de roles y funciones e incorporación de perfiles digitales
6. Utilización de metodologías ágiles e innovadoras

El desarrollo de estrategias de employer branding en entornos digitales siguen siendo importantes, al igual que la mejora del “Employee Journey Map”.

Lee también: "Tendencias en transformación digital: Retos empresariales en 2022"

Retos a superar en la digitalización de RRHH

La necesidad de digitalizar la gestión de personas es un hecho. Las compañías españolas han evolucionado mucho en este sentido, pero todavía quedan retos por superar. Estos son los más importantes:

Modernizar la comunicación interna

Fundamental para poder integrar la colaboración y las aplicaciones corporativas. El 32% de las organizaciones asegura haber evolucionado hacia nuevos espacios digitales (Digital Workplace), pero todavía son mayoría las que siguen utilizando la tradicional intranet.

Aprovechar el potencial de las soluciones de trabajo en red

A pesar de que ocho de cada diez empresas disponen de redes sociales corporativas y/o soluciones de trabajo en red, solo una tercera parte del equipo utiliza todas sus funcionalidades. Este hecho pone de manifiesto la necesidad de contar con un plan de acompañamiento que facilite la adopción de las herramientas digitales por parte de los trabajadores.

Redefinir los espacios de oficina 

Implantar el teletrabajo es el objetivo del 80% de las empresas, pero la mayoría de las propuestas de flexibilidad ofrecidas combinan el trabajo a distancia con el presencial. Para adaptar las oficinas a un formato híbrido y hacerlas más atractivas, un gran porcentaje de los departamentos de Recursos Humanos asegura que está redefiniendo los espacios “o espera hacerlo”.

Al mismo tiempo, ha aumentado la implantación de herramientas digitales orientadas al control de aforos (gestionar turnos de entrada y salida, reservar mesas, salas, espacios comunes, parking, etc.).

Poner en valor el Data Driven

A nadie se le escapa ya la importancia del análisis de datos. Y a pesar de ello, tan solo un 28% de las organizaciones utilizan la analítica y los modelos predictivos en el área de Recursos Humanos. Si hablamos de la presencia de un responsable de HR Analytics, el porcentaje baja hasta el 19%.

Impulsar el Digital Employer Branding

Hoy en día hay que buscar nuevas formas de atraer talento, y los entornos digitales son los mejores aliados. Pero… todavía quedan muchas empresas que continúan sin adaptar su web o páginas de empleo a las tendencias digitales (el 39%, concretamente). Otro 29% está en proceso.

Además, una de cada cuatro no tiene definida ninguna estrategia digital como marca empleadora.

¿Qué canales utilizan los departamentos de Recursos Humanos para publicar sus ofertas de empleo? Linkedin (79%), seguido de portales de empleo (67%) y otras redes sociales (25%). En cuarto lugar, se sitúan plataformas como Indeed o Glassdoor (19%).

No obstante, si hablamos de estrategias en redes sociales específicas para RRHH, solo el 23% de las empresas que han participado en el estudio confirman tenerlas definidas.

Invertir más recursos en formación digital

Si bien es cierto que la mayoría de las empresas apuesta por formar a sus empleados en habilidades digitales, todavía queda un 21% que no ha abordado este asunto. Y apenas el 11% está midiendo el GAP Digital de directivos y empleados.

Expatriados españoles que han decidido volver a casa a teletrabajar, extranjeros que trabajan desde su país para empresas españolas, españoles trabajando en remoto desde fuera de nuestras fronteras…

El teletrabajo internacional es una nueva forma laboral que aporta ventajas, como la captación de talento a nivel global. Pero, a su vez, plantea nuevos retos para responsables de Recursos Humanos, directores financieros y empleados.

¿Qué casuísticas pueden darse cuando el trabajo se lleva al lugar del empleado en un contexto internacional?  Descúbrelo en esta guía que hemos preparado para ti.

¿Qué más vas a encontrar en este documento?

• Legislación relativa a las cotizaciones a la Seguridad Social
• Tratamiento fiscal en la movilidad internacional
• Medidas necesarias para adoptar esta nueva forma laboral
• Implicaciones de la nueva Ley de Startups para los nómadas digitales 
• Y más, mucho más...

Descárgate la guía “Teletrabajo internacional: implicaciones fiscales y de Seguridad Social"  y descubre cómo afrontar los retos que van surgiendo.

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No cabe duda de que los últimos meses las empresas han acelerado sus procesos de transformación digital. Pero si nos paramos a pensar, muchas de las acciones se llevaron a cabo de forma rápida, como reacción a una situación que nadie se esperaba.

Ahora toca dar un paso más y diseñar el proceso de digitalización de una forma más estratégica. Las decisiones tomadas para salir del paso han dejado paso a iniciativas orientadas a obtener resultados a medo y largo plazo.

¿Cuáles serán los retos digitales de las empresas en 2022? Vamos a verlo.

1. La nube, lo primero

No puede haber transformación digital sin servicios cloud. En este sentido, las previsiones de Gartner apuntan a que los ingresos del mercado cloud para este año alcanzarán los 474.000 millones de dólares (en 2021 fueron 400.000).

La consultora estima que ocho de cada diez empresas habrán apostado por el “cloud-first” de aquí a 2025. Esta tendencia conllevará el incremento en el uso de arquitecturas y tecnologías nativas de la nube. También de herramientas para automatizar los procesos y de estrategias para adoptar SASE (Secure Access Service Edge).

Entornos multicloud

Escalando posiciones se encuentra la infraestructura multicloud. Al dividir los entornos entre varias plataformas, las empresas dejan de depender de un solo proveedor. Esto conlleva una mejora de la seguridad y una reducción de la probabilidad de sufrir la pérdida de datos.

Además de optimizar los procesos, dar el salto a la nube ayuda a ahorrar dinero. En un reciente estudio de Accenture, tres de cada cuatro empresarios aseguraban que habían logrado recortar sus costes hasta un 11% gracias a la migración de las cargas de trabajo a la nube.

Y según datos de Telefónica Tech, las pymes pueden reducir la factura de la luz al ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube.

2. Blockchain: seguridad y transparencia

Como estamos viendo, la ciberseguridad sigue siendo una de las prioridades para las empresas. De ahí que las organizaciones estén optando por el enfoque Zero Trust. 

Asimismo, la tecnología blockchain continúa su escalada gracias a su aporte de seguridad, transparencia y veracidad de los datos. Ya se habla incluso de la Web3. Esta tercera versión de Internet está basada en una red descentralizada que no depende de las grandes empresas tecnológicas.

3. Enfoque data-driven

Inteligencia Artificial, Big Data, Machine Learning… Las empresas necesitan tomar decisiones de crecimiento basadas en datos, y para ello nada mejor que aprovechar el potencial de estas tecnologías. Bien utilizadas, te servirán para prever comportamientos futuros.

Podemos hablar aquí de lo que se conoce como el IoB (Internet of Behaviours). Mediante los datos recogidos por los dispositivos IoT, las organizaciones pueden conocer cuáles son los intereses y las preferencias de los usuarios, incluso anticipar tendencias. Gracias a esta valiosa información, pueden, por ejemplo, personalizar los productos y servicios.

4. Realidades extendidas

Desde hace varias semanas hay un término que no para de repetirse: “Metaverso”. Este mundo virtual funciona de tal forma que las personas podemos, a través de diversos dispositivos (gafas de realidad virtual, sensores, etc.), sumergirnos en él e interactuar con todos los elementos.

Aplicada a las empresas, esta realidad alternativa ofrece un sinfín de posibilidades. Crear negocios, enseñar productos y servicios a los clientes, celebrar reuniones de trabajo en una oficina virtual…

5. Hiperautomatización

La optimización de recursos pasa por la automatización de tareas repetitivas. Pero las nuevas tendencias van un paso más allá y ya se están combinando soluciones basadas en diferentes herramientas para mejorar la eficacia y la velocidad de los procesos.

Lee también: ¿Por qué las pymes deberían digitalizar los gastos de empresa?

6. Capacitación de perfiles tecnológicos

Para poder acelerar la transformación digital es necesario contar con el talento adecuado. Y eso pasa por invertir recursos para contratar nuevos perfiles tech. El problema está en que actualmente existe más demanda que oferta, por lo que las empresas tienen el reto añadido de capacitar a sus trabajadores para que adquieran las competencias digitales necesarias.

¿Estás frenando la transformación digital de tu empresa por una cuestión económica? Recuerda que existen ayudas europeas destinadas especialmente para incentivar la digitalización. Es más. Entre los objetivos de la Unión Europea para el año 2030 encontramos que el 90% de las pymes deben haber alcanzado cierto nivel de digitalización.