Cómo aprovechar los informes de gastos para tomar decisiones estratégicas

¿Qué productos o servicios se llevan la mayor parte del presupuesto? ¿Con qué frecuencia se produce el gasto? ¿Cuáles son los proveedores a los que se recurre con más asiduidad? Si aprovechas la información que te ofrecen los informes de gastos, te resultará mucho más fácil tomar las decisiones estratégicas necesarias para hacer crecer tu negocio.

¿No sabes muy bien por dónde empezar?

1. Recopila datos

Las hojas de gastos sirven para mucho más que para gestionar los gastos profesionales. Estos documentos son una valiosa fuente de información y el Business Intelligence la mejor herramienta para extraer datos reales y actualizados de forma ágil, incluso cuando las bases de datos son enormes.

Para un análisis de gastos eficaz es interesante realizar una labor de identificación de los principales KPIs y comenzar por los datos que van a tener un mayor impacto en esos indicadores claves de rendimiento.

2. Analiza la información

Una vez obtenidos los datos, almacenarlos sin más no sirve de nada. Hay que limpiarlos y organizarlos. Esto implica identificar todas las fuentes de las que procede la información de los gastos, clasificar los gastos en categorías, corregir posibles errores, agrupar proveedores y volcar todos los datos en una base única.

De aquí la importancia de aplicar la llamada “Inteligencia de Negocio”, es decir, de analizar la información aportada tanto por el histórico de operaciones almacenadas en las bases de datos como de las que pueden obtenerse en tiempo real gracias a las aplicaciones on cloud.

La ventaja es que estos se almacenan ordenados y están disponibles para consultarse en cualquier momento. Así es más fácil combinar el análisis vertical (patrones, situaciones de gastos, tendencias o proveedores) y horizontal (importes, bienes y servicios que se adquieren o cumplimiento de la política de gastos).

Tomando como ejemplo los gastos de viaje profesionales, las notas de gasto analizadas con detenimiento aportan información muy valiosa, que va mucho más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.

Para facilitarte la tarea siempre puedes utilizar un software específico de análisis de gastos. También las herramientas de BI te ayudarán a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios, a saber en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) o a calcular la ruta de carretera más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.

Gracias a esta información, puedes preparar una estrategia para optimizar el presupuesto. Las oportunidades de ahorro van desde conseguir tarifas más ventajosas (negociando con los proveedores habituales, por ejemplo) hasta el aprovechamiento de las ventajas fiscales, pasando por buscar alternativas más económicas de productos y servicios (tarjetas sin comisiones por uso en el extranjero o líneas móviles con las que no se dispare el uso de datos fuera de la UE).

Todo ello sin mucho trabajo ni para los empleados que reportan los gastos ni para el departamento financiero.

3. Transforma los datos en ventaja competitiva

La gran cantidad de datos generados por las empresas hace muy difícil su gestión de forma eficaz si no se dispone de un software especializado.

Importante recordar que estas soluciones se caracterizan por aportar:

• Flexibilidad: se adaptan a las necesidades de cada organización.
• Escalabilidad: crecen con la compañía.
• Integración con los ERP, softwares de RRHH y sistemas de gestión empresarial.
• Trazabilidad: sabrás al instante qué empleado ha realizado un gasto, dónde ha sido y por qué importe. Este control detallado y en tiempo real de los movimientos aporta información valiosísima a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos. 
• Analíticas avanzadas de todo tipo de información procedente de diversas fuentes, lo que permite mejorar el proceso de compra, sacar proyecciones de futuro, corregir posibles errores antes de que se produzcan, incluso anticiparse a cambios, tendencias e imprevistos.

Sin duda, los informes de gastos bien analizados ayudan a simplificar la toma de decisiones estratégicas.