¿Por qué gestionar gastos profesionales desde una app?

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Dependiendo de si cuentas o no con una app para gestionar gastos de empresa, la respuesta seguro que cambia.

¿Todavía sigues empleando los métodos de siempre? Te sorprenderá saber lo eficiente, rápida y sencilla que te resulta la gestión de las notas de gastos con una app.

¿No crees que sea para tanto? Puede que después de leer este artículo cambies de idea.

Ahora veremos las ventajas que tiene un software de gestión de gastos de empresa. Pero antes, es importante recordar que estas herramientas permiten controlar los gastos de los empleados en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).

Ventajas de usar una app de gastos de viaje profesionales

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente. Pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas para toda la compañía. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

Retomemos la pregunta que hacíamos al principio de este artículo: ¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten mucho tiempo en rellenar las notas de gastos.

Al digitalizar los tickets y facturas los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas monótonas, puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo.

Trazabilidad de los gastos de viaje

Los empleados pueden registrar los gastos en el momento. Gracias a eso, el área de finanzas puede rastrear todo el proceso. Tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos ses muy sencillo.

¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha hecho un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un área concreta, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del flujo de aprobación de las hojas de gastos, desde el reporte hasta el reembolso.

Estos datos son sumamente valiosos a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos y tomar decisiones basadas en datos reales.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos de empresa permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores.

Puede ocurrir que las prisas por liquidar los gastos hagan que te despistes. Como consecuencia, podrían escaparse gastos que no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele pasar con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez o que exceden el límite de gastos fijado por la empresa son habituales. También pueden colarse recibos antiguos o compras efectuadas en los días en los que el empleado no está trabajando.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y clara de los mismos. Gracias a eso, puedes localizar de forma rápida si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa.

Toma de decisiones financieras

Con una app de gastos, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos por conceptos (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa.

Mejor ambiente en el equipo

El momento de presentar las notas de gastos para que sean validadas puede ser fuente de conflictos entre el área de finanzas y los empleados.

Pero con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden registrar los gastos según se vayan produciendo. Y en el caso de los viajes de empresa, no tienen que cargar con los tickets si utilizan una app homologada por la Agencia Tributaria.

Tampoco volverán a perder dinero por culpa de tickets perdidos o gastos pasados fuera de plazo.

‍Retorno RÁPIDO De la inversión 

Las aplicaciones móviles no suelen tener un coste muy elevado. De hecho, normalmente son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso. Esto evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares.

Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.

Elegir una app para controlar los gastos de tu empresa

¿A estas alturas has empezado a cambiar de idea y te estás planteando utilizar una app de control de gastos? Antes de elegir una, verifica que cumple con una serie de requisitos:

• Si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
• Permite el seguimiento por tipo de gasto.
• Se integra con tu ERP.
• Ofrece conciliación bancaria.
• Puede brindarte informes en tiempo real sobre los hábitos de gasto de los empleados.
• Se adapta a los requisitos de cada usuario.
• Cuando el gasto se realiza fuera de la zona Euro, la app tiene que ser capaz de hacer la conversión desde esa divisa al Euro.
• Funciona sin conexión a Internet.

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. ¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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