¿Por qué gestionar gastos profesionales desde una app?

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Todo dependerá de si cuentas o no con una app para gestionar gastos profesionales.
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¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Si pudiéramos ver las respuestas, seguro que serían completamente diferentes en función de si quien las responde cuenta o no con una app para gestionar gastos profesionales.

Si todavía sigues empleando los métodos tradicionales, te sorprendería saber lo eficiente, rápida y sencilla que te resultaría la gestión de las notas de gastos con una app.

¿No crees que sea para tanto? Puede que después de leer este artículo cambies de idea.

Antes de comenzar a enumerar las ventajas que tiene gestionar gastos profesionales desde una app es importante recordar que estas herramientas permiten controlar los gastos corporativos de los empleados en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).

Ventajas de usar una app para gastos de empresa

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente, pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas beneficiosas para toda la organización. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

Retomemos la pregunta que hacíamos al principio de este artículo: ¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten un tiempo considerable en rellenar las notas de gastos.

Al digitalizar los tickets y facturas los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas repetitivas, puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo.

Trazabilidad

Como los empleados pueden registrar los gastos en el momento de realizarlos, el departamento financiero puede rastrear todo el proceso, tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos. ¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha realizado un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un determinado departamento, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del workflow de aprobación de ese gasto, desde el reporte hasta la liquidación, pasando por la validación.

Esta información es valiosísima a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores, información incompleta o duplicada.

Muchas veces, con las prisas por aprobar los gastos que te llegan a última hora, pueden escaparse comprobantes que realmente no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele ocurrir con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez, antiguos, que exceden el límite de gastos establecido por la empresa o compras realizadas en los días en los que el empleado no está trabajando pueden colarse entre las notas de gastos.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y organizada de los mismos, por lo que puedes localizar rápidamente si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa.

📳 HERRAMIENTAS CONTRA EL FRAUDE INTERNO

Toma de decisiones financieras

Con las apps, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos en categorías (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa. 

Mejor ambiente en el equipo

El momento de presentar las notas de gastos para su validación puede ser fuente de conflictos entre departamento de administración y empleados.

Pero con las herramientas adecuadas, los empleados pueden registrar los gastos según se vayan produciendo. Y en el caso de los viajes de trabajo, si la app está homologada por la Agencia Tributaria, los empleados nómadas no tienen que cargar con los tickets en papel hasta que pasen los gastos a fin de mes.

Tampoco volverán a perder dinero al no poder pasar el gasto porque han extraviado el ticket o porque se han olvidado y se ha pasado el plazo para poder hacerlo.

Retorno RÁPIDO De la inversión 

Las aplicaciones de gestión de gastos de empresa no suelen tener un coste muy elevado. De hecho, normalmente son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso. Esto evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares.

Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.

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Elegir una app para gestionar gastos profesionales

¿A estas alturas has empezado a cambiar de idea y te estás planteando utilizar una app para gestionar los gastos de empresa? Antes de elegir una, asegúrate de que cumple con una serie de requisitos:

  • Si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
  • Permite el seguimiento de los gastos por categoría.
  • Se integra con tu software de contabilidad.
  • Ofrece conciliación bancaria.
  • Puede brindarte información en tiempo real sobre los hábitos de gasto de los empleados.
  • Se adapta a las necesidades de cada usuario.
  • Cuando el gasto se realiza fuera de la zona Euro, la app tiene que ser capaz de hacer la conversión desde esa divisa al Euro.
  • Funciona sin conexión a Internet.

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. ¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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