La digitalización de gastos lidera las tendencias en viajes de empresa 2024

Desde la planificación hasta el reporte de gastos pasando por la ejecución. A lo largo de estos últimos cinco años, los viajes de empresa han experimentado una profunda transformación.

Las tendencias evolucionan cada año para adaptarse a las necesidades de los viajeros de negocios, quienes a su vez se han vuelto más exigentes.

El objetivo hoy en día es sacar el máximo partido a los viajes profesionales. Y para ello es indispensable acompañarse de las nuevas tecnologías.

Gastos digitalizados: La importancia de la contabilización automática

Entre las herramientas que pueden ofrecer una experiencia mejorada a los empleados desplazados destacan las que están enfocadas a la digitalización de gastos de viajes de negocios.

Esta es una de las principales conclusiones del informe Tendencias en Viajes Corporativos 2024, elaborado por Globetrender y Cytric Easy by Amadeus.

¿Por qué es tan importante implantar soluciones como Okticket? La respuesta la encontramos en el propio documento:

“Los gastos digitalizados impulsarán la personalización y mejorarán la experiencia del usuario, al tiempo que garantizarán la seguridad de los datos y el cumplimiento de la política de viajes”

A esto podemos añadir otra serie de ventajas. La más destacada es sin duda el adiós definitivo a la gestión manual de las notas de gastos. No más tareas tediosas, ni justificantes perdidos, ni persecuciones para poder liquidar gastos a fin de mes, ni incumplimiento de la política de gastos de viaje…

Tendencias en viajes de empresa 2024

El informe destaca otros seis factores que marcarán el futuro de los desplazamientos por motivos laborales:

1. Asistentes Personales de IA para una mejor experiencia de cliente

Trabaja todo el día, es paciente y tiene todas las respuestas. La Inteligencia Artificial Generativa (Gen-AI) es el asistente ideal para los viajeros de negocios.

Su aplicación va desde el asesoramiento a la hora de realizar la reserva hasta el recordatorio de las condiciones de la política de gastos de viaje de la empresa.

Preguntes lo que le peguntes, siempre tendrá la respuesta oportuna. Y si surge una incidencia durante el desplazamiento, también la soluciona.

2. Los eventos de “team building” se alargan

Las jornadas fuera de la oficina para hacer equipo llevan año celebrándose. Pero ahora van un paso más allá. Una tendencia en auge es la de realizar viajes más largos, a veces incluso fuera del país.

Las experiencias inmersivas, muchas veces en entornos naturales, cobran protagonismo. Rafting en aguas bravas, senderismo, yoga, voluntariado o bushcraft tropical son algunos ejemplos.

3. Un viaje, varios objetivos

Todo parece apuntar a que los viajes de empresa cortos y frecuentes están dejando paso a desplazamientos más espaciados en el tiempo, pero con mayor duración.

De esta forma, en lugar de coger un avión simplemente para asistir a una reunión, los empleados tendrán que aprovechar ese viaje para, por ejemplo, visitar a otros clientes de la zona, cerrar acuerdos, asistir a un evento, explorar el mercado, analizar a la competencia o, incluso, cerrar acuerdos.

"Al analizar el futuro de los viajes de negocios en 2024, está claro que se están produciendo dos grandes cambios en paralelo: la tecnología está facilitando cada vez más la planificación y la ejecución de los viajes; pero también hay un deseo de “volver a lo básico”, como demuestran los retiros corporativos en la naturaleza y el regreso de los “almuerzos de trabajo”. Esto pone de relieve el valor duradero de la conexión humana en la construcción de buenas relaciones empresariales. En última instancia, cada viaje debe optimizarse para justificar el rendimiento de la inversión y el impacto de carbono del avión.” (Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender)

4. Itinerarios combinados para optimizar el presupuesto

Si bien las políticas de gastos se han vuelto más estrictas, los viajes de negocios se han flexibilizado para adaptarse a las necesidades de los empleados.

Con el fin de cuidar a los viajeros de negocios, el bleisure del que tanto se ha hablado ha evolucionado hacia una forma distinta de combinar ocio y negocio.

Ya no solo se añaden días a los desplazamientos laborales para poder conocer el destino. Ahora también se empieza a ofrecer la posibilidad de realizar itinerarios combinados con destinos distintos, modos de transporte diferentes y cambio de alojamiento.

5. Foco en la neutralidad en carbono

Los compromisos de sostenibilidad se refuerzan para lograr el objetivo de alcanzar las emisiones netas de carbono cero de cara a 2050. Recordemos que esto incluye el compromiso de alejarse del consumo de combustibles fósiles y aumentar la producción de energías limpias.

Pues bien, según una encuesta realizada por Amadeus, el 90% de las empresas de viajes contaba con una estrategia para alcanzar objetivos de sostenibilidad medioambiental o tenía previsto ponerla en marcha en 2024.

Tanto la acumulación de compromisos en destino como los itinerarios combinados de los que hablábamos más arriba están alineados con esta estrategia para lograr los objetivos de sostenibilidad.

En este sentido, Jenny Southan, CEO y Fundadora de Globetrender, afirma lo siguiente: “Si hay una palabra que resuma los viajes de negocios en 2024, esa será "discernimiento". Los empleados ya no quieren sacrificar áreas de su vida personal para estar constantemente de viaje, y las empresas necesitan equilibrar el cumplimiento de los objetivos financieros y de ESG, lo que significará que todas las partes deberán ser más selectivas sobre los viajes a los que se comprometen."

“Las reuniones cara a cara tienen muchos beneficios, desde el aumento del capital social hasta el fomento de ideas y la participación conjunta en reflexiones más complejas. El contacto en persona proporciona una ventaja competitiva a la hora de reunirse con clientes y consumidores, ya que las conversaciones reales pueden generar interacciones más eficaces, eficientes y que fomenten la confianza.” (Deborah Mahoney, Directora de Ventas y Desarrollo de Negocio – Americas Amadeus Cytric Solutions)

6. Networking, networking, networking

¿Te suena esa imagen en la que un directivo sale a escondidas de una conferencia para reunirse con otro en privado? Pues cada vez será menos frecuente. El poder del networking está calando y los eventos son la oportunidad perfecta para fortalecer alianzas profesionales y hacer nuevos contactos.

Antes de terminar, un recordatorio. Se espera que en 2024 el mercado de los viajes de negocios supere los niveles de 2019.

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023, cuando se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Y los últimos datos aportados por Braintrust revelan que el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos) alcanzó el año pasado una cifra de negocio de 13.367 millones de euros, lo que supone un crecimiento del 8,5% respecto a 2019 y un 28,1% sobre el año 2022. Para 2024, se prevé que España roce los 15.000 millones de euros.

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