Hoy se celebra el día Mundial de la Industria de Reuniones. Podría ser una fecha más en el calendario, pero este año tiene un significado especial para el sector turístico. Desde ya, comienza la cuenta adelante para acelerar la reactivación del Business Travel en general y el turismo MICE en particular.

Solo en Estados Unidos, antes de la pandemia, el turismo de reuniones representaba entre el 40% y el 60% del gasto en viajes (fuente: Meetings Mean Business).

Otro dato importante: las empresas del sector defienden que cuatro de cada cinco decisiones empresariales se toman en viajes de negocios presenciales. De ahí la importancia de que estos vuelvan a normalizarse.

Pero ya sabemos que no van a ser como antes. Los viajeros de negocios tienen prioridades diferentes, y las organizaciones deben innovar para hacer frente a un nuevo escenario.

Hace unos días, Madrid Network organizaba una mesa redonda titulada “La productividad y creatividad como factores clave del Business Travel”. A lo largo de las diferentes intervenciones, quedó patente la necesidad de ser creativo para lograr el bienestar de los empleados nómadas y con ello, aumentar la productividad.

Cómo ha cambiado el Business Travel

Una forma de ser eficientes es seleccionar “los viajes que marquen la diferencia”, en palabras de Antonio López de Ávila, CEO Tourism Data Driven Solutions. Es consciente de que todas las herramientas para reuniones virtuales que tenemos a nuestra disposición van a provocar que algunos viajes se replanteen, pero “hay reuniones que hay que hacer en persona, porque surgen cosas que no ocurren en una reunión online”.

El reto es ir visualizando cuál va a ser el nuevo proceso de los viajes de negocio e innovar para que estos sean más eficientes, cómodos y productivos.

Además de mejorar el bienestar de los empleados en movilidad, soluciones como las aplicaciones de digitalización de gastos de viaje o las online booking tools son claves para obtener una trazabilidad de la información.

También ofrecen datos, fundamentales para hacer un seguimiento a los viajeros de negocios, saber dónde están y si tienen algún tipo de necesidad para solventar la situación. “A lo que no se mide, no se pueden poner objetivos”, reflexiona en este sentido Raquel Gutiérrez, Global Manager Outsourced de Amex GBT.

Desde el punto de vista de los travel managers, las analíticas son imprescindibles para “negociar con los proveedores, hacer un seguimiento de esas negociaciones y tener en cuenta las nuevas necesidades para seguir negociando”.

En esta búsqueda por aumentar la productividad no pueden faltar las herramientas tecnológicas. “Lo que estamos haciendo es incorporar tecnologías de otros sectores y traerlos al Business Travel para que los trabajadores tengan mejor vida. Los empleados felices son más productivos. Al final, una cosa va ligada a la otra”, afirma.

Un ejemplo son las aplicaciones de telemedicina, que permiten que un empleado en movilidad pueda llamar a su médico desde otro país, o por los menos contactar con uno que hable su idioma.

Otras apps de ayuda al viajero de negocios son, desde su punto de vista, las pensadas para gestionar gastos de viaje, ya que “la justificación de gastos nos da a todos dolor de cabeza”.

En esta búsqueda por aumentar la productividad no pueden faltar las herramientas tecnológicas. “Lo que estamos haciendo es incorporar tecnologías de otros sectores y traerlos al Business Travel para que los trabajadores tengan mejor vida. Los empleados felices son más productivos. Al final, una cosa va ligada a la otra”, afirma.

Un ejemplo son las aplicaciones de telemedicina, que permiten que un empleado en movilidad pueda llamar a su médico desde otro país, o por los menos contactar con uno que hable su idioma.

Otras apps de ayuda al viajero de negocios son, desde su punto de vista, las pensadas para gestionar gastos de viaje, ya que “la justificación de gastos nos da a todos dolor de cabeza”.

Además de mejorar el bienestar de los empleados en movilidad, soluciones como las aplicaciones de digitalización de gastos de viaje o las online booking tools son claves para obtener una trazabilidad de la información.

También ofrecen datos, fundamentales para hacer un seguimiento a los viajeros de negocios, saber dónde están y si tienen algún tipo de necesidad para solventar la situación. “A lo que no se mide, no se pueden poner objetivos”, reflexiona en este sentido Raquel Gutiérrez, Global Manager Outsourced de Amex GBT.

Desde el punto de vista de los travel managers, las analíticas son imprescindibles para “negociar con los proveedores, hacer un seguimiento de esas negociaciones y tener en cuenta las nuevas necesidades para seguir negociando”.

Creatividad en la vuelta al Business Travel: Casos de uso

A estas metodologías han sumado ahora herramientas de neuromarketing que les han ayudado a afrontar la vuelta a los viajes corporativos. Andre Ibáñez, Global Travel & Expense Technology de MAXAM, explica que su compañía clasificó a los empleados en ocho personalidades tras hacerles varias preguntas y analizar sus respuestas: cauto, aventurero, introvertido, extrovertido, intuitivo, sentimental, pensativo y analítico. En función de su personalidad, les fueron dando informaciones adaptadas.

Por ejemplo, al extrovertido le indicaron qué se puede encontrar en destino; al introvertido, le ofrecieron cápsulas para estar en el hotel; al analítico, le dijeron cómo iba a ser el viaje desde el principio hasta el fin.

“Adaptamos los viajes a cada perfil. Esta labor de neuromarketing nos ha ayudado mucho para que puedan estar tranquilos y disfrutar del viaje de empresa”, asegura.

Para Marta Parrilla, CEO de Biempro, la creatividad y el bienestar no son una moda, sino una respuesta a un problema real. “De la noche a la mañana nos hemos tenido que reinventar. Esto ha generado un impacto importante en la psicología de las personas. Para ser creativos tenemos que estar en un entorno psicológicamente seguros, estar tranquilos. Por eso es necesario crear entornos que ayuden a los equipos a poder avanzar de manera creativa y con bienestar psicológico”.

Las empresas que utilizan una solución para gestionar gastos de viajes de empresa quieren obtener trazabilidad. Es decir, rastrear todo el proceso.

Gracias a esta opción, las compañías pueden atribuir los gastos relacionados con el viaje a un área, proyecto, centro de costes o viajero de negocios. Incluso hacer un seguimiento de ese gasto, desde el reporte hasta el reembolso.

Pero entre el proceso de reservas y el reembolso de los gastos pueden sucederse los errores  si no cuentas con las herramientas adecuadas.

Qué ocurre cuando no se pueden rastrear los gastos de viajes corporativos

¿Has tenido alguna vez dificultad para relacionar un gasto con su origen? Cuando ese vacío de información se repite una y otra vez, acaba trayendo consecuencias negativas. ¿Una pista?

Incumplimiento de la política de gastos de viaje en una empresa

Lo normal es que las empresas cuenten con una política de gastos de viaje donde se plasmen los límites de gasto..

Ya sea por usuario, por tipo de gasto, por día o por viaje, esos límites deben cumplirse. ¿Pero qué ocurre si no es posible comprobarlo? Lo más probable es que se sobrepasen.

En este punto es importante recordar las ventajas de este documento:

• Reduce el riesgo de aprobar gastos que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• Facilita la reducción de gastos eligiendo proveedores con mejores tarifas y restringiendo los viajes de última hora que aumentan los costos.
• Disminuye las fricciones entre los empleados que viajan y el área de back office.

Pérdida de ocasión para ahorrar  

Como no se conocen con exactitud los conceptos de los gastos, se complica la tarea de llegar a acuerdos con el proveedor habitual. Cadenas de hoteles, restaurantes, empresas de alquiler de vehículos, agencias de viajes, etc. Siempre se puede negociar para obtener tarifas de empresa más baratas.

Lo mismo ocurre con las deducciones de los gastos adicionales, como pueden ser los de representación. Para poder hacer una solicitud, es necesario tenerlos controlados (junto con el ticket o factura).

Prevención del fraude interno

Se calcula que las empresas pierden de media 7.000 euros al mes por culpa del fraude interno. Si no es un ticket duplicado, es un gasto que se ha pasado dos veces o una compra hecha fuera del horario laboral. Incluso un recibo por un importe superior a los límites marcados en el documento de política de viajes empresarial.

Sin poder rastrear los gastos, es difícil prevenir los fallos en el reporte de gastos. Y en el caso de que se produzca una auditoría, es más complicado recopilar todos los tickets y facturas necesarios.

Dificultad para detectar errores

Otras veces, las cuentas no cuadran debido a los errores derivados de una gestión manual de los gastos de viaje. Estos pueden pasarse por alto y acaban costando dinero a la empresa.

El resultado de todo ello es la pérdida de ventaja sobre la competencia. De ahí la necesidad de que las empresas cuenten con herramientas que les aporten datos fiables.

Okticket: La trazabilidad de los gastos de viaje que necesitas

¿Te gustaría analizar las hojas de gastos de forma rápida y sencilla? Con Okticket sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.

¿Qué más ventajas aporta nuestra solución en materia de trazabilidad de los gastos de viaje?

• Los usuarios con permisos disponen de una vista avanzada muy útil para organizar los datos.
• La app te permite configurar el grid mediante tableros. De esta forma, puedes seleccionar y exportar en Excel solo los datos que necesites.
• La información de gasto se muestra en tiempo real. La persona encargada de validar el gasto puede saber el importe de la compra, quién la ha efectuado, cuándo y dónde.
• Facilita la tarea de comparar los gastos de los diferentes viajes. De esta manera, puedes llegar a predecir incluso los costes de los próximos viajes. Si quieres detectar puntos de mejora de procesos, puedes analizar los gastos de forma vertical (tendencias, patrones, proveedores…)
• Garantiza el cumplimiento de la política de viajes corporativa, estableciendo límites conforme a los criterios que quieras.
• Ofrece conciliación bancaria de los gastos abonados con tarjetas de crédito.

Viaje end-to-end: Integración con agencias

¿Gestionas las reservas de hoteles y billetes a través de agencias de viajes? En Okticket nos integramos con agencias de viajes (Vyootrip, Grupo Solutia, Grupo Iris y Destinux). También con empresas de movilidad, por lo que la trazabilidad comienza en el momento de reservar viajes.

Todos los gastos quedarán registrados en nuestra app de forma automática.

¿Consideras que el análisis de datos es una herramienta muy valiosa? Te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.

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Ya no hay excusas. Los días en los que no estabas al tanto de los gastos de empresa hasta que te entregaban las notas de gastos deberían haberse acabado. Gracias a las tarjetas corporativas, la gestión de los gastos de viaje es más fácil. 

Aún hay casos en que los trabajadores en movilidad deben pagar de su propio bolsillo. Este sistema no es práctico para nadie. Por una parte está el reembolso, un proceso que suele demorarse y que es causa de malestar entre los viajeros de negocios.  

Luego está el hecho de que las empresas no saben cuánto dinero tendrán que pagar. Esto sucede hasta que el departamento de administración recibe las notas de gastos.

¿Quieres optimizar la gestión de los gastos de viaje? Puedes comenzar por facilitar tarjetas de empresa a los empleados nómadas.

Ventajas de la tarjeta para gastos de empresa

Su uso aporta una serie de ventajas que no conviene pasar por alto:

• Las tarjetas de crédito y débito son un medio de pago más seguro que el dinero en efectivo. 
• Los trabajadores no tienen que adelantar el dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salen de viaje. De esta forma, se controla mejor el flujo de efectivo.
• Permiten controlar el importe gastado en tiempo real. En cuanto un empleado haga uso de ella, podrás ver el importe, dónde ha efectuado el pago y qué ha comprado. 
• Otra opción es generar informes personalizados en los que se muestren los gastos ordenados por conceptos (gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.). Con esta información es posible saber cuánto dinero se destina a cada partida. Si los gastos se concentran en determinados proveedores, la empresa ya tiene argumentos para negociar descuentos.
• Algunas tarjetas incluyen seguros de viaje. Las coberturas no se ciñen simplemente a las que todos conocemos asociadas a la compra de billetes de tren o avión. También existen seguros para coches de alquiler que ofrecen protección ante daños o robo.
• ¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos? Si un usuario la utiliza de forma indebida, lo sabrás. También puedes establecer una serie de funciones orientadas a evitar los errores en el reporte de gastos:

- Definir un límite de gasto para cada usuario

- Establecer unas fechas concretas para que puedan ser usadas

- Restringir su validez a determinadas categorías de comercios. También existe la opción de restringir su uso para que solo sean válidas en productos y servicios de determinados proveedores

- Recibir automáticamente la solicitud para aprobar los gastos según se vayan sucediendo las transacciones

- Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos

• A la hora de gestionar las notas de gastos, el proceso se simplifica. Si cuentas con un software de digitalización de gastos de viaje como Okticket, puedes automatizar la validación y aprobación de los tickets. También puedes integrar la solución con tu ERP.
• Además, puedes implantar la conciliación bancaria. Esta función permite comparar automáticamente el extracto del banco con los tickets registrados en la app.

El Business Travel y la tendencia en los medios de pago

Después de la pandemia, son muchísimas las organizaciones que han tomado consciencia de los beneficios que suponen las tarjetas. De hecho, este producto está ganando terreno al efectivo. En Okticket hemos analizado los tickets subidos a nuestra aplicación y hemos podido comprobar que su uso se ha duplicado durante los últimos años.

Las empresas que usan nuestra aplicación han aumentado el pago con tarjeta. Un ejemplo. Entre marzo de 2019 y marzo de 2020, pagaban el 21% de los tickets con tarjeta. En los 12 meses siguientes, este porcentaje subió al 41%.

Actualmente, la mitad de los gastos ya se pagan con tarjeta. Sobre todo, parkings y gasolina.

Tipos de tarjetas bancarias corporativas

¿Cómo funcionan las tarjetas de gastos de empresa? Al igual que las tarjetas bancarias tradicionales, las de empresa están emitidas por una entidad bancaria. Una vez al mes, el banco envía un extracto a la empresa para que el departamento financiero pueda analizar los gastos. La diferencia está en que, por lo general, las corporativas son más baratas que las de crédito para particulares.

Antes de terminar, es importante señalar que las tarjetas no tienen por qué ser físicas. No es extraño encontrar compañías que ofrecen a sus empleados tarjetas virtuales para gastos de empresa. Los códigos generados pueden ser de uno o varios usos, dependiendo del control que quieras tener sobre los gastos de los business travellers.

Por otra parte, el uso de tarjetas no exime de la necesidad de guardar los justificantes originales de cara a una posible inspección de Hacienda. La única forma de poder deshacerte del papel es digitalizar los tickets y facturas con una herramienta homologada por Hacienda. Recuerda que los documentos digitalizados en Okticket tienen la misma validez legal que los originales en papel.

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“He estado por trabajo en un montón de ciudades y no las conozco. He ido del aeropuerto al hotel, del hotel a la oficina de los clientes y vuelta al aeropuerto”. ¿Te suena? Esa era la tónica general de los viajes de negocios. Hasta que alguien inventó el bleisure, un término surgido de la unión de las palabras inglesas “business” y “leisure” (negocio y ocio).

Esta tendencia no es nueva, pero sí que ha recobrado fuerza en los últimos meses. Con los viajes de trabajo retomándose y el turismo de ocio todavía estancado, los trabajadores han visto en el Business Travel una oportunidad para disfrutar de unas minivacaciones.

Las previsiones dibujan una línea ascendente. Si cogemos como referencia un estudio realizado por la consultora Report Consultant, vemos que el bleisure generará más de 1.400 millones de euros a nivel mundial en 2026. El crecimiento anual hasta entonces será del 4,1%.

No en vano, tres de cada cinco usuarios están dispuestos a alargar sus viajes de negocios para hacer turismo (fuente: Barómetro Turístico Braintrust).

Una oportunidad para reactivar el turismo

El sector Turismo es consciente de este fenómeno, y lo ve como una oportunidad para la reactivación turística. Por eso están invirtiendo recursos en mejorar la experiencia de los viajeros de negocios.

Cada vez hay más hoteles en los que disfrutar de experiencias gastronómicas, por ejemplo. Otras acciones encaminadas a atraer este tipo de turismo son los descuentos por cada noche extra o los paquetes flexibles de actividades de ocio.

Las empresas también están apostando por marcar viajes de trabajo con una mayor duración. Las pernoctaciones de una sola noche han ido disminuyendo, mientras que las de dos y tres noches van en aumento.

Incluso se han incrementado los viajes corporativos de más de dos semanas. Y cada vez es más frecuente dejar que sean los propios trabajadores quienes planifiquen sus viajes de negocios.

LEE TAMBIÉN: El turismo MICE se recupera. ¿Cuáles son las principales tendencias?

Las ventajas de combinar ocio y negocio

Alargar los viajes de empresa para disfrutar del destino aporta ventajas para compañías y empleados. Estos pueden conocer nuevos lugares gastando poco dinero.

Las empresas, por su parte, tendrán una plantilla más motivada cuando sea necesario desplazarse para negociar con un cliente. De esta forma, las relaciones comerciales saldrán reforzadas.

No hay que olvidar tampoco que los viajes de trabajo son una fuente de estrés, sobre todo cuando son muy cortos y las reuniones se suceden una tras otra, sin apenas tiempo ni para comer. El poder salir de la rutina y disfrutar de las experiencias de un viaje de turismo reduce la ansiedad de los empleados.

El perfil de los viajeros bleisure

¿Quiénes son los trabajadores en movilidad que más optan por combinar el turismo de ocio y negocio? Principalmente, los millennials. Pero no son los únicos. El perfil de este tipo de viajeros es el siguiente:

• Son viajeros frecuentes
• Cuando optan por alargar la estancia durante el fin de semana, van con un acompañante
• Tienen un buen poder adquisitivo
• Trabajan, principalmente, en sectores relacionados con Fiananzas, Tecnología, Sanidad, Educación y Administraciones Públicas.
• La mayoría de los viajes son normalmente para dar conferencias, pero también se da esta tendencia en las visitas para tener reuniones comerciales y para desarrollar actividades de team building.

Los destinos preferidos para hacer turismo tras los negocios son aquellos que ofrecen, por este orden: buena gastronomía, buen clima, naturaleza, playas y patrimonio histórico. Dada la situación actual, los destinos más populares para el bleisure son los nacionales.

La pandemia ha provocado pérdidas multimillonarias en el sector Turismo. A lo largo del último año se han esfumado más de 62 millones de empleos en todo el mundo y se ha reducido casi un 30% la inversión en el sector (en 2020 se invirtieron 250.000 millones de euros menos que en 2019).

Ante este panorama, el Consejo Mundial de Viajes y Turismo (WTTC) considera imprescindible que los gobiernos tomen medidas de forma inmediata para reactivar la actividad. En su último informe, “Investing in Travel & Tourism”, el organismo presenta una serie de medidas enfocadas a reconstruir y hacer crecer el sector.

¿Cómo pueden los gobiernos y destinos recuperar el volumen de inversiones? Creando “un entorno eficaz y considerando incentivos que incluyan, entre otros, una fiscalidad inteligente, políticas de facilitación de los viajes, diversificación, innovación, el uso de tecnología digital, integración de la salud y protocolos de higiene, comunicación eficaz y una mano de obra cualificada y capacitada”.

Para ello, es fundamental conocer las prioridades y estar al día de las tendencias. Además, el WTTC pone algunos ejemplos de medidas que pueden ayudar al Turismo.

• Impuestos inteligentes: no se trata de gravar por gravar. Para el organismo, el diseño de impuestos a los viajeros debe basarse en cinco principios: equidad, generación justa de ingresos, eficiencia, simplicidad y estímulo eficaz para el crecimiento. Es el caso del impuesto turístico para proteger el Medio Ambiente de Mallorca. El dinero recaudado se ha destinado a proyectos medioambientales, al desarrollo del turismo sostenible y a proyectos de investigación del cambio climático.
• Políticas de facilitación de viajes: en este momento, el objetivo para el WTTC es eliminar las restricciones de viaje para facilitar la movilidad internacional. Como hizo en el año 2015 Indonesia, cuando introdujo una exención de visa para los viajes de menos de 30 días. De un crecimiento anual del 9%, pasó a un 22% en dos años. También apuesta por la implementación de herramientas tecnológicas que permitan una experiencia de viaje segura.
• Diversificación: de nuevo vuelve a hablar el WTTC del potencial de la tecnología para que el sector se reinvente y la oferta se diversifique para encontrar nuevas fuentes de ingresos. Un ejemplo es el de Costa Rica. El país centra su propuesta de valor en la sostenibilidad, en una oferta de productos y servicios de bajo impacto ambiental y en el bienestar de las comunidades locales.
• Capacitación: también es necesario trabajar en la retención del talento y en la mejora de las habilidades digitales de las personas que trabajan en Viajes y Turismo.

El potencial del Business Travel

Hay varios sectores que el WTTC considera que tienen más potencial para atraer inversiones e inversores. Uno de ellos es el de los viajes de negocios. Para el Consejo Mundial de Viajes y Turismo, el Business Travel es un catalizador del crecimiento, pues “forman parte integral de las relaciones, las inversiones, las cadenas de suministro y la logística que respaldan los flujos comerciales internacionales”.

Gracias a los viajes de negocios, muchos países que todavía están en vías de desarrollo, pueden hacer inversiones para mejorar las infraestructuras. Al mismo tiempo, se generan puestos de trabajo que contribuyen a la Economía local.

Especial atención hay que poner en el turismo MICE, ya que mueve grandes cantidades de visitantes, quienes a su vez dejan mucho dinero en el destino. Otra ventaja es que no es un turismo estacional.

Para atender las nuevas necesidades de los trabajadores en movilidad, los alojamientos tienen que centrar sus esfuerzos en ofrecer espacios de trabajo mejorados y conexión a banda ancha de alta velocidad.

Asimismo, los viajeros demandan soluciones touchless, como tarjetas de embarque móvil, check-in online, llaves digitales en los hoteles u opciones de pago sin contacto.

El verano no es la mejor época para viajar barato en avión, pero los negocios no entienden de temporadas. ¿Tienes desplazamientos previstos para estos meses y necesitas optimizar el presupuesto para viajes de empresa? Vamos a buscar soluciones.

A lo largo de este artículo compartiremos los trucos que utilizan los viajeros frecuentes para pagar menos por el billete de avión y te daremos algunos tips que pueden ayudarte a abaratar los viajes de negocios.

A nadie se le escapa que variables como la época del año, el destino, el horario, las escalas o la tasa de ocupación del vuelo influyen a la hora de determinar las tarifas.

Anticípate para viajar barato en avión

¿Qué puedes hacer cuando se combinan todas las condiciones para que tu billete se dispare? La clave estaría en la anticipación. De esta forma, aunque no puedas jugar con las fechas, sí que puedes elegir el horario más barato (los martes por la tarde suelen ser más económicos).

Hacer la búsqueda de vuelos el día exacto también puede ayudarte a ahorrar dinero. ¿Sabías que tradicionalmente los lunes por la noche había más posibilidades de encontrar vuelos baratos? Esto es así porque en ese momento las compañías fijan los precios. Al día siguiente los van ajustando en función de las tarifas de la competencia.

No obstante, es importante señalar que ahora las tarifas cambian de una hora para otra, así que no está de más configurar alertas que avisen de las variaciones de precios.

En caso de que vayas a repetir la búsqueda varias veces, te aconsejamos que borres las cookies o mejor, aún, que la realices en modo incógnito.

Lee también: Por qué siguen siendo muy importantes los viajes de negocios

Ni a última hora… Ni demasiado pronto

Todos sabemos que los billetes de última hora suelen salir muy caros, pero comprar con demasiada antelación tampoco te garantiza las mejores tarifas. Por regla general, los vuelos nacionales suelen ser más económicos si se compran un mes antes de la fecha de salida.

Para los vuelos internacionales, la antelación idónea estaría entre las 8 y las 12 semanas.

Ventajas de contar con un travel manager

Otra opción bastante interesante para encontrar los mejores precios en los viajes de negocios es echar mano de expertos que se encarguen de negociar las tarifas por ti.

Los travel managers, por ejemplo, se encargan de dejar todos los cabos bien atados para que los business travelers se despreocupen de todo lo relativo a la organización de los viajes de empresa:

• Negocian con los proveedores para obtener descuentos y tarifas más bajas
• Buscan las fechas más favorables para encontrar los mejores precios para cada desplazamiento previsto
• Adaptan los viajes a las preferencias de cada trabajador desplazado
• Son la persona de contacto en caso de que surjan imprevistos durante el business travel
• Incluso revisan las políticas de viajes de forma periódica para encontrar el equilibrio entre rentabilidad para la empresa y bienestar para los empleados nómadas

Además, se calcula que el ahorro en viajes corporativos para las compañías puede llegar al 23% (fuente: revista Travel Manager).

¿Son los travel managers mejor opción que las agencias? Más bien son un complemento. Si bien es cierto que las agencias pueden conseguir mejores tarifas en un momento determinado, la labor de los travel managers van más allá de la organización del viaje. Lo ideal, por tanto, seria contar con un modelo mixto.

Una tercera solución son las plataformas de gestión de viajes de empresa, como puede ser Vyootrip. Estas soluciones permiten a las organizaciones controlar los gastos, mientras que los viajeros de negocios tienen autonomía para gestionar sus reservas.

Tips para optimizar los viajes de negocios

Además de ahorrar en las tarifas, existen una serie de acciones que te ayudarán a optimizar los viajes de negocios. Por ejemplo:

• Analizar las hojas de gastos para detectar oportunidades de ahorro
• Implantar tarjetas de empresa. Entre las ventajas de este método de pago es que las empresas se olvidan de la gestión de anticipos. Además, es más sencillo llevar un control de los gastos de viaje
• Flexibilizar los procesos para que los propios empleados puedan gestionar sus reservas. A veces, el tiempo que pasa entre el hallazgo de una tarifa interesante y la aprobación de un superior, puede significar la pérdida de la oferta
• Automatizar la gestión de los gastos de viaje, porque el coste de un viaje no solo está en el alojamiento, la comida y el transporte. Después hay que reportar y tramitar las notas de gastos, y hacerlo de forma manual es un proceso mucho más costoso que utilizar un software de digitalización. Okticket te ahorra tiempo, dinero y te permite obtener estadísticas de los gastos de los empleados
• Contar con una política de viajes

Y tú... ¿Qué trucos utilizas para ahorrar en los viajes corporativos?

La aplicación del banco, la del tiempo, la de la tele en streaming, Google Maps, redes sociales… Hoy en día tenemos un montón de aplicaciones básicas para llevar en el móvil durante un viaje de negocios.

Son muy útiles, pero hemos querido ir un paso más allá y recopilar las apps gratuitas pensadas para facilitar el trabajo de los empleados nómadas. ¡Descubre el top ten de aplicaciones que no pueden faltar en tu smartphone!

PackPoint

Hacer y deshacer maletas acaba siendo una de las tareas que más aborrecen los viajeros de negocios frecuentes. Acertar con la ropa no siempre es fácil, y rara es la vez que no se olvidan algo.

¿Te sientes identificado? Te recomendamos que pruebes PackPoint. Esta app gratuita está disponible para iOS y Android.

Introduces el destino, la fecha de salida y el número de noches y te hace una lista con lo que tienes que llevar en función del tiempo y de las actividades que vas a realizar.

LoungeBuddy

¿Te estresan los aeropuertos? La espera siempre es más amena si la ha pasas en una sala VIP. Aunque tu billete no sea de clase Business, muchos aeropuertos permiten el acceso a ellas pagando una tarifa.

Con la app LoungeBuddy podrás consultar qué salas VIP hay cerca de ti y efectuar el pago.

FlightBoard

Que un vuelo se retrase o que la compañía cambie la puerta de embarque es algo habitual. ¿Quieres enterarte de todos los cambios en tiempo real? Con FlightBoard no necesitarás esperar delante de los paneles de información.

Disponible para Android e iOS.

Hotel Tonight

Existen muchos imprevistos que obligan a tener que realizar cambios en los planes de viaje. ¿Necesitas alargar tu estancia o buscar alojamiento en un destino diferente sobre la marcha?

Aplicaciones como HotelTonight son muy útiles para estos casos, pues te permiten encontrar un hotel de forma rápida. También se muestran las ofertas de última hora.

Esta app gratis está disponible para iOS y Android.

Free Now

¿Durante tus viajes de negocios sueles moverte en taxi? Una de las mejores apps de movilidad, y que además está disponible en más de 100 ciudades de toda Europa, es Free Now (antes, MyTaxi).

Las posibilidades son muy parecidas a las que ofrecen los servicios de coche con conductor, tipo Uber o Cabify: puedes pedir un taxi con un par de clics, escoger el tipo de vehículo (eco, accesible, XL…), saber quién es el conductor que se te ha asignado o pagar a través de la propia app, entre otros.

Okticket

¿Has calculado cuánto tiempo te pasas recopilando tickets, facturas y rellenando notas de gastos cada vez llegas de un viaje? Descárgate Okticket y empieza a digitalizar tus gastos de viaje.

Solo tienes que hacer una foto al ticket o factura. Gracias a nuestro potente motor de reconocimiento, la información se extrae en el instante y el gasto queda registrado por categorías.

Además, la app está homologada por Hacienda, lo que implica que puedes deshacerte de los justificantes en papel.

La versión Okticket Free es gratis hasta 5 usuarios por CIF. Está disponible para móviles Huawei, Android e iOS.

CamCard

Aparte de tickets, durante un viaje de negocios también se acumulan tarjetas de visita. Bien sea porque no quieres perderlas, o porque quieres ahorrar espacio en tu cartera, existen aplicaciones pensadas para almacenarlas tras fotografiarlas con la cámara del móvil.

CamCard es una de las mejor valoradas. Extrae la información de los contactos y la guarda en tu smartphone para que la tengas siempre a mano. Puedes incluso agregar notas o recordatorios. Disponible para Android e iOS.

WiFi Finder

¿Tu teléfono se ha quedado sin cobertura de datos y necesitas conectarte a Internet urgentemente? WiFi Finder podrás encontrar rápidamente una red WiFi de calidad, ya sea abierta o de pago, en más de 140 países. Para Android e iOS.

En este punto aprovechamos para recordarte que Okticket te permite hacer fotos a tus tickets y subirlas a la app aunque no tengas conexión a Internet. La única cuestión que debes tener en cuenta es que no va a poder realizarse la firma digital, imprescindible para la homologación con la Agencia Tributaria.

Una vez vuelvas a tener cobertura, verás que el gasto pasa a color verde y que te sale el mensaje “Ticket creado correctamente. Tu ticket ya está firmado digitalmente”. En ese momento ya puedes deshacerte del justificante en papel.

Docs to Go

Y hablando de deshacerse del papel, hoy en día ni siquiera es necesario llevar la documentación impresa. Documentos en Word, Excel, Power Point o PDF pueden verse y editarse en dispositivos móviles con apps gratis del tipo Docs to Go.

Triplt

¿Te gustaría tener un asistente de viaje? Triplt almacena toda la información de tus desplazamientos y te va lanzando alarmas para que no se te pase nada.

Itinerarios de vuelos, reservas de hotel a tu nombre, reuniones, cenas de negocios… La app escanea tu calendario y correos electrónicos para que no se te olvide nada.

Poco a poco estamos viendo cómo los eventos, ferias y congresos vuelven a ser presenciales. También vemos cómo va creciendo la lista de las ciudades que se promocionan como destino ideal para los viajes de negocios y el turismo MICE.

De momento, la recuperación está siendo tímida, pero se espera que despegue a corto plazo. La Alianza Estratégica de Convention Bureaux Nacionales de Europa apunta a 2022 en el informe “El impacto del coronavirus en el sector de convenciones europeo”, recientemente publicado.

Según se desprende de este estudio, primero entrarán con fuerza los eventos corporativos de ámbito doméstico. Para alcanzar los niveles previos a la pandemia en todo tipo de encuentros, tanto nacionales como internacionales, habrá que esperar hasta 2023. Todo ello teniendo en cuenta que no vuelvan a aplicarse restricciones.

En cuanto al gasto, se prevé que en 2022 alcance los 61 billones de euros a nivel europeo, 43 billones más que este año.

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Las claves de la reactivación del turismo MICE

Las Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) apuntan a los tests y a las vacunas como claves para la vuelta a la presencialidad. Su anuario 2021, recién publicado, recoge tres hitos que han marcado el sector durante los últimos meses: resiliencia, digitalización y sostenibilidad.

Por sectores, los que más rápido están retomando los eventos presenciales son: Farma, TIC, alimentación y bebidas y automoción.

Tendencias en el sector de eventos

Al igual que ha ocurrido en la mayoría de los sectores, el turismo de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones también ha tenido que adaptarse a las circunstancias. Las tendencias actuales apuntan en las siguientes direcciones:

• Conferencias en formato audio, sin vídeo ni imágenes. Tal es el hartazgo que tenemos de las videoconferencias y de los eventos online, que los organizadores de este tipo de encuentros están apostando por las audio conferencias. La ventaja de  estos contenidos es que los asistentes no necesitan estar conectados todo el tiempo que duran las sesiones. Pueden llevarlos consigo y moverse mientras los escuchan.

• Bebidas sin alcohol. Aparte de las obligadas medidas anticovid, en los eventos de negocios se han restringido las bebidas alcohólicas para que los asistentes no se relajen en el cumplimiento de las normas.

• Eventos con propósito, que reflejen el compromiso medioambiental y social de las marcas. Esto implica desde la eliminación del plástico de un solo uso hasta la captación de fondos para llevar a cabo proyectos solidarios.

• Eventos personalizados. Del mismo modo que se tiende a la organización de encuentros más pequeños, se busca que estos estén segmentados para poder ofrecer una experiencia a la medida de cada asistente.

• Reuniones colaborativas. Las presentaciones en Power Point van dejando paso a reuniones en las que se combinan las charlas de los ponentes con el trabajo en grupo.

• Eventos híbridos. Los encuentros se celebran de forma presencial, pero también es posible conectarse en streaming. La Alianza Estratégica de Convention Bureaux Nacionales de Europa calcula que un 30% de las reuniones, congresos y exposiciones continuarán con esta fórmula a largo plazo.

Top destinos MICE

¿Dónde se van a celebrar la mayoría de eventos? Todo parece apuntar a que los principales destinos MICE no variarán mucho con respecto a los últimos años.

Si tenemos en cuenta las candidaturas a los premios World Mice Awards 2021, los mejores destinos europeos son (por orden alfabético): Atenas, Berlín, Estambul, Lisboa, Londres, Madrid (ganadora en 2020), Milán, París y Viena.

En América del Norte, las ciudades que optan al galardón son estas: Chicago, Dallas, Las Vegas (ganadora en 2020), Los Ángeles, Nueva Orleans, Nueva York, San Francisco, Toronto y Vancouver.

Puedes ver el resto de nominados en las diferentes categorías aquí. Los ganadores se conocerán el próximo 1 de noviembre de 2021.

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Han sufrido un parón, pero volverán a relanzarse. Los viajes de negocios siguen siendo muy importantes para que las empresas adquieran un mayor posicionamiento competitivo. ¿Por qué? Por varias razones que vamos a explicar a lo largo de este artículo.

4 Beneficios de los viajes de empresa

1. Las relaciones sociales activan el cerebro

Aunque en ocasiones no lo parezca por nuestra forma de relacionarnos, las personas necesitamos el contacto social. No solo eso. Algunas investigaciones concluyen que podríamos aprovechar todavía más el potencial de nuestros cerebros si fuésemos más sociables (fuente: Universidad de UCLA).

En el caso concreto de los viajes de trabajo, al hacer negocios en persona se activa la parte social de la mente. Así es más fácil obtener beneficios.

2. El contacto facilita la comunicación

La comunicación fluye mejor y es más fácil hacerse entender cuando las personas se encuentran físicamente en el mismo espacio. Esta efectividad aumenta cuando se trata de contactar con interlocutores que se encuentran en otros países en los que la forma de hacer negocios es diferente.

6 interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar 200 correos

Hay que tener en cuenta que en una reunión virtual hay matices que se escapan. El trato es más impersonal, no se percibe bien el lenguaje no verbal y el tono de voz es diferente. Además, es más fácil que la persona que está al otro lado de la pantalla se distraiga.

¿Nunca has contestado a un correo electrónico o mirado un mensaje que te ha llegado al smartphone durante el transcurso de una videollamada? También puede ocurrir que se produzcan fallos técnicos que dificulten la conversación.

Pero no se trata solamente de vender tu producto o servicio. La asistencia a conferencias o eventos de networking es una gran oportunidad para ampliar la red de contactos. Puede, incluso, que conozcas a potenciales clientes.

3. El apretón de manos cierra más tratos

Las reuniones virtuales con los posibles clientes llevan años haciéndose y muchas empresas están optando por priorizar las videollamadas. Son más baratas que los viajes de negocios y más cómodas. Pero si quieres cerrar un trato y adelantarte a la competencia, tendrás más posibilidades si los visitas personalmente.

Solo el simple hecho de realizar el viaje ya hará que te diferencies. También es más sencillo ganarse la confianza de la otra persona. Y siempre puedes aprovechar para tratar asuntos off the record cuando la reunión formal acaba.

Esta afirmación no está hecha a la ligera. Hay estudios que la confirman. Por ejemplo, el informe "Ask in person: You're less persuasive than you think over email” (publicado en el Journal of Experimental Social Psychology). El estudio concluye que seis interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar un correo electrónico a 200 contactos.

Una posible explicación es que es más fácil rechazar una propuesta que nos hacen a través de un medio digital que cuando nos llega de una persona que tenemos enfrente. “Una solicitud cara a cara tiene un éxito 34 veces mayor que un correo electrónico”, puede leerse en otro estudio publicado en Harvard Business Review.

Este hecho cobra especial relevancia en países como China, en los que primero hay que ganarse la confianza de un cliente. Solo cuando está establecido ese vínculo es posible comenzar las negociaciones.

4. El retorno de la inversión es muy alto

A todo lo dicho hay que añadir un hecho constatado. Los viajes de negocios cuestan dinero, pero no se trata de un gasto, sino de una inversión. La United States Travel Association habla de que, por cada dólar invertido en viajes corporativos, se obtiene un retorno de entre 10 y 15 dólares.

Por tanto, el Business Travel no solo está reservado para las grandes compañías. También las pequeñas y medianas empresas deberían hacer un pequeño esfuerzo si quieren aumentar su cifra de negocio.

Simplifica la gestión de los gastos de viajes de negocios con Okticket

¿Te preocupa el control de los gastos? Las herramientas de automatización de gastos de viaje como Okticket facilitan el cumplimiento de la política de gastos empresarial. Puedes establecer flujos de aprobación, fijar umbrales de gasto por usuario o configurar alertas para evitar el fraude interno, por nombrar algunas funcionalidades.

Además, nos integramos con los principales ERP del mercado, sistemas de Recursos Humanos y agencias de viajes para empresas.

Otra forma de ahorrar costes y esfuerzos en los viajes de trabajo es optimizar los desplazamientos. Con solo ampliar unos días la estancia de los trabajadores en movilidad, estos pueden aprovechar para visitar a más clientes. Por una parte, no tendrán que volver, y por otra, tendrán más tiempo para realizar las visitas y no estarán tan agobiados.

Como ves, las ventajas de realizar viajes de negocios son numerosas. ¿Ya estás preparado para volver a hacer las maletas?

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Buenas noticias para los viajes de negocios. El 80% de los business travelers están dispuestos a retomar sus desplazamientos por motivos de trabajo a lo largo de este año. Están tranquilos con los protocolos anticovid adoptados por los establecimientos hoteleros, y eso se refleja en su intención de viaje.

Estas son algunas de las conclusiones extraídas de la última encuesta elaborada por la plataforma Hotel Tester, de Eurostars Hotel Company. Para elaborar este informe se han tomado como base las opiniones aportadas por 1.400 empresarios y compañías.

Tan solo un 5% de los encuestados descarta realizar viajes corporativos a lo largo de 2021.

Los datos recopilados en el informe apuntan a que los viajes de negocios podrían recuperarse antes de lo que se creía.

Otro de los elementos que inclinan la balanza hacia el lado del sí al business travel es la limitación de aforos en establecimientos hoteleros y hosteleros.  De hecho, para el 18% de los encuestados esta medida es la que más les tranquiliza.

¿Qué demandan los trabajadores en sus viajes de negocios?

No obstante, es importante señalar que los viajeros de negocios están cambiando sus exigencias a la hora de desplazarse por motivos laborales. Desde Hotel Tester aseguran que los trabajadores en movilidad son especialmente cuidadosos con la preparación del viaje y la elección del hotel.

De la encuesta también se desprende que los business travelers demandan cada vez más productos y servicios de salud y bienestar. A la hora de elegir un alojamiento, el 52% de los encuestados dan mucha importancia a instalaciones como el spa o un centro wellness.

Un alto porcentaje también considera que los hoteles deberían aumentar la oferta de productos saludables, a ser posible alimentos de origen local, en el servicio de habitaciones.

La higiene y la tecnología no son negociables

Especial relevancia adquiere la tecnología. El acceso a WiFi de alta velocidad ya era importante para los viajeros de negocios antes de la pandemia, pero ahora se ha convertido en un imprescindible junto con los espacios adaptados para trabajar a distancia.

Asimismo, el parking ha subido muchos puestos en el listado de servicios demandados. La explicación es muy sencilla. Durante los últimos meses, los viajes corporativos han sido fundamentalmente nacionales y el medio más empleado, el automóvil.

No podemos olvidarnos del factor higiene. En un momento en el que la limpieza y desinfección son vitales, el acceso a dispositivos contactless es un plus. Las herramientas de facturación digital como Okticket son claves para evitar el contacto con el papel y la necesidad de pasar por la oficina solo para llevar las notas de gastos.

Conclusión: la recuperación del business travel será una realidad en los próximos meses, pero a cambio los hoteles deben adaptarse a un huésped cada vez más exigente.