Los gastos de representación: Qué son y cómo se gestionan

‍Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. ¿Qué son los gastos de representación? ¿Pueden deducirse? ¿Son diferentes de los gastos de viaje? Descúbrelo en este post.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Desde una entrada a un partido de fútbol hasta una comida en un restaurante. Si las invitaciones son para mejorar la imagen de la empresa con la finalidad de obtener un beneficio comercial o empresarial, hablamos de gastos de representación.

Puede ocurrir que esa labor de relaciones públicas se realice en el transcurso de un viaje de negocios. Entonces surgen las dudas: ¿Se trata de un gasto de representación o de un gasto de viaje?

Para una correcta gestión de los gastos de empresa, es importante no confundir ambos conceptos.

¿EN QUÉ SE DIFERENCIAN LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN DE LOS GASTOS DE VIAJE?

A grandes rasgos, los gastos de representación son aquellos destinados a la promoción o representación de la empresa con el objetivo de mejorar la imagen de esta o su relación con clientes y proveedores.

Por su parte, los gastos de viaje son los ocasionados en los desplazamientos de los empleados por motivos laborales. Entrarían aquí desde el kilometraje hasta la gasolina, pasando por las dietas, el alojamiento, las comidas, los taxis, el aparcamiento o los billetes de avión.

Pongamos un ejemplo para ver mejor la diferencia entre un gasto de representación y uno de viaje. Un empleado se desplaza al extranjero para reunirse con un potencial cliente. Para tratar de convencerle de que firme el contrato, le lleva un regalo, le invita a comer y lo lleva a un espectáculo deportivo. Todo eso son gastos de representación.

Pero… Si ese mismo empleado viaja a la misma ciudad para asistir a una feria, para hacer un seguimiento del trabajo desempeñado en una filial o para realizar una labor de mantenimiento en una empresa que ya es cliente, los gastos de alojamiento, desplazamiento y manutención se considerarían como gastos de viaje.

¿SON DEDUCIBLES LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN?

Otra duda que surge entorno a los gastos de representación tiene que ver con las deducciones fiscales. ¿Son deducibles estos gastos? No todos.

Las limitaciones vienen establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Según se desprende de esta norma, son deducibles los gastos necesarios para la actividad empresarial y para obtener ingresos. Hablamos de los siguientes gastos de representación:

  • Los destinados a atenciones a clientes o proveedores
  • Los que se hallen correlacionados con los ingresos
  • Los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios
  • Los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa

¿Demasiado genérico? Vamos a enumerar los gastos de representación deducibles más habituales: pago de estancia en un alojamiento, invitación en un restaurante a un cliente, inscripción en un evento (conferencias, talleres, congresos, ferias, etc.), entrada a un espectáculo cultural o deportivo, regalo de empresa o tratamientos de cuidado y bienestar.

App Okticket Gastos de Representación

REQUISITOS PARA QUE UN GASTO DE REPRESENTACIÓN SEA DEDUCIBLE

Es importante señalar que no basta con que el gasto sea considerado deducible por la Agencia Tributaria. También es necesario que cumpla una serie de requisitos:

    El gasto debe estar debidamente justificado.Por eso es importante guardar el ticket o factura. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero, puesto que, si se celebra en un domicilio particular, ya no tendría la consideración de gasto de representación. A la hora de pedir la factura, no pueden faltar una serie de datos: número de factura, nombre de la empresa, razón social, CIF, datos del restaurante, fecha, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo

    El gasto debe ser imputable de forma contable o lo que es lo mismo, tiene que estar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio

    Las cantidades deben estar dentro de unos límites razonables

    El importe anual de los gastos de representación deducibles no puede superar el 1% de los ingresos netos de la compañía en ese mismo ejercicio

GASTOS DE REPRESENTACIÓN NO DEDUCIBLES

En cambio, no es posible deducir fiscalmente estos otros gastos:

  • Las pérdidas de juego
  • Los donativos y liberalidades, entendiéndose como tales los gastos que no sean necesarios para la actividad comercial o el funcionamiento de la compañía
  • La retribución de los fondos propios
  • Las operaciones realizadas con personas u organizaciones residentes en paraísos fiscales
  • Las multas y sanciones penales o administrativas

Tomemos como referencia el ejemplo anterior citado.  Tanto el regalo, como la invitación a comer y la entrada para el espectáculo deportivo son gastos de representación deducibles.

Ahora bien, si en vez de comprar una entrada para un espectáculo deportivo, el trabajador llevase a su cliente a un casino, el gasto de las apuestas ya no sería deducible.

CONTABILIZACIÓN DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN

Para una correcta imputación de los gastos de representación, lo primero es identificarlos. Después, hay que contabilizarlos correctamente en el grupo 62 (“Servicios Exteriores”), principalmente en  la cuenta 627 del Plan General de Contabilidad (“Publicidad, propaganda y RRPP”).

¿Qué ocurre cuando los gastos de representación los paga el trabajador? Cuando los trabajadores adelantan el dinero de su bolsillo, deben rellenar una nota de gastos para solicitar el reembolso (es similar a la de los gastos de viaje). Una vez hayan recuperado el dinero, no tienen que incluir el ingreso en la declaración de IRPF (no es una ganancia personal). Pero tampoco pueden solicitar deducciones fiscales.

Gestión de Gastos de Representación

OKTICKET: ¿CÓMO FUNCIONA Y QUÉ PUEDE HACER POR TI?

  • Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
  • Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de gastos de representación hasta un 80%
  • Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  
Guía Gastos de Empresa

CFO & Gestión de gastos

La solución a tus necesidades en una sola herramienta

Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.

Ver funcionalidades
Detalle de las Opciones del Gestor de Hojas de Gasto Okticket