Del Excel al sistema blindado: cómo un software seguro de gestión de gastos protege las finanzas corporativas
Puede parecer un método cómodo, incluso simple. Sin embargo, depender del Excel para gestionar los gastos corporativos es un riesgo operativo y financiero. Significa convivir con errores en hojas de cálculo, brechas de seguridad y una falta total de trazabilidad y de control interno.
¿Alguna vez te has preguntado dónde van a parar esos archivos con datos bancarios, de empleados y proveedores? ¿Están realmente seguros? Si quieres cumplir con el compliance financiero y al mismo tiempo agilizar procesos, ha llegado el momento de dejar de usar Excel para controlar gastos y apostar por un software seguro de gestión de gastos profesionales.
¿Cuáles son los riesgos reales de seguir usando Excel en la gestión financiera?
Que algo se haya hecho “toda la vida” no quiere decir que no deba cambiar. Al CFO le corresponde la responsabilidad de evaluar el coste total de oportunidad y el riesgo de cada herramienta. Y con el uso del Excel para la gestión de gastos de empresa, los riesgos son claros:
- Los archivos no cuentan con cifrado ni control de acceso, lo que expone la protección de datos financieros.
- El riesgo de fraude interno y de manipulación de la información es mayor, puesto que no hay trazabilidad ni control interno.
- Se producen costes ocultos derivados de la falta de automatización del back office.
- El incumplimiento de normativas de protección de información financiera puede derivar en sanciones y dañar la reputación.
Según recientes estudios el 94% de las hojas de cálculo utilizadas en la toma de decisiones de negocio contienen errores críticos (fuente: Spreadsheet quality assurance: a literature review).
A esto se suma el riesgo de fraude interno. La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) calcula que las empresas pierden de media un 5% de sus ingresos anuales por fraude ocupacional, con un coste medio de más de 117.000 $ a nivel global (fuente: Global Study on Occupational Fraud and Abuse).
Excel vs Software seguro de gestión de gastos
La falta de fiabilidad del Excel como herramienta de gestión financiera se manifiesta en múltiples aspectos: desde la inconsistencia en los datos hasta la imposibilidad de garantizar su integridad. Una hoja de cálculo puede corromperse, perderse o ser modificado sin dejar rastro, comprometiendo la fiabilidad de toda la información financiera de la empresa.
En la siguiente tabla puedes ver las diferencias entre el Excel y una solución de digitalización de gastos fiable como es Okticket.
Como podemos ver en la comparativa anterior, el Excel es sinónimo de riesgo e ineficiencia. Por el contrario, una aplicación de automatización de gastos corporativos ofrece fiabilidad, protección y productividad.
Problemas del Excel
- Sin cifrado: Datos expuestos
- Sin control de acceso: Cualquiera puede editarlo
- Sin trazabilidad: Imposible auditar cambios
- 100% manual: Errores constantes y pérdida de tiempo
- No cumple normativas: Riesgo de sanciones
Ventajas del Software Seguro
- Cifrado extremo a extremo: Datos protegidos
- Roles específicos: Control granular de permisos
- Auditoría completa: Trazabilidad total en tiempo real
- 80% menos tiempo: Automatización OCR y aprobaciones
- Cumple con RGPD + ISO 27001: Compliance garantizado
Resultados del cambio
- Reducción de errores: 90%
- Ahorro de tiempo: 80%
- ROI positivo: a corto plazo
- Prevención de fraude: Alertas automáticas
- Acceso móvil: Gestión desde cualquier dispositivo
¿Qué características debe tener un software seguro de gestión de gastos?
Toda empresa necesita un escudo protector contra riesgos cibernéticos. Y aquí es donde entran en juego las alternativas a Excel para gastos corporativos como Okticket. Un sistema de control de gastos con ciberseguridad debe incluir:
Cifrado de extremo a extremo avanzado para blindar la seguridad de los datos corporativos
Esto quiere decir que toda la información registrada en la aplicación (desde la foto de un ticket hasta los datos de una tarjeta de empresa) se transforma en un código ilegible si cae en manos equivocadas.
Control de acceso y roles de usuario para reforzar el control interno
Con Okticket, las empresas pueden asignar permisos específicos para cada empleado (administrador, empleado, responsable, validador…), lo que garantiza que cada usuario solo acceda a la información que necesita.
De esta forma, un usuario con rol empleado, por ejemplo, solo puede ver sus propios gastos.
Cumplimiento de normativas de compliance financiero locales e internacionales
Cumplir con certificaciones de seguridad (ISO 27001) y normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es importante para garantizar que el tratamiento de la información se realiza de forma ética y legal.
Almacenamiento seguro en la nube
Las soluciones como Okticket utilizan servidores seguros con protocolos de seguridad avanzados. Gracias al almacenamiento on cloud seguro, se evita la pérdida de información por fallos de hardware local o desastres naturales.
Y además….
- Facilidad de uso y adopción
- Integración segura con los sistemas existentes (ERP, CRM, etc.)
- Monitoreo en tiempo real, con alertas automáticas cuando se detectan anomalías
- Fiabilidad y estabilidad del sistema para garantizar operaciones continuas
- Tecnología OCR con protección de datos
- Soporte local y capacidad de adaptación al mercado
- Backups y copias de seguridad regulares
6 beneficios de pasar del Excel a un software seguro de gestión de gastos
En este punto es importante recordar que Okticket no comercia con la información de sus usuarios. La gestión de gastos empresariales automatizada se centraliza en una plataforma cloud segura, con todas sus ventajas:
- Fiabilidad total: Cada gasto queda registrado con fiabilidad garantizada, orden cronológico, trazabilidad completa y control interno robusto.
- Cada gasto queda registrado en orden, con trazabilidad y control interno.
- La gestión de gastos empresariales se automatiza, lo que supone una reducción de los errores del 90% y un ahorro del 80% del tiempo dedicado a gestiones administrativas.
- Las auditorías se simplifican gracias al histórico centralizado.
- Se reduce el fraude interno y se mejora la protección de la información financiera.
- ROI claro. El ahorro en tiempo de personal y costes de riesgos evitados supera con creces la inversión en un sistema de gestión de gastos moderno.
“Con Okticket el tiempo empleado en comprobar los gastos de viaje se ha reducido en más del 50 %, además del consiguiente ahorro en papel para todos" - Cafés Oquendo
En definitiva, al elegir un software de gestión de gastos seguro, estás dando el paso de la fragilidad del Excel a un sistema robusto y blindado que protege a tu empresa y optimiza tus procesos.
FAQs
¿Qué es un software seguro de gestión de gastos?
Un software seguro de gestión de gastos es una herramienta digital que centraliza, protege y automatiza el control de los gastos corporativos. A diferencia de Excel, que es manual y vulnerable, este tipo de sistema ofrece cifrado, trazabilidad y cumplimiento normativo, elementos clave para el CFO que busca seguridad y eficiencia.
¿Es seguro digitalizar la gestión de gastos en mi empresa?
Sí, con soluciones como Okticket que garantizan cifrado, control de accesos y cumplimiento normativo, la digitalización de procesos financieros es más segura que un Excel.
¿Es fiable un software de gestión de gastos en la nube?
Sí, las soluciones profesionales ofrecen mayor fiabilidad que el Excel gracias a redundancia de servidores, copias de seguridad automáticas y certificaciones de disponibilidad. La fiabilidad de los datos se garantiza mediante validaciones automáticas y controles de integridad.
¿Qué normativas cumple un software de gastos seguro?
Cumple con el RGPD en Europa, normativas fiscales locales y estándares internacionales de ciberseguridad como ISO 27001.
¿Por qué debo dejar de usar Excel para controlar gastos?
Porque un Excel no ofrece trazabilidad, seguridad ni cumplimiento normativo. Un software especializado garantiza la protección de la información financiera y la automatización de procesos.
¿Cuánto tiempo se ahorra al automatizar la gestión de gastos?
Depende del tamaño de la empresa, pero los datos que maneja Okticket hablan de hasta un 80% menos de tiempo en tareas administrativas.
¿Listo para dejar atrás los riesgos de Excel? Descubre cómo Okticket, el software seguro de gestión de gastos de viaje profesionales, protege tus datos y te ahorra horas de trabajo cada mes. ¿Hablamos?
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