Eficiencia financiera, trazabilidad del gasto, control de los pagos corporativos, flexibilidad, rapidez, automatización… Para integrar todas estas exigencias en la operativa diaria, las compañías necesitan elegir los medios de pago para empresas que mejor se adapten a sus necesidades.

Pero ¿Cuáles son los más adecuados para abonar gastos profesionales? Depende de cada organización. Lo que sí está claro es que el escenario está cambiando rápidamente.

Según el informe “Medios de pago: 2025 y más allá” de PwC, el uso de pagos electrónicos se triplicará antes de 2030, impulsados por “la digitalización, las nuevas infraestructuras y la aparición de monedas digitales”.

¿Qué implicaciones tiene esto para los departamentos financieros?  

Tendencias en medios de pago para empresas y su impacto en la gestión financiera

Pagos embebidos y carteras digitales

Los medios de pago digitales se están haciendo fuertes en el ámbito B2B. Plataformas tan populares como Apple Pay o Google Wallet permiten a las empresas realizar compras sin necesidad de utilizar tarjetas físicas. Con ello se mejora la seguridad, trazabilidad y agilidad de los gastos corporativos.

Conciliación bancaria automática: del gasto al dato en segundos

¿Tu empresa sigue liquidando gastos a fin de mes? Este modelo de cierre mensual está quedando atrás. Y lo hará en favor de los pagos corporativos en tiempo real, propiciado por el open banking y las integraciones bancarias.

Hoy es posible conciliar automáticamente cada gasto con su pago correspondiente, sin intervención manual ni exportación de ficheros.

Automatización financiera: menos tareas repetitivas, mayor control

El informe de PwC sobre tendencias en pagos 2025 también habla de riesgos. “A mayor digitalización, mayor exposición al fraude económico y mayor complejidad regulatoria”, explican sus autores.

¿Significa esto que es necesario frenar los avances? No. La solución pasa por dotar a los departamentos financieros de herramientas que ayuden a cumplir con la normativa sin cargar con más trabajo al equipo.

Monedas digitales: Transformación de los pagos internacionales

Puede que todavía no las hayas incorporado a tu abanico de medios de pago, pero las monedas digitales de bancos centrales (CBDCs) se están haciendo un hueco en las carteras digitales de empresa.

Su llegada marcará un antes y un después en la gestión de gastos y pagos, sobre todo a nivel internacional.

El papel del CFO en la digitalización de pagos

Así que parece obvio que la integración de medios de pago para empresas con soluciones de gestión de gastos y pagos automatizados es más que una cuestión meramente operativa. Se trata de una decisión estratégica.

Saber qué, quién, cuándo y cómo se paga es clave para optimizar el cash flow, prevenir riesgos y tomar decisiones más informadas. Aquí es donde soluciones como Okticket marcan la diferencia.

Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago

La combinación de medios de pago flexibles, conciliación bancaria automática e inteligencia artificial de Okticket permite digitalizar toda la operativa de gastos. Sin fricciones. Con visibilidad total.

Estas son algunas de las ventajas de Okticket relacionadas con los medios de pago:

• Flexibilidad total. Con Okticket puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco o con la OKT Card, nuestra tarjeta de débito inteligente para empresas. Física o virtual, tú decides.
• Conciliación bancaria automática. Nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. Esto permite a los responsables de finanzas disponer de información financiera real, precisa y actualizada al instante.
• Control financiero automatizado. Okticket te permite personalizar la aplicación para alinearla con las políticas de gasto internas. De esta forma, se reducen los errores (un 90% con nuestra IA) y se bloquea el fraude interno.

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El mismo volumen de trabajo, pero menos horas para desempeñarlo. Cuando la reducción de jornada a 37,5 horas semanales se ponga en marcha, las empresas tendrán que estar preparadas para que la productividad no se vea afectada. 

Así que cuanto antes comiencen a rediseñar los procedimientos, mejor. ¿Por dónde empezar? Según los expertos, mantener la eficiencia pasa por impulsar la digitalización y automatización de procesos tanto administrativos como operativos.

De lo contrario, en departamentos como administración, finanzas o RRHH, donde las tareas son muchas veces manuales, esta reducción puede generar cuellos de botella.

En este artículo nos centraremos en la mejora de los procesos financieros, punto de partida para un modelo de trabajo más inteligente, ágil y sostenible.

¿Qué implica la jornada de 37,5 horas para los departamentos financieros?

Lo que nació como una medida pensada para mejorar la conciliación y el bienestar de los trabajadores, ha traído consigo una serie de desafíos para los departamentos de back office.

• Los plazos para cumplir con procesos críticos para el funcionamiento del negocio no varían (obligaciones fiscales, validación de facturas, gestión de gastos, control documental, conciliación contable, nóminas, etc.) Pero con la reducción de la jornada laboral tendrán todavía menos margen para llevar a cabo sus funciones.
• En momentos críticos del mes, las tareas pueden acumularse, lo que a su vez va a generar más tensión y roces entre compañeros.
• Al tratar de mantener el ritmo sin rediseñar los procesos, se corre el riesgo de cometer más errores.

Parte importante de la solución radica en ofrecer a los equipos herramientas que les descargue de tareas repetitivas y les permita trabajar de forma más ágil y eficiente. Aquí es donde la automatización de procesos entra en juego.

Automatización de procesos: una solución estratégica

¿Automatizar procesos es igual a prescindir de un determinado perfil de empleados? No necesariamente: la tecnología debería ser una aliada para empoderar a los equipos para enfocarse en tareas de más valor y liberarlos de tareas manuales, repetitivas y poco estratégicas.

Gracias a este “compañero de equipo”, los trabajadores de carne y hueso podrían dedicarse a analizar, supervisar y tomar decisiones estratégicas.

¿Qué aplicaciones tiene las herramientas de automatización en el entorno de back office?

Veamos algunos ejemplos concretos de lo que las soluciones de automatización de procesos como Okticket pueden hacer por la gestión financiera:

• Digitalización de tickets y facturas Vs seguimiento de los puntos y relaciones estratégicas generadas en un viaje de trabajo.
• Conciliación bancaria automática, sin necesidad de extractos bancarios.
• Validación automática de los gastos según las reglas predefinidas. ¿Cuántas veces se habrán hecho reembolsos de compras no permitidas por hacer la revisión a mano?
• Integración directa con el ERP o sistema de gestión empresarial.
• Reducción de errores e irregularidades. El fraude interno es común cuando se utilizan procesos obsoletos.
• Clasificación automática, almacenamiento seguro en la nube y acceso a la información en cualquier momento.
• Generación de reportes sin intervención manual.

Además, el software de automatización empresarial está evolucionando rápidamente. Muchas soluciones de gestión de gastos profesionales están incorporando inteligencia artificial, con lo que los procesos son todavía más autónomos, escalables y personalizables.

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Beneficios reales para la eficiencia operativa: Caso Okticket

Como estamos viendo, las herramientas de automatización administrativa tienen un impacto directo en la operativa diaria. Con Okticket, las ventajas son numerosas:

• Ahorro de tiempo en tareas administrativas: Concretamente, un 80% en comparación con procedimientos manuales.
• Reducción de un 90% de errores contables.
• Trazabilidad del gasto y visibilidad en tiempo real.
• Mayor foco en tareas de valor.
• Disminución del estrés operativo, lo que repercute en la mejora del clima laboral.

Cómo empezar a digitalizar la gestión de gastos de empresa

Lo mejor de todo es que la transición hacia este modelo más eficiente es más sencilla de lo que a priori pueda parecer. Tampoco requiere de una gran inversión. Vamos a repasar brevemente los pasos a seguir:

1. Audita los procesos actuales para poder detectar cuáles pueden y deben ser automatizados. Basta con responder a esta pregunta: ¿Qué tareas son repetitivas, manuales o propensas a errores?
2. Prioriza en función del impacto. Lo ideal sería comenzar por las tareas que consumen más tiempo, como puede ser la gestión de las notas de gastos. Si todavía utilizar hojas de cálculo o haces las aprobaciones a última hora, aprisa y corriendo, deberías empezar por ahí.
3. Elige herramientas que se integren con tus sistemas de gestión actuales, sin necesidad de meterse en desarrollos complejos. Hoy existen soluciones SaaS especializadas en gestión de gastos y digitalización de recibos que se integran fácilmente con tu ERP, sistema contable o CRM. 
4. Involucra al equipo desde el principio y ofrece formación. La reticencia al cambio es una realidad, muchas veces motivada por el desconocimiento de la herramienta. 
5. Por último, mide los resultados. 

Conclusión: Reducción de jornada, procesos más inteligentes

En definitiva. La reducción de jornada laboral a 37,5 horas no tiene por qué ser una amenaza para la productividad. Puede ser una oportunidad para evolucionar hacia procesos más eficientes con los que toda la empresa sale ganando.

Organizaciones como la tuya ya están automatizando sus procesos financieros. Si tú también crees que ya ha llegado la hora de avanzar hacia una gestión de gastos más ágil, escríbenos sin compromiso.

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Has invertido en una herramienta digital para automatizar procesos. Y aún así, pasas horas revisando justificantes, corrigiendo errores, comprobando que se cumple la política de gastos y persiguiendo a los empleados para que reporten los gastos en tiempo y forma.

Si te suena familiar, no estás solo. Muchas empresas viven esta paradoja: han digitalizado, pero no han automatizado realmente.

El modelo SaaS (Software as a Service) ha sido durante años el abanderado de la transformación digital de empresas de todos los sectores. Una solución en la nube, flexible, escalable y sin necesidad de instalación local.

Pero las necesidades van cambiando, y las organizaciones ya no se conforman solo con eficiencia. Han empezado a demandar automatización inteligente, capacidad de anticipación y personalización a la carta.

Un nuevo escenario, un nuevo actor protagonista. El AaaS, Agent as a Service, emerge como nuevo paradigma. Al igual que hace un asistente personal, esta tecnología se adapta a las necesidades de tu empresa y trabaja por y para ti.

Se trata de un sistema que incorpora agentes inteligentes que aprenden del comportamiento de los usuarios, actúan por su cuenta y eliminan las fricciones en tareas repetitivas como puede ser la gestión de gastos corporativos.

De hecho, el denominado “Agente como Servicio” se encarga de todo el proceso: captura la información del gasto, la clasifica, comprueba que todo está en orden, alerta de posibles incidencias, bloquea los gastos no permitidos, genera informes, se integra de forma automática con tu sistema de gestión empresarial...

¿Qué es el AaaS? ¿En qué se diferencia del SaaS? ¿Cómo funcionan los agentes inteligentes? ¿Por qué se están convirtiendo en el modelo elegido para automatizar los gastos de empresa? ¿Qué impacto puede tener el Agent as a Service en el día a día de un departamento financiero? Las respuestas, a lo largo de este artículo.

¿Qué es el AaaS y por qué está ganando terreno?

El Agent as a Service es una evolución natural del SaaS.  Como ya hemos adelantado un poco más arriba, este nuevo modelo se basa en agentes digitales impulsados por Inteligencia Artificial (IA). Gracias a la combinación de aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural, estos asistentes son capaces de comprender las necesidades de los usuarios, automatizar flujos de trabajo complejos y mejorar la eficiencia operativa.

A diferencia del SaaS tradicional, en el que los usuarios deben interactuar constantemente con una plataforma para ejecutar acciones, el AaaS asume esas tareas de forma proactiva.

Aparte de ejecutar procedimientos sin intervención humana directa, tienen capacidad para tomar decisiones de forma autónoma, como si fuera un miembro más del equipo. Y lo hacen analizando las reglas, interpretando el contexto e, incluso, aprendiendo del comportamiento de los usuarios.

Ventajas del modelo AaaS frente al SaaS tradicional

¿En qué se traduce esto en el caso de la gestión de gastos profesionales?

• Automatización sin fricción. El ejemplo más claro es la capacidad para capturar automáticamente documentos, con independencia del canal o el formato.
• Extracción de la información relevante de los recibos, tanto de la básica como de la que haya configurado el usuario.
• Validación automática, conforme a las políticas de gastos internas.
• Detección de irregularidades que suelen pasar desapercibidas.
• Envío de alertas a la carta cuando detecta gastos no permitidos
• Identificación de patrones de gasto.
• Generación de informes en tiempo real.

SaaS vs AaaS en la gestión de gastos

De todo lo anterior se desprende que un SaaS te da herramientas, pero si lo que buscas son resultados, el AaaS es tu aliado. En la siguiente tabla vamos a ver una comparativa de ambos modelos.

Okticket como AaaS: Inteligencia real al servicio del área financiera

Además de reducir la carga administrativa de los equipos de back office, dar el paso de SaaS a AaaS supone un gran valor añadido.

En Okticket hemos dado el salto. Hemos añadido una capa de IA a nuestra tecnología y ahora nuestro sistema funciona como un verdadero agente inteligente que automatiza todo el ciclo del gasto.

Algunas características de Pelaio, la IA de Okticket:

• Captura justificantes en diferentes idiomas, monedas y formatos.
• Los clasifica, los analiza y los envía al sistema de aprobación si son correctos… Sin intervención humana.
• Se integra directamente con tu ERP.‍
• Aprende y mejora con cada uso.
• La trazabilidad es total, sin lagunas.
• Mejora el control, ya que la IA detecta desviaciones o errores antes de que lleguen a contabilidad
• Los departamentos financieros tienen el dato que necesitan para realizar análisis estratégicos

¿El resultado?

• Hasta un 80% de ahorro de tiempo en tareas administrativas.
• Hasta un 90% menos de errores contables.
• Un sistema escalable, disponible 24/7, sin necesidad de ampliar personal.

¿El AaaS va a sustituir al SaaS?

Referentes como Satya Nadella (CEO de Microsoft) hablan del paso del software como servicio al software con inteligencia incorporada. Pero nadie asegura que este reemplazo vaya a ser inmediato.

De hecho, muchas soluciones están incorporando IA a su tecnología, haciendo posible la convivencia de ambos modelos.

Así que, de momento, más que de sustitución hay que hablar de evolución.

Desafíos de la adopción de los agentes inteligentes: ¿Estamos preparados?

Además, hay que tener en cuenta que todavía hay ciertos retos que pueden ralentizar la adopción generalizada del Agent as a Service. Algunos obstáculos a considerar:

• Resistencia al cambio. La desconfianza ante lo nuevo es habitual. Esto se soluciona con educación y pruebas de concepto, pero puede llevar tiempo.
• Inquietud por los posibles cambios de roles que puede generar la automatización.
• Preocupación por la seguridad y el cumplimiento normativo.
• Complejidad técnica. A la hora de integrar AasS puede ser necesario actualizar los equipos.

Conclusión: Del software como herramienta al software con inteligencia

Así que parece evidente que los agentes de IA se convertirán en el estándar. Pero de momento, el modelo SaaS seguirá siendo una herramienta tecnológica clave, aunque tendrá que convivir con un agente más autónomo, capaz de resolver problemas reales sin intervención manual.

¿Tu software sigue esperando órdenes, o ya actúa por ti? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo PelAIo puede transformar tu gestión de gastos.

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El OCR de facturas fue el trampolín que permitió dar el salto desde la introducción manual de la información de gastos a la digitalización de los justificantes. Y durante muchos años, ha sido un gran aliado para automatizar los procesos administrativos.

Pero ahora, con la llegada de la Inteligencia Artificial (IA), se empiezan a hacer patentes sus limitaciones.

OCR tradicional frente a Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR), captura de datos frente a interpretación del gasto, estandarización frente a personalización. ¿El relevo ha comenzado?

Del OCR de facturas al OCR inteligente: ¿Qué ha cambiado?

El OCR tradicional sigue siendo útil para optimizar la gestión de gastos profesionales, pero para algunas empresas ya no es suficiente. Estas son algunas de sus limitaciones:

• Puede fallar a la hora de reconocer caracteres que están borrosos.
• Requiere de configuraciones específicas para los diferentes tipos de documentos.
• En ocasiones necesita ajustes manuales.

Con la Inteligencia Artificial se han solucionado esas carencias. Ahora, los sistemas pueden aprender, adaptarse y automatizar los procesos sin intervención humana.

La IA como nueva aliada en la gestión financiera

¿Qué aporta la IA que el OCR de facturas tradicional no puede ofrecer?

• Aprendizaje continuo, con independencia de las variaciones en el formato o diseño. Esto elimina la necesidad de plantillas predeterminadas.
• Mayor precisión en la extracción de datos, incluso en documentos no estructurados.  
• Automatización avanzada que minimiza errores.

PelAIo: La IA de Okticket para la gestión de gastos de viaje profesionales

Mientras muchos OCR de facturas siguen ofreciendo capacidades básicas de digitalización, empresas como Okticket han integrado IA Generativa para la gestión de gastos.

Un ejemplo de esta evolución es Pelaio, la Inteligencia Artificial de Okticket. Nuestra tecnología interpreta la información del gasto, analiza patrones, detecta anomalías, y facilita la toma de decisiones financieras.

La siguiente tabla resume las principales diferencias entre un OCR de facturas y la IAG de Okticket.

En resumen. Mientras que el OCR tradicional necesita configuraciones específicas para cada tipo de documento, el motor inteligente de Okticket se adapta automáticamente a distintos formatos. Pelaio no solo reconoce la información, sino que aprende de cada documento escaneado para mejorar su precisión continuamente.

Además, un OCR convencional solo extrae datos de zonas predefinidas, lo que limita su flexibilidad. En cambio, Pelaio identifica campos nuevos y cambiantes en función del contenido del documento, permitiendo incluso a los usuarios personalizar qué información capturar mediante lenguaje natural.

Ventajas del OCR inteligente para el control de gastos empresariales

¿Qué características definen a la IA de Okticket?

• Captura precisa de datos clave de tickets y facturas, lo que permite a los responsables financieros tomar decisiones basadas en información fiable.
• Identificación de información específica como matrículas de vehículos en peajes, número de comensales en comidas de negocio o litros de combustible en informes de gastos.
• Interpretación y traducción automática de tickets en diferentes idiomas. Eso es especialmente útil para la gestión de gastos en empresas multinacionales.
• Detección de gastos fuera de política. Genera alertas o bloquea automáticamente gastos no permitidos (como tickets con alcohol).
• Adaptabilidad a diferentes modelos fiscales, monedas y sistemas de codificación de caracteres, sin importar el país de origen.
• Procesamiento en tiempo real, sin necesidad de postprocesado. Incluso en tickets deteriorados, mal impresos o escritos a mano.
• Generación de nueva información a partir de los datos digitalizados, fundamental para mejorar la analítica financiera.
• Integración fluida con los principales ERP y sistemas de gestión empresarial del mercado.

¿Por qué elegir Okticket para la gestión de gastos con IA?

Todo ello conlleva una serie de beneficios directos para los directores financieros. Estos son algunos indicadores del impacto en la productividad y en la mejora de procesos de la Inteligencia Artificial Generativa de Okticket:

• Ahorro del 80% del tiempo invertido en tareas administrativas.
• Reducción del 90% de los errores contables.
• Digitalización total del proceso de gestión de gastos.
• Trazabilidad desde cualquier dispositivo.
• Detección de anomalías y fraudes sin intervención manual.
• Rebaja del tiempo de auditoría en más de un 80%
• Cumplimiento normativo asegurado.

Conclusión: La IA domina la gestión financiera

La evolución tecnológica no espera por nadie. La IA está dejando atrás al OCR de facturas tradicional y soluciones como Pelaio demuestran que la gestión de gastos de empresa puede ser más ágil, precisa y eficiente que nunca.

¿Estás listo para dar el salto a la automatización inteligente? Descubre cómo la tecnología avanzada de Okticket puede revolucionar tus procesos.

Preguntas frecuentes sobre los OCR inteligentes

¿Qué es un ICR?

El Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) es una tecnología avanzada de OCR que permite extraer y digitalizar texto manuscrito utilizando IA y Machine Learning.

A diferencia del OCR tradicional, que reconoce solo caracteres impresos, el ICR aprende y mejora con el tiempo, adaptándose a diferentes estilos de escritura.

¿Cómo funciona el ICR?

El ICR permite digitalizar texto manuscrito con alta precisión, optimizando la gestión de documentos.  Su proceso incluye cuatro etapas:

1. Pre-procesamiento: Mejora la calidad de la imagen para facilitar la lectura.
2. Segmentación: Separa el texto en líneas, palabras y caracteres.
3. Reconocimiento: Identifica los caracteres usando una base de datos preentrenada.
4. Post-procesamiento: Corrige errores y valida los datos antes de almacenarlos.

¿Puedo combinar OCR e ICR?

Sí, usar ambas tecnologías permite procesar documentos con texto impreso y manuscrito, mejorando la eficiencia y precisión en la gestión de archivos.

¿Para qué se usa el ICR?

El Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) es ideal para empresas en transición a flujos de trabajo digitales que aún manejan documentos manuscritos, como órdenes de compra o formularios.

Algunos de sus usos más comunes incluyen:

• Automatización de cuentas por pagar
• Conversión de imágenes en texto
• Entrada de datos automática
• Extracción de información de PDF
• Gestión de formularios digitalizados

¿Qué es el IDP?

El IDP o Procesamiento Inteligente de Documentos (Intelligent Document Processing) es una tecnología que combina OCR, ICR y NLP (Procesamiento del Lenguaje Natural) para gestionar datos no estructurados, mejorar la clasificación de documentos y optimizar la toma de decisiones.

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Está pasando. Las empresas vuelven a confiar en los viajes de negocios para lograr sus objetivos comerciales. Según las previsiones de Gebta, este 2025 la inversión aumentará un 22%, así que es el momento ideal para revisar y mejorar los mecanismos de control de viáticos empresariales.

Como ya hemos comentado en entradas anteriores, la gestión ineficiente de las dietas y gastos de viaje impacta negativamente en la rentabilidad empresarial. Además, es fácil que derive en incumplimientos normativos sancionables.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar viáticos de forma eficiente? Como veremos a continuación, la clave está en implementar políticas de gastos claras y herramientas digitales que automaticen los procesos.

Estrategias para un control de viáticos empresariales eficiente

1. Implementación de una política de gastos sólida

El punto de partida para lograr la trazabilidad que toda organización necesita es reforzar la política de gastos de viaje. Esta debe estar bien planificada, ser los más clara posible y no dejar margen a diferentes interpretaciones.

¿Cuáles son los imprescindibles de este documento?

Umbrales de gasto por destino

No tiene mucho sentido ser inflexible en los límites de gasto, puesto que los precios varían en función del destino. Los costes de alojamiento y restaurantes no serán los mismos en Madrid que en Cáceres o en Santiago de Compostela.

Hay empresas que también establecen diferentes umbrales según el rol del viajero dentro de la organización.

Protocolo de solicitud y reembolso estructurado

Es inevitable que de vez en cuando surjan compromisos de última hora que obliguen a hacer reservas sobre la marcha. Por eso la flexibilidad es importante.

Pero el procedimiento estándar debería ser que los empleados realicen una solicitud de viajes con margen suficiente como para que el departamento correspondiente pueda comparar diferentes tarifas y contratar la mejor opción.

Lo ideal es estandarizar el formato de solicitud para que incluya información como el motivo del viaje, el destino (local, nacional o internacional) y la duración.

De igual manera, el proceso de reembolso debe ser claro y estructurado, para evitar fricciones entre departamentos. Hay tres puntos que tienen que quedar bien definidos:

• Documentación requerida para la justificación de gastos.
• Plazos y formatos de presentación de las notas de gastos.
• Tipos de gastos que son reembolsables.

Información requerida para deducir gastos de viaje

Sin justificantes válidos no hay reembolsos ni deducciones fiscales. Así que conviene dejar claro cuáles son los imprescindibles. En el caso de las facturas completas, estas deben cumplir los requisitos fiscales establecidos por ley.

En este punto es importante recordar que existen una serie de límites para que las dietas estén exentas de tributar.

• Dietas con pernocta: Hasta 53,34 € diarios en territorio nacional y 91,35 € en el extranjero.
• Dietas sin pernocta: Hasta 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero.  
• Gastos de alojamiento: los importes justificados están exentos, sin límites

Para que estas asignaciones queden exentas de IRPF, deben cumplir con los requisitos de desplazamiento a un municipio distinto al centro de trabajo habitual y no extenderse más de nueve meses continuados.

“Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria.” Ley General Tributaria

Definición de gastos reembolsables

Del mismo modo, conviene dejar claros qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son para evitar confusiones.

Otra buena práctica es incluir la fecha límite para entregar las notas de gastos, sin excepciones.

2. Digitalización y automatización del proceso

Pero de nada sirve realizar todos los ajustes de los que hemos hablado si luego nadie se ocupa de controlar que las políticas internas se cumplen. La falta de tiempo es una de las principales causas de que eso suceda, por lo que lo más operativo es implantar una solución especializada. El uso de herramientas como Okticket permite simplificar el proceso.

Registro y aprobación en segundos

Por una parte, facilitan el reporte de gastos por parte de los empleados. Por otra, automatizan el cumplimiento de las políticas internas y minimizan errores administrativos.

Integración con sistemas de gestión empresarial

A su vez, los equipos de administración pueden revisar, aprobar y contabilizar los gastos en tiempo real mediante integraciones con sistemas de gestión empresarial.

Recuerda que en Okticket disponemos de una funcionalidad específica para gestionar las dietas o viáticos sin salir de la aplicación. Así el proceso es mucho más sencillo.

Supervisión del gasto en tiempo real

Y gracias a nuestro módulo de solicitud de viajes, tendrás una visión 360º de cada desplazamiento laboral. Esta funcionalidad permite a los empleados generar peticiones con los datos básicos de cada desplazamiento, como fechas, destinos y presupuestos estimados.

Una vez aprobada la solicitud, la empresa obtiene visibilidad total de los conceptos incluidos en la hoja de gastos, lo que permite detectar discrepancias o cargos no autorizados en tiempo real.

3. Formación y Auditoría: Claves para un control riguroso de las dietas

No obstante, para que la política de viáticos sea efectiva, es fundamental que los empleados comprendan las reglas de gasto y sepan cómo utilizar las herramientas digitales disponibles. La capacitación periódica y la realización de simulaciones pueden contribuir a mejorar la adherencia a las normativas internas.

Por otro lado, llevar a cabo auditorías regulares ayuda a detectar posibles irregularidades, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento fiscal.

En definitiva. Con soluciones como Okticket, las empresas pueden optimizar el control de viáticos y mejorar la rentabilidad. ¡Descubre cómo!

Control de viáticos empresariales: Preguntas frecuentes

¿Qué son las dietas laborales?

Son compensaciones para cubrir gastos adicionales cuando un trabajador se desplaza fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos deben ser asumidos por la empresa y pueden variar según las políticas internas.

¿Cómo afectan los viáticos a la nómina?

Si cumplen los límites exentos de IRPF, las dietas no afectan la base reguladora ni las retenciones. Se reflejan en la nómina como "percepciones no salariales".

¿En qué se diferencia el importe para dietas del tique restaurante?

Ambos conceptos están pensados para cubrir los gastos de manutención de los empleados, pero las dietas están asociadas a los viajes de empresa. En cambio, los tiques restaurante son beneficios que cubren comidas diarias sin necesidad de desplazamiento.

Dicen que la información es poder, pero cuando se trata de las finanzas empresariales, la frase correcta sería: “La información financiera es poder, pero solo si sabes cómo usarla”. En este trayecto hacia la eficiencia operativa es fundamental detenerse en un punto estratégico que a veces pasa desapercibido: la contabilidad de gestión.

Normalmente, al hablar de contabilidad, la mente se enfoca en la financiera. Pero no todo son reportes para inversores, entidades financieras o reguladores. También es necesario transformar los datos financieros en insights accionables para la toma de decisiones estratégicas.

En este artículo veremos el valor que aporta la contabilidad de gestión en términos de optimización financiera, reducción de costes y fortalecimiento de la estrategia empresarial.

¿Qué es la contabilidad de gestión?

También conocida como contabilidad directiva, la contabilidad de gestión se centra en recopilar, analizar e interpretar los datos financieros y no financieros para maximizar los beneficios y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

Estos detalles aportan un valor adicional a la mera información contable. Además de la evolución empresarial, permiten sacar proyecciones a futuro. Incluso detectar posibles errores cuando todavía no es tarde para actuar.

Y todo ello sin la obligación de cumplir con las normas y estándares contables a las que está sometida la contabilidad financiera.

Principales características de la contabilidad de gestión

Se podría decir que la contabilidad de gestión es una combinación entre la contabilidad financiera y la de costes que se caracteriza por una serie de peculiaridades:

• Se gestiona de manera interna y no se divulga fuera de la empresa.
• No está sujeta a regulaciones externas, lo que permite adaptarla a las necesidades del negocio.
• Está orientada a la toma de decisiones estratégicas en función de la política empresarial.
• Analiza estructuras organizativas y mide su eficiencia en relación con la productividad.
• Evalúa indicadores clave como tiempos de producción, uso de recursos y fijación de precios, abarcando diversos departamentos.
• Emplea técnicas avanzadas, como pueden ser el análisis marginal, la valoración de inventarios o herramientas de pronósticos financieros.

Beneficios de la contabilidad directiva para las empresas

En resumen, la contabilidad de gestión o directiva proporciona una serie de ventajas para los departamentos financieros. Estas son algunas de las principales:

1. Tomar decisiones fundamentadas, basadas en información real, precisa y relevante.
2. Optimizar recursos de forma estratégica, lo que a su vez permite maximizar la rentabilidad.
3. Analizar tendencias y adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado. Esto consigue que las empresas sean más competitivas.
4. Controlar los gastos, tanto de producción como operativos o administrativos.
5. Evaluar la rentabilidad en las diferentes áreas para saber con exactitud cuáles generan más ingresos. O, al contrario, cuáles requieren ajustes.
6. Apoyar decisiones estratégicas a largo plazo.

Por tanto, la contabilidad de gestión es el complemento que necesita la contabilidad financiera para optimizar la eficiencia y rentabilidad de una empresa.

Diferencias entre contabilidad financiera y contabilidad de gestión

Ambas disciplinas ayudan a los responsables a tomar decisiones al más alto nivel, pero las diferencias son evidentes. Mientras que la contabilidad financiera proporciona una imagen fiel de la situación económica, la contabilidad de gestión permite convertir esos datos en estrategias que optimicen el rendimiento empresarial

A continuación, una tabla comparativa:

Ejemplo práctico

Vamos a ver estas diferencias con un ejemplo. Imagina una empresa en la que una parte importante del presupuesto se invierte en viajes de negocios. Con la contabilidad financiera, es posible saber cuánto gastan los empleados en total. O como mucho, cuál es el gasto en alojamiento, o en transporte.

En cambio, la contabilidad de gestión permite desglosar los importes para conocer los detalles. Cuánto se gasta en aviones, en taxis, en transporte público, en coches de alquiler, en kilometraje, en gasolina, en peajes, en parkings, etc.

Así se pueden identificar patrones de gasto y negociar mejores acuerdos con los proveedores.

Cómo implementar la contabilidad de gestión en una empresa

Ahora que ya ha quedado claro el aporte de la contabilidad de gestión, es momento de saber cómo integrarla de manera efectiva:

• Definir los indicadores clave de desempeño (KPIs) relevantes para el negocio. Por ejemplo, margen de contribución, coste por unidad o tasa de rotación de inventario.
• Automatizar el proceso contable. No es fácil conseguir la información necesaria cuando se siguen empleando métodos manuales. Aquí es donde entran en juego las soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales, como puede ser Okticket.
• Integrar la contabilidad de gestión con el ERP de la empresa (Sage, SAP, Microsoft, Oracle, Odoo, etc.)
• Revisar periódicamente los datos para ajustar la estrategia empresarial.

Uso de la contabilidad de gestión en la optimización de gastos empresariales con Okticket

Como acabamos de decir, la tecnología es clave para implementar la contabilidad de gestión de manera eficiente. Okticket, por ejemplo, utiliza la IA para mejorar el proceso de gestión de los gastos de viaje profesionales.

Una vez registrado el gasto, este queda clasificado por tipo (transporte, alojamiento, dietas, kilometraje, etc.), departamento, centro de coste, forma de pago o usuario.

Toda esa información permanece almacenada y ordenada para que los departamentos de back office la analicen de la forma que les resulte más conveniente.

Además, puedes integrarla con tu ERP o software de gestión empresarial para una gestión automatizada de la contabilidad.

Caso de uso real

Tomando como referencia el ejemplo expuesto un poco más arriba, si el equipo financiero utiliza Okticket para gestionar los gastos de viaje profesionales e identifica gastos elevados en transporte privado, está en posición de barajar alternativas. Puede ser promover el uso del trasporte público, o llegar a acuerdos con los proveedores para reducir costes sin afectar la operatividad.

Conclusión: La contabilidad de gestión como pilar de la rentabilidad

A pesar de sus diferencias, la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión son complementarias.

Mientras la primera ofrece una visión global de la situación económica, la segunda permite optimizar costes, mejorar la planificación financiera y aumentar la rentabilidad.

De su correcta aplicación dependerá el éxito o el estancamiento del negocio.

‍Herramientas como Okticket contribuyen a una contabilidad más accesible y eficiente. ¡Compruébalo hoy mismo!

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