¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Dependiendo de si cuentas o no con una app para gestionar gastos de empresa, la respuesta seguro que cambia.

¿Todavía sigues empleando los métodos de siempre? Te sorprenderá saber lo eficiente, rápida y sencilla que te resulta la gestión de las notas de gastos con una app.

¿No crees que sea para tanto? Puede que después de leer este artículo cambies de idea.

Ahora veremos las ventajas que tiene un software de gestión de gastos de empresa. Pero antes, es importante recordar que estas herramientas permiten controlar los gastos de los empleados en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).

Ventajas de usar una app de gastos de viaje profesionales

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente. Pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas para toda la compañía. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

Retomemos la pregunta que hacíamos al principio de este artículo: ¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten mucho tiempo en rellenar las notas de gastos.

Al digitalizar los tickets y facturas los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas monótonas, puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo.

Trazabilidad de los gastos de viaje

Los empleados pueden registrar los gastos en el momento. Gracias a eso, el área de finanzas puede rastrear todo el proceso. Tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos ses muy sencillo.

¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha hecho un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un área concreta, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del flujo de aprobación de las hojas de gastos, desde el reporte hasta el reembolso.

Estos datos son sumamente valiosos a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos y tomar decisiones basadas en datos reales.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos de empresa permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores.

Puede ocurrir que las prisas por liquidar los gastos hagan que te despistes. Como consecuencia, podrían escaparse gastos que no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele pasar con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez o que exceden el límite de gastos fijado por la empresa son habituales. También pueden colarse recibos antiguos o compras efectuadas en los días en los que el empleado no está trabajando.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y clara de los mismos. Gracias a eso, puedes localizar de forma rápida si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa.

Toma de decisiones financieras

Con una app de gastos, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos por conceptos (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa.

Mejor ambiente en el equipo

El momento de presentar las notas de gastos para que sean validadas puede ser fuente de conflictos entre el área de finanzas y los empleados.

Pero con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden registrar los gastos según se vayan produciendo. Y en el caso de los viajes de empresa, no tienen que cargar con los tickets si utilizan una app homologada por la Agencia Tributaria.

Tampoco volverán a perder dinero por culpa de tickets perdidos o gastos pasados fuera de plazo.

‍Retorno RÁPIDO De la inversión 

Las aplicaciones móviles no suelen tener un coste muy elevado. De hecho, normalmente son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso. Esto evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares.

Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.

Elegir una app para controlar los gastos de tu empresa

¿A estas alturas has empezado a cambiar de idea y te estás planteando utilizar una app de control de gastos? Antes de elegir una, verifica que cumple con una serie de requisitos:

• Si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
• Permite el seguimiento por tipo de gasto.
• Se integra con tu ERP.
• Ofrece conciliación bancaria.
• Puede brindarte informes en tiempo real sobre los hábitos de gasto de los empleados.
• Se adapta a los requisitos de cada usuario.
• Cuando el gasto se realiza fuera de la zona Euro, la app tiene que ser capaz de hacer la conversión desde esa divisa al Euro.
• Funciona sin conexión a Internet.

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. ¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Ni digitalización sin sostenibilidad ni sostenibilidad sin digitalización. Ambos procesos son necesarios para que las organizaciones puedan crecer.  Y ambos deben ir de la mano para lograr los objetivos de responsabilidad medioambiental exigidos. Afrontarlos de forma aislada es un error.

Los últimos estudios así lo corroboran. El informe “Digitalización, sostenibilidad y centros de datos” elaborado por Interxion en colaboración con Afi y Adigital, por ejemplo, concluye que, por cada punto que aumenta el índice de digitalización DESI, se consigue evitar la emisión de 142.000 toneladas de CO2.

En nuestro país, se podrían reducir en 4,8 millones las emisiones anuales de CO2. De este estudio se desprende que el teletrabajo, la digitalización de los servicios financieros o las reuniones virtuales son alternativas más sostenibles para el medioambiente, “especialmente al reducir las emisiones motivadas por los desplazamientos y el transporte”.

Recordemos que el número 13 de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas es precisamente la Acción por el Clima.  

En esta lucha contra el cambio climático, la digitalización de procesos es una de las principales armas con las que contamos. Y las empresas no deben quedarse a un lado. De hecho, 9 de cada 10 líderes de la C-Suite están comprometidos a abordar el cambio climático. Son datos de un reciente estudio de AVEVA.

Además de cumplir el objetivo de la rentabilidad financiera, las organizaciones deben hacer lo posible por cumplir los criterios ESG (por las siglas en inglés de Environmental, Social y Governance). Es decir, por ser sostenibles adquiriendo un compromiso medioambiental, social y de buen gobierno (políticas de transparencia en su información pública o sus códigos de conducta, por ejemplo).

¿Te preocupa la rentabilidad de la inversión? Hay acciones para las que no hace falta ser una gran empresa ni mucha inversión. A cualquier escala se puede contribuir para cumplir con los objetivos ODS y con los criterios ESG.  “Las empresas que actúen ahora para integrar la tecnología al servicio de los objetivos ESG generarán valor a largo plazo hasta 2050 y más allá”, concluye el estudio de AVEVA mencionado

Herramientas aplicadas a la sostenibilidad

En este punto es importante recordar que los clientes ya han comenzado a realizar sus compras solamente en compañías que sean socialmente responsables. (un 82% según IBM).

De ahí, que la sostenibilidad esté adquiriendo importancia en los procesos, ya sea seleccionando adecuadamente la materia prima, apostando por la descarbonización, sustituyendo materiales como el plástico por otros más sostenibles o reduciendo al mínimo el papel.

Formas para ser más responsables con el medio ambiente hay muchas, pero casi todas pasan por abordar la transformación digital. Por ejemplo, al implantar un software de digitalización de gastos de empresa, se ahorran cientos de toneladas de papel.

Además, existen herramientas creadas para gestionar las emisiones de gases de efecto invernadero, la reducción de la huella ambiental o la gestión de residuos.

¿Cómo puede ayudar la digitalización a avanzar hacia los criterios ESG?

Para empezar, las herramientas de digitalización posibilitan el seguimiento de los datos en tiempo real, lo que permite no solo identificar áreas de mejora, sino también conocer si están avanzando hacia los criterios ESG. Dicho esto, vamos a ver algunos ejemplos:

• Gracias a los sistemas cloud empresariales, las organizaciones pueden almacenar los datos en la nube y acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar. Encontramos un claro ejemplo en los data centers. Por norma general, necesitan un alto consumo de energía. Pero al migrar a la nube, utilizan menos recursos y, como consecuencia, se reduce el impacto medioambiental. Un dato: Telefónica Tech calcula que las pymes pueden ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube.
• Lo mismo ocurre al implantar un software de gestión de procesos, que permite automatizar tareas y mejorar la eficiencia. Además de reducir el uso de materiales como el papel, los procesos se vuelven más transparentes. De un plumazo estás cumpliendo los criterios E y G.
• El blockchain, por su parte, permite entre otras muchas opciones registrar la huella de carbono dejada por su actividad y actuar en consecuencia. La aplicación va desde la gestión de los desperdicios generados por una cadena hotelera hasta la optimización de las rutas en las compañías de logística.

Además de todo lo dicho, las empresas de nueva creación tienen la oportunidad de ajustarse a los criterios ESG tomando decisiones como la implementación de procesos sostenibles, la búsqueda de proveedores concienciados con el medio ambiente o la instauración de políticas de igualdad entre empleados.

Okticket cuenta con financiación de ENISA, empresa pública dependiente del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, a través de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa. 

Tiene como objetivo el fomento de la creación, crecimiento y consolidación de la empresa española, participando activamente en la financiación de proyectos empresariales viables e innovadores y en la dinamización del mercado de capital riesgo.

La financiación obtenida por Okticket está enmarcada en la línea PYME 2022. 

PROYECTO SUBVENCIONADO POR:

La tecnología financiera continúa su escalada y las empresas FinTech siguen estando entre las más populares. En este escenario, España se ha abierto un hueco y ya ocupa la sexta posición de los países con mayor número de compañías del sector. En 2021 había en nuestro país casi 400 compañías categorizadas como FinTech (fuente: El Referente).

Este auge se traduce en un aumento de la inversión a nivel mundial. El año pasado se rompieron todos los récords. Solo durante el primer trimestre se firmaron 614 acuerdos. En ese periodo, las empresas del sector recaudaron 22.800 millones de dólares (un 98% más que un año antes). El 69% de la financiación total estuvo copada por las mega-rondas de más de 100 millones de dólares (fuente: Cbinsights).

En 2022 las cifras son ligeramente inferiores debido principalmente a la inflación y la incertidumbre geopolítica, pero continúan siendo sólidas. De momento solo se conocen los números del primer semestre. Según el último informe de KPMG, durante la primera mitad del año el volumen de inversiones ha sido de 107.800 millones de dólares, un 3% menos que en el semestre anterior.

Foco en los servicios financieros integrados

El segmento de pagos es la actividad que acapara la mayoría de las inversiones (43.600 millones de dólares durante los seis primeros meses del año), seguida de la industria relacionada con la criptografía y el blockchain (14.200 millones de dólares).

Otra prioridad para los inversores es la ciberseguridad. Recordemos la compra de la firma Mandiant por parte de Google por 5.400 millones de dólares (con ese importe se batió el récord de todo 2021 de inversión en ciberseguridad).

En aumento van también las inversiones dirigidas a la llamada “embedded finance”. Las finanzas integradas permiten, por ejemplo, comprar un producto que se muestra en un post con solo hace click sobre él.

A nivel europeo, las FinTech son las compañías más financiadas, principalmente por inversores chinos y estadounidenses. Ya hay más de 30 unicornios y el valor de las empresas de tecnología financiera duplica al de otros sectores tecnológicos.

Pero no hay que olvidar que los inversores quieren ganancias, y las quieren rápido. Es más, desde KPMG adelantan que las entidades financieras tradicionales estarían dispuestas a adquirir las FinTech que puedan ayudarlas a acelerar la transformación digital.

Tendencias Fintech en 2023

Con todo, las previsiones apuntan a que el sector seguirá creciendo y estableciendo nuevas tendencias. Con 2022 ya en su recta final, podemos hablar ya de las que se abordarán durante los próximos meses.

Pagos por voz

Cuando todavía se están adoptando los pagos contactless mediante la tecnología NFC, se habla ya de la posibilidad de realizar compras usando comandos de voz tanto para añadir artículos al carro de la compra como para autenticar pagos. Es la evolución a las instrucciones que ya les damos a los asistentes virtuales.

Del mismo modo, los usuarios demandan cashless, y de ahí la necesidad de plataformas que ofrezcan servicios de gestión de dinero digital.

Análisis de datos

Combinar la información proporcionada por el análisis de datos con el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y los servicios automatizados es clave para librarse de las tareas repetitivas.

Incluso los estudios de solvencia se realizan mediante modelos de reconocimiento de patrones.

De la Web 2.0 a la Web3

Internet ha evolucionado hacia un modelo descentralizado, basado en la tecnología blockchain. A destacar:

• DeFi: las finanzas descentralizadas se caracterizan porque los propios usuarios son quienes intercambian servicios financieros sin necesidad de intermediarios. Los bancos son sustituidos por sistemas PSP (peer-to-peer). El reto es simplificar su acceso para hacerlas más accesibles al gran público.
• NFTs: del inglés Non-Fungible Token, hace referencia a activos que no pueden ser replicados ni reemplazados debido a que son piezas únicas.  

Atentos también hay que estar al Metaverso, un concepto que va más allá de la realidad virtual. Para poder desarrollarse, será necesario realizar grandes inversiones en tecnología.

Banking as a Service

Al igual que el Software as a Service ha supuesto una revolución porque las empresas ya no necesitan invertir grandes sumas de dinero en construir infraestructuras complejas, el Banking as a Service ofrece la ventaja de que el usuario solo paga por las aplicaciones y servicios financieros cuando los utilizan.

Open banking

Las estadísticas confirman que los clientes europeos están dispuestos a contratar soluciones financieras ofrecidas por empresas no financieras (fuente: Global FinTech Adoption Index).

Reducción de la huella de carbono

Las FinTech también buscan posicionarse como empresas sostenibles. Las opciones van desde la implementación de cadenas de suministro verdes utilizando Big Data e IA hasta la inversión en soluciones respetuosas con el Medio Ambiente.

Inversiones por un valor superior a los 5.000 millones de euros, la creación de más de 300.000 puestos de trabajo y una reducción de las emisiones anuales generadas por la Unión Europea cercana al 20%. Según se desprende del informe “La Sociedad Digital en España 2022” elaborado por la Fundación Telefónica, la transformación digital es una herramienta clave para el crecimiento económico y el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible.  

Y España es alumno aventajado en esta materia. En el último Índice de Economía y Sociedad Digital de la Comisión Europea, nuestro país se situaba en la novena posición dentro de la UE, dos puestos por delante del anterior informe.

La transformación digital de las empresas españolas

Si bien es cierto que somos líderes en conectividad, a las empresas todavía les queda camino por recorrer en la implantación de herramientas de Inteligencia Artificial, Big Data o Robótica. Incluso en la optimización de sus webs para lograr una mayor competitividad. Muy pocas ofrecen la posibilidad de realizar pedidos o reservas online, por ejemplo.

Preocupa también la dejadez en materia de ciberseguridad. Si bien la mitad de las organizaciones tienen definidas políticas de seguridad tecnológicas, solo una de cada cuatro realiza revisiones anuales.

Otra conclusión del informe “La Sociedad Digital en España 2022” es que las empresas españolas son poco innovadoras, “una de las causas de su baja productividad, que constituye un mal endémico del tejido empresarial de este país”. La solución pasaría, por tanto, por la búsqueda de modelos que aporten un valor añadido “basados en la innovación de procesos y de productos y servicios”.

A esto hay que añadir el hecho de que los pequeños negocios parecen haberse estancado. Tan solo el 9,7% de las empresas de menos de 10 empleados utilizan ERPs y demás aplicaciones digitales de gestión. El porcentaje sube hasta el 50% en el caso de las compañías con más de 10 empleados.

El uso del Big Data y de la Inteligencia Artificial también es minoritario (solo el 3% de las microempresas lo utilizan).

LAS FINTECH GANAN PESO

Importante también es el paso de gigante que han dado los servicios financieros, impulsado en gran medida por la llegada de las FinTech. En 2021 había 376 empresas FinTech operando en España (fuente: Ernest & Young).

La transformación digital del sector bancario ha cambiado incluso los hábitos de pago de los españoles. Cada vez se utilizan más las tarjetas y menos el dinero en efectivo. Esto ha provocado que disminuya el número de cajeros y de oficinas físicas, mientras que aumenta significativamente el número de TPVs (terminales de punto de venta).

Hoy en día, siete de cada diez pagos en tienda se realizan a través de medios de pago digitales.

Puedes ver el informe completo aquí.

La prevención de riesgos laborales es un tema que la mayoría de las empresas se toman muy en serio. ¿Pero qué ocurre cuando los trabajadores se desplazan fuera de la oficina? Aquí entra en juego el conocido como Duty of Care.

El “Deber de Protección” hacia los viajeros de negocios es una obligación legal y moral que el departamento de Recursos Humanos no debe menospreciar. Hablamos de velar por la seguridad de los empleados cuando están en un entorno que no controlan.

La legislación española no habla específicamente del Duty of Care en los viajes de trabajo, pero es importante saber que la Ley 31/1995 de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales también es aplicable para los trabajadores en movilidad.

El artículo 14.2 de la citada ley, por ejemplo, establece lo siguiente: “En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo”.

También el artículo 40.2 de la Constitución Española habla de que los poderes públicos deben garantizar la seguridad e higiene en el trabajo.

Por tanto, las empresas tienen que tomar las medidas necesarias para proteger a los business travellers ante cualquier posible eventualidad.

¿Qué herramientas pueden ayudar a cumplir con esta obligación? Desde soluciones conectadas con las agencias de viajes para planificar los desplazamientos hasta aplicaciones de geolocalización, pasando por pólizas que garanticen la asistencia sanitaria.

¿Qué incluye un Plan de Duty of Care?

También es fundamental que el departamento de Recursos Humanos cuente con un programa de gestión del Duty of Care. Estos son los puntos clave que no pueden faltar:

1. Dar una formación a todos los agentes implicados para que sepan cómo protegerse y cómo actuar en caso de emergencia.

2. Antes de cada viaje corporativo, hacer una evaluación de los posibles riesgos en el lugar de destino (por ciudad y país) e informar de las conclusiones a empresa y viajero.

3. En caso de que pueda existir un riesgo por muy pequeño que sea, es necesario diseñar una estrategia para minimizarlo. Puede ser algo tan sencillo como evitar los desplazamientos en transporte público.

4. Recopilar información sobre las leyes y costumbres de los países de destino y compartirla con los trabajadores.

5. Contar con herramientas que faciliten el seguimiento en tiempo real de las posibles amenazas para el trabajador desplazado.

6. Disponer de un servicio de asistencia en viaje 24 horas.

7. Contratar un seguro de viaje que cubra cualquier posible accidente/enfermedad y que tenga cobertura en cualquier parte del mundo.

8. Repasar el plan de Duty of Care de forma periódica para determinar si es necesario actualizarlo.

9. En la situación actual, a todo lo anterior hay que sumar el estar al día de las restricciones de viaje aplicadas en cada región y país.

10. Incluir este plan en la política de viajes de la compañía.

Las ventajas de la transformación digital en la gestión de riesgos de viaje

Las herramientas de digitalización y automatización pueden resultar de gran ayuda para garantizar el "Deber de Protección" en los viajes de negocios. Las de gestión de viajes, por ejemplo, se pueden personalizar para priorizar los desplazamientos que sean seguros para los viajeros.

A esto hay que sumar el hecho de que permiten saber en dónde están los trabajadores en cada momento, una funcionalidad muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia.

La transformación digital también es beneficiosa para cumplir con la parte de las políticas de viaje que afectan a las compañías. Es el caso de los límites de gasto. Las herramientas Fintech de gestión de gastos de viaje como Okticket permiten establecer umbrales de gasto por categoría y usuario.

¿El trabajador en movilidad ha hecho alguna compra que no se ajusta a las reglas de la organización? Siempre es posible establecer alertas. Nuestro motor de revisión automática tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador.

Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.

Asimismo, es importante destacar que la información queda guardada en un entorno seguro, por lo que la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.

Al ofrecer soluciones que les facilitan la vida, los empleados en movilidad están más predispuestos a cumplir las normas establecidas, lo que también contribuye a aumentar su seguridad.