Los trabajadores en movilidad te entregan los tickets in extremis, les echas un vistazo rápido y apruebas los gastos. Cuando por fin tienes un rato para revisar las notas de gasto, te percatas de que hay compras que no se ajustan a la política de gastos de la empresa. ¿Cuántas veces tu empresa habrá sufrido fraude interno sin que nadie se diese cuenta? 

A lo largo de este artículo ofreceremos algunos tips que te ayudarán a evitar y detectar el fraude interno en el reporte de gastos. Pero para poder saber a qué te enfrentas, lo primero es conocer cuáles son las irregularidades más frecuentes que se cometen con el reporte de gastos de viaje.

Tipos de fraude interno 

Fraude documental

¿Alguna vez te han colado un ticket que no sirve como justificante? Para que estos documentos sean válidos, deben contener la siguiente información:

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura
• CIF/NIF, dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios
• No tener datos borrosos que dificulten su lectura

Aquí también podemos incluir una práctica que ocurre más a menudo de lo que pensamos: los gastos duplicados. Vamos a plantear dos situaciones a modo de ejemplo:

1. Un empleado pasa el mismo ticket dos veces y en ambas ocasiones se le reembolsa el gasto.
2. Dos empleados van a comer con un cliente. Después, ambos piden un ticket y lo incluyen en sus respectivas notas de gastos. Una comida que, pongamos, le hubiese costado 100 euros a la empresa, acaba saliendo por 200 euros.

¿Y qué decir de los tickets con información borrosa o manipulada? Seguro que te has encontrado con más de un justificante así.

Fraude cronológico

Otra mala práctica es pasar gastos realizados fuera de la jornada laboral o en festivos. Los tickets antiguos presentados fuera del periodo máximo establecido por la empresa también se encuadrarían en esta tipología.

Fraude por exceso de gasto

Exceder el límite marcado en la política de gastos de la empresa es bastante frecuente.

Fraude por adquisición de artículos no reembolsables

Todos los trabajadores en movilidad son conscientes de los tickets que pueden pasar o no como gastos de viaje. No obstante, hay quien hace compras no compliance y carga el gasto a la empresa.

Consecuencias del fraude interno para las empresas

El fraude interno afecta a una de cada cuatro empresas españolas. Concretamente, al 41%, según se desprende del informe “EMEA Fraud Report 2019” de Experian, realizado por la consultora Forrester.

Estudios posteriores apuntan a cifras más altas. Por ejemplo, la edición del año pasado del “Fraud in the Wake of COVID-19: Benchmarking Report” elaborado por ACFE concluye que el porcentaje de fraude interno alcanzó en 2020 el 72% (un 35% más que un año antes).

¿Cuáles son los efectos negativos para las empresas que afectadas? Principalmente:

1. Un grave perjuicio económico. Un reciente estudio de ACFE que la organización antifraude ha remitido a las Naciones Unidas calcula que la pérdida anual media equivale al 5% de los ingresos.
2. Disminución de la competitividad.
3. Merma de reputación.
4. Como consecuencia de los tres anteriores, empeoramiento de la tasa de conversión y pérdida de clientes.

Consejos que te ayudarán a prevenir el fraude interno

Invertir en tecnología

Las estadísticas hablan de que siete de cada 10 organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas antifraude. Pero la realidad es otra. El “Informe sobre el estado del fraude en España 2020-2021”, elaborado por la Asociación de Empresas Españolas Contra el Fraude, revela que uno de los principales problemas empresariales en la lucha contra el fraude es la inversión “insuficiente” en tecnología.

En este gran saco entrarían, por ejemplo, las soluciones para digitalizar gastos de viaje. Además de facilitar la gestión, mejoran el control.

Fomentar el bienestar laboral

Este punto, que puede parecer irrelevante, en realidad es muy importante. ¿Por qué? Porque una de las principales causas del fraude interno es que el trabajador siente que la empresa no le trata bien.

Retener el talento interno

La alta rotación de personal incrementa el riesgo de sufrir fraude interno porque los trabajadores no se sienten identificados con la empresa.

Llevar a cabo auditorías periódicas

Sirven tanto para detectar el fraude como para saber quién lo ha cometido. ¿Sabías que los empleados que más fraudes cometen son los de nivel bajo y medio, seguidos por los gerentes?

Los auditores están preparados captar los comportamientos sospechosos, pero eso no quita para que realices evaluaciones de riesgo.

Poner en marcha un canal de denuncias anónimo

los compañeros de trabajo son una buena fuente para saber quién está engañando a la empresa, pero nadie va a hablar si no se le garantiza anonimato.

Implantar códigos éticos internos...

... Y poner en conocimiento de la plantilla las sanciones que se impondrán en caso de detectar irregularidades en las notas de gastos. Dependiendo de la gravedad de la actuación, las sanciones pueden ir desde una amonestación hasta la puesta en marcha de un procedimiento legal.

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Okticket te ayuda a evitar el fraude interno

Los principales problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual. Por tanto, parece lógico pensar que la gran mayoría de las irregularidades se solucionarían con la implantación de soluciones para digitalizar los gastos de viaje. A continuación, razones por las que deberías contratar Okticket:

1. Porque te olvidarás del fraude documental. Puedes configurar un número mínimo de campos a cumplimentar. Al sacar la foto al ticket para que el gasto quede registrado en la aplicación, nuestro potente motor de reconocimiento los extrae.

2. Porque no volverán a producirse fraudes cronológicos, ni a superarse umbrales de gasto, ni a colarse artículos no compliance. La herramienta permite establecer alertas personalizadas. Además, Okticket ha desarrollado un motor de revisión automática pensado para reducir la tarea de la revisión de gastos a la mínima expresión. Dicho sistema tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador. ¿Qué comportamiento de gasto te preocupa? Lo trasladamos al sistema de revisión automática.

3. Porque tus empleados cumplirán por fin con la política de gastos de viaje. ¿Conoces la OKT Card? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados. Puedes, entre otros, personalizar los límites de uso de la tarjeta de forma individual y por múltiples criterios. También ofrece conciliación automática. En cuanto tus empleados hagan un pago, les llegará una notificación al móvil para que suban la foto del ticket y este quede asociado al gasto.

4. Porque la analítica avanzada te permite extraer información fiable de los gastos de viaje.

¿Quieres conocer todas las posibilidades que puede ofrecerte Okticket para olvidarte del fraude interno en el reporte de gastos? 

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Pese a que el uso de tarjetas para empresas está cada vez más extendido, todavía son muchos los departamentos financieros que tienen que enfrentarse todos los meses a la gestión de anticipos.

A priori puede parecer una buena solución para que los trabajadores en movilidad no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Además, el pago en efectivo tiene ciertas ventajas: no lleva comisiones, se acepta en todos los países y comercios y los empleados suelen tener más cuidado para no sobrepasar el presupuesto. En caso contrario, tendrán que adelantar dinero de sus bolsillos, entre otros.

El problema de la gestión de anticipos

Pero… Adelantar dinero para los gastos de viaje conlleva una serie de inconvenientes que hay que tener en cuenta. Entre los más comunes:

• El pago en metálico dificulta el cumplimiento de la política de gastos de viaje.
• El dinero en efectivo es un medio de pago poco seguro e higiénico.
• Cuando los viajes son fuera de la zona euro, es necesario pagar comisiones por cambio de divisa.
• Es difícil calcular cuánto dinero va a necesitar exactamente el empleado en movilidad. Al final, suelen ocurrir una de estas dos situaciones: o la empresa adelanta efectivo de más, o el trabajador tiene que poner dinero de su bolsillo y esperar a que la empresa le realice el reembolso.
• Al final de cada viaje, los viajeros tienen que justificar a mano los gastos.
• El trabajador tiene que guardar los tickets. Si pierde uno o la información importante se borra, tiene que poner ese dinero de su bolsillo.
• Con la entrega de anticipos para gastos de viaje, la empresa puede perder el control del flujo de caja.
• El departamento de contabilidad tiene la engorrosa tarea de comprobar que los gastos cuadran. Y si además de gestionar los anticipos, tiene que hacer reembolsos y conciliaciones manuales, la tarea se complica. Los errores, por tanto, son comunes.
• Las empresas no saben cuánto dinero van a tener que reembolsar a los viajeros de negocios hasta que el área de administración no tiene las notas de gastos sobre la mesa.

Lee también: Ventajas y desventajas de los diferentes medios de pago

Claves para optimizar la gestión de anticipos

¿Tienes que lidiar con la gestión de anticipos? Siempre puedes tratar de optimizarla. Algunas medidas que pueden resultar útiles son las siguientes:

• Definir una política de gastos de viaje. En este documento debe queda claro el sistema a seguir para solicitar el anticipo. El Estatuto de los Trabajadores no dice nada al respecto, pero lo habitual es entregarle al trabajador un formulario para que lo rellene. Este debe llevar la firma de RRHH o de un superior. Clica en la imagen de abajo para ver un ejemplo de una plantilla básica de solicitud. Es editable, por lo que puedes personalizarla y descargarla.

• Informar a los trabajadores del procedimiento para justificar el anticipo a posteriori: formulario a cumplimentar, límites de gasto (por usuario, por categoría, por destino…), campos a rellenar en la hoja de gastos (motivo del viaje, nombre del cliente visitado, concepto del gasto, importe y fecha…), flujo de aprobación, gastos reembolsables y no reembolsables, etc.
• Comprobar el tipo de cambio de cada país de destino antes de que los trabajadores salgan de viaje
• Realizar auditorías de forma periódica
• Automatizar el proceso. Con la digitalización de los gastos de viaje, el proceso de gestión de las notas de gastos se simplifica al máximo. El ahorro de tiempo es considerable. Al mismo tiempo, los errores se reducen significativamente

¿Te gustaría comprobar lo fácil y útil que resulta digitalizar las notas de gastos?

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OKT Card: adiós a la gestión de anticipos

¿No ves el momento de dejar de lidiar con el engorro que supone la gestión de anticipos? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados.

¿Qué ventajas ofrece si la comparas con otros medios de pago?

• Los gastos profesionales se controlan desde una única plataforma
• Los empleados nómadas no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salen de viaje
• La empresa puede llevar un control en tiempo real de los gastos de viaje. En cuanto un empleado la utiliza, el usuario administrador puede ver el importe, dónde ha efectuado el pago y qué ha comprado.
• Tus empleados no volverán a ignorar la política de gastos de viaje
• Puedes personalizar los límites de uso por múltiples criterios (por usuario, por periodo de tiempo, por categoría de gasto…)
• Ofrece conciliación automática. El problema más habitual de las tarjetas de empresa tradicionales es que la entidad emisora emite un extracto que debe ser revisado por la persona encargada de revisar los gastos. Muchas veces, no es fácil identificar los conceptos. Al final, acaba creando un Excel para que el trabajador organice los gastos (con su fecha, concepto e importe). Eso no te ocurrirá con la OKT Card. El usuario paga, recibe el aviso en su móvil para digitalizar el gasto y asocia el ticket a la notificación. El gasto queda registrado y listo para su tramitación.
• Puedes activarla y desactivarla desde la propia app de Okticket
• Con la garantía de Mastercad. Es aceptada en miles de establecimientos de todo el mundo

Si quieres olvidarte de la gestión de anticipos, no dudes en pedirnos información más detallada sobre la OKT Card, o cualquier otra funcionalidad de Okticket. Contáctanos sin compromiso y te responderemos en menos de 24 horas.

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Las empresas que utilizan una solución para gestionar gastos de viajes de empresa quieren obtener trazabilidad. Es decir, rastrear todo el proceso.

Gracias a esta opción, las compañías pueden atribuir los gastos relacionados con el viaje a un área, proyecto, centro de costes o viajero de negocios. Incluso hacer un seguimiento de ese gasto, desde el reporte hasta el reembolso.

Pero entre el proceso de reservas y el reembolso de los gastos pueden sucederse los errores  si no cuentas con las herramientas adecuadas.

Qué ocurre cuando no se pueden rastrear los gastos de viajes corporativos

¿Has tenido alguna vez dificultad para relacionar un gasto con su origen? Cuando ese vacío de información se repite una y otra vez, acaba trayendo consecuencias negativas. ¿Una pista?

Incumplimiento de la política de gastos de viaje en una empresa

Lo normal es que las empresas cuenten con una política de gastos de viaje donde se plasmen los límites de gasto..

Ya sea por usuario, por tipo de gasto, por día o por viaje, esos límites deben cumplirse. ¿Pero qué ocurre si no es posible comprobarlo? Lo más probable es que se sobrepasen.

En este punto es importante recordar las ventajas de este documento:

• Reduce el riesgo de aprobar gastos que no se ajustan a los criterios de la empresa.
• Facilita la reducción de gastos eligiendo proveedores con mejores tarifas y restringiendo los viajes de última hora que aumentan los costos.
• Disminuye las fricciones entre los empleados que viajan y el área de back office.

Pérdida de ocasión para ahorrar  

Como no se conocen con exactitud los conceptos de los gastos, se complica la tarea de llegar a acuerdos con el proveedor habitual. Cadenas de hoteles, restaurantes, empresas de alquiler de vehículos, agencias de viajes, etc. Siempre se puede negociar para obtener tarifas de empresa más baratas.

Lo mismo ocurre con las deducciones de los gastos adicionales, como pueden ser los de representación. Para poder hacer una solicitud, es necesario tenerlos controlados (junto con el ticket o factura).

Prevención del fraude interno

Se calcula que las empresas pierden de media 7.000 euros al mes por culpa del fraude interno. Si no es un ticket duplicado, es un gasto que se ha pasado dos veces o una compra hecha fuera del horario laboral. Incluso un recibo por un importe superior a los límites marcados en el documento de política de viajes empresarial.

Sin poder rastrear los gastos, es difícil prevenir los fallos en el reporte de gastos. Y en el caso de que se produzca una auditoría, es más complicado recopilar todos los tickets y facturas necesarios.

Dificultad para detectar errores

Otras veces, las cuentas no cuadran debido a los errores derivados de una gestión manual de los gastos de viaje. Estos pueden pasarse por alto y acaban costando dinero a la empresa.

El resultado de todo ello es la pérdida de ventaja sobre la competencia. De ahí la necesidad de que las empresas cuenten con herramientas que les aporten datos fiables.

Okticket: La trazabilidad de los gastos de viaje que necesitas

¿Te gustaría analizar las hojas de gastos de forma rápida y sencilla? Con Okticket sabrás a dónde se ha ido el presupuesto asignado para gastos de viaje.

¿Qué más ventajas aporta nuestra solución en materia de trazabilidad de los gastos de viaje?

• Los usuarios con permisos disponen de una vista avanzada muy útil para organizar los datos.
• La app te permite configurar el grid mediante tableros. De esta forma, puedes seleccionar y exportar en Excel solo los datos que necesites.
• La información de gasto se muestra en tiempo real. La persona encargada de validar el gasto puede saber el importe de la compra, quién la ha efectuado, cuándo y dónde.
• Facilita la tarea de comparar los gastos de los diferentes viajes. De esta manera, puedes llegar a predecir incluso los costes de los próximos viajes. Si quieres detectar puntos de mejora de procesos, puedes analizar los gastos de forma vertical (tendencias, patrones, proveedores…)
• Garantiza el cumplimiento de la política de viajes corporativa, estableciendo límites conforme a los criterios que quieras.
• Ofrece conciliación bancaria de los gastos abonados con tarjetas de crédito.

Viaje end-to-end: Integración con agencias

¿Gestionas las reservas de hoteles y billetes a través de agencias de viajes? En Okticket nos integramos con agencias de viajes (Vyootrip, Grupo Solutia, Grupo Iris y Destinux). También con empresas de movilidad, por lo que la trazabilidad comienza en el momento de reservar viajes.

Todos los gastos quedarán registrados en nuestra app de forma automática.

¿Consideras que el análisis de datos es una herramienta muy valiosa? Te invitamos a que conozcas nuestra solución sin compromiso de ningún tipo.

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El gasto en gasolina copa un gran porcentaje del presupuesto destinado por las empresas a viajes de negocios. A raíz de la pandemia, el medio de transporte preferido por los trabajadores para desplazarse es el coche. Esto se nota tanto en el incremento del gasto en kilometraje como en el uso de tarjetas gasolina para empresas, según datos extraídos de nuestra app.

¿Tú también estás pensando en contratar una tarjeta carburante para empresa? En el mercado cada vez hay más opciones. Normalmente son tarjetas físicas, ya sean de débito, de crédito o prepago. Además, han empezado a comercializarse tarjetas de carburante virtuales.

Ventajas de las tarjetas gasolina para empresas

Como decíamos, el uso de tarjetas gasolina para empresas se ha extendido enormemente. En parte, esto ha sido gracias a todos los beneficios que conllevan:

• La empresa puede controlar que sus trabajadores cumplan la política de gastos de viaje. Se reduce, por tanto, el riesgo de sufrir fraude interno.
• Los gastos generados por cada usuario quedan registrados y disponibles para ser revisados en el momento.
• De forma periódica, la empresa puede solicitar una factura unificada.
• Muchas ofrecen descuentos al repostar, una oportunidad nada desdeñable para ahorrar un poco (los descuentos oscilan entre el 2% y el 7% del importe). Momento de recordar que, en lo que llevamos de año, el precio del carburante se ha encarecido un 25% (fuente: La Vanguardia)
• Hay comercializadoras que, además de descuentos directos, ofrecen puntos en cada repostaje. El importe acumulado puede canjearse por descuentos en sus servicios (un seguro por ejemplo).
• El ahorro de tiempo dedicado a la revisión de los gastos de viaje a fin de mes también hay que tenerlo en cuenta.
• Son un medio de pago seguro.
• Facilitan la gestión de solicitud de devoluciones de impuestos.

LEE TAMBIÉN: Informe de comportamiento en los viajes de negocios post covid

¿En qué debes fijarte a la hora de contratar una tarjeta de carburante para empresas?

Si vas a contratar tarjetas gasolina para tu empresa, debes tener en cuenta una serie de recomendaciones para no llevarte sorpresas:

• ¿Quieres establecer límites de gasto en cada tarjeta? En ese caso, tendrás que buscar un producto personalizable.
• Tiene que ser gratuita, sin comisiones ni intereses ocultos.
• Asegúrate de que ofrece un servicio de bloqueo 24/7.
• Uno de los objetivos de las tarjetas de empresa es mejorar el control del gasto en combustibles. Por eso, lo ideal es que el emisor ofrezca acceso online y en tiempo real a la información.
• Opta por una tarjeta que pueda ser utilizada en un gran número de gasolineras para que los trabajadores nómadas siempre tengan una cerca del lugar en el que se encuentren. Una buena opción son las tarjetas que no están asociadas a una red específica de estaciones de servicio y que permiten repostar en la gasolinera más cercana, o en la más barata.
• ¿Qué tipo de combustible utilizan los vehículos de la empresa? Es importante tener en cuenta este aspecto, pues se comercializan tarjetas diferentes en función del tipo de carburante.
• Si tu empresa tiene vehículos censados como beneficiarios de la devolución de gasóleo profesional de la Agencia Tributaria, debes saber que hay entidades emisoras que informan a la Agencia Tributaria de los repostajes y generan la devolución de forma automática.

Comparativa tarjetas gasolina para empresa

¿Cuáles son las mejores de cara al nuevo año que se acerca? Vamos a ver qué ofrecen algunas de las más populares para que puedas encontrar la que mejor se ajusta a tus necesidades.

Solred

Las tarjetas Solred son un medio de pago de Repsol que ofrecen descuentos en gasolina y promociones exclusivas. Están pensadas especialmente para empresas y profesionales. De hecho, las hay de varios tipos, cada una con sus propias características:

• Tarjeta Solred Clásica
• Tarjeta Solred DKV
• Tarjeta Solred Gasóleo Bonificado
• Tarjeta Solred Carburantes
• Tarjeta Solred Más
• Tarjeta Solred Taxi
• Tarjeta Solred Más Taxi
• Tarjeta Solred Ambulancias
• Tarjeta Solred Autoescuelas
• Tarjeta Solred Diplomatic
• Tarjeta Flota Edenred Solred

¿Prefieres contratar la tarjeta gasolina con tu banco? Tienes estas otras opciones:

• Banco Santander: Tarjeta Business Solred
• Banco Sabadell: Tarjeta Repsol Máxima
• Caixabank: Visa Classic Business Solred y Visa Oro Business Solred
• BBVA: Tarjeta Negocio Crédito
• Ibercaja: Ibercaja Repsol Más

Cepsa

Cepsa también ofrece diferentes tarjetas de combustible para que puedas elegir la que mejor se adapta a tu negocio. Como en el caso anterior, hay varias pensadas para empresas y profesionales:

• StarRessa
• StarRessa Direct
• StarRessa Eurotrafic
• StarRessa Go
• StarRessa Flotas
• StarRessa Gasóleo bonificado

Otra opción es la Mastercard Porque Tu Vuelves emitida por Wizink.

BP

Las tarjetas profesionales de combustible también ofrecen diferentes ventajas, como descuentos en carburante y facturas semanales. Tienes para elegir:

• BP Donde Estés
• BP Plus
• BP+Aral
• Tarjeta prepago BP

Una alternativa puede ser la tarjeta de crédito VISA Mi BP de Bankinter.

Galp

Con una red compuesta por más de 600 gasolineras en nuestro país, los clientes de Galp pueden conseguir descuentos al repostar. Tiene dos tipos de tarjetas gasolina para empresas:

• Galp Flota: se trata de una tarjeta de crédito para combustible (y otros productos) especialmente dirigida a empresas con flotas de vehículos que tengan un consumo superior a 4.000 litros/año.
• Galp Flota Business: realmente es una tarjeta de fidelización, pero la hemos añadido a la lista porque ofrece descuentos inmediatos:

- España (Península): descuento de 0,040 por litro en GLP Autogas.

- Portugal: descuento de 0,070 €/L, en todos los carburantes.

- Islas Baleares: descuento de 0,030 €/L, en todos los carburantes.

Además, Galp tiene acuerdos con varios bancos para que sus clientes ahorren dinero al repostar: Abanca, Cetelem, Openbank, ING y EVO Banco.

Shell

¿Tus empleados en movilidad suelen repostar en gasolineras Shell? La Shell Card es una tarjeta de crédito para empresas pensada para abonar los gastos de carburante. Puede utilizarse en más de 20.000 estaciones de servicio de toda Europa.

Tarjeta Radius H24

Se diferencia de las anteriores en que es aceptada en estaciones de servicios de diferentes marcas (Repsol, Cepsa, Galp y Shell, además de algunas independientes).

En la siguiente tabla puedes ver una breve comparativa que esperamos te ayude a elegir una tarjeta gasolina de empresa.

OKT Card: La tarjeta para empresas más flexible

La tarjeta inteligente de Okticket permite su utilización para abonar cualquier gasto de viaje. Al ser personalizable, puedes habilitarla solamente para el pago de determinadas categorías de gasto y limitar la cantidad que cada usuario puede gastar. Más cosas que te interesará saber:

• Los gastos quedan registrados en una única plataforma.
• Paga donde quieras. Puedes utilizarla en cualquier establecimiento que admita Mastercard, tanto de España como del extranjero.
• Es una tarjeta de débito (sin intereses ni comisiones).
• Con la garantía de Mastercard.
• Ofrece conciliación automática. Pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación.
• El equipo financiero puede supervisar el gasto  de cada tarjeta corporativa en tiempo real.
• Posibilidad de establecer límites por empleado o departamento y por múltiples criterios (por periodo de tiempo, por usuario, por categoría de gasto...)
• Obtención de informes personalizados.
• Activación y desactivación desde la app.
• Con la OKT Card te olvidarás de los reembolsos y anticipos de efectivo.
• ¿Quieres utilizarla solo para abonar determinados gastos? Solo tienes que activar las categorías que quieras.

¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

DESCUBRE LA OKT CARD

¿Nunca te ha pasado que los importes de las hojas de gastos no coincidían con el cargo de las tarjetas efectuado por el banco? ¿Has tenido que comparar a mano el extracto bancario y los tickets entregados por los trabajadores? A saber cuánto tiempo habrás perdido!

Con la conciliación bancaria de tarjetas hubieses simplificado muchísimo este proceso. De forma automática, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios.

La importancia de contar con un módulo de conciliación de tarjetas

Además del evidente ahorro de tiempo, esta funcionalidad aporta una serie de ventajas. Tomando como referencia el módulo de conciliación mágica de Okticket (estamos conectados con más de 100 entidades bancarias), hemos listado las más destacadas.

Las tarjetas corporativas, bajo control

La conciliación bancaria aumenta el control de los pagos efectuados con tarjeta. Sobre todo, si los empleados utilizan tarjetas corporativas y hacen un uso indebido de estas.

Bastará con echar un vistazo a la herramienta de gestión de gastos de empresa para darte cuenta de que hay un cargo en el banco que no está anotado en la hoja de gastos.

Gracias a que es posible llevar un control real del estado de las cuentas, se facilita la toma de decisión estratégicas.

Detección rápida de errores

Al analizar los descuadres te vas a dar cuenta de que, muchas veces, el desajuste viene por un error inintencionado, ya sea por parte del banco o en la contabilidad de la propia empresa. Olvidarse de registrar un cargo, duplicar el apunte, cambiar una coma de sitio (14,25 en lugar de 142,5) o alterar el orden de un dígito del importe (536 en lugar de 563), por ejemplo.

Dar con ese error de forma manual puede ser eterno. En cambio, con el módulo de conciliación de tarjetas de Okticket puedes identificar los importes similares en pocos minutos.

Registro de conciliaciones

Es importante recordar que la conciliación bancaria debe realizarse cada trimestre. Con este servicio la tarea es mucho más sencilla y podrás llevarla a cabo con más frecuencia.

Además de tener parte del trabajo hecho, te servirá para detectar los desajustes según van surgiendo y dar con la solución rápidamente.

También puedes crear un registro de las conciliaciones de cara a identificar las causas de posibles desajustes futuros.

Un gasto, un usuario

Gracias a la conciliación de tarjetas corporativas, es posible clasificar los gastos de viaje por usuario. De esta forma, sabrás en todo momento quién comete fraude interno, quién ha podido cometer un fallo humano o a quién debes reclamarle los justificantes que faltan.

Al mismo tiempo, este servicio agiliza el reembolso de los gastos, algo que agradecerán especialmente los trabajadores que hayan adelantado dinero de su bolsillo.

Y todo ello desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.

LEE TAMBIÉN: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje

Los beneficios de las tarjetas corporativas

Si al módulo de conciliación bancaria le sumas la implantación de tarjetas corporativas para los gastos de viaje, el control financiero será mucho mayor. Este producto ofrece un montón de beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores.

• Es un medio de pago seguro.
• Permite controlar el flujo de efectivo.
• Todos los gastos estarán centralizados, por lo que al departamento de contabilidad le llegarán agrupados todos los gastos generados: gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.
• La empresa puede establecer el límite según la política de gastos de viaje.
• Ofrece la posibilidad de generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos.
• Los trabajadores no tienen que adelantar los gastos de su bolsillo.
• Como la empresa sabrá cuánto dinero destina a cada partida, tiene argumentos para negociar descuentos con sus proveedores: hoteles, billetes de avión, alquiler de coches, etc.

No está regulado, ni existen estadísticas oficiales. Por eso, es difícil dar cifras relacionadas con el precio del kilometraje. Cada empresa sigue sus propios criterios. A partir de ahí, puede reflejar las cantidades a abonar en el convenio colectivo o en su política de gastos de viaje.

Lo habitual es que las empresas paguen gastos de kilometraje a los empleados que utilizan su propio vehículo para viajes de empresa. Y ese importe suele ser fijo. ¿Qué aspectos tienen en cuenta para fijar el precio de kilometraje?

• Muchas se rigen por los límites marcados por la Agencia Tributaria para que el gasto sea deducible. Actualmente, el kilometraje exento de pagar IRPF es de 0,19 euros por kilómetro recorrido (artículo 9.2 del Reglamento del IRPF). Por tanto, si una empresa paga 0,30 euros/kilómetro, los trabajadores tienen que cotizar por esos 11 céntimos de diferencia. La excepción la encontramos en el País Vasco y Navarra, donde el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente
• El precio estipulado en los convenios sectoriales también suele ser tenido en cuenta
• Puede ocurrir que las empresas fijen diferentes importes en función del cargo del trabajador, del departamento y/o de su antigüedad en la empresa

Dado que el precio del kilometraje es libre, puedes encontrarte con empresas que pagan menos de 0,19 euros por kilómetro recorrido. Otras, duplican e incluso triplican esa cantidad.

Vamos aponer tres ejemplos:

• Las empresas que se rigen por el Convenio Colectivo Provincial de Limpieza de Edificios y Locales de Bizkaia abonan 0,25 euros por kilómetro
• El Convenio Colectivo del Sector de Oficinas y Despachos en la Comunidad Autónoma de Madrid ‍establece 0,32 euros/km
• El Convenio Colectivo de la Industria Siderometalúrgica de Gipuzkoa fija en 0,36 euros el precio del kilometraje

Qué conceptos incluye el gasto de kilometraje

A la hora de calcular a cuánto pagan el kilometraje, las organizaciones tienen en cuenta los siguientes conceptos:

• El gasto de combustible. Como el importe debe abonarse en su totalidad, es importante guardar los tickets.
• El desgaste ocasionado al vehículo. Por ejemplo, el desgaste de los frenos o los neumáticos.
• El gasto de aceite.
• La parte proporcional del seguro del coche.
• La parte proporcional del impuesto de circulación.

En cambio, no se incluyen las multas de tráfico (tiene que pagarlas el trabajador), los peajes ni los tickets de aparcamiento. No quiere decir que estos dos últimos conceptos no se abonen, pero corresponden a categorías diferentes de las notas de gastos.

Por cierto, el reembolso por peaje y el aparcamiento no tributan. Pero para ello es necesario aportar los justificantes. Puede ser en papel o digitalizados mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.

Evitar errores en la gestión del kilometraje

Cuando los trabajadores en movilidad reportan los gastos de viaje de forma manual, puede ocurrir que cometan errores que cuesten dinero a la empresa. Gastos duplicados, tickets borrosos, kilómetros mal calculados…

Lee también: ¿Fraude interno o error? Guía de irregularidades en gastos de viaje

Una forma rápida y sencilla de que el departamento financiero pueda controlar los gastos de kilometraje es implantar una herramienta de digitalización de gastos. Con Okticket puedes establecer un precio por kilómetro o configurar trayectos habituales, por ejemplo.

Contratar tarjetas de empresa para los empleados también te ayudará a que estos cumplan con la política de gastos de viaje.

Además del evidente ahorro de tiempo y dinero, la automatización permite analizar la evolución de los gastos de empresa. De esta forma, es más fácil tomar decisiones estratégicas.

Gracias a la trazabilidad de los gastos de viaje, puedes saber a qué categorías de gasto destinas más presupuesto. Así tendrás argumentos para negociar descuentos con los proveedores.

En el caso concreto del kilometraje, en Okticket hemos podido constatar que la pandemia ha traído consigo un mayor uso del coche, con lo que han aumentado los kilómetros recorridos. También el gasto en gasolina (un 40% si comparamos el período marzo 2020/marzo2021 con los 12 meses anteriores).

Si embargo, la distancia recorrida en cada desplazamiento se ha reducido sensiblemente, por lo que podemos deducir que la mayoría de los viajes de empresa realizados en coche son de corta distancia.

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