Han pasado dos años y medio desde que se aprobó en el Consejo de Ministros y siete meses desde que entró en el Congreso. El pasado día 25 de mayo, la Cámara Baja aprobaba finalmente el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal.

Todavía queda su paso por el Senado para concluir la tramitación parlamentaria y que se ponga en marcha, pero las consecuencias ya están claras. ¿Qué implicaciones tiene para las empresas esta norma? Veamos las principales medidas adoptadas.

Los pagos en efectivo, limitados a 1.000 euros

Uno de los acuerdos más sonados y que han causado mayor malestar entre los pequeños comerciantes es la limitación del pago en efectivo a un máximo de 1.000 euros. Esta restricción no afecta a la compra-venta entre particulares, pero sí cuando estos adquieren un bien o servicio a una empresa o profesional.

¿Tienes empleados que van a salir de viaje de negocios y la factura del hotel va a superar esa cantidad? Lo más conveniente es que utilicen una tarjeta de empresa, o cualquier otro medio de pago diferente al dinero en metálico.

Cobertura legal para las inspecciones sorpresa de Hacienda

También han dado mucho de que hablar las inspecciones sorpresa de Hacienda. Entre las enmiendas incluidas, destaca la que permite a la Agencia Tributaria llevarlas a cabo, salvando así las reticencias de los tribunales.

En este punto hay que recordar que, a finales de 2020, el Supremo había sentenciado que Hacienda no podía registrar un domicilio o empresa sin haberlo notificado con antelación.

¿Cómo ha respondido el Gobierno? Introduciendo una enmienda que modifica la Ley General Tributaria en la que se refleja que la solicitud de la autorización judicial para el registro “deberá estar debidamente justificada y motivar la finalidad, necesidad y proporcionalidad de dicha entrada”.

Además, tanto la solicitud como la concesión de la autorización judicial podrán practicarse, “aun con carácter previo al inicio formal del correspondiente procedimiento”, si se especifican los conceptos y períodos que van a ser objeto de comprobación.

Por tanto, no es necesario avisar con antelación de la inspección, solo contar con autorización judicial para realizarla. También pueden llevarla a cabo si el contribuyente da su consentimiento.

Una medida eficaz para estar preparado ante una inspección es contar con un software de digitalización de gastos homologado por la Agencia Tributaria. Con Okticket puedes estar tranquilo en ese sentido. Cuando hayas sacado la foto a tu ticket o factura, puedes deshacerte del papel. En caso de inspección, serás tú quien dé acceso a la información digital al inspector.

Todas las medidas de la Ley contra el Fraude Fiscal

Otras de las medidas aprobadas por la Comisión de Hacienda del Congreso son las siguientes:

• La prohibición de amnistías fiscales.
• El endurecimiento del control sobre las Sicav (deben tener un mínimo de 100 socios con acciones por un valor de 2.500 euros o más).
• El establecimiento de un gravamen del 15% sobre el beneficio no distribuido de las Socimi.
• La rebaja del importe para aparecer como deudor de Hacienda desde el millón de euros hasta los 600.000 euros.
• El veto a los softwares de doble uso que se utilizan para falsear la contabilidad de las empresas y ocultar parte de la facturación.
• La obligación de declarar las inversiones en criptomonedas (tanto en España como de ciudadanos españoles en el extranjero).

Han sufrido un parón, pero volverán a relanzarse. Los viajes de negocios siguen siendo muy importantes para que las empresas adquieran un mayor posicionamiento competitivo. ¿Por qué? Por varias razones que vamos a explicar a lo largo de este artículo.

4 Beneficios de los viajes de empresa

1. Las relaciones sociales activan el cerebro

Aunque en ocasiones no lo parezca por nuestra forma de relacionarnos, las personas necesitamos el contacto social. No solo eso. Algunas investigaciones concluyen que podríamos aprovechar todavía más el potencial de nuestros cerebros si fuésemos más sociables (fuente: Universidad de UCLA).

En el caso concreto de los viajes de trabajo, al hacer negocios en persona se activa la parte social de la mente. Así es más fácil obtener beneficios.

2. El contacto facilita la comunicación

La comunicación fluye mejor y es más fácil hacerse entender cuando las personas se encuentran físicamente en el mismo espacio. Esta efectividad aumenta cuando se trata de contactar con interlocutores que se encuentran en otros países en los que la forma de hacer negocios es diferente.

6 interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar 200 correos

Hay que tener en cuenta que en una reunión virtual hay matices que se escapan. El trato es más impersonal, no se percibe bien el lenguaje no verbal y el tono de voz es diferente. Además, es más fácil que la persona que está al otro lado de la pantalla se distraiga.

¿Nunca has contestado a un correo electrónico o mirado un mensaje que te ha llegado al smartphone durante el transcurso de una videollamada? También puede ocurrir que se produzcan fallos técnicos que dificulten la conversación.

Pero no se trata solamente de vender tu producto o servicio. La asistencia a conferencias o eventos de networking es una gran oportunidad para ampliar la red de contactos. Puede, incluso, que conozcas a potenciales clientes.

3. El apretón de manos cierra más tratos

Las reuniones virtuales con los posibles clientes llevan años haciéndose y muchas empresas están optando por priorizar las videollamadas. Son más baratas que los viajes de negocios y más cómodas. Pero si quieres cerrar un trato y adelantarte a la competencia, tendrás más posibilidades si los visitas personalmente.

Solo el simple hecho de realizar el viaje ya hará que te diferencies. También es más sencillo ganarse la confianza de la otra persona. Y siempre puedes aprovechar para tratar asuntos off the record cuando la reunión formal acaba.

Esta afirmación no está hecha a la ligera. Hay estudios que la confirman. Por ejemplo, el informe "Ask in person: You're less persuasive than you think over email” (publicado en el Journal of Experimental Social Psychology). El estudio concluye que seis interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar un correo electrónico a 200 contactos.

Una posible explicación es que es más fácil rechazar una propuesta que nos hacen a través de un medio digital que cuando nos llega de una persona que tenemos enfrente. “Una solicitud cara a cara tiene un éxito 34 veces mayor que un correo electrónico”, puede leerse en otro estudio publicado en Harvard Business Review.

Este hecho cobra especial relevancia en países como China, en los que primero hay que ganarse la confianza de un cliente. Solo cuando está establecido ese vínculo es posible comenzar las negociaciones.

4. El retorno de la inversión es muy alto

A todo lo dicho hay que añadir un hecho constatado. Los viajes de negocios cuestan dinero, pero no se trata de un gasto, sino de una inversión. La United States Travel Association habla de que, por cada dólar invertido en viajes corporativos, se obtiene un retorno de entre 10 y 15 dólares.

Por tanto, el Business Travel no solo está reservado para las grandes compañías. También las pequeñas y medianas empresas deberían hacer un pequeño esfuerzo si quieren aumentar su cifra de negocio.

Simplifica la gestión de los gastos de viajes de negocios con Okticket

¿Te preocupa el control de los gastos? Las herramientas de automatización de gastos de viaje como Okticket facilitan el cumplimiento de la política de gastos empresarial. Puedes establecer flujos de aprobación, fijar umbrales de gasto por usuario o configurar alertas para evitar el fraude interno, por nombrar algunas funcionalidades.

Además, nos integramos con los principales ERP del mercado, sistemas de Recursos Humanos y agencias de viajes para empresas.

Otra forma de ahorrar costes y esfuerzos en los viajes de trabajo es optimizar los desplazamientos. Con solo ampliar unos días la estancia de los trabajadores en movilidad, estos pueden aprovechar para visitar a más clientes. Por una parte, no tendrán que volver, y por otra, tendrán más tiempo para realizar las visitas y no estarán tan agobiados.

Como ves, las ventajas de realizar viajes de negocios son numerosas. ¿Ya estás preparado para volver a hacer las maletas?

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La Fintech Española Okticket, especializada en la digitalización de gastos de viaje, ha cerrado una ronda de financiación de 700.000 euros. La ronda ha sido completada por Encomenda Smart Capital (Carlos Blanco y Oriol Juncosa) y Successful Ventures, y acompañada por la SRP.

Encomenda Smart Capital es el fondo early-seed más activo en España. Está co-fundado y liderado por Carlos Blanco y Oriol Juncosa. Actualmente cuenta con un portfolio de 33 participadas.

La red de Business Angels Successful Ventures, liderada por Fran Piera, Ot Vila y Dani Romy cuenta con más de cien inversores activos.

La SRP (Sociedad Regional de Promoción del Principado de Asturias) es una sociedad público-privada que ofrece financiación para pymes y emprendedores en Asturias desde 1984.

El objetivo de la ronda es acelerar el crecimiento de la empresa, aprovechando la experiencia y el impulso obtenido hasta la fecha, basado en una estrategia eficiente en capital.

SOBRE OKTICKET

Creada en octubre de 2017, Okticket ha experimentado un crecimiento significativo, logrando llegar al break even sin necesidad de rondas de inversión previas. En 2020, y a pesar de la influencia negativa que ha supuesto la pandemia sobre los viajes empresariales, la compañía ha seguido creciendo.

Desde su puesta en marcha, la plataforma ha ido captando cuota de mercado. Actualmente cuenta con más de 70.000 usuarios y más de 3.000 empresas, desde grandes compañías multinacionales a pymes.

“Este primer trimestre de 2021 hemos notado un claro aumento de la demanda. Muchas empresas están siendo inteligentes e incluso, las que aún no están viajando, quieren estar preparadas para cuando finalice el estado de alarma, apostando por digitalizar los procesos con herramientas como Okticket”, asegura Iván Rodríguez, CEO de Okticket.

TECNOLOGÍA PARA REVOLUCIONAR LA GESTIÓN DE GASTOS DE VIAJE

La solución Fintech brinda a las empresas una herramienta ágil y sencilla que les permite optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde la digitalización, hasta los procesos de validación, control e integración con el ERP de la empresa. Para ello cuenta con integraciones avanzadas bidireccionales con las principales herramientas de gestión del mercado.

Por su parte, los autónomos y micropymes con hasta 5 usuarios pueden usar la versión gratuita de la herramienta.

Okticket, además de una experiencia de usuario diferencial y de una funcionalidad completa, destaca por su tecnología. La startup asturiana ha desarrollado el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer los datos de los documentos en tiempo real, sin esperas para los usuarios.

Okticket está presente en España y Portugal y tiene pensado abordar otros mercados europeos a lo largo de 2021

Hacer viajes de trabajo de vez en cuando sirve para salir de la rutina, pero cuando los desplazamientos son frecuentes, acaban pasando factura a los trabajadores en movilidad.

Preparar y deshacer las maletas, estrés, acumulación de tareas, jornadas interminables, horas perdidas en aeropuertos, acostarse tarde y madrugar, jet lag, comer rápido y mal, notas de gastos que tienen que rellenar a mano cuando vuelven de viaje, cansancio acumulado, desconexión de lo que sucede en el día a día de la oficina, tensiones familiares… Los viajes corporativos llevan consigo una serie de inconvenientes que las empresas no suelen tener en cuenta.

Si no quieres que los empleados nómadas empiecen a perder interés por su trabajo, deberías empezar a plantearte implantar medidas que mejoren su experiencia de viaje. ¿Por dónde puedes empezar?

• Por planificar los desplazamientos con la suficiente antelación como para que a los trabajadores que van a viajar les dé tiempo a organizarse.
• Por acortar la duración de los viajes… O por alargar los días de estancia para aligerar su agenda diaria y que dispongan de algo de tiempo para el ocio. Incluso puedes estudiar la posibilidad de ofrecer días de descanso como compensación cuando los empleados vuelvan de viajes largos.
• Por ofrecer flexibilidad para que los trabajadores puedan alargar su estancia un par de días por si quieren disfrutar del Bleisure, una tendencia que consiste en unir negocio y ocio.
• Por reservar vuelos sin escalas. Si no es posible, trata de que los tiempos de espera en el aeropuerto no sean muy largos. También sería ideal que no contrates vuelos a horas intempestivas solo por ahorrarte algo de dinero.
• Por contratar programas de fidelización, como puede ser el priority pass que ofrecen algunas aerolíneas.
• Por coger hoteles cómodos, bien ubicados y con servicios diseñados para los business travelers (acceso a WiFi de alta velocidad, espacios habilitados para el trabajo en remoto, gimnasio, servicio de habitaciones 24 horas, un buen restaurante, llaves digitales para poder hacer el chek-in online o certificado de establecimiento seguro frente a la COVID-19, por poner algunos ejemplos).
• Por contratar seguros de viaje que cubra a los empleados en cualquier lugar en el que se encuentren.
• Por facilitar tarjetas corporativas para que los trabajadores que viajen con más frecuencia puedan ir abonando sus gastos y no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Al mismo tiempo, la empresa tiene acceso en el momento a todos los movimientos.
• Por tener coches de empresa disponibles para que puedan usar los empleados cuando tengan que desplazarse.

La transformación digital, clave para mejorar la experiencia de empleado

Las herramientas digitales que faciliten la vida a los viajeros de negocios no pueden faltar si quieres mejorar la experiencia de empleado. Para ello deben ser ágiles e intuitivas. Estas van desde softwares que permiten acceder a la información clave rápidamente hasta herramientas de análisis basadas en algoritmos de Inteligencia Artificial.

Son muy valoradas las soluciones que permiten digitalizar los gastos de viaje para no tener que rellenar a mano las hojas de gastos. Al implementar aplicaciones como Okticket, los equipos de ventas solo tienen que sacar una foto del justificante.

Una vez hayan comprobado que el OCR ha extraído la información correctamente, pasan el gasto a administración y se olvidan. Incluso pueden tirar el ticket, ya que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Esto quiere decir que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Ahorran tiempo los viajeros de negocios y ahorran tiempo en el departamento de administración. Hasta un 70% con respecto a la gestión manual.

También puedes facilitar el acceso a herramientas online de autoreserva (Self Booking Tools) para que sean los propios trabajadores los que gestionen sus viajes. De esta forma, pueden escoger ellos mismos el hotel que les resulte más cómodo y el horario del vuelo.

Viajes de trabajo como motor de crecimiento

Todo lo dicho hasta ahora parece indicar que el hecho de implantar políticas orientadas a mejorar la experiencia en los viajes de trabajo solo aporta beneficios para los empleados. Pero no… Las empresas también tienen mucho que ganar.

Los responsables de Recursos Humanos no deben perder de vista que el bienestar de los viajeros de negocios influye muchísimo en su rendimiento. Cuando están relajados y descansados son mucho más productivos.

Si ven que la empresa se preocupa por ellos estarán más comprometidos con el proyecto. Irán a las reuniones con una mejor predisposición, serán más amables con los clientes y, como consecuencia, lograrán cerrar más negocios.

En lo referente a la digitalización de los gastos de viaje, si la plantilla ahorra tiempo, la compañía ahorra dinero. Solamente con evitar los errores que supone la gestión manual y con minimizar el riesgo de sufrir fraude interno (tickets pasados más de una vez, gastos efectuados en fines de semana y festivos, importes que exceden el límite establecido en la política de viajes, tickets antiguos, facturas por gastos no reembolsables, etc.) la inversión ya merece la pena.

Plataformas de gestión de viajes de empresa

Una posible solución para simplificar los viajes de negocios, ofrecer un valor añadido a los empleados y, al mismo, tiempo, optimizar los costes empresariales, puede ser contratar los servicios de un Travel Manager.

O mejor aún, implanta un software de gestión de viajes de trabajo. Como Vyootrip, la plataforma pionera en la digitalización de las agencias de viajes. ¿Quieres ahorrar tiempo y costes? Con esta solución tienes un control total sobre el gasto, pero los trabajadores en movilidad pueden realizar sus reservas de forma autónoma. Así, todos contentos.

Las empresas saben lo importantes que son los clientes y se han pasado los últimos años enfocándose en cómo mejorar la experiencia de usuario. Al fin y al cabo, los clientes son el principal activo de cualquier negocio, ¿no? Lo malo es que algunas se habían ido olvidando del bienestar laboral de sus trabajadores.

¿Y qué ocurre cuando los empleados no se sienten cuidados? Que no están comprometidos, que se reduce su productividad, que aumenta el absentismo laboral, que cometen más errores, que se incrementan las posibilidades de que defrauden con los gastos profesionales, etc.

Fue necesario que llegara la pandemia del COVID-19 y el teletrabajo obligado para que los departamentos de Recursos Humanos vieran la necesidad de retener el talento en el área tecnológica. ¿Cómo lo van a lograr? Detectando los factores de riesgo que impiden mejorar el día a día de los empleados.

Ventajas de las Fintech en la gestión de RRHH

Causas de malestar laboral hay muchas, pero una gran parte podrían solucionarse gracias a la transformación digital.

Un claro ejemplo lo tenemos en la tecnología financiera. Tareas tan rutinarias como la gestión manual de los gastos de empresa consumen muchos recursos y son fuente de conflictos si se realizan de forma manual.

Al automatizarlas con soluciones para digitalizar gastos de viaje como la que ofrecemos en Okticket todo el mundo gana:

• Los empleados pueden reportar los gastos en el momento desde su móvil, estén donde estén, sin necesidad de acudir a la oficina ni de rellenar notas de gastos.
• Los trabajadores en movilidad que han adelantado dinero de su bolsillo reciben el reembolso mucho antes.
• El departamento de administración tarda hasta un 70% menos de tiempo en revisar y validar las hojas de gastos. Además, pueden hacerlo en el momento y no tienen que perseguir a los empleados nómadas para que les entreguen las notas de gastos antes de que se acabe el mes.
• La gestión de la contabilidad se optimiza gracias a la conciliación de tarjetas de crédito de empresa y a la integración con los ERP, sistemas de gestión y sistemas de BI.
• Todo el mundo dice adiós a los tickets y facturas en papel. Como Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, los documentos digitalizados tienen la misma validez fiscal que los originales en papel. Ni los trabajadores tienen que acumularlos ni en contabilidad necesitan clasificarlos y conservarlos por si llega una inspección de Hacienda.
• Se minimizan los errores y el riesgo de fraude interno, lo que supone un ahorro económico para la empresa.
• Es posible comprobar que los gastos se ajustan a la política de viajes empresariales.
• Los datos personales y empresariales se conservan en un entorno cloud seguro.

La tecnología financiera aporta, por tanto, un montón de ventajas para los empleados y las empresas: optimización de la gestión del tiempo, ahorro de costes, flexibilidad, flujos de trabajo más ágiles, personalización, transparencia empresarial, automatización o el control de presupuestos, entre otras.

Apps digitales que contribuyen al bienestar laboral

Además, las herramientas digitales son imprescindibles para implantar el Smart Working, una nueva forma de trabajar en remoto basada en la confianza depositada en el trabajador. La empresa dota a los empleados de todos los recursos necesarios y este desempeña su labor de forma totalmente autónoma.

No hay que olvidar que los trabajadores, sobre todo los más jóvenes, ya no se fijan solo en si el sueldo es bueno o malo. Dan muchísima importancia al salario emocional. Cuestiones tan básicas como la flexibilidad o que haya un buen clima laboral son muy tenidas en cuenta.

Dentro del concepto bienestar laboral también se incluye el cuidado de la salud de la plantilla. También en este campo las aplicaciones digitales ganan peso. Hoy en día ya se están implantando en las oficinas sistemas de Inteligencia Artificial que miden la concentración de CO2, la calidad del aire, del agua, de la humedad, de la iluminación, de la temperatura… Una vez obtenidos los datos, los valores se ajustan para que resulten óptimos.

De todo lo dicho se desprende que la eficiencia de una empresa aumenta cuando se implementan las herramientas tecnológicas adecuadas. Concretamente, un 20% según un reciente estudio De Oracle.

Resumiendo: La digitalización contribuye al bienestar laboral de los trabajadores y, por tanto, está relacionada directamente con un aumento de la productividad, de la reputación corporativa y del employer branding. Todo ello se traduce en rentabilidad para las empresas, sean del tamaño que sean.

Cuando esta transformación digital viene acompañada de otros factores clave, como la toma de decisiones basada en datos o la visión digital compartida, la eficiencia empresarial puede llegar a incrementarse un 66% (puedes leer el informe completo aquí).

Encontrar un software adecuado para tu empresa que ofrezca integración con Sage es más fácil que nunca. La compañía acaba de lanzar en nuestro país un marketplace que incluye solo 70 soluciones de ISV (proveedores independientes de software). Y nos complace comunicar que Okticket es una de ellas.

Gracias a nuestros conectores bidireccionales para Sage200 y Sage X3, podrás integrar los gastos de viaje de tus empleados con el sistema de gestión de tu empresa.

Durante la presentación del marketplace para España, Javier Quintana, manager de ISV y de desarrollo de canal de Sage en nuestro país, explicó que este nuevo servicio se presenta como una herramienta “para dinamizar las ventas de los socios comerciales de la compañía, agilizando la búsqueda de software específico, las demos a clientes y el proceso de implantación”.

De esta forma, Sage puede ofrecer soluciones completas para los clientes. Ya no se trata solo de vender un software y una serie de módulos. Ahora, al despliegue de un ERP como puede ser Sage200, es posible añadir herramientas especializadas para, por ejemplo, la gestión de los gastos de viaje, del almacén, del portal de empleados, del control horario e, incluso, business intelligence.

Okticket se integra con Sage200 y Sage X3

El marketplace de Sage engloba soluciones para todas las áreas de negocio (administración, comercial, RRHH, finanzas, fabricación, etc.) y sectores. Las herramientas incluidas ofrecen soporte nacional y son compatibles con los productos de Sage en España: Sage200, Sage X3, Sage 50, Sage XRT o Sage Despachos Connected.

Para facilitar la búsqueda de los usuarios, se ha optado por una estrategia de verticalización. No falta tampoco una descripción detallada de cada solución, con folleto y vídeo.

A la hora de elegir las aplicaciones que es posible encontrar en el marketplace, Sage ha priorizado su calidad antes que la cantidad “para poder responder a las necesidades concretas de nuestros clientes”, en palabras de José Luis Martín Zabala, VP Indirect Sales & Accountants en Sage España.

Con esta primera fase Sage pretende posicionar, ordenar y dar a conocer a las empresas. En una segunda fase, las soluciones locales también podrán integrarse en el marketplace global de Sage para impulsar su proyección internacional. El objetivo final: que el cien por cien de sus propuestas comerciales incluyan una o más soluciones ISV.