La pandemia ha provocado pérdidas multimillonarias en el sector Turismo. A lo largo del último año se han esfumado más de 62 millones de empleos en todo el mundo y se ha reducido casi un 30% la inversión en el sector (en 2020 se invirtieron 250.000 millones de euros menos que en 2019).

Ante este panorama, el Consejo Mundial de Viajes y Turismo (WTTC) considera imprescindible que los gobiernos tomen medidas de forma inmediata para reactivar la actividad. En su último informe, “Investing in Travel & Tourism”, el organismo presenta una serie de medidas enfocadas a reconstruir y hacer crecer el sector.

¿Cómo pueden los gobiernos y destinos recuperar el volumen de inversiones? Creando “un entorno eficaz y considerando incentivos que incluyan, entre otros, una fiscalidad inteligente, políticas de facilitación de los viajes, diversificación, innovación, el uso de tecnología digital, integración de la salud y protocolos de higiene, comunicación eficaz y una mano de obra cualificada y capacitada”.

Para ello, es fundamental conocer las prioridades y estar al día de las tendencias. Además, el WTTC pone algunos ejemplos de medidas que pueden ayudar al Turismo.

• Impuestos inteligentes: no se trata de gravar por gravar. Para el organismo, el diseño de impuestos a los viajeros debe basarse en cinco principios: equidad, generación justa de ingresos, eficiencia, simplicidad y estímulo eficaz para el crecimiento. Es el caso del impuesto turístico para proteger el Medio Ambiente de Mallorca. El dinero recaudado se ha destinado a proyectos medioambientales, al desarrollo del turismo sostenible y a proyectos de investigación del cambio climático.
• Políticas de facilitación de viajes: en este momento, el objetivo para el WTTC es eliminar las restricciones de viaje para facilitar la movilidad internacional. Como hizo en el año 2015 Indonesia, cuando introdujo una exención de visa para los viajes de menos de 30 días. De un crecimiento anual del 9%, pasó a un 22% en dos años. También apuesta por la implementación de herramientas tecnológicas que permitan una experiencia de viaje segura.
• Diversificación: de nuevo vuelve a hablar el WTTC del potencial de la tecnología para que el sector se reinvente y la oferta se diversifique para encontrar nuevas fuentes de ingresos. Un ejemplo es el de Costa Rica. El país centra su propuesta de valor en la sostenibilidad, en una oferta de productos y servicios de bajo impacto ambiental y en el bienestar de las comunidades locales.
• Capacitación: también es necesario trabajar en la retención del talento y en la mejora de las habilidades digitales de las personas que trabajan en Viajes y Turismo.

El potencial del Business Travel

Hay varios sectores que el WTTC considera que tienen más potencial para atraer inversiones e inversores. Uno de ellos es el de los viajes de negocios. Para el Consejo Mundial de Viajes y Turismo, el Business Travel es un catalizador del crecimiento, pues “forman parte integral de las relaciones, las inversiones, las cadenas de suministro y la logística que respaldan los flujos comerciales internacionales”.

Gracias a los viajes de negocios, muchos países que todavía están en vías de desarrollo, pueden hacer inversiones para mejorar las infraestructuras. Al mismo tiempo, se generan puestos de trabajo que contribuyen a la Economía local.

Especial atención hay que poner en el turismo MICE, ya que mueve grandes cantidades de visitantes, quienes a su vez dejan mucho dinero en el destino. Otra ventaja es que no es un turismo estacional.

Para atender las nuevas necesidades de los trabajadores en movilidad, los alojamientos tienen que centrar sus esfuerzos en ofrecer espacios de trabajo mejorados y conexión a banda ancha de alta velocidad.

Asimismo, los viajeros demandan soluciones touchless, como tarjetas de embarque móvil, check-in online, llaves digitales en los hoteles u opciones de pago sin contacto.

Mejora de la productividad, aumento del retorno de la inversión, recopilación de datos más efectiva… Un software empresarial aporta muchas ventajas, pero para optimizar su eficiencia es necesario escogerlas con detenimiento y precisión.

¿Qué aspectos debes tener en cuenta antes de contratar un software de empresa? Lo primero es tener claro para qué sirve la herramienta, cuántas personas van a utilizarla y si es útil para todas ellas. A partir de ahí, ya puedes comenzar con la búsqueda.

1. ¿Quién es el proveedor?

Cuando te ofrezcan una nueva solución tecnológica y no conozcas al proveedor, trata de obtener información sobre la compañía. Puedes pedir referencias a otros clientes, leer las reseñas o echar un vistazo a los casos de éxito.

Asegúrate de que cumple la normativa. Por ejemplo, una solución para digitalizar gastos de empresa debería estar homologada por la Agencia Tributaria.

2. ¿Es fácil de utilizar?

La usabilidad es fundamental para que toda la plantilla pueda manejar el software sin necesidad de pasar por un proceso de formación largo. Cuanto más intuitiva sea la solución, menos malestar causará su implantación.

No obstante, siempre está bien tener acceso a un equipo de soporte que pueda asesorar a los empleados cuando les surjan dudas y solucionar las incidencias de forma rápida. Pregunta a tu proveedor qué está incluido y durante cuánto tiempo.

De hecho, lo ideal sería que la empresa que elijas ofrezca un servicio integral, que se ocupe tanto de la labor de consultoría previa como de ofrecer una formación inicial.

3. ¿El precio tiene letra pequeña?

En ocasiones nos fiamos de la publicidad más de lo que deberíamos. Comparar precios es lo normal, pero no debemos quedarnos solo con las ofertas. Suele suceder que un producto muy barato solo ofrezca funcionalidades básicas y haya que pagar por ampliarlas.

¿Tu proveedor incluye en el paquete básico servicios recurrentes como pueden ser soporte o mantenimiento?

4. ¿Se integra con otros sistemas de gestión?

Utilizar varios programas puede resultar un engorro. Por eso, siempre que puedas, opta por soluciones que puedan integrarse con tus sistemas de gestión actuales. En Okticket, por ejemplo, nos integramos con los principales ERP del mercado de forma rápida, bidireccional y evolutiva.

Descárgate gratis la guía del conector de Okticket con tu ERP

5. ¿El software empresarial es escalable?

Es habitual que el número de usuarios que utilizan un programa o aplicación aumente conforme pasa el tiempo. Eso implica, a su vez, un incremento en el número de datos. Para que el software no colapse, tiene que adaptarse a los nuevos requisitos.

6. ¿Están tus datos protegidos?

También es muy importante asegurarse de que la información queda guardada en un entorno seguro, a salvo de hackeos o fallos técnicos.

Algunas de las características que debe cumplir un desarrollo son las siguientes: encriptación en las conexiones (certificados SSL), cifrado de sesiones, uso de cookies, conexión a bases de datos, APIs encriptadas, protección de Inyección SQL, certificados de seguridad ISO27001 o SOC2, permisos de al menos dos niveles…

7. ¿Se pueden exportar informes?

La herramienta implantada no debe limitarse a almacenar la información. Todo buen software debería ofrecer la posibilidad de sacar informes para analizar los datos y con ello, tomar decisiones estratégicas.

8. ¿Cómo es la plataforma de desarrollo?

Diferentes empresas, diferentes necesidades. Para que un software empresarial se ajuste a cada usuario, lo ideal es que sea personalizable.

Esa flexibilidad es una de las características que diferencian a las herramientas on-premise de las cloud. Estas últimas, además, suelen ser más baratas.

En este punto es importante señalar que las aplicaciones de escritorio están siendo sustituidas por el SaaS (Software como Servicio), un servicio por el que el usuario paga una cantidad de forma periódica. Cuando se acaba el contrato, pueden optar por renovarlo o cancelarlo.

Entre las ventajas más destacadas está el hecho de que la empresa no tiene que preocuparse de las actualizaciones, ya que las mejoras las realiza la propia plataforma y las implementa de forma generalizada. Al mismo tiempo son flexibles, escalables y seguras, características que, como ya hemos dicho, son indispensables.

9. ¿Cómo es la implantación?

El proceso de implantación también debe ser tenido en cuenta. No se trata tanto de plazos, sino de procesos. Asegúrate de que el proveedor está preparado para solucionar los posibles errores que puedan ir surgiendo.

Si se escoge correctamente, un software puede ser una herramienta estratégica que ayude a las empresas a ser más competitivas.

10. ¿Ofrece información en tiempo real?

Departamentos como Ventas o Finanzas necesitan ver la información en tiempo real, y precisamente esa es una de las características más valoradas a la hora de comprar una nueva solución tecnológica.

Mira encima de tu escritorio. Tienes un móvil de última generación en el que guardas toda tu vida personal y profesional, llevas una tablet con las presentaciones de productos/servicios para clientes y un ligero portátil ha sustituido al enorme ordenador de sobremesa que tenías cuando empezaste. ¿De verdad sigues gestionando los gastos profesionales a mano?

Pese a que el control de gastos corporativos es una tarea crítica, muchas organizaciones siguen utilizando procesos manuales, con resultados poco eficientes y alto riesgo de error. La solución para ahorrar tiempo, dinero y ganar visibilidad sobre las finanzas pasa por la digitalización la gestión de gastos corporativos.

En este artículo, te explicamos qué significa digitalizar los gastos de empresa, cómo elegir un software de gestión fácil de utilizar, y qué beneficios obtendrás al automatizar los flujos de aprobación, controlar pagos recurrentes y gestionar justificantes originales con tecnología OCR.

¿Qué significa digitalizar los gastos de empresa?

Digitalizar gastos implica sustituir procesos manuales por un software de gestión que capture, procese, apruebe y registre toda la información de forma automática. Ya no necesitas hojas de Excel, correos interminables para validaciones ni guardar montones de justificantes originales en papel.

El objetivo es tener un proceso integral y centralizado para:

• Registrar gastos de forma sencilla y rápida
• Capturar justificantes originales (en papel o digitales)
• Establecer flujos de aprobación claros y personalizables
• Integrar datos con contabilidad o ERP
• Controlar pagos recurrentes de forma eficiente
• Gestionar tarjetas corporativas desde un único lugar
• Conciliar automáticamente los pagos realizados con tarjetas de crédito
• Obtener informes y analíticas en tiempo real

Ventajas de la gestión digital de los gastos de empresa

¿A que ya vas entendiendo que la gestión digital de los gastos de empresa no es solo para las grandes empresas? Más motivos que te ayudarán a tomar la decisión:

• Cuando los trabajadores se desplazan  por motivos laborales, tienes que contabilizar los gastos de viaje. ¿Qué ocurre si se pasan de plazo o pierden algún ticket o factura? Pues que se quedan sin recuperar ese dinero. Con aplicaciones como Okticket esto no va a volver a ocurrir, puesto que el ticket queda digitalizado en la aplicación y almacenado para que puedas consultarlo en cualquier momento.

• ¿Te preocupa estar al día con los impuestos? Las herramientas digitales te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales. Eso sí, asegúrate de que las que implantes estén homologadas por la Agencia Tributaria. Esto te garantiza que los documentos digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel.

•  ¿A los empleados nómadas les estresa acumular tickets en la guantera del coche, en la cartera, en los bolsillos del abrigo…? Si los digitalizan, pueden tirarlos a la basura en cuanto comprueben que los datos extraídos son correctos. Tú, por tu parte, tendrás acceso a toda la información en tiempo real.

• Tampoco tendrás que conservarlos en el archivo durante cuatro años por si tienes que someterte a una auditoría. Los tickets y facturas se guardan en un entorno cloud seguro. Más espacio en las estanterías de tu oficina.

• Seguro que ya sabes que realizar el proceso de validación de gastos de viaje de forma manual te lleva mucho tiempo. A eso tienes que sumar el tiempo que tardan los viajeros de negocios en cumplimentar una nota de gastos. 

• Con la contabilidad manual es más fácil cometer errores que hacen perder dinero a la empresa. De hecho, se estima que que el 20% de las notas de gastos contiene algún fallo. Eso implica una pérdida económica que, de ser cuantiosa, puede obligar  a que la compañía suba los precios. Conclusión: la digitalización contribuye al aumento de la competitividad.

Trazabilidad de la información

¿Quiere saber dónde se va el presupuesto? Con las herramientas de gestión digital de gastos de empresa podrás analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por departamento, por ejemplo. ¿Te imaginas lo que tardarías si tuvieras que hacer ese trabajo manualmente? Al final, solo cogerías una pequeña muestra y las cifras no serían reales.

Resumiendo. Las herramientas de digitalización de gastos de empresa te permiten dedicar más tiempo a tareas de mayor valor productivo y te proporcionan un valioso análisis de datos. 

¿Qué debe tener un buen software de gestión de gastos?

Para aprovechar al máximo la digitalización, no basta con escanear tickets. Necesitas un software de gestión completo, fácil de utilizar y adaptado a tu empresa. Debe incluir:

• Tecnología OCR para capturar datos automáticamente
• Flujos de aprobación personalizables
• Control de tarjetas corporativas
• Almacenamiento y consulta de justificantes originales
• Integración con el ERP y demás sistemas de gestión empresarial
• Informes en tiempo real y exportación de datos
• Acceso seguro en la nube

Pasos para digitalizar los gastos de tu empresa

1. Analiza el proceso actual: identifica cuellos de botella, errores frecuentes y tareas manuales.
2. Define objetivos claros: reducir tiempos de validación, mejorar control, cumplir con normativa, etc.
3. Elige el software adecuado: busca funcionalidades clave como OCR, flujos de aprobación de gastos y control de pagos recurrentes.
4. Implanta el sistema: forma al equipo, define políticas internas y configura los flujos de aprobación.
5. Monitorea y optimiza: revisa resultados, corrige ineficiencias y aprovecha los informes generados.

Conclusión: digitaliza para ahorrar tiempo y ganar control

Digitalizar los gastos de empresa no solo consiste en escanear justificantes originales. Significa automatizar flujos de aprobación, controlar pagos recurrentes y gestionar tarjetas corporativas de forma centralizada.

Con un software de gestión fácil de utilizar y tecnología OCR, reduces errores, ahorras tiempo y ganas visibilidad total de tus finanzas. Dedica menos esfuerzo a tareas repetitivas y más a hacer crecer tu negocio.

Con Okticket, digitaliza tus gastos de forma sencilla y eficiente. Solicita tu demo hoy mismo y descubre todas sus ventajas.

El verano no es la mejor época para viajar barato en avión, pero los negocios no entienden de temporadas. ¿Tienes desplazamientos previstos para estos meses y necesitas optimizar el presupuesto para viajes de empresa? Vamos a buscar soluciones.

A lo largo de este artículo compartiremos los trucos que utilizan los viajeros frecuentes para pagar menos por el billete de avión y te daremos algunos tips que pueden ayudarte a abaratar los viajes de negocios.

A nadie se le escapa que variables como la época del año, el destino, el horario, las escalas o la tasa de ocupación del vuelo influyen a la hora de determinar las tarifas.

Anticípate para viajar barato en avión

¿Qué puedes hacer cuando se combinan todas las condiciones para que tu billete se dispare? La clave estaría en la anticipación. De esta forma, aunque no puedas jugar con las fechas, sí que puedes elegir el horario más barato (los martes por la tarde suelen ser más económicos).

Hacer la búsqueda de vuelos el día exacto también puede ayudarte a ahorrar dinero. ¿Sabías que tradicionalmente los lunes por la noche había más posibilidades de encontrar vuelos baratos? Esto es así porque en ese momento las compañías fijan los precios. Al día siguiente los van ajustando en función de las tarifas de la competencia.

No obstante, es importante señalar que ahora las tarifas cambian de una hora para otra, así que no está de más configurar alertas que avisen de las variaciones de precios.

En caso de que vayas a repetir la búsqueda varias veces, te aconsejamos que borres las cookies o mejor, aún, que la realices en modo incógnito.

Lee también: Por qué siguen siendo muy importantes los viajes de negocios

Ni a última hora… Ni demasiado pronto

Todos sabemos que los billetes de última hora suelen salir muy caros, pero comprar con demasiada antelación tampoco te garantiza las mejores tarifas. Por regla general, los vuelos nacionales suelen ser más económicos si se compran un mes antes de la fecha de salida.

Para los vuelos internacionales, la antelación idónea estaría entre las 8 y las 12 semanas.

Ventajas de contar con un travel manager

Otra opción bastante interesante para encontrar los mejores precios en los viajes de negocios es echar mano de expertos que se encarguen de negociar las tarifas por ti.

Los travel managers, por ejemplo, se encargan de dejar todos los cabos bien atados para que los business travelers se despreocupen de todo lo relativo a la organización de los viajes de empresa:

• Negocian con los proveedores para obtener descuentos y tarifas más bajas
• Buscan las fechas más favorables para encontrar los mejores precios para cada desplazamiento previsto
• Adaptan los viajes a las preferencias de cada trabajador desplazado
• Son la persona de contacto en caso de que surjan imprevistos durante el business travel
• Incluso revisan las políticas de viajes de forma periódica para encontrar el equilibrio entre rentabilidad para la empresa y bienestar para los empleados nómadas

Además, se calcula que el ahorro en viajes corporativos para las compañías puede llegar al 23% (fuente: revista Travel Manager).

¿Son los travel managers mejor opción que las agencias? Más bien son un complemento. Si bien es cierto que las agencias pueden conseguir mejores tarifas en un momento determinado, la labor de los travel managers van más allá de la organización del viaje. Lo ideal, por tanto, seria contar con un modelo mixto.

Una tercera solución son las plataformas de gestión de viajes de empresa, como puede ser Vyootrip. Estas soluciones permiten a las organizaciones controlar los gastos, mientras que los viajeros de negocios tienen autonomía para gestionar sus reservas.

Tips para optimizar los viajes de negocios

Además de ahorrar en las tarifas, existen una serie de acciones que te ayudarán a optimizar los viajes de negocios. Por ejemplo:

• Analizar las hojas de gastos para detectar oportunidades de ahorro
• Implantar tarjetas de empresa. Entre las ventajas de este método de pago es que las empresas se olvidan de la gestión de anticipos. Además, es más sencillo llevar un control de los gastos de viaje
• Flexibilizar los procesos para que los propios empleados puedan gestionar sus reservas. A veces, el tiempo que pasa entre el hallazgo de una tarifa interesante y la aprobación de un superior, puede significar la pérdida de la oferta
• Automatizar la gestión de los gastos de viaje, porque el coste de un viaje no solo está en el alojamiento, la comida y el transporte. Después hay que reportar y tramitar las notas de gastos, y hacerlo de forma manual es un proceso mucho más costoso que utilizar un software de digitalización. Okticket te ahorra tiempo, dinero y te permite obtener estadísticas de los gastos de los empleados
• Contar con una política de viajes

Y tú... ¿Qué trucos utilizas para ahorrar en los viajes corporativos?

La aplicación del banco, la del tiempo, la de la tele en streaming, Google Maps, redes sociales… Hoy en día tenemos un montón de aplicaciones básicas para llevar en el móvil durante un viaje de negocios.

Son muy útiles, pero hemos querido ir un paso más allá y recopilar las apps gratuitas pensadas para facilitar el trabajo de los empleados nómadas. ¡Descubre el top ten de aplicaciones que no pueden faltar en tu smartphone!

PackPoint

Hacer y deshacer maletas acaba siendo una de las tareas que más aborrecen los viajeros de negocios frecuentes. Acertar con la ropa no siempre es fácil, y rara es la vez que no se olvidan algo.

¿Te sientes identificado? Te recomendamos que pruebes PackPoint. Esta app gratuita está disponible para iOS y Android.

Introduces el destino, la fecha de salida y el número de noches y te hace una lista con lo que tienes que llevar en función del tiempo y de las actividades que vas a realizar.

LoungeBuddy

¿Te estresan los aeropuertos? La espera siempre es más amena si la ha pasas en una sala VIP. Aunque tu billete no sea de clase Business, muchos aeropuertos permiten el acceso a ellas pagando una tarifa.

Con la app LoungeBuddy podrás consultar qué salas VIP hay cerca de ti y efectuar el pago.

FlightBoard

Que un vuelo se retrase o que la compañía cambie la puerta de embarque es algo habitual. ¿Quieres enterarte de todos los cambios en tiempo real? Con FlightBoard no necesitarás esperar delante de los paneles de información.

Disponible para Android e iOS.

Hotel Tonight

Existen muchos imprevistos que obligan a tener que realizar cambios en los planes de viaje. ¿Necesitas alargar tu estancia o buscar alojamiento en un destino diferente sobre la marcha?

Aplicaciones como HotelTonight son muy útiles para estos casos, pues te permiten encontrar un hotel de forma rápida. También se muestran las ofertas de última hora.

Esta app gratis está disponible para iOS y Android.

Free Now

¿Durante tus viajes de negocios sueles moverte en taxi? Una de las mejores apps de movilidad, y que además está disponible en más de 100 ciudades de toda Europa, es Free Now (antes, MyTaxi).

Las posibilidades son muy parecidas a las que ofrecen los servicios de coche con conductor, tipo Uber o Cabify: puedes pedir un taxi con un par de clics, escoger el tipo de vehículo (eco, accesible, XL…), saber quién es el conductor que se te ha asignado o pagar a través de la propia app, entre otros.

Okticket

¿Has calculado cuánto tiempo te pasas recopilando tickets, facturas y rellenando notas de gastos cada vez llegas de un viaje? Descárgate Okticket y empieza a digitalizar tus gastos de viaje.

Solo tienes que hacer una foto al ticket o factura. Gracias a nuestro potente motor de reconocimiento, la información se extrae en el instante y el gasto queda registrado por categorías.

Además, la app está homologada por Hacienda, lo que implica que puedes deshacerte de los justificantes en papel.

La versión Okticket Free es gratis hasta 5 usuarios por CIF. Está disponible para móviles Huawei, Android e iOS.

CamCard

Aparte de tickets, durante un viaje de negocios también se acumulan tarjetas de visita. Bien sea porque no quieres perderlas, o porque quieres ahorrar espacio en tu cartera, existen aplicaciones pensadas para almacenarlas tras fotografiarlas con la cámara del móvil.

CamCard es una de las mejor valoradas. Extrae la información de los contactos y la guarda en tu smartphone para que la tengas siempre a mano. Puedes incluso agregar notas o recordatorios. Disponible para Android e iOS.

WiFi Finder

¿Tu teléfono se ha quedado sin cobertura de datos y necesitas conectarte a Internet urgentemente? WiFi Finder podrás encontrar rápidamente una red WiFi de calidad, ya sea abierta o de pago, en más de 140 países. Para Android e iOS.

En este punto aprovechamos para recordarte que Okticket te permite hacer fotos a tus tickets y subirlas a la app aunque no tengas conexión a Internet. La única cuestión que debes tener en cuenta es que no va a poder realizarse la firma digital, imprescindible para la homologación con la Agencia Tributaria.

Una vez vuelvas a tener cobertura, verás que el gasto pasa a color verde y que te sale el mensaje “Ticket creado correctamente. Tu ticket ya está firmado digitalmente”. En ese momento ya puedes deshacerte del justificante en papel.

Docs to Go

Y hablando de deshacerse del papel, hoy en día ni siquiera es necesario llevar la documentación impresa. Documentos en Word, Excel, Power Point o PDF pueden verse y editarse en dispositivos móviles con apps gratis del tipo Docs to Go.

Triplt

¿Te gustaría tener un asistente de viaje? Triplt almacena toda la información de tus desplazamientos y te va lanzando alarmas para que no se te pase nada.

Itinerarios de vuelos, reservas de hotel a tu nombre, reuniones, cenas de negocios… La app escanea tu calendario y correos electrónicos para que no se te olvide nada.

15.000 millones de euros. Las empresas españolas destinan cada año ese presupuesto a viajes de negocios (fuente: hosteltur). Dietas y kilometraje suponen la mayor parte del gasto. Por eso es tan importante llevar un control detallado de las notas de gastos.

¿En quién recae esta labor? Normalmente, en el CFO o en el departamento de administración. Si bien es cierto que Recursos Humanos es quien negocia con el comité de empresas el importe de las dietas y el kilometraje, la gestión posterior se traslada a Administración.

Esta labor puede parecer sencilla cuando la empresa tiene pocos trabajadores en movilidad, pero se complica con cada nuevo empleado que tiene que reportar gastos de viaje.

Con tantos tickets en papel, resulta complicado evitar que se escape algún gasto que no debería reembolsarse, o que tendría que computarse en una categoría diferente a la de dietas o kilometraje.

Es el caso, por ejemplo, de los peajes y el aparcamiento. Cuando un trabajador utiliza su coche particular para desplazarse por motivos laborales, la compensación que le corresponde tiene que cubrir la gasolina y la parte proporcional del desgaste de neumáticos, el seguro, el aceite y los impuestos.

En cambio, los tickets de peajes y aparcamiento tienen que meterse como un concepto aparte en la nota de gastos. De las multas debe hacerse cargo el trabajador.

Dietas y kilometraje: La clave de una buena gestión

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas y el kilometraje? Apunta.

Implanta una política de gastos de viaje

Cuando las empresas tienen bien definida la política de gastos de viaje, es más fácil llevar a cabo todo el proceso de gestión de dietas y kilometraje. ¿Qué debe quedar claro en ese documento?

• Los tipos de dietas existentes.
• Los mecanismos para justificar los gastos de viaje. Además de comprobantes como tickets o facturas, hay compañías que exigen a sus empleados un reporte con el motivo del viaje, el nombre de los clientes visitados o quién es la persona a la que se ha invitado a comer.
• El flujo de aprobación de las notas de gastos.
• El método de pago. ¿Se va a incluir el pago en la nómina o de forma independiente? ¿Los gastos se abonan en el acto, a la semana o una vez al mes?
• Las actualizaciones anuales, si las hay.

¿Son gastos retributivos o compensatorios?

Cuando los gastos por desplazamiento no están incluidos en la nómina, es necesario diferenciar los que son retributivos de los compensatorios. Además de que tienen un tratamiento fiscal distinto, pueden influir en el balance económico de la empresa.

Lo habitual es que las dietas y el kilometraje tengan carácter compensatorio, así que no se consideran como parte del salario. No obstante, en caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda, debes avisar a los trabajadores de que van a tener que pagar el IRPF correspondiente.

Esto es lo que tienen que saber los trabajadores que tienen que reportar gastos de viaje:

• Los gastos de kilometraje que sobrepasen los 0,19 euros por kilómetro están sujetos a retenciones.
• Para el alojamiento no existen límites económicos, pero sí para la manutención: cuando el gasto es dentro de España, las cantidades máximas son 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros si el trabajador tiene que pasar la noche fuera. Fuera de España, el importe asciende hasta los 48,08 euros y los 91,35 euros respectivamente.

Ten en cuenta los distintos tipos de dietas

Como sabes, el concepto dieta incluye tanto los gastos de manutención como de alojamiento. Puedes encontrarte con que una parte de la plantilla tenga asignada una cantidad fija diaria y a otra solo se le pague el importe exacto de las facturas presentadas.

Con la segunda opción tendrás más control sobre los gastos, pero eso implica más trabajo. Un tercer modelo de gestión es el denominado “sistema mixto”. Es decir, asignar una dieta fija para ciertos conceptos y presentar los justificantes de otros gastos.

Lo ideal para una gestión eficaz sería que las empresas optasen por uno u otro método en función de sus características y necesidades.

También puede darse el caso de que en el convenio se haga una distinción entre dieta completa (cubre los gastos de manutención y alojamiento) y media dieta (la empresa solo abona el importe de la comida o de la cena).

Si la asignación no tiene límites, solo tienes que comprobar que el ticket es correcto, pero cuando la empresa establece un límite para cada concepto/comida, no te quedará más remedio que ir ticket por ticket comprobando que el trabajador no ha excedido la cantidad.

Ayuda a la transformación digital de tu empresa

Seguro que mientras lees esto, en tu cabeza estás echando cuentas de cuánto tiempo pierdes en comprobar que las notas de gastos son correctas, en confirmar que los justificantes sean válidos y en cotejar que los importes de los tickets coinciden con los que han anotado los trabajadores.

¿Sabes que Okticket puede hacer todo ese trabajo por ti? Nuestra solución de gestión de gastos de viaje automatiza todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión y la aprobación.

El funcionamiento es muy ágil e intuitivo.

1. El empleado en movilidad saca una foto del ticket o factura.
2. El OCR (sistema de reconocimiento de caracteres) extrae la información del justificante y la digitaliza.
3. La aplicación genera una hoja de gastos y envía el informe a revisión.
4. La persona que tenga el rol de administrador puede validar los gastos en tiempo real, desde cualquier ubicación.
5. Como Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Además, Okticket cuenta con conectores bidireccionales homologados para los principales ERP del mercado. De esta manera, puedes integrar la herramienta con tu sistema de contabilidad.

¿QUÉ ERP UTILIZAS? DESCÁRGATE LA GUÍA

También tienes disponible un módulo de conciliación de tarjetas. En cuestión de segundos podrás comprobar que los movimientos de las tarjetas corporativas se ajustan a los de los tickets que se han ido subiendo a la aplicación.

Todo ello minimiza el riesgo de errores, tanto por parte de los trabajadores como del departamento de contabilidad. También se reducen los riesgos de sufrir fraude interno.

Los beneficios de una gestión eficaz de dietas y kilometraje

Como ves, el retorno de la inversión es muy rápido. A cambio, los beneficios para la compañía son numerosos:

• Ahorro en tiempo del personal.
• Ahorro directo: detección del fraude interno, papel o mensajería, por ejemplo.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Integración de sistemas.
• Mejora del ambiente laboral: los empleados en movilidad y el personal del departamento de administración se libran del engorroso proceso manual de reportar y revisar notas de gastos.
• Higiene: ante una situación como la actual, las herramientas digitales como Okticket contribuyen al distanciamiento social (los trabajadores no tienen que pasar por la oficina solo para llevar las notas de gastos, por ejemplo). Además, evita que tengas que tocar papeles continuamente.
• Sostenibilidad: como ya no tendrás que utilizar tanto papel, estarás contribuyendo al cuidado del medio ambiente. No te olvides de que hoy en día los clientes demandan empresas sostenibles.
• Eficacia: ya sabes que una empresa más efectiva es más competitiva.