Sobre el papel era factible, pero en la práctica se volvía imposible. Ahora, el Tribunal Supremo ha dejado la puerta abierta para que Hacienda admita la deducción de los gastos comida y los gastos destinados a relaciones públicas sin que las empresas tengan que justificar que se han obtenido ingresos.

Para entender el motivo de este cambio hay que remitirse a la sentencia 458/2021, de 30 de marzo de 2021. En ella, el Supremo ha fijado doctrina en cuanto a qué gastos son considerados deducibles y no deducibles por considerarse “donativo o liberalidad”.

De las interpretaciones efectuadas por los expertos se desprende que el órgano judicial se ha posicionado en contra de los criterios por los que se estaba rigiendo Hacienda.

Hasta ahora, los gastos que no tuvieran una correlación directa e inmediata con un ingreso empresarial eran entendidos por Hacienda como una “liberalidad”.

Para poder justificar la deducción, era necesario presentar una factura que reflejase que se había producido un ingreso tras haber efectuado la invitación o hecho el regalo.

Esto ha cambiado. En el fallo puede leerse claramente que los gastos serán deducibles cuando estén correlacionados con la actividad empresarial y estén dirigidos “a mejorar el resultado empresarial, directa o indirectamente, de presente o de futuro, siempre que no tengan como destinatarios a socios o partícipes”.

¿Qué gastos son deducibles?

Desde que la sentencia se ha hecho pública, se han sucedido las interpretaciones efectuadas por organizaciones empresariales y asesores fiscales. “Los autónomos y el resto de sociedades mercantiles no pueden deducirse los gastos que realizan a título gratuito y sin obtener ninguna contraprestación. Pero sí aquellos gastos enfocados a agasajar a los proveedores o mantener la clientela, en tanto que están enfocados y relacionados directa o indirectamente con la actividad económica, explican en el último Observatorio Jurídico de la plataforma online Declarando.

Al mismo tiempo, recuerdan que la normativa pone un límite a la cantidad que pude deducirse por gastos de representación. Actualmente el máximo está fijado en el 1% de la facturación del negocio.

En declaraciones recogidas por el portal Autónomos y emprendedor.es, la organización va más allá al afirmar que ya es posible “deducirse cualquier gasto derivado de comidas, cenas o incluso regalos, a clientes o proveedores sin necesidad de que esa acción de atención tenga que derivar en un ingreso para el negocio justificado".

Cómo justificar la deducción de los gastos de comida

Lo que no especifica la sentencia es la forma de proceder para justificar estos gastos. Sí se deduce que, en caso de inspección, lo que tiene que hacer el autónomo es demostrar que la invitación la ha recibido un colaborador o un potencial cliente.

Un correo electrónico informando de la invitación, un mensaje de WhatsApp o la inclusión del nombre del invitado en la lista de clientes, por ejemplo, debería ser suficiente.

No obstante, es aconsejable pagar con tarjeta y pedir el ticket para que sirva como justificante en caso de inspección. Una forma muy rápida y sencilla para guardarlo es utilizar soluciones de digitalización de gastos. Como Okticket que, además, tiene la ventaja de contar con el motor de reconocimiento más rápido del mercado y se integra con los principales ERP del mercado.

Este fallo supone un paso adelante, pero todavía quedan otros costes cuya deducción es complicada. Se consideran gastos de difícil justificación el del teléfono móvil, la ropa de trabajo (que no se compre en una tienda especializada), los del coche (gasolina, peajes, reparaciones, aparcamiento, etc.) o los suministros cuando se teletrabaja. Son necesarios para poder llevar a cabo la actividad profesional, pero las trabas para deducirlos siguen estando ahí.

Poco a poco estamos viendo cómo los eventos, ferias y congresos vuelven a ser presenciales. También vemos cómo va creciendo la lista de las ciudades que se promocionan como destino ideal para los viajes de negocios y el turismo MICE.

De momento, la recuperación está siendo tímida, pero se espera que despegue a corto plazo. La Alianza Estratégica de Convention Bureaux Nacionales de Europa apunta a 2022 en el informe “El impacto del coronavirus en el sector de convenciones europeo”, recientemente publicado.

Según se desprende de este estudio, primero entrarán con fuerza los eventos corporativos de ámbito doméstico. Para alcanzar los niveles previos a la pandemia en todo tipo de encuentros, tanto nacionales como internacionales, habrá que esperar hasta 2023. Todo ello teniendo en cuenta que no vuelvan a aplicarse restricciones.

En cuanto al gasto, se prevé que en 2022 alcance los 61 billones de euros a nivel europeo, 43 billones más que este año.

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Las claves de la reactivación del turismo MICE

Las Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) apuntan a los tests y a las vacunas como claves para la vuelta a la presencialidad. Su anuario 2021, recién publicado, recoge tres hitos que han marcado el sector durante los últimos meses: resiliencia, digitalización y sostenibilidad.

Por sectores, los que más rápido están retomando los eventos presenciales son: Farma, TIC, alimentación y bebidas y automoción.

Tendencias en el sector de eventos

Al igual que ha ocurrido en la mayoría de los sectores, el turismo de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones también ha tenido que adaptarse a las circunstancias. Las tendencias actuales apuntan en las siguientes direcciones:

• Conferencias en formato audio, sin vídeo ni imágenes. Tal es el hartazgo que tenemos de las videoconferencias y de los eventos online, que los organizadores de este tipo de encuentros están apostando por las audio conferencias. La ventaja de  estos contenidos es que los asistentes no necesitan estar conectados todo el tiempo que duran las sesiones. Pueden llevarlos consigo y moverse mientras los escuchan.

• Bebidas sin alcohol. Aparte de las obligadas medidas anticovid, en los eventos de negocios se han restringido las bebidas alcohólicas para que los asistentes no se relajen en el cumplimiento de las normas.

• Eventos con propósito, que reflejen el compromiso medioambiental y social de las marcas. Esto implica desde la eliminación del plástico de un solo uso hasta la captación de fondos para llevar a cabo proyectos solidarios.

• Eventos personalizados. Del mismo modo que se tiende a la organización de encuentros más pequeños, se busca que estos estén segmentados para poder ofrecer una experiencia a la medida de cada asistente.

• Reuniones colaborativas. Las presentaciones en Power Point van dejando paso a reuniones en las que se combinan las charlas de los ponentes con el trabajo en grupo.

• Eventos híbridos. Los encuentros se celebran de forma presencial, pero también es posible conectarse en streaming. La Alianza Estratégica de Convention Bureaux Nacionales de Europa calcula que un 30% de las reuniones, congresos y exposiciones continuarán con esta fórmula a largo plazo.

Top destinos MICE

¿Dónde se van a celebrar la mayoría de eventos? Todo parece apuntar a que los principales destinos MICE no variarán mucho con respecto a los últimos años.

Si tenemos en cuenta las candidaturas a los premios World Mice Awards 2021, los mejores destinos europeos son (por orden alfabético): Atenas, Berlín, Estambul, Lisboa, Londres, Madrid (ganadora en 2020), Milán, París y Viena.

En América del Norte, las ciudades que optan al galardón son estas: Chicago, Dallas, Las Vegas (ganadora en 2020), Los Ángeles, Nueva Orleans, Nueva York, San Francisco, Toronto y Vancouver.

Puedes ver el resto de nominados en las diferentes categorías aquí. Los ganadores se conocerán el próximo 1 de noviembre de 2021.

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¿Todavía sigues metiendo a mano en el ERP de tu empresa los datos de las notas de gastos? Esta tarea es fundamental para que el departamento financiero pueda llevar a cabo la contabilidad, pero hacerla manualmente supone perder tiempo y exponerse a cometer errores.

En cambio, si integras el programa de gestión de gastos con el sistema contable el proceso será mucho más ágil. Los conectores de Okticket, sin ir más lejos, ofrecen integración bidireccional con los ERP más potentes del mercado: Sage200, Sage X3, SAP Business One, SAP R3, Microsoft Dymanics, Microsoft AX, ODOO y Solmicro, entre otros.

Integración de sistemas: ¿Qué ventajas ofrece? 

Las funcionalidades pueden variar de un conector a otro, pero las ventajas para el departamento financiero son innegables. Vamos a tomar como referencia la integración de Okticket para enumerar las más destacadas:

• Podrás sincronizar todos los gastos registrados en Okticket con tu sistema contable e importarlos a tu ERP de forma ágil y sencilla.
• Los conectores son bidireccionales y evolutivos.
• Están homologados para los principales ERP del mercado (contamos con integraciones de los partners más importantes).
• La sincronización es automática y se realiza en cuestión de minutos.
• Son personalizables y parametrizables, en función de las necesidades de cada cliente.
• Se integran con los asientos contables teniendo en cuenta el plan contable de la empresa.
• Los datos pueden extraerse en tiempo real.
• Los conectores de Okticket evolucionan con los ERP y soportan todas sus actualizaciones.
• La información está segura.
• Como las herramientas de gestión van a estar conectadas, el departamento de administración ahorra tiempo y, con ello, se optimizan los recursos. Por tanto, la empresa ganará en competitividad.
• Estarás dando un nuevo paso para la transformación digital de tu empresa.

Descárgate gratis la guía del conector de Okticket con tu ERP

Consejos para integrar de forma correcta

Hasta ahora nos hemos centrado en hablar de las ventajas de la integración con el sistema contable. No obstante, existen integraciones para prácticamente todas las aplicaciones que utilizan las compañías, desde las de mejora de productividad hasta las de gestión de Recursos Humanos.

¿Necesitas integrar los sistemas de Business Intelligence? Okticket también permite acceder al modelo de datos de manera sencilla y eficaz.

Sea cual sea la integración de sistemas que necesites, es importante que sepas cómo hacerlo correctamente. Antes de empezar sería bueno que comprobaras que las herramientas de gestión que la empresa tiene implantadas son sólidas. Los equipos, por su parte, tienen que poder soportar la gran cantidad de datos que van a procesar cuando se lleve a cabo la integración.

Pongamos que todo funciona. Lo ideal es que la integración se lleva a cabo paso a paso:

1. La dirección tiene que nombrar a una persona responsable de coordinar la integración y dotarla de recursos económicos, técnicos y humanos.
2. Esta persona será la encargada de informar a los directores de los departamentos implicados de los plazos de implantación y de los sistemas que se van a integrar.
3. El director de área será quien avise a sus subordinados y les explique el procedimiento.
4. Definir los procesos a integrar. Se entiende que, si los procesos son eficaces, la empresa también lo será.
5. Elegir las herramientas de integración que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Estas tienen que ser fáciles de implementar, de configurar y de usar, además de personalizables. Para conocer sus funcionalidades, lo ideal es solicitar una demo gratuita.

Estos últimos meses han sacudido la forma de trabajar en todos los departamentos de las empresas, especialmente en el de Recursos Humanos. Si el 2020 supuso un reto para adaptar los equipos técnicos y humanos al teletrabajo, las tendencias de RRHH más actuales pasan por la digitalización de la mayoría de los procesos.

Desde la captación de talento hasta la búsqueda de herramientas que contribuyan al bienestar laboral de la plantilla, la transformación digital está a la orden del día en la gestión de personas.

"Technology and people at work: Reshaping", un reciente informe de Top Employers, apunta a una decena de tendencias de RRHH:

1.Tecnología para detectar nuevos perfiles

La búsqueda de personal para cubrir vacantes está cambiando. Las ofertas de empleo en Redes Sociales y páginas especializadas están dando paso a la utilización de la Inteligencia Artificial y de algoritmos para detectar a los candidatos más adecuados para cada puesto.

Incluso se está empezando a echar mano de los chatbots para las fases iniciales de los procesos de selección.

2.Onboarding digital

El proceso de bienvenida a los nuevos empleados también se está digitalizando. Realidad virtual, eventos online, plataformas virtuales de onboarding… Las incorporaciones ya no son como las conocemos.

Volvemos a hablar de la importancia de la IA para analizar, predecir y diagnosticar el comportamiento de los trabajadores.

3.Metodologías integrales para la gestión del cambio

Las empresas que quieran sobrevivir tienen que innovar. Por eso se hace imprescindible la puesta en marcha de planes que plasmen diferentes escenarios en función de los posibles cambios que puedan afectar a cada departamento.

4.Redes sociales internas

Colaboración y comunicación. Los departamentos tienen que trabajar juntos y necesitan herramientas tecnológicas que favorezcan la cooperación. Las redes sociales internas, por ejemplo, sirven como plataforma de comunicación interactiva.

5.Mapeo digital de los puntos de contacto de los trabajadores

Siempre es conveniente que Recursos Humanos esté al día de las necesidades de los trabajadores. Cuando un proceso no funciona, tiene que mejorarlo. Esta experiencia de los usuarios se lleva a cabo realizando mapeos digitales del recorrido de los trabajadores por la compañía.

6.Inversión en formación de la plantilla

Además de apostar por el reciclaje de los trabajadores para mejorar sus competencias (upskilling), corresponde al departamento de Recursos Humanos dotar a cada área de las soluciones tecnológicas más adecuadas y enseñar a la plantilla a utilizarlas (reskilling).

7.Iniciativas orientadas al bienestar laboral

El bienestar laboral de la plantilla revierte en su bienestar personal, y viceversa. Los últimos meses han puesto a prueba el equilibrio emocional de muchas personas, y las compañías están poniendo en marcha iniciativas para fortalecer su salud mental: programas de gestión del estrés o sesiones de mindfulness, entre otros.

Las herramientas digitales bien elegidas también ayudan a reducir la carga de trabajo y a ponerse al día en nuevas tendencias como el Smart Working.

8.Colaboración estrecha entre RRHH y Marketing

Ya hemos mencionado los fundamental que resulta hoy en día la colaboración entre los diferentes equipos de trabajo. Pero si hay dos áreas que tienen que trabajar codo con codo para mejorar la comunicación con los empleados son las de RRHH y Marketing.

La utilización de herramientas digitales para lanzar encuestas de satisfacción a la plantilla está siendo cada vez más frecuente. Para ello ya se emplean herramientas de Big Data que detectan patrones de comportamiento y anticipan las necesidades de los empleados.

9.Programas para garantizar la desconexión digital

Con la llegada de la pandemia se hizo inevitable implantar el teletrabajo. Posteriores encuestas revelaron que una de las desventajas de este sistema es la dificultad para desconectar digitalmente.

Pues bien, un 30% de las compañías entrevistadas por Top Employers asegura que está poniendo en marcha programas para limitar los horarios en los que se pueden enviar mails de trabajo o programar reuniones.

10.Consolidación de un modelo de trabajo híbrido

Llevamos meses oyendo hablar de esta tendencia, pero todo parece apuntar a que en 2021 seguirá combinándose el trabajo en remoto con el presencial. Corresponde a RRHH dotar a cada trabajador de la flexibilidad que le permita gestionar su jornada laboral como más le convenga.

Principales tendencias de RRHH post Covid

Además de los procesos que recoge el citado estudio, hay otra serie de novedades que aparecieron a raíz del confinamiento y que se han afianzado este año.

En un principio fueron soluciones pensadas para mantener a las empresas a flote, pero después han demostrado ser un valor añadido que contribuye a mejorar el engagement de la plantilla.

Estas son otras de las tendencias en RRHH que han llegado para quedarse:

• Entornos de trabajo cloud para gestionar en remoto desde las nóminas hasta las vacaciones.
• Administración de equipos de forma virtual
• Mejora de la experiencia de empleado, lo que contribuye a la mejora de la productividad y a la retención del talento.
• Empleo del Big Data para mejorar la gestión de empleados
• “Trabajo líquido”. Este término de reciente acuñación hace referencia a la necesidad de utilizar distintos recursos e ir adaptándolos conforme vayan cambiando las necesidades de las empresas. De ahí que se denominen como “líquidas” a las compañías que, pese a las circunstancias actuales, han sabido evolucionar gracias a la digitalización y la flexibilización.
• Automatización de tareas repetitivas. Este punto enlaza con el anterior. La agilización de los flujos de trabajo, así como la mejora de la eficiencia y de la productividad pasan por la transformación digital. ¿En tu empresa todavía gestionáis las notas de gastos a mano? El proceso se reduciría a la mínima expresión con la implantación de una herramienta de digitalización de gastos de viaje. Con Okticket el ahorro de tiempo es del 70% con respecto a la tarea manual.

Después de ver las últimas tendencias de RRHH queda claro que la gestión ideal de personas implica la utilización de soluciones tecnológicas.

Con más de 50 años de trayectoria, BASF es una de las principales compañías químicas de nuestro país. Hoy cuenta con más de 2.000 colaboradores distribuidos por los diferentes centros de trabajo de España, muchos de los cuales tienen que desplazarse continuamente.

Debido a esta casuística, era necesario automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje, y Okticket fue la herramienta elegida para llevar a cabo la digitalización. La experiencia de usuario fue uno de los motivos de peso para decantarse por nuestra solución.

“Ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos”

Llegado el momento de la implantación, el proceso fue “súper sencillo”, en palabras de Aitor Rovira, del departamento de IT de BASF. “La comunicación con el equipo siempre fue muy fluida, nos ayudaron aportando una serie de ideas para mantener los procesos corporativos que no podíamos modificar”, asegura.

Okticket: ahorro de tiempo, de espacio y de costes

La aceptación por parte del equipo también fue muy buena. Xavier Ribera, Director de Comunicación de BASF en España y Portugal, explica que Okticket ha cambiado su manera de afrontar la gestión de gastos en el día a día. Gracias a nuestra plataforma, han dejado atrás “un proceso que requería muchísimas horas”.

Antes de implantar Okticket, los trabajadores hacían una liquidación cada mes o cada dos meses, con la pérdida de tiempo que supone el recopilar los tickets y rellenar a mano las notas de gastos. Ahora, dice, “ha mejorado sustancialmente nuestro día a día en la gestión de gastos”.

Desde Administración comparten esta opinión. Marta Domingo, del departamento de Finanzas de BASF, va más allá al asegurar lo siguiente: “Gracias a Okticket, realmente estamos imputando estos gastos a las cuentas contables correctas, tenemos la posibilidad de recuperar el IVA y además nos ahorramos un montón de espacio físico en el archivo gracias a digitalizarlo”, explica

El resultado de todo esto: “1.200 usuarios que están encantados de poder utilizar Okticket”

En el siguiente vídeo puedes ver la OkExperience de BASF.

Pregunta tipo test. Las hojas de gastos son:

A. Un documento que sirve para gestionar los gastos de viaje de tus empleados.

B. Una herramienta que aporta información actualizada que facilita la toma de decisiones estratégicas.

C. Un mecanismo que puede ayudar a que tu empresa ahorre dinero.

D. Las tres respuestas anteriores son correctas.

Y la respuesta correcta es… ¡La D! Sí, estás leyendo bien. Cuando las hojas de gastos se analizan con detenimiento es posible sacar información valiosa, más allá de cuánto dinero gastan los empleados en movilidad en dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.

4 oportunidades de ahorro que ofrecen las notas de gastos

Este documento permite detectar un montón de oportunidades de ahorro. Algunas, incluso, comienzan antes de salir de viaje.

1. Consigues tarifas más baratas

¿Tienes controladas las pautas de los trabajadores en movilidad? Si estuvieras controlando las hojas de gastos podrías ver, por ejemplo, el dinero que estás pagando de más por el simple hecho de que los empleados reserven los viajes de negocios a última hora.

Una forma de ahorrar dinero es establecer unos plazos máximos para realizar la reserva de hoteles y comprar billetes de avión. Es cierto que en estos momentos es complicado saber si el viaje va a ser posible o no, pero por eso es importante que te asegures de que vas a poder cancelar los viajes contratados sin pagar por ello. 

Del mismo modo, te darías cuenta de que probablemente haya patrones que se repitan. Normalmente los trabajadores nómadas suelen quedarse en las mismas cadenas de hoteles. Incluso acuden a las mismas empresas de alquiler de coches y comen en los mismos restaurantes cuando visitan las mismas ciudades con frecuencia.

Al tener esta información identificada, puedes tratar de negociar tarifas corporativas con los proveedores.

2. Puedes reducir las comisiones y precios de los productos y servicios contratados

¿Alguna vez te has parado a mirar si las líneas de móviles de tus empleados en movilidad permiten el uso de datos en el extranjero sin un sobrecoste (en los países de la UE, Islandia, Liechtenstein o Noruega, el precio es el mismo que en España)?

¿Los empleados disponen de tarjeta de empresa? En los extractos bancarios puedes comprobar las comisiones que te han metido por pagar en el extranjero, por sacar dinero en un cajero y por cambio de divisa. Una vez dispongas de esta información, podrás buscar una alternativa más económica.

3. Minimizas el riesgo de fraude interno

Entre tantos tickets de gasolina, de peajes, de restaurantes y de hoteles es fácil que se cuele alguno que no cumple con la política de gastos de viaje de la empresa. O que incluya un pago no reembolsable (la compra de un artículo personal, una multa de aparcamiento, etc.).

El fraude interno puede ser de varios tipos, y si tus trabajadores saben que no vas a analizar las hojas de gastos pueden tratar de colártela. Al final, estarás perdiendo miles de euros. Una media de 8.300 dólares al mes (unos 7.000 euros) según un estudio publicado en su día por la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)

4. Aprovechas las ventajas fiscales

Muchos de los gastos de viaje y de representación son deducibles tanto en el Impuesto de Sociedades como en la declaración del IVA. Pero para ello tienes que conocer los requisitos y solicitarlo a tiempo.

Deducciones en el Impuesto de Sociedades

Como ya sabes, los gastos de representación son deducibles si cumplen lo establecido en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Es decir, si son necesarios para la actividad empresarial y para generar ingresos.

Se incluyen, entre otros: los gastos derivados de las estancias de clientes en hoteles; las invitaciones en restaurantes para captar un cliente o cerrar un negocio, las entradas a espectáculos deportivos, de ocio o culturales; las inscripciones en conferencias, talleres o similares; los regalos de empresa con un precio razonable.

Además, el importe anual no puede superar el 1% del importe neto de la cifra de negocios.

Por eso es muy importante verificar que estos conceptos han sido incluidos por los trabajadores como gastos de representación junto con sus respectivos justificantes. Al realizar esta tarea muchas empresas se han dado cuenta de que sus trabajadores habían tratado de colar tickets no reembolsables.

Si sumas todo el dinero que habrías pagado de más por no haber analizado las notas de gastos, el ahorro es considerable.

También tendrás la oportunidad de detectar si hay algún gasto cuyo importe sea muy elevado y establecer un umbral máximo.

Devolución del IVA

En cuanto al IVA, el de los gastos de representación puedes recuperarlo, pero solo si cumplen con lo establecido por la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido. Como ya hemos comentado en artículos anteriores, deben cumplir una serie de condiciones:

• Estar vinculados a la actividad económica
• Tenerlos registrado en los libros contables
• Estar debidamente justificados
• Aportar las facturas originales completas (numeración, fecha, lugar de emisión, importe, concepto, datos fiscales del emisor y del receptor, descripción completa, base imponible, tipo impositivo aplicado, cuota repercutida y moneda en la que se paga).

Mucho ojo con esto, puesto que se calcula que cuatro de cada diez gastos pasados por los empleados no cumplen con los requisitos para solicitar la devolución del IVA.

También resulta curioso ver estadísticas que apuntan a que la mitad del IVA susceptible de devolución no se reclama. Solo en Europa, las pérdidas sobrepasan los 20.000 millones de euros al año

La importancia de digitalizar los gastos de viaje

¿No dispones de tiempo o de personal suficiente como para analizar las hojas de gastos de forma periódica? Las soluciones para digitalizar gastos de viaje facilitan enormemente esa labor.

Con Okticket, los trabajadores ahorran aproximadamente el 70% del tiempo que dedican a gestionar los gastos de viaje de forma manual. Y eso por no hablar de la reducción de los errores que cuestan dinero.

Además, como está homologada por Hacienda, los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel. Así los tendrás siempre a mano, pero en un entorno cloud seguro.

En lo referente al fraude interno, puedes configurar alertas (bloqueantes o informativas) para que te llegue una notificación cuando un empleado trate de subir un ticket similar o duplicado, uno fechado en un día no laborable, un gasto antiguo o uno cuyo importe exceda los umbrales de gasto establecidos.

Establecer umbrales de gasto por tipo de gasto y usuario (o grupos de usuarios) y fijar los gastos no reembolsables conforme a la política de viajes son otras funcionalidades que te permitirán ahorrar dinero.