De estadísticas basadas en datos pasados a información en tiempo real. De simples informes de gastos y ventas a analíticas avanzadas que ayudan a tomar decisiones estratégicas. De reacción a acción... La gestión de gastos es mucho más eficiente cuando se aplican herramientas de Business Intelligence.

Peter Luhn, conocido como el padre de la Inteligencia de Negocio, ya la definía a finales de los 50 como “la habilidad de comprender las interrelaciones de los hechos presentados de tal manera que guíen las acciones hacia una meta deseada”.

Hoy podemos añadir que es la solución perfecta para que las empresas detecten nuevas oportunidades de negocio, elaboren un forecast o subsanen errores a tiempo y se anticipen a posibles cambios, tendencias o imprevistos.

Las mejores herramientas de BI para la gestión de gastos

Todo ello es posible gracias a una serie de herramientas que evolucionan cada día. En el mercado hay una amplia variedad. Elegir una u otra depende del presupuesto, del sector o de las necesidades de cada compañía.

Unas están más orientadas a la gestión de datos, otras al reporting… Incluso existen data discovery applications que permiten realizar un análisis predictivo de cara a hacer proyecciones de futuro. 

¿Cuáles son las mejores herramientas de Business Intelligence? QlikView, Power BI, Tableau, Microsoft Dynamics, IBM Cognos Analytics, SAP business intelligence, Oracle Business Intelligence, Sisense, Gooddata, Clear Analytics, Geckoboard o Style Intelligence son algunas de las más utilizadas.

A la hora de elegir un software de gestión de gastos de empresa, lo ideal es escoger uno que se integre con alguna de esas herramientas. En Okticket, además de integrarnos de forma rápida, bidireccional y evolutiva con los principales ERP y softwares de gestión del mercado, nos integramos con los sistemas de BI Qlik View y Power BI.

Aplicaciones del Business Intelligence en las empresas 

La mejor forma de explicar las ventajas de la Inteligencia de Negocio es viendo las aplicaciones que puede tener en los diferentes tipos de empresas, sin importar el sector o el tamaño de estas. ¡Vamos con algunos ejemplos!

• Una compañía de telecomunicaciones puede saber si un cliente se va a dar de baja y enfocar sus estrategias para atraer a otros clientes nuevos.
• Los restaurantes pueden tener una visión clara de los productos que deben añadir y quitar del menú.
• Un banco puede identificar a los clientes más solventes para ofrecerles determinados productos.
• Las herramientas del BI permiten analizar de forma exhaustiva los históricos de ventas y el inventario de almacén. Optimizar el stock es muy importante en sectores como el Retail, donde no es fácil acertar con la cantidad almacenada, sobre todo si se trata de productos estacionales.
• También ayuda a analizar el perfil de los clientes (residencia, estado civil, edad, sexo, número de hijos, etc.) y conocer quiénes son más rentables para fidelizarlos. ¿Quieres saber a qué clientes puedes ofrecer una determinada promoción? Las herramientas de BI te permiten conocer cuestiones tales como qué marcas de colonia les gustan, qué tipo de alimentos suelen comprar o cuándo suelen adquirir ropa para los niños, por poner algunos ejemplos.
• Los departamentos de Recursos Humanos tienen en la inteligencia empresarial un recurso para gestionar las bonificaciones analizando su rendimiento real.

La importancia del BI para la gestión de gastos de viaje 

¿Tus empleados pasan gastos de viaje? Las herramientas de BI te ayudarán a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios. De esta forma, sabrás en qué categorías se realizan más gastos (kilometraje, gasolina, dietas, alojamiento…) y podrás preparar una estrategia para optimizar el presupuesto.

También puedes ir más allá. Imagínate que tienes varios trabajadores que se desplazan por carretera. Gracias a las herramientas de Business Intelligence, puedes calcular la ruta más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.

Ventajas de la Inteligencia de Negocio 

Como estamos viendo, una de las principales ventajas del Business Intelligence es aumentar la rentabilidad de las organizaciones. Esto es posible gracias a las utilidades que ofrece. ¿Qué puedes hacer?

• Analizar, gestionar y medir los datos relacionados con tu empresa. También desde el móvil, para que tengas acceso en tiempo real.
• Acceder a la información de forma ordenada y visual, ya que puedes obtener estadísticas completas y gráficas de ventas de forma automatizada.
• Obtener una visión global de toda la compañía. Ya no necesitarás ir área por área para elaborar informes y hacer comparativas.
• La información queda guardada en la nube, en un entorno protegido pero accesible para que puedas consultarla siempre que lo necesites. Si necesitas analizarla con más calma, siempre puedes hacer una exportación del histórico de documentos.
• ¿Has notado que se han producido desviaciones presupuestarias? También puedes implantar un Balance Scorecard para detectar las causas y atajarlas.

En resumen, el Business Intelligence aplicado a la gestión de gastos permite realizar un seguimiento de los objetivos, identificar las áreas que no están consiguiendo los resultados esperados, hacer proyecciones de futuro basadas en información fiable y anticiparse a los problemas para poder solucionarlos antes de que sea tarde.

La gestión de los viajes de negocio no finaliza con la vuelta del trabajador desplazado. Una vez en casa, queda tramitar las notas de gastos. Reporte, supervisión, aprobación, reembolso… La validación de gastos de viaje es un proceso que exige una importante inversión de tiempo por parte de todo el personal implicado.

Si se suman todas esas horas “perdidas”, el coste para la empresa es considerable. Lo peor es que se trata de un problema recurrente al que hay que hacer frente en cada viaje de cada empleado y que muchas veces acaba en conflictos internos.

Automatizar la validación de gastos de viaje

De ahí que una de las primeras acciones que deberían llevar a cabo los CFO de las compañías es aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas de automatización de gastos de empresa. Con Okticket, puedes ahorrarte hasta un 80% del tiempo con respecto a la gestión manual.

Por una parte, la solución cuenta con el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer la información de tickets y facturas al instante. Además, los viajeros solo tienen que hacer una foto al ticket y enviar la hoja de gastos a revisión. Con ello, se evitan el tener que rellenar a mano las notas de gastos y grapar los justificantes de pago acumulados.

Por lo que respecta al departamento de administración, el hecho de tener la información ordenada y de acceder a ella en el momento es una gran mejora. Si a eso se une la posibilidad de integrar la app con el software de contabilidad de la empresa y de conciliar los movimientos de las tarjetas de empresa, el ahorro de tiempo sigue aumentando.

Esas horas que tu equipo dedica a esta tarea, puede invertirlas en otros procesos de más valor, que realmente repercutan en beneficios para la empresa. ¿Todavía crees que se trata de una inversión que vas a tardar mucho tiempo en amortizar? Te invitamos a que pruebes la app y verás cómo vas a obtener un ROI positivo mucho antes de lo que piensas.

A este ahorro de costes que se consigue gracias a la validación de gastos de viaje automática hay que sumar las ventajas añadidas que ofrece. Entre otros: la reducción de fraudes y errores, el almacenamiento en la nube, el control de la política de gastos de viaje o la obtención de información muy valiosa que ofrece el análisis inteligente de los datos.

10 medidas efectivas en la gestión de gastos

Más medidas efectivas para que la aprobación de los gastos sea lo más eficiente posible:

1. Hacer una previsión de los costes. Si cuentas con herramientas digitales, puedes saber cuánto dinero cuesta de media cada tipo de viaje.
2. Delegar funciones, muy útil cuando la persona responsable está enferma o coge vacaciones.
3. Definir una forma concreta para justificar los gastos. De esta forma, evitarás una sobrecarga de datos. Los campos básicos de una hoja de gastos son: Nombre del proveedor, concepto del gasto, importe y fecha. También puedes añadir algún campo adicional para obtener más información. Las categorías y los centros de costes asignados a cada gasto son muy útiles.
4. Establecer un Workflow de aprobación con los niveles por los que debe pasar el gasto antes de su aprobación. Este flujo puede variar en función de la categoría del empleado o de los proyectos.
5. Fijar límites por usuario, por categoría (alojamiento, comida, transporte…) o por destino.
6. Dejar bien claro cuáles son los gastos no reembolsables. Estos dos últimos puntos recuerdan, una vez más, la importancia de contar con una política de gastos de viaje.
7. Mantener informados a los trabajadores desplazados sobre el estado en el que se encuentran sus notas de gastos.
8. Las esperas por los reembolsos suelen inquietar a los trabajadores que han tenido que adelantar dinero. Por eso es conveniente establecer un periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones y respetarlo.
9. Realizar auditorías periódicas que identifiquen posibles anomalías.
10. Si vas a utilizar herramientas digitales, asegúrate de que están homologadas por la Agencia Tributaria.

Han pasado dos años y medio desde que se aprobó en el Consejo de Ministros y siete meses desde que entró en el Congreso. El pasado día 25 de mayo, la Cámara Baja aprobaba finalmente el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal.

Todavía queda su paso por el Senado para concluir la tramitación parlamentaria y que se ponga en marcha, pero las consecuencias ya están claras. ¿Qué implicaciones tiene para las empresas esta norma? Veamos las principales medidas adoptadas.

Los pagos en efectivo, limitados a 1.000 euros

Uno de los acuerdos más sonados y que han causado mayor malestar entre los pequeños comerciantes es la limitación del pago en efectivo a un máximo de 1.000 euros. Esta restricción no afecta a la compra-venta entre particulares, pero sí cuando estos adquieren un bien o servicio a una empresa o profesional.

¿Tienes empleados que van a salir de viaje de negocios y la factura del hotel va a superar esa cantidad? Lo más conveniente es que utilicen una tarjeta de empresa, o cualquier otro medio de pago diferente al dinero en metálico.

Cobertura legal para las inspecciones sorpresa de Hacienda

También han dado mucho de que hablar las inspecciones sorpresa de Hacienda. Entre las enmiendas incluidas, destaca la que permite a la Agencia Tributaria llevarlas a cabo, salvando así las reticencias de los tribunales.

En este punto hay que recordar que, a finales de 2020, el Supremo había sentenciado que Hacienda no podía registrar un domicilio o empresa sin haberlo notificado con antelación.

¿Cómo ha respondido el Gobierno? Introduciendo una enmienda que modifica la Ley General Tributaria en la que se refleja que la solicitud de la autorización judicial para el registro “deberá estar debidamente justificada y motivar la finalidad, necesidad y proporcionalidad de dicha entrada”.

Además, tanto la solicitud como la concesión de la autorización judicial podrán practicarse, “aun con carácter previo al inicio formal del correspondiente procedimiento”, si se especifican los conceptos y períodos que van a ser objeto de comprobación.

Por tanto, no es necesario avisar con antelación de la inspección, solo contar con autorización judicial para realizarla. También pueden llevarla a cabo si el contribuyente da su consentimiento.

Una medida eficaz para estar preparado ante una inspección es contar con un software de digitalización de gastos homologado por la Agencia Tributaria. Con Okticket puedes estar tranquilo en ese sentido. Cuando hayas sacado la foto a tu ticket o factura, puedes deshacerte del papel. En caso de inspección, serás tú quien dé acceso a la información digital al inspector.

Todas las medidas de la Ley contra el Fraude Fiscal

Otras de las medidas aprobadas por la Comisión de Hacienda del Congreso son las siguientes:

• La prohibición de amnistías fiscales.
• El endurecimiento del control sobre las Sicav (deben tener un mínimo de 100 socios con acciones por un valor de 2.500 euros o más).
• El establecimiento de un gravamen del 15% sobre el beneficio no distribuido de las Socimi.
• La rebaja del importe para aparecer como deudor de Hacienda desde el millón de euros hasta los 600.000 euros.
• El veto a los softwares de doble uso que se utilizan para falsear la contabilidad de las empresas y ocultar parte de la facturación.
• La obligación de declarar las inversiones en criptomonedas (tanto en España como de ciudadanos españoles en el extranjero).

Han sufrido un parón, pero volverán a relanzarse. Los viajes de negocios siguen siendo muy importantes para que las empresas adquieran un mayor posicionamiento competitivo. ¿Por qué? Por varias razones que vamos a explicar a lo largo de este artículo.

4 Beneficios de los viajes de empresa

1. Las relaciones sociales activan el cerebro

Aunque en ocasiones no lo parezca por nuestra forma de relacionarnos, las personas necesitamos el contacto social. No solo eso. Algunas investigaciones concluyen que podríamos aprovechar todavía más el potencial de nuestros cerebros si fuésemos más sociables (fuente: Universidad de UCLA).

En el caso concreto de los viajes de trabajo, al hacer negocios en persona se activa la parte social de la mente. Así es más fácil obtener beneficios.

2. El contacto facilita la comunicación

La comunicación fluye mejor y es más fácil hacerse entender cuando las personas se encuentran físicamente en el mismo espacio. Esta efectividad aumenta cuando se trata de contactar con interlocutores que se encuentran en otros países en los que la forma de hacer negocios es diferente.

6 interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar 200 correos

Hay que tener en cuenta que en una reunión virtual hay matices que se escapan. El trato es más impersonal, no se percibe bien el lenguaje no verbal y el tono de voz es diferente. Además, es más fácil que la persona que está al otro lado de la pantalla se distraiga.

¿Nunca has contestado a un correo electrónico o mirado un mensaje que te ha llegado al smartphone durante el transcurso de una videollamada? También puede ocurrir que se produzcan fallos técnicos que dificulten la conversación.

Pero no se trata solamente de vender tu producto o servicio. La asistencia a conferencias o eventos de networking es una gran oportunidad para ampliar la red de contactos. Puede, incluso, que conozcas a potenciales clientes.

3. El apretón de manos cierra más tratos

Las reuniones virtuales con los posibles clientes llevan años haciéndose y muchas empresas están optando por priorizar las videollamadas. Son más baratas que los viajes de negocios y más cómodas. Pero si quieres cerrar un trato y adelantarte a la competencia, tendrás más posibilidades si los visitas personalmente.

Solo el simple hecho de realizar el viaje ya hará que te diferencies. También es más sencillo ganarse la confianza de la otra persona. Y siempre puedes aprovechar para tratar asuntos off the record cuando la reunión formal acaba.

Esta afirmación no está hecha a la ligera. Hay estudios que la confirman. Por ejemplo, el informe "Ask in person: You're less persuasive than you think over email” (publicado en el Journal of Experimental Social Psychology). El estudio concluye que seis interacciones en persona tienen el mismo poder de persuasión que enviar un correo electrónico a 200 contactos.

Una posible explicación es que es más fácil rechazar una propuesta que nos hacen a través de un medio digital que cuando nos llega de una persona que tenemos enfrente. “Una solicitud cara a cara tiene un éxito 34 veces mayor que un correo electrónico”, puede leerse en otro estudio publicado en Harvard Business Review.

Este hecho cobra especial relevancia en países como China, en los que primero hay que ganarse la confianza de un cliente. Solo cuando está establecido ese vínculo es posible comenzar las negociaciones.

4. El retorno de la inversión es muy alto

A todo lo dicho hay que añadir un hecho constatado. Los viajes de negocios cuestan dinero, pero no se trata de un gasto, sino de una inversión. La United States Travel Association habla de que, por cada dólar invertido en viajes corporativos, se obtiene un retorno de entre 10 y 15 dólares.

Por tanto, el Business Travel no solo está reservado para las grandes compañías. También las pequeñas y medianas empresas deberían hacer un pequeño esfuerzo si quieren aumentar su cifra de negocio.

Simplifica la gestión de los gastos de viajes de negocios con Okticket

¿Te preocupa el control de los gastos? Las herramientas de automatización de gastos de viaje como Okticket facilitan el cumplimiento de la política de gastos empresarial. Puedes establecer flujos de aprobación, fijar umbrales de gasto por usuario o configurar alertas para evitar el fraude interno, por nombrar algunas funcionalidades.

Además, nos integramos con los principales ERP del mercado, sistemas de Recursos Humanos y agencias de viajes para empresas.

Otra forma de ahorrar costes y esfuerzos en los viajes de trabajo es optimizar los desplazamientos. Con solo ampliar unos días la estancia de los trabajadores en movilidad, estos pueden aprovechar para visitar a más clientes. Por una parte, no tendrán que volver, y por otra, tendrán más tiempo para realizar las visitas y no estarán tan agobiados.

Como ves, las ventajas de realizar viajes de negocios son numerosas. ¿Ya estás preparado para volver a hacer las maletas?

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La Fintech Española Okticket, especializada en la digitalización de gastos de viaje, ha cerrado una ronda de financiación de 700.000 euros. La ronda ha sido completada por Encomenda Smart Capital (Carlos Blanco y Oriol Juncosa) y Successful Ventures, y acompañada por la SRP.

Encomenda Smart Capital es el fondo early-seed más activo en España. Está co-fundado y liderado por Carlos Blanco y Oriol Juncosa. Actualmente cuenta con un portfolio de 33 participadas.

La red de Business Angels Successful Ventures, liderada por Fran Piera, Ot Vila y Dani Romy cuenta con más de cien inversores activos.

La SRP (Sociedad Regional de Promoción del Principado de Asturias) es una sociedad público-privada que ofrece financiación para pymes y emprendedores en Asturias desde 1984.

El objetivo de la ronda es acelerar el crecimiento de la empresa, aprovechando la experiencia y el impulso obtenido hasta la fecha, basado en una estrategia eficiente en capital.

SOBRE OKTICKET

Creada en octubre de 2017, Okticket ha experimentado un crecimiento significativo, logrando llegar al break even sin necesidad de rondas de inversión previas. En 2020, y a pesar de la influencia negativa que ha supuesto la pandemia sobre los viajes empresariales, la compañía ha seguido creciendo.

Desde su puesta en marcha, la plataforma ha ido captando cuota de mercado. Actualmente cuenta con más de 70.000 usuarios y más de 3.000 empresas, desde grandes compañías multinacionales a pymes.

“Este primer trimestre de 2021 hemos notado un claro aumento de la demanda. Muchas empresas están siendo inteligentes e incluso, las que aún no están viajando, quieren estar preparadas para cuando finalice el estado de alarma, apostando por digitalizar los procesos con herramientas como Okticket”, asegura Iván Rodríguez, CEO de Okticket.

TECNOLOGÍA PARA REVOLUCIONAR LA GESTIÓN DE GASTOS DE VIAJE

La solución Fintech brinda a las empresas una herramienta ágil y sencilla que les permite optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde la digitalización, hasta los procesos de validación, control e integración con el ERP de la empresa. Para ello cuenta con integraciones avanzadas bidireccionales con las principales herramientas de gestión del mercado.

Por su parte, los autónomos y micropymes con hasta 5 usuarios pueden usar la versión gratuita de la herramienta.

Okticket, además de una experiencia de usuario diferencial y de una funcionalidad completa, destaca por su tecnología. La startup asturiana ha desarrollado el motor de reconocimiento más potente del mercado, capaz de extraer los datos de los documentos en tiempo real, sin esperas para los usuarios.

Okticket está presente en España y Portugal y tiene pensado abordar otros mercados europeos a lo largo de 2021

Hacer viajes de trabajo de vez en cuando sirve para salir de la rutina, pero cuando los desplazamientos son frecuentes, acaban pasando factura a los trabajadores en movilidad.

Preparar y deshacer las maletas, estrés, acumulación de tareas, jornadas interminables, horas perdidas en aeropuertos, acostarse tarde y madrugar, jet lag, comer rápido y mal, notas de gastos que tienen que rellenar a mano cuando vuelven de viaje, cansancio acumulado, desconexión de lo que sucede en el día a día de la oficina, tensiones familiares… Los viajes corporativos llevan consigo una serie de inconvenientes que las empresas no suelen tener en cuenta.

Si no quieres que los empleados nómadas empiecen a perder interés por su trabajo, deberías empezar a plantearte implantar medidas que mejoren su experiencia de viaje. ¿Por dónde puedes empezar?

• Por planificar los desplazamientos con la suficiente antelación como para que a los trabajadores que van a viajar les dé tiempo a organizarse.
• Por acortar la duración de los viajes… O por alargar los días de estancia para aligerar su agenda diaria y que dispongan de algo de tiempo para el ocio. Incluso puedes estudiar la posibilidad de ofrecer días de descanso como compensación cuando los empleados vuelvan de viajes largos.
• Por ofrecer flexibilidad para que los trabajadores puedan alargar su estancia un par de días por si quieren disfrutar del Bleisure, una tendencia que consiste en unir negocio y ocio.
• Por reservar vuelos sin escalas. Si no es posible, trata de que los tiempos de espera en el aeropuerto no sean muy largos. También sería ideal que no contrates vuelos a horas intempestivas solo por ahorrarte algo de dinero.
• Por contratar programas de fidelización, como puede ser el priority pass que ofrecen algunas aerolíneas.
• Por coger hoteles cómodos, bien ubicados y con servicios diseñados para los business travelers (acceso a WiFi de alta velocidad, espacios habilitados para el trabajo en remoto, gimnasio, servicio de habitaciones 24 horas, un buen restaurante, llaves digitales para poder hacer el chek-in online o certificado de establecimiento seguro frente a la COVID-19, por poner algunos ejemplos).
• Por contratar seguros de viaje que cubra a los empleados en cualquier lugar en el que se encuentren.
• Por facilitar tarjetas corporativas para que los trabajadores que viajen con más frecuencia puedan ir abonando sus gastos y no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Al mismo tiempo, la empresa tiene acceso en el momento a todos los movimientos.
• Por tener coches de empresa disponibles para que puedan usar los empleados cuando tengan que desplazarse.

La transformación digital, clave para mejorar la experiencia de empleado

Las herramientas digitales que faciliten la vida a los viajeros de negocios no pueden faltar si quieres mejorar la experiencia de empleado. Para ello deben ser ágiles e intuitivas. Estas van desde softwares que permiten acceder a la información clave rápidamente hasta herramientas de análisis basadas en algoritmos de Inteligencia Artificial.

Son muy valoradas las soluciones que permiten digitalizar los gastos de viaje para no tener que rellenar a mano las hojas de gastos. Al implementar aplicaciones como Okticket, los equipos de ventas solo tienen que sacar una foto del justificante.

Una vez hayan comprobado que el OCR ha extraído la información correctamente, pasan el gasto a administración y se olvidan. Incluso pueden tirar el ticket, ya que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Esto quiere decir que los documentos digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Ahorran tiempo los viajeros de negocios y ahorran tiempo en el departamento de administración. Hasta un 70% con respecto a la gestión manual.

También puedes facilitar el acceso a herramientas online de autoreserva (Self Booking Tools) para que sean los propios trabajadores los que gestionen sus viajes. De esta forma, pueden escoger ellos mismos el hotel que les resulte más cómodo y el horario del vuelo.

Viajes de trabajo como motor de crecimiento

Todo lo dicho hasta ahora parece indicar que el hecho de implantar políticas orientadas a mejorar la experiencia en los viajes de trabajo solo aporta beneficios para los empleados. Pero no… Las empresas también tienen mucho que ganar.

Los responsables de Recursos Humanos no deben perder de vista que el bienestar de los viajeros de negocios influye muchísimo en su rendimiento. Cuando están relajados y descansados son mucho más productivos.

Si ven que la empresa se preocupa por ellos estarán más comprometidos con el proyecto. Irán a las reuniones con una mejor predisposición, serán más amables con los clientes y, como consecuencia, lograrán cerrar más negocios.

En lo referente a la digitalización de los gastos de viaje, si la plantilla ahorra tiempo, la compañía ahorra dinero. Solamente con evitar los errores que supone la gestión manual y con minimizar el riesgo de sufrir fraude interno (tickets pasados más de una vez, gastos efectuados en fines de semana y festivos, importes que exceden el límite establecido en la política de viajes, tickets antiguos, facturas por gastos no reembolsables, etc.) la inversión ya merece la pena.

Plataformas de gestión de viajes de empresa

Una posible solución para simplificar los viajes de negocios, ofrecer un valor añadido a los empleados y, al mismo, tiempo, optimizar los costes empresariales, puede ser contratar los servicios de un Travel Manager.

O mejor aún, implanta un software de gestión de viajes de trabajo. Como Vyootrip, la plataforma pionera en la digitalización de las agencias de viajes. ¿Quieres ahorrar tiempo y costes? Con esta solución tienes un control total sobre el gasto, pero los trabajadores en movilidad pueden realizar sus reservas de forma autónoma. Así, todos contentos.