Descubre cómo la integración de un OCR inteligente en tus procesos puede minimizar errores, prevenir el fraude y reducir drásticamente el tiempo dedicado a la gestión de notas de gastos.
Hacer más con menos, en un tiempo limitado y en un nuevo entorno marcado por los retos tecnológicos. Los nuevos horizontes estratégicos para los directores financieros.
Hacer más con menos, en un tiempo limitado y en un nuevo entorno marcado por los retos tecnológicos y la presión adicional de fomentar la cultura y el compromiso de una fuerza laboral en remoto. La encuesta “FTI Consulting CFO Survey Report 2021–2022” revela nuevos horizontes estratégicos para los directores financieros.
No es la primera vez que hablamos de que los CFO tienen una larga lista de responsabilidades que van más allá de las áreas tradicionales que deben liderar. Este hecho queda corroborado en la citada encuesta, de la que se desprende que hay tres tipos principales de directores financieros:
Sea cual sea su perfil, todos estos profesionales tienen que abordar nuevos retos. En 2022, los desafíos no serán pocos.
Entre los retos tecnológicos que están abordando las empresas destaca la implantación de soluciones cloud. Siete de cada diez encuestados asegura que su organización utiliza o está implementando soluciones de contabilidad en la nube, lo que conlleva el tener que implicarse en los planes para responder a posibles incidentes.
Pese a que la ciberseguridad está en el top de prioridades para los CFO, la mayoría no tiene muy claros cuáles son los riesgos a los que se enfrentan. Es más, un 63% reconoce haber tenido dificultades con las actualizaciones de seguridad de sus propios equipos.
Los modelos de trabajo híbrido por los que están apostando muchas compañías obliga a los directores financieros a redefinir los espacios de la oficina y a acelerar el uso de herramientas de automatización.
Los encuestados reconocen que no es fácil encontrar talento financiero. La alternativa es externalizar determinados servicios para facilitar la gestión del back office. Con el Outsourcing consiguen tres cosas: disponer de personal cuando lo necesiten, reducir costes y que el gasto en personal sea variable.
Las estrategias de sostenibilidad ya no son una opción. Los inversores las demandan, y los directores financieros se han encontrado con la necesidad de liderar iniciativas para avanzar en los objetivos ESG (engloba factores ambientales, sociales y de gobierno corporativo).
Para el 57,2% de los encuestados, avanzar en este campo es de “alta importancia”. Otro 18,9% califica la importancia como “crítica”.
En palabras de Bryan Armstrong, Senior Managing Director de FTI Consulting: “Los CFO que aborden los retos ESG los antes posible lograrán tener un negocio más sostenible, mejorar el reclutamiento y la retención del talento, atraer nuevos accionistas y aprovechar nuevas fuentes de capital”.
De los CFO se espera, además, que se conviertan en líderes comerciales estratégicos. Para ello es fundamental obtener información en tiempo real y realizar análisis predictivos que ayuden a tomar decisiones de negocio. Tarea difícil, si tenemos en cuenta que solo el 10% de los encuestados asegura estar abordando este rol con éxito.
Flexibilidad, buen ambiente laboral, beneficios sociales… Los planes de Retribución Flexible no pueden faltar en ninguna empresa.
El sueldo es importante, pero no determinante para atraer y retener talento. Hoy en día, los trabajadores tienen muy en cuenta cualquier aspecto que pueda mejorar su calidad de vida. Flexibilidad, buen ambiente laboral, beneficios sociales…
Es por ello que las organizaciones se están tomando muy en serio la posibilidad de implementar soluciones que contribuyan al bienestar laboral del equipo. Entre las más demandadas están los planes de Retribución Flexible. Y dentro de estos, las tarjetas restaurante para empresas.
¿Qué tienen estos productos que los hacen tan atractivos? Para dar respuesta a esta pregunta, lo mejor es empezar explicando qué es la Retribución Flexible.
Resumiendo, se trata de un sistema que permite a los trabajadores ahorrar cientos de euros de su salario neto anual sin que la empresa tenga que pagar nada por ello.
¿Cómo es posible? Simplemente, porque los servicios incluidos están exentos de IRPF. Estos son: tarjeta restaurante, ticket guardería, tarjeta transporte, seguro médico, cursos de formación y acciones/participaciones de la empresa.
¿Cómo funciona? Las empresas deciden qué servicios quieren ofrecer y los trabajadores eligen los que más se ajusten a sus necesidades. Dicha elección es voluntaria y no tiene que cumplir ningún requisito.
También deben establecer la cuantía que quieren destinar a cada uno, siempre teniendo en cuenta los límites fijados por la Administración y que el porcentaje máximo del salario bruto anual sujeto a exención del IRPF es el 30%.
Según queda establecido en el artículo 45 del Reglamento del IRPF, la exención de las tarjetas restaurante es de hasta 11 euros por día. Si la cuantía diaria fuese superior, el exceso se contabilizaría como retribución en especie.
Las ventajas de ofrecer una tarjeta restaurante son numerosas tanto para la plantilla como para la empresa.
Llegados a este punto, es importante señalar que las tarjetas restaurante no son salario en especie porque:
Conviene también diferenciar las tarjetas para comida de los cheques o tickets restaurante. Para ello, vamos a hacer una breve comparativa entre ambos productos.
Antes de pasar al siguiente punto, una puntualización muy importante. Ni las tarjetas restaurante ni los cheques o tickets restaurante pueden utilizarse en supermercados si se quieren destinar a Retribución Flexible. La ley establece que solo pueden utilizarse en establecimientos de hostelería.
Como hemos visto, una de las ventajas de las tarjetas para abonar gastos de manutención es que ofrecen flexibilidad y personalización.
En el caso concreto de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, su configuración permite abonar cualquier gasto de empresa. No obstante, como puede configurarse de forma individual, la empresa puede habilitarla solamente para el pago de comida (categoría: Restauración) y limitar la cantidad que cada usuario puede gastar. Más características de la OKT Card:
Conoce todas las ventajas de la OKT Card
Descubre las ventajas de contar con una tarjeta para empresas de una Fintech si la comparamos con las que comercializan los bancos tradicionales.
En España hay ahora mismo más de 86 millones de tarjetas en circulación, y el número de operaciones aumenta año a año. En 2021 se registraron 4.737 millones de transacciones, el doble que hace una década (fuente: Banco de España).
En este incremento de las cifras probablemente tenga mucho que ver el nacimiento de las Fintech, una alternativa a la banca tradicional. Las condiciones de sus tarjetas para empresas son realmente ventajosas. Sus características también difieren bastante de las de las tarjetas tradicionales.
En este post abordaremos precisamente las ventajas de contar con una tarjeta para empresas de una Fintech si la comparamos con las que comercializan los bancos tradicionales.
Velocidad, interacciones multicanal, flexibilidad, experiencia 100% digital... Los consumidores modernos demandan soluciones para no tener que desplazarse. Y todo ello lo encuentran en los servicios FinTech, tarjetas para empresas incluidas.
¿Qué ventajas ofrecen con respecto a los productos comercializados por la banca tradicional?
Viendo todas esas ventajas, no resulta extraño que la inversión en tecnología financiera esté aumentando. Las empresas son conscientes de que ganan en eficiencia, mejoran la gestión del tiempo y logran análisis avanzados de la información.
Entre los beneficios estratégicos que tienen las soluciones Fintech para la gestión de los gastos de empleados destaca el control presupuestario. En el caso concreto de los gastos de viaje, es posible saber si estos se van a ajustar a la política de la empresa incluso antes de que se produzcan. Esto, unido a la posibilidad de supervisar las operaciones en tiempo real, minimiza el riesgo de que se produzcan desviaciones presupuestarias.
Ya hemos hablado de las características generales de las tarjetas para empresa comercializadas por las Fintech. Ahora queremos que conozcas uno de los productos más completos del mercado. Hablamos de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket.
Con ella, podrás abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Además, ofrece conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación) y supervisión del gasto en tiempo real.
Y como es personalizable, puedes establecer límites por empleado o departamento y por múltiples criterios (por periodo de tiempo, por usuario, por categoría de gasto…). Todo ello, con la ventaja de que todos los gastos quedan registrados en una única plataforma.
¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.
No cabe duda de que los últimos meses las empresas han acelerado sus procesos de transformación digital. ¿Cuáles serán los retos digitales de las empresas en 2022?
No cabe duda de que los últimos meses las empresas han acelerado sus procesos de transformación digital. Pero si nos paramos a pensar, muchas de las acciones se llevaron a cabo de forma rápida, como reacción a una situación que nadie se esperaba.
Ahora toca dar un paso más y diseñar el proceso de digitalización de una forma más estratégica. Las decisiones tomadas para salir del paso han dejado paso a iniciativas orientadas a obtener resultados a medo y largo plazo.
¿Cuáles serán los retos digitales de las empresas en 2022? Vamos a verlo.
No puede haber transformación digital sin servicios cloud. En este sentido, las previsiones de Gartner apuntan a que los ingresos del mercado cloud para este año alcanzarán los 474.000 millones de dólares (en 2021 fueron 400.000).
La consultora estima que ocho de cada diez empresas habrán apostado por el “cloud-first” de aquí a 2025. Esta tendencia conllevará el incremento en el uso de arquitecturas y tecnologías nativas de la nube. También de herramientas para automatizar los procesos y de estrategias para adoptar SASE (Secure Access Service Edge).
Escalando posiciones se encuentra la infraestructura multicloud. Al dividir los entornos entre varias plataformas, las empresas dejan de depender de un solo proveedor. Esto conlleva una mejora de la seguridad y una reducción de la probabilidad de sufrir la pérdida de datos.
Además de optimizar los procesos, dar el salto a la nube ayuda a ahorrar dinero. En un reciente estudio de Accenture, tres de cada cuatro empresarios aseguraban que habían logrado recortar sus costes hasta un 11% gracias a la migración de las cargas de trabajo a la nube.
Y según datos de Telefónica Tech, las pymes pueden reducir la factura de la luz al ahorrar entre un 60% y un 70% de energía gracias a la nube.
Como estamos viendo, la ciberseguridad sigue siendo una de las prioridades para las empresas. De ahí que las organizaciones estén optando por el enfoque Zero Trust.
Asimismo, la tecnología blockchain continúa su escalada gracias a su aporte de seguridad, transparencia y veracidad de los datos. Ya se habla incluso de la Web3. Esta tercera versión de Internet está basada en una red descentralizada que no depende de las grandes empresas tecnológicas.
Inteligencia Artificial, Big Data, Machine Learning… Las empresas necesitan tomar decisiones de crecimiento basadas en datos, y para ello nada mejor que aprovechar el potencial de estas tecnologías. Bien utilizadas, te servirán para prever comportamientos futuros.
Podemos hablar aquí de lo que se conoce como el IoB (Internet of Behaviours). Mediante los datos recogidos por los dispositivos IoT, las organizaciones pueden conocer cuáles son los intereses y las preferencias de los usuarios, incluso anticipar tendencias. Gracias a esta valiosa información, pueden, por ejemplo, personalizar los productos y servicios.
Desde hace varias semanas hay un término que no para de repetirse: “Metaverso”. Este mundo virtual funciona de tal forma que las personas podemos, a través de diversos dispositivos (gafas de realidad virtual, sensores, etc.), sumergirnos en él e interactuar con todos los elementos.
Aplicada a las empresas, esta realidad alternativa ofrece un sinfín de posibilidades. Crear negocios, enseñar productos y servicios a los clientes, celebrar reuniones de trabajo en una oficina virtual…
La optimización de recursos pasa por la automatización de tareas repetitivas. Pero las nuevas tendencias van un paso más allá y ya se están combinando soluciones basadas en diferentes herramientas para mejorar la eficacia y la velocidad de los procesos.
Lee también: ¿Por qué las pymes deberían digitalizar los gastos de empresa?
Para poder acelerar la transformación digital es necesario contar con el talento adecuado. Y eso pasa por invertir recursos para contratar nuevos perfiles tech. El problema está en que actualmente existe más demanda que oferta, por lo que las empresas tienen el reto añadido de capacitar a sus trabajadores para que adquieran las competencias digitales necesarias.
¿Estás frenando la transformación digital de tu empresa por una cuestión económica? Recuerda que existen ayudas europeas destinadas especialmente para incentivar la digitalización. Es más. Entre los objetivos de la Unión Europea para el año 2030 encontramos que el 90% de las pymes deben haber alcanzado cierto nivel de digitalización.
¿Cuántas veces tu empresa habrá sufrido fraude interno sin que nadie se diese cuenta? Aprende a detectar el fraude interno en el reporte de gastos
Los trabajadores en movilidad te entregan los tickets in extremis, les echas un vistazo rápido y apruebas los gastos. Cuando por fin tienes un rato para revisar las notas de gasto, te percatas de que hay compras que no se ajustan a la política de gastos de la empresa. ¿Cuántas veces tu empresa habrá sufrido fraude interno sin que nadie se diese cuenta?
A lo largo de este artículo ofreceremos algunos tips que te ayudarán a evitar y detectar el fraude interno en el reporte de gastos. Pero para poder saber a qué te enfrentas, lo primero es conocer cuáles son las irregularidades más frecuentes que se cometen con el reporte de gastos de viaje.
¿Alguna vez te han colado un ticket que no sirve como justificante? Para que estos documentos sean válidos, deben contener la siguiente información:
Aquí también podemos incluir una práctica que ocurre más a menudo de lo que pensamos: los gastos duplicados. Vamos a plantear dos situaciones a modo de ejemplo:
¿Y qué decir de los tickets con información borrosa o manipulada? Seguro que te has encontrado con más de un justificante así.
Otra mala práctica es pasar gastos realizados fuera de la jornada laboral o en festivos. Los tickets antiguos presentados fuera del periodo máximo establecido por la empresa también se encuadrarían en esta tipología.
Exceder el límite marcado en la política de gastos de la empresa es bastante frecuente.
Todos los trabajadores en movilidad son conscientes de los tickets que pueden pasar o no como gastos de viaje. No obstante, hay quien hace compras no compliance y carga el gasto a la empresa.
El fraude interno afecta a una de cada cuatro empresas españolas. Concretamente, al 41%, según se desprende del informe “EMEA Fraud Report 2019” de Experian, realizado por la consultora Forrester.
Estudios posteriores apuntan a cifras más altas. Por ejemplo, la edición del año pasado del “Fraud in the Wake of COVID-19: Benchmarking Report” elaborado por ACFE concluye que el porcentaje de fraude interno alcanzó en 2020 el 72% (un 35% más que un año antes).
¿Cuáles son los efectos negativos para las empresas que afectadas? Principalmente:
Las estadísticas hablan de que siete de cada 10 organizaciones están dispuestas a invertir en herramientas antifraude. Pero la realidad es otra. El “Informe sobre el estado del fraude en España 2020-2021”, elaborado por la Asociación de Empresas Españolas Contra el Fraude, revela que uno de los principales problemas empresariales en la lucha contra el fraude es la inversión “insuficiente” en tecnología.
En este gran saco entrarían, por ejemplo, las soluciones para digitalizar gastos de viaje. Además de facilitar la gestión, mejoran el control.
Este punto, que puede parecer irrelevante, en realidad es muy importante. ¿Por qué? Porque una de las principales causas del fraude interno es que el trabajador siente que la empresa no le trata bien.
La alta rotación de personal incrementa el riesgo de sufrir fraude interno porque los trabajadores no se sienten identificados con la empresa.
Sirven tanto para detectar el fraude como para saber quién lo ha cometido. ¿Sabías que los empleados que más fraudes cometen son los de nivel bajo y medio, seguidos por los gerentes?
Los auditores están preparados captar los comportamientos sospechosos, pero eso no quita para que realices evaluaciones de riesgo.
los compañeros de trabajo son una buena fuente para saber quién está engañando a la empresa, pero nadie va a hablar si no se le garantiza anonimato.
... Y poner en conocimiento de la plantilla las sanciones que se impondrán en caso de detectar irregularidades en las notas de gastos. Dependiendo de la gravedad de la actuación, las sanciones pueden ir desde una amonestación hasta la puesta en marcha de un procedimiento legal.
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Los principales problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual. Por tanto, parece lógico pensar que la gran mayoría de las irregularidades se solucionarían con la implantación de soluciones para digitalizar los gastos de viaje. A continuación, razones por las que deberías contratar Okticket:
1. Porque te olvidarás del fraude documental. Puedes configurar un número mínimo de campos a cumplimentar. Al sacar la foto al ticket para que el gasto quede registrado en la aplicación, nuestro potente motor de reconocimiento los extrae.
2. Porque no volverán a producirse fraudes cronológicos, ni a superarse umbrales de gasto, ni a colarse artículos no compliance. La herramienta permite establecer alertas personalizadas. Además, Okticket ha desarrollado un motor de revisión automática pensado para reducir la tarea de la revisión de gastos a la mínima expresión. Dicho sistema tiene inteligencia para la toma de decisiones de rechazo o aprobación de las hojas de gasto en base a la lógica personalizada establecida por el administrador. ¿Qué comportamiento de gasto te preocupa? Lo trasladamos al sistema de revisión automática.
3. Porque tus empleados cumplirán por fin con la política de gastos de viaje. ¿Conoces la OKT Card? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados. Puedes, entre otros, personalizar los límites de uso de la tarjeta de forma individual y por múltiples criterios. También ofrece conciliación automática. En cuanto tus empleados hagan un pago, les llegará una notificación al móvil para que suban la foto del ticket y este quede asociado al gasto.
4. Porque la analítica avanzada te permite extraer información fiable de los gastos de viaje.
¿Quieres conocer todas las posibilidades que puede ofrecerte Okticket para olvidarte del fraude interno en el reporte de gastos?
Pese a que el uso de tarjetas para empresas está cada vez más extendido, todavía son muchos los departamentos financieros que tienen que enfrentarse todos los meses a la gestión de anticipos.
Pese a que el uso de tarjetas para empresas está cada vez más extendido, todavía son muchos los departamentos financieros que tienen que enfrentarse todos los meses a la gestión de anticipos.
A priori puede parecer una buena solución para que los trabajadores en movilidad no tengan que adelantar dinero de su bolsillo. Además, el pago en efectivo tiene ciertas ventajas: no lleva comisiones, se acepta en todos los países y comercios y los empleados suelen tener más cuidado para no sobrepasar el presupuesto. En caso contrario, tendrán que adelantar dinero de sus bolsillos, entre otros.
Pero… Adelantar dinero para los gastos de viaje conlleva una serie de inconvenientes que hay que tener en cuenta. Entre los más comunes:
Lee también: Ventajas y desventajas de los diferentes medios de pago
¿Tienes que lidiar con la gestión de anticipos? Siempre puedes tratar de optimizarla. Algunas medidas que pueden resultar útiles son las siguientes:
¿Te gustaría comprobar lo fácil y útil que resulta digitalizar las notas de gastos?
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¿No ves el momento de dejar de lidiar con el engorro que supone la gestión de anticipos? La tarjeta para empresas de Okticket te proporciona una nueva forma de controlar los gastos de tus empleados.
¿Qué ventajas ofrece si la comparas con otros medios de pago?
Si quieres olvidarte de la gestión de anticipos, no dudes en pedirnos información más detallada sobre la OKT Card, o cualquier otra funcionalidad de Okticket. Contáctanos sin compromiso y te responderemos en menos de 24 horas.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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