Mira encima de tu escritorio. Tienes un móvil de última generación en el que guardas toda tu vida personal y profesional, llevas una tablet con las presentaciones de productos/servicios para clientes y un ligero portátil ha sustituido al enorme ordenador de sobremesa que tenías cuando empezaste. ¿De verdad sigues gestionando los gastos de empresa a mano?

Esta tarea, que ya de por sí es complicada, se vuelve todavía más difícil cuando no cuentas con las herramientas digitales adecuadas. Las soluciones para gestionar los gastos de empresa contribuyen a la transformación digital, con todas las ventajas que ello conlleva.

Vamos a tomar como ejemplo la aplicación de Okticket para digitalizar los gastos de viaje de negocios. Ahorra un 80% del tiempo dedicado al proceso de reporte, revisión y aprobación en comparación con la gestión manual.

Esas horas robadas a la jornada laboral podrían dedicarse a otros procesos que sí van a reportarte beneficios.

¿Te encargas tú mismo de gestionar los gastos de empresa? Apuesto a que te resulta un proceso tedioso y preferirías estar haciendo cualquier otra tarea más motivadora o rentable.

¿Otra persona del equipo se ocupa de esa tarea? Seguro que se alegrará de que le facilites el trabajo.

Ventajas de la gestión digital de los gastos de empresa

¿A que ya vas entendiendo que la gestión digital de los gastos de empresa no es solo para las grandes empresas? Más motivos que te ayudarán a tomar la decisión:

• Cuando los trabajadores se desplazan  por motivos laborales, tienes que contabilizar los gastos de viaje. ¿Qué ocurre si se pasan de plazo o pierden algún ticket o factura? Pues que se quedan sin recuperar ese dinero. Con aplicaciones como Okticket esto no va a volver a ocurrir, puesto que el ticket queda digitalizado en la aplicación y almacenado para que puedas consultarlo en cualquier momento.

• ¿Te preocupa estar al día con los impuestos? Las herramientas digitales te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales. Eso sí, asegúrate de que las que implantes estén homologadas por la Agencia Tributaria. Esto te garantiza que los documentos digitalizados tengan la misma validez legal que los originales en papel.

•  ¿A los empleados nómadas les estresa acumular tickets en la guantera del coche, en la cartera, en los bolsillos del abrigo…? Si los digitalizan, pueden tirarlos a la basura en cuanto comprueben que los datos extraídos son correctos. Tú, por tu parte, tendrás acceso a toda la información en tiempo real.

• Tampoco tendrás que conservarlos en el archivo durante cuatro años por si tienes que someterte a una auditoría. Los tickets y facturas se guardan en un entorno cloud seguro. Más espacio en las estanterías de tu oficina.

• Seguro que ya sabes que realizar el proceso de validación de gastos de viaje de forma manual te lleva mucho tiempo. A eso tienes que sumar el tiempo que tardan los viajeros de negocios en cumplimentar una nota de gastos. 

• Con la contabilidad manual es más fácil cometer errores que hacen perder dinero a la empresa. De hecho, se estima que que el 20% de las notas de gastos contiene algún fallo. Eso implica una pérdida económica que, de ser cuantiosa, puede obligar  a que la compañía suba los precios. Conclusión: la digitalización contribuye al aumento de la competitividad.

Trazabilidad de la información

¿Quiere saber dónde se va el presupuesto? Con las herramientas de gestión digital de gastos de empresa podrás analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por departamento, por ejemplo. ¿Te imaginas lo que tardarías si tuvieras que hacer ese trabajo manualmente? Al final, solo cogerías una pequeña muestra y las cifras no serían reales.

Resumiendo. Las herramientas de digitalización de gastos de empresa te permiten dedicar más tiempo a tareas de mayor valor productivo y te proporcionan un valioso análisis de datos. 

El verano no es la mejor época para viajar barato en avión, pero los negocios no entienden de temporadas. ¿Tienes desplazamientos previstos para estos meses y necesitas optimizar el presupuesto para viajes de empresa? Vamos a buscar soluciones.

A lo largo de este artículo compartiremos los trucos que utilizan los viajeros frecuentes para pagar menos por el billete de avión y te daremos algunos tips que pueden ayudarte a abaratar los viajes de negocios.

A nadie se le escapa que variables como la época del año, el destino, el horario, las escalas o la tasa de ocupación del vuelo influyen a la hora de determinar las tarifas.

Anticípate para viajar barato en avión

¿Qué puedes hacer cuando se combinan todas las condiciones para que tu billete se dispare? La clave estaría en la anticipación. De esta forma, aunque no puedas jugar con las fechas, sí que puedes elegir el horario más barato (los martes por la tarde suelen ser más económicos).

Hacer la búsqueda de vuelos el día exacto también puede ayudarte a ahorrar dinero. ¿Sabías que tradicionalmente los lunes por la noche había más posibilidades de encontrar vuelos baratos? Esto es así porque en ese momento las compañías fijan los precios. Al día siguiente los van ajustando en función de las tarifas de la competencia.

No obstante, es importante señalar que ahora las tarifas cambian de una hora para otra, así que no está de más configurar alertas que avisen de las variaciones de precios.

En caso de que vayas a repetir la búsqueda varias veces, te aconsejamos que borres las cookies o mejor, aún, que la realices en modo incógnito.

Lee también: Por qué siguen siendo muy importantes los viajes de negocios

Ni a última hora… Ni demasiado pronto

Todos sabemos que los billetes de última hora suelen salir muy caros, pero comprar con demasiada antelación tampoco te garantiza las mejores tarifas. Por regla general, los vuelos nacionales suelen ser más económicos si se compran un mes antes de la fecha de salida.

Para los vuelos internacionales, la antelación idónea estaría entre las 8 y las 12 semanas.

Ventajas de contar con un travel manager

Otra opción bastante interesante para encontrar los mejores precios en los viajes de negocios es echar mano de expertos que se encarguen de negociar las tarifas por ti.

Los travel managers, por ejemplo, se encargan de dejar todos los cabos bien atados para que los business travelers se despreocupen de todo lo relativo a la organización de los viajes de empresa:

• Negocian con los proveedores para obtener descuentos y tarifas más bajas
• Buscan las fechas más favorables para encontrar los mejores precios para cada desplazamiento previsto
• Adaptan los viajes a las preferencias de cada trabajador desplazado
• Son la persona de contacto en caso de que surjan imprevistos durante el business travel
• Incluso revisan las políticas de viajes de forma periódica para encontrar el equilibrio entre rentabilidad para la empresa y bienestar para los empleados nómadas

Además, se calcula que el ahorro en viajes corporativos para las compañías puede llegar al 23% (fuente: revista Travel Manager).

¿Son los travel managers mejor opción que las agencias? Más bien son un complemento. Si bien es cierto que las agencias pueden conseguir mejores tarifas en un momento determinado, la labor de los travel managers van más allá de la organización del viaje. Lo ideal, por tanto, seria contar con un modelo mixto.

Una tercera solución son las plataformas de gestión de viajes de empresa, como puede ser Vyootrip. Estas soluciones permiten a las organizaciones controlar los gastos, mientras que los viajeros de negocios tienen autonomía para gestionar sus reservas.

Tips para optimizar los viajes de negocios

Además de ahorrar en las tarifas, existen una serie de acciones que te ayudarán a optimizar los viajes de negocios. Por ejemplo:

• Analizar las hojas de gastos para detectar oportunidades de ahorro
• Implantar tarjetas de empresa. Entre las ventajas de este método de pago es que las empresas se olvidan de la gestión de anticipos. Además, es más sencillo llevar un control de los gastos de viaje
• Flexibilizar los procesos para que los propios empleados puedan gestionar sus reservas. A veces, el tiempo que pasa entre el hallazgo de una tarifa interesante y la aprobación de un superior, puede significar la pérdida de la oferta
• Automatizar la gestión de los gastos de viaje, porque el coste de un viaje no solo está en el alojamiento, la comida y el transporte. Después hay que reportar y tramitar las notas de gastos, y hacerlo de forma manual es un proceso mucho más costoso que utilizar un software de digitalización. Okticket te ahorra tiempo, dinero y te permite obtener estadísticas de los gastos de los empleados
• Contar con una política de viajes

Y tú... ¿Qué trucos utilizas para ahorrar en los viajes corporativos?

La aplicación del banco, la del tiempo, la de la tele en streaming, Google Maps, redes sociales… Hoy en día tenemos un montón de aplicaciones básicas para llevar en el móvil durante un viaje de negocios.

Son muy útiles, pero hemos querido ir un paso más allá y recopilar las apps gratuitas pensadas para facilitar el trabajo de los empleados nómadas. ¡Descubre el top ten de aplicaciones que no pueden faltar en tu smartphone!

PackPoint

Hacer y deshacer maletas acaba siendo una de las tareas que más aborrecen los viajeros de negocios frecuentes. Acertar con la ropa no siempre es fácil, y rara es la vez que no se olvidan algo.

¿Te sientes identificado? Te recomendamos que pruebes PackPoint. Esta app gratuita está disponible para iOS y Android.

Introduces el destino, la fecha de salida y el número de noches y te hace una lista con lo que tienes que llevar en función del tiempo y de las actividades que vas a realizar.

LoungeBuddy

¿Te estresan los aeropuertos? La espera siempre es más amena si la ha pasas en una sala VIP. Aunque tu billete no sea de clase Business, muchos aeropuertos permiten el acceso a ellas pagando una tarifa.

Con la app LoungeBuddy podrás consultar qué salas VIP hay cerca de ti y efectuar el pago.

FlightBoard

Que un vuelo se retrase o que la compañía cambie la puerta de embarque es algo habitual. ¿Quieres enterarte de todos los cambios en tiempo real? Con FlightBoard no necesitarás esperar delante de los paneles de información.

Disponible para Android e iOS.

Hotel Tonight

Existen muchos imprevistos que obligan a tener que realizar cambios en los planes de viaje. ¿Necesitas alargar tu estancia o buscar alojamiento en un destino diferente sobre la marcha?

Aplicaciones como HotelTonight son muy útiles para estos casos, pues te permiten encontrar un hotel de forma rápida. También se muestran las ofertas de última hora.

Esta app gratis está disponible para iOS y Android.

Free Now

¿Durante tus viajes de negocios sueles moverte en taxi? Una de las mejores apps de movilidad, y que además está disponible en más de 100 ciudades de toda Europa, es Free Now (antes, MyTaxi).

Las posibilidades son muy parecidas a las que ofrecen los servicios de coche con conductor, tipo Uber o Cabify: puedes pedir un taxi con un par de clics, escoger el tipo de vehículo (eco, accesible, XL…), saber quién es el conductor que se te ha asignado o pagar a través de la propia app, entre otros.

Okticket

¿Has calculado cuánto tiempo te pasas recopilando tickets, facturas y rellenando notas de gastos cada vez llegas de un viaje? Descárgate Okticket y empieza a digitalizar tus gastos de viaje.

Solo tienes que hacer una foto al ticket o factura. Gracias a nuestro potente motor de reconocimiento, la información se extrae en el instante y el gasto queda registrado por categorías.

Además, la app está homologada por Hacienda, lo que implica que puedes deshacerte de los justificantes en papel.

La versión Okticket Free es gratis hasta 5 usuarios por CIF. Está disponible para móviles Huawei, Android e iOS.

CamCard

Aparte de tickets, durante un viaje de negocios también se acumulan tarjetas de visita. Bien sea porque no quieres perderlas, o porque quieres ahorrar espacio en tu cartera, existen aplicaciones pensadas para almacenarlas tras fotografiarlas con la cámara del móvil.

CamCard es una de las mejor valoradas. Extrae la información de los contactos y la guarda en tu smartphone para que la tengas siempre a mano. Puedes incluso agregar notas o recordatorios. Disponible para Android e iOS.

WiFi Finder

¿Tu teléfono se ha quedado sin cobertura de datos y necesitas conectarte a Internet urgentemente? WiFi Finder podrás encontrar rápidamente una red WiFi de calidad, ya sea abierta o de pago, en más de 140 países. Para Android e iOS.

En este punto aprovechamos para recordarte que Okticket te permite hacer fotos a tus tickets y subirlas a la app aunque no tengas conexión a Internet. La única cuestión que debes tener en cuenta es que no va a poder realizarse la firma digital, imprescindible para la homologación con la Agencia Tributaria.

Una vez vuelvas a tener cobertura, verás que el gasto pasa a color verde y que te sale el mensaje “Ticket creado correctamente. Tu ticket ya está firmado digitalmente”. En ese momento ya puedes deshacerte del justificante en papel.

Docs to Go

Y hablando de deshacerse del papel, hoy en día ni siquiera es necesario llevar la documentación impresa. Documentos en Word, Excel, Power Point o PDF pueden verse y editarse en dispositivos móviles con apps gratis del tipo Docs to Go.

Triplt

¿Te gustaría tener un asistente de viaje? Triplt almacena toda la información de tus desplazamientos y te va lanzando alarmas para que no se te pase nada.

Itinerarios de vuelos, reservas de hotel a tu nombre, reuniones, cenas de negocios… La app escanea tu calendario y correos electrónicos para que no se te olvide nada.

15.000 millones de euros. Las empresas españolas destinan cada año ese presupuesto a viajes de negocios (fuente: hosteltur). Dietas y kilometraje suponen la mayor parte del gasto. Por eso es tan importante llevar un control detallado de las notas de gastos.

¿En quién recae esta labor? Normalmente, en el CFO o en el departamento de administración. Si bien es cierto que Recursos Humanos es quien negocia con el comité de empresas el importe de las dietas y el kilometraje, la gestión posterior se traslada a Administración.

Esta labor puede parecer sencilla cuando la empresa tiene pocos trabajadores en movilidad, pero se complica con cada nuevo empleado que tiene que reportar gastos de viaje.

Con tantos tickets en papel, resulta complicado evitar que se escape algún gasto que no debería reembolsarse, o que tendría que computarse en una categoría diferente a la de dietas o kilometraje.

Es el caso, por ejemplo, de los peajes y el aparcamiento. Cuando un trabajador utiliza su coche particular para desplazarse por motivos laborales, la compensación que le corresponde tiene que cubrir la gasolina y la parte proporcional del desgaste de neumáticos, el seguro, el aceite y los impuestos.

En cambio, los tickets de peajes y aparcamiento tienen que meterse como un concepto aparte en la nota de gastos. De las multas debe hacerse cargo el trabajador.

Dietas y kilometraje: La clave de una buena gestión

¿Quieres mejorar la gestión de las dietas y el kilometraje? Apunta.

Implanta una política de gastos de viaje

Cuando las empresas tienen bien definida la política de gastos de viaje, es más fácil llevar a cabo todo el proceso de gestión de dietas y kilometraje. ¿Qué debe quedar claro en ese documento?

• Los tipos de dietas existentes.
• Los mecanismos para justificar los gastos de viaje. Además de comprobantes como tickets o facturas, hay compañías que exigen a sus empleados un reporte con el motivo del viaje, el nombre de los clientes visitados o quién es la persona a la que se ha invitado a comer.
• El flujo de aprobación de las notas de gastos.
• El método de pago. ¿Se va a incluir el pago en la nómina o de forma independiente? ¿Los gastos se abonan en el acto, a la semana o una vez al mes?
• Las actualizaciones anuales, si las hay.

¿Son gastos retributivos o compensatorios?

Cuando los gastos por desplazamiento no están incluidos en la nómina, es necesario diferenciar los que son retributivos de los compensatorios. Además de que tienen un tratamiento fiscal distinto, pueden influir en el balance económico de la empresa.

Lo habitual es que las dietas y el kilometraje tengan carácter compensatorio, así que no se consideran como parte del salario. No obstante, en caso de que los importes excedan de los límites marcados por Hacienda, debes avisar a los trabajadores de que van a tener que pagar el IRPF correspondiente.

Esto es lo que tienen que saber los trabajadores que tienen que reportar gastos de viaje:

• Los gastos de kilometraje que sobrepasen los 0,19 euros por kilómetro están sujetos a retenciones.
• Para el alojamiento no existen límites económicos, pero sí para la manutención: cuando el gasto es dentro de España, las cantidades máximas son 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros si el trabajador tiene que pasar la noche fuera. Fuera de España, el importe asciende hasta los 48,08 euros y los 91,35 euros respectivamente.

Ten en cuenta los distintos tipos de dietas

Como sabes, el concepto dieta incluye tanto los gastos de manutención como de alojamiento. Puedes encontrarte con que una parte de la plantilla tenga asignada una cantidad fija diaria y a otra solo se le pague el importe exacto de las facturas presentadas.

Con la segunda opción tendrás más control sobre los gastos, pero eso implica más trabajo. Un tercer modelo de gestión es el denominado “sistema mixto”. Es decir, asignar una dieta fija para ciertos conceptos y presentar los justificantes de otros gastos.

Lo ideal para una gestión eficaz sería que las empresas optasen por uno u otro método en función de sus características y necesidades.

También puede darse el caso de que en el convenio se haga una distinción entre dieta completa (cubre los gastos de manutención y alojamiento) y media dieta (la empresa solo abona el importe de la comida o de la cena).

Si la asignación no tiene límites, solo tienes que comprobar que el ticket es correcto, pero cuando la empresa establece un límite para cada concepto/comida, no te quedará más remedio que ir ticket por ticket comprobando que el trabajador no ha excedido la cantidad.

Ayuda a la transformación digital de tu empresa

Seguro que mientras lees esto, en tu cabeza estás echando cuentas de cuánto tiempo pierdes en comprobar que las notas de gastos son correctas, en confirmar que los justificantes sean válidos y en cotejar que los importes de los tickets coinciden con los que han anotado los trabajadores.

¿Sabes que Okticket puede hacer todo ese trabajo por ti? Nuestra solución de gestión de gastos de viaje automatiza todo el proceso, desde el reporte hasta el cumplimiento de los requerimientos de la Agencia Tributaria, pasando por la supervisión y la aprobación.

El funcionamiento es muy ágil e intuitivo.

1. El empleado en movilidad saca una foto del ticket o factura.
2. El OCR (sistema de reconocimiento de caracteres) extrae la información del justificante y la digitaliza.
3. La aplicación genera una hoja de gastos y envía el informe a revisión.
4. La persona que tenga el rol de administrador puede validar los gastos en tiempo real, desde cualquier ubicación.
5. Como Okticket está homologada por la Agencia Tributaria, los tickets y facturas digitalizados tienen la misma validez legal que los originales en papel.

Además, Okticket cuenta con conectores bidireccionales homologados para los principales ERP del mercado. De esta manera, puedes integrar la herramienta con tu sistema de contabilidad.

¿QUÉ ERP UTILIZAS? DESCÁRGATE LA GUÍA

También tienes disponible un módulo de conciliación de tarjetas. En cuestión de segundos podrás comprobar que los movimientos de las tarjetas corporativas se ajustan a los de los tickets que se han ido subiendo a la aplicación.

Todo ello minimiza el riesgo de errores, tanto por parte de los trabajadores como del departamento de contabilidad. También se reducen los riesgos de sufrir fraude interno.

Los beneficios de una gestión eficaz de dietas y kilometraje

Como ves, el retorno de la inversión es muy rápido. A cambio, los beneficios para la compañía son numerosos:

• Ahorro en tiempo del personal.
• Ahorro directo: detección del fraude interno, papel o mensajería, por ejemplo.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Integración de sistemas.
• Mejora del ambiente laboral: los empleados en movilidad y el personal del departamento de administración se libran del engorroso proceso manual de reportar y revisar notas de gastos.
• Higiene: ante una situación como la actual, las herramientas digitales como Okticket contribuyen al distanciamiento social (los trabajadores no tienen que pasar por la oficina solo para llevar las notas de gastos, por ejemplo). Además, evita que tengas que tocar papeles continuamente.
• Sostenibilidad: como ya no tendrás que utilizar tanto papel, estarás contribuyendo al cuidado del medio ambiente. No te olvides de que hoy en día los clientes demandan empresas sostenibles.
• Eficacia: ya sabes que una empresa más efectiva es más competitiva.

Sobre el papel era factible, pero en la práctica se volvía imposible. Ahora, el Tribunal Supremo ha dejado la puerta abierta para que Hacienda admita la deducción de los gastos comida y los gastos destinados a relaciones públicas sin que las empresas tengan que justificar que se han obtenido ingresos.

Para entender el motivo de este cambio hay que remitirse a la sentencia 458/2021, de 30 de marzo de 2021. En ella, el Supremo ha fijado doctrina en cuanto a qué gastos son considerados deducibles y no deducibles por considerarse “donativo o liberalidad”.

De las interpretaciones efectuadas por los expertos se desprende que el órgano judicial se ha posicionado en contra de los criterios por los que se estaba rigiendo Hacienda.

Hasta ahora, los gastos que no tuvieran una correlación directa e inmediata con un ingreso empresarial eran entendidos por Hacienda como una “liberalidad”.

Para poder justificar la deducción, era necesario presentar una factura que reflejase que se había producido un ingreso tras haber efectuado la invitación o hecho el regalo.

Esto ha cambiado. En el fallo puede leerse claramente que los gastos serán deducibles cuando estén correlacionados con la actividad empresarial y estén dirigidos “a mejorar el resultado empresarial, directa o indirectamente, de presente o de futuro, siempre que no tengan como destinatarios a socios o partícipes”.

¿Qué gastos son deducibles?

Desde que la sentencia se ha hecho pública, se han sucedido las interpretaciones efectuadas por organizaciones empresariales y asesores fiscales. “Los autónomos y el resto de sociedades mercantiles no pueden deducirse los gastos que realizan a título gratuito y sin obtener ninguna contraprestación. Pero sí aquellos gastos enfocados a agasajar a los proveedores o mantener la clientela, en tanto que están enfocados y relacionados directa o indirectamente con la actividad económica, explican en el último Observatorio Jurídico de la plataforma online Declarando.

Al mismo tiempo, recuerdan que la normativa pone un límite a la cantidad que pude deducirse por gastos de representación. Actualmente el máximo está fijado en el 1% de la facturación del negocio.

En declaraciones recogidas por el portal Autónomos y emprendedor.es, la organización va más allá al afirmar que ya es posible “deducirse cualquier gasto derivado de comidas, cenas o incluso regalos, a clientes o proveedores sin necesidad de que esa acción de atención tenga que derivar en un ingreso para el negocio justificado".

Cómo justificar la deducción de los gastos de comida

Lo que no especifica la sentencia es la forma de proceder para justificar estos gastos. Sí se deduce que, en caso de inspección, lo que tiene que hacer el autónomo es demostrar que la invitación la ha recibido un colaborador o un potencial cliente.

Un correo electrónico informando de la invitación, un mensaje de WhatsApp o la inclusión del nombre del invitado en la lista de clientes, por ejemplo, debería ser suficiente.

No obstante, es aconsejable pagar con tarjeta y pedir el ticket para que sirva como justificante en caso de inspección. Una forma muy rápida y sencilla para guardarlo es utilizar soluciones de digitalización de gastos. Como Okticket que, además, tiene la ventaja de contar con el motor de reconocimiento más rápido del mercado y se integra con los principales ERP del mercado.

Este fallo supone un paso adelante, pero todavía quedan otros costes cuya deducción es complicada. Se consideran gastos de difícil justificación el del teléfono móvil, la ropa de trabajo (que no se compre en una tienda especializada), los del coche (gasolina, peajes, reparaciones, aparcamiento, etc.) o los suministros cuando se teletrabaja. Son necesarios para poder llevar a cabo la actividad profesional, pero las trabas para deducirlos siguen estando ahí.

Poco a poco estamos viendo cómo los eventos, ferias y congresos vuelven a ser presenciales. También vemos cómo va creciendo la lista de las ciudades que se promocionan como destino ideal para los viajes de negocios y el turismo MICE.

De momento, la recuperación está siendo tímida, pero se espera que despegue a corto plazo. La Alianza Estratégica de Convention Bureaux Nacionales de Europa apunta a 2022 en el informe “El impacto del coronavirus en el sector de convenciones europeo”, recientemente publicado.

Según se desprende de este estudio, primero entrarán con fuerza los eventos corporativos de ámbito doméstico. Para alcanzar los niveles previos a la pandemia en todo tipo de encuentros, tanto nacionales como internacionales, habrá que esperar hasta 2023. Todo ello teniendo en cuenta que no vuelvan a aplicarse restricciones.

En cuanto al gasto, se prevé que en 2022 alcance los 61 billones de euros a nivel europeo, 43 billones más que este año.

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Las claves de la reactivación del turismo MICE

Las Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) apuntan a los tests y a las vacunas como claves para la vuelta a la presencialidad. Su anuario 2021, recién publicado, recoge tres hitos que han marcado el sector durante los últimos meses: resiliencia, digitalización y sostenibilidad.

Por sectores, los que más rápido están retomando los eventos presenciales son: Farma, TIC, alimentación y bebidas y automoción.

Tendencias en el sector de eventos

Al igual que ha ocurrido en la mayoría de los sectores, el turismo de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones también ha tenido que adaptarse a las circunstancias. Las tendencias actuales apuntan en las siguientes direcciones:

• Conferencias en formato audio, sin vídeo ni imágenes. Tal es el hartazgo que tenemos de las videoconferencias y de los eventos online, que los organizadores de este tipo de encuentros están apostando por las audio conferencias. La ventaja de  estos contenidos es que los asistentes no necesitan estar conectados todo el tiempo que duran las sesiones. Pueden llevarlos consigo y moverse mientras los escuchan.

• Bebidas sin alcohol. Aparte de las obligadas medidas anticovid, en los eventos de negocios se han restringido las bebidas alcohólicas para que los asistentes no se relajen en el cumplimiento de las normas.

• Eventos con propósito, que reflejen el compromiso medioambiental y social de las marcas. Esto implica desde la eliminación del plástico de un solo uso hasta la captación de fondos para llevar a cabo proyectos solidarios.

• Eventos personalizados. Del mismo modo que se tiende a la organización de encuentros más pequeños, se busca que estos estén segmentados para poder ofrecer una experiencia a la medida de cada asistente.

• Reuniones colaborativas. Las presentaciones en Power Point van dejando paso a reuniones en las que se combinan las charlas de los ponentes con el trabajo en grupo.

• Eventos híbridos. Los encuentros se celebran de forma presencial, pero también es posible conectarse en streaming. La Alianza Estratégica de Convention Bureaux Nacionales de Europa calcula que un 30% de las reuniones, congresos y exposiciones continuarán con esta fórmula a largo plazo.

Top destinos MICE

¿Dónde se van a celebrar la mayoría de eventos? Todo parece apuntar a que los principales destinos MICE no variarán mucho con respecto a los últimos años.

Si tenemos en cuenta las candidaturas a los premios World Mice Awards 2021, los mejores destinos europeos son (por orden alfabético): Atenas, Berlín, Estambul, Lisboa, Londres, Madrid (ganadora en 2020), Milán, París y Viena.

En América del Norte, las ciudades que optan al galardón son estas: Chicago, Dallas, Las Vegas (ganadora en 2020), Los Ángeles, Nueva Orleans, Nueva York, San Francisco, Toronto y Vancouver.

Puedes ver el resto de nominados en las diferentes categorías aquí. Los ganadores se conocerán el próximo 1 de noviembre de 2021.

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