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"Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”. Esta es la definición de “viático” otorgada por la RAE. Por tanto, los gastos viáticos vienen a ser lo mismo que las dietas.

En el ámbito laboral español, se trata de una remuneración que se hace al trabajador en movilidad para compensar los gastos de alojamiento y/o manutención que tiene que soportar durante un desplazamiento fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual.

Entender este concepto es clave para poder optimizar la gestión de estos gastos, asegurando el cumplimiento fiscal y maximizando las deducciones. En este artículo, analizamos cómo gestionar eficientemente los viáticos y el impacto de su digitalización en la rentabilidad empresarial.

Viáticos: Definición y marco legal (H2)

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Como decíamos, los viáticos son gastos que la empresa cubre para empleados en movilidad laboral, incluyendo alojamiento, manutención y transporte. Según el Estatuto de los Trabajadores (artículo 40.6) es un derecho laboral, pero cada empresa define sus condiciones económicas en el convenio colectivo.

Desde un punto de vista financiero, es importante:

• Determinar si los viáticos están exentos de IRPF.
• Garantizar que los gastos sean deducibles según la normativa fiscal.
• Contabilizar correctamente estos desembolsos para evitar problemas contables.

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También queda en manos de las empresas el procedimiento a seguir para el pago de las dietas. Estas cantidades suelen abonarse antes de los desplazamientos, aunque puede ocurrir que se reembolsen a posteriori y se incluyan en la nómina del trabajador (en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”).

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Requisitos para deducir los viáticos (H2)

Las empresas pueden deducir ciertos gastos de viajes si cumplen con los siguientes criterios:

• Ser razonables. No se pueden deducir gastos de naturaleza lujosa o extravagante, ni aquellos con fines personales.

• Ser justificables. Deben estar directamente relacionados con actividades comerciales, como conferencias o reuniones de negocios.

Dietas exentas de pagar IRPF

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La Agencia Tributaria dice, textualmente: “Están exceptuados de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites que se señalan en el artículo 9 del Reglamento del Impuesto”.

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A tener en cuenta: Cuando las cantidades a percibir por el trabajador no sobrepasen los límites indicados en la tabla de arriba, no será necesario que las incluyan en la declaración de la renta. Lo que sí deben hacer es justificar los gastos, tanto a efectos fiscales como de contabilidad para la empresa.

¿Cómo justificar y contabilizar los viáticos correctamente? (H3)

Para garantizar la deducibilidad de los gastos de manutención, así como de alojamiento y transporte, es necesario:

1. Pedir el justificante correspondiente. Es obligatorio solicitar facturas con todos los gastos fiscales necesarios: número de factura, nombre de la empresa, razón social, CIF, datos del restaurante, fecha, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo.
2. En el caso de las comidas de negocios, es importante recalcar que deben realizarse en un establecimiento hostelero.
3. Se deben contabilizar correctamente para evitar problemas. Las dietas y gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

• Los gastos de alojamiento y manutención van en la cuenta 627 (“Publicidad, propaganda y RRPP”). 
• Los de locomoción van en la cuenta 629 (“Otros servicios”).
• En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es importante identificar el concepto como percepción no salarial. La contabilidad se realizará en la cuenta 640.

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Cómo una gestión manual de viáticos afecta a la rentabilidad de la empresa

Un control inadecuado de los viáticos puede derivar en:

• Pérdidas fiscales provocadas por los gastos no deducibles a causa de la  falta de justificantes (los tickets se pierden o se estropean).
• Desperdicio de recursos, ya que los procesos manuales consumen mucho tiempo y generan errores. El tiempo que los empleados dedican a realizar tareas repetitivas para el control de gastos de viaje, es tiempo perdido para poder destinar a los procesos que sí van a reportarte beneficios empresariales.
• Mayor riesgo de fraude, puesto que se pierde la trazabilidad de los gastos. 
• Dificultad para lograr que la política de gastos de viaje se cumpla.

Según la Global Business Travel Association (GBTA), una mala gestión de gastos de viaje puede generar pérdidas de hasta un 30% en deducciones fiscales debido a errores administrativos y fraude interno.

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‍Estrategias para optimizar la gestión de viáticos

Para evitar riesgos, gestionar eficientemente los viáticos y cumplir con la normativa fiscal vigente, los responsables financieros deben implementar unas prácticas claras:

1. ‍Establecer políticas claras en las que se definan las cuantías económicas y donde se detallen los gastos que se consideran razonables y necesarios.
2. Definir un protocolo de solicitud de dietas. Los empleados tienen que conocer cómo tienen que pedirlas, a quién y con cuánto tiempo de antelación
3. Del punto anterior se desprende que tiene que haber una persona responsable de gestionar los viáticos.‍
4. Capacitar al personal, de tal forma que comprendan las políticas y procedimientos de cobro. No puedes olvidarte tampoco de informar a los trabajadores sobre qué gastos se consideran dietas para que no haya malentendidos
5. Calcular el presupuesto. Y revisarlo de forma periódica por si fuera necesario realizar ajustes‍
6. Implementar un software de gestión de gastos de viaje profesionales para facilitar el seguimiento y la aprobación de viáticos.‍
7. Justificar cada gasto con comprobantes válidos.
8. Contabilizar los gastos según el Plan General de Contabilidad.

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Beneficios Financieros de digitalizar los viáticos

Una de las principales medidas que las empresas deberían tomar para gestionar los viáticos es implantar un software de digitalización de gastos.  ¿Cuáles son las ventajas de una app de gastos de viaje de empresa?

• Ahorro de tiempo y dinero gracias a la automatización de procesos.
• Simplicidad en la gestión de las notas de gastos.
• Cumplimiento con las obligaciones fiscales.
• Mejora en la toma de decisiones, gracias a la disponibilidad de datos en tiempo real.
• Reducción de los errores manuales y del riesgo de sufrir fraude interno.
• Aumento de la competitividad.

Okticket: ¿Cómo funciona y qué puede hacer por tu empresa? (H3)

En este punto es importante señalar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para gestionar las notas de gastos.

La aplicación de gastos de viaje profesionales permite optimizar y cubrir todo el proceso, desde la captura del gasto hasta la validación y contabilización en el ERP de la empresa.

• Ahorro: Al estar homologada por la Agencia Tributaria, el justificante digitalizado tiene la misma validez legal que el original en papel. No volverás a perder más deducciones fiscales por culpa de tickets extraviados o con la información ilegible.
• Inmediatez: Con Okticket, el proceso de contabilización de las notas de gastos se simplifica y agiliza. Reduce el tiempo invertido en la gestión de viáticos hasta un 80%
• Trazabilidad: Rastrea todo el proceso de los gastos. Controla toda la información en una única plataforma y en cuestión de segundos. Sabrás al instante quién ha realizado un gasto, cuándo y dónde.  

Conclusión

En resumen, gestionar adecuadamente los viáticos implica comprender qué gastos son deducibles y llevar un control claro de los mismos. Esto asegura que la empresa pueda maximizar sus beneficios fiscales mientras mantiene un uso responsable de los recursos.

Implementar un software de digitalización como Okticket es clave para mejorar la trazabilidad, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo, impactando directamente en la rentabilidad de la empresa.

Descubre cómo Okticket puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero hoy mismo.

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¿Quieres conocer las claves para abordar los retos de la nueva función financiera? Te invitamos a participar como asistente online en la quinta edición del Congreso Internacional de CFOs, organizado por APD y del que somos patrocinadores Gold. 

Asistir a esta cita referente del sector no te costará nada. Solo tienes que reservar hueco en tu agenda para los días 25 y 26 de mayo de 2023 e inscribirte en este enlace con el código I235R8N2.

¿Es la primera vez que participas en un encuentro de la comunidad global de directivos? Echa un vistazo a estos dos tutoriales:

• Tutorial a registro web: https://youtu.be/3alhmScQH4I
• Tutorial a inscripciones: https://youtu.be/g04QmsDuJZc 

A lo largo de las dos jornadas en las que se desarrollará el congreso, se prevé la asistencia de más de 1.200 directivos.

¿Qué temas se abordarán?

• La evolución del rol estratégico del CFO y los nuevos retos a los que se enfrentan.
• Las claves para afrontar la incertidumbre actual: qué instrumentos financieros usan los mejores directores financieros del país, cómo se planifican, cómo protegen a la compañía frente a los riegos crecientes...
• El impacto de la tecnología en los nuevos modelos de negocio,  visto desde la óptica de la financiación y la rentabilidad.
• El  nuevo marco normativo. ¿Conoces la ley ‘Crece y Crea’? Conoce su impacto y el soporte que brindan las nuevas tecnologías para planificar y presupuestar de manera efectiva.
• Cómo mantener relaciones con inversores, mejorar la comunicación y aumentar la transparencia.

Ponencias

Las actividades comenzarán el jueves 25 de mayo. a las 9:45 horas, con la ponencia "Transformación del ecosistema bancarios y su impacto en la empresa".

Y a las 16:30 horas, nuestro CEO, Iván Rodríguez, moderará la mesa redonda "Procesos y tecnología: La búsqueda de la eficiencia y la rentabilidad". Ponentes:  Carles Bascuñana, CFO Experis (Grupo Manpower) y Xisco Sedano, CFO W2M (Grupo Iberostar).

La clausura del Congreso Internacional de CFOs se celebrará el viernes 26 de mayo, a las 13:40 horas.

Puedes descargar el programa completo aquí.

“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre” (Lord Kelvin)

Visualizar un histórico de datos, filtrar por tipo de gasto, por importe, por empleado, por fecha… ¿Cuánto tiempo te lleva actualmente realizar un análisis de gastos de viaje efectivo?

Primero tienes que recopilar las notas de gastos, después meter a mano la información en un Excel y posteriormente buscar los datos que realmente te interesen.

¿Sabes que con un dashboard digitalizado registrar, organizar y filtrar la información sería cuestión de pocos minutos?

A partir de ahí, analizar los gastos profesionales será mucho más rápido y sencillo.

Ventajas de contar con un dashboard automatizado

¿Te imaginas contar con un panel en el que tengas un histórico de todos los datos de los tickets y facturas organizados de forma automática y listos para analizar? ¿Y que esa información sea real y se actualice constantemente?

Las ventajas de los dashboards automatizados  son numerosas:

• Optimizar los presupuestos para viajes de empresa.
• Hacer un seguimiento efectivo de las políticas de gastos de viaje.
• Identificar tendencias y realizar predicciones.
• Reconocer rápidamente comportamientos de gasto inadecuados.
• No tener que esperar al reporting. Con un dashboard automatizado obtienes la información en tiempo real de cuándo se ha producido un gasto, dónde, quién lo ha hecho y por qué importe.
• Facilitan la elaboración de reportes con datos actualizados.

En definitiva, los dashoards aportan una mejora considerable en la toma de decisiones de negocio estratégicas, con conclusiones más ágiles, más inteligentes y con más probabilidad de éxito.

8 características de un panel de gastos de viaje

Para que un dashboard contable sea realmente eficaz, debe reunir una serie de características, como pueden ser:

1. La actualización de los datos tiene que poder hacerse de forma ágil. O mejor aún, automática.

2. Del mismo modo, la interpretación de la información de gastos también tiene que ser sencilla.

3. Alimentarse continuamente con la información proporcionada por las hojas de gastos según se van registrando (información real y veraz, por supuesto).

4. Tener los datos estrictamente necesarios como para poder tomar las decisiones que interese a cada organización.

5. Ofrecer a los usuarios la posibilidad de personalizar los paneles en función de sus necesidades.

6. Ser accesible desde cualquier lugar y desde los diferentes dispositivos (cosa complicada de hacer con un Excel repleto de datos).

7. Representar la información de forma que pueda ser contemplada en un golpe de vista.

8. Proporcionar filtros para poder ver la información.

Configura tu propio dashboard de gastos con Okticket

La vista avanzada del gestor de Okticket es un claro ejemplo de un dashboard optimizado. Esta funcionalidad te permite obtener una visión detallada y entendible de todos los gastos en un único panel. En tiempo real.

Puedes escoger los filtros que necesites, arrastrar las columnas y configurar tantos tableros como quieras.

También tienes la opción de personalizar la vista por el concepto que quieras (importe, fecha del ticket, usuario, grupo de aprobación, categoría de gasto, etc.), guardar la información con diferentes filtros y vistas, así como seleccionar y exportar solo la información que necesites Esto te permite elaborar tus propios informes, de forma ágil y sencilla.

Y si quieres, puedes exportar las diferentes vistas en Excel.

Con frecuencia se utilizan como sinónimos, pero dietas de trabajadores y gastos de viaje no son lo mismo. ¿En qué se diferencian? ¿Cómo se gestionan? ¿Tienen el mismo tratamiento fiscal?

A lo largo de este artículo veremos las principales diferencias entre dietas y gastos de viaje.

¿Qué son las dietas laborales?

Empezaremos por explicar que las dietas laborales son las compensaciones económicas que recibe un trabajador para su sustento cuando tiene que hacer desplazamientos fuera de su localidad de residencia o de la del centro de trabajo habitual por motivos laborales.

También reciben el nombre de “viáticos” y el Estatuto de los Trabajadores reconoce las dietas como un derecho laboral. El artículo 40 dice, textualmente:  “Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas”.

Se entiende, por tanto, que el importe que reciben los trabajadores en concepto de dieta laboral no forma parte del sueldo.

Gestión de gastos de viaje de empresa: Métodos y estrategias eficientes

Otra diferencia importante entre las dietas y los gastos de viaje es que, en las dietas, el importe a abonar es fijo. Normalmente, este se calcula haciendo una estimación de lo que van a costar los gastos de manutención del empleado durante los desplazamientos.

Kilometraje (incluye el mantenimiento del vehículo), gasolina, alojamiento, comidas, gastos de desplazamiento, peajes, aparcamiento… Todas estas categorías se incluyen dentro del concepto “gastos de viaje”. Y si la empresa abona dietas, también se añade.

Los gastos de viaje de empresa varían según cada desplazamiento, incluyendo factores como el destino, la duración del viaje y el tipo de transporte. Las organizaciones pueden gestionar estos gastos de diferentes formas:

1. Mediante anticipos: Las empresas proporcionan fondos por adelantado para cubrir los gastos de viaje.
2. Con tarjetas de empresa: Los empleados disponen de tarjetas corporativas para realizar pagos durante el viaje.
3. Realizando reembolsos: En este caso, los empleados adelantan el dinero de su bolsillo, completan una nota de gastos y adjuntan todos los justificantes para recibir el reembolso posteriormente.

La elección del método adecuado para gestionar los gastos de viaje puede mejorar la eficiencia y el control financiero de la empresa.

¿Quieres saber más sobre las dietas laborales? A continuación, daremos respuesta a las dudas más frecuentes planteadas por las empresas.

¿Qué importe se paga en concepto de viáticos?

Aunque el Estatuto de los Trabajadores reconozca este derecho, no hay una norma que establezca el importe. Los tipos de dietas laborales, su importe y el procedimiento de abono dependerán del convenio colectivo de cada empresa. En este punto también es importante aclarar que las empresas no están obligadas a abonarlas.

Si echamos un vistazo a los convenios colectivos publicados, vemos que la dieta completa va desde los 30 euros hasta más de 90. Las medias dietas bajan hasta una horquilla de entre 8 y 25 euros.

Las cantidades pueden variar en función de los días de duración del viaje y de si el viaje es dentro o fuera de España.

El Convenio Colectivo de la Industria del Metal de Madrid, por ejemplo, contempla un importe de 46,12 euros por día si el viaje es inferior a una semana y de 39,91 euros si dura más de 7 días. En caso de que los gastos superen el importe de esa dieta, “la empresa tendrá que pagar la diferencia, previa justificación".

¿Hay que justificar las dietas?

Si bien los gastos de viaje exigen justificación para que la empresa los apruebe, en el caso de las dietas no siempre es obligatorio.  Lo normal es ofrecer una cantidad fija a modo de compensación para que el trabajador gaste ese dinero como quiera. Pero eso no quita para que algunas organizaciones exijan los tickets y facturas correspondientes.

¿Es necesario declarar las dietas?

Ya hemos dicho que las dietas laborales no forman parte del salario, pero su importe debe ir reflejado en las nóminas de los trabajadores (sección “devengos”; concepto “percepciones no salariales”). No obstante, si los importes no sobrepasan los límites establecidos por la Agencia Tributaria, no están sujetas a retención de IRPF.

Actualmente, están exentas de tributación las dietas que no superen estas cantidades:

• 53,34 euros para viajes dentro de España con pernocta.
• 91,35 euros para viajes en el extranjero con pernocta.
• 26,67 euros para viajes dentro de España sin pernocta.
• 48,08 euros para viajes en el extranjero sin pernocta.

Del mismo modo, están exentos de tributar los kilometrajes que no superen los 0,26 euros por kilómetro (antes de 2023 eran 0,19 euros). Para gastos de alojamiento, peaje, billetes o bonos de transporte público y aparcamiento no hay límites. 

Las claves para gestionar las dietas de trabajo

Llevar al día las dietas laborales de los empleados puede llegar a ser complicado si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Sobre todo, cuando las compañías quieren tener los justificantes de los gastos controlados.

Es importante recordar que la Seguridad Social puede reclamar los tickets o facturas para asegurarse de que no se está cometiendo fraude y metiendo una parte del salario en concepto de dieta.

Y cuando estos gastos se gestionan a mano, es frecuente encontrarse con tickets deteriorados, borrosos o que se han perdido.

De ahí la importancia de contar con un software de digitalización de gastos de viaje como Okticket, que cuenta con una funcionalidad específica para registrar los gastos abonados con ese dinero.

Cuando un usuario saque una foto del justificante, solo tiene que seleccionar la categoría “Dietas”. Además, puedes configurar la aplicación en función de la política de gastos de viaje y establecer diferentes tipos de dieta por empleado e importe.

Pongamos el caso de una dieta que incluye los gastos de alojamiento. El administrador puede establecer un importe prefijado que el usuario no puede modificar. Cuando el usuario registre el gasto, la cantidad que quedará reflejada será la establecida por defecto, aunque el importe del ticket o factura no coincida.

¿Quieres empezar a optimizar la gestión de las dietas y los gastos de viaje profesionales? Te ayudamos

¿Qué productos o servicios se llevan la mayor parte del presupuesto? ¿Con qué frecuencia se produce el gasto? ¿Cuáles son los proveedores a los que se recurre con más asiduidad? Si aprovechas la información que te ofrecen los informes de gastos de empresa, te resultará mucho más fácil tomar las decisiones estratégicas necesarias para hacer crecer tu negocio.

¿No sabes muy bien por dónde empezar?

1. Recopila datos

Las hojas de gastos sirven para mucho más que para gestionar los gastos profesionales. Estos documentos son una valiosa fuente de información y el Business Intelligence la mejor herramienta para extraer datos reales y actualizados de forma ágil, incluso cuando las bases de datos son enormes.

Para un análisis de gastos eficaz es interesante realizar una labor de identificación de los principales KPIs y comenzar por los datos que van a tener un mayor impacto en esos indicadores claves de rendimiento.

2. Analiza la información

Una vez obtenidos los datos, almacenarlos sin más no sirve de nada. Hay que limpiarlos y poner orden. Esto implica identificar todas las fuentes de las que procede la información de los gastos, agrupar proveedores y clasificar los gastos en grupos. Así podrás corregir posibles errores y volcar todos los datos en una base única.

De ahí la importancia de aplicar la llamada “Inteligencia de Negocio”. Es decir, de analizar la información aportada por:

• El histórico de operaciones almacenadas en las bases de datos.
• Los informes que pueden obtenerse en tiempo real gracias a las aplicaciones on cloud.

La ventaja es que los datos se almacenan ordenados y están disponibles para consultarse en cualquier momento. Así es más fácil combinar el análisis vertical (patrones, situaciones de gastos, tendencias o proveedores) y horizontal (importes, bienes y servicios que se adquieren o cumplimiento de la política de gastos).

Tomando como ejemplo los gastos de viaje de empresa, las notas de gasto que se analizan con atención aportan detalles muy valiosos. La información que se obtiene va mucho más allá de cuánto dinero gastan los empleados en dietas, kilometraje y demás gastos relacionados con el viaje de negocios.

Para que la tarea sea más sencilla, siempre puedes utilizar un software específico de análisis de gastos. También las herramientas de BI aportan muchas ventajas

• Ayudan :a analizar el comportamiento de los viajeros de negocios
• Permiten saber qué tipos de gastos son los más frecuentes (kilometraje, gasolina, dietas, hoteles…)
• Calculan la ruta de carretera más barata en base a variables como el precio del combustible en las gasolineras que hay en ese trayecto.

Gracias a estaos detalles, puedes preparar una estrategia para optimizar el presupuesto. Las oportunidades de ahorro van desde conseguir tarifas más ventajosas (negociando con los proveedores habituales, por ejemplo) hasta aprovechar las ventajas fiscales.

¿Dudas si ajustar los gastos de kilometraje o el importe de las dietas? Con la herramienta adecuada te llevará minutos, en lugar de horas.

También puedes buscar alternativas más económicas de productos y servicios. Un ejemplo son las tarjetas de empresa sin comisiones por uso en el extranjero. O las líneas móviles con las que no se dispare el uso de datos fuera de la UE.

Todo ello sin mucho trabajo ni para los empleados que reportan los gastos ni para el departamento financiero.

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3. Transforma los informes de gastos de empresa en ventaja competitiva

La gran cantidad de datos generados por las empresas hace muy difícil su gestión de forma eficaz si no se dispone de una herramienta adecuada.

Importante recordar que los software de gestión de gastos se caracterizan por aportar:

• Flexibilidad: se adaptan a las necesidades de cada organización.
• Escalabilidad: crecen con la compañía.
• Integración con los ERP, softwares de recursos humanos y sistemas de gestión empresarial.
• Trazabilidad: las soluciones de gestión de gastos permiten saber al instante qué empleado ha realizado un gasto, dónde ha sido y por qué importe. Este control detallado y en tiempo real de los movimientos aporta información muy valiosa a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos.
• Analíticas avanzadas de todo tipo de información procedente de diversas fuentes. Esto permite mejorar el proceso de compra, sacar proyecciones de futuro, corregir posibles errores antes de que se produzcan, incluso anticipar cambios, tendencias e imprevistos.

El papel de las aplicaciones de gestión de gastos en el control del dato

Cómo controlar algo que no se puede medir? Las herramientas de gestión de gastos empresariales como Okticket permiten obtener y gestionar todos esos datos tan valiosos y necesarios para simplificar la toma de decisiones estratégicas.

Los beneficios de mejorar la actividad económica de tu empresa con Okticket son numerosos. Aquí te presentamos algunos de los más destacados:

1. La plataforma permite hacer un seguimiento en tiempo real de los gastos y proporciona informes detallados. Puedes establecer límites de gastos y recibir notificaciones cuando se excedan, manteniendo un control constante sobre los recursos financieros de tu empresa.
2. Okticket simplifica el proceso de reembolso de gastos a los empleados. Y en caso de que ofrezcas dietas, la posibilidad de gestionarlas a través de la app te ayudará a mantener el control del flujo de efectivo.
3. Puedes integrar la aplicación con tu sistema contable, sea el que sea.
4. Ahorrarás hasta un 80% del tiempo dedicado a tareas administrativa. Ello permite que los equipos se enfoquen en la gestión de datos, planificación y mejora de márgenes, generando así un valor añadido significativo.
5. Dejarás de lado la gestión de gastos en Excel. Con eso, se evitan muchos errores asociados a los procesos manuales. Solo tienes que sacar una foto al ticket o factura con tu móvil y el OCR inteligente de Okticket extrae automáticamente la información clave del gasto (fecha, CIF del proveedor, importe, tasa...). El gasto se sube a la aplicación en segundos.
6. Okticket ayuda a cumplir con las normas. Todos los datos de gastos se almacenan de manera segura y están disponibles para su revisión cuando sea necesario. demás, la app está homologada por la Agencia Tributaria.
7. Puedes generar informes detallados. Unido a lo comentado en el punto anterior, te resultará muy útil de cara a pagar impuestos o a enfrentarte a posibles inspecciones de Hacienda. Incluso para estar preparado de cara a superar auditorías internas y externas.
8. Okticket contribuye a que las organizaciones cumplan con sus políticas de sostenibilidad mediante la reducción significativa del uso de papel.

En resumen, Okticket es la solución perfecta para la gestión de gastos profesionales. ¡Empieza hoy mismo el camino hacia la toma de decisiones estratégicas!

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Puede ser un proceso rápido, sencillo y transparente o una tarea larga, tediosa y con algunas sombras. En toda empresa, cualquier gasto que se realice viene precedido de su correspondiente proceso de aprobación.

¿Cómo es este proceso? ¿Qué métodos de validación de gastos profesionales son los más efectivos? Lo veremos a lo largo de este artículo.

Cómo optimizar el proceso de aprobación de gastos

Una de las primeras medidas a adoptar para optimizar el proceso de gestión y validación de gastos es establecer una política de gastos adaptada a la actividad de cada organización y compartirla con los empleados para que conozcan los límites, el procedimiento de solicitud y los criterios de aprobación de gastos. ¿Qué es lo que no puede faltar en este documento?

• Un listado de las personas o cargos que pueden dar de paso las compras, las contrataciones de servicios o la realización de viajes profesionales, por poner algunos ejemplos.
• La delegación de funciones en caso de que los responsables estén de vacaciones o de baja laboral.
• Los tipos de gastos que se consideran reembolsables: gastos de viaje profesionales, dietas, kilometraje, gastos de representación…
• Los métodos de pago: efectivo, tarjeta bancaria personal, tarjeta de empresa…
• Los límites de gasto por empresa, por usuario y por categoría de gasto.
• El flujo de validación.
• La información que debe incluirse en las notas de gastos.
• Los justificantes válidos: soporte admitido, plazo de presentación, datos obligatorios…
• El procedimiento de reembolso en caso de que el trabajador adelante el dinero de su bolsillo.

Vamos a ver algunos de estos puntos más en detalle.

Lee también: «LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE»

Establecer un flujo de aprobación

Puede ocurrir que el proceso de validación de gastos de empresa requiera la supervisión de más de un responsable, lo que implica destinar más tiempo y recursos. Entre que el empleado realiza el gasto y el responsable del departamento de administración lo da de paso pueden pasar semanas.

Por eso, lo ideal en estos casos es contar con una herramienta que permita automatizar un workflow de aprobación. Funciona más o menos de esta forma:

1. El empleado realiza un gasto.

2. Lo registra, comprueba que todos los datos son correctos y lo envía a revisión.

3. Su supervisor lo abre y si todo es correcto,  lo aprueba.

4. Una vez aprobado, otro responsable se encarga de validarlo.

5. Cuando esté validado, la persona con el rol establecido lo tramita y procede al reembolso, si el empleado ha adelantado el dinero.

Dicho flujo puede variar en función de variables como el departamento, el cargo o los proyectos.

En este punto es importante recordar que un error común es alargar el flujo de aprobación con capas innecesarias que ralentizan el proceso. De ahí la importancia de establecer un sistema de notificaciones que avise de los cambios de estado de los gastos. Algunas herramientas de digitalización de gastos profesionales cuentan con esta funcionalidad

Definir un criterio de justificación

A la hora de justificar los gastos pueden ocurrir dos cosas: que te inunden de datos innecesarios o que los documentos no cuenten con la información básica requerida para que sean válidos de cara a Hacienda.

Por eso es importante informar a los empleados de que no todos los comprobantes son válidos como justificantes de pago. Estos deben ser legibles e incluir una serie de datos para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la empresa: número de ticket/factura y serie, CIF del proveedor, fecha de expedición y de operación (en caso de que esta sea distinta), nombre del proveedor, concepto del bien o servicio prestado, tipo impositivo e importe total.

Luego están conceptos como el soporte admitido. Si en tu empresa la aprobación es manual, lo habitual es que los tickets o facturas se presenten en papel. En este caso, debes tener especial cuidado con los datos ilegibles y asegurarte de que el concepto y el importe se corresponden con lo anotado en la nota de gastos.

Pero si la gestión está digitalizada y quieres que los registros sean a través de la app correspondiente, tendrás que informar a los empleados de que, por regla general, solo se admitirán justificantes digitalizados.

¿No quieres que los empleados pasen gastos antiguos? En ese caso también deberás fijar los plazos de presentación de justificantes.

Además de esto, las compañías pueden establecer que las hojas de gastos incluyan información como el motivo del gasto, la categoría de gasto, el centro de coste o el número de comensales (por ejemplo, en una comida de negocios) o el cliente (en caso de los gastos de representación).

De nuevo, las herramientas de digitalización de gastos profesionales hacen que esta parte del proceso de validación sea mucho más rápida y sencilla. Eso sí. Asegúrate de que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Solo así el justificante digitalizado tendrá la misma validez legal que el original en papel.

Implantar una política de reembolso

¿La empresa tiene establecido algún procedimiento para el reembolso de las notas de gastos? ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tienen que esperar los trabajadores para recibir la devolución del dinero adelantado?

Para que el reembolso de los gastos profesionales no se convierta en un caos, es fundamental definir el procedimiento a seguir: periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones, forma de pago, listado de gastos reembolsables y no reembolsables, etc. Las normas deben ser claras y compartidas con todo el equipo.

Especialmente importantes es definir bien cuáles son los gastos profesionales reembolsables. No existe un listado oficial, pero por norma general se aceptan:

• Los gastos derivados de los viajes de negocios: desplazamiento (transporte, kilometraje, aparcamiento. peajes), alojamiento y manutención.
• Los gastos de representación (regalos y comidas con clientes).
• Los materiales de oficina y los necesarios para realizar un trabajo.
• Los gastos de artículos de telefonía e informática.

Luego hay empresas que deciden abonar conceptos como la lavandería del hotel en estancias de varios días.

Importante también dejar claro cuáles son los gastos no reembolsables. Están los típicos, como las multas de tráfico aunque el coche sea de empresa, las compras de artículos personales o las comidas fuera del horario laboral. Pero hay empresas que añaden sus propias restricciones, como pueden ser los gastos cuyos justificantes se hayan extraviado o tengan los datos ilegibles.

¿Qué modelo de gestión de gastos utilizas?

Dependiendo del modelo de gestión de gastos empleado, la validación se simplifica más o menos. Vamos a ver los pros y contras de los tres tipos:

1. Modelo fijo: el trabajador recibe una cantidad de dinero fija cuando tiene que salir de viaje o realizar alguna compra para la empresa. Lo bueno es que el empleado no tiene que adelantar el dinero y el proceso de aprobación se simplifica. Lo malo es que se pierde el control del gasto. Pongamos el ejemplo de una empresa que dé a un empleado una dieta diaria de 50 euros para los gastos de manutención. Al no tener que rendir cuentas, puede destinar el dinero a compras que en otras circunstancias serían gastos no reembolsables.

2. Modelo por gasto: los empleados tienen que guardar los tickets o facturas y presentar una hoja de gastos, tanto si ha recibido un anticipo como si ha adelantado el dinero de su bolsillo. En este caso, el departamento de finanzas tiene más control sobre los gastos. Pero… el proceso de aprobación se alarga y se vuelve más complejo.

3. Modelo mixto: La empresa combina los dos modelos anteriores. Puede hacerlo por tipo de gastos, por rol, por departamentos… Dependiendo de cuál emplee en cada momento la validación se simplifica o se complica. Un ejemplo frecuente de este modelo es el de una empresa que ofrece a sus empleados en movilidad una cantidad fija en concepto de dietas, pero que exige que se le entreguen los justificantes correspondientes.

En definitiva, si tu organización dispone de una política de gastos, la validación manual es una pérdida de tiempo y de recursos absoluta. Por no hablar de todos los errores que se producen y del riesgo de sufrir fraude interno.

Lo más operativo es automatizar el proceso mediante una herramienta de gestión de notas de gastos que te permita configurar reglas y límites de gasto, asignar gastos a categorías y centros de coste y establecer alertas, además de ofrecer conciliación bancaria e integración con el ERP de tu empresa.

Otra opción es ofrecer a tus empleados tarjetas de empresa que ofrezcan conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por categorías, incluso por días.  Así te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.

Cómo crear un proceso de aprobación de gastos con Okticket

Para que veas lo fácil e intuitivo que resulta validar un gasto mediante una app, te ponemos el ejemplo de Okticket.  ¿Qué pasos hay que seguir?

1. El primer paso es que el empleado entre en la app y registre el gasto. Para ello, solo tiene que sacar una foto al ticket, seleccionar la categoría, asignarlo a una hoja de gastos y a un centro de coste si procede. Posteriormente, pasa la hoja de gastos a revisión.

2. Desde la app y el gestor web, la persona responsable puede ver las hojas de gastos creadas por su equipo.

3. Para realizar los cambios de estado tienes que entrar en la hojas de gastos desde el gestor web. Si por ejemplo eres un validador de primer nivel, puedes coger las hojas que pongan “Pendiente de revisión” para pasarlas a revisión.

4. Cuando la hoja esté revisada, y si tienes rol para ello, puedes aprobarla o rechazarla. Si la apruebas, pasará al siguiente nivel de validación hasta que se marque como “tramitada”.

Si quieres recibir notificaciones en la app y/o en tu correo electrónico cuando el estado de las hojas de gastos haya cambiado,  puedes hacerlo desde tu perfil. 

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Dependiendo de si cuentas o no con una app para gestionar gastos de empresa, la respuesta seguro que cambia.

¿Todavía sigues empleando los métodos de siempre? Te sorprenderá saber lo eficiente, rápida y sencilla que te resulta la gestión de las notas de gastos con una app.

¿No crees que sea para tanto? Puede que después de leer este artículo cambies de idea.

Ahora veremos las ventajas que tiene un software de gestión de gastos de empresa. Pero antes, es importante recordar que estas herramientas permiten controlar los gastos de los empleados en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).

Ventajas de usar una app de gastos de viaje profesionales

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente. Pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas para toda la compañía. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

Retomemos la pregunta que hacíamos al principio de este artículo: ¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten mucho tiempo en rellenar las notas de gastos.

Al digitalizar los tickets y facturas los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas monótonas, puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo.

Trazabilidad de los gastos de viaje

Los empleados pueden registrar los gastos en el momento. Gracias a eso, el área de finanzas puede rastrear todo el proceso. Tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos ses muy sencillo.

¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha hecho un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un área concreta, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del flujo de aprobación de las hojas de gastos, desde el reporte hasta el reembolso.

Estos datos son sumamente valiosos a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos y tomar decisiones basadas en datos reales.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos de empresa permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores.

Puede ocurrir que las prisas por liquidar los gastos hagan que te despistes. Como consecuencia, podrían escaparse gastos que no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele pasar con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez o que exceden el límite de gastos fijado por la empresa son habituales. También pueden colarse recibos antiguos o compras efectuadas en los días en los que el empleado no está trabajando.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y clara de los mismos. Gracias a eso, puedes localizar de forma rápida si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa.

Toma de decisiones financieras

Con una app de gastos, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos por conceptos (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa.

Mejor ambiente en el equipo

El momento de presentar las notas de gastos para que sean validadas puede ser fuente de conflictos entre el área de finanzas y los empleados.

Pero con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden registrar los gastos según se vayan produciendo. Y en el caso de los viajes de empresa, no tienen que cargar con los tickets si utilizan una app homologada por la Agencia Tributaria.

Tampoco volverán a perder dinero por culpa de tickets perdidos o gastos pasados fuera de plazo.

‍Retorno RÁPIDO De la inversión 

Las aplicaciones móviles no suelen tener un coste muy elevado. De hecho, normalmente son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso. Esto evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares.

Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.

Elegir una app para controlar los gastos de tu empresa

¿A estas alturas has empezado a cambiar de idea y te estás planteando utilizar una app de control de gastos? Antes de elegir una, verifica que cumple con una serie de requisitos:

• Si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
• Permite el seguimiento por tipo de gasto.
• Se integra con tu ERP.
• Ofrece conciliación bancaria.
• Puede brindarte informes en tiempo real sobre los hábitos de gasto de los empleados.
• Se adapta a los requisitos de cada usuario.
• Cuando el gasto se realiza fuera de la zona Euro, la app tiene que ser capaz de hacer la conversión desde esa divisa al Euro.
• Funciona sin conexión a Internet.

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. ¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Hasta hace poco eran los mejores gestionado el ERP y manejando el Excel. Los números eran su zona de confort y ahí han estado desde siempre. Pero los CFO ya no son solo esas personas sobre quienes recae la responsabilidad de analizar la situación financiera de la empresa para optimizar costes.

El rol de los directores financieros ha ido cambiando conforme ha ido evolucionado la transformación digital. Hoy tienen una visión estratégica de toda la compañía. Han pasado de ser CFO (Chief Financial Officer) a CFSO (Chief Financial Strategy Officer), de ser gestores a ser asesores de confianza del CEO.

Los CFSO se caracterizan porque no solo tienen capacidad para interpretar números. También han adquirido nuevas habilidades tecnológicas y tienen un conocimiento profundo de la compañía.

¿Qué han necesitado para lograr esa función estratégica que se les demanda? De mano, enfrentarse a una transformación no solo digital, también personal.

Los siguientes pasos van desde reforzar el departamento financiero con perfiles más tecnológicos hasta implantar herramientas Fintech que simplifiquen su gestión. Es por ello que los CFO tienen que colaborar estrechamente con los CIO. Los primeros deciden. Los segundos, ejecutan.

Lee también: Las prioridades de los CFO en la transformación digital

CFSO: la nueva visión de controller financiero

En este camino que han ido recorriendo durante los últimos años para ser agentes del cambio ha tenido que ampliar sus responsabilidades y trabajar en sus habilidades de liderazgo y comunicación. ¿Qué aptitudes son necesarias para poder desempeñar las funciones de un CFO? Entre otras:

• Visión a largo plazo. Esto implica utilizar herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos para una planificación económica basada en datos reales.
• Habilidad para obtener una cartera de financiación diversificada que garantice la sostenibilidad en el tiempo. Los beneficios a corto plazo no bastan.
• Gestión del riesgo de forma adecuada.
• Ética profesional.
• Transparencia en las gestiones diarias.
• Capacidad de comunicación con socios, empleados, clientes e inversores.
• Mantenimiento de un contacto estrecho con el resto de departamentos, principalmente con Recursos Humanos y Operaciones.
• El CFO se encarga, además, de liderar la revolución digital. O al menos, de estar al día de las nuevas tendencias en tecnología financiera.

Este último punto es fundamental, puesto que la transformación digital en el área de finanzas permite realizar análisis avanzados sin importar el volumen de datos manejados, además de reducir el tiempo de gestión de los procesos más transaccionales debido a la automatización.

Gracias a esta nueva atribución han conseguido instaurar cambios organizacionales que han cristalizado en empresas cada vez más competitivas. Y todo ello sin perder de vista el control de las actividades financieras.

Ventajas de las herramientas Fintech para una óptima planificación financiera

Las herramientas Fintech, el Big Data, las soluciones de IA, los sistemas de Business Intelligence o la tecnología Blockchain bien utilizados han jugado un papel fundamental a la hora de tomar decisiones inteligentes, incluso de anticiparse a posibles eventualidades.

Para maximizar su eficiencia, los directores financieros necesitan que todas estas herramientas les permitan reunir datos actualizados de fuentes fiables y presentarlos de forma ordenada.

Es el caso de Okticket. Más de 350.000 usuarios ya saben lo que es ahorrar tiempo a los empleados (ha desarrollado el sistema de reconocimiento más potente del mercado) y recursos a las organizaciones. Al mismo tiempo, se benefician de múltiples ventajas estratégicas: control de los presupuestos, cumplimiento de la política de gastos de la empresa, detección de oportunidades de ahorro, etc.

La información es conocimiento, es poder. Y cuando entra en juego la economía de la empresa, cobra más relevancia si cabe.

Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?

1. Directamente, contabilizándolo como gasto externo.
2. Metiendo los importes correspondientes a dietas y kilometraje en la nómina.

Hay que dejar claro que los gastos de viaje son compensatorios, no están sujetos a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados, con independencia de si forman parte o no de la base de cotización. Lo hacen mediante los ficheros CRA.

También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

¿Cuándo se cotizan dietas y kilometraje?

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

Requisitos para que las dietas puedan deducirse

Cuando hablamos de dietas, estamos incluyendo todos los gastos de manutención y alojamiento imputables a los desplazamientos por motivos laborales. Para el alojamiento no existen límites económicos, basta con pedir el justificante.

En cuanto a la manutención, los importes exentos de IRPF son los siguientes:

• Si el gasto se realiza en territorio nacional, el límite es de 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros cuando el trabajador pasa la noche fuera.

 En el extranjero, las cantidades máximas exentas ascienden hasta los 48,08 euros sin pernocta y los 91,35 euros con pernocta.

Es importante recalcar que estos gastos de estancia y manutención tienen que realizarse en establecimientos hosteleros ubicados en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del trabajador.  Por eso es importante acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje.

Los límites del kilometraje

Con respecto al kilometraje, los empleados nómadas tendrán que pagar IRPF solo si la cantidad abonada por la empresa excede de los 0,19 euros por kilómetro recorrido (En el País Vasco y Navarra el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente.)

¿Tu empresa tiene establecida una cantidad mayor? Entonces los trabajadores tendrán que cotizar por esos euros de diferencia.

Asientos contables de gastos de viaje

Pero que un gasto de viaje no esté sujeto a retención no quiere decir que no tenga que comunicarse. También contabilizarse en los asientos contables correspondientes. ¿Cuáles son? Depende de la fórmula elegida para el reembolso.

Si la empresa abona directamente los gastos de locomoción, de manutención y de hospedaje, el asiento tiene que realizarlo en función del tipo de gasto.

• Por regla general, los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento relacionados con la actividad de la empresa se recogen en la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”).

• En caso de que los gastos de hoteles y restaurantes hayan sido ocasionados para lograr un fin comercial, lo adecuado es asentarlos en la cuenta 627 (“Publicidad, propagando y relaciones públicas”). Aquí se incluirían, por ejemplo, las invitaciones a comidas a clientes.

Contabilización de dietas y kilometraje en la nómina

Una opción muy habitual es abonar los gastos de viaje en la nómina de los trabajadores. Las empresas que lo hacen de esta forma tienen que contabilizar los importes en una cuenta separada e individualizada por empleado.

Además, deben tener en cuenta que necesitan guardar los justificantes para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la compañía.

Lo ideal es contar con una solución de digitalización de gastos de viajes profesionales e integrar esos gastos con el ERP de nóminas de la empresa. De esta forma, los tickets y facturas digitalizados quedan guardados en un entorno cloud seguros, accesibles en cualquier momento. Al mismo tiempo, su contabilización se realiza de forma automática.

La importancia del asiento contable de nóminas

Realizar de forma inteligente los asientos contables de las nóminas va más allá de cumplir con las obligaciones legales. Algunos beneficios destacables:

• Se optimizan los recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, lo que supone un ahorro económico considerable para la empresa.

• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral, lo que a su vez incrementa la productividad y la lealtad del equipo.

• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que aprovecharás las ventajas fiscales.

• Se facilita la detección de fraudes e irregularidades.

Ya sea de manera voluntaria o por obligación legal, las compañías tienen que pasar por una auditoría contable para certificar que las cuentas están en orden. Además, contar con una información financiera al día y transparente, es fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.

¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? Como sabes, el proceso consta de varias fases.

1. Planificación. Algunas cuestiones a tener en cuenta antes de la auditoría:

• El  departamento financiero debe asegurarse de que la contabilidad está al día y cerrada.
• Es recomendable reunirse con el auditor para hacer un check list de todo lo que vas a necesitar. ¿Qué documentación debes tener preparada? Por regla general: Las escrituras de constitución de los estatutos sociales, declaraciones de impuestos, el balance de sumas y saldos, el de situación, la cuenta de resultados, los modelos de liquidación del ejercicio a auditar, el estado de flujo de efectivo y el de cambios en el patrimonio neto, entre otros.
• Si tienes actas del Consejo de Administración y de la Junta de Accionistas, debes verificar que están al día.

2. Recopilación de pruebas.

3. Organización de la información.

4. Procesamiento y evaluación de los datos. En este punto, el auditor puede solicitar documentación complementaria o pedir que le entregues justificantes de ciertas operaciones. 

5. Presentación de conclusiones. 

La importancia de las herramientas digitales para las auditorías contables

Mantener al día todos los gastos de empresa, junto con la documentación que los respalde, es fundamental para superar una auditoría contable. Sobra decir el impacto que puede tener un informe favorable a la hora de obtener financiación bancaria, negociar con inversores o ser puntuado por las agencias de calificación.

¿Es posible llevar un control efectivo?  Sí. ¿Cómo? La respuesta es: Tecnología. 

Llegados a este punto es importante señalar que muchas compañías todavía gestionan los trámites administrativos de forma manual. Como consecuencia, es más difícil llevar a cabo una auditoría contable. Al mismo tiempo, aumenta el riesgo de que se produzcan irregularidades y de sufrir fraude interno.

Automatización de procesos robóticos (RPA), Big Data e Inteligencia Artificial (incluyendo Deep Learning y Machine Learning) son tecnologías que deberías aplicar si quieres mejorar los procesos de auditoría. Cada una aporta unos beneficios específicos. Todas juntas, forman un equipo perfecto.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ROBÓTICOS

En esta clasificación encontramos, entre otras, las soluciones de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Qué ofrece esta tecnología?

• Los procesos se pueden realizar de forma automática y desde cualquier lugar. Solo necesitarás Internet y un dispositivo móvil para acceder a los datos.
• Las tareas operativas y rutinarias se reducen al mínimo. En el caso concreto de las auditorías, la RPA permite la optimización de tareas como las pruebas de control interno, la extracción de información de las muestras o la conciliación de saldos.
• Facilitan la trazabilidad de los gastos y el seguimiento de las operaciones en tiempo real.
• Generan informes personalizados, por empleados y categorías. Y tan detallados que incluso es posible hacer predicciones de futuro.
• El ahorro de tiempo con respecto a realizar la gestión de forma manual es considerable, llegando hasta el 80% según la solución implantada. Con ello, los auditores pueden dedicar más tiempo a analizar los datos.
• Las herramientas de automatización ofrecen diversas opciones de integración con el resto de los sistemas de gestión empresariales.
• Los sistemas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) sirven para digitalizar imágenes. Los textos se pueden almacenar en formatos editables, lo que evita a los auditores perder tiempo transcribiendo documentos. Estas herramientas también permiten hacer búsquedas por palabras clave. De esta forma, el auditor puede encontrar lo que necesita rápidamente.
• Los ERP cloud ofrecen información de los principales departamentos. Gestión de impuestos, de contabilidad, de logística, de personal, de gastos de viaje… Los auditores obtienen con estos softwares una visión global de todos los procesos productivos y administrativos sin tener que afrontar un proceso tan costoso ni complejo como venía siendo habitual hasta no hace mucho. De todas formas, en el mercado existen ERPs adaptados al tamaño y a los requerimientos de cada empresa.
• Gracias a la gestión de gastos inteligente, es posible establecer alertas personalizadas, como pueden ser las de gastos duplicados o que superen el límite marcado en las políticas de la empresa.
• No es necesario tener grandes conocimientos tecnológicos, puesto que muchas de las soluciones que hay en el mercado están pensadas para que puedan ser utilizadas por todo tipo de usuarios.
• La inversión no es muy elevada. Si optas por servicios SaaS como el que te ofrecemos en Okticket, el ROI es casi inmediato.
• Al combinar la RPA con la IA, es posible detectar los procesos que requieren mejoras. También facilita el análisis profundo de grandes volúmenes de información, ya que prácticamente la tecnología hace el trabajo por los auditores.

Como consecuencia de todo lo anteriormente listado, aumenta la productividad, la eficiencia y la calidad en los procesos de auditoría contable. 

Aplicación del Big Data y la IA en una auditoría contable

Y al utilizar adecuadamente el Big Data y la Inteligencia Artificial, los auditores pueden identificar el nivel de riesgo de la compañía incluso durante la fase de planificación.

Estas tecnologías facilitan también la identificación de anomalías por departamentos. No solo eso. Los datos pueden inspeccionarse continuamente, según se van recopilando. De esta forma, se minimiza el riesgo de que se produzcan irregularidades contables, ya sea por errores inintencionados o por fraude interno.

Al final, todo ello redundará en la elaboración de un informe mucho más objetivo, completo y preciso, sin que por ello tengas que pagar más dinero.

Acortar los flujos de aprobación y limitar los medios de pago permitidos también pueden ayudar a los departamentos financieros a estar preparados ante una auditoría contable. De hecho, lo ideal sería contar con tarjetas de empresa, ya que es posible saber quién ha gastado cuánto, dónde y en qué.