Puede ser un proceso rápido, sencillo y transparente o una tarea larga, tediosa y con algunas sombras. En toda empresa, cualquier gasto que se realice viene precedido de su correspondiente proceso de aprobación.

¿Cómo es este proceso? ¿Qué métodos de validación de gastos profesionales son los más efectivos? Lo veremos a lo largo de este artículo.

Cómo optimizar el proceso de aprobación de gastos

Una de las primeras medidas a adoptar para optimizar el proceso de gestión y validación de gastos es establecer una política de gastos adaptada a la actividad de cada organización y compartirla con los empleados para que conozcan los límites, el procedimiento de solicitud y los criterios de aprobación de gastos. ¿Qué es lo que no puede faltar en este documento?

• Un listado de las personas o cargos que pueden dar de paso las compras, las contrataciones de servicios o la realización de viajes profesionales, por poner algunos ejemplos.
• La delegación de funciones en caso de que los responsables estén de vacaciones o de baja laboral.
• Los tipos de gastos que se consideran reembolsables: gastos de viaje profesionales, dietas, kilometraje, gastos de representación…
• Los métodos de pago: efectivo, tarjeta bancaria personal, tarjeta de empresa…
• Los límites de gasto por empresa, por usuario y por categoría de gasto.
• El flujo de validación.
• La información que debe incluirse en las notas de gastos.
• Los justificantes válidos: soporte admitido, plazo de presentación, datos obligatorios…
• El procedimiento de reembolso en caso de que el trabajador adelante el dinero de su bolsillo.

Vamos a ver algunos de estos puntos más en detalle.

Lee también: «LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER UNA POLÍTICA DE GASTOS DE VIAJE»

Establecer un flujo de aprobación

Puede ocurrir que el proceso de validación de gastos de empresa requiera la supervisión de más de un responsable, lo que implica destinar más tiempo y recursos. Entre que el empleado realiza el gasto y el responsable del departamento de administración lo da de paso pueden pasar semanas.

Por eso, lo ideal en estos casos es contar con una herramienta que permita automatizar un workflow de aprobación. Funciona más o menos de esta forma:

1. El empleado realiza un gasto.

2. Lo registra, comprueba que todos los datos son correctos y lo envía a revisión.

3. Su supervisor lo abre y si todo es correcto,  lo aprueba.

4. Una vez aprobado, otro responsable se encarga de validarlo.

5. Cuando esté validado, la persona con el rol establecido lo tramita y procede al reembolso, si el empleado ha adelantado el dinero.

Dicho flujo puede variar en función de variables como el departamento, el cargo o los proyectos.

En este punto es importante recordar que un error común es alargar el flujo de aprobación con capas innecesarias que ralentizan el proceso. De ahí la importancia de establecer un sistema de notificaciones que avise de los cambios de estado de los gastos. Algunas herramientas de digitalización de gastos profesionales cuentan con esta funcionalidad

Definir un criterio de justificación

A la hora de justificar los gastos pueden ocurrir dos cosas: que te inunden de datos innecesarios o que los documentos no cuenten con la información básica requerida para que sean válidos de cara a Hacienda.

Por eso es importante informar a los empleados de que no todos los comprobantes son válidos como justificantes de pago. Estos deben ser legibles e incluir una serie de datos para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la empresa: número de ticket/factura y serie, CIF del proveedor, fecha de expedición y de operación (en caso de que esta sea distinta), nombre del proveedor, concepto del bien o servicio prestado, tipo impositivo e importe total.

Luego están conceptos como el soporte admitido. Si en tu empresa la aprobación es manual, lo habitual es que los tickets o facturas se presenten en papel. En este caso, debes tener especial cuidado con los datos ilegibles y asegurarte de que el concepto y el importe se corresponden con lo anotado en la nota de gastos.

Pero si la gestión está digitalizada y quieres que los registros sean a través de la app correspondiente, tendrás que informar a los empleados de que, por regla general, solo se admitirán justificantes digitalizados.

¿No quieres que los empleados pasen gastos antiguos? En ese caso también deberás fijar los plazos de presentación de justificantes.

Además de esto, las compañías pueden establecer que las hojas de gastos incluyan información como el motivo del gasto, la categoría de gasto, el centro de coste o el número de comensales (por ejemplo, en una comida de negocios) o el cliente (en caso de los gastos de representación).

De nuevo, las herramientas de digitalización de gastos profesionales hacen que esta parte del proceso de validación sea mucho más rápida y sencilla. Eso sí. Asegúrate de que la solución está homologada por la Agencia Tributaria. Solo así el justificante digitalizado tendrá la misma validez legal que el original en papel.

Implantar una política de reembolso

¿La empresa tiene establecido algún procedimiento para el reembolso de las notas de gastos? ¿El ingreso se realiza en la nómina? ¿Cuánto tienen que esperar los trabajadores para recibir la devolución del dinero adelantado?

Para que el reembolso de los gastos profesionales no se convierta en un caos, es fundamental definir el procedimiento a seguir: periodo de tiempo máximo para hacer las devoluciones, forma de pago, listado de gastos reembolsables y no reembolsables, etc. Las normas deben ser claras y compartidas con todo el equipo.

Especialmente importantes es definir bien cuáles son los gastos profesionales reembolsables. No existe un listado oficial, pero por norma general se aceptan:

• Los gastos derivados de los viajes de negocios: desplazamiento (transporte, kilometraje, aparcamiento. peajes), alojamiento y manutención.
• Los gastos de representación (regalos y comidas con clientes).
• Los materiales de oficina y los necesarios para realizar un trabajo.
• Los gastos de artículos de telefonía e informática.

Luego hay empresas que deciden abonar conceptos como la lavandería del hotel en estancias de varios días.

Importante también dejar claro cuáles son los gastos no reembolsables. Están los típicos, como las multas de tráfico aunque el coche sea de empresa, las compras de artículos personales o las comidas fuera del horario laboral. Pero hay empresas que añaden sus propias restricciones, como pueden ser los gastos cuyos justificantes se hayan extraviado o tengan los datos ilegibles.

¿Qué modelo de gestión de gastos utilizas?

Dependiendo del modelo de gestión de gastos empleado, la validación se simplifica más o menos. Vamos a ver los pros y contras de los tres tipos:

1. Modelo fijo: el trabajador recibe una cantidad de dinero fija cuando tiene que salir de viaje o realizar alguna compra para la empresa. Lo bueno es que el empleado no tiene que adelantar el dinero y el proceso de aprobación se simplifica. Lo malo es que se pierde el control del gasto. Pongamos el ejemplo de una empresa que dé a un empleado una dieta diaria de 50 euros para los gastos de manutención. Al no tener que rendir cuentas, puede destinar el dinero a compras que en otras circunstancias serían gastos no reembolsables.

2. Modelo por gasto: los empleados tienen que guardar los tickets o facturas y presentar una hoja de gastos, tanto si ha recibido un anticipo como si ha adelantado el dinero de su bolsillo. En este caso, el departamento de finanzas tiene más control sobre los gastos. Pero… el proceso de aprobación se alarga y se vuelve más complejo.

3. Modelo mixto: La empresa combina los dos modelos anteriores. Puede hacerlo por tipo de gastos, por rol, por departamentos… Dependiendo de cuál emplee en cada momento la validación se simplifica o se complica. Un ejemplo frecuente de este modelo es el de una empresa que ofrece a sus empleados en movilidad una cantidad fija en concepto de dietas, pero que exige que se le entreguen los justificantes correspondientes.

En definitiva, si tu organización dispone de una política de gastos, la validación manual es una pérdida de tiempo y de recursos absoluta. Por no hablar de todos los errores que se producen y del riesgo de sufrir fraude interno.

Lo más operativo es automatizar el proceso mediante una herramienta de gestión de notas de gastos que te permita configurar reglas y límites de gasto, asignar gastos a categorías y centros de coste y establecer alertas, además de ofrecer conciliación bancaria e integración con el ERP de tu empresa.

Otra opción es ofrecer a tus empleados tarjetas de empresa que ofrezcan conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por categorías, incluso por días.  Así te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.

Cómo crear un proceso de aprobación de gastos con Okticket

Para que veas lo fácil e intuitivo que resulta validar un gasto mediante una app, te ponemos el ejemplo de Okticket.  ¿Qué pasos hay que seguir?

1. El primer paso es que el empleado entre en la app y registre el gasto. Para ello, solo tiene que sacar una foto al ticket, seleccionar la categoría, asignarlo a una hoja de gastos y a un centro de coste si procede. Posteriormente, pasa la hoja de gastos a revisión.

2. Desde la app y el gestor web, la persona responsable puede ver las hojas de gastos creadas por su equipo.

3. Para realizar los cambios de estado tienes que entrar en la hojas de gastos desde el gestor web. Si por ejemplo eres un validador de primer nivel, puedes coger las hojas que pongan “Pendiente de revisión” para pasarlas a revisión.

4. Cuando la hoja esté revisada, y si tienes rol para ello, puedes aprobarla o rechazarla. Si la apruebas, pasará al siguiente nivel de validación hasta que se marque como “tramitada”.

Si quieres recibir notificaciones en la app y/o en tu correo electrónico cuando el estado de las hojas de gastos haya cambiado,  puedes hacerlo desde tu perfil. 

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? ¿Te resulta una tarea complicada y tediosa? Dependiendo de si cuentas o no con una app para gestionar gastos de empresa, la respuesta seguro que cambia.

¿Todavía sigues empleando los métodos de siempre? Te sorprenderá saber lo eficiente, rápida y sencilla que te resulta la gestión de las notas de gastos con una app.

¿No crees que sea para tanto? Puede que después de leer este artículo cambies de idea.

Ahora veremos las ventajas que tiene un software de gestión de gastos de empresa. Pero antes, es importante recordar que estas herramientas permiten controlar los gastos de los empleados en tiempo real, desde cualquier dispositivo móvil (también desde un ordenador).

Ventajas de usar una app de gastos de viaje profesionales

Cada app de gestión de gastos profesionales es diferente. Pero todas suelen tener unas características comunes que aportan ventajas para toda la compañía. Dirección Financiera, Recursos Humanos, Ventas… Todos salen ganando.

Más tiempo para tareas de valor

Retomemos la pregunta que hacíamos al principio de este artículo: ¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de empresa? Los empleados que viajan y tienen que reportar gastos de forma manual también invierten mucho tiempo en rellenar las notas de gastos.

Al digitalizar los tickets y facturas los procesos se agilizan. Todo ese tiempo que se invierte de menos en tareas monótonas, puede dedicarse a realizar tareas de mayor valor productivo.

Trazabilidad de los gastos de viaje

Los empleados pueden registrar los gastos en el momento. Gracias a eso, el área de finanzas puede rastrear todo el proceso. Tener un control detallado y en tiempo real de los movimientos ses muy sencillo.

¿Te imaginas saber al instante que un empleado ha hecho un gasto, dónde ha sido y por qué importe?

Además, al obtener trazabilidad, las empresa pueden atribuir un gasto a un área concreta, proyecto, centro de coste o empleado. Incluso hacer un seguimiento del flujo de aprobación de las hojas de gastos, desde el reporte hasta el reembolso.

Estos datos son sumamente valiosos a la hora de realizar un análisis avanzado de los datos y tomar decisiones basadas en datos reales.

Cumplimiento de la política de gastos

Las aplicaciones de control de gastos de empresa permiten dejar atrás los procesos manuales, que dan lugar a errores.

Puede ocurrir que las prisas por liquidar los gastos hagan que te despistes. Como consecuencia, podrían escaparse gastos que no se ajustan a la política de gastos de empresa.

Suele pasar con frecuencia con los gastos de viaje profesionales que todavía se gestionan a mano. Tickets pasados más de una vez o que exceden el límite de gastos fijado por la empresa son habituales. También pueden colarse recibos antiguos o compras efectuadas en los días en los que el empleado no está trabajando.

Gracias a las apps de gestión de gastos profesionales puedes tener una visión global y clara de los mismos. Gracias a eso, puedes localizar de forma rápida si alguna compra no se ajusta a la política de la empresa.

Toma de decisiones financieras

Con una app de gastos, la información se guarda de forma ordenada, accesible en todo momento. En el caso de los gastos de viaje, por ejemplo, las empresas pueden agruparlos por conceptos (kilometraje, gasolina, dietas, transporte público, alojamiento…).

Esto facilita la toma de decisiones financieras, como puede ser el presupuesto para viajes de empresa.

Mejor ambiente en el equipo

El momento de presentar las notas de gastos para que sean validadas puede ser fuente de conflictos entre el área de finanzas y los empleados.

Pero con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden registrar los gastos según se vayan produciendo. Y en el caso de los viajes de empresa, no tienen que cargar con los tickets si utilizan una app homologada por la Agencia Tributaria.

Tampoco volverán a perder dinero por culpa de tickets perdidos o gastos pasados fuera de plazo.

‍Retorno RÁPIDO De la inversión 

Las aplicaciones móviles no suelen tener un coste muy elevado. De hecho, normalmente son SaaS (Software as a Service), es decir, ofrecen un modelo de coste por uso. Esto evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares.

Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.

Elegir una app para controlar los gastos de tu empresa

¿A estas alturas has empezado a cambiar de idea y te estás planteando utilizar una app de control de gastos? Antes de elegir una, verifica que cumple con una serie de requisitos:

• Si no es fácil de usar, los trabajadores no la van a utilizar, o lo harán de forma errónea.
• Permite el seguimiento por tipo de gasto.
• Se integra con tu ERP.
• Ofrece conciliación bancaria.
• Puede brindarte informes en tiempo real sobre los hábitos de gasto de los empleados.
• Se adapta a los requisitos de cada usuario.
• Cuando el gasto se realiza fuera de la zona Euro, la app tiene que ser capaz de hacer la conversión desde esa divisa al Euro.
• Funciona sin conexión a Internet.

Okticket te ofrece todo eso y mucho más. ¿Quieres conocer todas las ventajas de Okticket? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Hasta hace poco eran los mejores gestionado el ERP y manejando el Excel. Los números eran su zona de confort y ahí han estado desde siempre. Pero los CFO ya no son solo esas personas sobre quienes recae la responsabilidad de analizar la situación financiera de la empresa para optimizar costes.

El rol de los directores financieros ha ido cambiando conforme ha ido evolucionado la transformación digital. Hoy tienen una visión estratégica de toda la compañía. Han pasado de ser CFO (Chief Financial Officer) a CFSO (Chief Financial Strategy Officer), de ser gestores a ser asesores de confianza del CEO.

Los CFSO se caracterizan porque no solo tienen capacidad para interpretar números. También han adquirido nuevas habilidades tecnológicas y tienen un conocimiento profundo de la compañía.

¿Qué han necesitado para lograr esa función estratégica que se les demanda? De mano, enfrentarse a una transformación no solo digital, también personal.

Los siguientes pasos van desde reforzar el departamento financiero con perfiles más tecnológicos hasta implantar herramientas Fintech que simplifiquen su gestión. Es por ello que los CFO tienen que colaborar estrechamente con los CIO. Los primeros deciden. Los segundos, ejecutan.

Lee también: Las prioridades de los CFO en la transformación digital

CFSO: la nueva visión de controller financiero

En este camino que han ido recorriendo durante los últimos años para ser agentes del cambio ha tenido que ampliar sus responsabilidades y trabajar en sus habilidades de liderazgo y comunicación. ¿Qué aptitudes son necesarias para poder desempeñar las funciones de un CFO? Entre otras:

• Visión a largo plazo. Esto implica utilizar herramientas que ofrezcan simulaciones y pronósticos para una planificación económica basada en datos reales.
• Habilidad para obtener una cartera de financiación diversificada que garantice la sostenibilidad en el tiempo. Los beneficios a corto plazo no bastan.
• Gestión del riesgo de forma adecuada.
• Ética profesional.
• Transparencia en las gestiones diarias.
• Capacidad de comunicación con socios, empleados, clientes e inversores.
• Mantenimiento de un contacto estrecho con el resto de departamentos, principalmente con Recursos Humanos y Operaciones.
• El CFO se encarga, además, de liderar la revolución digital. O al menos, de estar al día de las nuevas tendencias en tecnología financiera.

Este último punto es fundamental, puesto que la transformación digital en el área de finanzas permite realizar análisis avanzados sin importar el volumen de datos manejados, además de reducir el tiempo de gestión de los procesos más transaccionales debido a la automatización.

Gracias a esta nueva atribución han conseguido instaurar cambios organizacionales que han cristalizado en empresas cada vez más competitivas. Y todo ello sin perder de vista el control de las actividades financieras.

Ventajas de las herramientas Fintech para una óptima planificación financiera

Las herramientas Fintech, el Big Data, las soluciones de IA, los sistemas de Business Intelligence o la tecnología Blockchain bien utilizados han jugado un papel fundamental a la hora de tomar decisiones inteligentes, incluso de anticiparse a posibles eventualidades.

Para maximizar su eficiencia, los directores financieros necesitan que todas estas herramientas les permitan reunir datos actualizados de fuentes fiables y presentarlos de forma ordenada.

Es el caso de Okticket. Más de 350.000 usuarios ya saben lo que es ahorrar tiempo a los empleados (ha desarrollado el sistema de reconocimiento más potente del mercado) y recursos a las organizaciones. Al mismo tiempo, se benefician de múltiples ventajas estratégicas: control de los presupuestos, cumplimiento de la política de gastos de la empresa, detección de oportunidades de ahorro, etc.

La información es conocimiento, es poder. Y cuando entra en juego la economía de la empresa, cobra más relevancia si cabe.

Cuando un trabajador realiza un viaje de negocios, incurre en unos gastos que posteriormente tienen que ser abonados por la empresa. ¿Cómo se realiza ese reembolso?

1. Directamente, contabilizándolo como gasto externo.
2. Metiendo los importes correspondientes a dietas y kilometraje en la nómina.

Hay que dejar claro que los gastos de viaje son compensatorios, no están sujetos a cotización ni retención si se ajustan a los límites marcados por Hacienda. Tampoco entrarían en la categoría de salario.

No obstante, las empresas sí que tienen que comunicar a la Seguridad Social el importe de todos los conceptos retributivos de sus empleados, con independencia de si forman parte o no de la base de cotización. Lo hacen mediante los ficheros CRA.

También deben incluir esas cantidades en el modelo 190 (Retenciones e ingresos a cuenta.)

¿Cuándo se cotizan dietas y kilometraje?

Los requisitos que tienen que cumplir dietas y kilometraje para que estén exentas de IRPF vienen especificados en el Real Decreto 439/2007.

Requisitos para que las dietas puedan deducirse

Cuando hablamos de dietas, estamos incluyendo todos los gastos de manutención y alojamiento imputables a los desplazamientos por motivos laborales. Para el alojamiento no existen límites económicos, basta con pedir el justificante.

En cuanto a la manutención, los importes exentos de IRPF son los siguientes:

• Si el gasto se realiza en territorio nacional, el límite es de 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros cuando el trabajador pasa la noche fuera.

 En el extranjero, las cantidades máximas exentas ascienden hasta los 48,08 euros sin pernocta y los 91,35 euros con pernocta.

Es importante recalcar que estos gastos de estancia y manutención tienen que realizarse en establecimientos hosteleros ubicados en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del de residencia del trabajador.  Por eso es importante acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje.

Los límites del kilometraje

Con respecto al kilometraje, los empleados nómadas tendrán que pagar IRPF solo si la cantidad abonada por la empresa excede de los 0,19 euros por kilómetro recorrido (En el País Vasco y Navarra el límite está en 0,29 y 0,32 €/Km, respectivamente.)

¿Tu empresa tiene establecida una cantidad mayor? Entonces los trabajadores tendrán que cotizar por esos euros de diferencia.

Asientos contables de gastos de viaje

Pero que un gasto de viaje no esté sujeto a retención no quiere decir que no tenga que comunicarse. También contabilizarse en los asientos contables correspondientes. ¿Cuáles son? Depende de la fórmula elegida para el reembolso.

Si la empresa abona directamente los gastos de locomoción, de manutención y de hospedaje, el asiento tiene que realizarlo en función del tipo de gasto.

• Por regla general, los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento relacionados con la actividad de la empresa se recogen en la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”).

• En caso de que los gastos de hoteles y restaurantes hayan sido ocasionados para lograr un fin comercial, lo adecuado es asentarlos en la cuenta 627 (“Publicidad, propagando y relaciones públicas”). Aquí se incluirían, por ejemplo, las invitaciones a comidas a clientes.

Contabilización de dietas y kilometraje en la nómina

Una opción muy habitual es abonar los gastos de viaje en la nómina de los trabajadores. Las empresas que lo hacen de esta forma tienen que contabilizar los importes en una cuenta separada e individualizada por empleado.

Además, deben tener en cuenta que necesitan guardar los justificantes para demostrar que los gastos están relacionados con la actividad de la compañía.

Lo ideal es contar con una solución de digitalización de gastos de viajes profesionales e integrar esos gastos con el ERP de nóminas de la empresa. De esta forma, los tickets y facturas digitalizados quedan guardados en un entorno cloud seguros, accesibles en cualquier momento. Al mismo tiempo, su contabilización se realiza de forma automática.

La importancia del asiento contable de nóminas

Realizar de forma inteligente los asientos contables de las nóminas va más allá de cumplir con las obligaciones legales. Algunos beneficios destacables:

• Se optimizan los recursos. Los gastos innecesarios y los errores administrativos asociados a la gestión manual se minimizan, lo que supone un ahorro económico considerable para la empresa.

• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral, lo que a su vez incrementa la productividad y la lealtad del equipo.

• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que aprovecharás las ventajas fiscales.

• Se facilita la detección de fraudes e irregularidades.

Ya sea de manera voluntaria o por obligación legal, las compañías tienen que pasar por una auditoría contable para certificar que las cuentas están en orden. Además, contar con una información financiera al día y transparente, es fundamental para poder tomar decisiones estratégicas.

¿Tienes que enfrentarte a una auditoría contable? Como sabes, el proceso consta de varias fases.

1. Planificación. Algunas cuestiones a tener en cuenta antes de la auditoría:

• El  departamento financiero debe asegurarse de que la contabilidad está al día y cerrada.
• Es recomendable reunirse con el auditor para hacer un check list de todo lo que vas a necesitar. ¿Qué documentación debes tener preparada? Por regla general: Las escrituras de constitución de los estatutos sociales, declaraciones de impuestos, el balance de sumas y saldos, el de situación, la cuenta de resultados, los modelos de liquidación del ejercicio a auditar, el estado de flujo de efectivo y el de cambios en el patrimonio neto, entre otros.
• Si tienes actas del Consejo de Administración y de la Junta de Accionistas, debes verificar que están al día.

2. Recopilación de pruebas.

3. Organización de la información.

4. Procesamiento y evaluación de los datos. En este punto, el auditor puede solicitar documentación complementaria o pedir que le entregues justificantes de ciertas operaciones. 

5. Presentación de conclusiones. 

La importancia de las herramientas digitales para las auditorías contables

Mantener al día todos los gastos de empresa, junto con la documentación que los respalde, es fundamental para superar una auditoría contable. Sobra decir el impacto que puede tener un informe favorable a la hora de obtener financiación bancaria, negociar con inversores o ser puntuado por las agencias de calificación.

¿Es posible llevar un control efectivo?  Sí. ¿Cómo? La respuesta es: Tecnología. 

Llegados a este punto es importante señalar que muchas compañías todavía gestionan los trámites administrativos de forma manual. Como consecuencia, es más difícil llevar a cabo una auditoría contable. Al mismo tiempo, aumenta el riesgo de que se produzcan irregularidades y de sufrir fraude interno.

Automatización de procesos robóticos (RPA), Big Data e Inteligencia Artificial (incluyendo Deep Learning y Machine Learning) son tecnologías que deberías aplicar si quieres mejorar los procesos de auditoría. Cada una aporta unos beneficios específicos. Todas juntas, forman un equipo perfecto.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ROBÓTICOS

En esta clasificación encontramos, entre otras, las soluciones de digitalización y automatización de gastos de empresa. ¿Qué ofrece esta tecnología?

• Los procesos se pueden realizar de forma automática y desde cualquier lugar. Solo necesitarás Internet y un dispositivo móvil para acceder a los datos.
• Las tareas operativas y rutinarias se reducen al mínimo. En el caso concreto de las auditorías, la RPA permite la optimización de tareas como las pruebas de control interno, la extracción de información de las muestras o la conciliación de saldos.
• Facilitan la trazabilidad de los gastos y el seguimiento de las operaciones en tiempo real.
• Generan informes personalizados, por empleados y categorías. Y tan detallados que incluso es posible hacer predicciones de futuro.
• El ahorro de tiempo con respecto a realizar la gestión de forma manual es considerable, llegando hasta el 80% según la solución implantada. Con ello, los auditores pueden dedicar más tiempo a analizar los datos.
• Las herramientas de automatización ofrecen diversas opciones de integración con el resto de los sistemas de gestión empresariales.
• Los sistemas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) sirven para digitalizar imágenes. Los textos se pueden almacenar en formatos editables, lo que evita a los auditores perder tiempo transcribiendo documentos. Estas herramientas también permiten hacer búsquedas por palabras clave. De esta forma, el auditor puede encontrar lo que necesita rápidamente.
• Los ERP cloud ofrecen información de los principales departamentos. Gestión de impuestos, de contabilidad, de logística, de personal, de gastos de viaje… Los auditores obtienen con estos softwares una visión global de todos los procesos productivos y administrativos sin tener que afrontar un proceso tan costoso ni complejo como venía siendo habitual hasta no hace mucho. De todas formas, en el mercado existen ERPs adaptados al tamaño y a los requerimientos de cada empresa.
• Gracias a la gestión de gastos inteligente, es posible establecer alertas personalizadas, como pueden ser las de gastos duplicados o que superen el límite marcado en las políticas de la empresa.
• No es necesario tener grandes conocimientos tecnológicos, puesto que muchas de las soluciones que hay en el mercado están pensadas para que puedan ser utilizadas por todo tipo de usuarios.
• La inversión no es muy elevada. Si optas por servicios SaaS como el que te ofrecemos en Okticket, el ROI es casi inmediato.
• Al combinar la RPA con la IA, es posible detectar los procesos que requieren mejoras. También facilita el análisis profundo de grandes volúmenes de información, ya que prácticamente la tecnología hace el trabajo por los auditores.

Como consecuencia de todo lo anteriormente listado, aumenta la productividad, la eficiencia y la calidad en los procesos de auditoría contable. 

Aplicación del Big Data y la IA en una auditoría contable

Y al utilizar adecuadamente el Big Data y la Inteligencia Artificial, los auditores pueden identificar el nivel de riesgo de la compañía incluso durante la fase de planificación.

Estas tecnologías facilitan también la identificación de anomalías por departamentos. No solo eso. Los datos pueden inspeccionarse continuamente, según se van recopilando. De esta forma, se minimiza el riesgo de que se produzcan irregularidades contables, ya sea por errores inintencionados o por fraude interno.

Al final, todo ello redundará en la elaboración de un informe mucho más objetivo, completo y preciso, sin que por ello tengas que pagar más dinero.

Acortar los flujos de aprobación y limitar los medios de pago permitidos también pueden ayudar a los departamentos financieros a estar preparados ante una auditoría contable. De hecho, lo ideal sería contar con tarjetas de empresa, ya que es posible saber quién ha gastado cuánto, dónde y en qué.

¿Tienes un correo de Gmail, utilizas el Office 365, almacenas información en el Drive o has diseñado tu web en Wordpress? Todos ellos son modelos de negocio SaaS (Software as a Service). ¿A que te resultan muy útiles? Pues sus aplicaciones van mucho más allá de los ejemplos mencionados.

De hecho, el SaaS es una de las modalidades más conocidas del cloud computing. Asimismo, este tipo de soluciones son altamente demandadas por las organizaciones que apuestan por impulsar la transformación digital. ¿Por qué? Lo veremos en detalle más abajo, pero resumimos la respuesta en 5 palabras: rentabilidad, flexibilidad, escalabilidad, seguridad y movilidad.

Desde autónomos hasta grandes empresas…. Pagar una cuota mensual o anual por el uso de un software es más atractivo que invertir grandes sumas de dinero en infraestructuras complejas que pueden suponer un lastre de cara al futuro.

Las estadísticas lo corroboran. Algunas cifras:

• Se estima que a lo largo de este año, su uso se incrementará más de un 20% a lo largo de 2022 (fuente: Gartner).
• Actualmente, el 18% de las startups más importantes de Europa son B2B SaaS (fuente: McKinsey). Solo las superan en proporción las de Biotecnología y Salud.
• El 57%  de las empresas europeas y estadounidenses aumentaron el gasto en SaaS el año pasado (fuente: Finances Online)

Servicios Saas: Por qué son la mejor opción

Esta tendencia al alza no debería extrañarnos, dadas las ventajas que el modelo de negocio SaaS ofrece para las organizaciones:

• Evita el gasto y la complejidad que supone comprar licencias de softwares. Algunos servicios son gratuitos, pero en caso de que tengas que pagar, solo lo harás por lo que utilices.
• El proveedor se encarga del mantenimiento y de implementar las actualizaciones.
• Libera espacio en tu servidor, pues el software se aloja en la nube. Esto tiene la ventaja añadida de que puedes acceder a la herramienta estés donde estés, desde cualquier dispositivo.
• Es un modelo muy seguro y son los proveedores quienes se encargan de salvaguardar los datos de sus clientes.
• Se adapta a los negocios de todos los tamaños y crece con ellos.
• Es compatible con la gran mayoría de dispositivos.
• Se caracteriza por la rapidez y la facilidad de uso.
• Permite personalizar los servicios y optimizar los procesos al automatizar las tareas repetitivas.
• Al combinar servicios SaaS con la inteligencia artificial, el potencial se multiplica. Los procesos se aceleran, se detectan las amenazas de ciberseguridad mucho más rápido y se da una mejor y más pronta respuesta a los clientes
• Posibilita la adopción de aplicaciones sencillas específicamente diseñadas para un sector. Cada vez es más frecuente encontrar Micro-SaaS que desarrollan productos digitales para dar respuesta a nichos de negocio muy concretos o pequeños. Tienes soluciones orientadas a todo tipo de departamentos y sectores industriales: Contabilidad (Okticket es la solución SaaS Fintech más potente para digitalizar los gastos de viaje profesionales), Comunicación, Ventas, Marketing, Turismo, Salud, Transporte, Energía, Servicios Públicos… El abanico se abre más y más cada día.
• Ofrece integraciones con los ERPs y demás sistemas de gestión utilizados por las empresas.
• Es un facilitador para la adopción de tecnologías emergentes.

Tendencias Saas en 2022

Al principio de este artículo adelantábamos el gran impulso que van a experimentar a lo largo de este año los servicios SaaS. La extensión de su uso responde principalmente al aumento de las necesidades de mejora de la productividad y de las operaciones empresariales.

Los presupuestos destinados a implementar softwares se incrementarán, sobre todo si se ajustan a lo que las organizaciones están demandando: SaaS vertical, soluciones centradas en el cliente, herramientas modulares, interoperabilidad a través de las API, integraciones con otros sistemas, obtención de métricas, tecnologías emergentes (IA, IoT, blockchain, VR, AR...) o soluciones de ecommerce bajo demanda, entre otros.

¿Estás buscando un proveedor SaaS para optimizar la gestión de gastos de viaje? Te escuchamos.

Hacer más con menos, en un tiempo limitado y en un nuevo entorno marcado por los retos tecnológicos y la presión adicional de fomentar la cultura y el compromiso de una fuerza laboral en remoto. La encuesta “FTI Consulting CFO Survey Report 2021–2022” revela nuevos horizontes estratégicos para los directores financieros.

No es la primera vez que hablamos de que los CFO tienen una larga lista de responsabilidades que van más allá de las áreas tradicionales que deben liderar. Este hecho queda corroborado en la citada encuesta, de la que se desprende que hay tres tipos principales de directores financieros:

1. Estratégicos: toman decisiones a largo plazo y se posicionan como el próximo CEO. El estudio habla de que el 7% de los CEOs ocupaban con anterioridad la silla de CFO.
2. Titulares: son hábiles en las operaciones internas, la presentación de informes y la gestión de las expectativas externas.
3. En serie: lideran iniciativas estratégicas a corto plazo.

QUÉ PREOCUPA A LOS CFO EN 2022

Sea cual sea su perfil, todos estos profesionales tienen que abordar nuevos retos. En 2022, los desafíos no serán pocos.

Problemas de ciberseguridad

Entre los retos tecnológicos que están abordando las empresas destaca la implantación de soluciones cloud. Siete de cada diez encuestados asegura que su organización utiliza o está implementando soluciones de contabilidad en la nube, lo que conlleva el tener que implicarse en los planes para responder a posibles incidentes.

Pese a que la ciberseguridad está en el top de prioridades para los CFO, la mayoría no tiene muy claros cuáles son los riesgos a los que se enfrentan. Es más, un 63% reconoce haber tenido dificultades con las actualizaciones de seguridad de sus propios equipos.

Acelerar el uso de herramientas de automatización

Los modelos de trabajo híbrido por los que están apostando muchas compañías obliga a los directores financieros a redefinir los espacios de la oficina y a acelerar el uso de herramientas de automatización.

Dificultad para captar y retener talento

Los encuestados reconocen que no es fácil encontrar talento financiero. La alternativa es externalizar determinados servicios para facilitar la gestión del back office. Con el Outsourcing consiguen tres cosas: disponer de personal cuando lo necesiten, reducir costes y que el gasto en personal sea variable.

Establecer los criterios ESG

Las estrategias de sostenibilidad ya no son una opción. Los inversores las demandan, y los directores financieros se han encontrado con la necesidad de liderar iniciativas para avanzar en los objetivos ESG (engloba factores ambientales, sociales y de gobierno corporativo).

Para el 57,2% de los encuestados, avanzar en este campo es de “alta importancia”. Otro 18,9% califica la importancia como “crítica”.

En palabras de Bryan Armstrong, Senior Managing Director de FTI Consulting: “Los CFO que aborden los retos ESG los antes posible lograrán tener un negocio más sostenible, mejorar el reclutamiento y la retención del talento, atraer nuevos accionistas y aprovechar nuevas fuentes de capital”.

Involucrarse en la estrategia comercial

De los CFO se espera, además, que se conviertan en líderes comerciales estratégicos. Para ello es fundamental obtener información en tiempo real y realizar análisis predictivos que ayuden a tomar decisiones de negocio. Tarea difícil, si tenemos en cuenta que solo el 10% de los encuestados asegura estar abordando este rol con éxito.

Expatriados españoles que han decidido volver a casa a teletrabajar, extranjeros que trabajan desde su país para empresas españolas, españoles trabajando en remoto desde fuera de nuestras fronteras…

El teletrabajo internacional es una nueva forma laboral que aporta ventajas, como la captación de talento a nivel global. Pero, a su vez, plantea nuevos retos para responsables de Recursos Humanos, directores financieros y empleados.

¿Qué casuísticas pueden darse cuando el trabajo se lleva al lugar del empleado en un contexto internacional?  Descúbrelo en esta guía que hemos preparado para ti.

¿Qué más vas a encontrar en este documento?

• Legislación relativa a las cotizaciones a la Seguridad Social
• Tratamiento fiscal en la movilidad internacional
• Medidas necesarias para adoptar esta nueva forma laboral
• Implicaciones de la nueva Ley de Startups para los nómadas digitales 
• Y más, mucho más...

Descárgate la guía “Teletrabajo internacional: implicaciones fiscales y de Seguridad Social"  y descubre cómo afrontar los retos que van surgiendo.

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El sueldo es importante, pero no determinante para atraer y retener talento. Hoy en día, los trabajadores tienen muy en cuenta cualquier aspecto que pueda mejorar su calidad de vida. Flexibilidad, buen ambiente laboral, beneficios sociales…

Es por ello que las organizaciones se están tomando muy en serio la posibilidad de implementar soluciones que contribuyan al bienestar laboral del equipo. Entre las más demandadas están los planes de Retribución Flexible.  Y dentro de estos, las tarjetas restaurante para empresas.

¿QUÉ ES LA RETRIBUCIÓN FLEXIBLE?

¿Qué tienen estos productos que los hacen tan atractivos? Para dar respuesta a esta pregunta, lo mejor es empezar explicando qué es la Retribución Flexible.

Resumiendo, se trata de un sistema que permite a los trabajadores ahorrar cientos de euros de su salario neto anual sin que la empresa tenga que pagar nada por ello.

¿Cómo es posible? Simplemente, porque los servicios incluidos están exentos de IRPF. Estos son: tarjeta restaurante, ticket guardería, tarjeta transporte, seguro médico, cursos de formación y acciones/participaciones de la empresa.

¿Cómo funciona? Las empresas deciden qué servicios quieren ofrecer y los trabajadores eligen los que más se ajusten a sus necesidades. Dicha elección es voluntaria y no tiene que cumplir ningún requisito.

También deben establecer la cuantía que quieren destinar a cada uno, siempre teniendo en cuenta los límites fijados por la Administración y que el porcentaje máximo del salario bruto anual sujeto a exención del IRPF es el 30%.

Según queda establecido en el artículo 45 del Reglamento del IRPF, la exención de las tarjetas restaurante es de hasta 11 euros por día. Si la cuantía diaria fuese superior, el exceso se contabilizaría como retribución en especie.

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LAS TARJETAS RESTAURANTE?

Las ventajas de ofrecer una tarjeta restaurante son numerosas tanto para la plantilla como para la empresa.

VENTAJAS DE LA TARJETA RESTAURANTE PARA LOS TRABAJADORES

• Es un medio de pago seguro.
• Gracias a los beneficios fiscales, pueden cobrar más afrontando los mismos gastos, y sin que la base de cotización varíe. Puede ocurrir que, al restar el importe para tarjeta restaurante del salario bruto, un trabajador baje un tramo del IRPF y, con ello, que la retención a aplicar sea menor.
• Un empleado que coma fuera de casa de lunes a viernes, al final del año se habrá ahorrado el almuerzo de dos meses.
• La tarjeta restaurante puede utilizarse en todos los establecimientos de hostelería que acepten tarjeta, por lo que el abanico es amplísimo. Pueden elegir restaurantes que les queden cerca de la oficina, el que ese día tenga un menú más saludable, o pedir comida a domicilio si lo desean.
• No tienen que preparar la comida del día siguiente cuando llegan a casa.

VENTAJAS DE LA TARJETA RESTAURANTE PARA LA EMPRESA

• Ofrece un beneficio a la plantilla sin tener que aumentar los costes salariales.
• Ayuda a retener el talento interno, porque la plantilla se siente más cuidada. También es un buen punto de negociación para atraer nuevos perfiles.
• Mejora la imagen de marca empleadora.
• Contribuye al bienestar laboral y, como consecuencia, al aumento de la productividad.
• Simplifica la gestión de gastos.

TARJETAS RESTAURANTE VS SALARIO EN ESPECIE

Llegados a este punto, es importante señalar que las tarjetas restaurante no son salario en especie porque:

• El coste no lo asume la empresa (como ocurre con los coches de empresa o los seguros de salud, por ejemplo), sino el empleado
• El importe no se suma al salario, se descuenta de este
• Es de carácter voluntario (los beneficios sociales suelen ser genéricos, para todos los trabajadores)

COMPARATIVA ENTRE TARJETAS Y CHEQUES RESTAURANTES. ¿QUÉ ES MEJOR?

Conviene también diferenciar las tarjetas para comida de los cheques o tickets restaurante. Para ello, vamos a hacer una breve comparativa entre ambos productos.

Antes de pasar al siguiente punto, una puntualización muy importante. Ni las tarjetas restaurante  ni los cheques o tickets restaurante pueden utilizarse en supermercados si se quieren destinar a Retribución Flexible. La ley establece que solo pueden utilizarse en establecimientos de hostelería.

OKT CARD: LA TARJETA INTELIGENTE MÁS FLEXIBLE

Como hemos visto, una de las ventajas de las tarjetas para abonar gastos de manutención es que ofrecen flexibilidad y personalización.

En el caso concreto de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, su configuración permite abonar cualquier gasto de empresa. No obstante, como puede configurarse de forma individual, la empresa puede habilitarla solamente para el pago de comida (categoría: Restauración) y limitar la cantidad que cada usuario puede gastar. Más características de la OKT Card:

• Los gastos quedan registrados en una única plataforma
• Es una tarjeta de débito Mastercard, por lo que puedes utilizarla en cualquier establecimiento de hostelería que acepte este medio de pago (tanto de España como del extranjero)
• Proporciona conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación)
• La supervisión del gasto de cada tarjeta puede realizarse en tiempo real
• Ofrece la posibilidad de establecer límites por empleado o departamento y por múltiples criterios (por periodo de tiempo diario/mensual, por usuario, por categoría de gasto…)
• Puedes activarla y desactivarla desde la propia app
• ¿Necesitas obtener informes personalizados? Puedes
• Si en algún momento quieres utilizar la OKT Card para abonar otros gastos, solo tienes que activar las categorías correspondientes

Conoce todas las ventajas de la OKT Card

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En España hay ahora mismo más de 86 millones de tarjetas en circulación, y el número de operaciones aumenta año a año. En 2021 se registraron 4.737 millones de transacciones, el doble que hace una década (fuente: Banco de España).

En este incremento de las cifras probablemente tenga mucho que ver el nacimiento de las Fintech, una alternativa a la banca tradicional. Las condiciones de sus tarjetas para empresas son realmente ventajosas. Sus características también difieren bastante de las de las tarjetas tradicionales.

En este post abordaremos precisamente las ventajas de contar con una tarjeta para empresas de una Fintech si la comparamos con las que comercializan los bancos tradicionales.

Tarjeta Fintech Vs tarjeta banca tradicional: Comparativa

Velocidad, interacciones multicanal, flexibilidad, experiencia 100% digital... Los consumidores modernos demandan soluciones para no tener que desplazarse. Y todo ello lo encuentran en los servicios FinTech, tarjetas para empresas incluidas.

¿Qué ventajas ofrecen con respecto a los productos comercializados por la banca tradicional?

• Ahorro. Las empresas Fintech necesita menos locales y empleados que los bancos, por lo que pueden ofrecer productos más baratos.
• Accesibilidad. Las tarjetas de las Fintech pueden contratarse en remoto, sin necesidad de acudir físicamente a ninguna oficina. Del mismo modo, todas las operaciones se realizan online, a través de una app o de una plataforma.
• Seguridad. Ni datos personales en la tarjeta ni esperar a que te cojan el teléfono en atención al cliente si pierdes el plástico. Las tarjetas para empresa de las Fintech permiten su activación y desactivación desde la app. Además, estos servicios están regulados por la Ley para la transformación digital del sistema financiero.
• Agilidad. Las tecnologías empleadas por las Fintech facilitan un servicio más rápido, de más calidad y con menos errores.
• Flexibilidad. Tradicionalmente, los usuarios han tenido que adaptarse a los servicios financieros disponibles. Las Fintech, en cambio, se adaptan a las necesidades de los usuarios,
• Personalización. Fijar límites de pago, cambiarlos, modificar el PIN… Las tarjetas para los gastos de empresa que contrates con una Fintech ofrecen un montón de opciones de personalización que puedes configurar en segundos. 
• Sin comisiones. La mayoría de las tarjetas emitidas por una Fintech no cobran comisiones por los servicios ofertados.
• Experiencia de usuario positiva. Seguro que más de una vez te has desesperado por la espera al tratar de contactar con el servicio de atención al cliente de tu banco. Además de atención telefónica, las Fintech ofrecen soporte mediante correo electrónico y/o chat. Muchas, incluso, atienden las 24 horas, los siete días de la semana

La importancia de las Fintech en la gestión de gastos

Viendo todas esas ventajas, no resulta extraño que la inversión en tecnología financiera esté aumentando. Las empresas son conscientes de que ganan en eficiencia, mejoran la gestión del tiempo y logran análisis avanzados de la información.

Entre los beneficios estratégicos que tienen las soluciones Fintech para la gestión de los gastos de empleados destaca el control presupuestario. En el caso concreto de los gastos de viaje, es posible saber si estos se van a ajustar a la política de la empresa incluso antes de que se produzcan. Esto, unido a la posibilidad de supervisar las operaciones en tiempo real, minimiza el riesgo de que se produzcan desviaciones presupuestarias.

OKT Card: la tarjeta inteligente para gastos de empresa

Ya hemos hablado de las características generales de las tarjetas para empresa comercializadas por las Fintech. Ahora queremos que conozcas uno de los productos más completos del mercado. Hablamos de la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket.

Con ella, podrás abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Además, ofrece conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación) y supervisión del gasto en tiempo real.

Y como es personalizable, puedes establecer límites por empleado o departamento y por múltiples criterios (por periodo de tiempo, por usuario, por categoría de gasto…). Todo ello, con la ventaja de que todos los gastos quedan registrados en una única plataforma.

¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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