60 minutos para cumplimentar una hoja de gastos, 20minutos para revisarla y validarla, y 18 minutos para corregir los errores. Si tenemos en cuenta un coste medio de 20 euros por hora de trabajo, ese tiempo de gestión de notas de gastos le va a costar a la empresa más de 32 euros.

Ahora, multiplica esa cantidad por cada una de las personas implicadas en el proceso a lo largo de todo el año. Y súmale los costes relacionados con el papel (archivos, fotocopias, envío…), la gestión contable y con el fraude interno.

¿Has calculado cuánto le cuesta a tu empresa la gestión manual de notas de gastos? Nosotros sí, y seguro que las cifras no te dejarán indiferente. Vamos a hacer una estimación tomando como referencia una empresa que cuenta con 1 validador y 20 empleados que reportan una media de 5 hojas de gastos al mes:

• Coste salarial de los empleados que pasan gastos: Como hemos dicho, en rellenar cada hoja de gastos se tardan 60 minutos. Como son 5 hojas, al final de mes el proceso se lleva un total de 100 horas (20 empleados x 5hojas). Si las multiplicamos por una media de 20 euros/hora, el coste mensual alcanza los 2.000 euros.
• Coste salarial de los validadores: Solo en revisar las 100hojas, la persona responsable va a tardar 2.000 minutos o lo que es lo mismo,33,33 horas. Traducido en dinero, aproximadamente 666 euros al mes.
• Costes derivados de las irregularidades en los gastos de viaje: 500euros de media al mes.
• Costes adicionales relacionados con el papel: 300 euros de media al mes, aproximadamente.

Por tanto, cada mes que no mejoras el proceso le cuesta a tu organización casi 3.500 euros.

Y eso que a estos costes no les hemos añadido los gastos derivados del tiempo que se tarda en corregir una nota de gastos con errores (18 minutos por cada una) ni lo que se tarda en realizar la conciliación bancaria o la gestión contable.

En la siguiente tabla, realizada con datos extraídos a partir de nuestra base de datos, puedes ver el coste medio de gestionar a mano las notas de gastos.

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Para que puedas calcular el coste real para tu empresa, hemos preparado una plantilla personalizable que puedes descargar en este enlace.

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Descubre el ROI de gestionar los gastos de viajes de negocios con Okticket

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Es cierto que una herramienta de digitalización y control de gastos de viaje profesionales como Okticket tiene un coste si quieres utilizar las funcionalidades más avanzadas (solicita una demo para que podamos hacerte una propuesta adaptada a tus necesidades), pero el ahorro del tiempo con respecto a la gestión manual es del 80%. Por tanto, el ROI es casi inmediato.

Okticket: Cómo funciona

En este punto es importante recordar que Okticket es la solución Fintech más rápida y potente para digitalizar los gastos de viaje profesionales.

La aplicación está pensada para optimizar y cubrir todo el proceso de gestión de notas de gasto, desde el momento en que se efectúa el pago, hasta los procesos de validación, control de gastos de viaje e integración con el ERP de la empresa.

El funcionamiento de la app es muy sencillo. El usuario saca una fotografía del ticket desde la aplicación y el motor de reconocimiento extrae la información clave. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

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Si eres un profesional que debe lidiar a diario con los gastos de viaje profesionales, ya sea porque te toca gestionarlos o porque te desplazar con frecuencia por motivos laborales, sabes que mantener controlados los gastos es esencial tanto para la rentabilidad de tu empresa como para la gestión de tu presupuesto personal. En este artículo, te proporcionaremos consejos prácticos sobre cómo ahorrar en gastos de viaje, desde la elección del alojamiento hasta la obtención de mejores tarifas de transporte. Descubre cómo optimizar tus viajes de negocios y maximizar tu presupuesto.

1. Planificación estratégica

El ahorro en los gastos de viaje profesionales comienza mucho antes de hacer la maleta. Una planificación estratégica detallada te permitirá anticipar los costes y evitar gastos innecesarios durante tu viaje de negocios. Con el simple hecho de definir un presupuesto sólido y de planificar con antelación el desplazamiento, podrás tomar decisiones financieras más inteligentes en cada etapa de tu viaje.

2. Reserva con Antelación

La anticipación también es clave para obtener las tarifas de transporte más económicas. Al reservar los vuelos y trenes con semanas o meses de anticipación, no solo tendrás margen para buscar los mejores precios. También te dará la flexibilidad de elegir los horarios y asientos que mejor se adapten al itinerario.

Algunas empresas aplican la medida de fijar un plazo máximo para sacar los billetes y reservar hoteles. De esta forma, evitan los costes excesivos que suelen acarrear las compras de última hora.

3. Utiliza Tarjetas Corporativas

Aparte de simplificar la gestión de gastos de viaje, las tarjetas de crédito corporativas también pueden brindarte beneficios significativos, como acumulación de millas o puntos que se pueden canjear por futuros viajes. Además, proporcionan un registro detallado de todas las transacciones relacionadas con tu viaje de negocios.

Lo mismo se aplica a las tarjetas de débito inteligentes, como la OKT Card, con la que puedes controlar el gasto incluso antes de que se produzca.

4. Alojamiento Inteligente

Otra medida para ahorrar en gastos de viaje es decantarse por opciones de alojamiento que se adapten a tus necesidades y presupuesto. Los apartamentos corporativos o alojamientos con cocina te permiten gastar menos dinero en comidas, y las tarifas para empresas ofrecen descuentos exclusivos en hoteles de calidad. Ahorrarás sin necesidad de sacrificar comodidad.

5. Transporte Local Eficiente

Explora las opciones de transporte público en tu destino para reducir costes y atascos innecesarios. Además de ser amigable con tu presupuesto, puede proporcionarte una experiencia más auténtica en la ciudad que visitas.

6. Alimentación Estratégica

A veces no cogemos un hotel con desayuno porque la tarifa es más cara. Sin embargo, no tenemos en cuenta que al final acabaremos pagando más al desayunar fuera. ¡Y que perderemos más tiempo!

A la hora del almuerzo, seguro que encuentras una amplia variedad de restaurantes locales que ofrezcan menús asequibles y auténticos. Importante también evitar el minibar de la habitación para que la factura no aumente más de la cuenta. ¿Necesitas picar entre horas? Lleva en tu mochila tentempiés ligeros. Unos frutos secos, por ejemplo. Sacian, te dan energía y son bastante más sanos que otros snacks.

7. Información Actualizada

Mantente al tanto de las últimas ofertas y promociones en tiempo real utilizando aplicaciones y sitios web de comparación de precios. Esta información actualizada te permitirá tomar decisiones instantáneas que maximicen tus ahorros.

8. Gestión de Gastos eficiente

La disciplina en la gestión de los gastos de viaje profesionales es fundamental para controlar los gastos y agilizar los reembolsos. Aquí tienes dos opciones:

1. Guardar cuidadosamente todos los tickets y facturas, rellenar a mano las notas de gastos (o el Excel correspondiente) y entregar los justificantes al departamento de administración.
2. Utilizar una solución para digitalizar y automatizar los gastos de viaje profesionales. Con Okticket, solo tienes que sacar una foto al ticket desde la cámara de la app. En el momento, el gasto queda registrado y listo para su validación por la persona responsable.

Siguiendo estos consejos con atención, podrás lograr un ahorro significativo en tus gastos de viaje de negocios, lo que beneficiará tanto a tu empresa como a tu bienestar financiero personal. Planificación y control son las claves para optimizar tus recursos en cada viaje.

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¿Qué harías si tu empresa perdiera un 5% del importe de sus ingresos anuales? Probablemente no pararías hasta encontrar el motivo y pondrías todos los medios a tu alcance para que no se repitiera. Pues bien, se estima que ese es el coste empresarial del fraude interno.

¿De cuánto dinero hablaríamos en tu caso? ¿A pesar de todo sigues sin tomar medidas?

Uno de los informes más recientes es el “Global Study on Occupational Fraud and Abuse 2022”, elaborado por la ACFE (Association Certified Fraud Examiners) tomando como muestra casos de 133 países. En él se concluye que el fraude interno supone pérdidas de entre un 6% y un 7% a las compañías que lo sufren.

Las cifras hablan por sí solas:

• Los casos de fraude interno tardan un año en detectarse y causan una pérdida media de 8.300 dólares al mes (7.900 euros). La buena noticia es que la pérdida media ha bajado un 16% con respecto a 2020 (año del anterior informe de ACFE.
• El coste de las irregularidades para las empresas es de 3,6 billones de dólares a nivel mundial (34.000 millones de euros aproximadamente).

Los fraudes en notas de gastos más comunes

El fraude interno es el ocasionado por los propios trabajadores o directivos de una organización, y va desde el robo de material hasta hacer trampas con la jornada laboral, pasando por la falsificación de los justificantes de gastos de viaje profesionales.

Estos problemas relacionados con el reporte de gastos a los que se enfrentan las empresas suelen ser consecuencia de la gestión manual de las notas de gastos. ¿Cuáles son las irregularidades más frecuentes en este caso?

Errores documentales

Un ejemplo puede ser el de un empleado que presenta un ticket o factura que no sirve como justificante. Puede hacerlo de forma deliberada, o por desconocimiento. Por eso es importante recordar que estos documentos deben cumplir una serie de requisitos para considerarse válidos:

• Fecha y lugar de emisión
• Numeración de la factura
• CIF/NIF
• Dirección y demás datos del emisor
• Importe con el tipo impositivo
• Moneda en la que se paga
• Descripción de los productos/servicios
• No tener datos borrosos que dificulten su lectura.

También puede ocurrir que al rellenar una nota de gastos de forma manual, el trabajador anote la compra pero no adjunte el justificante.

Incluso que la información de los justificantes o se manipule manualmente. O más frecuente todavía, que el ticket se guarde durante varios días y la tinta se borre, con lo que la información se vuelve ilegible.

Gastos duplicados

No es extraño encontrarse con situaciones en las que dos trabajadores de la misma empresa van a comer juntos o comparten coche de alquiler y piden un ticket cada uno. Después, ambos lo incluyen en sus notas de gastos.

Irregularidades cronológicas

Una factura de un gasto realizado en festivo o fuera del horario laboral entraría dentro de esta tipología, al igual que un ticket antiguo que se ha pasado al departamento financiero cuando ya han transcurrido el periodo máximo establecido por la empresa o, simplemente, que no coincida con la fecha del viaje.

Exceso de gasto

Cuando el ticket/factura excede la cantidad marcada en la política de gastos de la empresa.

Adquisición de artículos 'no compliance'

El trabajador compra un artículo considerado como no reembolsable y aun así carga el gasto a la empresa.

Por regla general, es en las pequeñas empresas donde se dan más casos de fraude interno (el coste medio sube hasta los 150 dólares), probablemente porque hay menos control. Por departamentos, la mayoría de los casos se dan en Operaciones, Contabilidad, equipo directivo y Ventas.

Herramientas para prevenir el fraude interno

La consecuencia más inmediata del fraude interno es la pérdida de competitividad reputación y, consecuentemente, de clientes. Para no llegar a esta situación, las empresas deben tomar las medidas necesarias para prevenirlo y combatirlo.

Contratar tarjetas de empresa

Este producto te permitirá descubrir en el momento si uno de tus empleados hace un uso indebido de ella. Además, ofrecen diversas funcionalidades orientadas al cumplimiento de la política de gastos.

Las ventajas de este medio de pago son numerosas. Vamos a tomar como ejemplo la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket:

• Definir un límite de gasto para cada usuario
• Establecer unas fechas determinadas para que puedan ser usadas
• Restringir su validez a determinadas categorías de comercios
• Recibir automáticamente la solicitud de aprobación de los gastos según se vayan sucediendo las transacciones
• Agrupar todos los gastos de viaje generados: gasolina, restaurantes, hoteles, peajes, etc.
• Generar informes personalizados para saber cuánto dinero gasta cada empleado y en dónde realiza los pagos
• Realizar evaluaciones de riesgos
• Establecer códigos éticos internos
• Tratar de hacer una previsión de gastos para tener controlado el flujo de caja
• Contar con una única plataforma para gestionar los gastos.

Al mismo tiempo, deberías poner en marcha políticas de gastos para los trabajadores en movilidad o que trabajan en remoto.

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Una cuarta parte de los gastos de empresa los copan los viajes de negocios. Estamos hablando de miles de euros de inversión (una media de 70.000 euros al año por empresa). Por tanto, contabilizar los gastos de viaje profesionales de forma correcta es fundamental para aumentar los beneficios de cualquier compañía.

¿Dónde se contabilizan las dietas y los gastos de viaje? ¿Qué se incluye en la cuenta 629? ¿Cuándo se usa la cuenta 627? ¿Cómo cotiza el kilometraje en la nómina? A lo largo de las siguientes líneas trataremos de resolver las dudas más frecuentes en torno a la gestión contable de los gastos de viaje profesionales.

¿Dónde hacer el apunte de las dietas y gastos de viaje?

Cuando un trabajador se desplaza para realizar sus tareas a un lugar diferente al de su centro de trabajo habitual, incurre en una serie de costes. Si estos tienen que ver con el transporte, la comida o el hotel, hablamos de los gastos de viaje profesionales.

A su vez, estos gastos pueden ser de diferentes tipos, y todos ellos se consideran como gastos externos. Como tales, se contabilizan en el subgrupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).

Las cuentas en las que se asientan dependen del tipo de gasto. Para contabilizar los gastos de viajes de empresa, normalmente se utilizan las cuentas 627 y 629. Veamos las diferencias entre ambas.

¿Qué gastos de empresa se anotan en la cuenta 627?

La cuenta 627 es la que corresponde a los gastos de “Publicidad, propaganda y relaciones públicas”. Se utiliza para contabilizar aquellos gastos necesarios para lograr un fin comercial.

Hablamos, por ejemplo, de los gastos de representación, es decir, de aquellos gastos derivados de acciones orientadas a captar o fidelizar a clientes y proveedores. Aquí se incluyen los regalos de empresa o las invitaciones para comer a clientes, entre otros.

¿Que se incluye en la cuenta 629?

Por su parte, la cuenta 629 del Plan General Contable (“Otros servicios”) es donde se anotan todos los gastos que no encajan en otra cuenta contable. Por eso es una de las que más dudas genera.

Aquí se suelen recoger los gastos de viaje del personal de la empresa. Los gastos de transporte, incluidos peajes y parkings,  así como los viáticos o el alojamiento se asientan aquí.

Cómo incluir los gastos de viaje en la nómina

Otra opción es meter los gastos de viaje en la nómina de los empleados siempre teniendo en cuenta que no forman parte del salario.  Por eso, lo ideal es contabilizar los importes en una cuenta separada por empleado.

Cuando las dietas se abonan en nómina, el apunte contable va a la cuenta 640.

La importancia de registrar las notas de gastos de forma correcta

Las cuentas contables son importantes para optimizar la contabilidad de la empresa. Cuando la cuentas están bien ordenadas, la empresa tiene una visión más fiable y real de la situación financiera en la que se encuentra.

Además, de la correcta gestión contable de los gastos de viaje depende que la empresa pueda deducir los importes a los que tiene derecho.

En artículos anteriores ya hemos hablado de las deducciones para las empresas y de las exenciones a las que tiene derecho el trabajador. Pero nunca está de más insistir. Sobre todo, ahora que hay novedades con respecto al kilometraje.

Recordemos que el pasado mes de julio, el Ministerio de Hacienda aumentaba un 37% el importe del kilometraje exento de pagar el IRPF. De 0,19 euros ha subido a 0,26 euros por kilómetro.

Los límites para deducir el resto de los gastos de viaje siguen igual:

• Gastos de transporte y de alojamiento: no hay límites‍
• Gastos de comida:

- 58,34 euros en los viajes por España con pernocta

- 26,67 euros en los desplazamientos por España sin pernocta

- 91,35 euros en los traslados temporales fuera de España con pernocta

- 48,08 euros en los viajes fuera de España sin pernocta

Justificar los gastos de viaje de negocios

Con independencia de si son deducibles o no, todos los gastos de empresa deben anotarse en los libros contables, siguiendo la normativa contable vigente. Además, es necesario justificar que se han producido. De esta forma, es más fácil demostrar que los gastos están ligados a la actividad de la compañía.

De ahí la importancia de contar con una solución de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales como Okticket. Las ventajas de hacerlo son numerosas. Estas son algunas de las más destacadas::

• Los gastos de empresa se mantienen al día, algo fundamental para afrontar ciertos procesos (una auditoría contable, por ejemplo).
• La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a la toma de decisiones informadas.
• Se obtiene trazabilidad de los gastos. Es posible analizar fácilmente las hojas de gastos de las diferentes categorías por fecha, por usuario o por área, por ejemplo.
• Se controla mucho mejor el flujo de efectivo.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.
• Se optimizan los recursos. Las horas ganadas por el equipo pueden dedicarse a otros procesos de mayor valor productivo.
• Los gastos que no son necesarios y los errores asociados a la gestión manual se minimizan. Esto supone un importante ahorro de dinero para la empresa.
• El pago de los salarios en tiempo y forma contribuye a mejorar el ambiente laboral. A su vez, mejora el rendimiento y la lealtad del equipo.
• Todos los gastos deducibles quedan registrados, así que te puedes beneficiar de las ventajas fiscales.
• Se facilita la detección de fraudes y errores de registro.

A todo esto hay que añadir la posibilidad de integrar l soluciones de digitalización con el resto de sistemas de la empresa.

La importancia de automatizar la conciliación bancaria

Además, Okticket facilita el proceso de conciliación bancaria automatizada. Gracias a que estamos conectados con más de un centenar de entidades financieras, puedes conciliar todos los gastos efectuados con tarjeta de crédito.

En este punto es importante recordar que la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios.

Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar desajustes en la contabilidad. De esta forma te olvidarás de los errores de registro y de asientos que no se corresponden con los extractos bancarios

¿Quieres conocer un poco mejor nuestro módulo de "conciliacion bancaria"? ¿Te gustaría empezar a ahorrar recursos en el proceso de gestión de gastos de viajes de empresa? Escríbenos sin compromiso y una persona de nuestro equipo te responderá todas tus dudas.

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Las nóminas, los suministros. el alquiler de la oficina, el software de contabilidad… Los gastos de una empresa son un suma y sigue que puede no tener fin si nadie les pone coto.  Eso lo sabemos casi todos.

Lo que no es tan sencillo es tener en mente todos y cada uno de los costes a los que se enfrentan organizaciones y negocios. Y menos aún, poner en marcha las medidas necesarias para optimizarlos.

¿Reconoces que tu empresa necesita mejorar la gestión y control de los gastos profesionales? Para ello es fundamental que empieces por conocer cuáles son los costes a los que te enfrentas mes a mes.

A lo largo de este artículo listaremos los principales (ten en cuenta que cada empresa tiene sus peculiaridades).Además… ¡Te daremos las claves para ahorrar dinero!

Tipos de gastos de empresa

Como decimos, el listado de gastos profesionales es tan extenso como tú quieras que sea. Por eso es importante que los identifiques, clasifiques y categorices. De esta forma, te será mucho más fácil contabilizarlos y detectar oportunidades de ahorro.

Clasificación general

Los gastos de empresa se clasifican generalmente en cuatro grupos.

1. Gastos directos e indirectos

La diferencia entre ambos radica en que si son necesarios o no para poder elaborar los productos o prestar los servicios que se comercializan. Lo mejor es verlo con ejemplos:

• Los principales gastos directos serían los sueldos del equipo, las materias primas o el coste de una determinada maquinaria. A mayor volumen de producción y venta, mayores gastos directos.
• Los gastos indirectos están más enfocados a los costes de comercialización, como puede ser la inversión en publicidad. Los cambios en los volúmenes de producción y ventas no les afecta.

2. Gastos fijos y variables

Mientras que los gastos fijos son siempre los mismos, independientemente del volumen de ventas o de producción, los variables sí que están relacionados con el incremento o disminución de la actividad. Dependiendo de la situación, varían.

• Los ejemplos más claros de gastos de empresa fijos son el alquiler del local, los suministros o los seguros obligatorios.
• Un gasto de empresa variable muy común sería la compra de materias pimas. A estos podemos sumar el material de papelería, los gastos de logística, el mantenimiento de la maquinaria, las inversiones en publicidad, el alquiler de maquinaria o los gastos de viaje profesionales.

3. Gastos operativos y no operativos

Todas las empresas tienen que afrontar unos costes simplemente para poder desarrollar su actividad. Pues bien, esos son los denominados gastos operativos.

En cambio, se podría decir que los gastos no operativos son los que comúnmente denominamos gastos imprevistos. Y como tales, no suelen estar incluidos en los presupuestos (aunque debería haber una partida para contingencias).

• Los salarios del equipo y la conexión a Internet serían costes operativos.
• ¿Alguna vez has tenido que hacer una obra o una reparación que no cubre el seguro? Eso es un gasto no operativo.

4. Gastos obligatorios y discrecionales

Esta clasificación prácticamente no necesita explicación. Los gastos obligatorios hay que abonarlos irremediablemente. Es más, muchos ni siquiera puedes aplazarlos sin asumir consecuencias.

Con los gastos discrecionales sí que tienes un margen de maniobra. Probablemente muchos de los que soportas mensualmente sean totalmente prescindibles.

• Un gasto obligatorio sería el pago de los impuestos, incluso del alquiler de la oficina.
• Al ser gastos superfluos, los gastos discrecionales varían de una empresa a otra. Puede ser la cuota del gimnasio para los empleados o las entradas a espectáculos con las que sueles obsequiar a los clientes.

Procedencia de los gastos de empresa

¿Quieres llevar a cabo un control más exhaustivo? Una opción más específica de clasificar los tipos de gastos profesionales puede ser por procedencia. Nosotros los hemos dividido en siete categorías, dentro de las cuales pueden encuadrarse varios tipos de gasto:

1. Gastos de compra

• Compra de un producto para vender: Una tienda que compra ropa a un mayorista y se la vende a sus clientes
• Compra de materia prima: La fábrica que compra telas para fabricar esa ropa

2. Gastos de alquiler

• Bienes inmuebles: Alquiler de la oficina
• Productos y servicios: Alquiler de un coche o de maquinaria
• Otros: Cuota por la licencia de un software

3. Gastos de suministros

• Combustible
• Electricidad
• Agua
• Telefonía fija y móvil

4. Servicios bancarios

• Comisiones: Comisiones por las tarjetas de crédito de la empresa
• Intereses: Interés de un préstamo

5. Gastos de servicios externos

• Transporte (no confundir con los gastos de locomoción en viajes de negocios): Envío de un paquete para un cliente a través de un servicio de mensajería
• Locomoción: Gastos de transporte, peajes o parking en viajes de negocios
• Manutención: Dietas de los trabajadores en movilidad
• Gastos de representación: Comidas con clientes
• Publicidad: Contratación de una campaña en tele o radio
• Material de oficina: Compra de tóner para la impresora
• Servicios web: Pago de dominio
• Formación: Curso de inglés para empleados
• Seguros: Prima por el seguro de responsabilidad civil
• Asesoría: Factura del asesor fiscal o laboral

6. Impuestos y tasas

• Municipales: IBI, viñeta, etc.
• Autonómicos: Transmisiones patrimoniales
• Nacionales: IVA trimestral

7. Gastos de personal

• Nóminas
• Seguridad Social
• Cuota de autónomos

Si te fijas, los gastos anteriores están organizados prácticamente en función de los grupos contables existentes en la normativa vigente. De esta forma, es mucho más sencillo contabilizarlos y anotarlos en el asiento correcto.

Tips para optimizar los gastos de empresa

Ahora que ya sabemos cuáles son los principales gastos de empresa será mucho más fácil llevar un control y optimizar su gestión. No hay que perder de vista que la finalidad de toda empresa y negocio es obtener rentabilidad, algo muy difícil de conseguir sin una buena estrategia financiera.

¿Cuáles son las claves para optimizar los costes? Además de las cuestiones más obvias, como la negociación de los precios y los plazos de entrega con los proveedores, hay una serie de medidas que todavía estás a tiempo de implementar.

Digitaliza los gastos profesionales

Seguro que tienes un plan de negocios en el que has metido todas las variables, desde los gastos mensuales hasta las proyecciones de ingresos. Pero… ¿Cómo gestionas todos esos gastos? Puede que tengas un ERP que te ayuda con la contabilidad. ¿Tienes también una herramienta de gestión de gastos de viaje profesionales?

Si tu empresa es de la que sigue realizando las notas de gastos a a mano, está perdiendo un montón de dinero. ¿Sabías que cada nota de gastos que no está digitalizada le cuesta a tu empresa más de 32 euros de media? Multiplica.

Además, las herramientas de gestión de gastos te permiten configurar reglas y límites de gasto. A este evidente ahorro dinero hay que añadir la posibilidad de visualizar los gastos en el momento en que se producen y obtener una trazabilidad clara.

Eliminar las tareas repetitivas también ahorra dinero. En el mercado puedes encontrar una amplia variedad de herramientas diseñadas especialmente para optimizar y reducir costes.

Desde el control del stock hasta la gestión de la eficiencia energética, pasando por la atención al cliente y las acciones de marketing, cualquier proceso puede automatizarse.

Facilita a tu equipo tarjetas de empresa

Muy recomendable también para optimizar el control de los gastos de empresa es dar a tu equipo una tarjeta de empresa inteligente que ofrezca conciliación automática o la posibilidad de personalizar los límites de uso por periodo de gasto y categorías.

Ventajas de la OKT Card

¿Cuáles son las ventajas de las tarjetas corporativas? Tomaremos como ejemplo la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket que te permite controlar el gasto antes de que se produzca:

• Te olvidarás del engorro que supone gestionar anticipos y reembolsos, pero seguirás teniendo la trazabilidad del gasto.
• La empresa tiene acceso en el momento a todos los movimientos. Sabrás quién gasta cuánto, en dónde y en qué.
• Las tarjetas son un medio de pago más seguro que el pago en efectivo.
• Se controla mejor el flujo de efectivo.
• Los trabajadores no tienen que adelantar el dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salgan de viaje.
• Permiten el pago tanto en tiendas físicas como online.

Elabora una política de gastos

Para que realmente sea eficiente, no debes saltarte ningún paso:

• Define unos objetivos y ajusta la política a su cumplimiento. Ahorrar tiempo en la gestión de las notas de gastos, reducir gastos, minimizar los errores, luchar contra el fraude interno… ¿Qué quieres conseguir?
• Elabora un documento bien estructurado, claro y conciso, para que sea fácil encontrar, comprender y acatar las normas establecidas. Utiliza un diseño limpio, frases cortas y un lenguaje sencillo.
• Deja bien claros qué gastos asume la empresa y cuáles se consideran como no reembolsables.
• Todo lo relacionado con límites y medios de pago debe quedar bien claro. ¿A cuánto se paga el kilometraje? ¿Se abonan dietas para los viajes? ¿Se facilitan tarjetas de empresa?
• Define los pasos a seguir para reportar, revisar y validar los gastos de viaje. Esto incluye los justificantes que es necesario aportar. ¿Qué datos mínimos debe tener una factura? ¿Cuál es el soporte admitido? ¿Qué ocurre si un ticket se pierde o se borra?
• Adapta el plan de gastos al tamaño de tu empresa.
• Comunica la política a los trabajadores (también las futuras modificaciones) y publícala en una plataforma a la que tengan acceso para que puedan consultarla cuando lo necesiten. Si es necesario, realiza una pequeña formación para que tu equipo pueda plantear sus dudas.
• No olvides integrar la política de gastos con el ERP de la empresa y el sistema de gestión de Recursos Humanos.

Enseguida comprobarás que tener procedimientos estandarizados te ayudará a tener un mayor control sobre los gastos y, como consecuencia, a reducirlos. Con ello conseguirás mayor competitividad.

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Cuando llega el momento de presentar la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), tanto autónomos como empresas tienen la oportunidad de aprovechar los gastos deducibles para optimizar su carga tributaria. Estas deducciones permiten reducir la base imponible y, en consecuencia, pagar menos impuestos de forma legal.

A continuación, exploraremos los principales gastos deducibles en el IRPF y cómo sacarles el máximo provecho.

Deducción de Gastos de Viaje en el IRPF

Los autónomos y trabajadores por cuenta ajena que realicen desplazamientos por motivos laborales pueden deducir ciertos gastos de viaje en su declaración de IRPF. Esto incluye gastos de kilometraje, alojamiento y manutención, siempre y cuando estén debidamente justificados y se ajusten a los límites establecidos por Hacienda.

Por ello, mantener un registro preciso de los gastos y guardar los justificantes es fundamental para respaldar dichas deducciones.

Gastos Deducibles de Transporte

Cuando se realizan desplazamientos por motivo laborales, es posible deducir los gastos de transporte en la declaración de IRPF. Tanto los gastos de combustible como los relacionados con el mantenimiento y reparación de vehículos utilizados para actividades empresariales pueden ser deducibles, ya sea para autónomos o empresas.

Es importante mantener un registro preciso de los gastos de transporte y tener en cuenta los porcentajes de deducción permitidos por la legislación vigente.

Gastos Deducibles para Autónomos y Empresas

Además, autónomos y empresas pueden deducir una serie de gastos relacionados con su actividad comercial. Estos van desde los gastos de alquiler de oficina a los suministros, pasando por servicios profesionales, seguros o publicidad, entre otros.

No obstante, es importante asegurarse de que los gastos estén directamente relacionados con la actividad económica y se encuentren debidamente documentados para su deducción en el IRPF.

Gastos de Representación Deducibles

Por su parte, los gastos de representación, como pueden ser las comidas y eventos de negocios, son deducibles siempre y cuando estén vinculados directamente a la actividad económica y estén debidamente justificados.

Estas deducciones pueden ser aplicadas por autónomos y empresas en su declaración de IRPF, pero es crucial mantener un control estricto y documentar adecuadamente estos gastos para evitar problemas con Hacienda.

En conclusión, conocer los gastos deducibles en el IRPF y mantener un registro detallado de los mismos es fundamental para maximizar las deducciones fiscales. Tanto autónomos como empresas deben ser conscientes de las oportunidades que brinda la legislación fiscal para reducir la carga tributaria de manera legal y responsable. La planificación y organización en la gestión de los gastos son clave para optimizar la declaración de impuestos y aprovechar al máximo las deducciones permitidas.

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