Escalar el negocio, ahorrar costes, aumentar la facturación… Todas las organizaciones buscan rentabilidad. Para conseguirla, necesitan evolucionar, lo que implica echar mano de la tecnología para optimizar procesos. Y contar con un OCR (Optical Character Recognition) de facturas es indispensable para automatizar el control y gestión de los gastos de empresa.

¿Todavía sigues recopilando la información de los gastos manualmente? Estás perdiendo el tiempo. El Reconocimiento Óptico de Caracteres permite extraer los datos de los tickets y facturas en papel de forma automática y transformarlos en información digital.

Las ventajas del Reconocimiento Óptico de Caracteres

Cada vez más empresas demandan el uso de un software OCR. El motivo puede encontrarse en que el procesamiento de facturas de forma digital es fundamental para dar el paso hacia la automatización de los procesos financieros. Pero tampoco podemos obviar las ventajas que ofrecen estos sistemas:

• Procesamiento inmediato de la información sobre los gastos de empresa.
• Velocidad en la subida de los tickets y facturas a la nube.
• Este almacenamiento on cloud redunda en una mejora de la seguridad y del sistema de búsqueda de información.
• El OCR permite buscar e indexar documentos que no se pueden buscar por medios tradicionales (por ejemplo, PDF). Esto resulta útil si quieres encontrar todas las menciones de una palabra o frase concreta en varios documentos o ubicaciones de una página web.
• Agilidad en el flujo de validación de los gastos.
• Posibilidad de exportar fácilmente los documentos escaneados en PDF o Excel.
• Reducción de errores humanos. Un buen lector OCR utiliza algoritmos avanzados para reconocer caracteres incluso cuando están distorsionados.
• Mejora de la productividad. El OCR para digitalizar facturas permite procesar gran cantidad de facturas recibidas en poco tiempo.
• Reducción del uso de papel.
• Toma de decisiones empresariales basándose en datos reales y fiables.

¿Cuál es el mejor Optical Character Recognition del mercado?

Hoy en día puedes encontrar en el mercado un montón de soluciones que incluyen el Reconocimiento Óptico de Caracteres. Pero… No todos ofrecen la misma eficiencia en el proceso de digitalización de tickets y facturas.

Imagínate que te pones a escanear facturas con una app de digitalización de gastos de empresa, que los datos no acaban de extraerse y en la pantalla aparece el típico símbolo de “cargando”.

¿Qué harías si ves que el OCR tarda en iniciar el proceso?

Probablemente, guardar ese ticket. Y los siguientes. Y así hasta volver a la oficina y dejar todo el montón de tickets y facturas encima de la mesa del responsable de validar tus gastos. Total, que la empresa ha gastado el dinero en una herramienta que nadie utiliza.  

Conclusión: el mejor OCR de facturas es aquel que ofrezca tres características fundamentales:

1. ‍Rapidez. Si la extracción de datos es rápida, los usuarios van a utilizar la herramienta.
2. Fiabilidad. Tampoco sirve de nada que la información se vuelque en décimas de segundo si luego los datos no se corresponden con los del documento original en papel
3. Validez legal. Una herramienta que esté homologada por la Agencia Tributaria te ofrece la posibilidad de deshacerte del justificante en papel. Esto es porque los formatos digitales tienen la misma validez legal que el original.

Además, un buen programa OCR debe ser capaz de aceptar una amplia variedad de formatos y un número de escaneos que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Y si además, puedes hacerte con un OCR de facturas gratis o incluido en el plan básico, mucho mejor.

Tecnología OCR de Okticket: La velocidad de lectura, la clave del éxito

¿Es posible encontrar un sistema de reconocimiento de caracteres que sea potente, rápido y efectivo? ¿Y que sirva tanto para grandes compañías como para autónomos y pymes? Por supuesto.

Sin ir más lejos, en Okticket hemos desarrollado una tecnología propia. Nuestro motor de reconocimiento digitaliza los gastos al instante, sin esperas. Además, tiene la capacidad de aprender y mejorar día a día.

¿Qué conseguimos con ello?

• Que los trabajadores en movilidad no se frustren y utilicen la app para subir todos sus gastos de viaje profesionales en el momento, en lugar de procrastinar y dejar la digitalización para final de mes.
• Máxima calidad de la información. Como la foto del ticket se hace cuando este es más legible, se minimizan las incidencias relacionadas con la pérdida o deterioro de los justificantes en papel.
• Ahorro de tiempo. ¿Has calculado cuánto tiempo se tarda en meter a mano en un Excel la información de cada gasto (importe, concepto, CIF, fecha…)? ¿Y en revisar ticket a ticket si los datos metidos a mano en esa hoja de cálculo son correctos? Con Okticket ahorras el 80% del tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Eliminación de errores de reporte asociados a la introducción manual de datos.
• Control en tiempo real. El departamento de back office no tiene que esperar a fin de mes a revisar los gastos de todos los empleados que se los entregan tarde, mal y nunca.
• Prevención del fraude. La app es capaz de reconocer tickets duplicados o que no se ajusten a la política de gastos de la empresa.

¿Cómo funciona un OCR de facturas? Ejemplo práctico

Del mismo modo, el funcionamiento depende del software que utilices. A modo de ejemplo, te explicaremos cómo es el proceso de extracción de datos con Okticket:

1. Abres la app móvil (disponible para Android e iOS)y sacas una foto al ticket o factura.
2. El potente motor de reconocimiento es capaz de extraer y procesar de forma automática la información más importante. Fecha, hora, importe, impuesto (IVA, IGIC, tasa de España, tasa de Portugal, tasa de México…), CIF del proveedor, razón social, número de ticket o factura…
3. ¿Y si pagas en una divisa diferente al euro? Puedes seleccionar la moneda en la que has pagado y el cálculo a euros se realiza de forma automática.
4. Añade dicha información al sistema mediante procesos seguros de validación y alertas.
5. Toda la información de gastos queda almacenada en orden y accesible para los administradores en cualquier momento.

¿Quieres conocer todas las ventajas del motor de reconocimiento de Okticket? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

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Las previsiones más esperanzadoras señalaban 2026 como el año de la recuperación de los viajes de empresa. Ahora, todo parece apuntar a que llegará mucho antes. A lo largo de este año, probablemente.

Solo hay que echar un vistazo a las últimas publicaciones del Instituto Nacional de Estadística (INE). Según el organismo, el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023. Entonces, se registraron más de 9,5 millones de viajes.

Otro reciente informe de la Comisión Europea de Viajes (CET) concluye que algunos países europeos ya han superado o están a punto de mejorar los niveles de gasto en viajes de negocios de 2019.  España se encuentra entre los aventajados, junto con Francia y los países nórdicos.

La misma tendencia al alza se observa en el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos). Un ejemplo es el monográfico Hosteltur 2024 que acaba de publicarse. En el informe, los expertos aseguran  que este año "se espera un crecimiento tanto en el número de reuniones como de asistentes”.

Ya el 2023 registró un incremento notable de la actividad. Y pone el ejemplo de los palacios de congresos españoles, que superaron el año pasado la cifra de asistentes registrada en 2019.  Con ello se vuelve a dejar claro que los encuentros presenciales “son fundamentales para el desempeño de empresas y organizaciones”.

Tendencias en viajes de empresa 2024

De la citada guía se desprende además la importancia que tienen las nuevas tecnologías para el desarrollo y la eficiencia de los viajes de negocios. La Inteligencia Artificial y el compromiso con la sostenibilidad seguirán marcando la actualidad de los viajes de empresa durante los próximos meses.

¿Qué elementos caracterizarán a los desplazamientos profesionales en 2024?

Inteligencia Artificial para los programas de viajes

Eficacia, velocidad, precisión a los procesos, automatización de tareas, análisis predictivos, aprendizaje automático… Gracias a la Inteligencia Artificial, los viajes profesionales viven una nueva revolución. Son más predecibles, los procesos se agilizan y los datos recopilados más fiables.

Además, las aplicaciones de IA se pueden utilizar para obtener ayuda en las reservas o mejorar la experiencia de los viajeros. Algunos casos de uso:

• Ofrecer recomendaciones personalizadas basadas en las preferencias y necesidades de los usuarios
• Proporcionar información en tiempo real sobre el estado de los vuelos o las condiciones meteorológicas.

No podemos olvidarnos tampoco de su utilidad para optimizar la atención al cliente.  Los chatbots cognitivos, por ejemplo, pueden servir para atender las dudas de los clientes en un primer momento y a cualquier hora. Esto facilita que las agencias de viajes para empresas puedan dar una atención personalizada a las solicitudes más complejas.

Y gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos, ayuda a predecir tendencias y comportamientos de gasto. También a identificar oportunidades de ahorro.

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La importancia de contar con una app de gastos de viaje profesionales

Entre los beneficios más inmediatos de incorporar la IA en la gestión de viajes corporativos está la mejora de la eficiencia operativa. Y su consiguiente reducción de costes, por supuesto. Eso es lo que tiene saber con seguridad cuándo y a dónde es más económico viajar.

De ahí que los directores financieros de las compañías vean en la Inteligencia Artificial el aliado ideal para automatizar los procesos repetitivos, como pueden ser la gestión de las notas de gastos.

Aparte de ahorrar tiempo, las herramientas de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales permiten obtener información muy valiosa para optimizar la toma de decisiones:

• Saber cuánto dinero gastan los empleados que viajan en gastos de representación, dietas, kilometraje y demás gastos de viaje.
• Obtener información en tiempo real de cuándo se ha producido un gasto, dónde, quién lo ha hecho y por qué importe.
• Identificar tendencias y realizar predicciones.
• Los comportamientos de gasto inadecuados se reconocen rápidamente. Con ello se minimiza el riesgo de sufrir fraude interno o irregularidades en el proceso de reporte de gastos.
• Obtener informes de gastos de empresa basados en datos reales y fiables.
• Tener controlados los gastos de viaje deducibles. Esto es fundamental para recuperar parte del dinero invertido.

.¿Qué pasaría si a las tecnologías mencionadas les sumamos los servicios basados en la localización, la Realidad Extendida (RX) o el blockchain? Pues que el sector logrará contar con una oferta turística más atractiva, eficiente, integradora y sostenible.

Aplicación del estándar NDC de IATA

También se espera que los costes se reduzcan con el uso del New Distribution Capability (NDC) o Capacidad de Nueva Distribución. Este estándar de comunicación ha sido desarrollado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para mejorar la distribución eficiente de las tarifas de las aerolíneas.

De esta forma, se pretende solucionar la pérdida de estandarización y transparencia provocada por la proliferación de las reservas online. Más ventajas que ofrece el NDC para los viajes corporativos:

• Mejora de la personalización de los servicios ofertados. Cada empleado podrá diseñar el viaje según sus necesidades específicas.
• Flexibilidad para que las agencias d viajes para empresas puedan ofrecer paquetes adaptados a cada cliente. El abanico de tarifas, opciones de vuelos gestión de reservas es muy amplio.  
• Adaptación a las políticas de gastos de viaje de cada empresa.
• Información en tiempo real del estado de los vuelos, horarios, servicios adicionales, precios y promociones especiales.

El Duty of Care recobra importancia

Hace ya algún tiempo hablábamos de la importancia de Deber de Protección al trabajador en movilidad. Pues bien, el Duty of Care recobra protagonismo.

Una de las herramientas que resulta de gran ayuda para garantizar esta protección de los equipos desplazados es un software de gastos de viaje profesionales como Okticket.

En este punto es importante recordar que esta herramienta permite saber en dónde están los trabajadores en cada momento. Esta funcionalidad es muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia. Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.

Además, la información queda guardada en un entorno seguro. Por tanto, la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.

Volvemos a hablar en este punto de la necesidad de poner en valor la experiencia del usuario. El Duty of Care está muy ligado al bienestar laboral. Y precisamente las aplicaciones de gestión de gastos de empresa están pensadas para facilitar la vida a los empleados en movilidad. Son rápidas, intuitivas y fáciles de utilizar, estén donde estén.

Tarjetas de crédito virtuales para empresas

También ganan protagonismo entre los viajeros de negocios los pagos virtuales. Para responder a las demandas de sus equipos, pero sin perder control financiero, las organizaciones cuentan con herramientas que se ajustan a las políticas de gastos de viaje.

¿Conoces la OKT Card? La tarjeta inteligente de Okticket te permite abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Y muy importante: ofrece la posibilidad de configurarla según la política de viajes de tu empresa. Puedes definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Más énfasis en la Sostenibilidad, si cabe

A estas tendencias hay que añadir el diseño de estrategias más sostenibles. No son pocos los informes que lo reflejan (el último de CESAE Business & Tourism School recogido por Europa Press es uno de ellos)

Es más, el turismo sostenible será el tema central de la próxima edición Fitur 2024. La feria pretende ser este año “un altavoz para las buenas prácticas y el impulso de estrategias orientadas a fomentar un turismo respetuoso con el que potenciar el desarrollo de una economía cada vez más sostenible”.

Pero ya no se trata solamente de buscar opciones de transporte y alojamiento que sean respetuosas con el medio ambiente (vuelos con bajas emisiones de carbono o preferencia por hoteles que implementan prácticas sostenibles).

La apuesta por la sostenibilidad pasa por incorporar herramientas de medición de huellas de carbono. Incluso por desarrollar vehículos impulsados por IA.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa.

También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa. Por una parte, se minimiza el consumo de papel. Por otra, al almacenar los datos en la nube se reduce el impacto medioambiental. El ahorro es de entre un 60% y un 70% según cálculos de Telefónica Tech.

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El 2024 ya está aquí así que lo que toca es mirar hacia adelante. Planificar los siguientes pasos es fundamental para seguir escalando con paso firme, como hemos hecho hasta ahora.

La base sobre la que nos apoyaremos es sólida, así que estamos convencidos de que los próximos meses vamos a continuar creciendo.

Repasamos los hitos logrados en estos últimos 12 meses: lanzamiento de nuevas funcionalidades, reconocimientos, avance en nuestra internacionalización, bienvenida a nuevos compañeros de viaje… ¡2023 ha sido sin duda un año para recordar!

Gestión de gastos más rápida, potente y rentable

A lo largo de 2023 hemos mejorado nuestro producto para facilitar aún más la gestión de los gastos de viaje profesionales tanto a autónomos como a grandes empresas.

Gestión de saldo en anticipos, multifoto, solictiud de viajes... Tenemos un montón de funcionalidades nuevas.

La suma multiplica

Hemos ampliado nuestra red de partners, mejorado nuestros conectores y aumentado las integraciones con otras plataformas. Entre las últimas integraciones destacamos las de Cabify, Libra o Ahora ERP.

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Ahora, la OKT Card también en tu Wallet

Además de tarjetas físicas, en Okticket te ofrecemos tarjetas virtuales. Así que también puedes hacer compras en establecimientos online o añadir la OKT Card a tu Wallet de Google y de Apple.

Noticias más destacadas de 2023

Cerramos una nueva ronda de inversión

El año no podría comenzar mejor. En enero de 2023 cerrábamos una nueva ronda de financiación de más de 1,8 millones de euros. Ha estado liderada por Angels, sociedad de inversión de Juan Roig, y Zamit Capital, fondo gestionado por GVC Gaesco. También han participado Encomenda y Asterius.

Premio nacional a nuestra tecnología

En marzo llegaba otra gran noticia: recibimos el premio a mejor "Emprendimiento, empresa emprendedora" en los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática otorgados por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.

Okticket, empresa emergente certificada

El pasado mes de noviembres, la Empresa Nacional de Innovación SME, S.A. (Enisa) nos certificaba como empresa emergente certificada, conforme a la ley 28/2022,de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes. Enisa destacaba el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.

Además, este 2023 también recibíamos el sello de cálculo de huella de carbono por parte del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.

¿Dónde hemos estado este año?

Por otra parte, este año hemos participado en más de 50 eventos de España, México, Portugal y Francia. A continuación, destacamos algunos:

• Galicia Finance Date (28 febrero 2023)
• Foro de invierno AFEB (21 marzo 2023)
• Finance Leaders Summit & Fintech Show, Paris (11 abril de 2023)
• Asturias Finance Day (20 abril de 2023)
• Finance Revolution París (16 mayo de 2023)
• Congreso CFOs Barcelona (25 y 26 mayo 2023)
• Finno Summit México (2 y 27 de septiembre de 2023)
• Finance Meeting (10 de octubre 2023)
• Finan Forum (18 y 19 de octubre de 2023)
• Congreso CIOs APD Santiago (7 y 8 de noviembre de 2023)
• Accountex España (7 y 8 de noviembre de 2023)
• Web Summit Lisboa (13 al16 de noviembre de 2023)
• DIRFCON (28 de noviembre de 2023)

Llevar al día la gestión de los gastos de empresa es fundamental para saber si tu organización goza de una buena salud financiera. Y para ello, es necesario controlar varios procesos. En este post nos centraremos en uno de los más importantes: la conciliación bancaria.

¿Qué es? ¿Cómo se hace? ¿Quién tiene que realizarla? ¿Puede automatizarse? Sigue leyendo para descubrir todas las respuestas a las dudas que suelen surgir en torno a la conciliación de tarjetas.

¿Qué es la conciliación bancaria?

El control financiero es clave para diagnosticar (y posteriormente, corregir) las posibles desviaciones en los libros de la empresa. Pese a ello, es bastante frecuente que se produzcan desajustes entre los movimientos registrados en el libro de contabilidad de la empresa y los extractos bancarios.

Pues bien, la conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los movimientos de los apuntes contables con los movimientos bancarios. Al cotejar ambas informaciones, es posible detectar si los apuntes en cuestión coinciden o no.

¿Hay errores de registro? ¿Los asientos no se corresponden con los extractos bancarios? No hace falta decir que identificar la causa de ese descuadre se convierte en algo prioritario para poder realizar las correcciones oportunas en los libros de empresa.

¿Es obligatoria la conciliación de tarjetas?

Aunque lo recomendable es realizar este proceso al menos una vez al trimestre para poder detectar los desajustes en la contabilidad según van surgiendo y dar con la solución rápidamente, lo cierto es que la "conciliación  bancaria" no es obligatoria.

Además, conciliar extractos bancarios de forma periódica aporta información muy útil para la toma de decisiones estratégicas. Incluso para afrontar posibles auditorías.

Se trata, por tanto, de un proceso necesario, pero no obligatorio.

Ventajas de la conciliación bancaria automatizada

Automatizar este proceso ofrece beneficios claros:

• Identificar el origen de los errores contables
• Realizar los ajustes necesarios para solucionar las irregularidades detectadas
• Manejar registros fiables
• Llevar la contabilidad al día (recordemos que los apuntes contables permanecen actualizados)
• Conocer el estado real de sus finanzas
• Disponer de información de calidad, real y actualizada
• Estar preparados frente a una auditoría o inspección fiscal

Gracias a todo ello, las organizaciones pueden optimizar el control de los recursos económicos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

Lo malo es que, cuando se realiza de forma manual, comparar los apuntes en los libros contables de la empresa con los extractos del banco se convierte en un proceso bastante tedioso. ¡Y largo!

De ahí la importancia de disponer de una herramienta que proporcione conciliación bancaria automática.

Tipos de conciliación bancaria

A priori, el proceso de conciliación bancaria corresponde al departamento de contabilidad. Esta puede ser de dos tipos, y dependiendo de ello se realiza de una u otra forma.

Conciliación individual o aritmética

Lo habitual es que la persona responsable la haga de forma individual.  Esto quiere decir que la comparativa entre el saldo de los libros contables y el saldo de la cuenta bancaria se hace de forma periódica.

Conciliación conjunta o contable

No obstante, en algunas empresas se confecciona un documento en el que se anotan todos los asientos descuadrados. Posteriormente, el responsable del error es el encargado de hacer las correcciones correspondientes. Este tipo de conciliación se denomina contable (o conjunta).

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Documentos necesarios para la conciliación manual

Si vas a hacer la conciliación de forma manual, necesitarás el extracto del banco correspondiente a la cuenta bancaria y al periodo que vayas a conciliar. el libro mayor y el saldo final de la última conciliación realizada.

Pongamos el ejemplo de una empresa que realiza la conciliación todos los meses. En este caso, tendrá que seguir tres pasos:

1. Descargar el extracto bancario del mes correspondiente
2. Comprobar la información de cada cuenta bancaria a conciliar. Para ello, necesitará tener a mano los tickets de gastos, las facturas (recibidas y emitidas), los cheques (cobrados y emitidos), los depósitos recibidos, las retiradas de efectivo y la conciliación del mes anterior.
3. Cumplimentar el documento de conciliación bancaria.

En este punto es importante recordar la conveniencia de presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios.

¿Cómo se hace una conciliación bancaria paso a paso?

Por regla general, el proceso de conciliación de extractos bancarios implica seguir un procedimiento que puede resultar tedioso:

1. Reunir extractos bancarios descargados del banco.
2. Obtener‍ registros contables internos (libro mayor o asientos, por ejemplo)‍
3. Comparar movimientos uno a uno para verificar que cada ingreso o pago del banco esté registrado en la contabilidad.‍
4. Identificar discrepancias: pagos no registrados, duplicados o errores de fecha o importe.‍
5. Ajustar asientos contables para corregir los errores y realizar los ajustes necesarios.‍
6. Documentar el proceso con informes o actas.

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Errores frecuentes en una conciliación manual

Hablaremos de estas herramientas un poco más abajo, pero, antes, conviene repasar los errores más frecuentes que suelen repetirse cuando la conciliación se realiza de forma manual. Son, principalmente:

• Duplicar un apunte
• Olvidarse de contabilizar un movimiento
• Cambiar una coma de sitio por equivocación (escribir 13,55 en lugar de 135,5)
• Confundirse en el orden de un dígito en una cifra (poner 654 en lugar de 645, por ejemplo)
• Equivocarse al poner una fecha (se habla de inconsistencia temporal)

Normalmente, los desajustes son producidos por errores inintencionados tanto de la entidad bancaria como de los responsables de llevar a cabo la contabilidad de la empresa. Es el caso, por ejemplo, de los cheques emitidos por la empresa que todavía no han sido cobrados por los beneficiarios.

Sea cual sea el motivo, es recomendable comenzar la revisión por el saldo final de mes anterior. De esta forma es más rápido y sencillo poder detectar los posibles errores.

Una vez más, insistimos en que lo más efectivo es utilizar una herramienta que ofrezca conciliación bancaria automática.

Beneficios de una conciliación bancaria regular

• Evitar fraudes o pagos duplicados.
• Reducir errores contables.
• Mejorar la visibilidad de la liquidez.
• Tomar decisiones informadas.
• Facilitar auditorías y requisitos fiscales.

Herramientas para automatizar la conciliación bancaria

La conciliación manual es viable en empresas pequeñas, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones para automatizar este proceso:

• Software contable integrado con bancos que descarga movimientos y propone conciliaciones automáticas.
• Plataformas de gestión de gastos como Okticket que registran los gastos en tiempo real y facilitan su conciliación.
• Conciliadores automáticos que emparejan movimientos bancarios y contables, reduciendo errores humanos.

Automatizar la conciliación bancaria ahorra tiempo, reduce el riesgo de errores y te permite dedicar más recursos a actividades estratégicas.

Okticket: concilia los gastos de empresa en un click

Si quieres olvidarte de descargar ficheros desde la entidad bancaria y al mismo tiempo, optimizar los recursos, siempre puedes automatizar la conciliación bancaria.

¿Pagas con tarjeta de crédito? En Okticket nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. En apenas unos segundos, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios. Desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.

Con ello, ahorrarás un montón de tiempo. Más beneficios inmediatos de nuestro módulo de conciliación mágica:

• Los pagos realizados con tarjeta de crédito de empresa están continuamente controlados. De esta forma, es muy difícil que se realicen compras indebidas.
• Se minimiza la posibilidad de que una compra realizada no se registre en la hoja de gastos.
• Los gastos profesionales pueden clasificarse por usuario. Por tanto, en caso de que se produzca un error sabrás con quién tienes que hablar.
• Los datos se actualizan en tiempo real, por lo que los errores se detectan rápidamente y se evitan los riesgos financieros.
• La información queda guardada en un entorno seguro.‍
• Es más fácil identificar las transacciones pendientes.

‍En definitiva, los datos que se reflejan en las cuentas permiten conocer la situación real de la empresa.

OKT Card: La conciliación automática que necesitas

Otra forma de disfrutar de una conciliación de forma automática es con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket (está incluida con la licencia de usuario).

1. Pagas con la tarjeta.
2. Recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto.
3. Asocias la foto del ticket.
4. .El movimiento se vincula automáticamente y queda conciliado.

Se trata de una tarjeta de débito Mastercard, por lo que su funcionamiento es igual al de una tarjeta bancaria similar. La diferencia está en que puedes personalizar los límites de uso de forma individualizada: por usuario, por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

Bloqueo del fraude interno, control del flujo de efectivo, información del gasto en tiempo real... ¿Quieres conocer todas las ventajas de la OKT Card? No esperes más. Déjanos tus datos y una persona de nuestro equipo comercial se pondrá en contacto contigo.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto conviene hacer la conciliación bancaria?

Lo recomendable es mínimo una vez al trimestre, aunque muchas empresas lo hacen mensual para tener un control más riguroso.

¿Es obligatorio presentar conciliaciones bancarias a Hacienda?

No es obligatorio presentarlas siempre, pero pueden requerirlas en inspecciones o auditorías como respaldo de los movimientos.

¿Puedo hacer la conciliación bancaria de forma automática?

Sí. Con herramientas como Okticket puedes automatizar el proceso y reducir errores humanos al mínimo.

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Tarjetas de empresa, dinero en efectivo, cheques, transferencias, plataformas de pago… A la hora de abonar los gastos derivados de los viajes de negocios se utilizan diferentes medios de pago.

Unos son más seguros, otros son más cómodos, los hay que ayudan mejor al cumplimiento de la política de gastos de las empresas… Entonces, ¿Cuáles son las mejores forma de pago? Para tratar de responder a esta pregunta hemos analizado las ventajas y desventajas de los principales métodos de pago utilizados por los viajeros de negocios.

Según hemos podido conocer en Okticket basándonos en el comportamiento de nuestros usuarios, a lo largo de los últimos años los pagos con tarjeta han ido ganado terreno a los abonos en efectivo.

Pero estas no son los dos únicos sistemas de pago. Las transferencias bancarias y las plataformas de pago como PayPal también tienen su público entre los viajeros de negocios. Veamos lo mejor y lo peor de cada una.

Tarjetas bancarias: pros y contras

Como acabamos de decir, las empresas cada vez son más partidarias de ofrecer a sus equipos tarjetas de crédito. La misma tendencia se sigue en el caso de las tarjetas de débito y de as tarjetas carburante. El último estudio sobre los hábitos de pago de los consumidores en la zona euro publicado por el Banco Central Europeo (BCE) confirma esta tendencia. Según el organismo. el porcentaje de pagos con tarjeta en el punto de venta ha aumentado un 9% y ya representa el 34% del total de transacciones.

Ventajas del pago con tarjeta de empresa

• Las tarjetas de débito y de crédito posibilitan el pago tanto en tiendas físicas como en el comercio electrónico.
• Las tarjetas bancarias son más rápidas y fáciles de utilizar.
• El uso de tarjetas reduce la necesidad de llevar grandes cantidades de dinero en efectivo.
• Los trabajadores desplazados no tienen que adelantar dinero de su bolsillo ni pedir anticipos cuando salen de viaje.
• Permiten acceder a la información del gasto en tiempo real. Por tanto, la empresa puede llevar un mejor control de los gastos de los empleados. No es necesario esperar a que los trabajadores en movilidad entreguen las notas de gastos para saber cuánto han gastado, dónde lo han hecho y cuándo han efectuado los pagos.
• La gestión de las hojas de gastos se simplifica. Contratando la herramienta de digitalización adecuada, puedes automatizar la tramitación y validación de los gastos de empresa. Sin ir más lejos, con Okticket puedes gestionar las hojas de gastos en tiempo real e integrar la solución con tu ERP.
• Ayuda al cumplimiento de la política de gastos de empresa. La mayoría de las tarjetas corporativas permite fijar límites de gasto por usuario y restringir su uso a determinadas fechas o categorías de gastos.
• Al no tener que hacer anticipos de efectivo a los trabajadores, se controla mejor el flujo de caja.
• Puedes generar informes de gastos personalizados para saber cuánto dinero se gasta en cada categoría. ¿Los proveedores se repiten? Siempre puedes negociar descuentos.
• Las tarjetas de crédito incluyen seguros de viaje. Algunos, incluso, ofrecen coberturas ante daños en un vehículo de alquiler.

Desventajas de las tarjetas de pago tradicionales  

• El límite establecido por las entidades bancarias suele ser elevado por defecto.
• Si los empleados hacen un mal uso de la tarjeta y hacen compras no reembolsables, la empresa es la que adelanta ese dinero.
• Algunas entidades financieras cobran comisiones por hacer pagos en el extranjero.
• Se corre el riesgo de sufrir un delito financiero.
• Todavía hay comercios en los que no se admite el pago con tarjeta o que exigen un importe mínimo para poder hacerlo.

Otro problema habitual de las tarjetas de pago tradicionales es tener que hacer la conciliación manual. Normalmente, la entidad bancaria emite un extracto con los gastos y el departamento financiero debe revisarlos uno por uno. Eso implica destinar recursos para puntear los gastos.

Efectivo: ¿Por qué sigue utilizándose?

Pese a que cada vez se paga más con tarjeta, en los viajes de negocios el efectivo sigue siendo el principal método de pago. Más de la mitad de los pagos siguen realizándose en efectivo. Los datos del Banco de España indican que el 66% de las compras en comercios se realizan en metálico (frente al 83% de antes de la pandemia). ¿Por qué?

Ventajas del pago en efectivo

• La empresa calcula cuánto dinero necesita el trabajador para el viaje y, si este se pasa de presupuesto por hacer compras no autorizadas, el gasto corre de su cuenta.
• El pago en efectivo no lleva comisiones.
• El pago en efectivo se acepta en todos los lugares y comercios.

Desventajas del pago en efectivo

• Es frecuente que los trabajadores desplazados acaben adelantando dinero de su bolsillo y tengan que esperar varias semanas para que el reembolso se haga efectivo. Esta espera puede causar malestar.
• Al hacer anticipos, la empresa puede perder el control del flujo de caja.
• Dificulta el cumplimiento de la política de gastos de viaje.
• Es un medio de pago poco seguro e higiénico.
• Implica la necesidad de acudir personalmente a los puntos de venta para realizar las compras.
• Las empresas no saben cuánto dinero van a tener que reembolsar a los viajeros de negocios hasta que el departamento de administración no tiene las notas de gastos sobre la mesa.
• No se pueden pagar grandes sumas de dinero en efectivo.
• El dinero en efectivo puede falsificarse.
• Los viajeros de negocios tienen que guardar siempre los tickets. Si los pierden o se borran, no pueden solicitar el reembolso. Aunque en realidad, este inconveniente se puede solucionar con una herramienta para digitalizar los gastos de viaje. Como es el caso de Okticket, el SaaS (Software as a Service), que te permite gestionar digitalmente los gastos profesionales de desplazamiento desde el móvil, sin tener que conservar tickets y facturas en papel.
• Cambiar dinero en una moneda diferente al euro implica pagar comisiones por cambio de divisa.

Transferencia bancaria: ventajas y desventajas 

Las transferencias son otra forma de pago que todavía sigue utilizándose, sobre todo cuando se gestionan los viajes a través de agencias. Para los proveedores la ventaja radica en que no empiezan a gestionar la operación hasta que no han recibido el pago. Además, la empresa hace el pago directamente, así que controla el proceso de compra en todo momento.

¿Las desventajas?  

• El dinero tarda en llegar al proveedor unas 24 horas, por lo que si se necesita contratar un servicio con urgencia (un billete de avión de última hora, por ejemplo), no es la mejor opción.
• Puede suponer un coste para el comprador, en este caso, la empresa.
• En caso de que surja un problema con el producto o servicio, es más difícil recuperar el dinero porque este ya ha sido desembolsado.

Pasarelas de pago: lo bueno y lo malo

Las plataformas de pago tipo PayPal se han consolidado como métodos de pago seguro para las compras online, y cada vez son más los pequeños negocios que lo incluyen.

Ventajas de PayPal

• Seguridad en los pagos.
• Privacidad en el proceso de compra.
• Transacciones rápidas.
• Al cliente no se le descuenta el saldo hasta que el proveedor no ha enviado el producto o realizado el servicio para el que se le ha contratado.
• Si ocurre algún problema con la compra, PayPal abre una disputa y retiene el dinero hasta que el conflicto se haya resuelto.
• Se trata de una forma de pago muy extendida.

Desventajas de Paypal

• Las desventajas son sobre todo para el proveedor, puesto que tiene que pagar comisiones.
• El comprador también paga comisiones si realiza una compra en una divisa diferente a la suya.

Otros medios de pago

En los últimos tiempos han surgido nuevas alternativas al pago tradicional que también tienen sus cosas buenas y malas.

Pago móvil

El pago a través del móvil, por ejemplo, está bastante extendido, pero implica tener teléfonos inteligentes con sistema NFC.  Las ventajas y desventajas son similares a las del pago con tarjeta, con el pequeño hándicap de que el usuario depende de la conexión a Internet para poder completar el proceso de compra.

La parte buena es que otorga una opción para el pago sin contacto, algo muy valorado en la actualidad.

En el pago por móvil también se encuadran los pagos al instante mediante la banca online. Es el caso de Bizum o de los monederos virtuales. La principal ventaja es que el dinero llega al proveedor en el instante, pero se usa principalmente para pequeñas cantidades.

Monedas virtuales

No podíamos escribir un artículo sobre sistemas de pago y no mencionar a las criptomonedas. Todavía no hay muchas empresas ni empleados que utilicen las monedas virtuales para abonar los gastos de viaje, pero es importante recordar que hoy en día, monedas como el Bitcoin, son aceptadas en todo tipo de transacciones.

Lo más destacable de los pagos en criptomonedas es que son extremadamente seguros gracias a los algoritmos criptográficos empleados por la tecnología blockchain en las que están basados.

Más ventajas: se trata de un medio universal, imposible de falsificar, con unas comisiones muy bajas, que otorga total privacidad al comprador y con el que se elimina el cambio de divisas.

Por el contrario, actualmente la oferta de criptomonedas es escasa y las que hay no cuentan con el respaldo de los bancos.

Descubre la mayor flexibilidad en formas de pago

¿Lo que de verdad necesitas es pagar como quieras? Tenemos lo que buscas. Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago. Puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco, con la OKT Card o con otros sistemas de pago (con tarjeta carburante, por ejemplo).

OKT Card: Controla el gasto antes de que se produzca

¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados. Se trata de una tarjeta Mastercard de débito, por lo que es un método de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.

Además, no tendrás que conformarte con poner los límites estándar. Ofrece la posibilidad de definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.

A todo esto hay que añadir la conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación) y la posibilidad de activarla y desactivarla desde la propia aplicación. Y algo que te encantará: Todos los gastos quedan registrados en una única plataforma para su supervisión en tiempo real.

¿Tarjeta, efectivo o contactless? ¿Qué sistemas de pago son los más utilizados en tu empresa? Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución y los beneficios de utilizar la OKT Card, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.

Se trata de una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard. Entre sus principales características destacan las siguientes:

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Que en el ticket del restaurante no haya bebidas alcohólicas, que un empleado no intente pasar como gasto de viaje compras realizadas en un periodo de tiempo que no coincide con ningún desplazamiento… ¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? ¿Imaginas un sistema de lógica personalizada que te alerte cuando detecte posibles incidencias?

La falta de tiempo para revisar al detalle los gastos de empresa es uno de los motivos por lo que las empresas acaban reembolsando a sus empleados pagos no autorizados. Independientemente de si las irregularidades son por culpa de la picaresca o fruto de un error inintencionado, cuestan mucho dinero a las organizaciones (8.000 euros al mes de media según ACFE).

La buena noticia es que hoy en día, detectar anomalías en las notas de gastos es posible. Las opciones que te ofrece la tecnología van desde las alertas estándar hasta los motores que aplican lógica personalizada.

Tus reglas de gestión de gasto, tus alertas

Por norma general, las herramientas de gestión de gastos profesionales te permiten establecer alertas que te avisan cuando alguien trata de pasar un ticket que no se ajusta a la política estándar de gastos establecida.

Estas alertas suelen enviarse en forma de notificaciones automáticas al correo electrónico o al móvil de las personas responsables de supervisar los gastos. Incluso pueden llegarles a los trabajadores si la empresa lo establece.

¿Qué tipos de alertas son las más comunes? Depende de la solución elegida. Por ejemplo, en Okticket las alertas estándar son las siguientes:

• Alerta por ticket similar: el sistema compara automáticamente el importe, el CIF, la fecha y/o el número de ticket y avisa al  usuario cuando encuentre coincidencias.
• Alerta por ticket ilegible: ofrece la posibilidad de comprobar en modo offline que el ticket puede leerse bien.
• Umbral de importe sobrepasado: puedes poner un límite genérico o por categoría. Solo tienes que fijar un importe máximo para cada tipo de gasto (ticket, factura, kilómetros, hojas de gastos y dietas) y establecer un umbral para los diferentes usuarios.
• Antigüedad máxima de gasto sobrepasada: permite establecer el número de días que pueden transcurrir, como máximo, entre la emisión de la factura y su reporte.
• Bloqueo de cambio de estado de hoja de gastos: la alerta puede personalizarse en función del estado en el que se encuentre la hoja de gastos (abierta, en revisión, rechazada, tramitada, aprobada...).
• Número de gastos por categoría y día: el techo de gasto se puede poner para toda la empresa o solo para determinados usuarios.
• Alerta de hoja única por mes: al meter el gasto en una hoja incorrecta, salta una alerta.

Gracias a esta funcionalidad. no volverás a reembolsar tickets duplicados, que contengan gastos efectuados en festivo, con importes ilegibles o con cargos que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.

Por cierto... ¡Puedes configurar tantas alertas como necesites!

Lógica personalizada: Cuando la tecnología trabaja por ti

¿No quieres conformarte con las típicas alertas? El motor de revisión automática de Okticket te ofrece lo mejor de los dos mundos. Puedes definir los comportamientos de gasto en los que te fijas cuando realizas la liquidación y el sistema aplica de forma inteligente las reglas de lógica personalizada que establezcas.

Es decir, el motor revisa automáticamente las notas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, te envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).

Además, puede activarse en diferentes puntos del proceso: al hacer la foto, al presentar la hoja, al revisar la información desde el gestor web…. De esta forma, los gastos pueden aprobarse o rechazarse sin que tengas que revisar los conceptos uno a uno.‍

Ejemplos de reglas de gasto

Estos son algunos ejemplos de las reglas de gasto que se pueden implementar:

• Controlar que, por la fecha y hora del viaje (bien al inicio, bien al final del mismo), el empleado no pueda reportar ciertos gastos. Por ejemplo, si está previsto que un viaje de empresa finalice a las 18:00 de la tarde y pasa un gasto de cena, el motor de revisión automática alerta de que el empleado está intentando pasar un gasto no autorizado.
• Evitar que pueden enviarse a revisión las hojas de gastos en las que los empleados que viajan con coche de empresa estén reportando gastos de kilometraje.
• Diferenciar entre tickets y factura.
• Limitar una cantidad a partir de la cual el empleado tenga que pedir una factura.
• Rechazar las hojas de gastos en las que se hayan incluido compras de bebidas alcohólicas.
• Identificar los CIFs para que no se puedan meter gastos de ciertos establecimientos o determinadas categorías de comercios.

¿Necesitas una regla personalizada utilizada en tu empresa? Cuéntanos tu caso.