Conoce los criterios clave, las capacidades esenciales de IA, cómo evaluar integraciones reales y qué soluciones del mercado cumplen estos requisitos.
¿Qué tendencias seguirán marcando la actualidad de los viajes de negocios durante los próximos meses? Sigue leyendo para descubrirlo
Las previsiones más esperanzadoras señalaban 2026 como el año de la recuperación de los viajes de empresa. Ahora, todo parece apuntar a que llegará mucho antes. A lo largo de este año, probablemente.
Solo hay que echar un vistazo a las últimas publicaciones del Instituto Nacional de Estadística (INE). Según el organismo, el turismo de negocios se disparó por encima de un 20% en 2023. Entonces, se registraron más de 9,5 millones de viajes.
Otro reciente informe de la Comisión Europea de Viajes (CET) concluye que algunos países europeos ya han superado o están a punto de mejorar los niveles de gasto en viajes de negocios de 2019. España se encuentra entre los aventajados, junto con Francia y los países nórdicos.
La misma tendencia al alza se observa en el turismo MICE (reuniones, incentivos, congresos y eventos). Un ejemplo es el monográfico Hosteltur 2024 que acaba de publicarse. En el informe, los expertos aseguran que este año "se espera un crecimiento tanto en el número de reuniones como de asistentes”.
Ya el 2023 registró un incremento notable de la actividad. Y pone el ejemplo de los palacios de congresos españoles, que superaron el año pasado la cifra de asistentes registrada en 2019. Con ello se vuelve a dejar claro que los encuentros presenciales “son fundamentales para el desempeño de empresas y organizaciones”.
De la citada guía se desprende además la importancia que tienen las nuevas tecnologías para el desarrollo y la eficiencia de los viajes de negocios. La Inteligencia Artificial y el compromiso con la sostenibilidad seguirán marcando la actualidad de los viajes de empresa durante los próximos meses.
¿Qué elementos caracterizarán a los desplazamientos profesionales en 2024?
Eficacia, velocidad, precisión a los procesos, automatización de tareas, análisis predictivos, aprendizaje automático… Gracias a la Inteligencia Artificial, los viajes profesionales viven una nueva revolución. Son más predecibles, los procesos se agilizan y los datos recopilados más fiables.
Además, las aplicaciones de IA se pueden utilizar para obtener ayuda en las reservas o mejorar la experiencia de los viajeros. Algunos casos de uso:
No podemos olvidarnos tampoco de su utilidad para optimizar la atención al cliente. Los chatbots cognitivos, por ejemplo, pueden servir para atender las dudas de los clientes en un primer momento y a cualquier hora. Esto facilita que las agencias de viajes para empresas puedan dar una atención personalizada a las solicitudes más complejas.
Y gracias a su capacidad para analizar grandes volúmenes de datos, ayuda a predecir tendencias y comportamientos de gasto. También a identificar oportunidades de ahorro.
Entre los beneficios más inmediatos de incorporar la IA en la gestión de viajes corporativos está la mejora de la eficiencia operativa. Y su consiguiente reducción de costes, por supuesto. Eso es lo que tiene saber con seguridad cuándo y a dónde es más económico viajar.
De ahí que los directores financieros de las compañías vean en la Inteligencia Artificial el aliado ideal para automatizar los procesos repetitivos, como pueden ser la gestión de las notas de gastos.
Aparte de ahorrar tiempo, las herramientas de digitalización y automatización de gastos de viaje profesionales permiten obtener información muy valiosa para optimizar la toma de decisiones:
.¿Qué pasaría si a las tecnologías mencionadas les sumamos los servicios basados en la localización, la Realidad Extendida (RX) o el blockchain? Pues que el sector logrará contar con una oferta turística más atractiva, eficiente, integradora y sostenible.
También se espera que los costes se reduzcan con el uso del New Distribution Capability (NDC) o Capacidad de Nueva Distribución. Este estándar de comunicación ha sido desarrollado por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para mejorar la distribución eficiente de las tarifas de las aerolíneas.
De esta forma, se pretende solucionar la pérdida de estandarización y transparencia provocada por la proliferación de las reservas online. Más ventajas que ofrece el NDC para los viajes corporativos:
Hace ya algún tiempo hablábamos de la importancia de Deber de Protección al trabajador en movilidad. Pues bien, el Duty of Care recobra protagonismo.
Una de las herramientas que resulta de gran ayuda para garantizar esta protección de los equipos desplazados es un software de gastos de viaje profesionales como Okticket.
En este punto es importante recordar que esta herramienta permite saber en dónde están los trabajadores en cada momento. Esta funcionalidad es muy útil si surge alguna incidencia y necesitan asistencia. Y como la información de gasto es accesible en tiempo real, también puedes ver en dónde realizó el trabajador la última compra.
Además, la información queda guardada en un entorno seguro. Por tanto, la seguridad de los usuarios no queda comprometida cuando utilizan la aplicación.
Volvemos a hablar en este punto de la necesidad de poner en valor la experiencia del usuario. El Duty of Care está muy ligado al bienestar laboral. Y precisamente las aplicaciones de gestión de gastos de empresa están pensadas para facilitar la vida a los empleados en movilidad. Son rápidas, intuitivas y fáciles de utilizar, estén donde estén.
También ganan protagonismo entre los viajeros de negocios los pagos virtuales. Para responder a las demandas de sus equipos, pero sin perder control financiero, las organizaciones cuentan con herramientas que se ajustan a las políticas de gastos de viaje.
¿Conoces la OKT Card? La tarjeta inteligente de Okticket te permite abonar cualquier gasto de viaje tanto en España como en el extranjero. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.
Y muy importante: ofrece la posibilidad de configurarla según la política de viajes de tu empresa. Puedes definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.
A estas tendencias hay que añadir el diseño de estrategias más sostenibles. No son pocos los informes que lo reflejan (el último de CESAE Business & Tourism School recogido por Europa Press es uno de ellos)
Es más, el turismo sostenible será el tema central de la próxima edición Fitur 2024. La feria pretende ser este año “un altavoz para las buenas prácticas y el impulso de estrategias orientadas a fomentar un turismo respetuoso con el que potenciar el desarrollo de una economía cada vez más sostenible”.
Pero ya no se trata solamente de buscar opciones de transporte y alojamiento que sean respetuosas con el medio ambiente (vuelos con bajas emisiones de carbono o preferencia por hoteles que implementan prácticas sostenibles).
La apuesta por la sostenibilidad pasa por incorporar herramientas de medición de huellas de carbono. Incluso por desarrollar vehículos impulsados por IA.
También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa.
También es necesario implantar aplicaciones para digitalizar y automatizar los gastos de viajes de empresa. Por una parte, se minimiza el consumo de papel. Por otra, al almacenar los datos en la nube se reduce el impacto medioambiental. El ahorro es de entre un 60% y un 70% según cálculos de Telefónica Tech.
Hacemos un repaso por nuestro viaje a través del año 2023. ¿Nos acompañas?
El 2024 ya está aquí así que lo que toca es mirar hacia adelante. Planificar los siguientes pasos es fundamental para seguir escalando con paso firme, como hemos hecho hasta ahora.
La base sobre la que nos apoyaremos es sólida, así que estamos convencidos de que los próximos meses vamos a continuar creciendo.
Repasamos los hitos logrados en estos últimos 12 meses: lanzamiento de nuevas funcionalidades, reconocimientos, avance en nuestra internacionalización, bienvenida a nuevos compañeros de viaje… ¡2023 ha sido sin duda un año para recordar!
A lo largo de 2023 hemos mejorado nuestro producto para facilitar aún más la gestión de los gastos de viaje profesionales tanto a autónomos como a grandes empresas.
Gestión de saldo en anticipos, multifoto, solictiud de viajes... Tenemos un montón de funcionalidades nuevas.
Hemos ampliado nuestra red de partners, mejorado nuestros conectores y aumentado las integraciones con otras plataformas. Entre las últimas integraciones destacamos las de Cabify, Libra o Ahora ERP.
Además de tarjetas físicas, en Okticket te ofrecemos tarjetas virtuales. Así que también puedes hacer compras en establecimientos online o añadir la OKT Card a tu Wallet de Google y de Apple.
El año no podría comenzar mejor. En enero de 2023 cerrábamos una nueva ronda de financiación de más de 1,8 millones de euros. Ha estado liderada por Angels, sociedad de inversión de Juan Roig, y Zamit Capital, fondo gestionado por GVC Gaesco. También han participado Encomenda y Asterius.
En marzo llegaba otra gran noticia: recibimos el premio a mejor "Emprendimiento, empresa emprendedora" en los Premios Nacionales de Ingeniería en Informática otorgados por el Consejo General de Colegios Profesionales de Ingeniería en Informática de España.
El pasado mes de noviembres, la Empresa Nacional de Innovación SME, S.A. (Enisa) nos certificaba como empresa emergente certificada, conforme a la ley 28/2022,de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes. Enisa destacaba el criterio de “carácter de emprendimiento, innovador y escalable” de nuestro modelo de negocio.
Además, este 2023 también recibíamos el sello de cálculo de huella de carbono por parte del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
Por otra parte, este año hemos participado en más de 50 eventos de España, México, Portugal y Francia. A continuación, destacamos algunos:
¿Encuentras diferencias entre tus registros contables y los extractos del banco? La conciliación bancaria es la herramienta que necesitas para mantener el control financiero de tu empresa.
Llevar al día la gestión de los gastos de empresa es fundamental para conocer la verdadera salud financiera de tu organización. La conciliación bancaria es uno de los procesos más importantes para lograrlo.
Realizar una conciliación de tarjetas nos permitirá detectar errores, prevenir fraudes y mantener nuestros registros contables alineados con la realidad de nuestras cuentas bancarias.
En esta guía completa descubrirás qué es, cómo hacerla paso a paso, quién debe realizarla y cómo puedes automatizarla para ahorrar tiempo y evitar errores.
La conciliación bancaria es el proceso contable que compara los movimientos registrados en la contabilidad de una empresa con los extractos del banco para detectar y corregir diferencias.
Su objetivo es garantizar que ambos registros coincidan y reflejen la situación financiera real.
La conciliación bancaria sirve para:
¿Encuentras errores de registro? ¿Los asientos no se corresponden con los extractos bancarios? Identificar la causa de ese descuadre se convierte en una prioridad para realizar las correcciones oportunas en los libros de la empresa.
Es clave porque:
La conciliación bancaria es una pieza fundamental del control financiero empresarial. Este control permite evaluar el desempeño económico frente a los planes estratégicos y detectar desviaciones que afecten los presupuestos.
Con una conciliación bancaria actualizada, podrás:
Aunque lo recomendable es realizar este proceso al menos una vez al trimestre para poder detectar los desajustes en la contabilidad según van surgiendo y dar con la solución rápidamente, lo cierto es que la conciliación bancaria no es obligatoria.
Sin embargo, conciliar extractos bancarios de forma periódica aporta información valiosa para la toma de decisiones estratégicas e incluso para afrontar posibles auditorías auditorías.
Aunque no sea obligatorio, realizar conciliaciones bancarias regulares es una práctica esencial para mantener la salud financiera de tu empresa y estar preparado ante inspecciones fiscales.
Se trata, por tanto, de un proceso necesario, pero no obligatorio. La frecuencia ideal depende del volumen de operaciones de tu empresa:
Implementar un proceso regular de conciliación bancaria ofrece múltiples ventajas. La conciliación bancaria nos permitirá obtener los siguientes beneficios:
Identifica rápidamente el origen de errores contables y realiza los ajustes necesarios para corregir las irregularidades detectadas.
Mantén registros actualizados y confiables, con la certeza de que tus apuntes contables reflejan la realidad bancaria.
Conoce el estado real de tus finanzas en todo momento, facilitando la toma de decisiones informadas.
Detecta pagos duplicados, transacciones no autorizadas o irregularidades que podrían indicar fraude interno o externo.
Estate preparado ante auditorías o inspecciones fiscales con documentación completa y correctamente conciliada.
Dispón de información de calidad, real y actualizada para optimizar el control de recursos económicos.
Con automatización, reduce el tiempo de conciliación de horas a minutos cada mes.
Control exhaustivo de entradas y salidas para una gestión de tesorería más eficiente.
Gracias a todo ello, las organizaciones pueden optimizar el control de los recursos económicos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.
El problema es que, cuando se realiza de forma manual, comparar los apuntes contables con los extractos bancarios se convierte en un proceso tedioso y largo.
De ahí la importancia de disponer de una herramienta que proporcione conciliación bancaria automática.
El proceso de conciliación bancaria normalmente corresponde al departamento de contabilidad. Puede realizarse de dos formas diferentes:
Lo más habitual es que la persona responsable la realice de forma individual. Esto significa que la comparación entre el saldo de los libros contables y el saldo de la cuenta bancaria se hace de forma periódica por una sola persona.
En algunas empresas se elabora un documento donde se anotan todos los asientos descuadrados. Posteriormente, el responsable del error se encarga de hacer las correcciones correspondientes.
Antes de comenzar el proceso de conciliación, es imprescindible reunir toda la documentación necesaria.
Es recomendable presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios, aunque no sea obligatorio.
Si vas a hacer la conciliación de forma manual, necesitarás el extracto del banco correspondiente a la cuenta bancaria y al periodo que vayas a conciliar. el libro mayor y el saldo final de la última conciliación realizada.
Por regla general, el proceso implica seguir estos pasos:
1. Reunir extractos bancarios
Descarga los extractos bancarios del periodo que vas a conciliar (mensual, trimestral, etc.)
2. Obtener registros contables internos
Recopila el libro mayor, asientos contables y todos los justificantes del periodo
3. Comparar movimientos uno a uno
Verifica que cada ingreso o pago del banco esté correctamente registrado en la contabilidad
4. Identificar discrepancias
Marca pagos no registrados, duplicados, errores de fecha o importe, comisiones bancarias no contabilizadas
5. Ajustar asientos contables
Corrige los errores detectados y realiza los ajustes necesarios en tu sistema contable
6. Documentar el proceso
Crea un informe o acta de conciliación que respalde el trabajo realizado
Es recomendable comenzar la revisión por el saldo final del mes anterior. De esta forma es más rápido y sencillo detectar los posibles errores.
Además, recuerda que es conveniente presentar las conciliaciones ante la Agencia Tributaria al cierre del trimestre para justificar los movimientos bancarios.
Cuando la conciliación se realiza de forma manual, es común encontrarse con ciertos errores más frecuentes. Los más frecuentes son:
Normalmente, estos desajustes son producidos por errores no intencionados, tanto de la entidad bancaria como de los responsables de la contabilidad. Sin embargo, también pueden indicar problemas más serios como fraude o malversación.
La conciliación bancaria nos permitirá detectar estos errores de forma temprana y corregirlos antes de que se conviertan en problemas mayores.
La conciliación manual es viable en empresas pequeñas con pocas transacciones, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones tecnológicas que transforman este proceso.
La conciliación manual es viable en empresas pequeñas, pero consume tiempo y es propensa a errores. Hoy existen soluciones para automatizar este proceso:
Automatizar la conciliación bancaria no solo ahorra tiempo, sino que también reduce riesgos y te permite dedicar más recursos a actividades que realmente generen valor para tu empresa.
Si quieres olvidarte de descargar ficheros desde el banco y optimizar tus recursos, puedes automatizar completamente la conciliación bancaria con Okticket.
¿Pagas con tarjeta de crédito? En Okticket nos conectamos con más de 100 entidades bancarias. En apenas unos segundos, puedes cotejar los gastos reportados con los movimientos bancarios. Desde una única plataforma, sin procesos intermedios ni necesidad de descargar ficheros desde la entidad bancaria.
Con ello, ahorrarás un montón de tiempo. Más beneficios inmediatos de nuestro módulo de conciliación mágica:
En definitiva, la conciliación bancaria nos permitirá tener datos que reflejen la situación real de la empresa en todo momento.
Otra forma de disfrutar de conciliación automática es con la OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket (incluida con la licencia de usuario).
Se trata de una tarjeta de débito Mastercard, por lo que funciona igual que cualquier tarjeta bancaria. La diferencia está en que puedes personalizar los límites de uso de forma individualizada: por usuario, por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.
Lo recomendable es realizarla mínimo una vez al trimestre, aunque muchas empresas la hacen mensualmente para tener un control más riguroso. Las empresas con alto volumen de operaciones pueden beneficiarse de conciliaciones semanales o incluso diarias mediante automatización.
No es obligatorio presentarlas de forma rutinaria, pero pueden ser requeridas en inspecciones o auditorías fiscales como respaldo de los movimientos bancarios. Por eso es importante mantenerlas actualizadas y correctamente documentadas
Sí, totalmente. Con herramientas como Okticket puedes automatizar completamente el proceso, reduciendo errores humanos al mínimo y liberando tiempo valioso de tu equipo financiero.
La conciliación de tarjetas es un tipo específico de conciliación bancaria que se centra exclusivamente en los movimientos de tarjetas corporativas. Ambas son importantes para un control financiero completo.
Primero identifica si el error está en tus registros contables o en el extracto bancario. Si es un error contable, realiza los ajustes necesarios. Si es un error bancario, contacta con tu entidad financiera con la documentación que respalde tu reclamación.
Depende del volumen de transacciones. Para una empresa pequeña puede tomar 1-2 horas mensuales. Para empresas medianas o grandes puede extenderse a varios días. Con automatización, este tiempo se reduce a minutos.
La conciliación bancaria nos permitirá mantener un control riguroso sobre nuestras finanzas empresariales, detectar errores antes de que se conviertan en problemas mayores y tomar decisiones basadas en información real y actualizada.
Aunque no sea obligatoria por ley, es una práctica esencial que toda empresa debería implementar de forma regular. Y con las herramientas de automatización disponibles hoy en día, no hay excusa para no hacerlo.
Puntos clave para recordar:
¿Listo para llevar tu control financiero al siguiente nivel? Solicita una demostración de Okticket y descubre cómo la automatización puede transformar tu gestión de gastos.
Descubre en este artículo la importancia de tener flexibilidad a la hora de abonar los gastos de viaje profesionales.
Tarjetas de empresa, dinero en efectivo, cheques, transferencias, plataformas de pago… A la hora de abonar los gastos derivados de los viajes de negocios se utilizan diferentes medios de pago.
Unos son más seguros, otros son más cómodos, los hay que ayudan mejor al cumplimiento de la política de gastos de las empresas… Entonces, ¿Cuáles son las mejores forma de pago? Para tratar de responder a esta pregunta hemos analizado las ventajas y desventajas de los principales métodos de pago utilizados por los viajeros de negocios.
Según hemos podido conocer en Okticket basándonos en el comportamiento de nuestros usuarios, a lo largo de los últimos años los pagos con tarjeta han ido ganado terreno a los abonos en efectivo.
Pero estas no son los dos únicos sistemas de pago. Las transferencias bancarias y las plataformas de pago como PayPal también tienen su público entre los viajeros de negocios. Veamos lo mejor y lo peor de cada una.
Como acabamos de decir, las empresas cada vez son más partidarias de ofrecer a sus equipos tarjetas de crédito. La misma tendencia se sigue en el caso de las tarjetas de débito y de as tarjetas carburante. El último estudio sobre los hábitos de pago de los consumidores en la zona euro publicado por el Banco Central Europeo (BCE) confirma esta tendencia. Según el organismo. el porcentaje de pagos con tarjeta en el punto de venta ha aumentado un 9% y ya representa el 34% del total de transacciones.
Otro problema habitual de las tarjetas de pago tradicionales es tener que hacer la conciliación manual. Normalmente, la entidad bancaria emite un extracto con los gastos y el departamento financiero debe revisarlos uno por uno. Eso implica destinar recursos para puntear los gastos.
Pese a que cada vez se paga más con tarjeta, en los viajes de negocios el efectivo sigue siendo el principal método de pago. Más de la mitad de los pagos siguen realizándose en efectivo. Los datos del Banco de España indican que el 66% de las compras en comercios se realizan en metálico (frente al 83% de antes de la pandemia). ¿Por qué?
Las transferencias son otra forma de pago que todavía sigue utilizándose, sobre todo cuando se gestionan los viajes a través de agencias. Para los proveedores la ventaja radica en que no empiezan a gestionar la operación hasta que no han recibido el pago. Además, la empresa hace el pago directamente, así que controla el proceso de compra en todo momento.
¿Las desventajas?
Las plataformas de pago tipo PayPal se han consolidado como métodos de pago seguro para las compras online, y cada vez son más los pequeños negocios que lo incluyen.
En los últimos tiempos han surgido nuevas alternativas al pago tradicional que también tienen sus cosas buenas y malas.
El pago a través del móvil, por ejemplo, está bastante extendido, pero implica tener teléfonos inteligentes con sistema NFC. Las ventajas y desventajas son similares a las del pago con tarjeta, con el pequeño hándicap de que el usuario depende de la conexión a Internet para poder completar el proceso de compra.
La parte buena es que otorga una opción para el pago sin contacto, algo muy valorado en la actualidad.
En el pago por móvil también se encuadran los pagos al instante mediante la banca online. Es el caso de Bizum o de los monederos virtuales. La principal ventaja es que el dinero llega al proveedor en el instante, pero se usa principalmente para pequeñas cantidades.
No podíamos escribir un artículo sobre sistemas de pago y no mencionar a las criptomonedas. Todavía no hay muchas empresas ni empleados que utilicen las monedas virtuales para abonar los gastos de viaje, pero es importante recordar que hoy en día, monedas como el Bitcoin, son aceptadas en todo tipo de transacciones.
Lo más destacable de los pagos en criptomonedas es que son extremadamente seguros gracias a los algoritmos criptográficos empleados por la tecnología blockchain en las que están basados.
Más ventajas: se trata de un medio universal, imposible de falsificar, con unas comisiones muy bajas, que otorga total privacidad al comprador y con el que se elimina el cambio de divisas.
Por el contrario, actualmente la oferta de criptomonedas es escasa y las que hay no cuentan con el respaldo de los bancos.
¿Lo que de verdad necesitas es pagar como quieras? Tenemos lo que buscas. Okticket te ofrece la mayor flexibilidad en medios de pago. Puedes pagar en efectivo, con la tarjeta de tu banco, con la OKT Card o con otros sistemas de pago (con tarjeta carburante, por ejemplo).
¿Te preocupa el cumplimiento de la política de gastos de tu empresa? La OKT Card, la tarjeta inteligente de Okticket, proporciona una nueva forma de controlar los gastos de los empleados. Se trata de una tarjeta Mastercard de débito, por lo que es un método de pago seguro, transparente y aceptado en miles de establecimientos de todo el mundo. Incluso en compras online, puesto que puedes llevar la OKT Card en tu cartera física o en tu Wallet de Apple Pay o de Google Play.
Además, no tendrás que conformarte con poner los límites estándar. Ofrece la posibilidad de definir un límite de gasto para cada usuario o de personalizar los límites de uso de la tarjeta por roles, por periodos de tiempo o por categorías de gasto.
A todo esto hay que añadir la conciliación automática (pagas, recibes una notificación en el móvil para digitalizar el gasto y asocias la foto del ticket a la notificación) y la posibilidad de activarla y desactivarla desde la propia aplicación. Y algo que te encantará: Todos los gastos quedan registrados en una única plataforma para su supervisión en tiempo real.
¿Tarjeta, efectivo o contactless? ¿Qué sistemas de pago son los más utilizados en tu empresa? Si quieres conocer todas las ventajas de nuestra solución y los beneficios de utilizar la OKT Card, te invitamos a que solicites una reunión con nuestros expertos.
Se trata de una tarjeta de débito para gastos de empresa con la garantía de Mastercard. Entre sus principales características destacan las siguientes:
¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? El motor de alertas informa, aprueba o rechaza los gastos sin que tengas que revisar a ojo los conceptos.
Que en el ticket del restaurante no haya bebidas alcohólicas, que un empleado no intente pasar como gasto de viaje compras realizadas en un periodo de tiempo que no coincide con ningún desplazamiento… ¿Qué revisas habitualmente al gestionar una nota de gastos? ¿Imaginas un sistema de lógica personalizada que te alerte cuando detecte posibles incidencias?
La falta de tiempo para revisar al detalle los gastos de empresa es uno de los motivos por lo que las empresas acaban reembolsando a sus empleados pagos no autorizados. Independientemente de si las irregularidades son por culpa de la picaresca o fruto de un error inintencionado, cuestan mucho dinero a las organizaciones (8.000 euros al mes de media según ACFE).
La buena noticia es que hoy en día, detectar anomalías en las notas de gastos es posible. Las opciones que te ofrece la tecnología van desde las alertas estándar hasta los motores que aplican lógica personalizada.
Por norma general, las herramientas de gestión de gastos profesionales te permiten establecer alertas que te avisan cuando alguien trata de pasar un ticket que no se ajusta a la política estándar de gastos establecida.
Estas alertas suelen enviarse en forma de notificaciones automáticas al correo electrónico o al móvil de las personas responsables de supervisar los gastos. Incluso pueden llegarles a los trabajadores si la empresa lo establece.
¿Qué tipos de alertas son las más comunes? Depende de la solución elegida. Por ejemplo, en Okticket las alertas estándar son las siguientes:
Gracias a esta funcionalidad. no volverás a reembolsar tickets duplicados, que contengan gastos efectuados en festivo, con importes ilegibles o con cargos que sobrepasan el límite marcado en la política de viajes de la empresa.
Por cierto... ¡Puedes configurar tantas alertas como necesites!
¿No quieres conformarte con las típicas alertas? El motor de revisión automática de Okticket te ofrece lo mejor de los dos mundos. Puedes definir los comportamientos de gasto en los que te fijas cuando realizas la liquidación y el sistema aplica de forma inteligente las reglas de lógica personalizada que establezcas.
Es decir, el motor revisa automáticamente las notas de gastos. Cuando detecta posibles incumplimientos en la política de gastos de tu empresa, te envía una alerta (esta puede ser meramente informativa o bloquear la operación).
Además, puede activarse en diferentes puntos del proceso: al hacer la foto, al presentar la hoja, al revisar la información desde el gestor web…. De esta forma, los gastos pueden aprobarse o rechazarse sin que tengas que revisar los conceptos uno a uno.
Estos son algunos ejemplos de las reglas de gasto que se pueden implementar:
¿Necesitas una regla personalizada utilizada en tu empresa? Cuéntanos tu caso.
Start Up Nation de Enisa continúa su gira por España, y Okticket es una de las empresas participantes en los coloquios
"Hoy, o eres competitivo, o tienes poco que hacer en el mercado global”. Iván Rodríguez, CEO de Okticket, ha participado en el encuentro organizado por la Empresa Nacional de Innovación (ENISA) el pasado 13 de diciembre de 2023 para presentar Start Up Nation.
La marca persigue representar a España como nación emprendedora e innovadora. Y ENISA es la entidad elegida desde el Gobierno de España para poner en valor la capacidad emprendedora de nuestro país.
Una de las empresas elegidas para poner rostro al emprendimiento ha sido Okticket. Durante el encuentro entre la comunidad emprendedora y agentes económicos e institucionales de Asturias celebrado en Gijón, nuestro CEO, Iván Rodríguez, habló de su trayectoria profesional, desde sus inicios vendiendo software y ERP en su empresa familiar de tecnología.
Como “llevaba en el ADN la faceta de vendedor”, siempre andaba con tickets y facturas. De esta forma surgió la idea de Okticket, una aplicación que permite a las empresas gestionar sus gastos profesionales sin tener que conservarlos en papel.
Durante su intervención ha dejado claro que quienes quieran ser emprendedores, deben implicarse al cien por cien. A su juicio, “no se puede emprender por las tardes, hay que quemar las naves".
“Emprender no es un trabajo full time, es full life, y haciéndolo de forma parcial estás perdiendo el tiempo. Cada persona tiene que entender cuáles son sus inquietudes” (Iván Rodríguez, CEO de Okticket)
También ha resaltado la importancia de aplicar la tecnología “para optimizar los procesos y aumentar la productividad”.
Alrededor de un centenar de personas se han dado cita en el Parque Científico Tecnológico de Gijón para conocer más sobre Spain Up Nation y poner rostro al emprendimiento de la región. “El futuro no es lo que va a pasar, sino lo que vamos a hacer para que pase”, ha asegurado la presentadora del encuentro, Raquel Roca.
En esta misma línea, Cristina Fanjul, directora de CEEI ASTURIAS, ha afirmado que el emprendimiento “es una apuesta de futuro muy importante”. Apuesta que se demuestra “a través de instrumentos, de financiación, de herramientas que facilitan el trabajo …”.
Con esta afirmación hacía un guiño a ENISA, organismo que ha invertido más de 1.297 millones de euros para 8.486 préstamos desembolsados que han beneficiado a 7.410 empresas.
Ahora, tras la entrada en vigor de la Ley de Startups, también es responsable de certificar startups. En este punto es importante recordar que Okticket ha obtenido recientemente el sello de empresa emergente certificada.
Tal y como han detallado Beatriz Blanco y Azucena López, del equipo de ENISA, este reconocimiento viene acompañado de diferentes beneficios y exoneraciones fiscales. El proceso, recogido en la web del organismo, es gratuito, “muy sencillo” y “ágil”, en palabras de López. Las líneas de financiación van de 25.000 euros a 1,5 millones de euros.
En el coloquio también participó Alejandro Del Gallego, director técnico de U4IMPACT. La plataforma, que conecta a empresas y universitarios a través de los trabajos final de grado o máster, “consigue triplicar la empleabilidad de los estudiantes”.
Esta jornada se enmarca en una gira por 40 provincias para potenciar la economía local y reforzar el papel de España como líder global en emprendimiento innovador.
De hecho, la presentadora, Raquel Roca, ha remarcado que “España está entre los diez mejores países del mundo para emprender”, aunque a veces “nos cuesta poner en valor las cosas grandes que hacemos”, y ha subrayado que “según el GEM, en 2022, el 6 % de la población adulta española estaba trabajando en un nuevo negocio que llevaba en marcha menos de tres años”.
En nota de prensa, Enisa ha hecho un repaso por el perfil de los particpantes en la jornada.
Iván Rodríguez es fundador y CEO de Okticket. Es informático y comenzó vendiendo software y ERP en su empresa familiar de tecnología, donde nació su inquietud por el emprendimiento. Durante esos años trabajando en la empresa pudo ver lo que había en el mercado y decidió juntar sus dos pasiones: las personas y la tecnología, y en 2017 montó Okticket, una aplicación que permite a las empresas gestionar sus gastos profesionales sin tener que conservarlos en papel.
Alejandro del Gallego es el director técnico de U4IMPACT, una plataforma que conecta a empresas y universitarios a través de los trabajos final de grado o máster. Asturiano de nacimiento, tiene 23 años y es ingeniero informático por la Universidad de Oviedo. Sin experiencia laboral previa en el sector tecnológico, desde marzo es desarrollador full stack de la plataforma web de U4IMPACT, pero también encargado del mantenimiento y administración de su infraestructura en Amazon Web Services. Está enfocado en proyectos tanto de desarrollo software como de análisis de datos.
Azucena López es responsable de Programas para Startups en ENISA. Licenciada en Economía, es profesional del Departamento de Fomento del Ecosistema Emprendedor. Desde 2022, como técnica de Estrategia, participa en el diseño y seguimiento del Plan Estratégico y los planes operativos de ENISA, así como en la realización de tareas de soporte técnico para la nueva Ley de Startups y para la implantación de las nuevas actividades de ENISA en el marco de esta ley.
Raquel Roca es conferenciante, consultora y docente sobre Transformación Organizacional y Futuro del Trabajo para numerosas empresas e instituciones nacionales e internacionales. Fundadora de la academia digital Silver Academy, es profesora en Universidad Europea y Kemp y docente en másteres de Alta Dirección en The Valley Digital School y LaSalle. Colabora con diversos medios de comunicación y es autora de los libros Knowmads. Los trabajadores del futuro y Silver surfers: el futuro laboral es para los mayores de 40 (LID).
La Empresa Nacional de Innovación (ENISA) es una sociedad pública adscrita al Ministerio de Industria y Turismo, cuya misión es contribuir a que proyectos viables e innovadores, impulsados por emprendedoras y emprendedores o pequeñas y medianas empresas españolas, encuentren la financiación necesaria para desarrollarse y competir en un mercado global.
Okticket es la solución tecnológica que mejora tu día a día. Libérate de las tareas repetitivas y dedica el tiempo a lo que de verdad importa.
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